企業(yè)文件整理規(guī)范6月14日課件 (修改)

1、企業(yè)文件整理規(guī)范1、歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料。2、歸檔文件整理1）將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。而針對本公司檔案暫行規(guī)定，各職能部門只需執(zhí)行裝訂、分類、排列、編目、裝盒，按照規(guī)定時間上交給檔案室即可。一、基本概念裝訂分類排列歸檔文件整理流程圖編號編目裝盒3、企業(yè)文件種類按照中華人民共和國檔案行業(yè)標準企業(yè)檔案工作規(guī)則企業(yè)檔案細分為十大類：1）經營管理類 2）生產管理類 3）行政管理類4）黨群管理類 5）產品生產類 6）科研開發(fā)類7）項目建設類 8）設備儀器類 9）會計業(yè)務類10）職工管理類4

2、、件歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件。1、裝訂歸檔文件應按件裝訂。要正確理解“件”的概念，這里并不是指單獨一份文件，以下幾種情況，應該將文件保存為一件（即裝訂在一起）。二、整理方法-裝訂原則上每份文件單獨計算為一件。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；不同文字的文本，中文版本在前，其他文種在后；有文件處理單的，可放在最前面。 二、整理方法-裝訂 轉

3、發(fā)文與被轉發(fā)文二、整理方法-裝訂會議記錄以每次會議記錄為一件（用記錄本記錄的，一本為一件）二、整理方法-裝訂來文和復文為一件，經過若干次辦理的來文復文，超過兩件的，則將所有的來文、復文分別作為一件。二、整理方法-裝訂歸檔文件應按件裝訂二、整理方法-裝訂成冊不易拆封且未使用鐵釘?shù)模?可保持原貌不變二、整理方法-裝訂2、分類檔案分類：文書檔案、財會類、人事檔案、科研類、基建類、設備類、產品類、特殊載體類、實物類。歸檔文件可以采用年度機構（問題）保管期限或保管期限年度機構（問題）等方法進行分類。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。二、整理方法-分類1、按年度分類：將歸檔文件按其形成的年度進行分類。（文件數(shù)

4、量較少可以按年度保管期限分類）。2、按保管期限分類：歸檔文件（文書檔案）保管期限分為永久和定期兩種，定期一般分30年、10年。（參考國家檔案局令第10號公布的企業(yè)管理類檔案保管期限表）3、按機構分類：將歸檔文件按其形成或承辦的單位內設機構進行分類。4、按問題分類：將單位的歸檔文件按工作性質進行分類。二、整理方法-分類如何按問題（工作性質）分類-按性質分，檔案可分為：文書檔案、財會類、人事檔案、科研類、基建類、設備類、產品類、特殊載體類、實物類。文書檔案：是機關、團體、企事業(yè)單位在管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的檔案的習慣稱謂。這里是指黨群工作、行政管理、經營管理、生產管理四類管理性文

5、件材料。1）黨群工作類：黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等。2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等。3）經營管理類：經營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等二、整理方法-分類4）生產經營類：生產調度、質量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等。財會類：報表，賬簿，憑證，清冊等。人事檔案：包括員工履歷材料；自傳材料；鑒定、考核、考察材料；評定崗位技能和學歷材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成績表和評定技能的考績、審批等

6、材料）；政審材料；參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；獎勵材料；處分材料；招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業(yè)、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；其他可供組織參考的材料。二、整理方法-分類科研類：與科研課題相關的開題報告、合同、研究方案、實驗分析等材料。基建類：建設項目的綜合文件、監(jiān)理文件、施工文件及竣工圖。設備類：設備從規(guī)劃、設計、制造、安裝、調試、使用、維修、改造、更新至報廢的全過程中形成的圖紙、文字說明、憑證和記錄等文件資料，通過不斷收集、整理、鑒定等工作建立的檔案。產品類：包含產品的規(guī)格、設計文件、使用說明書、工藝文件、鑒定文件等。二、整理方法-分類特殊載體類：包括

7、照片、錄音錄像等。實物類：立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實物為載體的，并具有長遠保存利用價值的歷史記錄。 如紀念杯、證書、獎章、牌匾、禮品等。二、整理方法-分類3、排列 根據(jù)分類方案，歸檔文件在最低一級類目內按事由結合時間、重要程度排列，如以上提及的分類格式： 1）年度機構（問題）保管期限 2）保管期限年度機構（問題）另：會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。二、整理方法-排列4、編目歸檔文件應依據(jù)分類方案，按順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。二、

8、整理方法-編目二、整理方法-編目1） 件號：暫不用填寫2） 文件編號：文件的發(fā)文號3） 責任者：文件材料形成的部門或者主要責任者4） 文件材料題名：文件標題。沒有標題或標題不規(guī)范的，可自擬標題，外加 號。5）日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數(shù)字標注年月日，如19990909。6）頁號：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。7） 備注：注釋文件需說明的情況。卷內目錄圖示歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A4型（長寬為297mm210mm）。文檔目錄只需要編制成電子檔，與文本資料一并移交至檔案室即可。二、整理方法-編目將歸檔文件按順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。三、裝盒1、檔案盒1）檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設置為20mm、30mm、40mm等。2）檔案盒應采用無酸紙制作。三、裝盒-檔案盒三、裝盒-檔案盒示例正面?zhèn)让姹趁?、備考表備考表置于盒內文件之后，項目包括說明、立卷人、檢查人和日期。（1）說明