印章管理制度

1、PAGE PAGE 6印章管理制度編 號(hào)： 版本號(hào)：A/0主責(zé)：綜合管理部編寫(xiě)： 審核： 批準(zhǔn) 實(shí)施日期： 1 目的為規(guī)范xx集團(tuán)印章管理工作，防范印章管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。2 范圍 本制度適用于xx集團(tuán)有限公司總部各部門(mén)、分公司。本制度所指印章包括公司印章、部門(mén)印章、分公司印章、控股公司印章、項(xiàng)目經(jīng)理部印章及其它專用印章。本制度包括印章的刻制、備案、啟用、使用、保管、損毀、遺失、更換、交回、銷毀等內(nèi)容。3 職責(zé)3.1綜合管理部（1）負(fù)責(zé)xx集團(tuán)印章管理制度的制定、修訂；（2）負(fù)責(zé)xx集團(tuán)印章的刻制、備案、保管和使用；（3）對(duì)各部門(mén)、分公司的印章使用情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查(附檢查表，

2、見(jiàn)附件一)。3.2 總部各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)印章的保管和使用。3.3分公司（1）負(fù)責(zé)本公司印章管理制度的制定、修訂。（2）指定專門(mén)責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)印章的保管和使用；（3）對(duì)所屬項(xiàng)目經(jīng)理部印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查(附檢查表，見(jiàn)附件一)。3.4目經(jīng)理部指定專人負(fù)責(zé)印章的保管和使用。4 制度4.1 印章的刻制、備案、啟用4.1.1印章刻制、備案、啟用流程（1）xx集團(tuán)總部各職能部門(mén)及直管項(xiàng)目填寫(xiě)“刻制印章申請(qǐng)表”（見(jiàn)附件二），或通過(guò)xx集團(tuán)有限公司項(xiàng)目部刻章流程，經(jīng)分公司、子集團(tuán)審核通過(guò)后，由xx集團(tuán)綜合管理部按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行刻制，申請(qǐng)部門(mén)在xx集團(tuán)綜合管理部備案后方可啟用印章；各分公司、特級(jí)資質(zhì)承攬

3、工程項(xiàng)目經(jīng)理部通過(guò)集團(tuán)內(nèi)網(wǎng)“國(guó)清集團(tuán)刻制印章審批流程”，經(jīng)分公司、子集團(tuán)、國(guó)清總部三級(jí)審核通過(guò)后，由xx集團(tuán)綜合管理部按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一進(jìn)行刻制，申請(qǐng)部門(mén)在xx集團(tuán)綜合管理部備案后方可啟用印章。（2）獨(dú)立法人單位或當(dāng)?shù)毓ど叹忠?guī)定必須在注冊(cè)地刻制印章的可自行刻制，但需在xx集團(tuán)綜合管理部備案后方可啟用印章；（3）項(xiàng)目部印章的刻制、備案、啟用經(jīng)所屬分公司批準(zhǔn)；（4）部門(mén)內(nèi)的專用章經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后、刻制啟用并由專人保管使用；（6）任何單位和個(gè)人不得在未經(jīng)審批的情況下私自刻制印章。4.1.2刻制標(biāo)準(zhǔn)（1）xx集團(tuán)印章為圓形，直徑為4.0cm，圓邊寬為0.1cm，中央刊五角星，五角星外刊單位名稱，自左而右

4、環(huán)行，或者名稱前段自左而右環(huán)行，后段自左而右橫排，印文使用簡(jiǎn)化的宋體字；（2）總部部門(mén)、分公司印章為圓形，直徑為4.0cm，圓邊寬為0.1cm；中央刊五角星，五角星外刊單位名稱，自左而右環(huán)行，或者名稱前段自左而右環(huán)行，后段自左而右橫排，印文使用簡(jiǎn)化的宋體字；（3）專用章一律為圓形，直徑為4.0cm，圓邊寬為0.1cm，上弧為單位名稱，自左而右環(huán)行，專用章內(nèi)容放在章的下邊自左而右橫排，印文使用簡(jiǎn)化的宋體字；（4）項(xiàng)目經(jīng)理部印章為長(zhǎng)方形，規(guī)格為5.5cm x3.0cm，印章內(nèi)容自左而右橫排，必須注明“此章簽署經(jīng)濟(jì)合同無(wú)效”，印文使用簡(jiǎn)化的宋體字。4.2使用4.2.1流程4.2.1.1xx集團(tuán)印章使

5、用流程（1）對(duì)一般性的內(nèi)部業(yè)務(wù)用印申請(qǐng)，用印部門(mén)需填寫(xiě)xx集團(tuán)有限公司公章使用登記簿，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后即可用??；（2）凡涉及工程質(zhì)量、安全、結(jié)算、大額經(jīng)濟(jì)簽證、索賠等內(nèi)容的對(duì)外信函、會(huì)議紀(jì)要及其它形式的書(shū)面文件、資料，須在xx集團(tuán)有限公司內(nèi)網(wǎng)中選擇“流程”的“建設(shè)有限用印審批流程”，現(xiàn)場(chǎng)用印仍應(yīng)填寫(xiě)xx集團(tuán)有限公司公章使用登記簿，且經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。（3）經(jīng)審核同意用印的文件，印章專管員應(yīng)認(rèn)真審核校對(duì)資料內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告單位負(fù)責(zé)人；（4）任何單位和個(gè)人不得在未經(jīng)審批的情況下私自使用印章；（5）嚴(yán)禁在空白紙上用印。4.2.2范圍（1）xx集團(tuán)印章適用于公司的發(fā)文、函件及相關(guān)資料；（2

6、）xx集團(tuán)總部各部門(mén)、分公司印章使用僅限于本單位權(quán)限范圍內(nèi)的相關(guān)文件、函件及資料，凡涉及以xx集團(tuán)名義發(fā)布的文件、函件、資料等一律不得使用；（3）項(xiàng)目經(jīng)理部印章僅可適用于該工程項(xiàng)目日常管理的下列函件、文書(shū)和資料：工作聯(lián)系單等日常往來(lái)信函；工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)表等技術(shù)文件、資料；小額批價(jià)、索賠等簽證和函件；（4）凡涉及工程質(zhì)量、安全、結(jié)算、大額經(jīng)濟(jì)簽證、索賠等內(nèi)容的對(duì)外信函、會(huì)議紀(jì)要及其它形式的書(shū)面文書(shū)、資料，一律不允許使用項(xiàng)目經(jīng)理部印章，仍須按程序報(bào)xx集團(tuán)批準(zhǔn)后，由xx集團(tuán)蓋章確認(rèn)；（5）項(xiàng)目經(jīng)理部印章不得用于對(duì)外簽訂合同，不得從事?lián)！⑼顿Y、采購(gòu)等對(duì)外經(jīng)濟(jì)行為。項(xiàng)目經(jīng)理部所屬分公司必須在項(xiàng)目經(jīng)理

7、部印章正式啟用前將印章適用范圍書(shū)面通知工程項(xiàng)目的建設(shè)單位、監(jiān)理單位等相關(guān)單位；（6）外文印章僅限于外文文件、函件及資料，不得對(duì)中文文件、函件及資料用印。4.3保管（1）印章必須由責(zé)任部門(mén)指派專人負(fù)責(zé)保管和使用；（2）專用章由各單位（部門(mén)）指定部門(mén)人員負(fù)責(zé)保管，其中合同專用章和財(cái)務(wù)專用章分別由綜合部管理部和財(cái)務(wù)管理部門(mén)的專人負(fù)責(zé)保管；（3）項(xiàng)目經(jīng)理部印章由項(xiàng)目經(jīng)理指派專人保管；（4）未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，印章專管員不得將印章擅交他人或私自攜帶外出；（5）任何單位或個(gè)人不得采用特殊手段使得印章與所蓋出的印鑒內(nèi)容不符； （6) 印章專管員應(yīng)堅(jiān)守崗位，盡職盡責(zé)，妥善安全保管印章，如有遺失，須及時(shí)向主管領(lǐng)

8、導(dǎo)報(bào)告，并在24小時(shí)內(nèi)辦理更換印鑒的手續(xù)。4.4印章的損毀、遺失、更換、交回和銷毀（1）損毀或遺失，印章持有單位應(yīng)立即向xx集團(tuán)綜合管理部報(bào)告并做出書(shū)面說(shuō)明；（2）在印章遺失后立即（最多不得超過(guò)3日）在公眾媒體發(fā)布遺失印章作廢聲明；（3）經(jīng)綜合管理部同意后予以更換并按4.1中的規(guī)定刻制，損毀的印章收回；（4）因機(jī)構(gòu)調(diào)整停止使用印章時(shí)，應(yīng)在機(jī)構(gòu)撤銷或注銷后立即將印章交回xx集團(tuán)綜合管理部，由xx集團(tuán)綜合管理部按規(guī)定封存、銷毀；（5）項(xiàng)目經(jīng)理部印章在工程竣工后三個(gè)月內(nèi)交回所屬分公司印章管理責(zé)任部門(mén)，由分公司印章管理責(zé)任部門(mén)統(tǒng)一將廢舊印章定期交xx集團(tuán)綜合管理部按規(guī)定封存、銷毀。4.5監(jiān)督及檢查（1

9、）xx集團(tuán)總部各部門(mén)、分公司及項(xiàng)目經(jīng)理部應(yīng)加強(qiáng)印章管理，單位負(fù)責(zé)人為印章管理的第一責(zé)任人；（2）各項(xiàng)目經(jīng)理部必須每月、每季對(duì)印章管理使用情況進(jìn)行檢查，檢查情況書(shū)面報(bào)分公司；（3）分公司每月、每季將本單位印章管理使用情況匯總書(shū)面報(bào)xx集團(tuán)；（4）xx集團(tuán)綜合管理部不定期對(duì)各單位印章管理情況進(jìn)行檢查。4.6違規(guī)責(zé)任凡違反本管理制度，給xx集團(tuán)造成經(jīng)濟(jì)損失或惡劣影響的，要追究責(zé)任單位負(fù)責(zé)人、主管部門(mén)負(fù)責(zé)人（或項(xiàng)目經(jīng)理）和直接責(zé)任人的行政責(zé)任，并根據(jù)其嚴(yán)重程度對(duì)相關(guān)責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰；構(gòu)成違法行為的，將移交司法機(jī)關(guān)處理。5記錄序號(hào)記錄名稱記錄編號(hào)收集部門(mén)保存部門(mén)保存期限1印章檢查匯總表 總部部門(mén)、分公司綜合管理部1年2xx集團(tuán)有限公司印章刻制申請(qǐng)表 總部部門(mén)、分公司綜合管理部1年附件一： 編號(hào)：xx-074-01印章檢查匯總表序號(hào)檢查單位印章明細(xì)檢查內(nèi)容有無(wú)違規(guī)情況（注原因）檢查人檢查時(shí)間專人負(fù)責(zé)用印經(jīng)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)負(fù)責(zé)人同意用印有記錄印章是否備案單位注銷印章是否交回注：每枚印章都檢查上述5個(gè)項(xiàng)目，如有違規(guī)情況請(qǐng)注明違規(guī)原因附件二： xx-074-02xx集團(tuán)有限公司印章刻制申請(qǐng)表單位名稱印章內(nèi)容（外文/中外文印章須同時(shí)填寫(xiě)印章中外