銷售訂單工作流程

1、銷售訂單管理工作流程、定義1、訂單包括正式訂單、計(jì)劃訂單、備貨等三種類型。正式訂單：公司與客戶已經(jīng)正式簽訂銷售合同（或協(xié)議后客戶下達(dá)的采購訂單，下同）后下達(dá)的訂單。計(jì)劃訂單：公司計(jì)劃與客戶正式簽訂銷售合同，為了盡快滿足客戶要求（如交期等）而下達(dá)的訂單。備貨：針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)配置產(chǎn)品，公司為了快速滿足客戶要求（如交期等）而 提 前下達(dá)的訂單。備貨數(shù)量應(yīng)結(jié)合市場情況加以確定并適時(shí)調(diào)整。2、合同合同分為（尚未簽訂但具有強(qiáng)烈合作意向的）意向性合同、（已經(jīng)簽訂的）正式合同；還可以分為常規(guī)合同、特殊合同、重大合同等三種類型。常規(guī)合同：客戶購買的產(chǎn)品符合本公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的產(chǎn)品（無特殊的技術(shù)要求、付款要求或供貨要求等）

2、。特殊合同：客戶購買的產(chǎn)品不符合本公司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（有特殊的技術(shù)要求，或供貨期短，檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)高，付款方式差等）。重大合同：銷售合同額超過一百萬元的合同。二、職責(zé)市場營銷部負(fù)責(zé)合同形成前對(duì)客戶需求評(píng)審的組織。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)客戶需求中有關(guān)數(shù)量、價(jià)格、付款方式與付款期限、開票內(nèi) 容等的評(píng)審。技術(shù)部門負(fù)責(zé)客戶需求中有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求（含配置清單）及（技術(shù)方面）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)的評(píng)審。采購部負(fù)責(zé)客戶需求中物料采購能力、采購周期的評(píng)審。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)客戶需求中生產(chǎn)周期、品質(zhì)檢驗(yàn)要求/周期的評(píng)審。倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)客戶需求中貨物包裝、運(yùn)輸方式/周期的評(píng)審。計(jì)劃部負(fù)責(zé)結(jié)合公司實(shí)際情況（資金、現(xiàn)有物料、產(chǎn)能等）對(duì)客戶需求中的交

3、期等的評(píng)審。營銷總監(jiān)、總裁負(fù)責(zé)客戶需求評(píng)審結(jié)果的最終審批。第1頁，共13頁三、客戶需求確認(rèn)1、客戶需求內(nèi)容：產(chǎn)品（如 CO皿析彳義、CEMS因氣在線監(jiān)測(cè)系統(tǒng)等）、服務(wù)（如運(yùn)營維護(hù)、方案設(shè)計(jì)、第三方檢測(cè)等）。2、客戶需求來源：市場營銷部銷售部、各分支機(jī)構(gòu)（子公司、辦事處）商 務(wù)部 門。3、客戶需求提交：市場營銷部銷售部、各分支機(jī)構(gòu)（子公司、辦事處）商務(wù)部門分別填寫相應(yīng)的客戶需求表表單，經(jīng)過各自負(fù)責(zé)人審批后，以PDF格式掃描件、電子郵件方式提交給市場營銷部營銷管理專員（客戶提供的相關(guān)資料可以作為附件一并提交）。4、客戶需求確認(rèn)：市場營銷部組織對(duì)客戶的需求進(jìn)行識(shí)別和評(píng)審，并安排 相關(guān) 人員積極與客戶

4、溝通，以盡量滿足客戶需求并確?？蛻魸M意。（1）需求分類A、本公司提供給客戶并完全符合公司現(xiàn)有產(chǎn)品或服務(wù)的各種要求。B、本公司提供給客戶，不完全滿足客戶要求但通過努力可以滿足的產(chǎn)品或服務(wù)。C 客戶提供給本公司的產(chǎn)品或服務(wù)要求（如規(guī)范書、招標(biāo)文件、“準(zhǔn)”銷售合同等）。（2）需求評(píng)審“產(chǎn)品/服務(wù)需求評(píng)審”，又稱客戶需求確認(rèn)或合同評(píng)審（以下簡稱為：合同 評(píng)審）。合同評(píng)審應(yīng)達(dá)到以下目標(biāo)：A、產(chǎn)品或服務(wù)要求得到規(guī)定或明確；B、與公司“標(biāo)準(zhǔn)配置”產(chǎn)品或服務(wù)不一致的要求得到解決或明確；C公司通過努力能夠滿足客戶的要求。在公司進(jìn)行“合同評(píng)審”前，市場營銷部營銷管理專員（針對(duì)市場營銷部本部的客戶需求）、分支機(jī)構(gòu)指

5、定的商務(wù)人員（針對(duì)分支機(jī)構(gòu)的客戶需求）應(yīng)積極 與客 戶溝通，準(zhǔn)確了解客戶對(duì)于包括商務(wù)和技術(shù)在內(nèi)的真實(shí)需求。必要時(shí)，由公 司或分 支機(jī)構(gòu)的技術(shù)人員、商務(wù)人員與客戶詳細(xì)討論并準(zhǔn)確把握客戶的技術(shù)、商 務(wù)需求。5、合同評(píng)審的形式A召開會(huì)議集中討論。B、按照一定的流程進(jìn)行表單流轉(zhuǎn)（簽批）兩種方式。第2頁，共13頁無論何種方式，最終均應(yīng)提交合同評(píng)審表。6、合同評(píng)審的內(nèi)容主要包括：產(chǎn)品名稱、規(guī)格/型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、付款方式與付款期限、開 票內(nèi) 容、技術(shù)參數(shù)（指標(biāo)）、數(shù)據(jù)傳輸要求（如各種通信協(xié)議等）、外觀結(jié)構(gòu)/顏色/絲印、包裝、運(yùn)輸方式、交貨期、技術(shù)支持與售后服務(wù)要求、質(zhì)保期、發(fā)貨 標(biāo)準(zhǔn)配置 資料、違約責(zé)任等

6、。7、合同評(píng)審的組織：市場營銷部組織相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。8、合同評(píng)審的流程（1）常規(guī)合同的評(píng)審由市場營銷部按照表單流轉(zhuǎn)方式進(jìn)行。（2） 特殊合同和重大合同的評(píng)審流程：A、市場營銷部營銷管理專員收到客戶需求后，應(yīng)識(shí)別客戶的要求，并填寫 合 同評(píng)審表，簽名確認(rèn)后送交各相關(guān)部門。B、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審表中的數(shù)量、價(jià)格、付款方式與付款期 限、 開票內(nèi)容等進(jìn)行評(píng)審，在合同評(píng)審表上提出意見并簽名確認(rèn)。C 技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審表中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求（含配置清單）及（技術(shù)方面）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)等進(jìn)行評(píng)審，在合同評(píng)審表上提出意見并簽名確認(rèn)。D采購部負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審表中的物料采購能力、采購周期進(jìn)行評(píng)審，

7、在 合同評(píng)審表上提出意見并簽名確認(rèn)。E、生產(chǎn)部負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審表中的生產(chǎn)周期、品質(zhì)檢驗(yàn)要求/周期進(jìn)行評(píng)審，在合同評(píng)審表上提出意見并簽名確認(rèn)。F、倉儲(chǔ)部負(fù)責(zé)對(duì)合同評(píng)審表中的貨物包裝、運(yùn)輸方式/周期進(jìn)行評(píng)審，在合同評(píng)審表上提出意見并簽名確認(rèn)。G計(jì)劃部負(fù)責(zé)結(jié)合公司實(shí)際情況（資金、現(xiàn)有物料、產(chǎn)能、生產(chǎn)計(jì)劃、交 期 等），并綜合上述各評(píng)審情況在合同評(píng)審表上提出明確的是否接受該訂單的意見并簽名確認(rèn)。H當(dāng)合同評(píng)審表中存在不同的評(píng)審意見時(shí)，由營銷總監(jiān)報(bào)請(qǐng)總裁進(jìn)行 最終 裁決。四、合同簽訂合同評(píng)審結(jié)果經(jīng)由營銷管理專員與客戶溝通并確認(rèn)后，市場營銷部按照合同簽訂及規(guī)范化管理等要求安排與客戶正式簽訂銷售或服務(wù)合同。合同

8、原件各留存第3頁，共13頁 一份于財(cái)務(wù)部、計(jì)劃部，市場營銷部留存 1份復(fù)印件。五、訂單下達(dá)合同簽訂后，營銷管理專員負(fù)責(zé)填寫下單通知書（合同評(píng)審表以附件 形式下達(dá)，作為下達(dá)下單通知書的依據(jù)），經(jīng)過市場營銷部負(fù)責(zé)人審批后，以PDF各式掃描件、電子郵件方式發(fā)給計(jì)劃部（計(jì)劃員），同時(shí)抄送給計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、市場營銷部負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、總裁。計(jì)劃部計(jì)劃員將下單通知書轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)任務(wù)單，經(jīng)過計(jì)劃部負(fù)責(zé)人 簽 署后，以PDF格式掃描件、電子郵件方式下達(dá)給采購部（需要物料采購時(shí)）、生產(chǎn)部，同時(shí)抄送給營銷管理專員、計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、市場營銷部負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、總裁。六、訂單執(zhí)行采購

9、部（需要物料采購時(shí)）、生產(chǎn)部依據(jù)生產(chǎn)任務(wù)單分別實(shí)施物料采購、 組織生產(chǎn)、產(chǎn)品檢驗(yàn)等工作。計(jì)劃部計(jì)劃員應(yīng)及時(shí)跟蹤物料采購、生產(chǎn)、檢驗(yàn)等 狀 況，及時(shí)了解交期。一旦物料采購、生產(chǎn)或品質(zhì)檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常而可能影響訂單執(zhí)行時(shí)，相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人應(yīng)第一時(shí)間填寫異常信息聯(lián)絡(luò)單，反饋異常情況給計(jì)劃部計(jì) 劃 員、營銷管理專員，同時(shí)抄送給計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、市場營銷部負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門 負(fù)責(zé) 人、總裁。此時(shí)，營銷管理專員應(yīng)將實(shí)際情況及時(shí)反饋給需求提出部門（最 終與客 戶溝通）。計(jì)劃部負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。七、發(fā)貨與物流跟蹤當(dāng)具備發(fā)貨條件（生產(chǎn)、檢驗(yàn)等環(huán)節(jié)正常時(shí)），計(jì)劃部計(jì)劃員應(yīng)及時(shí)通報(bào)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人按照合

10、同約定審查客戶的付款情況，并給出明確的 是否發(fā)貨結(jié)論。當(dāng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人因客戶的回款不符合合同的約定而不同意發(fā)貨時(shí)，由計(jì)劃部計(jì)劃員報(bào)請(qǐng)總裁批準(zhǔn)可以安排出貨。經(jīng)過計(jì)劃部負(fù)責(zé)人簽署后，由計(jì)劃部計(jì)劃員以PDF各式掃描件、電子郵件方式給倉儲(chǔ)部發(fā)貨員下達(dá)出貨通知單，同時(shí)抄送給生產(chǎn)部負(fù)責(zé)人、計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、營銷管理專員及其負(fù)責(zé)人、技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人、總裁。倉儲(chǔ)部發(fā)貨員依據(jù)出貨通知單安排進(jìn)行絲印、發(fā)貨資料（至少包括：使 用 說明書、合格證、出廠檢測(cè)記錄等）準(zhǔn)備、打包、聯(lián)系物流公司（收貨信息由營銷管理專員事先提供）等工作。發(fā)貨后，倉儲(chǔ)部發(fā)貨員應(yīng)及時(shí)將發(fā)貨信息知會(huì) 客戶，提醒客戶注意查收。若未能及時(shí)發(fā)貨或貨

11、物運(yùn)輸過程中出現(xiàn)異常情況，倉第4頁，共13頁儲(chǔ)部發(fā)貨員應(yīng)采用電子郵件及時(shí)知會(huì)計(jì)劃部計(jì)劃員、計(jì)劃部負(fù)責(zé)人、營銷管理專員及其負(fù)責(zé)人，說明原因及后續(xù)的發(fā)貨時(shí)間、發(fā)貨周期。必要時(shí)，由營銷管理專 員直 接或通過需求提出部門及時(shí)知會(huì)客戶。針對(duì)計(jì)劃訂單（必須是標(biāo)準(zhǔn)配置產(chǎn)品），若存在提前發(fā)貨（后補(bǔ)簽正式銷售合同）的特殊情況，由需求部門（市場營銷部銷售部、各分支機(jī)構(gòu)）有關(guān)負(fù)責(zé)人 提交 包括市場情況說明、后續(xù)簽訂合同的時(shí)間等內(nèi)容的申請(qǐng)，由營銷總監(jiān)審核，報(bào)請(qǐng)總裁批準(zhǔn)后，按照前述的出貨流程。八、合同評(píng)審重新組織在銷售訂單執(zhí)行過程中，若客戶需求發(fā)生變化，或者公司內(nèi)部某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)異常而無法滿足客戶要求時(shí)，市場營銷部應(yīng)按照

12、上述流程重新組織有關(guān)部門進(jìn)行 合同 評(píng)審。若合同評(píng)審結(jié)果可行，則應(yīng)與客戶重新簽訂合同。九、計(jì)劃管理市場營銷部、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)的計(jì)劃管理流程及時(shí)上報(bào)銷售計(jì)劃，作為備貨的依據(jù)。計(jì)劃部還將結(jié)合市場情況，定期組織相關(guān)部門進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品、常規(guī)物料的備貨準(zhǔn)備工作（以“備貨”名義下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)單）。第5頁，共13頁附件一各種表單樣式各種表單樣式參見附件。保存期限1、客戶需求表2、合同評(píng)審表3、下單通知書4、生產(chǎn)任務(wù)單5、出貨通知單6異常信息聯(lián)絡(luò)單第6頁，共13頁客戶需求表（一）表單編號(hào)：需求單號(hào)：20110101A需求提出單位提交日期年月日提交人正式訂單（）計(jì)劃訂單（） 備貨（）客戶需求產(chǎn)品名稱1、 1、

13、2、產(chǎn)品型號(hào)2、訂購3、3、要求到貨日期年月日技術(shù)參數(shù)（指標(biāo)及）要求數(shù)據(jù)傳輸要求（通信協(xié)議等）（結(jié)構(gòu)/顏色/絲?。┩庥^要求包裝、運(yùn)輸方式/周期要求備品備件要求客戶其它要求審批意見部門負(fù)責(zé)人日期營銷總監(jiān)日期備注：此表適用于市場營銷部銷售部第7頁，共13頁客戶需求表（二）表單編號(hào)：需求單號(hào)：000 XX -20110101A需求提出單位提交日期年月日提交人正式訂單（）計(jì)劃訂單（） 備貨（）客戶需求產(chǎn)品名稱1、產(chǎn)品型號(hào)1、訂購數(shù) 量2、2、3、3、要求到貨日期年月日技術(shù)參數(shù)（指標(biāo)F）要求數(shù)據(jù)傳輸要求（通信協(xié)議等）（結(jié)構(gòu)/顏色/絲?。┩庥^要求包裝、運(yùn)輸方式/周期要求備品備件要求客戶其它要求審批意見商務(wù)

14、部門負(fù) 責(zé)人日期分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人日期備注：此表適用于各分支機(jī)構(gòu)（子公司、辦事處）第8頁，共13頁合同評(píng)審表表單編號(hào):評(píng)審日期年月日評(píng)審次數(shù)第次評(píng)審單號(hào)：00020110101A:正式訂單（）計(jì)劃訂單（）備貨（）需求提出單位客戶名稱客戶需求1、1、訂購里數(shù)產(chǎn)品名稱2、產(chǎn)品型號(hào)2、:3、3、訂貨日期年月曰要求交付日期年月日技術(shù)參數(shù)（指折K）要求數(shù)據(jù)傳輸要求（通信協(xié)議等）（結(jié)構(gòu)/顏色/絲?。┩庥^要求包裝、運(yùn)輸方式/周期要求備品備件要求客戶其它要求：評(píng)審結(jié)果技術(shù)部門（評(píng)審技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、要求及技 術(shù) 方面驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力）簽名：日期：年月日財(cái)務(wù)部（評(píng)審數(shù)量、價(jià)格、付款方 式與付款期限、開票內(nèi)容）簽名：日

15、期：年月日采購部（評(píng)審物料采購能力、采購周 期）簽名：日期：年月日生產(chǎn)i（評(píng)審生產(chǎn)、檢測(cè) 能齊郃/檢驗(yàn)?zāi)芰εc簽名：日期：年月日倉儲(chǔ)部（評(píng)審包裝、運(yùn)輸方式/周 期、發(fā)貨資料）簽名：日期：年月日計(jì)劃部（評(píng)審交期）簽名：日期：年月日存在異議時(shí)的判定結(jié)論營銷總監(jiān) 意見總裁 意見第9頁，共13頁下單通知書基本信息需求提出單位訂單類型正式訂單（）計(jì)劃訂單（） 備貨（）客戶名稱客戶編號(hào)合同簽訂日期年月日客戶需求信息序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量出貨日期備注1年 月日2345營銷總監(jiān)審批日期年月日表單編號(hào):下單編號(hào)第10頁，共13頁生產(chǎn)任務(wù)單客戶名稱合同編號(hào)訂單類型正式訂單（）計(jì)劃訂單（） 備貨（）生產(chǎn)任務(wù)信息序號(hào)產(chǎn)品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量計(jì)劃出貨日期備注1年 月日23