會計檔案的整理與歸檔方法

1、 HYPERLINK /會計檔案的的整理與歸歸檔方法一、會計檔檔案含義料料歸檔范圍圍 會會計檔案是是機關、團團體、企業(yè)業(yè)事業(yè)單位位在經(jīng)濟管管理和會計計核算一系系列活動中中產(chǎn)生、經(jīng)經(jīng)過整理歸歸檔保存起起來的會計計憑證、會會計帳簿、會計報表表、工資表表和綜合管管理等材料料。二、會計檔檔案材料歸歸檔范圍 根根據(jù)財政部部、國家檔檔案局制發(fā)發(fā)的會計計檔案管理理辦法中中的有關規(guī)規(guī)定，會計計檔案歸檔檔范圍包括括預算會計計、建設銀銀行會計、企業(yè)會計計和建設單單位會計所所形成的會會計憑證、帳簿、會會計報表、工資表和和綜合管理理等會計核核算專業(yè)材材料。而對對于上級有有關財務的的普發(fā)性（非非指本單位位）不辦的的文件

2、；未未生效的合合同、協(xié)議議、單據(jù)；未定稿和和重份文件件；無查考考利用價值值的一般性性、臨時性性文件都不不應歸檔。 （一）會會計憑證： 會計憑證證分原始憑憑證和記帳帳憑證兩種種：（企業(yè)業(yè)會計中還還有匯總憑憑證） 、原始憑證證是經(jīng)濟業(yè)業(yè)務發(fā)生時時，所填寫寫的書面證證明，是會會計核算的的原始依據(jù)據(jù)；原始憑憑證分自制制和外來憑憑證兩種。 自制憑證證是由本單單位填寫的的（如驗收收單、領料料單、借款款單），外外來憑證是是在外單位位、部門和和個人取回回來的。如如由供貨單單位開給的的發(fā)票和結結算憑證，由由收款單位位開給的現(xiàn)現(xiàn)金收據(jù)等等。 、記記帳憑證是是會計人員員根據(jù)原始始憑證加以以歸類整理理編制的，分分為收

3、款憑憑證，付款款憑證、轉轉帳憑證三三種。企業(yè)業(yè)還有匯總總憑證。 綜綜上所述：會計憑證證歸檔范圍圍包括：原原始憑證和和記帳憑證證、匯總憑憑證以及其其他的會計計憑證。 （二二）會計帳帳簿： 會計計帳簿是全全面地、連連續(xù)地記錄錄和反映各各項經(jīng)濟業(yè)業(yè)務的簿籍籍。會計憑憑證只能反反映某項經(jīng)經(jīng)濟業(yè)務，而而帳簿能全全面、系統(tǒng)統(tǒng)地反映經(jīng)經(jīng)濟狀況、形成一種種經(jīng)濟信息息體系。帳帳簿主要有有下面幾種種： 、序序時帳簿（又又稱日記帳帳）、出納納帳、銀行行帳； 、分類帳簿簿： 分類帳帳簿分總帳帳和明細帳帳兩種 （）總帳（總總分類帳），即即按總分類類帳戶分類類登記的帳帳簿； （）明細帳帳（明細分分類帳），即即按明細帳帳戶

4、分類登登記的帳簿簿； 、輔輔助帳（備備查帳簿），還還有固定資資產(chǎn)明細帳帳（卡片）各各種登記簿簿等都要歸歸檔，即在在明細帳里里不能記載載的事項而而進行補充充登記的帳帳簿。 （三三）會計報報表： 會計計報表是用用統(tǒng)一的貨貨幣計量單單位，綜合合地反映機機關團體、企事業(yè)單單位在一定定時期內(nèi)的的經(jīng)濟活動動，財務收收支計劃情情況的報告告文件。是是根據(jù)帳簿簿的記載，加加以歸納、整理和匯匯總編制出出來的。會會計報表種種類，主要要有： 、從內(nèi)容分分：資金平平衡表、產(chǎn)產(chǎn)品成本計計算表、年年終獎金結結算表等； 、從時時間分：旬旬報、月報報、季報、年報等； 、從單單位分：基基層報表、匯總表等等。（按各各機關在編編制會

5、計報報表時，所所作的文字字說明和分分析材料是是報表的重重要組成部部分要與報報表一起歸歸檔。） （四四）工資表表： 工資表表是按照“各盡所能能，按勞分分配”原則分配配給勞動者者供個人消消費的部分分國民收入入。種類主主要有：工工資發(fā)放名名冊、卡片片、工資轉轉移、證明明、通知存存根和各種種獎金等。 （五）綜綜合管理： 綜合管理理是會計部部門在工作作過程中制制定的有關關規(guī)定、計計劃、總結結、請示、批復和需需要說明、分析的文文字材料及及清冊。這這部分材料料應單獨立立卷，但編編案卷號時時，可與報報表一起編編號，屬永永久卷排在在決算報表表的后面，屬屬短期卷的的排在月報報表的前面面。三、會計檔檔案立卷整整理

6、（一一）會計檔檔案材料保保管期限鑒鑒定：會計計檔案分兩兩個保管期期限：即永永久、短期期。永久保保管的檔案案，沒有時時間終止，永永遠保存。短期保管管的檔案，有有三年、五五年、十年年、十五年年、二十五五年五種。 、憑證證保管期限限： （）涉涉及外事，對對私資改造造材料 永久 （）關關于地產(chǎn)權權、房產(chǎn)權權、林產(chǎn)的的契約、證證券圖紙等等有關貨幣幣收支憑證證應需要單單獨立卷保保管 永久 （）建建設銀行憑憑證及附件件 25年 （）一一般憑證作作短期 115年 其整理模模式如下（以以下屬類同同樣） 案卷號財務檔檔案二級類類目（屬類類）代號財會會檔案一級級類目代號號 、帳簿簿保管期限限： （）預預算會計的的現(xiàn)

7、金出納納帳、銀行行存款帳 25年 （）總總帳 155年 （）明明細帳 115年 （）輔輔助帳 110年 、會計計報表保管管期限： （）年終報報表，各單單位年度預預決算報表表 永久 （）匯匯總報表及及需要說明明、分析的的文字材料料 永久 （）旬報、月報、季季報 155年 （）基基層報表 3-55年 我區(qū)會計計報表主要要有下面幾幾種： （）向區(qū)財財局報的各各類報表； （）向向區(qū)統(tǒng)計局局報的各類類報表； （）向上級級有關主管管部門報的的各類報表表。 、工工資表保管管期限： （）工資發(fā)發(fā)放名冊、卡片 225年 （）工工資轉移、證明、通通知存根 25年 （）各各種獎金發(fā)發(fā)放名冊、卡片 225年 、綜合合

8、管理材料料保管期限限： （）上上級有關財財務會計工工作的文件件 永久 （）本本單位財務務管理規(guī)定定、計劃、總結、請請示、批復復 永久 （）會會計檔案移移交保管、銷毀清冊冊 永久 （）本本單位基金金、管理工工作文件和和有關財務務管理方面面的其他文文件材料 短期 以上憑憑證、帳簿簿、報表、工資表和和綜合性文文字材料中中屬永久和和短期保管管的必須分分開立卷，同同屬類又同同保管期限限的案卷，可可同盒存放放。 （二）會會計檔案整整理：、會計憑證證整理每月月入帳之后后按記帳編編號順序訂訂成冊，裝裝訂要整齊齊結實、美美觀。用字字粒按項目目逐一填蓋蓋憑證封面面和案卷目目錄，分別別裝成兩本本檔案目錄錄，填蓋要要

9、清楚，端端正。案卷卷目錄一式式二份，一一本交檔案案室，一本本財務人員員自存。案案卷編號按按歷年編一一個流水號號，編至檔檔案目錄裝裝滿后方能能斷號，啟啟用第二本本檔案目錄錄時再從號開始編編案卷號。案卷套盒盒存放后，要要填蓋好案案卷盒封面面，案卷排排列從左至至右，從上上至下裝箱箱。 、帳帳簿整理立立卷 每年結結束使用之之后，按帳帳簿名稱分分類，一種種帳簿立一一卷，在帳帳簿右上角角貼上帳簿簿標簽卡。第個案卷卷內(nèi)的紙張張要用號碼碼機編蓋頁頁號（空白白頁不能編編號），填填蓋案卷目目錄一式二二份。如果果帳簿是活活頁的，應應將原封面面去掉，再再以三孔裝裝訂，然后后用白紙（或或牛皮紙）作作封面。帳帳簿案卷編編

10、號，應按按出納帳、總帳、明明細帳、輔輔助帳各編編流水號。當年號要要接上上年年流水號，然然后填蓋卷卷盒和帳簿簿卡，裝箱箱時按從左左至右順序序排列。 、會計計報表整理理 按報表名名稱：年報報、季報（含含月報、旬旬報）、基基層報表分分別整理立立 .4.卷，然后后按保管期期限各編案案卷流水號號。每一案案卷至至頁，按按時間先后后順序排列列，用號碼碼機編頁碼碼，填蓋卷卷內(nèi)目錄和和案卷目錄錄，卷內(nèi)目目錄一式三三份，一份份裝案卷首首頁，另兩兩份同案卷卷目錄裝訂訂成兩本檔檔案目錄冊冊，作查找找索引。案案卷以三孔孔裝訂，裝裝訂整齊、結實、美美觀。裝訂訂后填蓋案案卷封面，編編蓋案卷流流水號（即即當年的案案卷號和上上

11、一年案卷卷號銜接上上，一直編編至檔案目目錄冊滿后后方斷號。然后按永永久、短期期兩種不同同案卷，分分別套裝入入盒，（每每盒裝三卷卷左右），裝裝檔案硬盒盒與裝箱排排列方法同同前。 、工資表立立卷 工資表表的立卷方方法和編號號、裝盒、排列與報報表的方法法一樣。 、綜合管管理材料整整理 各種文文字材料應應按保管期期限分開立立卷，但裝裝盒時可與與報表的相相應保管期期限的案卷卷同盒裝放放。裝訂方方法與報表表一樣。 （三三）會計檔檔案編目 會計檔案案整理、立立卷后，按按報表、帳帳簿、憑證證、工資表表和綜合管管理材料五五個屬類將將編蓋好的的案卷目錄錄和卷內(nèi)目目錄，分別別各匯編二二本檔案目目錄冊（報報表和綜合合

12、管理可組組合一本目目錄。）一一本交綜合合檔案室，一一本自留。這本目錄錄，既是會會計檔案的的保管冊，又又是查找利利用檔案的的檢索工具具。四、會計檔檔案移交保保管利用 （一一）檔案移移交 每個單位位的會計檔檔案由會計計部門保管管三年，期期滿后連同同一套檔案案目錄一起起移交給本本單位綜合合檔案室保保管。 （二二）檔案保保管 會計檔檔案整理、歸檔后，原原則上保持持原卷的封封裝，不要要隨便打亂亂，不能拆拆卷，如特特殊情況，必必須會同原原會計人員員和經(jīng)辦人人員共同研研究決定完完成。任何何人不準亂亂拆、亂訂訂，但原封封面不符合合要求的，必必須按規(guī)范范要求重新新加上封面面，并填蓋蓋好有關項項目。會計計檔案要有

13、有專箱存放放、保管，方方便查找。財務部門門移交檔案案時，交接接雙方必須須當面驗收收歸檔材料料是否完整整、 .55.系統(tǒng)、準確，卷卷內(nèi)材料排排列、編號號是否符合合要求，凡凡不符合要要求的案卷卷，檔案室室有權拒絕絕接收，并并限期改正正后才辦理理交接手續(xù)續(xù)。檔案室室對違反財財會管理制制度的有權權進行檢查查糾正。 （三三）利用 會會計檔案利利用，主要要有三方面面： （）會會計分析利利用檔案；（）會會計檢查使使用檔案； （）日日常查考利利用檔案。 利用、借借閱會計檔檔案，必須須登記，閱閱后及時歸歸還，利用用者對檔案案不得污損損、毀壞，違違者要追究究責任，情情節(jié)嚴重的的要依法追追究法律責責任，嚴肅肅處理。

14、 五五、鑒定、銷毀 （一一）鑒定 會會計檔案鑒鑒定分三步步： 、初初步鑒定。由檔案部部門對到期期檔案按會會計檔案保保管期限表表作初步審審查，提出出銷毀意見見； 、復復查鑒定。在初步鑒鑒定基礎上上，由檔案案部門和會會計部門進進行第二次次鑒定。對對初鑒定不不恰當?shù)慕o給予糾正； 、銷銷毀鑒定。這是最后后一次鑒定定。這次由由檔案、財財政、審計計主管部門門、對銷毀毀檔案嚴格格審核，確確定無保存存價值的檔檔案作出銷銷毀結論。 （二）銷銷毀 銷毀檔檔案，要列列銷毀清冊冊，并寫書書面報告報報本單位領領導審批后后銷毀。銷銷毀檔案清清冊要有檔檔案、財政政、審計主主管部門有有關人員簽簽名。企業(yè)業(yè)單位會計計檔案銷毀毀，要由本本單位領導導審核后，再再報上一級級主管部門門批準。 對對未了結的的債權、債債務的原始始憑證，要要單獨抽出出，另行整整理立卷、編目，由由本單位的的檔案室保保存到債務務結清為止止。 附：會計檔案案名詞說明明 全宗號號是本單單位的代號號。這個代代號是由區(qū)區(qū)檔案局確確定給各單單位永久性性使用的代代碼。.66. 目錄號號是一種種門類檔案案的檔案目目錄冊的流流水號。如如一單位的的某種檔案案，共形成成三本檔案案目