高校二級(jí)學(xué)院行政秘書的自我定位與能力培養(yǎng)

1、高校二級(jí)學(xué)院行政秘書的自我定位與才能培養(yǎng)高校二級(jí)學(xué)院行政秘書的自我定位與才能培養(yǎng)【摘要】高校行政秘書作為一支新興隊(duì)伍，在高校管理工作占據(jù)著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對(duì)行政秘書的工作提出了更高的要求。本文從行政秘書的自我定位及才能培養(yǎng)兩方面討論了高校行政秘書的角色問題?！娟P(guān)鍵字】行政秘書；自我定位；才能培養(yǎng)中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-8809202212-0082-01高校二級(jí)學(xué)院辦公室是學(xué)院工作的窗口，而行政秘書在辦公室建立與學(xué)院開展中發(fā)揮著舉足輕重的作用。高校管理的不斷成熟對(duì)行政秘書的工作提出了更高的要求。它在上傳下達(dá)學(xué)校的有關(guān)精神，左右聯(lián)絡(luò)學(xué)院師生及同事之

2、間的團(tuán)隊(duì)合作，內(nèi)外溝通學(xué)院內(nèi)部及學(xué)院與其他職能部門之前的公關(guān)協(xié)調(diào)，發(fā)揮著越來越重要的作用。這就要求行政秘書要充分理解職責(zé)分工中對(duì)自己的角色期待，才能腳踏實(shí)地效勞好教學(xué)和科研，效勞好教師與學(xué)生，從而表達(dá)自己的崗位價(jià)值。一、高校行政秘書的自我定位1、綜合性與專一性的統(tǒng)一二級(jí)學(xué)院行政秘書的工作頭緒多，事物雜，范圍廣，具有很強(qiáng)的綜合性。工作范圍幾乎涉及到二級(jí)學(xué)院機(jī)關(guān)工作的各個(gè)方面。除了要完成每天各類報(bào)刊文件的分發(fā)傳閱、各個(gè)會(huì)議的籌備與后勤效勞，各種來電來訪的接待與處理之外，還需向?qū)W院各基層單位提供政策咨詢和優(yōu)化資源的引導(dǎo)，建立與其他兄弟單位的行政秘書及本單位同事之間的左右聯(lián)絡(luò)，互相配合?？芍^集各種工作

3、角色于一身，成為多面手。同時(shí)，行政秘書又具有很強(qiáng)的專一性。如方案生育、財(cái)務(wù)的管理都帶有嚴(yán)格的政策法律性，假設(shè)缺乏專門訓(xùn)練或態(tài)度馬虎，就很容易出紕漏，甚至給學(xué)院的工作帶來宏大的損失。2、效勞性與創(chuàng)造性的統(tǒng)一3、主動(dòng)性與被動(dòng)性的統(tǒng)一秘書工作的效勞性決定了行政秘書工作的被動(dòng)性。首先是工作性質(zhì)被動(dòng)。行政秘書工作的變化總是隨著上級(jí)部門及本單位指導(dǎo)工作的變化而變化，這決定了秘書工作的附屬性，即被動(dòng)性。其次是工作時(shí)空被動(dòng)。不同時(shí)期、不同地方、不同指導(dǎo)對(duì)秘書活動(dòng)的要求是不同的。秘書必須想指導(dǎo)之所想，急指導(dǎo)之所急，解指導(dǎo)之所難，幫指導(dǎo)之所需，不能分開指導(dǎo)和指導(dǎo)工作而單獨(dú)開展工作。三是工作績效的被動(dòng)。秘書活動(dòng)的本

4、職決定了秘書人員必須甘居幕后，默默無聞地工作。行政秘書的工作雖具有被動(dòng)性，但其角色職能也賦予了其鮮明的主動(dòng)性。在詳細(xì)工作中，行政秘書是上傳下達(dá)，聯(lián)絡(luò)左右，溝通內(nèi)外的紐帶。其作用的發(fā)揮需要行政秘書具有主動(dòng)意識(shí)，即充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，主動(dòng)參與，主動(dòng)效勞，不應(yīng)付、不敷衍。4、公開性與保密性的統(tǒng)一秘書工作的崗位職責(zé)決定了工作內(nèi)容的公開性。小到上級(jí)文件精神的傳達(dá)，大到辦公用品，大宗設(shè)備儀器的采購都需做到公開透明。以公開促公正，以公平樹形象。同時(shí)，保密性也是辦公室工作本身的客觀要求，是行政秘書的神圣職責(zé)。辦公室一個(gè)信息的集散地，秘書工作環(huán)境的特殊性，要求行政秘書具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)。假設(shè)失去了秘書，就變成的

5、文書。二、高校行政秘書才能培養(yǎng)作為行政秘書，在明確以上角色后，就應(yīng)著重培養(yǎng)自己與之相適應(yīng)的才能，加強(qiáng)自身建立，從而更好的為學(xué)院效勞。1、要具備較強(qiáng)的文字表達(dá)及人際溝通才能由于行政秘書承擔(dān)著文件的接收與傳遞，學(xué)院與其他職能部門之間的公關(guān)、溝通，這就需要其用語言或文字對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)展陳述，清楚地、有說服力地表達(dá)思想和意圖，讓對(duì)方一聽、一看那么明，從而進(jìn)步工作效率。因此，行政秘書必須語言精練、表達(dá)流暢，可以標(biāo)準(zhǔn)書寫一般應(yīng)用文，如工作方案、工作總結(jié)、會(huì)議通知、紀(jì)要等。2、要具備利用現(xiàn)代化工具獲取和處理信息的才能科學(xué)技術(shù)的開展，早已改變傳統(tǒng)的辦公方法和手段，整個(gè)行政管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化要求越來越

6、高?，F(xiàn)代辦公離不開計(jì)算機(jī)、 機(jī)、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機(jī)等電子設(shè)備。這就要求行政秘書掌握最根本的操作才能，在工作中不斷純熟，以增加純熟程度。同時(shí)，行政秘書的角色還要求其擅長利用現(xiàn)代化設(shè)備捕捉多方面的信息，運(yùn)用已有知識(shí)對(duì)信息進(jìn)展加工處理，取其精華、去其糟粕，以進(jìn)步效率和質(zhì)量。3、要具備敬銳的洞祭力及正確分析和解決問題的才能行政秘書主動(dòng)性與被動(dòng)性的統(tǒng)一的特點(diǎn)，決定了其在管理過程中會(huì)遇到不同的人和事，特別是突發(fā)事件的降臨。因此，行政秘書必須具備敏銳的洞察力，保持冷靜，平靜待人，對(duì)問題或事件進(jìn)展客觀、公正的評(píng)判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及時(shí)拿出可行性解決方案或處理意見，以保證學(xué)院管理工作及時(shí)有效的進(jìn)展。待問題解決之后，要認(rèn)真分析發(fā)生的原因，評(píng)價(jià)結(jié)果解決的合理性和正確性，從而為今后的工作提供借鑒。三、結(jié)論隨著我國教育改革的不斷開展，高校二級(jí)學(xué)院的管理也日趨成熟。這對(duì)于行政秘書來說，即使機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。高校行政秘書只有在明確自己的角色定位后，才能有效