合同管理暫行辦法

1、合同管理暫行方法一、總那么為保證公司合同資料使用的機密性和合理性，保障公司的商業(yè)機 密和經(jīng)濟利益不受損失并提高工作效率，有效的杜絕違法違規(guī)的行為 發(fā)生，特制定本管理制度。二、分類合同資料借閱分為借出和查閱兩種。三、適用范圍本制度適用于本公司所有存檔合同及資料的借閱。四、合同借出查閱的審批（一）合同保管員職責1、合同保管員應對公司所有合同進行分類歸檔，及時登記，并做好合 同目錄。2、合同保管員應妥善保管合同資料，防蟲蛀、防霉、防喪失，確保合 同資料平安。3、借出查閱公司合同資料，需公司領導簽字同意方可借閱。合同保管 員須依據(jù)相關負責人簽字同意的合同資料借閱申請表（見附件1）, 方可將合同交給借/

2、查閱人使用。（二）借出合同1、借出合同時，須填寫合同資料借閱申請表。2、合同保管員對所有借出的文件資料應當面清點份數(shù)、頁數(shù)，發(fā)現(xiàn)問 題查明情況，及時報告領導。3、借出的資料不允許轉借他人，必須歸還后重新申請。4、不得將合同帶出公司或在公共場合隨意翻閱，如有特殊情況必須帶 出公司的需在合同資料借閱申請表備注欄做特殊說明。5、合同的借出時間原那么上是當日借當日還，最長不超過兩個工作日。 如遇特殊情況需繼續(xù)借閱，須到合同保管員處重新辦理手續(xù)。6、因工作需要需某合同文件的復印件時，合同保管員須在合同復印件 上簽出“此件僅供XXX事辦理使用”字樣，并做好相關登記（見附件 2） o7、合同保管員應做好借閱

3、登記工作。（三）、查閱資料1、查閱資料時，必須在合同保管員規(guī)定的場所查閱。2、查閱資料時不允許查閱與申請無關的資料。3、凡查閱的資料一律不準復印。4、任何人不得擅自將合同資料帶出規(guī)定場所外。5、合同保管員應做好查閱登記工作。（四）歸還資料借閱人應在規(guī)定時間如期歸還合同，歸還時合同保管員應認真核 對，在借閱單備注欄注明歸還時間及歸還時出現(xiàn)的任何情況，做好登 記工作。（五）損壞或喪失資料的處理1、借（查）閱人對所借閱合同資料必須妥善保管，保守機密，保證安 全，任何人不得隨意在所借資料上亂寫、亂畫、涂改、剪裁、拆散， 不得私自復制、調(diào)換、污損、劃線等，更不得擅自復印、轉借，更不 得損壞和喪失。2、在

4、借（查）閱期間發(fā)生的一切問題，一律由借（查）閱人負責。（六）合同資料的銷毀1、合同資料的銷毀，是指對沒有保存價值的存檔文件和保管期限已滿 無須繼續(xù)保存的檔案進行銷毀處理。2、公司任何員工未經(jīng)允許，不得銷毀公司的合同資料。3、需銷毀的資料，由合同保管員列出銷毀清冊，經(jīng)相關部門負責人及 公司領導最終批準后方可進行銷毀。4、經(jīng)批準銷毀的資料，由合同保管員認真核對，并做好登記，銷毀時 由相關部門人員監(jiān)督進行。（七）合同檔案僅供本公司使用，公司對外單位或個人需查閱時，應 由本單位相關人員陪同，并由本公司人員辦理相關借閱手續(xù)，所有合 同資料均需經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。附件1：合同資料借閱申請表 注：借閱時間和歸還時間要精準到X月X日X點X分附件2：合同資料復印申請表注：復印份數(shù)要注明，并在文件上“此件僅供XXX事辦理使用”。附件1合同資料借閱申請表序號合同編號借出時間歸還時間是否外帶人員簽字保管員簽字領導簽字備注1月日時分月日時分2月日時分月日時分3月日時分月日時分4月日時分月日時分5月日時分月日時分6月日時分月日時分7月日時分月日時分8月日時分月日時分9月日時分月日時分10月日時分月日時分11月日時分月日時分12月日時分月日時分13月日時分月日時分14月日時分月日時分15月日時分月日時分16月日時分月日時分17月日時分月日時分18月日時分月日時分19月日時分月日時分20月日時分月日時分