辦公自動化概述

1、關(guān)于辦公自動化概述第一張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.1辦公自動化定義、特點及發(fā)展狀況1.2辦公自動化系統(tǒng)的要素、目標和技術(shù)核1.3辦公自動化系統(tǒng)的功能1.4辦公自動化系統(tǒng)的層次模型 本章小結(jié)作業(yè)題第1章 辦公自動化概述 第二張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.1.1辦公自動化定義、特點辦公自動化（OfficeAutomation，簡稱OA）。它是利用先進科學技術(shù)，如信息技術(shù)、系統(tǒng)科學和行為科學等為支柱的一門綜合性的學科。它是通過借助于人以外的各種設(shè)備，并由這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)建成服務于某種目標的人機信息處理系統(tǒng)，從而不斷提高各種辦公活動的自動化程度。其目的就是盡可能充

2、分的利用信息資源，提高生產(chǎn)、工作效率和質(zhì)量，以達到目標。1.1辦公自動化定義、特點及發(fā)展狀況第三張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.1.2辦公自動化的發(fā)展狀況 我國的OA產(chǎn)業(yè)從七十年代末發(fā)展至今，已從最初的提供面向單機的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到面向企業(yè)級應用的大型協(xié)同工作軟件，其發(fā)展過程分為以下三個階段：1以數(shù)據(jù)處理為中心的傳統(tǒng)辦公系統(tǒng)。2以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)。3以知識管理為核心的辦公自動化系統(tǒng)第四張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月 辦公自動化在我國發(fā)展的第一個階段的主要標志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機、打字機、復印機等；第二個階段的主要標志是辦公過程中普

3、遍使用電腦和打印機，通過電腦和打印機進行文字處理、表格處理、文字排版輸出和進行人事財務等信息的管理等；第三個階段的主要標志是辦公過程中網(wǎng)絡技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過程中通過使用網(wǎng)絡，實現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡打印共享，網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫管理等工作。第五張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.2辦公自動化系統(tǒng)的要素、目標和技術(shù)核心1.2.1辦公自動化系統(tǒng)的要素和目標 1要素：2目標： （1）提供電子郵件功能 （2）支持協(xié)同工作和移動辦公 （3）完整的安全性控制功能 （4）滿足公文及會議程序 （5）具有完善的黨案管理功能 （6）集成Internet （7）系統(tǒng)界面友好，使用方便 第六張，PPT共二十

4、四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.2.2辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)核心1、開發(fā)平臺分類目前，流行的以數(shù)據(jù)為核心的網(wǎng)絡辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)平臺主要有以下三類：（1）基于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)開發(fā)平臺優(yōu)點：數(shù)據(jù)處理能力強，訪問速度快，開發(fā)工具適用范圍廣。缺點：數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)不提供工作流控制、用戶權(quán)限和用戶安全的管理，其實現(xiàn)必須由軟件工程師自己開發(fā)完成，不僅工作量大，而且實現(xiàn)和維護都非常困難；在通訊手段、廣域網(wǎng)方面支持不夠，系統(tǒng)的可伸縮性和擴展性較差；對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的表示和處理先天不足，限制了辦公自動化系統(tǒng)的功能擴展。第七張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月（2）基于Browser/Server結(jié)構(gòu)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)合的

5、開發(fā)平臺基于B/S（Browser/Server）結(jié)構(gòu)和關(guān)系數(shù)據(jù)庫結(jié)合的方式，利用CGI（通用網(wǎng)關(guān)接口）、ASP(活動服務器網(wǎng)頁)等技術(shù)進行系統(tǒng)開發(fā)。優(yōu)點：采用標準Internet技術(shù)，技術(shù)人員只需要開發(fā)和維護服務器端應用程序，而無需考慮客戶端程序，大大降低了軟件維護開銷；該平臺特別適合信息的查詢和組織，用戶只需熟悉瀏覽器操作，界面一致簡單。易于與Internet上的其他系統(tǒng)結(jié)合，客戶端只需裝有瀏覽器即可訪問系統(tǒng)。缺點：開發(fā)手段和能力有限，對于復雜的工作流和權(quán)限設(shè)置等要求顯得力不從心。第八張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月（3）基于群件的開發(fā)平臺基于群件的開發(fā)平臺是目前最流行的選擇，主

6、要的群件系統(tǒng)有Lotus公司的Domino/Notes和Microsoft公司的ExchangeServer。優(yōu)點：系統(tǒng)提供了強大的安全和權(quán)限及工作流管理機制，開發(fā)工具完備，開發(fā)周期短，穩(wěn)定可靠；完善的通訊手段和強大的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)支持能力，以及較好的系統(tǒng)可伸縮性和擴展性；程序和數(shù)據(jù)一般放在服務器上；對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的表示和處理能力強大，特別是用于事務性處理。缺點：處理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)能力較弱，不擅長數(shù)據(jù)的計算、分析和統(tǒng)計，運行效率較低。第九張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月2以O(shè)A使用的技術(shù)分類 就現(xiàn)在開發(fā)OA的技術(shù)來說，主要集中分為三大類：基于C/S結(jié)構(gòu)的應用程序開發(fā)，結(jié)合C/S結(jié)構(gòu)和Web

7、技術(shù)的復合應用程序，基于B/S結(jié)構(gòu)的動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)。C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是傳統(tǒng)的開發(fā)模式，一般以數(shù)據(jù)庫和客戶端的兩層結(jié)構(gòu)實現(xiàn)，也有加入中間件的三層或多層結(jié)構(gòu)，在OA早期是標準的系統(tǒng)模式，但隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和網(wǎng)絡的發(fā)展，它已經(jīng)無法滿足現(xiàn)在的遠程網(wǎng)絡辦公和移動辦公，逐漸在被取代。C/S+Web技術(shù)：是為了補充C/S結(jié)構(gòu)的不足，在C/S基礎(chǔ)上加入Web技術(shù)來實現(xiàn)對遠程數(shù)據(jù)的獲取，但擁有一定局限性，如數(shù)據(jù)及時更新、軟件升級等問題就無法很好解決。B/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)：是援用動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)，加入OA的開發(fā)理念，完全適應網(wǎng)絡辦公和移動辦公需求，也是現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)的首選技術(shù)。就B/S結(jié)構(gòu)的開發(fā)，具體技術(shù)又有多種選擇

8、：JSP+J2EE，ASP+IIS，ASP.net+Microsoft.NETFramework，PHP+Apache，這些技術(shù)各有其特點：JSP技術(shù)：具有良好的跨平臺性，加上J2EE的功能十分強大，但是J2EE的布置是開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。PHP技術(shù)：是早期動態(tài)網(wǎng)頁技術(shù)中的強手，但隨著JSP技術(shù)與ASP技術(shù)的不斷更新，使得PHP技術(shù)稍微比較落后。第十張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3辦公自動化系統(tǒng)的功能1.3.1 文字處理1編輯文檔的功能。2文檔版式編排的功能。3使用模板格式化文檔。 4表格的使用。5文檔的智能檢查功能。第十一張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于20

9、22年6月1.3.2 數(shù)據(jù)處理1方便快捷的數(shù)據(jù)錄入。 通過制作一張電子表格，可以對數(shù)據(jù)進行快速的錄入，而且在錄入的過程中還可以靈活的插入數(shù)據(jù)行或列、對有規(guī)律的數(shù)據(jù)實現(xiàn)自動生成、根據(jù)函數(shù)生成特定的基于數(shù)據(jù)表的數(shù)據(jù)、自動計數(shù)等功能。2根據(jù)數(shù)據(jù)快速生成相關(guān)圖形或表。 為了更好的表達數(shù)據(jù)統(tǒng)計的結(jié)果，我們往往使用圖形或者圖表。對于一個錄入完畢的電子表格，我們可以根據(jù)電子表格強大的內(nèi)嵌功能進行圖形或者圖表的生成，可以自由的選擇模板進行生成相關(guān)圖形或圖表，而且當表格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，圖形或圖表也會根據(jù)新的數(shù)據(jù)發(fā)生相應的變化，有利于數(shù)據(jù)更新。3強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計功能。 除了對數(shù)據(jù)表進行簡單的統(tǒng)計外，電子表格中還

10、專門針對企業(yè)的日常需要設(shè)計了各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)的方法，通過使用這些統(tǒng)計方法，用戶可以很方便的制作出工作使用的各種數(shù)據(jù)統(tǒng)計文件。第十二張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.3 語音處理 語音處理技術(shù)是是計算機應用人工智能技術(shù)將人的語音自動轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計算機具備聽覺功能的技術(shù)方法。OA里語音處理功能主要包括以下兩個部分：1語音合成。語音合成技術(shù)是計算機模仿人的語音生成過程，使計算機控制音響設(shè)備合成人工語音。2語音識別。語音識別是計算機應用人工智能技術(shù)將人的語音自動轉(zhuǎn)換為文字和指令、使計算機具備聽覺功能的技術(shù)方法。語音識別技術(shù)可以通過發(fā)音方式，發(fā)音時的孤立詞、連結(jié)詞或自然語言的連續(xù)語音

11、等對語音進行識別。其可識別字符的范圍分為大、中、小不同類型；適用對象，分為特定人和非特定人系統(tǒng)。第十三張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.4 圖形和圖像處理1圖形和圖像的輸入。圖形和圖像的輸入功能是處理功能的基礎(chǔ)。圖形和圖像輸入的方式有很多種。最常見的圖形輸入方式有：鼠標器、數(shù)字化圖形板、掃描儀等。常見的圖像輸入方式有：掃描儀、數(shù)碼相機等。2圖形和圖像的存儲和編輯。圖形和圖像的存儲是把經(jīng)過設(shè)備輸入的圖形或者圖像存儲到計算機的特殊位置，存儲到計算機后就可以對圖形或者圖像進行編輯，編輯包括圖像大小的剪裁、色調(diào)的調(diào)整、格式的轉(zhuǎn)化等。3圖形和圖像的輸出。把圖形或者圖像在計算機中經(jīng)過一系列

12、的處理，需要對它們進行輸出到終端，常見圖形或圖像的輸出方式有打印機等。第十四張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.5 通信功能 OA系統(tǒng)的通信功能夠?qū)崿F(xiàn)OA系統(tǒng)的各個部門真正的進行即時協(xié)同工作，和傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)相比，可以大大提高辦公效率，OA的通信的功能主要包括以下幾個方面： 1即時提醒 2遠程通信 3遠程監(jiān)控 4屏幕互換第十五張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.6 文件處理在任何企事業(yè)單位文件處理都是一項重要工作，其特點是繁瑣、工作量大而且對文件有不同的保密級別要求，責任重大。然而傳統(tǒng)手工的文件處理效率低、耗材大并且占用工作人員大量的時間用于分發(fā)、追蹤和催辦等工作。

13、隨著辦公自動化和遠程辦公的要求，傳統(tǒng)方式已經(jīng)遠遠滿足不了工作的需要，OA系統(tǒng)的文件處理系統(tǒng)真正的實現(xiàn)數(shù)字化辦公，大大提高工作效率，主要功能有以下兩個方面：1資源共享。利用OA系統(tǒng)的網(wǎng)絡可以使內(nèi)部成員方便的共享文件，經(jīng)過授權(quán)的用戶可以快速的訪問網(wǎng)絡資源來獲取文件。2文件處理流程系統(tǒng)化。在傳統(tǒng)的文件處理流程種，需要經(jīng)過專門的人員去分發(fā)或崔辦文件的處理，而在OA的文件處理系統(tǒng)中，可以通過基于OA網(wǎng)絡的文件處理系統(tǒng)，真正實現(xiàn)網(wǎng)絡化的流暢流程，大大縮減了文件處理的時間。第十六張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.7 工作日程管理工作日程管理是單位或公司對某個部門或個人的工作規(guī)劃，是一個企業(yè)和

14、單位工作中的重要部分。OA中的日程管理主要包括：1部門日程管理2職員日程管理3工作進程管理4工作周報5工作月報第十七張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.3.8 行文辦理行文辦理是辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分，在OA中通過采用計算機和網(wǎng)絡大大提高了行文辦理的效率，行文辦理功能主要包括：1行文無紙流轉(zhuǎn)。2實現(xiàn)行文自動轉(zhuǎn)入和標引。3實現(xiàn)會議計劃、通知等功能。4實現(xiàn)信息的采集功能。5實現(xiàn)事務督辦流程。第十八張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.4 辦公自動化系統(tǒng)的層次模型 辦公管理信息系統(tǒng)的層次可分為三級結(jié)構(gòu)，即：事務型辦公管理信息系統(tǒng)、管理型辦公管理信息系統(tǒng)、決策型辦公管理信息系統(tǒng)

15、。 第十九張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月1.4.1 事務型OA系統(tǒng) 其中事務型辦公管理信息系統(tǒng)又可分為單機系統(tǒng)和可以支持一個機構(gòu)各辦公室之間的基本辦公事務處理活動，即以計算機和通信技術(shù)為中心的網(wǎng)絡系統(tǒng)兩種。 事務型辦公系統(tǒng)包括系統(tǒng)和機關(guān)行政事務處理系統(tǒng)兩大部分。基本的辦公事務處理包括文字處理、日程安排、公文管理、信函處理、文件資料管理等方面的管理。機關(guān)行政事務處理包括人事、工資財務、資源等的管理。1.4.2 管理型OA系統(tǒng) 管理型辦公系統(tǒng)除了具有事務型辦公系統(tǒng)的全部功能外主要增加了管理信息系統(tǒng)（MIS）的功能。MIS主要是面向物質(zhì)的信息流，即經(jīng)濟信息流或社會信息流的處理和加工，而在

16、辦公信息系統(tǒng)要處理的是抽象的公文類型的信息流。從整體來看經(jīng)濟信息與社會信息主要在操作層與管理層之間流動，公文信息則主要在管理與決策層之間流動。因此將兩者結(jié)合起來完成信息的子弟曾至頂層的平滑流動。1.4.3 決策型OA系統(tǒng) 決策型辦公管理信息系統(tǒng)（DSS）除了應具有前兩種模式的功能外，還具備決策或輔助決策功能。與決策支持密切相關(guān)的是建立各種模型，包括經(jīng)驗模型和數(shù)學模型。具有較高水平的決策支持系統(tǒng)除了以數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)的管理信息之外，還應以數(shù)據(jù)倉庫和決策工具為基礎(chǔ)。第二十張，PPT共二十四頁，創(chuàng)作于2022年6月本章小結(jié) 本章介紹了辦公自動化的定義、和發(fā)展特點，通過闡述辦公自動化系統(tǒng)的要素、目標和技術(shù)核心，對辦公自動化系統(tǒng)的功能以及辦公自動化系統(tǒng)的層次模型，也做了