OA用戶使用幫助

1、 管理員手冊用戶使用幫助Copyright 2009. 藍(lán)曉 版權(quán)所有 第 PAGE 64 頁 共 NUMPAGES 64 頁 目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc299116912 1.1 首次登陸系統(tǒng)準(zhǔn)備 PAGEREF _Toc299116912 h 2 HYPERLINK l _Toc299116913 1.1.1 如何登陸系統(tǒng) PAGEREF _Toc299116913 h 2 HYPERLINK l _Toc299116914 1.2 個人用戶使用OA日常事務(wù)概覽 PAGEREF _Toc299116914 h 2 HYPERLINK l _Toc

2、299116915 1.2.1 找人 PAGEREF _Toc299116915 h 2 HYPERLINK l _Toc299116916 1.2.2 找事 PAGEREF _Toc299116916 h 8 HYPERLINK l _Toc299116917 1.2.3 找資料 PAGEREF _Toc299116917 h 11 HYPERLINK l _Toc299116918 1.2.4 找郵件 PAGEREF _Toc299116918 h 12 HYPERLINK l _Toc299116919 1.3 單據(jù)業(yè)務(wù)操作 PAGEREF _Toc299116919 h 13 HYPE

3、RLINK l _Toc299116920 1.3.1 流程審批 PAGEREF _Toc299116920 h 13 HYPERLINK l _Toc299116921 1.3.2 知識處理 PAGEREF _Toc299116921 h 22 HYPERLINK l _Toc299116922 1.3.3 郵件收發(fā) PAGEREF _Toc299116922 h 28 HYPERLINK l _Toc299116923 1.4 如何使用小秘書快捷辦公 PAGEREF _Toc299116923 h 36 HYPERLINK l _Toc299116924 1.4.1 找人 PAGEREF

4、_Toc299116924 h 37 HYPERLINK l _Toc299116925 1.4.2 看通知信息 PAGEREF _Toc299116925 h 37 HYPERLINK l _Toc299116926 1.4.3 處理事務(wù) PAGEREF _Toc299116926 h 38 HYPERLINK l _Toc299116927 1.4.4 看郵件提醒消息 PAGEREF _Toc299116927 h 38 HYPERLINK l _Toc299116928 1.4.5 記錄備忘提醒 PAGEREF _Toc299116928 h 38 HYPERLINK l _Toc299

5、116929 1.4.6 即時通訊 PAGEREF _Toc299116929 h 39 HYPERLINK l _Toc299116930 1.4.7 快速起草單據(jù) PAGEREF _Toc299116930 h 39首次登陸系統(tǒng)準(zhǔn)備如何登陸系統(tǒng)直接在IE地址欄輸入管理員公布的OA網(wǎng)址，即可鏈接到登錄頁面，用戶名一般是自己的中文名，默認(rèn)密碼統(tǒng)一為a，除非用戶的公司另有規(guī)定，請咨詢系統(tǒng)管理員個人用戶使用OA日常事務(wù)概覽找人找單個人員相關(guān)信息人員信息人員信息崗位和權(quán)限點查看崗位和權(quán)限人事檔案進(jìn)入查看人事檔案個人行為記錄查看個人行為記錄設(shè)置常用選項設(shè)置密碼、常用審批、流程代辦等常用選項找單個人所在

6、部門相關(guān)信息人員部門信息人員部門信息部門參與的流程部門參與的流程找個人所屬的崗位相關(guān)信息崗位成員信息崗位成員信息崗位參與的流程崗位參與的流程找事我發(fā)起的要別人協(xié)作的事我主動發(fā)起的要做的事情，通過菜單中的模塊新建找別人需要我做的事待辦處理事宜找我以前發(fā)起的事跟進(jìn)我發(fā)起的事情沒有辦完，需要進(jìn)行跟進(jìn)找我以前辦過的事情看進(jìn)展我協(xié)助別人做過的事情，進(jìn)行跟進(jìn)找資料精確找對于明確知道存放地方的資料，直接到對應(yīng)的知識文檔庫里面去找模糊找對于不內(nèi)容比較模糊的，不記得具體位置，采取模糊查找的方式搜索找郵件進(jìn)入郵箱，按不同的搜索條件查找郵件單據(jù)業(yè)務(wù)操作流程審批流程提交后可處理方式查看流程圖點查看流程圖，可以動畫查看

7、流程的審批過程，綠色代表審批通過，紅色代表審批停留的處理步驟流程收回當(dāng)流程發(fā)出后，發(fā)現(xiàn)流程中填寫的內(nèi)容有問題，續(xù)做修改時，可以收回操作，收回操作后，流程待辦將從下一步處理人回到本人的待辦事宜中，收回操作的時候，必須填寫收回的原因，只能收回流程發(fā)到下一步的流程，流程已經(jīng)審批到流程中間，不能再收回補簽與反饋意見當(dāng)流程審批中寫的內(nèi)容不夠詳盡或者由未盡事宜時，不用收回流程修改，可直接補簽意見提交即可，提交時，系統(tǒng)會默認(rèn)把之前流程經(jīng)過的人員列出來，供快捷選使用，不需到“通訊錄選擇”中選擇歸檔、發(fā)布在流程中，可以將需要保存的附件或者正文歸檔到“公共資料”或者“制度庫”里面，填寫如下圖內(nèi)容；若是需要將審批的

8、正文或者附件發(fā)布到首頁上，供人閱覽，有權(quán)限的人員可以選擇“同時發(fā)布到首頁”選擇“是”，就可以選擇首頁的欄目，確認(rèn)歸檔、發(fā)布流程催辦當(dāng)流程審批發(fā)出后，流程停留在某人待辦中很久，沒有得到答復(fù)或者繼續(xù)審批，點“發(fā)送催辦”對方將收到一條催辦事宜的待辦，提醒對方趕快審批辦理如何處理待辦首頁中間，“我的待辦”中是當(dāng)前需要處理的事務(wù)，點加進(jìn)去，填寫辦理意見，即可審批處理待辦事宜，審批提交后，待辦就會取消如何跟蹤待辦在首頁中，待辦框，鼠標(biāo)浮動到切換，可切換到我起草的流程未結(jié)束的，或者我經(jīng)手的未結(jié)束流程，進(jìn)去，可跟蹤查看流程辦理情況收到待辦事宜的處理方式給下一步辦理直接提交給下一步人員辦理駁回上一步操作在流程流

9、轉(zhuǎn)中，若流程中有未盡事宜說明或者錯誤，用于退回上一步操作人員修改，重新審批駁回起草人若起草人（申請人）流程事宜有錯誤、遺漏之處、或者審批不通過，可將流程直接退回起草人修改或者退回起草人作廢流程作廢流程流程審批不通過或者流程無效時候，作廢流程結(jié)束流程流程審批過程結(jié)束后，流程整閉環(huán)結(jié)束，將流程結(jié)束掉，不再有待辦事宜，標(biāo)識事情辦理結(jié)束轉(zhuǎn)給其他人辦理當(dāng)待辦事宜需要轉(zhuǎn)發(fā)（授權(quán)）給其他人員辦理時，可將流程轉(zhuǎn)于其他用戶，轉(zhuǎn)發(fā)給他人辦理時不會改變流程節(jié)點屬性轉(zhuǎn)發(fā)郵件當(dāng)流程中事宜需要對外部聯(lián)系溝通，可將流程中正文和附件內(nèi)容轉(zhuǎn)為郵件，快速形成郵件，發(fā)給相關(guān)人員流程轉(zhuǎn)發(fā)其他流程可以以辦理的流程為基礎(chǔ)，流程轉(zhuǎn)發(fā)其他流

10、程，系統(tǒng)會將流程中的正文和附件轉(zhuǎn)到其他流程，繼續(xù)流轉(zhuǎn)；在轉(zhuǎn)發(fā)過程中，未參與前面流程的人員看不到流程的流轉(zhuǎn)審批過程，多用于流程的審批意見保密或者流程與流程的銜接操作補簽與反饋意見主要用于對流程未盡事宜補充意見，或者細(xì)節(jié)追問歸檔、發(fā)布把流程中有價值的附件或者正文內(nèi)容歸檔沉淀到文檔庫里，實現(xiàn)流程到文檔的轉(zhuǎn)化、互通知識處理新建知識新建打開文檔庫模塊，新建，填寫標(biāo)題、選擇分類，正文內(nèi)容填寫，標(biāo)題和分類都是以后查找文檔的重要切入點對知識進(jìn)行授權(quán)為了提高文檔的安全性，可對文檔每一份文檔進(jìn)行授權(quán)，系統(tǒng)默認(rèn)文檔只能由自己本人閱讀和編輯，若希望文檔授權(quán)其他用戶就能立即分享，可發(fā)提醒消息給用戶，設(shè)置完成，保存文檔即

11、可。資料保存后可做的事情修改有文檔修改權(quán)限的人員可直接對文檔進(jìn)行修改，修改的文檔不涉及版本的更新直接新建在文檔上就快捷新建另外一份新的知識文檔，不需要再進(jìn)模塊中新建新建并復(fù)制以現(xiàn)有的知識文檔為基礎(chǔ)，新建一份文檔，新建的文檔會復(fù)制舊的文檔，復(fù)制后做修改就快速成為一份新的知識文檔轉(zhuǎn)庫如果知識文檔的存放地有錯誤，需要轉(zhuǎn)移到其他的知識庫時，可以通過轉(zhuǎn)庫的方式實現(xiàn)，轉(zhuǎn)庫以后，當(dāng)前庫里面的就不會再有這份知識文檔，知識將被轉(zhuǎn)移到其他的庫里面更新版本無需審批更新版本不需要經(jīng)過審批舊更新，區(qū)別于修改，修改是不更新版本的，無需審批修改，版本是會變更的審批版本更新需要通過流程審批評審后才能定下來新的版本點評可設(shè)置是

12、否能對模塊的文檔進(jìn)行點評的功能，收集意見，方便改版推薦當(dāng)需要把某一文檔給到?jīng)]有閱讀權(quán)限的用戶，而有不希望用戶看到模塊的或者分類的所有文檔時，可以將文檔推薦給需要的用戶，不會影響整個模塊的其他文檔的權(quán)限發(fā)布到首頁擁有首頁欄目管理權(quán)限的用戶，可將文檔發(fā)布到首頁欄目，供大家閱覽轉(zhuǎn)發(fā)為郵件用于通過文檔快速起草郵件，系統(tǒng)會將文檔標(biāo)題帶入郵件標(biāo)題，正文和附件也將帶入郵件正文和附件，填寫收件人地址即可發(fā)送郵件郵件收發(fā)如何查看郵件本系統(tǒng)郵件分為三種：內(nèi)部郵件、外部郵件、系統(tǒng)知會信息。內(nèi)部郵件：是指公司內(nèi)部人員所發(fā)給內(nèi)部人員的郵件，點擊“內(nèi)部郵件”即可查看發(fā)來的郵件。外部郵件：是指外部人員所發(fā)來的郵件，如客戶方

13、或其它人員人員發(fā)來的郵件。查看操作類似所上。系統(tǒng)知會信息：是指所有在系統(tǒng)里所發(fā)生的工作流以及資料庫，有知會（抄送或提醒）給你所產(chǎn)生的知會信息，全部積累在系統(tǒng)知會信息里，并且在系統(tǒng)首頁中的提醒郵件里面同時也會顯示。查看操作類似同上。如何搜索郵件郵件系統(tǒng)-搜索郵件，輸入要搜索的內(nèi)容，點擊搜索郵件即可，如圖：如何刪除郵件進(jìn)入查看郵件，選擇所要刪除的郵件，點擊“刪除”或“徹底刪除”即可，并且可以把郵件標(biāo)記來已讀或未讀，如圖所示：如何查看已發(fā)的郵件點擊“發(fā)件箱”，查看即可，可刪除或轉(zhuǎn)入文件夾。所圖：如何回復(fù)郵件和轉(zhuǎn)發(fā)郵件點擊外部郵件，打開某個郵件，進(jìn)入查看郵件頁面，選擇“回復(fù)”或“轉(zhuǎn)發(fā)”，或其它設(shè)置，如

14、圖：如何寫郵件點擊“寫信”，進(jìn)入寫信模塊，選擇所要發(fā)送的種類，如“內(nèi)部郵件外部郵件或個人通訊中，填寫收件人、主題、正文內(nèi)容、以及附件的上傳等，點擊“發(fā)送”即可。如暫時不發(fā)，可直接暫存在存草稿，如整體圖所示：如何建立個人通訊錄點擊“個人通訊錄”，新建聯(lián)系人即可，或者“從公司通訊中導(dǎo)入”或“從vsv文件導(dǎo)入”，同樣也可以把聯(lián)系人直接從系統(tǒng)中導(dǎo)出來，如圖：如何設(shè)置個人郵件個性簽名和其它設(shè)置點擊左上角“設(shè)置”，選擇附加簽名，即可設(shè)置個性簽名，點擊“保存設(shè)置即可。如果不需要簽名設(shè)置，則選擇不附加簽名，如圖：如何建立郵件分類文件夾點擊左下角“文件夾”，點擊“新建”即可創(chuàng)建新的文件夾，如圖：如何把郵件轉(zhuǎn)入文

15、件夾進(jìn)入某個郵件，選擇轉(zhuǎn)入文件夾下的類別文件，如圖：如何把郵件轉(zhuǎn)為工作流審批進(jìn)入某個郵件，選擇轉(zhuǎn)發(fā)工作流下的工作流，如圖：如何設(shè)置收信規(guī)則點擊左下角“收信規(guī)則”，新建收信規(guī)則，填寫規(guī)則內(nèi)容即可，收信規(guī)則用來設(shè)置郵件黑白名單，防止部分垃圾郵件，的如圖：如何設(shè)置接受其他第三方郵件點擊左下角“其它郵箱”,點擊“設(shè)置”，按內(nèi)容填即可。如何使用小秘書快捷辦公藍(lán)曉小秘書是一個開機即自動運行的客戶端小軟件，它將OA系統(tǒng)中大部份最常用的功能從網(wǎng)頁上集成到一個小窗口中，讓OA用戶能夠方便的快捷的使用這些功能，避免了用戶頻繁的從網(wǎng)頁登錄系統(tǒng)帶來的麻煩，此外，小秘書的高頻度的事件提醒功能解決了很多人不經(jīng)常主動登錄O

16、A系統(tǒng)處理待辦的問題，達(dá)到事找人的目的，而不是人找事。找人通過小秘書查找人員，并可看見同事是否在線，快速聯(lián)系溝通看通知信息通過小秘書查看公司通知信息處理事務(wù)處理待辦事宜看郵件提醒消息在小秘書上直接處理郵件記錄備忘提醒記錄備忘，設(shè)置只備忘提醒即時通訊小秘書即時溝通聊天快速起草單據(jù)通過小秘書快速起草工作流、知識文檔庫附錄資料：不需要的可以自行刪除OA是什么說起OA（Office Automation，辦公自動化），幾乎是人們都熟識和耳聞的一個IT名詞。然而什么是OA？卻是眾說紛紜、莫衷一是。這主要是因為隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，關(guān)于OA的描述也在不斷充實，但至今還沒有人對OA下

17、過最權(quán)威、最科學(xué)、最全面、最準(zhǔn)確的定義。其實OA的概念是動態(tài)的，進(jìn)化論不管是其外延還是內(nèi)涵，已與十幾年前的OA發(fā)生了很大的變化?？傮w上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實現(xiàn)辦公自動化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機整合。一個獨立存在的OA辦公自動化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。辦公自動化的發(fā)展經(jīng)歷了四個階段：從PC機加上個人辦公軟件實現(xiàn)的文字處理是第一個階段，這個階

18、段大概在80年代到90年代初，大家主要是實現(xiàn)文字處理，就是單機的辦公自動化；第二個階段是局域網(wǎng)的出現(xiàn)，局域網(wǎng)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了文件共享、信息共享，這個應(yīng)該在90年代的初期；第三個階段，這個階段的特點是以群件技術(shù)為基礎(chǔ)、以協(xié)同工作和知識管理為目標(biāo)的辦公自動化。第四個階段，即協(xié)同辦公門戶，這個階段的特點是OA系統(tǒng)作為整個組織內(nèi)部信息化的入口，相對于外部門戶（互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站）。與組織內(nèi)各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行集成，數(shù)據(jù)集中展現(xiàn)。OA軟件的效用從OA軟件近些年的發(fā)展來看，特別是進(jìn)入OA第四個階段協(xié)同辦公門戶。具備以下七個方面的功效。(一)內(nèi)部通訊平臺建立組織內(nèi)部的郵件系統(tǒng)，短信系統(tǒng)，即時通訊系統(tǒng)、論壇、個人博客等

19、，使組織內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。(二)信息發(fā)布平臺在內(nèi)部建立一個有效的信息發(fā)布和交流的場所，例如電子通告、新聞發(fā)布、電子論壇、電子刊物，使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報、技術(shù)交流、公告事項等能夠在組織內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠即時的了解組織內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。(三)工作流程自動化這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。目前的企業(yè)和單位都存在著大量的工作流程，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報，等等，都是一些流程化的工作，每個單位都會有大量的流程。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，就可以規(guī)范各項工作，提高單位協(xié)同工作的效率，極大的減少中

20、間環(huán)節(jié)的摩擦。（四）文檔管理的自動化使各類的文檔（包括各種文件、知識、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。（五）輔助辦公它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議管理、車輛管理、辦公物品管理、圖書管理等與我們?nèi)粘＾k公事務(wù)性的工作相結(jié)合的各種輔助辦公，要實現(xiàn)這個輔助辦公的自動化。（六）信息集成我們每一個單位，特別是企業(yè)都存在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如購銷存、ERP等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。作為我們企業(yè)的信息源，往往都在這個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些企業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)很好的集成，使相關(guān)的人員能夠有效的獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度。（七）實現(xiàn)分布式辦公就是要解決分布式辦公和移動辦公，要支持多

21、分支機構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動辦公。現(xiàn)在來講，市場競爭使企業(yè)的規(guī)模越來越大，地域分布越來越廣，移動辦公和跨地域辦公成為很迫切的一種需求。OA系統(tǒng)的兩個必備條件如果你準(zhǔn)備上OA辦公軟件，首先需回答好以下兩個問題：（一）了解自己的需求是否能很清晰的了解自己的辦公需求，以及需求的重點，是OA軟件成功實施的重要前提，也是選擇OA廠商的重要參考指標(biāo)。就像你上街買一件日用品，日用品的種類很多，價格迥異，適合不同的消費群體。所以第一步，你必須知道自己要什么。（二）組織保障 OA系統(tǒng)的實施應(yīng)用，觸及大家的工作習(xí)慣，甚至各個業(yè)務(wù)部門利益，加上OA系統(tǒng)的用戶基本涵蓋所有組織成員。特別是在初期，實施阻力較大，是

22、否有一個強有力的組織保障是關(guān)鍵所在。很多單位視之為“一把手”工程，實不為過。從前期需求收集到需求篩選、需求確認(rèn)；從調(diào)研廠商到選擇廠商；從實施組織到培訓(xùn)、試用在整個過程中，信息部門、辦公室作為OA軟件推進(jìn)的責(zé)任部門，必須有有效的組織實施手段及方法。納入績效考核是較為可行的辦法。如何規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)如何“規(guī)劃自己的OA系統(tǒng)”？許多客戶單位并不清楚。只是看到別人都在實施了OA系統(tǒng)、自己也需要這樣的系統(tǒng)。但對于如何規(guī)劃問題則比較模糊。 系統(tǒng)規(guī)劃包括這些問題的考慮： 實施目標(biāo)及明確需求？ 是分期實施、還是一次性實施？ 系統(tǒng)實施的范圍？是全單位，還是局部？ 單位管理制度上是否前行，是否作好了改造的準(zhǔn)備？

23、 資金是否到位？是否配備了專門的管理員負(fù)責(zé)？在明確了以上問題后，便可以進(jìn)行市場咨詢、招標(biāo)等過程。一般情況下，專業(yè)的OA系統(tǒng)服務(wù)商往往會根據(jù)您的規(guī)劃、需求提出良好的建設(shè)和方案。許多單位不明確時，往往習(xí)慣于到其它單位“考察”，這是非常必要的。但是有一點須明白：OA系統(tǒng)代表著企業(yè)的管理思想、管理辦法、經(jīng)營思路，而各家與各家往往是不一樣的。所以考察不是看都實施了什么樣的功能？最重要的是要了解： 某些管理問題在系統(tǒng)中是如何解決的？ 如何確保系統(tǒng)實施和推廣？ 在過程中都遇到哪些難題，并且是如何解決的？如何定義自己的OA需求（一）需求陷阱貪大求全內(nèi)部需求的采集一般都是把一疊白紙發(fā)給各個業(yè)務(wù)部門，一段時間后收

24、集上來匯總；然后從各個OA廠商的產(chǎn)品文檔中各抽取部分，然后整理出一個大而全，缺乏整體性考慮的需求。作為招標(biāo)文件，讓各個OA廠家去做方案。你還堅持這些需求是客觀合理的，而且必須100%滿足，如是這樣，你離失敗不遠(yuǎn)了。為什么這樣說呢？我們來看看，首先你搜集上來的各個業(yè)務(wù)部門的需求，很多是站在部門角度去考慮需求，普遍的情況是這些需求充滿著本來應(yīng)該歸納到業(yè)務(wù)范疇的應(yīng)用需求。依照這種需求，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%滿足。面對這些需求中復(fù)雜的術(shù)語和深奧晦澀的部門業(yè)務(wù)概念，作為項目負(fù)責(zé)人的你未必能夠逐一甄別。其次，你的需求要集各個OA軟件廠商之所長，而且要100%滿足。任何一家OA軟件產(chǎn)品，都有自己

25、的特色，亮點。要一個集所有廠家之所長的產(chǎn)品幾無可能。如果一定要有的話，代價是實施周期無限期的延長，資金投入成倍的加大。直到開發(fā)出一個你認(rèn)為集各個OA軟件廠商之所長的產(chǎn)品來。實施周期無限期的延長與需求的不斷變化，永遠(yuǎn)沒有止境，最后項目只有不了了之，以失敗告終，這樣的前車之鑒還少嗎？（二）需求建議所以你必須這么去整理需求，從繁雜浩瀚的細(xì)節(jié)中脫出身來，本位主義一概放到后面，先找到一個組織共性的需求協(xié)同，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。另外你可能有其他各種需求，有你敬畏的上級提出的，有強勢部門提出的，有不起眼的人提出的，其技術(shù)難度和實施難度可能有天壤之別，你必須衡量輕重緩急以及其需求是

26、否滿足對全局的成敗影響。否則這些匯總的需求將使得你毫無把握項目主干進(jìn)度的節(jié)奏的能力，雙方有限的資源被分解為千瘡百孔補丁工程，重蹈前人久拖不上的覆轍。選型八大誤區(qū)應(yīng)用OA系統(tǒng)實行辦公自動化已經(jīng)成為很多企事業(yè)單位加強內(nèi)部管理，提升辦公效率和辦公質(zhì)量的重要手段。但是很多單位在選擇OA系統(tǒng)的過程中陷入各種各樣的誤區(qū)，這里我列舉了八大有代表性的誤區(qū)，供廣大用戶借鑒。誤區(qū)一：自己開發(fā) 自己開發(fā)OA更能夠滿足自身要求，還可以隨時升級、維護(hù)，可控性強，能避免上當(dāng)受騙，但實際上呢？首先，OA系統(tǒng)已經(jīng)涉及到越來越多的學(xué)科技術(shù)，包括計算機、通信、網(wǎng)絡(luò)、管理與行為、多媒體、數(shù)據(jù)庫、圖形圖像等等，是一個需要綜合各種人才

27、的團(tuán)隊工程，一個或者幾個普通程序員已經(jīng)很難做好。其次，單位內(nèi)部的程序員受行業(yè)和職位限制，無法掌握最新的管理理念及其發(fā)展趨勢，往往只能對市面上的OA系統(tǒng)和自己單位的辦公流程進(jìn)行簡單模仿和克隆，不能夠真正實現(xiàn)提升管理水平的目的；再次，頻繁調(diào)整OA系統(tǒng)會嚴(yán)重影響員工的快速掌握和正常使用，延長融合期；最后，開發(fā)OA系統(tǒng)需要耗費大量的人力、物力、財力、管理、時間成本，不可控因素很多，綜合費用最低也要幾萬元，很多都要數(shù)十萬元，顯然得不償失。因此除了個別特大型企業(yè)和敏感性單位，建議普通企業(yè)不必自己開發(fā)。誤區(qū)二：功能越全越好 只要你肯付錢，軟件的功能是可以無限擴充的，但這是你必需的么？首先，容易造成功能閑置，

28、系統(tǒng)空洞；其次，功能越全，系統(tǒng)越復(fù)雜，使用越困難，維護(hù)越麻煩；再次，功能多一點，價格多一片，一次性投入太大最后，服務(wù)成本直線上升，隱形風(fēng)險增大，甚至使應(yīng)用半途而廢。選購OA系統(tǒng)時應(yīng)該考慮一下自己的實際需求和支付能力，如果以適用為出發(fā)點，那么就堅決砍掉那些可有可無、利用率低的“雞肋”功能，選一個功能緊湊，滿足自己核心需求的既便宜又容易二次開發(fā)的系統(tǒng)。其實，就OA的功能來說，在通用的核心功能之外，每增加10%，價格至少會增加100%-300%，經(jīng)理人要看看自己有沒有必要為剩下的20%多付那么多的費用。需要注意的是，為滿足中小企業(yè)客戶“小而全”的特點，有的OA集成了人事、客戶、財務(wù)等功能模塊，這些模

29、塊往往是“看起來很美”，并不能代替專業(yè)的管理軟件，只能做最簡單的記錄和備份工作誤區(qū)三：價格越低越好 價格低固然是好事，但是是不是越低越好呢？首先，質(zhì)量問題。這種價格極低的OA多是小公司和個人開發(fā)的，還有是個人離職后從原來的企業(yè)里帶出來的，產(chǎn)品的穩(wěn)定性、升級性、版權(quán)等都沒有保障；其次，服務(wù)問題。這種軟件一般無法提供可靠的服務(wù)，即使提供服務(wù)也要付出高昂的服務(wù)費。軟件的服務(wù)是和產(chǎn)品融為一體的，軟件報價應(yīng)該包括一個合理的后續(xù)服務(wù)的費用，不然用戶利益得不到有效的保障，服務(wù)費就成了一個無底洞。記住，過低的報價往往損失了軟件應(yīng)用的功能和服務(wù)，是對客戶的不負(fù)責(zé)任。還有很多原因?qū)е庐a(chǎn)品低于正常價格銷售，比如惡性

30、競爭、搶占市場、爭奪用戶、產(chǎn)品剛上市或準(zhǔn)備退出市場等等，這就要求用戶不能貪圖便宜，最終損害了自己的利益。誤區(qū)四：系統(tǒng)應(yīng)該完全符合單位的辦公模式 如果有人說他要找一個完全符合自己辦公模式的系統(tǒng)，那么我們要問：這樣的系統(tǒng)價值在哪里？首先，軟件必須要體現(xiàn)它自身的思想和特點，因為這是軟件的作用所在，價值體現(xiàn)； 其次，OA系統(tǒng)不是將傳統(tǒng)辦公搬到網(wǎng)上，它融合了先進(jìn)的管理理念和積極的工作態(tài)度，體現(xiàn)了新的辦公方式；再次，OA的公開、公正、透明會觸及某些人的私人利益，使之產(chǎn)生抵觸心理。誤區(qū)五：大企業(yè)開發(fā)的一定好 大企業(yè)開發(fā)的不一定好，即使好又真的適合你么？首先，術(shù)業(yè)有專攻，大企業(yè)能做強某個軟件或者硬件，卻不一定

31、能做好OA，因為它們是不同的概念其次，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)價格驚人，往往是普通OA的數(shù)倍甚至數(shù)十倍； 功能呢是大同小異。再次，OA系統(tǒng)的開發(fā)技術(shù)和理念日漸成熟，很多公司都開發(fā)出了優(yōu)秀的OA軟件；最后，大企業(yè)開發(fā)的OA系統(tǒng)更適合大企業(yè)來用，因為中小企業(yè)使用的版本需要具有中小企業(yè)特色，包括結(jié)構(gòu)、功能、流程、維護(hù)等。相反規(guī)模不是很大的公司開發(fā)出來的系統(tǒng)可能更實用，因為他們對中小企業(yè)理解更直接，更深刻。誤區(qū)六：選一個OA軟件來徹底改善管理 單位管理混亂，能通過一個軟件來解決問題么？首先，管理混亂是因為沒有規(guī)范的流程，而規(guī)范的流程需要人來制定，然后借助OA系統(tǒng)來讓流程得到有效的執(zhí)行；其次，OA是一個工具

32、，不具有主觀能動性，管理中最重要的問題如激勵、分析、決策等等都需要人來完成；再次，OA的作用是提高整個單位的辦公效率和辦公質(zhì)量，將人從低端工作中解放出來處理核心事務(wù)。所以，過低或過高的看待OA的作用都是不正確的，只有提高整個單位的人員素質(zhì)，特別是領(lǐng)導(dǎo)者素質(zhì)，才能徹底提高管理水平。當(dāng)然也不是說必須讓管理變得完美之后再來應(yīng)用OA，OA與人的作用應(yīng)該是相輔相成、互相促進(jìn)。 誤區(qū)七：一步到位，一勞永逸 一步到位就能一勞永逸么？首先，企業(yè)發(fā)展不會一步到位，人員、規(guī)模、制度、思維、文化等都在不斷的調(diào)整、改進(jìn)中；其次，產(chǎn)品發(fā)展不會一步到位，應(yīng)用技術(shù)、功能模塊、管理理念日新月異，必須時刻更新；再次，社會發(fā)展不

33、會一步到位，社會進(jìn)步突飛猛進(jìn)，要么創(chuàng)新，要么淘汰。任何軟件都是滿足當(dāng)前乃至未來一段時間的需要，不可能一步到位，一勞永逸。軟件沒有最好，只有更好，只有保持不斷的改進(jìn)，才會保持持續(xù)的優(yōu)勢。所以在選擇軟件的時候，應(yīng)該選擇那些易于擴充升級的。 誤區(qū)八：好的OA系統(tǒng)并不需要什么服務(wù) 服務(wù)既費錢又麻煩，找個完善的OA來省卻諸多煩心事，可行嗎？首先，買軟件只是第一步，真正的工作在于應(yīng)用，這是個長期的過程，沒有可靠的服務(wù)是不可能做好的；其次，OA系統(tǒng)發(fā)展迅速，拒絕服務(wù)也就拒絕了持續(xù)改進(jìn)、持續(xù)領(lǐng)先的機會；再次，單位自己的維護(hù)人員的技術(shù)水平很難滿足技術(shù)發(fā)展需要。OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成強調(diào)協(xié)同，不僅僅是OA內(nèi)部的協(xié)同，

34、而應(yīng)該是OA與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的協(xié)同、無縫對接。近些年來不少企業(yè)都建立自己的OA系統(tǒng)，上馬了財務(wù)軟件，并陸續(xù)引入了進(jìn)銷存、ERP、SCM、EHR、CRM等系統(tǒng)，這些系統(tǒng)雖在提升企業(yè)效率和管理的同時，也形成了各自為政的信息孤島，難于形成整合效應(yīng)來幫助企業(yè)更高效地管理和決策。因此能整合各個系統(tǒng)、協(xié)同這些系統(tǒng)共同運作的集成軟件便成了大勢所趨，將愈來愈受企業(yè)的歡迎。那如何解決OA與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合甚至是無縫隙結(jié)合呢？OA產(chǎn)品必須具有強大的協(xié)同功能，首先內(nèi)部的協(xié)同，現(xiàn)在更重要的是與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的協(xié)同，能把企業(yè)中已存在的MIS系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等存儲的企業(yè)經(jīng)營管理業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)集成到工作流系統(tǒng)中，使得系統(tǒng)界

35、面統(tǒng)一、帳戶統(tǒng)一，業(yè)務(wù)間通過流程進(jìn)行緊密集成，查閱數(shù)據(jù)能方便自如，而不必切換到不同系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)用。OA和其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合、無縫集成主要體現(xiàn)在統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、理念上的集成，只有制定OA統(tǒng)一產(chǎn)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，各家廠商都使用標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)議，才能使各種系統(tǒng)更好地結(jié)合和對接；同時系統(tǒng)內(nèi)應(yīng)采用開放式體系結(jié)構(gòu)，各個模塊獨立實現(xiàn)，并具有標(biāo)準(zhǔn)接口，能為今后系統(tǒng)的升級和擴展打下良好基礎(chǔ)。這是一個漫長的接口的發(fā)育過程，需要漫長的實踐積累才能保證接口的成熟度。萬戶ezOFFICE系統(tǒng)本身就包含許多應(yīng)用模塊，對這些模塊進(jìn)行了大量深入的整合，比如：可以將知識管理、工作流程、公文管理以及各類辦公事務(wù)的處理結(jié)果或過程進(jìn)行歸檔到檔案系統(tǒng)中

36、，這些模塊也都可以隨時調(diào)用即時通訊系統(tǒng)、短消息系統(tǒng)進(jìn)行通知。此外在菜單管理、界面管理里都考慮到了通過單點登錄、數(shù)據(jù)采集實現(xiàn)ezOFFICE與其他系統(tǒng)的整合。個性化需求如何滿足協(xié)同辦公系統(tǒng)比起ERP、CRM等管理軟件來說，客戶的個性化可能會更強，從而導(dǎo)致很多這類項目都離不開大量的二次開發(fā)，而二次開發(fā)就決定著系統(tǒng)實施的風(fēng)險，不做二次開發(fā)又無法很好地滿足用戶的個性化需求，為了解決這一難題，萬戶ezOFFICE在產(chǎn)品規(guī)劃中，部署了大量的自定義工具，包括圖形化工作流自定義、數(shù)據(jù)庫自定義、界面自定義、菜單自定義，以及大量的設(shè)置和開關(guān)，如權(quán)限、角色、崗位、群組、組織等的設(shè)置。通過這些功能或工具，讓用戶對系統(tǒng)

37、的控制力大大加強，在日常的使用中不再過分依賴軟件開發(fā)商，能夠讓系統(tǒng)迅速適應(yīng)管理的變革，能夠讓軟件系統(tǒng)為用戶真正創(chuàng)造更多價值。OA軟件的互聯(lián)網(wǎng)化軟件企業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)一個典型的區(qū)別是：互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)從誕生之日起就把互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)，人性化設(shè)計、界面友好作為企業(yè)發(fā)展的立足點。軟件企業(yè)更多側(cè)重的是功能實現(xiàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，軟件企業(yè)逐漸意識到，功能對于軟件產(chǎn)品固然重要，但軟件界面的友好，人性化，互聯(lián)網(wǎng)化是軟件能否迅速推廣應(yīng)用的關(guān)鍵。對于大眾計算機知識、應(yīng)用的普及，互聯(lián)網(wǎng)相對于軟件本身來說，起到了主導(dǎo)性的作用。萬戶網(wǎng)絡(luò)1998年成立之初，就把自己定位于互聯(lián)網(wǎng)事業(yè)，所以對軟件的互聯(lián)網(wǎng)化有著深刻的認(rèn)識。協(xié)同辦公就

38、是組織的內(nèi)部門戶（相對于外部門戶網(wǎng)站）。外部門戶應(yīng)用的普及，對組織用戶OA使用有著很好的應(yīng)用基礎(chǔ)?；ヂ?lián)網(wǎng)化更多的體現(xiàn)是操作體驗，所以萬戶ezOFFICE在客戶群推廣的過程中，這一優(yōu)勢體現(xiàn)的比較明顯，普通用戶的舒適度感受和新系統(tǒng)的適應(yīng)速度明顯高于這些用戶單位實施過的各類其他軟件系統(tǒng)。ezOFFICE的產(chǎn)品設(shè)計團(tuán)隊在系統(tǒng)的易用性和人性化上花費了大量心思，系統(tǒng)的設(shè)計不是以實現(xiàn)功能為目的，而是以各種計算機水平的用戶能輕松的用起來為目的。項目化vs產(chǎn)品化優(yōu)點缺點產(chǎn)品化1.無數(shù)用戶驗證了功能的適用性、性能的穩(wěn)定性，并且還可以持續(xù)升級，成熟度較高2.高性價比3. 低風(fēng)險1.不能一次滿足所有細(xì)節(jié)需求2.產(chǎn)品化

39、的升級節(jié)奏可能與你的需求的成長的速度之間的匹配是個問題項目化1.能一次性滿足細(xì)節(jié)需求2.根據(jù)需求量身定制1.高成本2.長周期的3.高風(fēng)險的4.無法升級5.持續(xù)性服務(wù)幾無可能比較了兩種模式之后，大部分客戶會選產(chǎn)品化，但有一些客戶還是期望在購買時獲得承諾滿足產(chǎn)品化尚無法滿足的個性化需求。這種情況下，導(dǎo)致了第三種模式的出現(xiàn)產(chǎn)品化局部定制。這種方式完美嗎？未必，是需要條件，或者說婚姻雙方需要妥協(xié)的，才會有和諧美滿的婚姻。產(chǎn)品化局部定制會有兩個結(jié)果一、客戶的需求如果產(chǎn)品構(gòu)架可以支持以擴展模塊的方式滿足，那么OK。二、如果產(chǎn)品化的技術(shù)構(gòu)架不支持，客戶的需求如果要滿足，就只能以犧牲升級來換取。在這種魚和熊掌

40、不可兼得的局面下，大部分客戶會選擇部分版本升級滿足、部分以不影響升級的局部定制滿足，部分舍棄。從而保持了系統(tǒng)的可升級性，因為從長遠(yuǎn)看，升級所換來對全局性的價值遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于局部的個性化滿足所帶來的價值。安全性考慮OA是公司的文件及信息的存儲中心，系統(tǒng)的安全性是至關(guān)重要的。除了考慮到防火墻軟件，防病毒軟件之外，還需考慮如下四個方面：(一)密碼的安全性 硬件加密鎖：有一個USB硬件設(shè)備，象U盤一樣的東西，里面存放了登陸者的認(rèn)證信息，當(dāng)?shù)顷憰r，必須插上鑰匙才能進(jìn)行密碼的驗證。(二)登陸的限制及記錄1.日志：查出誰用了哪些功能，詳細(xì)的日志記錄，可以查出誰在什么時候，用了哪個功能，對于登陸失敗也有詳細(xì)記錄。好

41、的日志系統(tǒng)可以提供管理員分析的工具，及時發(fā)現(xiàn)問題。2.內(nèi)部IP訪問限制：可以設(shè)定僅限內(nèi)部的IP地址段的用戶才能訪問，可以減少外部侵入的風(fēng)險。3.特定區(qū)域的限制：可以設(shè)定只有某個區(qū)域的可以訪問系統(tǒng)。如公司只有北京和上海有分支機構(gòu)，那么設(shè)定特別區(qū)域限制后，可以減少外部侵入的風(fēng)險。(三)傳輸協(xié)議的安全性 1.SSL方式：普通的網(wǎng)絡(luò)傳輸采用的是HTTP協(xié)議，如上面所述，HTTP協(xié)議是明文協(xié)議，只要截取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)就可以反轉(zhuǎn)過來，而SSL協(xié)議是通過私鑰認(rèn)證的，即使獲得了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流，如果沒有相應(yīng)的密鑰，也無法反編譯出數(shù)據(jù)。2.VPN方式：如果要跨區(qū)域使用，數(shù)據(jù)就需要在公網(wǎng)上傳輸，為了保證轉(zhuǎn)輸?shù)陌踩?，SSL方

42、式提供了非明文協(xié)議方式。VPN提供也另外一種形式的非明文傳輸協(xié)議。(四)侵入后的安全性 1.數(shù)據(jù)加密存儲：數(shù)據(jù)庫中存放的數(shù)據(jù)大多數(shù)是明文存放，如果黑客一旦有機會侵入系統(tǒng)，如果是明文存放的，該數(shù)據(jù)很容易暴露出來。所以對一些核心數(shù)據(jù)，需要在數(shù)據(jù)庫存儲時，就進(jìn)行了數(shù)據(jù)加密。2.數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼：請務(wù)必設(shè)定和修改數(shù)據(jù)庫的默認(rèn)密碼，現(xiàn)在很多系統(tǒng)的默認(rèn)密碼為空，這會造成很大的安全隱患。以上的安全措施，用戶可以根據(jù)實際情況及預(yù)算，選擇一種或幾種進(jìn)行組合，總而言之，安全與經(jīng)濟(jì)性、易用性是成反比的。安全性越高，成本越高，使用的難度會增加。需要量力而言。實施方法論經(jīng)歷了ERP的一哄而上、盲目投資，經(jīng)歷了財務(wù)軟件鋪

43、天蓋地的練兵，我們在最近幾年迎來了協(xié)同辦公系統(tǒng)的發(fā)展，并在應(yīng)用、管理軟件的汪洋大海中嶄露頭角。 當(dāng)軟件大軍又一哄而上、都來“協(xié)同”糊口的時候，萬戶網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)如藍(lán)色巨人IBM一樣在關(guān)注如何打造100%的客戶滿意率了。如何使項目成功？如何為客戶創(chuàng)造更多效益？如何使客戶與萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長？ 98%的應(yīng)用率，100%的驗收率，0失敗案例，看似簡單的數(shù)字，在國內(nèi)協(xié)同管理軟件市場普遍驗收率不高、實施后缺乏有效推廣、應(yīng)用率低下、系統(tǒng)形同虛設(shè)的狀況下，這無疑是個奇跡。這樣的成績從何而來呢？ 大家可能馬上想到了一定有靈活易用、功能強大的產(chǎn)品的支撐。沒錯，“關(guān)注客戶最實際的需求，開發(fā)客戶最易用的產(chǎn)品”，萬戶網(wǎng)絡(luò)協(xié)同

44、軟件事業(yè)部總經(jīng)理徐海棠如是說。但是這只其中的一半，另外一半是萬戶項目實施方法論的支撐！萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)項目有一整套的實施方法 確保萬戶協(xié)同辦公系統(tǒng)成功實施的有力保障是沉淀近十年、被稱為集體智慧結(jié)晶的萬戶ezOFFICE項目實施方法論。此項目實施方法論涵蓋了項目實施的前前后后，將各種知識、技能、工具和技術(shù)應(yīng)用于項目實施過程中，強有力的保障了項目的成功實施。 萬戶項目經(jīng)理的定位：萬戶培養(yǎng)項目經(jīng)理的要求是具備一定軟件技術(shù)的、更強調(diào)非技術(shù)方面的顧問咨詢、項目管理的綜合素質(zhì)很強的人才。有效控制項目質(zhì)量、項目進(jìn)度、帶領(lǐng)團(tuán)隊成功完成項目實施，是萬戶項目經(jīng)理的職責(zé)，而不是合同簽訂下來，派個會用產(chǎn)品的低端技術(shù)員

45、去裝好產(chǎn)品就了事了。 萬戶項目經(jīng)理從軟件應(yīng)用的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。萬戶項目經(jīng)理總在想方設(shè)法使客戶的系統(tǒng)發(fā)揮效益，而不是只要驗收付款就萬事大吉。同一個軟件交給不同的人去用，他們的應(yīng)用效果絕不一樣。項目經(jīng)理的一個重要任務(wù)就是結(jié)合客戶的實際業(yè)務(wù)情況，指導(dǎo)客戶將已有功能用的爐火純青，使普通用戶能得到滿足需求的、美觀的、易用的、有創(chuàng)意的、靈活的、變通的功能應(yīng)用，從而幫助客戶實現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 萬戶項目經(jīng)理從管理咨詢的角度，幫助客戶的應(yīng)用效果最大化。每一個客戶的實際管理情況都是不完全一樣的，有共性，也有個性。如何去滿足共性需求，同時也滿足不同用戶的個性需求呢？項目經(jīng)理接受過多行業(yè)的管理理

46、念的培訓(xùn)，了解多行業(yè)的辦公模式和大致業(yè)務(wù)情況，在項目實施過程中，絕不僅是技術(shù)實現(xiàn)的角色，更重要的是非技術(shù)方面的顧問咨詢的角色。項目經(jīng)理從管理咨詢的角度，結(jié)合客戶的實際管理需求，主動幫客戶去找管理上的應(yīng)用點，讓強大的產(chǎn)品和萬變的管理結(jié)合起來，從而幫助客戶實現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用效果最大化。 在項目啟動和項目實施過程中，全方位、多角度的保持通暢的溝通，傾聽客戶需求，達(dá)成更多共識。和客戶達(dá)成更多的共識，只會有利于雙方的合作，有利于項目的成功實施。比如，產(chǎn)品化理論，萬戶網(wǎng)絡(luò)說服太多的客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)一道堅持產(chǎn)品化的路線和服務(wù)，甚至有極少數(shù)偏離產(chǎn)品化路線的項目也在經(jīng)歷了諸多問題之后回到萬戶網(wǎng)絡(luò)的產(chǎn)品路線上來。達(dá)成更多

47、的共識，使客戶和萬戶網(wǎng)絡(luò)共同成長，一起擎起協(xié)同軟件應(yīng)用和服務(wù)的大旗。 取得客戶關(guān)鍵領(lǐng)導(dǎo)的支持：一方面領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)或授權(quán)，推動項目按計劃實施，而非不重視、任其發(fā)展甚至停滯不前；另一方面，推廣系統(tǒng)，使系統(tǒng)能用起來，發(fā)揮效益最大化。這個過程也是促進(jìn)客戶的執(zhí)行力的過程，保障了項目的成功實施。萬戶網(wǎng)絡(luò)一直在和每個客戶分享項目實施經(jīng)驗和心得 協(xié)同辦公首先是管理問題，而不是技術(shù)問題。OA是作為一種管理工具而存在的。在OA的實施、推廣過程中，我們要多加管理。另外，不能完全依賴技術(shù)去實現(xiàn)需求，用技術(shù)完全替代管理的想法是片面的、不現(xiàn)實的。 目前大部分OA采用B/S結(jié)構(gòu)，相比其他的歷史時期和其他大型軟件系統(tǒng)來說，OA使

48、用在國內(nèi)處在一個最成熟的時期，B/S結(jié)構(gòu)承襲了普通用戶的上網(wǎng)習(xí)慣，我們有用好它的技術(shù)基礎(chǔ)。 推廣OA，是一把手工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視與推進(jìn)。要求員工使用OA。從另一方面說，領(lǐng)導(dǎo)自己要以身作則，改變傳統(tǒng)的辦公習(xí)慣。這里可能反過來了，員工希望領(lǐng)導(dǎo)能配合使用，否則大家都用不起來，因為領(lǐng)導(dǎo)沒有批文件哪。（為什么說是一把手工程？因為OA是管理類軟件，是對傳統(tǒng)辦公模式的變革，而能影響整個團(tuán)隊的辦公模式的，只有一把手了。一把手不須事必躬親，只是做三件事：挑得力助手；責(zé)令助手去全權(quán)實施、規(guī)劃、推廣OA；一把手自己帶頭使用。）站在收益的高度來看待OA實施，就是說實施OA就是要有收益的，否則我們?yōu)槭裁匆顿Y呢；既然

49、是有收 益的，那么我們可以分步推進(jìn)，每一步都要產(chǎn)生階段成果。比如制定推廣計劃，從幾月份開始，不再發(fā)紙質(zhì)通知或公文，全在OA中獲取信息或?qū)徟募?不要指望以后用起來。軟件應(yīng)用的特征就是這樣的，只要在開始推進(jìn)的時候不用，那么以后基本上就撿不起來了?？v觀十多年來國內(nèi)絕大多數(shù)軟件項目實施的經(jīng)驗，這一規(guī)律基本上無甚例外。 不怕“出亂子”，避免消極管理，而要積極管理，先放后收，保護(hù)和促進(jìn)基層員工的積極性。（消極管理的邏輯是某些應(yīng)用可能會帶來一些亂子，那么一刀切，大家都不要用了；積極管理的邏輯是某些應(yīng)用即使可能帶來一些負(fù)面的效果，但是為了信息化發(fā)展、為了辦公效率的提高、為了組織整體能力的提升，我們還是要將

50、這些功能用起來，只是多一些管理而已。負(fù)責(zé)人的智者會選擇積極管理。）比如論壇、即時溝通，一些娛樂性的圖片、視頻文件，等等，從興趣開始推進(jìn)OA的應(yīng)用。 協(xié)同辦公系統(tǒng)用得非常成功的案例是很多的，所以不要有什么顧慮。比如一年節(jié)約辦公成本上百萬，同時有四五百人在線，用戶對OA有很大的依賴性，如果哪一天不能上OA了，工作就會受影響、工作非常不適應(yīng)等，那么則說明這個協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)成功了。OA ， HYPERLINK /view/38368.htm t _blank 辦公自動化，OA是Office Automation的簡寫，是現(xiàn)代利用電腦進(jìn)行全自動的辦公,目的是提高效率。 OA也是Office Act

51、ion(審定 HYPERLINK /view/198441.htm t _blank 通知程序，審定通知行為)的縮寫，是國家知識產(chǎn)權(quán)的審查意見書的英文翻譯。一、 OA概念1、OA基本概念 HYPERLINK /image/42e89c2694ee8e4f8a82a1c8 o 查看圖片 t _blank HYPERLINK /image/42e89c2694ee8e4f8a82a1c8 t _blank 萬戶oaOA的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入OA處理的范疇，如文字處理、文件謄寫、 HYPERLINK /view/748.htm t _blank

52、傳真、申請審批、辦公用品、 HYPERLINK /view/425517.htm t _blank 公文管理、會議管理、資料管理、檔案管理、 HYPERLINK /view/622245.htm t _blank 客戶管理、訂貨銷售， HYPERLINK /view/1366951.htm t _blank 庫存管理，生產(chǎn)計劃，器材需求， HYPERLINK /view/2674325.htm t _blank 技術(shù)管理，質(zhì)量管理，成本、財務(wù)計算、勞資、人事管理等等，那么這些都是日常辦公工作的處理范圍。但是我們發(fā)現(xiàn)OA承載過多， 那到底 HYPERLINK /view/38368.htm t

53、_blank 辦公自動化應(yīng)該包含那些內(nèi)容： 廣義講，對于提高我們?nèi)粘９ぷ餍实能浻布到y(tǒng)，包括打印機、復(fù)印機以及 HYPERLINK /view/979640.htm t _blank 辦公軟件都是可以成為OA系統(tǒng)。 狹義上講，OA系統(tǒng)是處理公司內(nèi)部的事務(wù)性工作，輔助管理，提高辦公效率和 HYPERLINK /view/712281.htm t _blank 管理手段的系統(tǒng)。 2、協(xié)同OA定義協(xié)同辦公(OA)軟件就是采用Internet/Intranet技術(shù)，以“ HYPERLINK /view/60285.htm t _blank 工作流”為引擎、以“知識文檔”為容器、以“信息門戶 ”為窗口

54、，使企事業(yè)單位內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、 HYPERLINK /view/553565.htm t _blank 信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。 在基礎(chǔ)OA的應(yīng)用上，可供企事業(yè)機構(gòu)自行靈活定義符合自身需求的管理 HYPERLINK /view/3992935.htm t _blank 工作流程、知識目錄架構(gòu)、信息門戶框架，以更便捷、更簡單、更靈活、更開放的滿足日常OA辦公需求。 3、協(xié)同管理定義在協(xié)同OA的應(yīng)用基礎(chǔ)之上，以增強型的工作流為引擎、融合知識管理套件、并加入更廣泛的日常業(yè)務(wù)工作管理包括客戶資

55、源的管理等，最主要的三個方面就是要實現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同，企業(yè)的各種資源，包括人、財、物、信息和流程組成了企業(yè)運作的基本要素，協(xié)同管理將這些資源整合在統(tǒng)一的平臺上。 總結(jié)而言，協(xié)同管理的本質(zhì)就是打破資源(人、財、物、信息、流程等)之間的各種壁壘和邊界，使它們?yōu)楣餐哪繕?biāo)而進(jìn)行協(xié)調(diào)的運作，通過對各種資源最大的開發(fā)、利用和增值以充分達(dá)成共同的目標(biāo)。 HYPERLINK /view/9490.htm 編輯本段二、OA與落地式咨詢用好oa軟件的兩種標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)實中關(guān)于什么是用好了oa HYPERLINK /view/37.htm t _blank 軟件，有兩種標(biāo)準(zhǔn)。 其一是實施驗收成功標(biāo)準(zhǔn)，

56、指的是廠商在客戶那成功完成了軟件項目的實施驗收，收到了項目尾款。各個軟件廠商市場宣傳時所說的“客戶數(shù)量”就是以此為標(biāo)準(zhǔn)的。 其二是客戶真正將軟件推廣及深化應(yīng)用成功，該類客戶往往都是軟件廠商的標(biāo)桿客戶。 這兩種標(biāo)準(zhǔn)差異很大，所以造成了各個廠商的客戶數(shù)很多，但標(biāo)桿客戶很少。 軟件項目的四個階段 HYPERLINK /view/5130982.htm t _blank oa管理分四個階段：OA選型、OA實施、OA推廣、OA深化應(yīng)用。 之所以出現(xiàn)兩種標(biāo)準(zhǔn)的巨大差異，原因在于廠商和客戶都只重視和關(guān)注了軟件管理的前兩個階段，而忽略了后兩個階段。 前兩個階段（軟件選型、軟件實施）是軟件廠商能協(xié)助或者提供的服

57、務(wù)；后兩個階段（軟件推廣、軟件深化應(yīng)用）不屬于軟件生產(chǎn)范疇，而屬于管理咨詢范疇，是軟件廠商并不擅長的，也不應(yīng)該是軟件廠商的責(zé)任，而是 HYPERLINK /view/3204952.htm t _blank 落地式咨詢的內(nèi)容。 軟件推廣案例案例背景： HYPERLINK /view/4941367.htm t _blank 落地堂某杭州集團(tuán)企業(yè)客戶，軟件項目得到總裁高度重視，但項目初期推廣依然艱難，兩千多員工上線量卻不足一百，每天的平均上線時間不足2小時。集團(tuán)會議討論，準(zhǔn)備高壓強制推行，卻遇到極大阻力，效果不佳。 落地式咨詢策略： 經(jīng)過與落地堂的深入交流，集團(tuán)總裁決定采用落地堂的建議，暫時收回

58、強壓政策，并于某周二早上，總裁親自在軟件上發(fā)表一則公告：凡見此公告者，均可于今日下班前，到財務(wù)部領(lǐng)取2000元獎金。 由于上線率太低，當(dāng)日真正領(lǐng)到獎金的只有5人。不過，第二天，有關(guān)這則公告的事情卻迅速在整個集團(tuán)傳開，而且軟件上線率一下子得到飛躍性增長。 落地堂點評： 軟件推廣過程中，單純的強壓策略最多只能起到短期表面效應(yīng)，卻很容易讓人們產(chǎn)生抵觸心理。從長遠(yuǎn)的角度看，軟件推廣需要的是培養(yǎng)人們對軟件的好感，并引導(dǎo)人們產(chǎn)生上線的習(xí)慣，所以，適當(dāng)?shù)牟邉澮恍┘钚再|(zhì)的事件是一種行之有效的手段。 1、第一代OA以email、個人office辦公軟件處理為核心，個人來處理日常工作，在組織內(nèi)缺乏很好的溝通渠道

59、。 2、第二代OA主要是以傳統(tǒng)的收發(fā)文管理，檔案管理為主。加入了很多的輔助功能如，BBS、公告板、名片夾、日程安排、報告管理、圖書管理、車輛管理、公司大事記等小功能。這些功能相對獨立，這樣的功能也可以用內(nèi)部網(wǎng)站的形式實現(xiàn)。這些功能對于企業(yè)沒有實際的大的幫助。 而開發(fā)和銷售這種產(chǎn)品的企業(yè)很多，也有一定的客戶群。這類產(chǎn)品價格比較低，尤其是這類產(chǎn)品開發(fā)成本比較低，對軟件公司的要求也不高。但是這類對企業(yè)沒有起到實際的使用價值。 3、第三代OA第二代的OA產(chǎn)品在功能上加強了，加入了很多功能。例如加入了文檔管理、人事的管理、資產(chǎn)的管理，特別是在流程方面逐步得到了加強。他的功能還是相對對立，尤其是與企業(yè)的業(yè)

60、務(wù)還是沒有掛接上來，也是停留在將工作電子化的程度。面對這樣的功能，我們會問：這樣的辦公自動化到底解決了什么問題？企業(yè)用了辦公自動化到底解決了什么問題。 實際上，這是兩個相關(guān)的問題，解決方法的獲得必須要有更高的高度，更寬闊的視野來看待辦公自動化以及其他系統(tǒng)之間的關(guān)系。同時我們也不能忽略技術(shù)的影響。因此我們需要第三代的OA系統(tǒng)。 4、第四代OA當(dāng)我們的目光移開辦公自動化系統(tǒng)，我們就會發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)除了辦公自動化系統(tǒng)之外，還有財務(wù)、庫存、生產(chǎn)、銷售、人力等管理系統(tǒng)。由于大量的信息孤島式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。就前端來說，我們經(jīng)常需要進(jìn)行退出一個系統(tǒng)然后再進(jìn)入另一個系統(tǒng)，并且發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)常常不