項目五歸檔文件的整理

1、2021/8/30 星期一1紙質(zhì)文件處理程序示意圖收文發(fā)文收文登記審核、退文接收分發(fā)、加工擬辦批辦承辦注辦擬稿會商審核簽發(fā)復核繕印校對用印簽署發(fā)文登記發(fā)出公布組織傳閱對內(nèi)催辦查辦、對外催辦信息反饋辦畢文件處置歸檔清退暫存銷毀2021/8/30 星期一2收文處理程序示意圖2021/8/30 星期一3網(wǎng)上收文處理簽2021/8/30 星期一4辦件閱件擬辦批辦承辦擬辦批辦組織傳閱 收文常規(guī)文件或一般資料文件人員按慣例和有關規(guī)定直接組織傳閱2021/8/30 星期一5發(fā)文處理程序示意圖2021/8/30 星期一6網(wǎng)上簽發(fā)文件2021/8/30 星期一7陳兆梧教授1986年提出文件的運動周期“四分法”觀

2、點 把文件從產(chǎn)生到消亡的整個過程稱為 文件的運動周期第一階段文件制作和產(chǎn)生階段第二階段文件現(xiàn)實使用階段第三階段文件暫時保存階段第四階段文件永久保存階段 機關檔案室 機關或部門檔案館2021/8/30 星期一8 第一階段文件制作產(chǎn)生階段：加工處理信息材料，創(chuàng)造并記錄信息，制成文件正本，使之具有法定效用的過程。 第二階段文件現(xiàn)實使用階段：文件處于傳遞、運轉(zhuǎn)、處理過程中，為實現(xiàn)管理目標在現(xiàn)實工作中發(fā)揮實際效力的階段。2021/8/30 星期一9 第三階段文件暫存階段：辦畢文件除其中失去保存價值者予以銷毀外，其余文件（國外又稱休眠文件）暫時保存在機關檔案室（或檔案部門），過一段時間視實際需要決定最終歸

3、屬的階段。 第四階段文件永久保存階段：文件存入檔案館階段。經(jīng)過鑒定、篩選后，其中具有永久查考價值者轉(zhuǎn)化為檔案，進入檔案館保存的階段。2021/8/30 星期一10項目五1 歸檔文件的整理 學習目的與要求了解歸檔文件整理（立卷）的組織方式理解歸檔文件整理（立卷）的基本原則掌握其歸檔范圍和分類方法掌握常用的文件歸檔的方法和步驟2021/8/30 星期一11 一、歸檔文件整理的涵義 立檔單位在其職能活動中形成的，辦理完畢，應作為檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位進行裝訂、分類、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程 現(xiàn)階段應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件整理的方法主要是兩種：傳統(tǒng)的案卷級整理（立卷）

4、； 改革后的文件級整理 辦畢公文指完成了公文處理程序的公文。 包括兩層含義（1）發(fā)文部門制作文件過程的結(jié)束； （2）收文機關對文件信息所傳遞的指令、任務已經(jīng)處理完畢或者處理程序運轉(zhuǎn)完畢，而不論文件本身在實際工作中是否還在發(fā)揮作用。 2021/8/30 星期一12二、 歸檔文件整理的原則（教材57頁）遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系；區(qū)別不同價值，便于保管和利用。2021/8/30 星期一13立卷時要遵循文件材料的自然形成規(guī)律和特點，維護文件之間的有機聯(lián)系。主要內(nèi)容 （一）文件之間存在固有聯(lián)系 文件的形成和運動不是任意的，而是伴隨著各機關、團體和社會組織的職能活動產(chǎn)生的，有其規(guī)

5、律和特點。 一份份文件結(jié)合起來考察可以清楚顯示出某一項管理活動開始、繼續(xù)、結(jié)束的全部面貌。2021/8/30 星期一14 針對同一項工作、同一問題的一組文件總是具有共同特征： 主題相同引進設備；員工招聘 作者或級別相同市屬各中學、某總公司 文種相同訂貨合同、會議紀要、通知 制作時間相同2004年上半年、2003年第一季度 文件形式、物質(zhì)載體相同報表、照片 保存價值相同永久、長期、短期 2021/8/30 星期一15形成規(guī)律和特征是文件之間有機聯(lián)系的具體表現(xiàn)，既反映出機關職能活動的歷史面貌，同時也符合人們查找利用檔案的心理預期，為檢索提供了線索。因此文件之間固有的聯(lián)系和規(guī)律及其自身特點是文件歸檔

6、的重要依據(jù)；按此歸檔，才能維護機關活動真實的歷史面貌；才能為機關工作提供依據(jù)和憑證。2021/8/30 星期一16（二）維護文件之間的固有聯(lián)系按機關工作的管理周期一個問題一項工程或工作一個人物、案件一次會議由始至終，完整而系統(tǒng)組合成一卷或數(shù)卷；2021/8/30 星期一17按機關工作的規(guī)律和聯(lián)系具有密切聯(lián)系的多種文件系統(tǒng)組合在一起請示與批復問文與復文發(fā)文存本定稿批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)件的正件與附件、2021/8/30 星期一18內(nèi)容相同載體不同的文件統(tǒng)一整理、編目，分別存放，在各種目錄中相互參照,。錄象其他照片錄音2021/8/30 星期一19立卷時保持一個機關、單位文件之間的聯(lián)系就保證了一個機關、單位乃至

7、一個國家歷史的真實性2021/8/30 星期一20保管與利用原則涵義：指文件立卷的結(jié)果組成的文件系統(tǒng)必須要便于文件的安全保管，便于為現(xiàn)行機關以及今后的科學研究提供經(jīng)濟高效的利用服務。便于保管與利用是文件立卷的最終目的，也是檢驗歸檔文件整理方法實用性的唯一標準。具體內(nèi)容如下：2021/8/30 星期一21（一）區(qū)分文件的保存價值不是所有辦理完畢的文件材料都需要立卷歸檔。依照機關檔案歸檔與不歸檔范圍、文書檔案保管期限表的規(guī)定，區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同文件的價值，劃分不同保管期限。對于 保存價值大、保管期限長的文件，重點整理和保管 保存價值小、保管期限短的文件，根據(jù)條件區(qū)別對待 無保存價值、不需歸檔的文件

8、，予以銷毀。2021/8/30 星期一22 通過區(qū)別整理，可以合理使用人力、物力、財力和時間，同時不同價值的文件經(jīng)過整理后相對集中，為日后檔案室進行保管利用，以及到期移交進館提供了方便。具體操作：， 規(guī)則從分類開始，即將不同保管期限的文件從實體上區(qū)分開來，各級檔案部門對不同保管期限的文件提出不同的整理要求。 【案例】 短期卷文件可以簡化整理要求（裝訂、排列允許直接按形成時間或文號排列）2021/8/30 星期一23聯(lián)系原則和保管與利用原則的關系前者是手段，后者是目的。二者相互影響、相互制約，片面強調(diào)某一方面，忽視甚至無視另一方面的做法不可取。有的單位取消分類以及排列時不強調(diào)事由的做法，完全按文

9、件形成時間或文號進行歸檔文件排列，依靠計算機進行檢索。這種做法目前能夠滿足利用需求，但由于檔案間缺乏邏輯聯(lián)系，以及同一事由的檔案被分散多個盒中，從長遠著眼，特別是對檔案移交進館后，將會給系統(tǒng)利用帶來很大困難。在處理類似矛盾時，要堅持以便于保管利用為出發(fā)點，具體情況具體處理，以實現(xiàn)歸檔的最終目的。2021/8/30 星期一24(1) 集中立卷形式 即將歸檔整理工作集中在綜合部門或檔案部門統(tǒng)一進行的形式。適用于小型機關單位及其理由 辦公室XX科XX科XX科XX科XX科檔案機構(gòu)三、歸檔文件工作的組織工作2021/8/30 星期一251. 集中式綜合職能部門（中心機構(gòu)）職能部門職能部門職能部門職能部門

10、職能部門職能部門 外機關來文方向注：圖中的雙向箭頭表示文件分發(fā)集中的過程2021/8/30 星期一26（1）涵義：一個社會組織的全部文件工作，除部分撰擬與承辦由有關職能部門承擔外，其他都集中于中心機構(gòu)辦公廳（室）進行。（2）特點：有利于系統(tǒng)、全面地安排、規(guī)劃和控制整個機關的文件工作，但缺乏靈活性。（3）適用范圍： 小機關、基層單位 職能單一、機構(gòu)層次少且不穩(wěn)定，職能分工不明確，文件數(shù)量少的中型機關。2021/8/30 星期一272.分散式綜合職能部門（中心機構(gòu)）職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門職能部門外機關來文方向注:圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后不再集中,而由各部門分別管理.2021/8

11、/30 星期一28（1）涵義：將一個組織或單位的文件工作，分別由其辦公部門（文件工作中心機構(gòu)）與各職能部門（文件工作分支機構(gòu)）及其專兼職文件人員承擔。（2）分工形式：按照文件內(nèi)容和涉及范圍劃分按照不同的處理程序劃分2021/8/30 星期一29（3）特點：具有較強的靈活性和適應性；整體控制能力和各部門相互協(xié)調(diào)能力相對減弱。應采取一定措施加強辦公部門的信息指導、監(jiān)督以及控制力度，以保證整個組織文件管理效率的最大化。（4）適用范圍：規(guī)模較大且部門分工高度明確，職能單一的機關；辦公駐地分散的一般大中機關。2021/8/30 星期一303. 復合（混合）式外機關來文方向職能部門職能部門職能部門職能部

12、門職能部 門 綜合職能部門（中心機構(gòu)）職能部門圖中單向箭頭表示文件分發(fā)后由職能部門自行管理;雙向箭頭表示文件分發(fā)處理完畢后要由綜合文件部門收回集中管理。2021/8/30 星期一31（1）涵義：即在一個社會組織內(nèi)同時采用集中和分散兩種形式組織文件工作。一部分職能部門成為獨立的文件管理工作實體；另一部分職能部門除承辦外，文件工作統(tǒng)一由辦公部門的文件機構(gòu)完成。2021/8/30 星期一32（2）特點：兼有集中和分散兩種方式的特點。組織形式在不同機關有所不同。（3）適用范圍： 辦公地點不集中的機關；有規(guī)模較大的若干業(yè)務機構(gòu)（如外事、信訪、大中型集團性企業(yè)等）的機關；文件數(shù)量在各部門嚴重不均衡的機關等

13、。2021/8/30 星期一334. 分層式(分級式)能部門職能部門職能部門職能部門職職能部門外機關來文方向綜合文件管理部門綜合職能部門（中心機構(gòu)）職能部門2021/8/30 星期一34 (1) 涵義:按照機關各職能部門的權限范圍, 采用分級負責的組織形式。（2）特點：將整個機關文件工作分為若干層次，分別具有相對獨立的文件信息的控制能力和條件，通過簡政放權，給予各職能部門權限之內(nèi)的文件組織工作權限，使文件管理工作具有一定的靈活性；上一層次的綜合文件管理機構(gòu)對下一層次各部門分支機構(gòu)的管理工作采取指導性、導向性的間接控制，機關既能對涉及全局和比較重要的文件保持很強的控制能力，又能從更高的層次上把握

14、文件管理的制度與規(guī)范，實現(xiàn)整體性與靈活性的統(tǒng)一，有利于提高效率。（3）適用范圍：大型機關，內(nèi)部機構(gòu)較多，工作業(yè)務量大的組織。2021/8/30 星期一35 除文件處理與承辦部門外, 不排除在特定情況下采用其他部門或人員立卷的形式。（1）機關檔案室立卷形式。（2）紀檢、會計、統(tǒng)計、人事、信訪、基建、保衛(wèi)等特殊業(yè)務部門的專門文件可采用其自行整理，向檔案室歸檔形式。（3）當前一些單位采用的“外包”立卷形式。（中介服務部門立卷形式）2021/8/30 星期一36 7. 確定立卷組織形式應注意的問題(1) 不應片面強調(diào)集中或分散立卷(2) 正確選擇立卷人專兼職文件人員(3) 承辦人立卷應根據(jù)有關規(guī)定執(zhí)行

15、主要針對專門文件的立卷【練習】 舉出若干例由承辦人負責立卷的專門文件。2021/8/30 星期一37四、 文件歸檔（立卷）的范圍 （重點） 一、規(guī)定文件歸檔(立卷)范圍的意義 為了有重點地保存機關有參考利用價值的文件信息，以備日后查考，必須規(guī)定文件的歸檔(立卷)范圍。 社會組織應依照國家檔案局規(guī)定的范圍，結(jié)合自身職能和業(yè)務活動的實際情況，制定一份更加明確、詳細的本組織的“文件歸檔范圍” ，作為操作指南。2021/8/30 星期一38 （一）需歸檔（立卷）文件的范圍 指應予歸檔（立卷）的文件材料。凡是反映本機關職能活動、對本機關或社會具有查考利用價值的各種形式和載體的辦畢文件均屬于歸檔范圍。 不

16、需歸檔的反映本機關主要職能活動具有查考利用價值（眼前/長遠；本機關/社會）不具查考利用價值重份文件需歸檔的辦理完畢未辦理完畢文件2021/8/30 星期一39根據(jù)國家檔案局有關規(guī)定，一般機關的文件歸檔范圍包括以下4個具體內(nèi)容：上級來文針對本機關的指導性文件，需要本機關認真貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領導性文件，如上級命令、決定、批復、規(guī)定、辦法等。本級機關文件主要職能活動中形成的文件材料，如請示、報告、計劃、總結(jié)、人事管理決定、通知、財務預決算報表、分析報告及各類帳簿、憑證等。2021/8/30 星期一40下級機關來文 呈送的報請類文件，如請示、重要工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。同級或不相隸屬機關的來文

17、 重要的商洽性或?qū)徟詥?，或者本機關組要參照辦理的各種文件，如問函復函、重要規(guī)定、辦法、通知等。2021/8/30 星期一41（二）不需要歸檔（立卷）文件的范圍根據(jù)國家檔案局的規(guī)定，不予歸檔的文件材料：重份文件無查考價值的事務性、臨時性文件 上級機關任免、獎懲非本機關工作人員的文件，普發(fā)供參閱、不辦理的文件，上級征求意見的未定稿和供工作參考的抄件；未經(jīng)領導審閱、簽發(fā)的未生效文件，一般文件的多次修改稿（重要文件除外）與本機關工作無關的參考性文件 為起草文件而收集的素材文件；抄送件、下級送來的參閱簡報、情況反映、不應抄送或不必備案的文件材料，下級一般抄送件（閱件），無價值的會議文件其他 一般人民來

18、信及無特殊保存價值的信封（李昌平提出的，他當時給總理寫了封信，就是關于農(nóng)村問題的，總理很重視 ）2021/8/30 星期一42【案例】XX大學的涉外檔案管理辦法中規(guī)定了該校外事檔案的歸檔范圍： 1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，出國(境)、來校任教、講學、進修、訪問、考察、參加國際會議、國際合作、留學生工作等方面。 2歸檔的重點是重大涉外和國際合作項目、留學生工作活動中形成的不同載體的文件材料。 3. 外國贈送學校的紀念品、禮品，有保存意義的，應歸檔，不宜長期保存的可存影印件和清單。 4. 不歸檔的材料 4.1 上級關于外事工作普發(fā)(不專指本校)、不辦的文件。 4.2 未定稿的各種文件。 4.3未生效的合同、協(xié)議書。 4.4 無查考利用價值的一般性、臨時性函件。 4.5 重份文件，校內(nèi)各單位發(fā)來的文件。 4.6 與校外單位交換來的材料。2021/8/30 星期一43【案例】XX核電合營有限公司檔案資料管理條例規(guī)定的歸檔范圍上級機關、董事會、總經(jīng)理部文件；合營公司的申請立項意向書、可行性研究報告、合營合同、章程及批準文件；經(jīng)濟合同；工程建設、生產(chǎn)運行、維護檢修、安全管理、設備儀表、物質(zhì)供應、計劃統(tǒng)計；財務管理、會計憑證、帳簿和報表；人事管理、勞動工資、教育培訓、公共關系；科技研究、考察和會議材料、質(zhì)保檢查、技術管理；黨團工會文件2021/8/30 星期一4