備件供貨管理培訓(xùn)講學(xué)

1、華凌電器企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)QG/MH07.01-2006備件供貨管理編制/修訂原因說明：規(guī)范內(nèi)銷客戶服務(wù)部備件采購與工廠供應(yīng)各個環(huán)節(jié)的銜接，使新產(chǎn)品、舊產(chǎn)品備件的供應(yīng) 能夠有章可循，清晰責(zé)任、提高效率，減少因備件供應(yīng)問題造成的不必要的損失。原章節(jié)號現(xiàn)章節(jié)號修訂（內(nèi)容）說明修訂人/時間.本管理辦法為新編制，參照美的相關(guān)的管理 辦法起草。.本管理辦法適用于華凌集團內(nèi)銷及空調(diào)、冰 箱公司相關(guān)備件供應(yīng)、技術(shù)、財務(wù)部門。占東成 /2005.7.13OW/2006.1.20管理職能會審/日期：齊國榮2.10殷必彤2.13朱九東 張濤2.22陳家謙2.24系統(tǒng)審核意見/日期：單位外會簽意見：舒向剛營運管理部綜合管理會

2、審：劉圣松3.4營運管理部總監(jiān)審核：王玉龍 3.6審批意見：王偉3.6注：1流程清單內(nèi)所有文件審批發(fā)布必須按照清單規(guī)定的審批流程組織審批，并在此處寫明審批流程。編制部門（內(nèi)銷客戶服務(wù)部）-管理職能會審（內(nèi)銷客服經(jīng)理）-系統(tǒng)審核（內(nèi)銷總經(jīng)理）-會審（營運管理部總監(jiān)）-單位外會簽（工廠）-審批（總裁）流程清單外的文件審批流程由營運管理部確定O目的與適用范圍為滿足市場備件維修需要， 快速、 高效的服務(wù)于市場， 提升產(chǎn)品服務(wù)水平， 從根本上解決市場供需問題，以科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、量化的管理手段，建立健全內(nèi)部供需契約機制，理順備件需求與供應(yīng)的銜接流程，明確責(zé)任邊界和責(zé)權(quán)利關(guān)系，增強備件計劃的準(zhǔn)確性和及時性

3、。本標(biāo)準(zhǔn)適用于華凌電器。引用標(biāo)準(zhǔn)無定義工廠：指空調(diào)工廠、冰箱廣州工廠和冰箱合肥工廠。管理要求工作職責(zé)內(nèi)銷客戶服務(wù)部建立科學(xué)規(guī)范的備件計劃管理體系，提高計劃的準(zhǔn)確性和及時性。工廠應(yīng)對客戶服務(wù)部需求計劃和生產(chǎn)采購計劃的一致性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)?？蛻舴?wù)部根據(jù)工廠供貨周期向工廠提交月度采購計劃（主要指壓縮機與電子模塊等采購周期長的物料），周、臨時需求計劃的方式實現(xiàn)，臨時需求計劃旺季58 月每周 2 次，淡季 14月、 912 月每周 1 次。在工廠供貨過程中按照工廠承諾的供貨周期進(jìn)行供貨（見附件二）。客戶服務(wù)部在下達(dá)備件計劃時注明需求種類、數(shù)量和日期等。備件計劃的提交與評審客戶服務(wù)部根據(jù)各產(chǎn)品管理中心的需

4、求計劃匯總后結(jié)合備件的使用頻率匯編成內(nèi)銷公司的月、周及臨時性計劃。計劃的內(nèi)容以 ERP 的物料編碼為準(zhǔn)，對于沒有物料編碼的備件則以工廠所提供的整機清單為依據(jù)，其中一些有特殊要求的物料需在備注中加以注明，計劃上必須注明供貨時間與數(shù)量，計劃提交時，應(yīng)能同時提交書面計劃評審單。工廠根據(jù)客戶服務(wù)部提交的采購訂單來編制備件的生產(chǎn)及采購計劃。計劃提交后，工廠必須在兩個工作日內(nèi)將計劃內(nèi)容評審情況以書面方式反饋給客戶服務(wù)部，包括供貨時間、 可供貨數(shù)量， 無法供貨需尋找替代品物料等。 如未反饋信息， 則默認(rèn)為計劃執(zhí)行。工廠在接收到客戶服務(wù)部送達(dá)的臨時急需計劃時，必須在一個工作日內(nèi)（節(jié)假日順延）將計劃評審情況反饋

5、給客戶服務(wù)部（其中包括是否能供貨、供貨時間、數(shù)量等），如未反饋信息，則默認(rèn)為計劃執(zhí)行。客戶服務(wù)部所需的一些特殊物料或組件以下的二級零部件，可以要求工廠進(jìn)行二級物料編碼的維護(hù)及單獨進(jìn)行采購，以方便客戶服務(wù)部申領(lǐng)備件。工廠在執(zhí)行備件需求計劃期間，遇到部分物料因模具損壞或改模等技術(shù)原因等不能及時供貨，應(yīng)及時書面通知到客戶服務(wù)部，客戶服務(wù)部在一個工作日內(nèi)給予回復(fù)。對 因為采購原因，導(dǎo)致部分物料在一個月后仍未能提供的，工廠可向客戶服務(wù)部提出終止采購要求，客戶服務(wù)部可作取消訂單、重新考慮采購處理。工廠必須按內(nèi)銷客戶服務(wù)部的需求計劃進(jìn)行計劃供應(yīng)，計劃交貨期視為計劃的終止日期，對于未能按期交貨期的備件，工廠不

6、得再按原計劃訂單向客戶服務(wù)部交貨，如有過期交貨的備件經(jīng)與客戶服務(wù)部溝通，并經(jīng)客戶服務(wù)部認(rèn)可后，可以由客戶服務(wù)部重新做計劃領(lǐng)取。備件計劃的調(diào)整調(diào)增的處理辦法：客戶服務(wù)部向工廠下采購需求訂單(即臨時需求)，一個工作日內(nèi)評審?fù)瓴⒎答佋u審結(jié)果。如產(chǎn)品屬于當(dāng)年正在生產(chǎn)的新品，工廠應(yīng)根據(jù)需求程度，縮短供貨周期，提前給予供貨。調(diào)減的管理辦法：由于系統(tǒng)或人工操作失誤的數(shù)據(jù)，客戶服務(wù)部在采購訂單發(fā)出后的兩個工作日內(nèi)作出調(diào)整需求通知，如屬于正在批量生產(chǎn)的產(chǎn)品所用的備件，工廠應(yīng)將調(diào)整的這部分備件轉(zhuǎn)為生產(chǎn)所用，非正在批量生產(chǎn)需求呆滯備件由內(nèi)銷承擔(dān)。由 于工廠生產(chǎn)或采購數(shù)量大于客戶服務(wù)部需求時，需要客戶服務(wù)部進(jìn)行接收的

7、，必須以書面形式征得客戶服務(wù)部同意。備件供應(yīng)工廠安排專人負(fù)責(zé)內(nèi)銷備件的發(fā)貨，正常需求必須提前一天進(jìn)行組織準(zhǔn)備，并集中放置指定的地點?？蛻舴?wù)部按照計劃交貨的時間到指定的地點集中領(lǐng)取備件，未到交貨期或已逾交貨期的備件客戶服務(wù)部有權(quán)拒收。備件采購計劃應(yīng)優(yōu)先于生產(chǎn)采購計劃滿足。當(dāng) 年生產(chǎn)產(chǎn)品的備件供應(yīng)是指當(dāng)年正在生產(chǎn)或當(dāng)年上市的新品，如屬于常規(guī)生產(chǎn)機型原則上除了原材料采購周期較長外，根據(jù)供貨量，應(yīng)縮短供貨時間。非 當(dāng)年生產(chǎn)產(chǎn)品的備件供應(yīng)指屬公司淘汰型機型，當(dāng)年已不再生產(chǎn)的產(chǎn)品。客戶服務(wù)部根據(jù)銷售情況收集產(chǎn)品停產(chǎn)信息， 以便建立產(chǎn)品停產(chǎn)時間檔案， 做好備件采購計劃?？蛻舴?wù)部在確認(rèn)產(chǎn)品停產(chǎn)后， 對主要

8、備件一次性提供未來5年的需求訂單， 由工廠評審c ) 對工廠確認(rèn)不再供貨而市場上又需要的備件，是否需作末批次采購。由相關(guān)技術(shù)部門提前一個月向客戶服務(wù)部提供備件代用方案，否則造成的額外損失由工廠承擔(dān)。d ) 對于工廠未能提前一個月提供代用方案而造成在正常需求計劃中不能供應(yīng)的， 由工廠負(fù)責(zé)在收到需求訂單在兩個工作日內(nèi)提出替代方案，并將方案反饋至客戶服務(wù)部，作重新采購。對于生產(chǎn)特殊專用備件的獨家供應(yīng)商被淘汰前或備件無法替代時， 工廠應(yīng)提前一個月知會客戶服務(wù)部，客戶服務(wù)部根據(jù)產(chǎn)品的備件更換情況進(jìn)行末次批量采購進(jìn)行備件儲備。由于工廠未提前知會客戶服務(wù)部導(dǎo)致缺件維修，所產(chǎn)生的退換機的費用由工廠承擔(dān)。f )

9、 對于已淘汰機型的備件供應(yīng)周期由工廠提供， 按所提供的供貨時間進(jìn)行采購， 并將結(jié)果反饋至客戶服務(wù)部。g ) 對于供應(yīng)商已報廢版本包裝、標(biāo)貼類需求，由工廠提供特定包裝件或標(biāo)貼件進(jìn)行替換。h ) 對于工廠已淘汰不再生產(chǎn)的產(chǎn)品， 備件采購批量小或物料定價原因外協(xié)廠不愿供貨的， 工廠負(fù)責(zé)將原采購價與最新的采購價報給客戶服務(wù)部，后者根據(jù)市場需求擴大需求量或按照特殊物料填寫采購需求表給內(nèi)銷財務(wù)部核價后交工廠進(jìn)行采購。備件領(lǐng)用空調(diào)工廠負(fù)責(zé)將客戶服務(wù)部可領(lǐng)用物料情況在計劃評審后當(dāng)天提供給相關(guān)物料供應(yīng)部門。對于自制件，則由工廠在交貨期前一個工作日內(nèi)統(tǒng)一備齊至指定地點供客戶服務(wù)部領(lǐng)??；對于外協(xié)非自制件，工廠在交貨

10、期前一個工作日內(nèi)備齊所需物料在指定地點，供客戶服務(wù)部領(lǐng)用；對于外觀件需用包裝材料包好，以免劃花，否則客戶服務(wù)部有權(quán)不予接收，由于包裝不當(dāng)造成的損失由工廠承擔(dān)。冰箱對于箱體及門體等半成品備件，工廠應(yīng)按規(guī)范進(jìn)行打包，再提供給客戶服務(wù)部，否則客戶服務(wù)部有權(quán)不予接收，由于包裝不當(dāng)造成的損失由工廠承擔(dān)。對于箱體，在客戶服務(wù)部需要時，生產(chǎn)部應(yīng)將其從生產(chǎn)線上轉(zhuǎn)至指定的倉庫中保管。工廠生產(chǎn)部負(fù)責(zé)將可領(lǐng)用物料情況在計劃評審后當(dāng)天提供給客戶服務(wù)部，以便領(lǐng)料。客戶服務(wù)部領(lǐng)用備件后，如果發(fā)現(xiàn)存在質(zhì)量問題，應(yīng)在領(lǐng)用后二個工作日內(nèi)向工廠提出書面反饋，后者在一個工作日內(nèi)進(jìn)行回復(fù)，如無異議，則在一個工作日內(nèi)給予更換，如存在異

11、議，則由營運管理部按相關(guān)檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行仲裁，雙方按仲裁結(jié)果執(zhí)行。客服倉備件回用對于客服倉庫3 個月以上未使用的合格件物料，每月 5 日前由客戶服務(wù)部統(tǒng)計呆滯物料上報工廠相關(guān)部門，工廠在3 個工作日內(nèi)提出具體解決方案，因無法回用造成的呆滯損失由客戶服務(wù)部承擔(dān)。對可回用備件，工廠按不高于原采購價格的 3 折購回使用。批量性質(zhì)量問題備件的供應(yīng)對于批量質(zhì)量事故產(chǎn)生的備件需求，工廠應(yīng)負(fù)責(zé)承擔(dān)所有客戶服務(wù)部新備件采購的費用。對于客戶服務(wù)部庫存品，工廠應(yīng)按技術(shù)要求安排免費上線返修或重新更換新的替代品。工廠應(yīng)按客戶服務(wù)部的采購計劃(包括需求數(shù)量、要求供貨時間)在約定時間內(nèi)給予免費提供。如遇與成品生產(chǎn)有沖突的，應(yīng)

12、首先滿足備件采購計劃。故障壓縮機的保修更換供應(yīng)工作對于客戶維修更換下的故障壓縮機退廠，工廠應(yīng)對保修期部分予以免費更換同等數(shù)量、同型號或替代型號的壓縮機，或按當(dāng)時采購價抵購內(nèi)銷備件采購款。考核工廠備件供應(yīng)考核a ) 客戶服務(wù)部應(yīng)定期向工廠、 公司營運管理部通報備件周計劃、 月計劃訂單的供應(yīng)品種滿足率、供應(yīng)數(shù)量滿足率，并以此作為工廠備件供應(yīng)情況的考核依據(jù)。b ) 供貨品種滿足率、供貨數(shù)量滿足率的計算方法：備件供應(yīng)品種滿足率=計劃訂單需求實際供貨物料品種數(shù)/計劃訂單總物料品種數(shù)X100%備件供應(yīng)數(shù)量滿足率=計劃訂單需求實際供貨物料數(shù)量/計劃訂單總物料數(shù)量X100%如果物料評審到貨時間超過本管理辦法附

13、件中 工廠備件供貨周期 的時間或物料可供應(yīng)數(shù)量小于需求數(shù)，則按完成的百分比計算品種滿足率。c) 考核指標(biāo)：備件供應(yīng)品種滿足率不低于 70% ，備件供應(yīng)數(shù)量滿足率不低于90%。內(nèi) 銷備件計劃執(zhí)行考核a) 內(nèi)銷客戶服務(wù)部必須按規(guī)定向工廠下達(dá)月度及周執(zhí)行計劃， 計劃必須基本符合市場需求和倉儲能力，備件月度及周計劃準(zhǔn)確率將納入對內(nèi)銷的考核范圍；b ) 月度備件需求計劃和周備件需求計劃準(zhǔn)確率的計算方法：月度備件需求計劃準(zhǔn)確率=月度計劃內(nèi)備件實際領(lǐng)用數(shù)量/月計劃需求數(shù)量X100%周備件需求計劃準(zhǔn)確率二周計劃內(nèi)備件實際領(lǐng)用數(shù)量/周計劃需求數(shù)量X100%實際領(lǐng)用數(shù)量是在工廠可供應(yīng)的前提下計劃， 如果工廠無法供應(yīng)或無法完全供應(yīng)的品種計劃完成率為100% 。c) 考核指標(biāo)：月度備件需求計劃準(zhǔn)確率不低于70%，周備件需求計劃準(zhǔn)確率不低于100% 。公司營運管理部負(fù)責(zé)對各單位考核指標(biāo)達(dá)成情況進(jìn)行監(jiān)督、考核及獎罰。對于因不按該制度規(guī)定按時按期計劃、交貨、發(fā)貨、提貨的責(zé)任人一經(jīng)核實提交各工廠、公司進(jìn)行處理。相關(guān)責(zé)任界定及責(zé)任承擔(dān)內(nèi)銷客戶服務(wù)部對需求計劃的有效性、準(zhǔn)確性與可操作性負(fù)責(zé)。工廠對落實內(nèi)銷客戶服務(wù)部的需求計劃負(fù)