學籍管理作業(yè)手冊

1、臺 北 科 技 大 學文 件 名 稱：學籍治理作業(yè)方法文 件 編 號：F01W13制 定 部 門：進修部教務組制 定 日 期：89.6.16分發(fā)單位教務學務總務秘書會計人事技研圖書電算進修部進修學院安環(huán)中心軍訓系所修 訂 紀 錄修訂日期單據(jù)編號修訂內容摘要頁次版本90.2.14進修推廣部更名為進修部B91.2.193.7原注冊人數(shù)統(tǒng)計修訂為注冊人數(shù)統(tǒng)計：教務組刪除5.1.1.3中的注冊程序單5.1.1.4原核對注冊程序單上總務組之繳費章修訂為核對出納組繳費總表清單1/5C91.2.19刪除5.2.1.7中的申請人須于編碼簿上簽名領回5.2.2原人工書寫方式，將學生姓名、入學資格核格文號書寫于空

2、白證明書上。修訂為計算機輸入學生姓名及入學資格核準文號。增訂5.3.2.4以電話及書面通知學生本人或家長2/5C91.2.195.4.2.1原休學通知單修訂為復學通知單5.4.2.2.1原親洽教務組及通訊報到兩種修訂為5.4.2.1.1親洽教務組辦理復學者應發(fā)給注冊注意事項。刪除5.4.2.2.2及5.4.2.2.33/5C91.2.195.6.7原國立臺北科技大學進修部換發(fā)學生證申請單修訂為國立臺北科技大學換（補）發(fā)學生證申請單5.7.1原開學二周后各系承辦人將注冊程序單與出納組繳費總表清單核對修訂為開學二周后各系承辦人核對出納組繳費總表清單4/5C91.2.197.5原國立臺北科技大學進修

3、部換發(fā)學生證申請單修訂為國立臺北科技大學換（補）發(fā)學生證申請單5/5C92.3.285.1.1.3將此名單之計算機檔案送出納組制發(fā)繳費四聯(lián)單，出納組另行寄發(fā)繳費四聯(lián)單。修訂為將此名單之計算機檔案送銀行制發(fā)繳費四聯(lián)單，并另行寄發(fā)繳費四聯(lián)單。1/5D92.3.285.4.2.1應持復學通知單到校申請復學。修訂為應持復學通知單于開學當日到校申請復學。3/5D92.3.285.4.2.2復學生如為延修生開學后選課后再繳費。修訂為先至教務組以加退選單辦理選課。3/5D92.3.285.4.2.3繕造復學生名單并入在學生姓名資料文件內一份送出納組印繳費單。修訂為復學生憑教務組于加退選單上所核之章及選課時數(shù)

4、徑至總務組繳交學費。3/5D92.3.28刪除5.4.2.43/5D 92.3.28原5.4.3寄發(fā)繳費單。刪除。原5.4.4修訂為5.4.3；原5.4.5修訂為5.4.4；原5.4.6修訂為5.4.5；5.4.7修訂為5.4.6；原5.4.7.1修訂為5.4.6.1；原5.4.7.1.1修訂為5.4.6.1.1；原5.4.7.1.2修訂為5.4.6.1.2；原5.4.7.1.2.1修訂為5.4.6.1.2.1；原5.4.7.2修訂為5.4.6.2；原5.4.7.3修訂為5.4.6.3。3/5D92.3.28原5.4.8學籍表與休學登錄簿之注記修訂為5.4.7學籍表之注記；原5.4.8.1修訂

5、為5.4.7.1；原5.4.8.2 本學期復學生應在前一學年休學登錄簿內姓名上方填注已復學。修訂為5.4.7.2不復學依個不情況在學籍表備注欄填注二休續(xù)休自動退學或未復學。4/5D92.3.285.6.1由教務組核發(fā)學生證每人一枚修訂為由教務組核發(fā)學生證每人一張4/5D F01W13-01A 文件編號F01W13文件名稱 版 本D制定單位教務組學籍治理作業(yè)方法頁 數(shù)1/5一、目的：為規(guī)范學籍治理作業(yè)標準二、范圍：凡本校進修部教務組職員及學生均適用三、權責： 3.1注冊程序及學籍治理：教務、學務組 3.2修業(yè)證明之核發(fā)：教務組 3.3退學作業(yè)：教務、學務組 3.4休學及復學：教務、學務組 3.5

6、更改姓名年籍之辦理：教務組 3.6學生證之制發(fā)：教務組 3.7注冊人數(shù)統(tǒng)計：教務組四、定義：依據(jù)國立臺北科技大學進修部學生手冊五、作業(yè)內容： 5.1注冊作業(yè)及學籍治理 5.1.1注冊作業(yè) 5.1.1.1注冊通知單擬定及發(fā)放:學期末為辦理次學期開學注冊事宜本 組應 先擬定開學日期及學生應注意事項。 5.1.1.2未本組擬草案后會簽相相關單位通過長官核閱即進行意見整合與草 案之修正送印制定案之報表。 5.1.1.3期末考前二三周將注冊注意事項轉發(fā)各班班代發(fā)各班同學。注冊之辦理預備工作將休退復學畢業(yè)等異動數(shù)據(jù)輸入于計算機數(shù)據(jù)中完成應注冊名單將此名單之計算機檔案送銀行制發(fā)繳費四聯(lián)單，并另行寄發(fā)繳費四聯(lián)

7、單。 5.1.1.4核對繳費總表清單無誤后則蓋注冊章于學生證。 5.1.2學籍治理 5.1.2.1當本校有二年制在職進修班新生入學需設置學籍時應由教務組及電 算中心編排學號后鍵入計算機中。 5.1.2.2當新生被錄用到本校時,應由教務組依據(jù)新生資料寄本部新生入學通知通知新生入學及注冊。 5.1.2.3新生于入學當天需依據(jù)本部新生入學通知繳交相關資料，并 由教務組分發(fā)國立臺北科技大學進修部學生學籍記載表于三 天后收回，教務組核對學生所繳教務組核對學生所繳資料無誤后 按系不歸檔于學籍簿。 5.1.2.4經(jīng)本校研究所在職專班入學考試錄用后，至教務組辦理報到手續(xù) ，報到資料送教務組。 5.1.2.5新

8、生入學需設置學籍時應由教務組及電算中心編排學號后教務組核 對學生所繳鍵入計算機中建文件，教務組核對學生所繳資料無誤后按系 不歸檔于學籍簿。 5.1.2.6制作學生證開學后交班代發(fā)下。 5.1.3.7新生學籍表依組不活頁裝訂成冊，即學籍簿。 5.1.2.7新生學籍簿首頁之前應放置點名單以便檢調。 5.1.2.8在學生學籍簿由各承辦人治理。文件編號F01W13文件名稱 版 本D制定單位教務組學籍治理作業(yè)方法頁 數(shù)2/5 5.1.2.9歷屆畢業(yè)生學籍簿依畢業(yè)學年度放置資料室由教務組統(tǒng)籌保管。 5.2修業(yè)證明之核發(fā) 5.2.1核發(fā)流程 5.2.1.1受理申請單:收受申請單。 5.2.1.2確定退學學生

9、學籍簿資料:包括姓名、出生年、月、日、退學年、月，肄業(yè)系組查核。 5.2.1.3印制國立臺北科技大學進修部修業(yè)證明書:依照退學學生學籍 簿填寫制作修業(yè)證明書。 5.2.1.4編號:每件受理修業(yè)證明案，連同申請人姓名等數(shù)據(jù)輸入于編碼簿 ，以方便業(yè)務考察，以學期加流水號逐一編列，編列于證明書右 下方。 5.2.1.5代判:由部主任代判即送文書組。 5.2.1.6用印: 即送文書組用印。 5.2.1.7發(fā)放:學生于三個工作天之后發(fā)給申請人。 5.2.2制作方式:系采計算機輸入學生姓名、出生年、月、日，退學年月肄業(yè)系組、年級及入學資格核準文號。 5.3退學作業(yè) 5.3.1退學生依形成方式可分四類：學業(yè)

10、不及格退學、自動申請退學、未注冊未復學而自動退學、操行成績不及格退學。分不訂定其治理程序。 5.3.2學業(yè)成績未達標準學生。 5.3.2.1學期學業(yè)成績不及格科目學分數(shù)，達該學期修習學分總數(shù)二分之一 者。 5.3.2.2修業(yè)年限屆滿，依規(guī)定延長年限內仍未修足應修之科目與學分者。 5.3.2.3外國學生、僑生、蒙藏生、原住民學生、視障、聽障學生、派外人 員子女學生及大陸地區(qū)來臺學生，其學期學業(yè)成績不及格科目之學 分數(shù)，達該學期修昔學分總數(shù)三分之二者。 5.3.2.4以電話及書面通知學生本人或家長。 5.3.3自動申請退學學生 5.3.3.1教務組受理申請 5.3.3.1.1學生因不得已事故申請退

11、學，須向教務組領取國立臺北科技大學進修部休退學申請表。 5.3.3.1.2提出退學申請時應辦妥離校手續(xù)，并繳交離校應辦事項之各 單位核章退學申請表及學生證。 5.3.3.1.3各單位核章之退學申請表送至部主任核準。 5.3.3.2經(jīng)核準之自動退學案應隨時將姓名、學號、退學日期、等事項書寫 登錄于學籍簿。 5.3.3.3匯合各系退學生名單，提供相關單位參考。 5.3.4逾期未注冊及未復學之自動退學 5.3.4.1注冊結束時進行清查： 5.3.4.1.1未注冊者，指無故不到校注冊，亦未于規(guī)定期間請準休學。 5.3.4.1.2未復學者，休學期間已滿，未申請接著休學者。 5.3.4.2注記及登冊文件編

12、號F01W13文件名稱 版 本D制定單位教務組學籍治理作業(yè)方法頁 數(shù)3/5 5.3.4.2.1未復學者，注記于休學登錄表。 5.3.4.2.2未注冊及未復學之學生，依學則規(guī)定應予退學，均須登錄于退學簿上或計算機退學文件內。 5.3.4.3以電話通知學生本人或家長。 5.3.5操行不及格退學：教務組收到學務組之會辦案應登錄于簿冊。 5.3.6年度結束后各類退學生名單應合并，再依年制、系組、學號編排，繕制 退學生名冊及統(tǒng)計表存查。 5.4休學及復學 5.4.1休學作業(yè) 5.4.1.1學生如因重?。毥?jīng)公立醫(yī)院證明）或專門事故（須經(jīng)學生事務 組查證），得至教務組領取國立臺北科技大學進修部休退學申請表

13、申請休學；經(jīng)各單位核章后，向教務組申請辦理休學。如無專門緣故，休學申請表應于期末考前辦妥（畢業(yè)生須于畢業(yè)考之前辦理休學）。 5.4.1.2學生每次得申請休學一學年。休學累計以二次為原則，期滿因重病 或專門事故等緣故需再申請休學者，得酌予延長休學一次。 5.4.1.3休學手續(xù)完成后，由教務組收回休學申請表及學生證。 5.4.1.4休學學生學籍表由承辦人臨時保管。 5.4.1.5休學學生學籍表集中后按該學期申請單日期整編再活頁夾訂。 5.4.2復學作業(yè) 5.4.2.1受理復學：申請休學學生應持復學通知單于開學當日到校申請復學。 5.4.2.1.1親洽教務組辦理復學者應發(fā)給注冊注意事項。 5.4.2

14、.2先至教務組以加退選單辦理選課。 5.4.2.3復學生憑教務組于加退選單上所核之章及選課時數(shù)徑至總務組繳交學費。 5.4.3查核已復學名單開學后查證復學生是否完成選課及繳費。 5.4.4學生申請復學，復學時仍應在原肄業(yè)之學系及相銜接年級肄業(yè)。休學 時，學期未結束者，復學時不得申請補考，并應入原休學之學年或學 期肄業(yè)。該休學期間已有之成績概不計算。 5.4.5復學手續(xù)完成后，將學生證歸還復學生。 5.4.6辦理不復學之休學生相關事項 5.4.6.1受理登記下列各類情況： 5.4.6.1.1于復學報到期間自動申請退學之學生，應收驗退學申請表。 5.4.6.1.2申請展期延休之學生應收驗其相關證明

15、文件。 5.4.6.1.2.1續(xù)休者應檢相關證明；各承辦人電話確定二休復學意向。5.4.6.2將自請退學及二休、續(xù)休之學生繕造清冊備查。 5.4.6.3未按時復學之休學生視自動退學，不再另行寄發(fā)退學通知。文件編號F01W13文件名稱 版 本D制定單位教務組學籍治理作業(yè)方法頁 數(shù)4/55.4.7學籍表之注記5.4.7.1學籍表之復學登記事項上，應做某學年某學期復學之登記。 5.4.7.2不復學依個不情況在學籍表備注欄填注二休續(xù)休自動退學或未復學。 5.5更改姓名、年籍作業(yè)5.5.1受理對象：凡本部在學生或畢業(yè)之校友，其姓名經(jīng)戶政機關核定更改者 得要求更改姓名、年籍。5.5.2 查驗表件：提出姓名

16、更改者需國立臺北科技大學進修部姓名更改申請單及戶籍謄本，已畢業(yè)者連同畢業(yè)證書。經(jīng)查閱確定即予受理。 5.5.3各項數(shù)據(jù)之更改： 5.5.3.1已畢業(yè)者：更改畢業(yè)證書、學籍簿之成績登記冊姓名、年籍和計算機數(shù)據(jù)。 5.5.3.2在學生：更改學籍簿和計算機數(shù)據(jù)。5.5.4匯編 5.5.4.1匯合所有申請表件每學期造冊留存。 5.5.4.2各學年名冊存查。 5.6學生證之制發(fā) 5.6.1新生完成注冊手續(xù)者，由教務組核發(fā)學生證每人一張，作為本部學生身 份證明之用。 5.6.2舊生每學期完成注冊手續(xù)者，應持學生證至教務組加蓋注冊之章章。 5.6.3舊生注冊時未攜帶學生證不得辦理注冊，其因而延誤注冊時刻者，

17、依學 生手冊規(guī)定處理 5.6.4學生畢業(yè)或休業(yè)、退學時，應將學生證繳回教務組存銷。 5.6.5學生證不得轉借他人或作其它不正當使用，亦不得涂改。 5.6.6學生證如因污損不堪使用時，應填具換發(fā)學生證遺失補發(fā)申請表，連 同舊證、手續(xù)費伍拾元繳費收費及最近一吋半身照片一張，報請教務組 換發(fā)新證。 5.6.7學生證如因故遺失，應填具國立臺北科技大學換（補）發(fā)學生證申請單，連同手續(xù)費壹佰元繳費收據(jù)及最近一吋半身照片一張，報請教務組補發(fā)新證，自申請后三個工作天前來領取。 5.6.8學生證的使用講明,系依照學生證之背面磁條錄碼: 5.6.8.1條形碼部分為學生圖書館借書使用。 5.7注冊人數(shù)統(tǒng)計 5.7.1開學二周后各系承辦人核對出納組繳費總表清單。 5.7.2與出納組繳費總表清單及學務組核對是否繳費或辦理助貸，未繳費應洽該 學生催繳。 5.7.3將未注冊或未繳費者視為未注冊者，應洽該學生本人緣故再依學則規(guī)定文件編號F01W13文件名稱 版 本D制定單位教務組學籍治理作業(yè)方法頁 數(shù)5/5 處理。5.7.4各系承辦人將未注冊名單自應注冊中