勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)會議管理制度

1、編號：ZD-ZH-011勁牌茅臺鎮(zhèn)酒業(yè)會議管理制度編制：綜合管理部版本/修改碼：A/0審核：巴 琳 頒布日期：2016-6-14批準：黃小平 發(fā)放范圍：全公司第一章 總則第一條 為提高公司各類會議召開效率和質量，規(guī)范會議程序，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司組織的各類會議的管理。 第二章 細則第三條 會議類型按照會議性質分為：大會、例會、工作溝通會、辦公會、聽證會、專題討論會、座談會、頭腦風暴會。1、大會：指全體員工、合作商或員工和合作商代表參加的大型會議。如年度總結表彰大會、職工代表大會、經銷商年度懇談會等。2、例會：指根據工作需要例行召開的常規(guī)會議。如公司經營例會、各部門月度例會。3

2、、辦公會：指就公司重大事項進行研究決策的會議。如組織架構調整。4、專題會：指就某項工作或問題進行研討，形成相關意見或決策（決定）。如生產計劃討論會、采購物資質量問題討論會、呆滯物資處理討論會。5、工作溝通會：指為解決各部門實際工作中存在的個性和共性問題，同時共享經驗和教訓而召開的工作會議。如安全環(huán)保會、釀造技術交流會等。6、聽證會：指就具體的方案、報告、標準文件等組織相關人員討論，聽取意見。如制度聽證會、技術方案、包裝設計聽證會。7、座談會：指召集員工代表進行工作交談，獲取相關信息。如工會組織的員工座談會、接待座談會。8、頭腦風暴會：指就工作中的重難點問題進行集思廣益，尋求解決方案或方法而組織

3、的會議。第四條 管理職責（一）綜合管理部是公司會議的統(tǒng)籌管理部門，主要職責為：1、負責公司年度總結表彰大會、經營例會、公司辦公會、重要專題會的管理；2、負責對公司各類會議管理情況進行檢核通報。（二）各部門負責所轄會議的準備、會議過程的管理、會議決議的跟蹤落實等。第五條 會議準備（一）會議須有計劃、有準備的召開（緊急會議除外），禁止召開無準備的會議。對于大會，必要時須成立會議項目組負責會議的籌備與組織，有詳細會議籌備方案。（二）會議目的。會議須明確目的，不得召開不必要的會議。對于能通過其他方式(如面對面溝通、網絡溝通、電話溝通等)能達到會議目的的，不得召開會議。（三）會議議題1、會議須明確議題，

4、且議題須鮮明、突出，禁止召開議題不明的會議。2、對于多個議題的，可開分會，不開統(tǒng)會。3、對于專題會、工作溝通會，會議組織人員須提前收集和整理參會人員的意見，并在會中進行針對性地討論。4、對于公司辦公會，應具體圍繞以下方面議題召開：（1）公司重大經營管理變革（含組織架構調整）方案；（2）公司重大資產投入（包括新改擴建項目）；（3）公司公益慈善規(guī)劃、重大公益項目、對外贊助項目；（4）公司高層領導崗位及其他重要崗位的人事任免；（5）涉及全員的薪酬福利政策、獎懲機制；（6）重大獎懲決定；（7）需要公司高層領導統(tǒng)一認識的事項；（8）總經理認為需要討論的事項。（四）會議時間根據會議議題及會議形式，會議召開

5、的具體時間要求為：1、公司經營例會原則上在每月30日前召開。2、部門月度例會在公司經營例會召開后的7個工作日內召開；特殊情況不召開或推遲召開的，須報分管領導審批并反饋綜合管理部。3、辦公會根據工作需要實時召開。4、其他例會、工作溝通會須按照規(guī)定的頻次定期召開。（五）參會人員1、會議組織部門須安排與會議內容相關的主要人員參會；工作關聯(lián)度不大，或不能起作用的人員不得通知其參會。2、所有會議確定的參會人員須報會議組織部門負責人審核確認（公司分管領導組織召開的會議，由其確定）。3、經營例會參會人員原則上固定為公司領導、各部門負責人、綜合管理部全體人員。戰(zhàn)略合作伙伴或其他人員需列席會議的，報綜合管理部批

6、準。4、部門月度例會參會人員為部門下轄所有崗位人員。公司領導根據需要選擇性參加。5、公司辦公會參會人員為公司領導、綜合管理部負責人以及議題所涉及的相關部門領導。（六）會議地點。會議須根據其議題性質、參會人數，選擇合適地點召開。以下情況須在現(xiàn)場（生產、市場、實驗室、施工、食堂等場所）召開會議，不得在會議室召開：1、需現(xiàn)場了解問題發(fā)生狀況和解決具體問題的。如包材質量問題分析會。2、需根據現(xiàn)場情況確定工作方案的。如工程規(guī)劃討論會。3、現(xiàn)場發(fā)生緊急情況的。如安全事故分析會。4、需聽取現(xiàn)場工作人員意見或建議的。如設備驗收會。5、需了解現(xiàn)場工作人員思想動態(tài)或傳達公司某項精神的。如市場早會。（七）發(fā)布會議通

7、知1、會議組織人員至少提前2個工作日向參會人員發(fā)布會議通知（包括會議的時間、地點、參會人員、議題、議程、主持人等），確保主要參會人員都能參加會議，并與其他會議召開的時間、地點不發(fā)生沖突。其中，經營例會通知至少提前3個工作日發(fā)布，公司辦公會通知至少提前1個工作日發(fā)布。2、會議通知中，根據需要，須添加相關資料。會議通知及資料因網絡原因無法成功發(fā)送的，則須以書面或電話形式告知。緊急、臨時召開的會議，在無法提前發(fā)布會議通知的前提下，須電話通知參會人員。3、因故不能參加會議的，須在獲取會議信息后，至少在會議召開1小時前，通過郵件、短信或微信等書面形式向會議組織部門請假（不便時，方可采取電話、口頭方式）。

8、（八）其他要求1、需準備會議資料的，須提前1個工作日準備到位，并發(fā)送至參會人員提前熟悉。其中，經營例會中，匯報材料須由報告人組織編寫，并親自完成終稿后在規(guī)定的發(fā)布時間內將匯報材料發(fā)送至公司領導、中層干部、綜合管理部。2、因故不能參會的人員須提前通過郵件或其他形式向會議組織部門反饋會議討論議題的意見或建議。3、對于大會，會議組織部門須提前做好會議經費的預算；在非正常上班期間召開的，組織部門根據需要，提前安排好車輛接送參會人員。第六條 會議召開（一）會議組織部門工作人員及會議主持人須提前到達會場（大會須提前30分鐘到場，其他會議須提前10分鐘到場），做好會議準備工作。（二）主持人須準點宣布會議紀律

9、、議題及內容，并掌握會議進程，確保會議按照既定程序進行。（三）聽證會、辦公會、專題討論會、座談會、頭腦風暴會等會議開始后應直奔主題，集中討論和解決關鍵性問題。（四）辦公會最終決策決定原則上須經過半數的公司領導通過確定（含郵件反饋及轉達的意見）。若贊成與反對意見票數相等時，由總經理做出最終決策。總經理具有一票否決權。（五）除大會、例會、工作溝通會、聽證會外，會上不得宣讀已發(fā)布的材料，提高會議效率。（六）各部門召開的工作例會，本部門負責人須將公司及上級相關會議精神在會上進行傳達，并重點對工作中存在的問題進行分析，明確解決方案，同時對下月工作目標進行分解，落實到具體部門或崗位。（七）除例會、大會外，

10、所有參會人員須發(fā)表個人意見或建議。會議發(fā)言應條理清晰、觀點明確、內容簡潔，禁止談論與會議議題無關的內容。（八）對于多議題的會議，須安排好各分議題的時間節(jié)點，參會人員按點參會。分議題結束后，相關人員則離開會場。（九）參會人員均須遵守會場紀律，認真開會。做到：1、嚴格遵守會議開始時間，不得遲到、缺席、早退。特殊情況不能按時參會的，須向組織部門或主持人說明情況。2、大會明確了就座區(qū)域和著裝要求的，須在指定位置就座，并按規(guī)定著裝。3、不中途長時間離開會場、不頻繁出入會場。中途需單次外出15分鐘以上或離開累積半小時以上的，須向會議組織部門說明原因。4、須將手機等通訊設備作靜音、振動或關機處理。5、不得在

11、會場接聽電話、交頭接耳、開小會、喧嘩、玩手機、聽音樂、看無關書籍、吃零食等與會議無關的事情，主持人及工作人員要維護會場紀律。（十）除大會、座談會外，會議須形成明確的決議和意見，不得議而不決。形成的會議紀要（備忘），會議組織部門須在3個工作日內發(fā)相關領導和部門收閱。其中，經營例會會議紀要涉及各部門部分由各部門負責人編寫，并在1天內提交至綜合管理部，綜合管理部匯總報批后在3個工作日內向全公司發(fā)布。特殊情況無法親自編寫的，須向綜合管理部備案。（十一）重要會議決議或記錄未正式公布前，參會人員須遵守公司保密制度，不得向會議無關人員透露相關信息。第七條 會議決議落實與效果評估（一）公司會議形成的決議和交辦

12、工作，納入公司交辦工作管理范疇。（二）各部門會議形成的決議和交辦工作，納入部門員工月度績效管理范疇。（三）對于公司年度總結表彰大會、經銷商會議、供應商會議、職代會等大會，會議結束后，組織部門須對會議效果進行評估和總結并發(fā)布。（四）經營例會紀要發(fā)布后由綜合管理部在3個工作日內對例會材料的發(fā)放、匯報情況及會場紀律情況進行通報考核。第八條 相關規(guī)定（一）公司內部會議1、會議目的不明確，召開了不必要會議的，對會議組織部門負責人罰款100-300元。2、報告人未親自編寫經營例會匯報材料的，罰款100元，并通報批評。3、參會人員無正當理由缺席的，對責任人罰款100元，并通報批評。4、參會人員會議期間睡覺的

13、，對責任人罰款200元，并通報批評。5、出現(xiàn)以下情況的，對責任人罰款50元，并通報批評：（1）須在現(xiàn)場召開的會議，無特殊原因未在現(xiàn)場召開的；（2）因通知不到位，導致參會人員遲到或缺席的；（3）參會人員未提前請假的；（4）會議通知發(fā)布后（發(fā)布會議通知及電話告知）無故遲到或早退的；（5）會議材料（含匯報材料，下同）未在規(guī)定時間內發(fā)布的；（6）會議材料內容發(fā)生明顯錯誤或不符合要求的；（7）會議材料未提前準備好，未收集相關人員意見的；（8）會議組織部門負責人審核不力，通知了無關人員參會的；（9）問題討論型或征求意見型會議，參會人員不發(fā)表個人意見或建議的；（10）會議主持人對會議控制不力，導致會議冗長、質量不高的，或拖延會議時間達30分鐘以上；（11）會議中手機響鈴，或在會中接聽電話、喧鬧、從事與會議無關事情的；（12）未說明原因及無特殊理由，會議中途離開累積超過半小時，或單次外出超過15分鐘的；（13）未在規(guī)定時間內發(fā)布會議紀要（備忘