秘書學(xué)第三版方曉蓉課件-第七章-秘書的管理

1、第七章 秘書的管理第七章了解如何進行秘書人員的招聘選拔了解秘書團隊建設(shè)的條件了解秘書工作的管理原則了解秘書所在組織的知識管理能運用現(xiàn)代化的辦公資源提高輔助能力能有效進行秘書工作過程管理能有效進行秘書個人的知識管理第七章第一節(jié)秘書人員的管理一、秘書的招聘選拔相關(guān)鏈接二、秘書的團隊建設(shè)第七章一、秘書的招聘選拔（一）確定招聘選拔渠道秘書人員的對外招聘渠道有很多，有著不同的特點和優(yōu)勢。秘書人員的招聘應(yīng)根據(jù)組織的特點和所選秘書人員的不同等級來選擇招聘方式。秘書人員的內(nèi)部選拔渠道主要有發(fā)布職位空缺信息、自薦、主管推薦、人事部門考核等。第七章招聘秘書人員的廣告應(yīng)力求準(zhǔn)確、吸引人、內(nèi)容詳細、條件清楚明了。廣告

2、內(nèi)容主要包括：本企業(yè)的基本情況；招聘活動是否經(jīng)過有關(guān)方面的批準(zhǔn)；招聘秘書人員的條件要求；報名的方式；報名的時間、地點；報名需帶的證件、材料；其他注意事項。（二）發(fā)布招聘選拔信息第七章可利用心理測對應(yīng)聘者的能力、氣質(zhì)、性格、興趣、動機等各方面進行測試，最后通過制定測試成績表獲得相應(yīng)信息?？赏ㄟ^面試證實工作經(jīng)驗、弄清求職動機、判斷應(yīng)聘者的辦事能力、表達能力、判斷能力、協(xié)調(diào)能力、服務(wù)意識、團隊意識等。（三）招聘測試第七章三、秘書的團隊建設(shè)團隊是由員工和管理層組成的一個共同體，該共同體合理利用每一個成員的知識和技能協(xié)同工作，解決問題，達到共同的目標(biāo)。秘書人員處于組織中上傳下達，左右溝通的重要位置，搞好

3、團隊建設(shè)，對秘書個人績效和組織績效得以提升。第七章秘書團隊建設(shè)的條件（一）秘書團隊建設(shè)的條件 秘書團隊建設(shè)的條件 第七章高效的團隊建設(shè)中的5W1H是：who（我們是誰）、where（我們在哪里）、what（我們成為什么）、when（我們什么時候行動）、how（我們怎樣行動）、why（我們?yōu)槭裁醋觯?。通過明確這幾個方面的問題來建立高效的秘書團隊。（二）高效秘書團隊建設(shè)的方法第七章關(guān)于招聘秘書職位的面試題1.感謝你來我公司面試，我想知道一些您的家庭背景，可以嗎？2.你想應(yīng)聘秘書工作，請你就秘書工作方面你具備的專業(yè)技術(shù)做一簡要說明，好嗎？3.能否告訴我你為什么要到我們公司應(yīng)聘秘書？4.這次我公司是招

4、聘*秘書，這方面你有什么專業(yè)知識？5.你認為一個合格的秘書應(yīng)有哪些特質(zhì)？6.你認為秘書如何與上司處理好關(guān)系？7. 你認為你在哪些方面有缺點（工作中的）？第七章第二節(jié)秘書工作的管理一、秘書工作的管理原則相關(guān)鏈接三、秘書工作績效測評第七章二、秘書工作過程管理（一）一般管理原則 一般管理原則適用各級各類組織，它既要有以權(quán)控制的一面，又要有以情以理引導(dǎo)和調(diào)動被管理者積極性的一面。一般管理原則的主要內(nèi)容。 一般管理原則的主要內(nèi)容一、 秘書工作的管理原則第七章從一般管理的原則出發(fā)，結(jié)合秘書活動的特殊性，可以提出秘書活動管理過程中最基本的三項管理原則，即“人本”原則、能級原則和激勵原則。1. “人本”原則秘

5、書活動的管理必須堅持“人本”原則：應(yīng)該認識秘書這種“職業(yè)人”，尊重這種“職業(yè)人”，體貼這種“職業(yè)人”，關(guān)心這種“職業(yè)人”，愛護這種“職業(yè)人”，幫助這種“職業(yè)人”。 （二）秘書活動的管理原則第七章2. 能級原則按能級原則對秘書活動施行管理，必須知人善任，任人唯賢；按能級原則對秘書活動施行管理，還必須做到用人所長，使人盡其才。與能級管理原則緊密聯(lián)系的是，對秘書工作施行管理，還要求對不同氣質(zhì)的人員安排不同的工作任務(wù)，并運用不同的管理方法。3. 激勵原則激勵原則的實質(zhì)在于，要運用多種管理手段來啟發(fā)、調(diào)動秘書人員發(fā)揮積極性與創(chuàng)造性，而不是壓抑、控制、削弱甚至打擊這種積極性。堅持激勵原則，就要注意正確運用

6、激勵因素。（二）秘書活動的管理原則第七章二、秘書工作過程管理秘書機構(gòu)內(nèi)的科學(xué)管理，是保證秘書部門的工作和組織機構(gòu)的同步運轉(zhuǎn)，充分發(fā)揮秘書部門的職能和加強秘書隊伍建設(shè)，積極培養(yǎng)秘書人才，提高秘書人員的素質(zhì)和秘書部門的工作效率的保證。 第七章秘書活動既要有以崗位責(zé)任為基礎(chǔ)的分工，又要有分工不同的秘書人員之間的相互配合。在一般情況下，秘書部門要按照群體工作任務(wù)和個人的專業(yè)特長，進行合理分工，做到職責(zé)明確、各司其職；在突擊任務(wù)中，則要強調(diào)機動性，加強配合，發(fā)揮整體功能。（一）秘書活動的彈性分工與靈活調(diào)度第七章秘書活動要適應(yīng)整個領(lǐng)導(dǎo)集團的工作需要，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)群體的多重需要。既要對口接受領(lǐng)導(dǎo)，避免對具體工作

7、多頭請示匯報而引發(fā)不必要的矛盾；又要按照領(lǐng)導(dǎo)集團內(nèi)的不同分工而調(diào)配力量，為各個領(lǐng)導(dǎo)成員都提供服務(wù)。因此，對秘書活動的計劃和指揮既要突出重點，也要周密地考慮全面工作。 （二）為領(lǐng)導(dǎo)群體服務(wù)的周密安排第七章秘書活動有其自身的工作節(jié)奏和運轉(zhuǎn)規(guī)律。在正常情況下，需要有長期的計劃和穩(wěn)定的部署，使秘書活動一環(huán)套一環(huán)地按常規(guī)運行。在突擊性工作任務(wù)到來之際，秘書部門主管在調(diào)動主要力量，保證完成突擊工作任務(wù)的同時，還要分配一定的力量，堅持常規(guī)性工作，以保持常規(guī)性工作的連續(xù)和組織整體的正常運轉(zhuǎn)。（三）對常規(guī)性工作和突擊性工作的合理部署第七章秘書部門的工作計劃應(yīng)該適應(yīng)組織運轉(zhuǎn)需要，合理安排節(jié)奏，疏密有致，把握不同時

8、期的工作重點。忙時全力突擊，閑時安排學(xué)習(xí)、進修。非緊急任務(wù)，不要輕易在節(jié)假日全體加班，可利用輪流值班的辦法，保持工作的連續(xù)性或應(yīng)付隨機發(fā)生的事情。要使秘書人員得到應(yīng)有的腦力和體力補充，有一定的時間進行政治和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以保持秘書人員旺盛的精力，不斷提高工作效率。 （四）掌握秘書工作有張有弛的工作節(jié)奏第七章秘書部門作為組織輔助和服務(wù)機構(gòu)，其工作范圍、目標(biāo)和行為模式必然受到組織規(guī)范的制約?？茖W(xué)的監(jiān)控機制是有效管理的重要環(huán)節(jié)，也是提高秘書工作效率的必要條件。秘書活動范圍的彈性控制 秘書活動效率的定性監(jiān)控 秘書工作目標(biāo)的考核監(jiān)控 （五）秘書工作的監(jiān)督與控制第七章八個巧妙獎勵的原則管理者巧妙運用獎勵的招數(shù)

9、，選擇恰當(dāng)?shù)莫剟罘绞奖仍黾营劷鸬臄?shù)量更能調(diào)動職工的積極性?？茖W(xué)的獎勵方式應(yīng)該具有如下原則：具體性及時性廣泛性經(jīng)常性關(guān)心性多樣性公開性合理性第七章二、秘書人員的績效管理績效是指一個組織的成員完成某項任務(wù)，以及完成該任務(wù)的效率與效能?？冃Ч芾硎峭ㄟ^管理者和個人經(jīng)過溝通制定績效計劃、績效監(jiān)控、績效考核，績效反饋與改進，以促進員工業(yè)績持續(xù)提高并最終實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)的一種管理過程。秘書的績效容在領(lǐng)導(dǎo)者績效中，這是秘書工作對領(lǐng)導(dǎo)工作的從屬性、服務(wù)性等職業(yè)特性所決定的。第七章影響績效的關(guān)鍵因素主要有：秘書人員的工作態(tài)度、工作技能、掌握的知識、IQ、EQ等等；工作本身的目標(biāo)、計劃、資源需求、過程控制等；包括流程、

10、協(xié)調(diào)、組織在內(nèi)的工作方法；工作環(huán)境，包括文化氛圍、自然環(huán)境以及工作環(huán)境；管理機制，包括計劃、組織、指揮、監(jiān)督、控制、激勵、反饋等。（一）影響秘書績效的多因性第七章在實際工作中，領(lǐng)導(dǎo)者往往根據(jù)自己主觀上對其秘書輔助的滿意程度，作為測定秘書績效的標(biāo)準(zhǔn)，以其主觀感受對其秘書參謀、協(xié)調(diào)、受權(quán)理事等非程序化工作的客觀成果做定性確認，作出“ 好 ”、“ 較好 ”、“ 一般 ”、“較差”和“差”等模糊性等級定性評價。（二）秘書績效考評的特殊性第七章秘書獲取有效的績效有多種途徑。按工作內(nèi)容分，可從參謀建議、協(xié)助管理和事務(wù)服務(wù)三種途徑取得績效。秘書績效的認定具體體現(xiàn)四個方面：領(lǐng)導(dǎo)人認定與群眾認定、終極效果認定與

11、綜合認定、個人情感影響、激勵的方式。（三）秘書獲取績效途徑的特殊性秘書績效認定的具體體現(xiàn)第七章秘書工作績效的認定具體體現(xiàn)(1)領(lǐng)導(dǎo)人認定與群眾認定。(2)終極效果認定與綜合認定。(3)個人情感影響。(4)激勵的方式。第七章第三節(jié) 秘書的知識管理一、秘書個人的知識管理二、秘書所在組織的知識管理相關(guān)鏈接第七章一、秘書個人的知識管理秘書個人知識管理的含義和意義 個人知識管理是一種新的知識管理的理念和方法, 能將個人擁有的各種資料、隨手可得的信息變成更具價值的知識, 最終利于自己的工作、生活。 秘書個人知識管理對組織知識管理有著必要的促進和補充作用。 秘書個人知識管理是自身的職業(yè)規(guī)劃實施的保障。第七章

12、（二）秘書個人知識管理的主要技能檢索信息:評價/ 評估信息組織信息 分析信息表達信息保證信息安全信息協(xié)作第七章(三)秘書個人知識管理的實施1.建立和維護三維信息網(wǎng)絡(luò)架構(gòu) 1)人際網(wǎng)絡(luò)。 2) 媒體網(wǎng)絡(luò)。 3)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)。第七章(三)秘書個人知識管理的實施2. 完善個人的知識系統(tǒng)架構(gòu)1)對所需管理的知識進行分類。內(nèi)容如下：人際交往資源通訊管理個人時間管理工具網(wǎng)絡(luò)資源管理文件檔案管理方法：對知識的分類, 應(yīng)根據(jù)自身需求, 按照“我需要什么信息, 如何最快找到它”的原則進行操作。知識的專業(yè)分類可以根據(jù)學(xué)習(xí)的專業(yè)科目來劃分, 也可參照圖書館文獻的分類方法。第七章(三)秘書個人知識管理的實施2.完善個人知

13、識構(gòu)架2) 選擇合適的知識管理工具。對個人來說, 針對不同的信息可以采用不同的工具, 不需要采用統(tǒng)一的入口, 只要簡單易用, 適合自己就行。比如郵件管理, 通訊錄管理, 可以利用現(xiàn)代辦公自動化系統(tǒng)所提供的功能來實現(xiàn)。第七章2.完善個人知識構(gòu)架3) 建立個人知識庫 選擇有效的個人知識管理工具, 對所有資源進行分類、命名以后, 就可以將知識分批放入個人知識庫。 增添新的學(xué)習(xí)資源和知識類別; 刪除、修改和更新部分資源; 進一步完善個人知識管理準(zhǔn)則; 協(xié)作學(xué)習(xí)以交流和共享知識; 在知識管理的實踐過程中, 逐步完善個人知識結(jié)構(gòu)第七章(三)秘書個人知識管理的實施2.完善個人知識構(gòu)架4)應(yīng)用已有的知識 秘書

14、人員掌握個人知識管理技巧, 建立和不斷完善個人知識系統(tǒng)結(jié)構(gòu), 從而獲得生存和發(fā)展的能力, 這必將成為現(xiàn)代社會對秘書人員的一項基本要求第七章(三)秘書個人知識管理的實施二、秘書所在組織知識管理（一）組織知識管理含義和意義 知識管理就是組織為了達成自己的戰(zhàn)略目標(biāo)，運用先進的信息通信技術(shù)，組織內(nèi)部和外部的知識進行識別和甄選，并加以整理、分享、創(chuàng)新和應(yīng)用，以提高組織效能，形成競爭優(yōu)勢的一種連續(xù)的、動態(tài)的特殊管理活動。第七章（一）組織知識管理含義和意義在經(jīng)濟領(lǐng)域，知識管理通過技術(shù)創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、管理創(chuàng)新推動組織的發(fā)展； 在科技領(lǐng)域，知識管理能促進技術(shù)創(chuàng)新、科技普及、科技人才的培養(yǎng)及科技成果的轉(zhuǎn)換；在管理領(lǐng)域，知識管理是管理的創(chuàng)新也是管理科學(xué)的發(fā)展趨勢；在文化領(lǐng)域，知識管理影響著人們的價值觀、行為規(guī)范、物質(zhì)文化；在教育領(lǐng)域，知識管理對教育理念產(chǎn)生了影響，使終生教育成為迫切需要，推動了教育和教學(xué)手段的改革。第七章（二）影響知識管理成功實施的關(guān)鍵因素1.領(lǐng)導(dǎo)與支持。2. 組織文化3.信息技術(shù)4. 人力資源管理