公文處理程序

1、公文處理程序公文處理程序指機(jī)關(guān)公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、 歸檔和銷毀。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。一般 應(yīng)在十五天內(nèi)辦理完畢，并答復(fù)報(bào)文單位。因問(wèn)題復(fù)雜，十五天內(nèi)難以辦結(jié)的，應(yīng)向報(bào)文單 位說(shuō)明情況。緊急文件隨到隨辦。有時(shí)限要求的文件，必須在時(shí)限內(nèi)辦完。處理過(guò)程第一階段：公文的收受與分流（1）簽收。指履行規(guī)定的確認(rèn)、清點(diǎn)、核對(duì)、檢查、簽注手續(xù)后，機(jī)關(guān)設(shè)置的外收發(fā) 人員、通訊人員從發(fā)文機(jī)關(guān)、郵政部門、機(jī)要通信部門、文件交換站，或通過(guò)自備通信設(shè)備 收取公文。（2）外收文登記。即由外發(fā)人員在完成簽收工作后，對(duì)收文情況做出簡(jiǎn)要記載。（

2、3）啟封。即外收文登記完成后，公文送至機(jī)關(guān)統(tǒng)一或分別按內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置的內(nèi)收發(fā) 部門（或人員），由其簽收后，統(tǒng)一啟封或徑送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者親啟。（4）內(nèi)收文登記。即由內(nèi)收發(fā)人員對(duì)收文情況做出較詳細(xì)記載。（5）分辦。即經(jīng)對(duì)收文進(jìn)行分類篩選后，由指定的有關(guān)人員根據(jù)公文的重要程度、各 部門職責(zé)分工及有關(guān)程序規(guī)定將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門工作人員閱知辦理。（6）摘編。由文件管理人員對(duì)部分準(zhǔn)備投入辦理過(guò)程的重要文件進(jìn)行的加工活動(dòng)，主 要是針對(duì)這些文件寫(xiě)文摘、提要、綜述，匯集有關(guān)數(shù)據(jù)資料等。第二階段：辦理收文（1）擬辦。由部門負(fù)責(zé)人或有關(guān)具體工作人員經(jīng)過(guò)對(duì)公文進(jìn)行認(rèn)真的閱讀分析，提出 建議性的處置意見(jiàn)，供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)

3、者審核定奪。（2）批辦。即機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者或部門負(fù)責(zé)人對(duì)公文提出處置意見(jiàn)。（3）承辦。即有關(guān)工作人員按批辦意見(jiàn)具體處置公文所針對(duì)的事務(wù)和問(wèn)題。（4）注辦。即由承辦人簽注公文承辦情況，以備忘待查。第三階段：組織傳閱與催辦查辦（1）組織傳閱。指獨(dú)份或份數(shù)很少的公文需經(jīng)多部門或多位工作人員閱知處理時(shí)，使 公文在他們中間得到有效傳遞和閱讀。（2）催辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)根據(jù)承辦時(shí)限和其他有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的 催促檢查。（3）查辦。由公文處理管理機(jī)構(gòu)或其他專門組織對(duì)重要公文實(shí)際執(zhí)行情況所進(jìn)行的核 查協(xié)辦工作。第四階段：處置辦畢公文包括：立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。收文辦理擬辦擬辦是一項(xiàng)輔助決策活動(dòng)，

4、目的是為決策活動(dòng)提供可供選擇的方案。作好擬辦應(yīng)注意：（1）認(rèn)真研讀公文，真正弄清對(duì)方的意圖、問(wèn)題的性質(zhì)與實(shí)際情況。（2）意見(jiàn)要簡(jiǎn)明、 具體、得體。（3）如同時(shí)提出兩個(gè)或兩個(gè)以上方案時(shí)，應(yīng)講究它們的排列次序，一般應(yīng)將 傾向性意見(jiàn)放在前面，以提高效果。（4）意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫(xiě)在文件處理單相應(yīng)的 欄目中，并簽注擬辦人姓名與日期。（5）當(dāng)公文所涉及的問(wèn)題較易處理，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者采納自 己的方案有一定的把握時(shí)，也可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪，以加速辦理過(guò)程。批辦批辦是一項(xiàng)由法定責(zé)任者履行法定事務(wù)處置權(quán)的決策性活動(dòng)。法定責(zé)任者即機(jī)關(guān)或部門 的領(lǐng)導(dǎo)人。批辦的要求是：（1）不得越權(quán)批辦公文。（2）嚴(yán)格控制批辦范圍

5、，不經(jīng)批辦 同樣能得到有效辦理的公文，已批辦過(guò)統(tǒng)一的處置意見(jiàn)的公文，他人已有合法、明確而有效 批辦意見(jiàn)的公文，均不再批辦，由有關(guān)部門直接處理。（3）批辦意見(jiàn)務(wù)須明確、肯定、具 體，前后一致，切實(shí)可行。（4）采取有效措施監(jiān)督批辦意見(jiàn)的執(zhí)行結(jié)果。（5）批辦過(guò)程 中，如發(fā)現(xiàn)公文所涉及的問(wèn)題是自己無(wú)權(quán)或確實(shí)無(wú)法處置的，可將批辦改為擬辦。在此過(guò)程 中一定要實(shí)事求是地弄清事件的情況。（6）批辦意見(jiàn)應(yīng)工整、清晰地寫(xiě)在文件處理單 或文件傳閱單的有關(guān)欄目?jī)?nèi)，并務(wù)須簽注批辦人姓名、年月日。承辦只有經(jīng)過(guò)承辦，公文才能產(chǎn)生切實(shí)效用，它是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。在承辦時(shí)應(yīng)注意： （1）熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針

6、政策和上級(jí)有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)。（2） 為使公文所針對(duì)的問(wèn)題得到有效處理，必須深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究。（3）加強(qiáng)協(xié)商，努 力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。（4）有效運(yùn)用面談、會(huì)議、電話溝通、現(xiàn)場(chǎng)辦公等多種承辦方式。（5） 分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序。（6）各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)積極參與承辦。（7）注重對(duì)承 辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。注辦注辦的主要作用是備忘待查，為日后查考提供依據(jù)。注辦由承辦人隨手完成，即隨著承辦活動(dòng)的進(jìn)行隨時(shí)將反映承辦情況的一些內(nèi)容記錄在 文件處理單相應(yīng)的欄目?jī)?nèi)。簽注的項(xiàng)目通常包括：是否辦復(fù)，復(fù)文號(hào)及復(fù)文日期；召開(kāi) 會(huì)議的名稱，與會(huì)范圍，決議與結(jié)果；電話溝通時(shí)對(duì)方的受話人、通話內(nèi)容與日期；現(xiàn)場(chǎng)辦

7、公的參加者、解決問(wèn)題的方法措施與結(jié)果；主要閱件人、承辦人姓名、簽注日期等等。收文管理（1）簽收。簽收是收文辦理的第一道程序，指收到文件后收件人在對(duì)方的文件投遞單 或送文簿上簽字，表示收到。其作用，一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證;二是為了 保證文件運(yùn)行安全。（2）登記。登記的形式主要有簿式、卡片式、聯(lián)單式三種。登記時(shí)應(yīng)注意：收文與發(fā) 文，平件、密件與急件一般應(yīng)分別進(jìn)行；分清輕重緩急，急件隨到隨登，平件分批登，但也 應(yīng)當(dāng)日到當(dāng)日登；登記序號(hào)應(yīng)不留空號(hào)，不出重號(hào)；字跡工整、不濫用簡(jiǎn)稱；所有登錄項(xiàng)目 都應(yīng)完整準(zhǔn)確；對(duì)于無(wú)標(biāo)題文件應(yīng)代為擬出簡(jiǎn)明、確切的標(biāo)題。（3）啟封。啟封應(yīng)由專人負(fù)責(zé)；標(biāo)明親收的

8、親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)人親啟；啟封后應(yīng)檢查公 文的完整情況。（4）分辦。即為公文確定運(yùn)轉(zhuǎn)方向。這是一項(xiàng)事關(guān)公文是否準(zhǔn)確、迅速得到辦理的決 定性工作。依據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度、涉密程度、時(shí)限要求、內(nèi)容所涉及的職責(zé)范圍，及 機(jī)關(guān)各部門、各級(jí)工作人員的分工、有關(guān)程序、慣例送交辦理。分辦應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。送出公文前應(yīng)根據(jù)需要將文 件處理單、文件傳閱單等附上，使其隨文運(yùn)轉(zhuǎn)。（5）公文摘編。在重要公文投入辦理之前對(duì)其所作的加工。目的是為辦理公文提供方 便，節(jié)省辦公時(shí)間。文摘、提要可以附在公文上一并送領(lǐng)導(dǎo)者或其他工作人員閱處，也可刊 載于公文信息、來(lái)文摘報(bào)等刊物上。綜述、數(shù)據(jù)資料匯集一

9、般則單獨(dú)成文提供， 可刊載于信息快報(bào)等刊物上。（6）組織傳閱。在組織傳閱時(shí)應(yīng)注意：選擇合理的傳閱路線形式。正確排序，隨 情況變化做適當(dāng)調(diào)整。適當(dāng)分流，如復(fù)制若干副本。積極利用并發(fā)展多種傳閱形式，可 開(kāi)辟閱文室、召集閱文者集中閱文、利用現(xiàn)代化手段傳閱文件等。建立傳閱登記手續(xù)。 及時(shí)檢查閱讀情況，有效落實(shí)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱后的批示。（7）催辦。根據(jù)承辦時(shí)限和有關(guān)要求對(duì)公文承辦過(guò)程實(shí)施的催促和檢查過(guò)程。催辦工作的一般過(guò)程為：明確對(duì)象與對(duì)承辦工作的要求（時(shí)限、方式、原則等）；將有 效進(jìn)行催辦工作所需要的情況以文件催辦單等形式記錄在案，作為催辦依據(jù)；定期或隨 時(shí)向承辦部門或人員催詢、檢查承辦工作進(jìn)展情況；及時(shí)協(xié)助制訂和實(shí)施解決問(wèn)題的方法、 措施，保證公文迅速有效地運(yùn)轉(zhuǎn)；驗(yàn)收辦畢公文，綜合反映承辦工作實(shí)際情況與結(jié)果，注銷 已辦結(jié)公文。（8）查辦。公文查辦是指核查重要公文執(zhí)行情況，督促并協(xié)助承辦單位全面、具體地 落實(shí)公文精神，解決有關(guān)問(wèn)題的活動(dòng)。公文查辦與催辦都是帶有監(jiān)督性質(zhì)的管理活動(dòng)，但兩者的區(qū)別也是比較明顯的：催辦 是對(duì)承辦公文過(guò)程的監(jiān)督控制，重點(diǎn)在于使公文按時(shí)”辦畢，查辦則不僅要監(jiān)控承辦過(guò)程， 還要管公文產(chǎn)生實(shí)效的全部過(guò)程，按時(shí)、按質(zhì)、按量地將有關(guān)事務(wù)辦畢；催辦一般是以一 份具體公文為單位