企業(yè)常用各類公文

1、捷普公司項目公文首先，作為一名合格的公文寫作者，要做到“四勤”。 一是做到 眼勤，平時細心的觀察才能在平凡工作中尋找方法、了解情況、掌握 更多的知識和技能，從而更快、 更好的適應當前工作需求。 二是做到 手勤。動筆是一個綜合性的練習過程，平時盡量要多寫多練，力爭將 工作中的點點滴滴以文字形式寫出來， 在搜集各類信息的基礎上， 總 覺得自己詞窮，或者表達能力不好，這和平時的知識積累是分不開的， 但是我相信經驗的積累和時間的長短是成正比的，只要掌握寫作技 能，時間長了就一定會熟能生巧、下筆自如 。三是做到腳勤 。要寫出 高質量的綜合性材料，應盡量找機會多深入一線，收集第一手資料， 積累大量素材，不

2、斷拓寬自己的視野， 為寫出高質量的材料打好鋪墊 。 四是做到耳勤。要多傾聽各方面的意見和建議。 寫一篇綜合性材料前， 要先傾聽領導、同事的指導和建議，材料寫完之后，還要認真聽取領 導和有關部門的意見， 進行修改和完善， 在不斷的意見交換中提高自 己的寫作技能和水平。公文的內涵可以用“以文謀事、以文載道、以文輔政”來概括。 “謀事”是前提，“載道”是關鍵，“輔政”是目的，三者相輔相成， 不可或缺?！爸\事”是前提。毛澤東同志說過：“一篇文章或一篇演說， 如果是重要的帶指導性質的， 總得要提出一個什么問題， 接著加以分 析，然后綜合起來，指明問題的性質， 給以解決的辦法?！薄耙晕闹\事”， 就是以公文

3、為載體分析形勢勢、 謀劃工作， 提出解決問辦法抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，提出解決問題的思路、對策和措施 “載道”是關鍵。如果說“以文謀事”就是弄清楚“是什么” 、“為什 么”和“怎么辦”，那么“以文載道”就是利用公文這一載體，按照 特定的表達方式， 把這些內容用文字形式表現出來， 形成符合要求的 公文。這一過程就是公文的具體寫作過程，是“謀事”向“謀文”轉 化的過程，是把調研成果、思考成果轉化為文字成果的轉化過程。“輔政”是目的。一篇公文起草完畢，經過審簽等程序，形成正 式文件下發(fā)執(zhí)行，進入貫徹實施階段，就開始發(fā)揮其輔政作用。由于 每一種公文具有不同的功能，因此，輔政的方式、途徑和時

4、效也各不 相同。有的是決策部署，有的是請示報告，有的則是洽商事項；但不 論方式、途徑和時效如何， 根本目的都是都是一樣的，就是要付諸實 施，所以公文必須具有針對性和可操作性?；緲藴?。主要包括 5 個方面：一是主題鮮明。主題是一篇公文 的中心思想。一篇優(yōu)秀的公文，必須主題突出、旗幟鮮明。二是選材 真實。公文必須在選材上做到實事求是，貫徹上級精神不“打折” 、 不“跑調” , 反映實際情況不“注水” 、不“摻假”。三是結構合理。 應緊扣主題謀篇布局，做到思路清晰、層次分明、布局合理、邏輯嚴 密。四是文風質樸。公文文風必須樸實，語言表達要力求準鮮明和生 動。五是文種正確。要按規(guī)定文種的體例要求來寫

5、，不能混淆和“自 創(chuàng)”文體。功能標準。一篇好的公文，對工作應具有較強的指導性、 針對性和可操作性。 衡量一篇公文的優(yōu)劣， 首先要看是否明確地提出 問題、闡述觀點。 其次要看是否全面地分析問題 , 把觀點和主張論證 清楚。再次要看是否有針對性地提出解決問題的意見建議和對策措 施。價值標準。能否達到“以文輔政”的目的，是公文是否具有價值 的重要判斷標準： 從寫作角度看， 古今中外都有許多優(yōu)秀公文成為后 人學習借鑒的范本； 從工作角度看， 好的公文往往對本地區(qū)、 本部門、 本行業(yè)的階段性工作研究得比較深入， 闡述得比較清楚， 對實際工作 產生了促進作用；從全局角度看，改革開放以來，各級都出臺了許多

6、文件，對經濟社會的發(fā)展產生了極大的推動作用， 有的具有劃時代的 意義。 駕馭文字的能力。一要搜集研究素材。要詳盡地搜集相關素材，仔細甄別、認真 研究，緊扣主題、合理取舍。二要適應不同體例。要善于運用不同公文的思維方 式和語言表達方式， 按不同公文的體例要求謀篇布局， 清楚明白地表達思想、 觀 點和主張。三要把握寫作背景。既要站在領導的角度去思考問題、闡述思想、表 達觀點， 安排部署工作任務， 又要充分考慮公文所面對的對象， 提高公文的針對 性。四要結合本地實際。要把上級精神、外地經驗和本地實際融會貫通，把“普 通話”和“外地話”轉化為“地方話”，轉化為符合實際的工作思路和舉措。五 要創(chuàng)新寫作思

7、路。要不斷拓寬思維空間，挖掘內涵、拓展外延、更新詞匯，實現 思路、觀點和語言的創(chuàng)新，從而提高駕馭文字的能力。常見行政公文第一部分 公文基礎知識一、公文的分類 共有四類：黨的機關公文、行政機關公文、法定公文、企業(yè)行政公文。1、黨的機關公文1996年 5月 3 日，中共中央辦公廳印發(fā)中國共產黨機關公文處理條例， 規(guī)定黨的機關公文分為 14 類文種：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公 報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、會議紀要、函。2、行政機關公文2000年 8月 24 日，國務院發(fā)布國家行政機關公文處理辦法，規(guī)定政府 行政機關的公文分為 13 類文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、

8、 議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。3、法定公文黨政公文合計 27 類，是國家的法定公文。其中 9 類彼此相同，即：決定、 指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會議紀要。減去相互重復，國家法 定公文共有 18 種，即：決定、指示、通知、通報、請示、報告、批復、函、會 議紀要、決議、意見、公報、條例、規(guī)定、命令、議案、通告、公告。4、企業(yè)行政公文國家沒有規(guī)定統一的企業(yè)公文文種， 但企業(yè)的行政公文習慣上參照政府機關 的分類。其中最常用的，是請示、報告、通知、函、會議紀要等 5 種，此外，還 有非法定的工作總結。二、公文的行文關系 又稱行文方向，它決定著公文的格式、語言和寫作方式。共分

9、三類：1、上行文 又稱上報文，是下層組織向上層組織發(fā)出的公文，主要包括請示、報告等。如題：香洲區(qū)政府關于增加鎮(zhèn)街文化站編制的請示。2、平行文 是彼此沒有隸屬關系的平行組織，相互商洽工作、通報情況、邀請參與、回 復信息的公文，主要包括通報、函等。如題： 珠海市企業(yè)文化協會關于舉辦通 訊員培訓的邀請函。3、下行文 是上層組織向下層組織發(fā)出的公文，主要包括指示、批復、通知等。如題： 珠海市人民政府關于同意成立珠海市對外文化交流協會的批復。三、公文的行文規(guī)則黨政公文條例都有專門章節(jié)規(guī)定公文的行文規(guī)則，其中 5 項必須遵守：1、不能越級行文行文關系必須根據隸屬關系和職權范圍確定， 一般不得越級請示和報告

10、。 因 特殊情況必須越級行文時，應當抄送被越過的機關。2、內設機構不能對外行文機關內設機構除辦公室等綜合部門以外， 不得對外正式行文。 內設機構需要 對外聯系業(yè)務的，可通過“便函”形式，對外進行商洽、詢問、答復。3、不能逆向抄送向上級機關的請示， 不得同時抄送下級機關； 向下級機關的重要行文， 應當 同時抄送上級機關。4、只能一文一事一份公文通常只能涉及一個問題， 一般只寫給一個主送機關， 需要同時送其 它機關的，應當用抄送形式，但不得抄送給下級機關。第二部分 公文的基本結構公文主要由標題、正文、附件等三部分構成。一、標題結構標題，說明公文事由與文種，結構單純，常用三種：1、直述式事由公文文種

11、如題：中國共產黨第十七屆中央委員會第三次全體會議公報2、引述式關于事由公文文種 如題：關于舉辦通訊員培訓的邀請函關于盡早撥付第四季度掛村對口扶貧專項扶持款的請示 關于第七屆骯展招商工作進展情況的報告3、轉述式關于轉述事由公文文種如題：關于轉發(fā)國務院關于做好年終安全生產大檢查的通知的通知二、正文結構正文是公文的主體，一般由 5 個部分組成： 1、主送機關即各級受文機關， 又叫公文臺頭。 如：市經貿局、 各會員單位、各分公司等。 位于公文正文的第一行，左頂格。2、行文緣由 即發(fā)出此項公文的原因、理由或背景形勢。通常是公文正文的第一自然段。3、正文內容 即公文的核心內容。如請求批復、給予告知、咨詢了

12、解、進行答復、要求執(zhí) 行的具體事項。4、結尾 即公文的結束語，通常是正文的最后一段或最后一行。如“以上意見當否， 請批示”或“請嚴格執(zhí)行”等。5、發(fā)文單位 即公文落款，包括發(fā)文單位名稱（用印）及成文日期（漢字）。三、附件 附件，是公文的補充，或是公文內容的具體化。 如題：通訊員培訓的具體行程安排及報名回執(zhí)表 附件獨立成篇，或是獨立的表格，附在正文之后。附件不止一件時，要標注 附件序號。四、公文寫作的一般格式公文寫作的關鍵， 在于寫好正文的內容。 根據內容的繁簡程度， 可以選用六 種不同格式：1、篇段合一式 全文只有一段，一段就是一篇，一通到底。適用于內容簡單的通知和函。2、分段展開式 全文分為

13、若干自然段，每段一層意思，段落之間不標序號，不設小標題，遞進或平行展開。適用于內容稍微復雜一些的通知、請示、報告等。3、首句引導式 全文分為若干自然段，每段歸納出一句能夠概括本段全部內容的簡煉語言， 作為該段落的首句， 統帥該段的內容。 適用于內容比較復雜的報告， 會議紀要等。4、標題分列式全文分為若干部分，每部分分設若干自然段，然后總起來歸納一個小標題， 以小標題統帥該部分的內容。適用于內容復雜的工作報告、會議紀要。5、板塊陳述式根據內容的不同性質， 將全文分為幾大板塊， 板塊之間相對獨立， 各自成章。 如“第一部分、第二部分”等。適用于內容特別龐大的報告、工作總結、會議紀 要等。要等。第三

14、部分 常用公文的寫作要領 企業(yè)常用的行政公文，主要是請示、報告、通知、函、會議紀要等 5 種。一、請示的寫作 請示，適用于向上級機關請求指示、請求批準、請求幫助、請求解答，屬上 行文。請示的作用在于請示工作并要求上級批復。請示的寫法比較簡單，可按照公文主體的 5 個部分組成來寫。1、被請示機關 即主送機關，或上級受文機關。2、請示緣由 提出請示的原因和理由。3、請示事項 提出請求解答的問題、 請求批準或請求幫助的事項， 要求上級解答、 批準或 給予幫助。在提出請求批準的事項時，可視需要提出擬解決問題的建議和意見， 供上級機關參考。提出的請示，要符合有關方針、政策，切實可行，不可將矛盾 上交。4

15、、結尾 請示的結束語是必不可少的， 應最后強調自己的期待。 通常采用“以上意見 當（妥）否，請批示”或“以上請示，請批復”等等。5、請示機關落款 用印與成文日期。請示的正文主體， 即“緣由”和“事項”， 多采用“篇段合一”的結構， 一 通到底。內容層次較多，必須分段落的，可采用“分段展開式”。如：關于某口岸增加商檢人員編制的請示國務院：近幾年，某口岸周邊地區(qū)經濟發(fā)展速度較快，出口貿易平均每年增長27%，今年上半年進出口貨物達 276 萬噸。由此，口岸聯檢機構的現有人員已不能適應 業(yè)務發(fā)展的需要， 尤其是口岸所在的某市已被列為某三角洲區(qū)域性中心城市， 進 出口貨物將越來越多。為此，請國務院批準在

16、某口岸外貿碼頭設立海關商檢處， 增加人員編制 15 人（現有 8 人）。以上請示妥否，請批復。某省人民政府（章） 某年某月某日 撰寫請示必須注意：不可和報告混用；不能以決定的口吻說話， 只能寫“擬” 怎么辦，不能寫“決定”怎么辦；未獲上級批復前，不得抄送下級機關；所述情 況和理由較復雜時，可用附件詳細說明，以簡化正文。二、報告的寫作 報告，適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問。屬于 上行文，一般產生于事后和事情過程中。1、綜合報告綜合報告又稱工作報告，類似于工作總結。如關于 2008 年上半年“掃黃 打非”工作進展情況的報告等。正文的基本結構是“總分總”。（1）開頭，是總述，

17、將需要報告的工作情況進行總體描述，包括工作目標、 工作依據、工作思路，主要工作成果。而在工作成果中，突出幾個亮點，提煉出 相應的觀點，烘托出報告的主題。（2）主體，是分述，主要是詳寫幾大亮點。可以分為好幾塊，將亮點逐一 展開，每個亮點擬出一個標題， 每個標題提煉一個觀點， 每個觀點都有若干典型 事件和數字支撐，形成“以觀點取舍材料，以材料說明觀點”的結構。（3）結尾，又是總述，總起來，寫工作中存在的問題，提出下一步工作的 計劃與打算。最后可寫“請審閱”或“特此報告”、“專此報告”等語作結。2、專題報告專題報告又稱情況報告，目的是將情況報告清楚，寫法比工作報告要簡單。 正文的基本結構是“進進進”

18、， 即縱向推進：情況（事實）分析結論 （措 施）。其中又有三種不同寫法：（1）以反映事件為主的專題報告，主要寫事件過程、產生該事件的原因、 針對該事件所擬采取的措施或處理意見；（2）以總結經驗為主的專題報告，主要寫典型情況、經驗與教訓、改進措 施；（3）因工作失誤向上級寫的檢查報告，主要寫問題的事實、產生問題的主 客觀原因及造成問題的責任、處理意見及改進措施等。結尾：通常以“請審核”、“請審示”等語作結。3、回復報告回復報告也稱答復報告， 寫法更為單純。只要把需要答復的內容寫清楚就行。 正文要根據上級機關的詢問或責問， 有針對性進行回答， 問一答一， 講明情 況、原因和處理措施，不做發(fā)揮，不發(fā)

19、議論。三、函的寫作函，適用于不相隸屬機關之間的工作文書，主要分為五類：1、商洽函請求協助、商洽解決辦理某一問題的函。如：聯系參觀、請求幫助支援等。2、詢問函了解情況，請求回復的函。如題： 關于查詢某同志在你單位是否已參加住 房改革的函。3、答復函答復其它單位詢問的函。 如題：關于同意擔當珠海市第二屆歡樂購物節(jié)主 辦單位的函（答復函）。4、邀請函邀請參與的函。如題：關于舉辦通訊員培訓班的邀請函。5、請批函不相隸屬單位向具有管轄權的單位請求批準。 如企業(yè)向工商部門變更營業(yè)執(zhí) 照的登記項目、向公安部門申報刻制公章等。函的篇幅都不太長， 正文寫作也無固定格式， 多采用“篇段合一式”或“分 段展開式”。

20、正文內容包括： 發(fā)函事由、詢問或答復或協商或邀請或申報的事項、 希望達成的結果或給予的答復。 其中， 答復函在正文開始時， 必須把收到對方來 函的日期文號或標題交代清楚，然后再作答復。函一般都有結尾， 但不同的函結尾不同。 商洽函多用“請予支持”、 “請予 協助”；詢問函多用“請復”、“請早日復函”；答復函用“專此函復”；請求 批準的函用“請予核準”等。四、通知的寫作通知，是使用率最高的公文。主要有 4 類：1、印發(fā)性通知 包括批轉性、轉發(fā)性通知。用于印發(fā)本級機關，批轉下級機關，轉發(fā)上級機 關、同級機關和不相隸屬機關的制度、法規(guī)、規(guī)定、通知、會議紀要等公文。如題：關于印發(fā)“記者勞動考勤與業(yè)務考

21、核管理辦法”的通知 關于轉發(fā)全省文化體制改革工作會議通知的通知。2、事項性通知 用于上級機關對下級機關就某一具體事項布置工作、交待任務、發(fā)布信息， 而其重要程度又達不到“命令”或“指示”時，使用事項性通知。如題：關于嚴格控制公車私用實行節(jié)假日公車封存的通知 關于認真做好 2007 年度計劃生育獎金發(fā)放工作的通知3、會議通知也是事項性通知， 但內容更為單純， 只用于上級機關對下級機關發(fā)布會議指 示。4、任免通知同樣屬于事項性通知， 但更為專業(yè)化， 只用于上級機關對下級機關發(fā)布人事 任免事項。通知的寫作形式多樣、方法靈活，格式比較簡單。但一定要寫明四個內容： 事項的由來（為什么通知你） 、事項的具

22、體內容（通知你做什么） 、具體要求（通 知你怎么做） 、事項時效（什么時間做完） 。概括說，寫清楚“四個什么”。 如： 關于轉發(fā)全國交通運輸工作會議紀要的通知 各省、自治區(qū)、直轄市人民政府、：現將全國交通運輸工作會議紀要轉發(fā)給你們，請參照執(zhí)行。交通運輸事 業(yè)是國民經濟的重要組成部分， 對于全面建設小康社會、 提高國家的現代化水平 具有重要的作用。各級人民政府要按照紀要提出的要求，把交通基礎設施的 建設納入今后五年的重點工作， 認真加強領導， 在規(guī)劃與財力上給予支持， 切實 把發(fā)展交通運輸事業(yè)的工作做好，并將具體措施于八月底以前上報國務院辦公 廳。國務院辦公廳（章）二 00 三年五月二十日通知不

23、能濫發(fā)。 尤其是同級機關及不相隸屬的單位之間， 不能發(fā)通知， 只能 使用函。五、會議紀要的寫作會議紀要，適用于記載、傳達會議情況和會議的議定事項。多用于研討性、 協調性、聯席性的會議，既不能由主持人說了算，又不能簡單地付諸表決，只能 通過深入調研、充分協商，相互協調，取得與會各方的一致贊同和承諾，而后議 定共同條款，并要求與會單位共同遵守、共同執(zhí)行。1、會議紀要的分類主要有三類：（1）決議性會議紀要：也稱指示性會議紀要，用于公布會議所議定的宏觀 事項，對相關部門具有一定的指示性和指導性。如題：國務院一九九零年經濟特區(qū)工作會議紀要。（2）部署性會議紀要：也稱通知性會議紀要，用于部署會議所議定的微

24、觀 事項或稱具體工作項目，通知相關方面按照紀要內容實施。如題：珠海市人民政府 2001年第 25 次常務會議紀要。（3）情況性會議紀要：記載會議情況，傳達會議精神，留作備忘資料。用 于決策時機不夠成熟、 與會各方意見不盡一致， 但又必須將會議內容形成大家一 致認可的書面?zhèn)渫Y料。如題：關于前山某工業(yè)用地未來功能的協商紀要會議紀要與其它法定公文明顯不同： 沒有明確的主送機關， 沒有明確的行文 方向，既不是上行文，也不是下行文，也不用印章，而是一種純粹的記載。2、會議紀要的正文內容通常包括四個方面：（1）會議的基本情況：會議名稱、會議宗旨、會議時間和地點、與會人員、 必需的背景資料。（2）會議的主

25、要議題：會議中正式討論的問題，包括事先確定和會議中臨 時插入的議題。（3）與會者意見：主要記載一致意見，同時附記不一致甚至反對的意見。（4）會議議定的事項：包括決定、建議、要求具體實施的工作項目等。3、會議紀要的行文格式通常由導言、主體、結尾三部分組成。（1）導言：程序性紀錄。主要介紹會議概況，包括召集會議的單位、與會 單位、會議目的、開會時間與地點、會期、主持人及參加人員姓名、會議議程及 討論情況、主要結果或收獲等。（2）主體：實質性記錄。具體記載會議議定的事項，根據會議議程，分類 進行整理， 歸納出幾個問題， 載明會議對每個問題所產生的意見， 形成各方認可 的會議精神或議定事項。其中，議定

26、事項要分條寫，每條只寫一個問題，內容包 括：何事、如何解決、由誰負責、承諾了什么、何時完成、經費來源、質量標準 等。要一一寫清，不能含糊，以免日后扯皮。（3）結尾：有兩種寫法：一是專設一段，提出希望、要求或號召，以強化 會議精神；二是不專設結尾段落，最后一個問題就是全文的結尾。一、公文概念及其作用二、公文寫作基本規(guī)則三、常用文種寫作范式四、企業(yè)公文處理要求公文是公務文書的簡稱，有廣義和狹義之分 狹義公文：是行政機關在行政管理過程中形成的具有法 定效力和規(guī)范體式的 文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 （ 國家行政機關公 文處理辦法國發(fā) 200023 號、 國家行政機關公文格式 GB/T

27、9704-1999）廣義公文：是黨政機關、 人民團體、 企事業(yè)單位在各自 的公務活動中，為處理公務而形成的，具有一定格式的文字材料企業(yè)公文： 是企業(yè)機關治理企業(yè)的重要工具， 也是企業(yè) 中的各部門共同使用、 企業(yè)處理公共事務的書面文字材料。 它擔負著 傳達貫徹黨和國家的方針、政策，請示答復問題，指導商洽工作，匯 報溝通情況，總結交流經驗等重要職能。公文是規(guī)范協調組織各項活動的重要工具 實現行政管理 （經營管理） 的手段（辦文、辦事、 辦會） 承上啟下、聯系內外、 溝通左右的紐帶橋梁 溝通匯報情況、表彰獎懲、指導商洽工作 公文制發(fā)單位形象的集中直觀體現代表公 司在社會中的存在、責任體現公文是體現自

28、我綜合素質的重要載體 文字表達能力是個人綜合能力的最好表現 公文寫作則是把組織意志通過個人以組織的程 序和形式表達出來形象比喻公文就是一個組織 （企業(yè)） 的臉面，在公務活 動中具有代表公司書面溝通與交流的作用，可以說是公司整體 水平的書面代表公文處理的正確與規(guī)范也代表著公司的管理水平， 同時 也可為公司創(chuàng)造效益并減少不必要的麻煩政策性 : 公文的政策性是由其反映的內容決定的。黨 和國家制定的路線、方針、政策都以公文形式直接下達，公文 必須與黨的方針政策相符合，保證各項方針政策的貫徹落實規(guī)范性 : 公文的嚴格規(guī)范性是其它文章都不具備的。 是否需要行文、文字如何表述、文種如何選用、格式如何安排 以

29、及處理程序等，均有嚴格的規(guī)范要求。公文寫作的創(chuàng)造性只 能在規(guī)定的范圍內發(fā)揮實用性: 撰寫公文是為了解決實際問題，反映的情況和 事例必須確實，有現實的針對性。實用性反映在客觀效用上， 要通過對文件的傳達、貫徹、執(zhí)行和落實，能夠迅速收到實際 效果。寫作表述上，必須平實簡潔、開門見山、直截了當、據 事就實、觀點直露。 實用性是公文寫作的出發(fā)點， 沒有實用性， 公文也就失去了存在的價值時限性 : 公文都有著實用目的，遲緩或拖延辦理，必 然給工作帶來損失。因此，撰制者和執(zhí)行者一定要有強烈的時限觀念，要快寫、快發(fā)、快處理，提高辦事效率企事業(yè)單位常用公文 :規(guī)范性文件：辦法、規(guī)定 領導指導性文件：指示、批復

30、、決定、決議 公告性文件：通報、通知 陳述呈請性文件：請示、報告商洽性文件：函證明性文件：證明、介紹信、合同 記錄性文件：會議紀要、會議記錄公文分類標準 按行文方向分類：上行文、平行文、下行文 、內用文 按作用分類： 專用、通用、技術公文 按時限要求分類： 特急、急、普通按機密程度分類： 絕密、機密、秘密、普通 按辦理性質： 辦件、閱件 學習文種目的在于正確選擇文種 :文種，用于揭示公文的性質、 發(fā)文機關的職權范圍與行 文目的以及發(fā)文機關之間的行文關系，是公文標題的組成部 分正確選用文種的依據：國家的有關法規(guī)，不得漏掉、錯選或自造文種發(fā)文機關的職權發(fā)文機關的行文目的發(fā)文機關與主送機關之間的行文

31、關系國家行政機關公文處理辦法 （國辦發(fā)200023號） 規(guī)定的 13 種文種：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議 案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要決定：適用于對重要事項或者重大行為做出安排， 獎懲 有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項 中共中央關于國有企業(yè)改革和發(fā)展若干重大問題的 決定通知：適用于轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文， 傳 達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項， 任免干部 關于展開奧運沖刺階段傳播推廣工作的通知 、關于 XX等職務任免的通知通報：適用于表彰先進， 批評錯誤， 傳達重要精神或者 情況 關于 XX 分公司數據業(yè)務弄虛作假的

32、情況通報 報告：適用于向上級機關匯報工作， 反映情況、 答復上 級機關的詢問 關于海南公司工程質量巡查情況的報告請示：適用于向上級機關請求指示、批準 關于海南富力飯?zhí)谜挠媱澋恼埵?批復：適用于答復下級機關的請示事項 關于抗震救災捐 贈額度的批復 意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法 海南公司關于加強監(jiān)察工作和接訪活動的實施意見函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作， 詢問和答復問 題，請求批準和答復審批事項 關于停止電信費用月初扣款業(yè)務的函 會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項 加快發(fā)展主題公園工作會議紀要 行文規(guī)則是指公文往來時需要共同遵守的制度和原則 遵守行文規(guī)則， 有利于公文傳

33、遞方向正確、 線路短捷有 效，避免公文旅行，阻止部分公文進入不必要的流通過程， 抑制無價值公文的產生 單位關系確定行文關系， 行文規(guī)則規(guī)定了各級單位的行 文關系，即各級機關之間公文的授受關系，它是根據單位的 組織系統、領導關系和職權范圍來確定的上行文的行文規(guī)則（請示、報告） 單頭主送，不多頭主送，可采取抄送形式 逐級行文，不要越級行文 要向機關行文，不要向領導者個人行文請示”應一文一事、只主送一個機關、 不抄送下級機 “報告”中不得夾帶請示事項下行文的行文規(guī)則（通知、通報、批復、決定） 按照職權范圍行文 部門之間應當經過協商一致， 方可就有關問題向下行文 通知類普發(fā)性文件，各主單位排列順序應為

34、先外后內， 級別先高后低。不同系統間單位用逗號“， ”隔開，系統內單 位用頓號“、”隔開平行文的行文規(guī)則 平級之間不宜使用上行或下行文 不相隸屬機關之間一般用“函”行文 無論向什么機關行文， 無論要求解決什么問題， 只要彼 此間沒有隸屬關系，一般都得用函聯合行文的規(guī)則同級公司、同級公司各部門、 上級公司部門與下一級公司可以聯合行文；公司與同級黨委可以聯合行文；公司與地 方同級人民團體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯合行文 注：原則上互不隸屬之間的同級組織可聯合行文。業(yè)務涉及其他部門職權范圍的可商議有關部門聯合行 文，并根據職能主從商定或確定一個主辦單位屬于主管部門職權范圍內的具體問題， 應直接

35、報送主管部門處理，不得采取聯合行文方式禁止聯合單位過多。 一般在 3-5 個單位之內。 如涉及單 位過多，可以提請同級公司協調或以公司名義發(fā)文 須經公司審批的事項，經公司同意也可以由部門行文， 文中應當注明經公司同意公文格式要規(guī)范語言表述要準確常見錯誤要避免1公文格式要規(guī)范公文框架格式標題+主送機關 +主體+結尾標題格式發(fā)文機關 +事由 +文種主送單位格式上行文一 般是一 個主送單位 公文要素字號格式（標題 2 號小標宋體、發(fā)文字號 3 號仿 宋、主送機關和正文 3 號仿宋） 公文結尾格式（根據文種要求） 標題使用中， 常見的是文種使用錯誤。 其中量最大的是 把“申請”當作“請示” ，把”匯報

36、”當作”報告” ?！吧暾垺?和”匯報”不能作為文種來用請示和報告混用。 請示需上級單位給予批復； 報告是報上級單位閱知，下情上達即可，不需批復規(guī)章制度類標題，建議關于印發(fā) 通知，而 不是關于下發(fā) 的通知標題一般不加標點符號正文中提到撰寫此文件的依據時， 有時需引用文件， 正 確引用應為“公司人事行政部關于 XX的通知（海南富力 人字 2009 X號）”注意各部分的位置、 六角括號的用法， 方括號、 圓括號 均不正確若引用文件標題中還含有文件小標題， 應為關于轉發(fā) 集團公司 關于 XXX的通知的通知，注意使用單書名號正文層次序數正確使用：第一層一、 ；第二層（一）；第 三層 1. ；第四層（1）

37、。公文中最好不要采用 1 ） A a 等符號。段落中無論有無層次序數， 段落首行須兩個漢字符， 回 行須頂格。若使用自動生成的段落編號，請手動調整排版正文字體應 仿宋_GB2312 三號字，行間距為 28 磅；無 特殊要求，字體顏色一般均為黑色 ，不加粗表格圖形等盡量不在正文出現，可放入附件中 正文措詞施要得體， 條理清楚， 感情中立，不宜使用語 氣詞或感情色彩較濃的詞，結尾語一般要單另一行，語氣要 謙虛，結束時使用的標點符號，一般為句號“。 ”，如“妥否，請批示。”不宜用感嘆號“！”“？”等。數字間的逗號為半角：如“123,000 元”，不能寫成“123， 000 元”落款時間應為大寫漢字，

38、如 二一年八月四日 在正文下一行（不空行）左空兩字標識“附件”后標冒號說明附件順序和名稱，并與附件標題一致附件序號用阿拉伯數碼2語言表述要準確語言模式選擇詞語的選擇常用的事物和概念的特殊表達要求語言模式的選擇書面語言：指在表述公文內容的時候， 不能用日常說話 的口語方式來表述公文內容，而是要用符合書面材料語言要 求的方式來表述內容。 比如說在公文當中要表述內容的順序， 常常要用到“一是、二是”之類的數字用語， “文件”類的公 文必須要用書面式語言。程序化語言： 格式固定的語言表述方式。 比如在一些文 件的開頭部分： “根據為了現將有關事宜通知如下” 、為做好特制定” 、“現將印發(fā)請” 、“為加

39、強公司就規(guī)定如下”詞語的選擇詞語的涵義：截至與截止、制定與制訂、其他與其它、 作與做（作為、做法）詞語的感情色彩： 以平實莊重為基本格調， 以記敘說明 的明確、規(guī)范和簡潔為特征深圳市原市委書記 VS 原深圳市市委書記 領導同志到會一般為“講話” ，不是“發(fā)言” 常用的事物和概念的特殊表達要求 時間的表達（今年、明天、本月、年份） （ 1-7 月） 空間的表達 （國外、國內、這里、那里） 職務、姓名的表達（全稱、多種職務、黨內黨外） 數量的表達（倍數、分數、到、了、以上、以下） 范圍的表達（全部和部分） 程度的表達（很、更、特、最等等） 按慣例，“以上”、“以下”表示界限時，一般均包括前 面的本

40、數在內3常見錯誤要避免公文標題方面的錯誤標題要素不全（發(fā)文機關事由文種）例：標題中的“事由”缺失關鍵詞或隨意省略事由， 如 公司決定，看不出決定的主要內容、事項和基本觀點；缺失文種標題不準確（事由概括不準、文種名稱不準確）標題不夠簡要（事由、批轉文件等過于冗長）標題與落款矛盾（請示，最后出現“特此報告” 。 報告，最后出現“妥否”等）時間、數字方面的錯誤 成文日期的錯誤使用 結構層次序數亂用：分為四層一、 （一） 1. （ 1） 違反公文中數字使用規(guī)則文字表達方面的錯誤 語不對體例：關于做好安全生產檢查各項準備工作問題的通知 敘述事實濫用文學語言（如：文言文表述） 輕易造新詞 錯用、濫用字、詞

41、（差之毫厘失之千里， “沁（ qin） 陽”“泌 （mi） 陽”敗在一撇 ） 重復交叉使用前后矛盾公文語句結構方面的錯誤 句子成分搭配不當 語句位置顛倒 語句成分殘缺 語言結構混亂 指代不明標點符號方面的錯誤 標題中的符號使用不妥（除書名號外標題原則上不符 號）例：關于轉發(fā)“ XX省政府關于加強春節(jié)安全保衛(wèi)工作意 見”的通知 數字之間使用不妥 省略號與“等等”的重復使用 符號與語氣的表達使用 （盡量避免 ！、？等帶有感情色 彩的符號）其他方面的錯誤 引用文件表述不規(guī)范例如：根據集團公司富力地產 2008 100 號關于 海南公司 的批復，規(guī)范的表述應為 : 根據集團公司 關于海南公司 的批復（

42、富力地產 200726 號）提示：引用公文，應先引標題，后引發(fā)文字號 名稱表述不規(guī)范單位名稱在同一公文中出現多種稱謂。 如：第一次出 現時為“海南房地產開發(fā)有限公司” ，在未標注簡稱的情況下， 第二次為“海南房地產公司” ，第三次出現時卻為 “海南公司”公司 OA系統公文管理模塊簡介一、公文概念及其作用二、公文寫作基本規(guī)則三、常用文種寫作范式四、企業(yè)公文處理要求（1）請示的撰寫（2）報告的撰寫（3）通知的撰寫（4）通報的撰寫（5）函的撰寫（6）會議紀要的撰寫（ 1 ） 請示的撰寫第一層：寫明請示的原因、背景。即：說明請示問題的 依據、原因、出發(fā)點，說明為什么要請示第二層：寫明請示的事項。即：要

43、求上級給予批示、批 準的具體事項結尾：“妥否，請批示。”常見問題把請示這個公文名稱寫成“請示報告” 。有些請示在寫作時抓不住問題的關鍵，請示原由寫 得太抽象、太籠 統，使人看不出所要辦理的事情的必要性， 同時對如何辦理這件事未提出辦法和措施，或措施欠具體。不是一事一請示，而是把不同類的事情，或幾件事情放在一份請示中寫。這是不允許的。在寫請示時限定領導機關幾日內批復，這是不禮貌 的。作為下級機關，最多只能寫“請速批示” ，而不能限定時 間。( 2 ) 報告的撰寫 綜合性報告：開頭、主體、結尾 開頭：概括說明全文主旨， 把一定時間內各方面工作總 的情況做一個概述 主體：是報告的核心， 要就各方面工

44、作的主要情況進行 說明 結尾：具體寫出工作中存在的主要問題， 并提出下一步 工作意見專題報告：情況、經驗、問題 情況：開展和進行某一專項工作的依據， 工作的大體進 展情況，取得的成效等 經驗：完成某一項工作的主要做法或取得的經驗 問題：講請存在的問題， 今后的意見和建議要針對存在 的問題去寫；意見和建議提出的措施要得當，方法要行之有 效撰寫要求 報告中不能帶呈請事項，不能要求上級務必給予批示 應突出重點情況， 重點講按制度規(guī)定和上級要求或上級關心的新情況、新經驗、新問題，淡化次要內容 應及時行文， 以便于上級能掌握即時信息， 及時指示方 向，糾正錯誤，解決問題 對有關數字、數據的陳述務必真實、

45、準確、全面，以免 上級以此為依據制定決策時造成失誤 撰寫答復詢問的報告時， 要注意針對性， 首先要指明所 針對的來文日期與來文詢問的內容，然后扣住上級提出的問 題明確作答，不要涉及無關的情況（ 3 ） 通知的撰寫通知的適用范圍： 批轉性通知、 告知性通知、 事項性通 知 （ 1）批轉下級機關公文 （ 2）轉發(fā)上級機關與不相隸屬機關公文 （ 3）印發(fā)（發(fā)布）本機關的公文 （ 4）布置工作：傳達需要下級機關辦理的事項 （ 5）任免人員：任免通知 （ 6）傳達需要有關單位閱知和執(zhí)行事項：知照性（告知性）通知通知的寫作要點 結構：標題、主送機關和正文 正文：第一部分：發(fā)通知的原因、根據和目的啟承語：“

46、現將有關事項通知如下”等第二部分：所通知的事項第三部分：對全文加以總結，提出號召、希望、 要求等通常以“特此通知”結尾會議通知一般應包括以下內容： 會議名稱； 召開會議的根據與目的； 會議時間； 地點（報到的時間、地點） ； 與會人員； 差旅費報銷辦法； 與會者準備工作與注意事項； 聯系單位、聯系人與聯系電話號碼等。 會議通知的內容，要求準確、具體，無一錯漏，并必須 在會前送達，留出充裕的時間，以使與會者做好充分準備。（4）通報的撰寫 通報是表彰先進、 批評錯誤、 傳達重要情況時使用的公 文表彰、批評性通報正文的寫法 發(fā)文的原因、根據 介紹事件過程、 人物行為， 適當地進行評論分析， 指出 重

47、要意義或后果 提出其中實質性的問題 發(fā)文機關對事件、人物做出的決定， 要求和采取的措施、 規(guī)定事項性通報正文的寫法 就一個事件、一個情況的演變過程進行概括和敘述 存在的主要問題 解決措施或今后工作的要求（5）函的撰寫函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、 詢問和答復 問題，向有關主管部門請求批準等問函 開頭：交代去函的緣由、根據、理由。要開門見山，直 截了當 主體：寫明詢問或商洽的內容。要求寫得具體、準確、 條理清楚，要一事一文 結尾：常用“即請復函”、“盼復”、“以上意見，請予函 復”等；也可以寫一些表示感謝的詞語，如“特表示感謝” 、 “請函復為感”等復函 開頭：“X 月 X日貴單位關于

48、XXXXX來函已悉，經研究函復如下： 主體：針對問函所商洽和詢問的事項， 做明確、 具體的 答復 結尾：不用寒喧，也可以沒有結尾，常用“此復” 、“特 此函復”等（ 6 ） 會議紀要XXX項目組第 X 次會議紀要（注意標題不用加“關于” ）X年X月X日，XX項目組第 X次會議在X處召開，會議由 XXX主持， XXX、XX、XX單位相關人員參加 了會議。會議對 XXXXXXX事項進行了討論，現將會議議定事 項紀要如下： 公文 公司常用公文模板 會議紀要 .doc一、 XXXXXXXXX。X二、 XXXXXXXXX。X參會人員： XX、XX、XX、XX會議記錄： XX 四、企業(yè)公文處理要求 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷） 、歸檔等 一系列相互關聯、銜接有序的工作 發(fā)文辦理 收文辦理 公文歸檔公文管理發(fā)文辦理流程（公司發(fā)文） : 撰稿 ?部門負責人核準 ? 公司領 導審核 ?部門領導修改 ?相關部門會簽 ?部門領導審核 ? 綜合秘書審核、呈送 ?公司領導簽發(fā) ?編號、分發(fā)、印制、用 印、歸檔會簽：對涉及其他部門職權范圍內的事項應主動與有關 部門協商，如不能取得一致，應列名各方理據或提出建設性 意見