2022年外協(xié)跟單崗位職責(zé)

1、外協(xié)跟單崗位職責(zé)崗位職責(zé) 全面準(zhǔn)備并理解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最后確認(rèn)樣、面/輔料樣卡、確認(rèn)意見或改正資料、特殊狀況可攜帶客樣），確認(rèn)所掌握的所有資料之間制作工藝細(xì)節(jié)與否統(tǒng)一、詳盡。對(duì)批示不明確的事項(xiàng)具體反映給有關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時(shí)確認(rèn)。 務(wù)必保證該公司與外加工廠之間所有規(guī)定及資料具體并明確、一致?。ㄗ罴岩形淖肿C明） 事先盡量多地理解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)狀況并對(duì)工廠的優(yōu)/劣勢(shì)進(jìn)行充足評(píng)估，做到知根知底。 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務(wù)單位解決相應(yīng)業(yè)務(wù)過(guò)程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴(yán)禁以任何主觀或客觀理由對(duì)客戶（或客戶公司跟單員）有過(guò)激的言行。解

2、決業(yè)務(wù)過(guò)程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問(wèn)題及時(shí)請(qǐng)示公司決定。 預(yù)先充足估計(jì)工作中問(wèn)題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強(qiáng)工作力度，完善細(xì)化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的也許性。不以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題為目的，預(yù)先充足防備、工作中反復(fù)發(fā)掘、及時(shí)解決問(wèn)題并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)后來(lái)的工作方式和細(xì)則進(jìn)一步完善方為主線之道。 訂單跟單員與訂單負(fù)責(zé)人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對(duì)方溝通，將問(wèn)題降到最低限度。跟單簡(jiǎn)介具體環(huán)節(jié)第1步：當(dāng)業(yè)務(wù)員和客戶在網(wǎng)上進(jìn)行溝通，擬定初步意向后。客戶通過(guò)快遞把樣品和加工的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)傳過(guò)來(lái)。此時(shí)，將樣品和有關(guān)的加工制作的規(guī)定通過(guò)打樣申請(qǐng)單反映出來(lái)。之后，通過(guò)業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽字，將樣品和打樣單（打樣單

3、要復(fù)印一份，正本留自己保存。）給打樣室進(jìn)行打樣。第2步：樣品出來(lái)后通過(guò)快遞寄給客戶，注意及時(shí)向快遞詢問(wèn)UPS號(hào)。第3步：客戶確認(rèn)樣品并將樣品寄回，同步下單。第4步：根據(jù)回傳樣品，制做簡(jiǎn)樸的定貨單給技術(shù)部。定貨單要業(yè)務(wù)員和部門經(jīng)理簽字。將單和樣品留技術(shù)部。規(guī)定其制作工藝流程。第5步：之后將合同傳給財(cái)務(wù)部簽字和老總簽字。并連同工藝流程樣品3樣物品，下正式的訂貨單。訂貨單要根據(jù)合同來(lái)做，把品質(zhì)規(guī)定，包裝規(guī)定，和備注事項(xiàng)，交貨日期。寫清晰。之后把訂貨單復(fù)印5份，分別傳生產(chǎn)-品管-財(cái)務(wù)-物控-出貨。并在正本上簽字。正本訂貨單留給自己。把工藝流程書復(fù)印5份，傳財(cái)務(wù)-技術(shù)部-物控-生產(chǎn)-品管。正本留技術(shù)部，

4、副本自己留著。第6步：將合同復(fù)印2份，正本自己歸檔。副本分別傳老總辦公室和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人。第7步：及時(shí)反映工廠在生產(chǎn)過(guò)程中的問(wèn)題，并和業(yè)務(wù)員溝通。在業(yè)務(wù)員和客戶溝通達(dá)到合同后，將成果通過(guò)工作聯(lián)系單將變更規(guī)定傳達(dá)到生產(chǎn)車間。工作聯(lián)系單正本留己，副本傳達(dá)。第8步：快出貨時(shí)，聯(lián)系貨代。做報(bào)關(guān)單據(jù)。并提前寄交貨代。若生產(chǎn)有問(wèn)題，導(dǎo)致不能雖然出貨要提前告知貨代，以便其另做船期安排。第9步：若雖然完貨。則提前兩天將貨代傳來(lái)的進(jìn)倉(cāng)單或有關(guān)單據(jù)交給出貨部門。并將出貨告知單復(fù)印3份，傳生產(chǎn)-品管-出貨部。正本留己。第1步：雖然做好議付單據(jù)連同貨代送來(lái)的提單進(jìn)行議付。如前T/T下，則先傳副本給對(duì)方，要其付款。L/C項(xiàng)

5、下，則交由財(cái)務(wù)部到銀行進(jìn)行有關(guān)事項(xiàng)。第11步：到核銷單等有關(guān)單據(jù)回來(lái)后，將單據(jù)交由財(cái)務(wù)部進(jìn)行結(jié)匯，辦理核銷退稅手續(xù)。以上所有自己保存的單據(jù)按合同和客戶編號(hào)先后順序進(jìn)行分檔管理。舉例以服裝跟單為例，跟單過(guò)程如下：一般程序如下：接受客戶批示單，分析產(chǎn)品材料，采購(gòu)材料，制作樣品（重要下工廠理解樣品的貫徹狀況，生產(chǎn)工藝適合客戶的產(chǎn)品規(guī)定，緊抓生產(chǎn)進(jìn)度滿足交貨日期），發(fā)樣品給客戶承認(rèn)，大貨投產(chǎn)。制作過(guò)程啰嗦易出錯(cuò)，加工工廠會(huì)給你麻煩的，客戶也會(huì)的，要做好心理準(zhǔn)備。一、 工藝單先對(duì)工藝單進(jìn)行文字解決，翻譯成中文。參照和對(duì)照往年的工藝單進(jìn)行核對(duì)（重要指老客戶），研究與否有新的變化或者是有不對(duì)的地方，著重看一

6、下有無(wú)特殊規(guī)定，工藝單批示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通，如客戶有不明白的地方可按照訂單常規(guī)操作規(guī)定解決。對(duì)著工藝單進(jìn)行逐項(xiàng)檢查：一方面是主料，如面料的品種、紗支、構(gòu)造、克重、顏色（特別注意特殊色，如麻灰）；輔料，涉及拉鏈（與否特指，如YKK）、繩、扣、風(fēng)眼、花邊、松緊帶、梭織布（應(yīng)注意與否需要染色）、橫機(jī)羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、吊牌、裝飾牌等。對(duì)照工藝單認(rèn)真研究印、繡花及其他解決方式，如面料絲光、水洗、扎染等（有關(guān)HTP訂單中對(duì)印、繡花方面沒(méi)有具體的資料，甚至在最初打樣時(shí)連印花顏色、印花尺寸也沒(méi)有明確批示，客戶只有一種規(guī)定：效果好就行。雖然客戶把這個(gè)權(quán)利給了工廠，但也給工廠帶來(lái)一定難度，要揣測(cè)客戶的

7、心態(tài)，自己要積極去創(chuàng)新設(shè)計(jì)某些東西。在這點(diǎn)上，應(yīng)盡快適應(yīng)客戶的這種規(guī)定）。二、 核價(jià)認(rèn)真研究竣工藝單后，安排進(jìn)行核價(jià)，即填寫核價(jià)單，在填寫核價(jià)單時(shí)一定要清晰、認(rèn)真，通過(guò)誰(shuí)手該把關(guān)的沒(méi)把好關(guān)的要負(fù)首要責(zé)任；建議跟單員最佳整頓一份工廠面料、紗支、克重、幅寬一覽表，以便后來(lái)核價(jià)遇到相似的面料時(shí)，可按固定的工藝去填制核價(jià)單，印、繡花價(jià)格最佳也有價(jià)格一覽表。核算工藝單上客戶規(guī)定的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的生產(chǎn)難易度，重要是與染整廠溝通，貫徹?cái)M定后，明確面料有關(guān)資料，以便工藝人員核算用料時(shí)與染整廠核對(duì)面料幅寬、克重資料，注意面料的紗支與克重的對(duì)比，以便用料的核算。工藝室人員進(jìn)行有關(guān)工藝用量的計(jì)算，此

8、時(shí)要對(duì)輔料狀況（特別是百家好事客戶對(duì)輔料一般都是指定廠家，要對(duì)輔料的價(jià)格進(jìn)一步貫徹好，以免大貨投產(chǎn)后浮現(xiàn)價(jià)格上的差別）進(jìn)行具體解說(shuō)，問(wèn)明客戶哪些輔料屬于客供及印花的種類及繡花線的種類，避免漏掉，客戶有特殊規(guī)定的，更是需要特別闡明。生產(chǎn)車間對(duì)照工藝單，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi)的計(jì)算，由于車間是參照工藝單進(jìn)行計(jì)算，好多內(nèi)容僅是“紙上談兵”，因此有條件的盡量提供樣衣，對(duì)于工藝單上或是客戶特別批示的，要一并具體告知（最佳是書面）生產(chǎn)部門，以便盡量核算精確。匯總資料，核算價(jià)格。由于核價(jià)員習(xí)慣于按照自己懂得的資料進(jìn)行核價(jià)，因此在客戶有特殊規(guī)定的時(shí)候，一定要有明確批示并做有關(guān)提示，如面料有特殊規(guī)定（有無(wú)水洗等），

9、輔料比較奇特，印、繡花價(jià)格等。所有這一切，都必須具體精確的寫到核價(jià)資料或者是工藝單里，以便后來(lái)備查。報(bào)價(jià)時(shí)如對(duì)某些輔料及印、繡花價(jià)格不明確的，報(bào)價(jià)時(shí)要注明所列輔料及印、繡花的價(jià)格，如百家好事訂單常常會(huì)指定輔料廠，而唯嘉、歐美訂單牽扯到面料檢測(cè)及成衣檢測(cè)（客戶指定輔料，跟單員一定要注意，如果跟單員沒(méi)明確標(biāo)注，跟單員要負(fù)重要責(zé)任；所有擔(dān)當(dāng)學(xué)會(huì)看核價(jià)單上的資料，一定要看清晰，把經(jīng)手的資料要做到心中有數(shù)；有特殊規(guī)定的，一定要告訴核價(jià)員）。我做單證做到心力交瘁三、備樣一般來(lái)說(shuō)，報(bào)完價(jià)后，如客戶覺(jué)得價(jià)格接近或者是可以接受，會(huì)規(guī)定安排備樣（原則上先談價(jià)格，后打樣；對(duì)新客戶原則上不備樣，備樣要收樣品費(fèi)）。備樣

10、時(shí)重要注意（備樣時(shí)核心在于保證交期及質(zhì)量，因此我們經(jīng)手的資料務(wù)必要精確，與客戶規(guī)定一致，才干保證樣品及時(shí)得到確認(rèn)，避免反復(fù)返工）：（一）樣品款式樣：一般來(lái)說(shuō)款試樣重要是看做工的，可以用替代面料，但當(dāng)有配色時(shí)，一定要搭配合適才行，尺寸做工完全按照客供批示及規(guī)定。確認(rèn)樣：作為確認(rèn)樣，客戶看重的是，顏色要對(duì)，輔料要齊，印繡花也要按照規(guī)定的去做，特別是代表大貨面料一定要好。由于一般來(lái)說(shuō)，確認(rèn)樣是給設(shè)計(jì)師看的，因此一定是好的和精確的，符合設(shè)計(jì)師口味的，此項(xiàng)工作非常重要.如果做得不好，可以說(shuō)前功盡棄，一切都是白費(fèi)。產(chǎn)前樣：一般來(lái)說(shuō)是在大貨面料出來(lái)后來(lái)，為了保證大貨的精確性，在裁剪前，做給客戶看得樣品，代表

11、大貨水平，也是客戶對(duì)大伙的檢查。為了生產(chǎn)的以便，規(guī)定產(chǎn)前樣必須符合客戶對(duì)大貨的一切規(guī)定，避免浮現(xiàn)生產(chǎn)損失，安排起來(lái)一定要快。對(duì)于HTP訂單，大貨下來(lái)后，再安排做大貨產(chǎn)前樣，待產(chǎn)前樣確認(rèn)后，進(jìn)行大貨生產(chǎn)。HTP訂單不規(guī)定打印、繡把戲。廣告樣：廣告樣一般來(lái)說(shuō)是在訂單擬定后，大貨出貨前，客戶用來(lái)擴(kuò)大宣傳，增長(zhǎng)銷售量的樣品，齊色齊碼，外觀效果要好，一定要起到門面作用（廣告樣必須提前安排，不能臨近再下備樣）。齊色樣：此項(xiàng)規(guī)定的客戶比較少，可以靈活掌握。對(duì)于HTP的訂單，客戶規(guī)定在工藝單下達(dá)后，安排做銷售樣，并且對(duì)于不好找的輔料可用類似或接近的替代，樣衣發(fā)走后，安排核價(jià)、報(bào)價(jià)，然后等客戶確認(rèn)意見。水洗樣：

12、要保證成衣水洗尺寸，必須做好前提工作面料縮水率。船樣：大多數(shù)客戶船樣要并到大貨里，如該并入大貨收費(fèi)的船樣未并入大貨，跟單員應(yīng)負(fù)重要責(zé)任。（二）色樣色樣，制作要好看、及時(shí)，保存要完整，一式三份：自己必須留存一份，以免后來(lái)的生產(chǎn)過(guò)程中，對(duì)大貨的顏色進(jìn)行核對(duì)，問(wèn)明客戶是在自然光還是在燈光下對(duì)色，以便及時(shí)確認(rèn)。紗樣。布樣，如麻灰：如客戶指定麻灰色號(hào)時(shí)，可與客戶溝通直接進(jìn)行大貨生產(chǎn)，如有客戶布樣，可找某些顏色比較相近的布樣待客戶確認(rèn)。色樣在波及到麻灰或煙灰色時(shí)，最佳是讓客戶指定華孚或金蘭紗卡上的色號(hào)，便于采供部門購(gòu)紗。（三）印、繡把戲一方面是規(guī)定盡量用對(duì)的顏色的布、線打樣，特別是繡花，繡花線一定要用對(duì)的

13、顏色，如確有難度，可以與客戶溝通，變通安排。印、繡花資料必須保證精確，如顏色搭配、花型等，要及時(shí)同客戶溝通不明確的地方，爭(zhēng)取縮短確認(rèn)周期（印、繡花打確認(rèn)樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將印、繡花資料轉(zhuǎn)交外協(xié)員后三日內(nèi)應(yīng)將確認(rèn)樣轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)員，外協(xié)員要注意打確認(rèn)樣布料的顏色一定要對(duì)的，確認(rèn)樣原則上要檢查合格后才干出廠，對(duì)確認(rèn)樣跟單員也要進(jìn)行檢查，由跟單員將確認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)，客戶確認(rèn)后的確認(rèn)樣要及時(shí)轉(zhuǎn)生產(chǎn)廠，并做好交接記錄）。外協(xié)員要對(duì)此前及后來(lái)外加工的印、繡花價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于后來(lái)浮現(xiàn)同類加工業(yè)務(wù)時(shí)以便查詢。（四）輔料由于我們的輔料開發(fā)有一定局限性，因此安排輔料時(shí)一定要盡量廣。猶如行、客戶及其他部門，在

14、此特別指出的是網(wǎng)絡(luò)查詢，重點(diǎn)是快！光客戶規(guī)定的輔料確有一定難度時(shí)，及時(shí)與客戶協(xié)商解決意見。輔料管理員要對(duì)此前及后來(lái)采購(gòu)的輔料價(jià)格等資料進(jìn)行匯總，便于后來(lái)浮現(xiàn)同類輔料時(shí)以便查詢。對(duì)于HTP的訂單，輔料多并且雜，要特別注意染色問(wèn)題，如梭織布，人字帶等；尚有某些輔料雖然好找，但達(dá)不到輔料廠的起訂量，工廠不樂(lè)意做，本著客戶一般確認(rèn)銷售樣上的輔料的作風(fēng)，因此，應(yīng)在打樣時(shí)，就考慮找某些好做、好找的輔料，減少大貨生產(chǎn)不必要的麻煩。輔料總體規(guī)定為價(jià)格低及質(zhì)量好，因此廣泛匯總各輔料廠資料是非常必需的，后來(lái)再遇到此類輔料時(shí)能有據(jù)可查。輔料打確認(rèn)樣時(shí)間：原則上從業(yè)務(wù)員將打輔料確認(rèn)樣的資料轉(zhuǎn)交輔料管理員后三日內(nèi)應(yīng)將確

15、認(rèn)樣寄給客戶確認(rèn)。作贏外貿(mào)單證必會(huì)的18步流程四、合同的執(zhí)行在征得客戶批準(zhǔn)或簽定合同并確認(rèn)客戶已執(zhí)行合同后（如開L/C、電匯、預(yù)付款等），以L/C結(jié)算的，要盡快催信用證，以預(yù)付款結(jié)算的，款要及時(shí)催，以電匯結(jié)算的，風(fēng)險(xiǎn)較大，一般合用于老客戶。下達(dá)生產(chǎn)告知單，生產(chǎn)告知必須盡量資料齊全、完備、對(duì)的，并在指令下達(dá)后貫徹有關(guān)部門在合理的時(shí)間內(nèi)接受到了對(duì)的的指令，并已開始執(zhí)行。向生產(chǎn)廠要生產(chǎn)籌劃，監(jiān)督生產(chǎn)指令在各環(huán)節(jié)中的進(jìn)行，保證其順暢。如有客戶資料未屆時(shí)，要及時(shí)與有關(guān)部門和客戶進(jìn)行溝通和調(diào)解，做出最合理的生產(chǎn)籌劃。五、確認(rèn)在合同簽定后，對(duì)于擔(dān)當(dāng)來(lái)說(shuō)，確認(rèn)工作是最重要的。在安排確認(rèn)時(shí)，要掌握如下幾條原則：

16、a) 一方面排列生產(chǎn)籌劃，盤查確認(rèn)點(diǎn)，一方面要清點(diǎn)好輔料，核對(duì)好來(lái)料顏色與否一致，特別是對(duì)主、輔料的盤查，保證生產(chǎn)安期順利開始。b) 監(jiān)督和督促生產(chǎn)籌劃，確認(rèn)所有保證生產(chǎn)順利進(jìn)行的有關(guān)批示，書面或?qū)嵨镆呀淮接嘘P(guān)部門的負(fù)責(zé)人心中，并已得到認(rèn)真執(zhí)行。如對(duì)的的工藝單、樣品、印繡把戲、客戶的最后確認(rèn)意見或修改意見要及時(shí)傳達(dá)，對(duì)生產(chǎn)中浮現(xiàn)的多種問(wèn)題進(jìn)行監(jiān)督、反饋，對(duì)于生產(chǎn)中浮現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)和客戶進(jìn)行溝通和解決。c) 核對(duì)所有來(lái)物，與客戶確認(rèn)意見相符一致。d) 要注意客戶的變更，如面料顏色、合同數(shù)量，如浮現(xiàn)變更，要在第一時(shí)間內(nèi)告知生產(chǎn)部門，減少不必要的損失。六、合同的跟蹤在合同的執(zhí)行過(guò)程中，要準(zhǔn)時(shí)填報(bào)跟

17、單表，及時(shí)給客戶報(bào)告生產(chǎn)進(jìn)度，并要及時(shí)匯總資料，整頓訂單，避免浮現(xiàn)疏漏的地方，并及時(shí)與客戶和生產(chǎn)部門溝通，對(duì)浮現(xiàn)的意外狀況要及時(shí)解決，如上報(bào)、與客戶協(xié)商拖期、協(xié)調(diào)有關(guān)部門采用補(bǔ)救措施等。在臨近交期時(shí)，如生產(chǎn)過(guò)程中如有阻礙大貨交期無(wú)法按合同順利執(zhí)行時(shí)，必須事先告知客戶；當(dāng)大貨生產(chǎn)過(guò)程中，縫制、印花、繡花等浮現(xiàn)阻礙生產(chǎn)順利進(jìn)行時(shí)，一定要及時(shí)告知客戶（同步發(fā)樣給客戶）采用有關(guān)補(bǔ)救措施。為了大貨生產(chǎn)可以順利進(jìn)行，一方面要及時(shí)去生產(chǎn)廠看每天的生產(chǎn)狀況。對(duì)于客戶確認(rèn)緩慢或者提供某些資料不及時(shí)，除了溝通之外，還應(yīng)有書面形式傳真于客戶或者把生產(chǎn)進(jìn)度狀況告訴客戶，并提示有也許影響交期，同步，要排查生產(chǎn)環(huán)節(jié)中還也

18、許存在的問(wèn)題，要及時(shí)匯總狀況，特別是輔料。品管主管要會(huì)同品管員一起在大貨交貨前對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢查，并出具驗(yàn)貨報(bào)告單（對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要提出整治建議和防備措施）；客戶來(lái)我司驗(yàn)貨時(shí)，品管主管或品管員要陪伴客戶一起驗(yàn)貨，并做好記錄。七、出貨根據(jù)合同的規(guī)定及與客戶協(xié)商的最后成果，及時(shí)安排出貨（HTP的客戶也許不止一種，她對(duì)于箱嘜、條形碼、包裝袋會(huì)有不同規(guī)定，應(yīng)當(dāng)引起注意，并以書面形式下達(dá)給車間）。出貨時(shí)間、數(shù)量、入貨時(shí)間，及時(shí)告知有關(guān)部門（根據(jù)入貨告知時(shí)間及時(shí)安排發(fā)貨，如不能保證交貨，衣時(shí)同船運(yùn)公司或客戶協(xié)商解決）。訂艙、報(bào)關(guān)。辦理內(nèi)部發(fā)貨手續(xù)。船樣及有關(guān)事宜，船樣一般在大貨出貨前一周給客戶寄出。部分單據(jù)遺

19、失，如何解決?八、發(fā)票的開具及貨款回收國(guó)際業(yè)務(wù)部單證員負(fù)責(zé)外銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，并負(fù)責(zé)填寫開具外銷發(fā)票的有關(guān)表格；國(guó)際業(yè)務(wù)部核算員負(fù)責(zé)內(nèi)銷產(chǎn)品發(fā)票的開具，由跟單員負(fù)責(zé)填寫開具內(nèi)銷跟單員負(fù)責(zé)內(nèi)銷貨款的回收，及時(shí)督促客戶辦理，加快我司的資金周轉(zhuǎn)。對(duì)于外銷產(chǎn)品貨款的結(jié)算方面，信用證結(jié)算的，由跟單員督促客戶及時(shí)為我司開具信用證，單證員負(fù)責(zé)對(duì)信用證的內(nèi)容進(jìn)行審核；電匯方式結(jié)算的，要在發(fā)貨后，及時(shí)督促客戶付款，避免壞帳損失的發(fā)生。九、報(bào)帳對(duì)于我部門負(fù)責(zé)的采購(gòu)及加工業(yè)務(wù)，要及時(shí)與生產(chǎn)廠進(jìn)行對(duì)帳，在業(yè)務(wù)結(jié)束確認(rèn)無(wú)誤后，讓對(duì)方開具符合我司規(guī)定的增值稅專用發(fā)票，并按我司有關(guān)文獻(xiàn)規(guī)定進(jìn)行及時(shí)報(bào)帳。對(duì)于費(fèi)用方面的報(bào)帳：

20、差旅費(fèi)，出差歸來(lái)后，要及時(shí)報(bào)帳，具體按公司文獻(xiàn)執(zhí)行；其她費(fèi)用的報(bào)帳，力求在費(fèi)用發(fā)生的當(dāng)月進(jìn)行報(bào)帳，避免費(fèi)用跨月報(bào)帳，影響公司及部門的利潤(rùn)核算。十、資料的整頓與歸檔本部門所有人員對(duì)于自己負(fù)責(zé)的所有資料要及時(shí)進(jìn)行整頓并歸檔，保持桌面清潔、資料擺放有序，分派到個(gè)人的檔案櫥要及時(shí)進(jìn)行整頓，保持資料的整體外觀和實(shí)用性，不準(zhǔn)亂放；對(duì)于公用部分的辦公用品等，要及時(shí)進(jìn)行整頓，個(gè)人的資料、樣品、樣布等不準(zhǔn)隨意亂放，如發(fā)現(xiàn)隨意亂放者，將對(duì)負(fù)責(zé)人進(jìn)行懲罰。十一、產(chǎn)品的售后服務(wù)發(fā)票的有關(guān)表格。分類1.按業(yè)務(wù)進(jìn)程可分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三大類。a)前程跟單是指跟到出口貨品交到指定出口倉(cāng)庫(kù)為止；b)中程跟單是指

21、跟到裝船清關(guān)為止；c)全程跟單是指跟到貨款到賬，合同履行完畢為止。2.按商品類別分可分為紡織品跟單、服裝跟單、鞋類跟單、玩具跟單、家具跟單等。3.按公司性質(zhì)可分為生產(chǎn)型公司的跟單和貿(mào)易型公司的跟單。4.按具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分，可以分為運(yùn)送跟單、原材料跟單、包裝跟單、外包跟單、生產(chǎn)跟單、樣品跟單。5.根據(jù)貨品的流向，可以分為出口跟單和進(jìn)口跟單。具體流程1.客戶下訂單。2.電傳工廠安排貨品擬定產(chǎn)裝時(shí)間。3.安排船期訂艙：（如果是送貨要寫送貨告知書）。4.電傳標(biāo)簽到工廠。5.訂艙，托書傳真貨代。6.核銷單備案：（電子口岸備案）7.將報(bào)關(guān)單據(jù)在合理日期寄送給貨代：（一般先郵寄報(bào)關(guān)委托書和核銷單，記下核銷單號(hào)

22、碼，其他 資料可以傳真）（合同，核銷單一式三聯(lián)，發(fā)票，裝箱單，報(bào)關(guān)委托書1份，報(bào)關(guān)單2份；自己填寫1份，空白1份）。8.辦理保險(xiǎn)并審核確認(rèn)：（開船之前；投保金額不留小數(shù)，有小數(shù)的均進(jìn)一位。）9.提單審核確認(rèn)：（臨近裝船時(shí)；非正式的，要顯示集裝箱號(hào)，得知船名航次，審?fù)陠魏笠?guī)定出正本。）1.辦產(chǎn)地證：（開船之前；產(chǎn)地證打印）在貿(mào)促會(huì)辦理登記蓋章。所需資料：一般原產(chǎn)地證書/加工裝配證明書申請(qǐng)書，原產(chǎn)地證，商業(yè)發(fā)票。產(chǎn)地證日期應(yīng)與發(fā)票簽發(fā)日期一致。11.包裝聲明繕制。12.提單寄到后做客戶單據(jù)：發(fā)票，裝箱單，B/L，原產(chǎn)地證，保單，檢查合格單，檢查證書，包裝聲明。13.催款。14.外匯申報(bào)：（銀行告知

23、有外匯進(jìn)賬，填寫涉外收入申請(qǐng)表到銀行國(guó)際結(jié)算中心辦理，根據(jù)貸記告知單補(bǔ)填單號(hào)，拿貸記告知單。）15.核銷：（先到銀行國(guó)際結(jié)算中心水單，補(bǔ)填相應(yīng)的核銷單號(hào)碼后經(jīng)銀行蓋章。）收匯核銷所需資料：核銷單報(bào)關(guān)單（核銷專用聯(lián)）（已蓋章）銀行結(jié)匯水單出口收匯核銷報(bào)告表（一式兩份）到外匯管理科，拿資料去蓋章，回一聯(lián)出口收匯核銷報(bào)告表（已蓋章），核銷單（已蓋章），在相應(yīng)的核銷單核銷專用聯(lián)，退稅專用聯(lián)上加蓋“已核銷”印章，將正常核銷資料退還并由經(jīng)辦人在（出口收匯核銷報(bào)告表）上簽收。16.叫工廠開增票：（開過(guò)的增票要去稅務(wù)局認(rèn)證，蓋已認(rèn)證印章。）17.出口退稅：所需資料一份：申報(bào)出口退稅資料交接表 2份外貿(mào)公司出口

24、退稅匯總申請(qǐng)表注意事項(xiàng)在外貿(mào)跟單過(guò)程中，要做到“認(rèn)真”和“多走一步”。做到“認(rèn)真”明確“認(rèn)真”的必要性。今天的工作是明天的成果，不認(rèn)真跟進(jìn)客戶是對(duì)公司資源的揮霍。全面熟悉公司產(chǎn)品，報(bào)價(jià)，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗(yàn)貨，出貨流程，信用證風(fēng)險(xiǎn)。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基本。每一天上班時(shí)明確當(dāng)天的工作，下班前回憶今天工作狀況。保證完畢最重要和最緊急的工作。在所有平常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不容許浮現(xiàn)一句話式的答復(fù)（完全無(wú)商務(wù)信函的格式）。在收到客戶信函時(shí)第一時(shí)間進(jìn)行答復(fù)。不能予以明確答復(fù)時(shí)，發(fā)送“信函收到”的確認(rèn)函并確承認(rèn)覺(jué)得客戶提供明確答復(fù)的時(shí)間。即保證溝通的雙向性。

25、至少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品（最多三次）。與客戶溝通盡量多的細(xì)節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會(huì)很大限度上增長(zhǎng)接下訂單的也許性，加快訂單時(shí)間和減少公司樣品制作費(fèi)用。對(duì)產(chǎn)品的充足理解會(huì)協(xié)助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。樣品完畢后，業(yè)務(wù)人員手上必須保存一套與提供應(yīng)客戶完全相似的樣品并完整和完好的保存。給客戶的承諾必須全力來(lái)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)浮現(xiàn)不擬定因素時(shí)，向直屬上級(jí)征求建議后再確認(rèn)給客戶，以保證每一種承諾的實(shí)現(xiàn)。并與上級(jí)溝通解決成果的因素。理解訂單生產(chǎn)排程，定期對(duì)訂單產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行跟進(jìn)。公司只有“我們”，沒(méi)有她們?？蛻籼岢龅乃袉?wèn)題就是公司的公司，也是自己的問(wèn)題。我們要給客戶解決所遇到的問(wèn)題或者與客戶一

26、起解決。不要把問(wèn)題化成抱怨，也不要讓它擱置在一邊。積極去解決了，會(huì)發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。并且實(shí)踐告訴我們最麻煩的客戶會(huì)是最忠誠(chéng)的客戶。必須理解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進(jìn)過(guò)程中做到尊重客戶。讓客戶隨時(shí)可以找到你，但沒(méi)有客戶的規(guī)定或非緊急狀況下，不要打客戶手機(jī)；客戶的快遞帳號(hào)的每一次使用都必須通過(guò)客戶的容許；對(duì)產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/批準(zhǔn)及讓客戶理解狀況等。在服務(wù)上“多走一步”宣傳公司網(wǎng)站，充足運(yùn)用公司網(wǎng)站。讓客戶通過(guò)網(wǎng)站來(lái)理解公司，會(huì)節(jié)省諸多時(shí)間。做到十一種“積極”，積極簡(jiǎn)介公司服務(wù)及產(chǎn)品，積極（定期）與客戶保持聯(lián)系，積極索取客戶快遞帳號(hào)，積極提供快遞單號(hào)，積極提供樣

27、品產(chǎn)品圖片，積極索取及確認(rèn)外箱嘜頭，積極提供訂單生產(chǎn)進(jìn)度，積極商定驗(yàn)貨時(shí)間，積極提供驗(yàn)貨報(bào)告，積極規(guī)定客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋，積極向客戶推薦公司新產(chǎn)品?！胺e極”表目前行動(dòng)比客戶早。從每一種微小的細(xì)節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)，減少公司與客戶的貿(mào)易風(fēng)險(xiǎn)。在與每一種客戶溝通過(guò)程中，維護(hù)公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場(chǎng)部，作為公司將來(lái)規(guī)劃的借鑒。這將會(huì)為公司帶來(lái)整體利益，也更有助于客戶的開發(fā)。完畢自身職責(zé)范疇內(nèi)工作的前提下，協(xié)助同事解決問(wèn)題或提出解決問(wèn)題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應(yīng)記錄。構(gòu)成互愛(ài)互助的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)。在公司這個(gè)大的團(tuán)隊(duì)中，個(gè)人力量不也許變化公司的狀況，團(tuán)隊(duì)力量才是無(wú)限的

28、。細(xì)節(jié)決定成?。哼@個(gè)產(chǎn)品只有您的公司可以生產(chǎn)嗎？這個(gè)產(chǎn)品您提供應(yīng)客戶的質(zhì)量和價(jià)格只有您公司可以做到嗎？肯定尚有許多公司可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細(xì)節(jié)每個(gè)公司是不同的，解決問(wèn)題的方式每個(gè)公司也是不同的。注重細(xì)節(jié)才干使公司更穩(wěn)定的發(fā)展。產(chǎn)生因素中國(guó)加入WTO以來(lái)，對(duì)外貿(mào)易發(fā)展迅速，外貿(mào)跟單作為一種的新的崗位應(yīng)運(yùn)而生。作為對(duì)外貿(mào)易公司內(nèi)部專業(yè)化分工的產(chǎn)物，外貿(mào)跟單崗位工作目的明確，任務(wù)具體，成為外貿(mào)業(yè)務(wù)工作不可分割的構(gòu)成部分。外貿(mào)跟單崗位的浮現(xiàn)不是偶爾的，它是外貿(mào)公司內(nèi)部管理構(gòu)造有效調(diào)節(jié)，外貿(mào)經(jīng)營(yíng)管理規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展的產(chǎn)物。它的浮現(xiàn)不僅進(jìn)一步劃清了外貿(mào)公司各崗位的責(zé)任界線，并且充足調(diào)動(dòng)了公司跟單人

29、員的積極性和發(fā)明性，對(duì)提高對(duì)外貿(mào)易公司的管理水平和經(jīng)營(yíng)效率，避免外貿(mào)業(yè)務(wù)操作失誤和風(fēng)險(xiǎn)具有重要的意義。一方面，外貿(mào)跟單崗位的浮現(xiàn)符合系統(tǒng)論的原理和規(guī)定。系統(tǒng)論覺(jué)得，系統(tǒng)是由若干互相聯(lián)系的基本要素構(gòu)成的，它是具有擬定的特性和功能的有機(jī)整體。系統(tǒng)中各要素不是孤立地存在著，每個(gè)要素在系統(tǒng)中都處在一定的位置上，起著特定的作用。要素之間互相關(guān)聯(lián)，構(gòu)成了一種不可分割的整體。由于世界上的具體系統(tǒng)是紛繁復(fù)雜的，必須按照一定的原則，將千差萬(wàn)別的系統(tǒng)分門別類，以便分析、研究和管理。如機(jī)械系統(tǒng)的主機(jī)、零件、配件的分工；行政系統(tǒng)的科、處、局、部、委的分工；軍事系統(tǒng)的排、連、營(yíng)、團(tuán)、師、軍的分工等，正是由于其層次性和關(guān)

30、聯(lián)性的存在才保證了這些系統(tǒng)的正常運(yùn)作。從系統(tǒng)論的角度看，外貿(mào)業(yè)務(wù)的各個(gè)分工不是孤立的，是一種有方向性的動(dòng)態(tài)過(guò)程。在生產(chǎn)性跟單中，生產(chǎn)公司的選擇與原料的采購(gòu)、工藝流程與技術(shù)、生產(chǎn)進(jìn)度與質(zhì)量監(jiān)控、投入與產(chǎn)出；在業(yè)務(wù)性跟單中，“船、貨、證、款”的平衡，裝運(yùn)、保險(xiǎn)、報(bào)檢、報(bào)關(guān)、結(jié)匯的操作與監(jiān)控，都波及到系統(tǒng)的層次性和有機(jī)聯(lián)系。外貿(mào)跟單是外貿(mào)公司維護(hù)產(chǎn)品和服務(wù)的生產(chǎn)鏈和供應(yīng)鏈的完整，反映外貿(mào)公司運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)意志、增進(jìn)外貿(mào)公司經(jīng)營(yíng)管理有序化，保證公司經(jīng)營(yíng)機(jī)制和風(fēng)險(xiǎn)防備機(jī)制有效運(yùn)營(yíng)的重要構(gòu)成部分。在這個(gè)意義上可以說(shuō)，外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生是外貿(mào)公司為了獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)外貿(mào)合同履行進(jìn)行系統(tǒng)化分工與管理的必然產(chǎn)物。

31、系統(tǒng)論的基本原理規(guī)定系統(tǒng)中的各個(gè)環(huán)節(jié)的功能充足發(fā)揮，互相銜接，而不是彼此替代，最后保證整個(gè)系統(tǒng)的順利運(yùn)營(yíng)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生適應(yīng)了外貿(mào)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)有機(jī)性的規(guī)定，與外銷、貨運(yùn)、單證等工作崗位相區(qū)別，外貿(mào)跟單崗位既體現(xiàn)了本崗位的特性與規(guī)律，又體現(xiàn)了外貿(mào)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)的整體性和功能性。忽視外貿(mào)跟單的特性與地位，用別的崗位功能來(lái)替代跟單崗位的功能，勢(shì)必導(dǎo)致外貿(mào)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)的破壞；而只強(qiáng)調(diào)外貿(mào)跟單的重要性，將外貿(mào)跟單功能孤立起來(lái)，忽視其她環(huán)節(jié)的功能，外貿(mào)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)同樣難以有效運(yùn)轉(zhuǎn)。外貿(mào)跟單崗位的產(chǎn)生較好地解決了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)層次性和關(guān)聯(lián)性的關(guān)系。另一方面，外貿(mào)跟單崗位的浮現(xiàn)符合控制論的原理和規(guī)定?？刂普撌茄?/p>

32、究各類系統(tǒng)的調(diào)節(jié)和控制規(guī)律的科學(xué)。控制論通過(guò)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)動(dòng)規(guī)律的結(jié)識(shí)，能動(dòng)地運(yùn)用有關(guān)的信息并施加控制作用以影響系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)行為，使之達(dá)到人類預(yù)定的目的。任何事物均有其既定的發(fā)展趨勢(shì)或偏離正常發(fā)展的趨勢(shì)，控制論的核心之處就在于其可以控制事物的這種發(fā)展趨勢(shì)，使其得到延緩或加速，以達(dá)到預(yù)期的目的，滿足人類的決策和需求。外貿(mào)跟單功能與國(guó)內(nèi)貿(mào)易跟單功能相比，其涉外性、復(fù)雜性和風(fēng)險(xiǎn)性的特點(diǎn)更為突出，由于任何一份合同的履行都波及到兩個(gè)或兩個(gè)以上的國(guó)家或地區(qū)，波及眾多的環(huán)節(jié)；產(chǎn)品質(zhì)量規(guī)定、技術(shù)原則和法律體系復(fù)雜；市場(chǎng)波動(dòng)、行情變化、外匯風(fēng)險(xiǎn)等不測(cè)風(fēng)云時(shí)常浮現(xiàn)。盡管從形式上看，外貿(mào)跟單的任務(wù)是貫徹合同或信用證條款、對(duì)生

33、產(chǎn)安排、組織貨源、質(zhì)量管理、報(bào)關(guān)報(bào)驗(yàn)、裝運(yùn)結(jié)匯等過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控，但從性質(zhì)上看，外貿(mào)跟單的所有任務(wù)集中到一點(diǎn)，就是對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)程中現(xiàn)實(shí)的或潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制。無(wú)論是前程跟單、中程跟單還是全程跟單，任何一種環(huán)節(jié)的問(wèn)題解決不當(dāng)均也許釀成風(fēng)險(xiǎn)或損失。跟單員不也許只是被動(dòng)地執(zhí)行合同條款，而要面對(duì)客觀現(xiàn)實(shí)，積極地、積極地、迅速地解決也許產(chǎn)生的問(wèn)題，規(guī)避業(yè)務(wù)進(jìn)程中的多種風(fēng)險(xiǎn)。外貿(mào)公司的風(fēng)險(xiǎn)控制可分為高檔風(fēng)險(xiǎn)控制波及公司長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和主線利益的風(fēng)險(xiǎn)控制；中級(jí)風(fēng)險(xiǎn)控制波及公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略中的決策風(fēng)險(xiǎn)控制；初級(jí)風(fēng)險(xiǎn)控制波及公司業(yè)務(wù)工作效率的風(fēng)險(xiǎn)控制。三種風(fēng)險(xiǎn)可以互相影響和轉(zhuǎn)化，其風(fēng)險(xiǎn)控制也不是固定不變的。一般來(lái)說(shuō)，外

34、貿(mào)跟單的風(fēng)險(xiǎn)控制重要是業(yè)務(wù)性風(fēng)險(xiǎn)控制。如：產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)控制及時(shí)發(fā)現(xiàn)和更換不符合合同條款規(guī)定的產(chǎn)品；交貨期風(fēng)險(xiǎn)控制為避免錯(cuò)過(guò)裝運(yùn)期督促生產(chǎn)公司按期交貨；結(jié)匯風(fēng)險(xiǎn)及時(shí)變化結(jié)算方式和更新不合格的業(yè)務(wù)單證等，但如果這些風(fēng)險(xiǎn)不能有效控制，或風(fēng)險(xiǎn)信息傳播渠道受阻，就也許影響公司中級(jí)或高檔風(fēng)險(xiǎn)的控制，導(dǎo)致公司喪失防備或規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的有利時(shí)機(jī)，進(jìn)而破壞整個(gè)公司的風(fēng)險(xiǎn)防備機(jī)制。因此，外貿(mào)跟單崗位的浮現(xiàn)將在外貿(mào)業(yè)務(wù)的基本環(huán)節(jié)上避免失誤與漏洞，對(duì)外貿(mào)公司有效進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制，保證風(fēng)險(xiǎn)防備機(jī)制的正常運(yùn)營(yíng)具有重要意義。第三，外貿(mào)跟單崗位的浮現(xiàn)符合信息論的原理和規(guī)定。信息論是有關(guān)信息的本質(zhì)和傳播規(guī)律的科學(xué)的理論，是研究信息的計(jì)量、發(fā)送、傳遞、互換、接受和儲(chǔ)存的一門新興學(xué)科。人類的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)不僅需要對(duì)周邊世界的狀況有所理解和做出對(duì)的反映，并且還需要與周邊的人群溝通關(guān)系才干協(xié)調(diào)地行動(dòng)。這就是說(shuō)，人類不僅時(shí)刻需要從自然界獲得信息，并且人與人之間也需要進(jìn)行通訊，交流信息。人類需要隨時(shí)獲取、傳遞、加工、運(yùn)用信