淺談檔案信息化及檔案信息化建設(shè)

1、淺談檔案信息化及檔案信息化建立淺談檔案信息化及檔案信息化建立摘要：檔案信息化在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進展了處置、管理和提供利用效勞的工作。傳統(tǒng)的檔案實體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建立勢在必行。檔案信息化、信息化建立一直是新時代檔案管理追求的目的，上個世紀末開始的計算機信息技術(shù)的高速開展是我國檔論文聯(lián)盟.Ll.案信息化管理的契機。關(guān)鍵詞：信息化；信息化建立一、檔案信息化與檔案信息化建立檔案信息化是指檔案管理形式從以面向檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會提供效勞為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)

2、絡(luò)化；要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化；要實現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理形式的變革。檔案信息化建立是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序構(gòu)造的檔案信息庫。二、檔案信息化的原那么1、標準性原那么：制定和施行檔案工作標準和標準，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是進步工作質(zhì)量和效率的需要。實現(xiàn)館室藏檔案信息化，一方面可以將館室藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計算機可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進館，但不管是通過館室藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅持標準

3、性原那么，制定相應(yīng)的標準、標準和法規(guī)。2、平安性原那么：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建立的不斷深化，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)平安技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的平安策略，充分保證檔案信息的平安性。在保證檔案信息的平安性方面我們可以采取：物理平安策略；訪問控制策略；如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級平安控制、屬性平安控制、網(wǎng)絡(luò)效勞器平安控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點的平安控制、防火墻控制等。信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)平安管理策略等。3、效益性原那么：由于檔案信息數(shù)字化建立是一項宏大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆?、物力、財力，因此必需要遵守效益性原那么，講究信息

4、化工作的效益，要根據(jù)自身的才能，根據(jù)館室藏根底，分析用戶需求，研究館室藏體系還要考慮館室藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要經(jīng)典，主題要與社會利用熱點相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進展數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟效益和社會效益的檔案數(shù)字化，可以帶來宏大的效益。三、檔案信息化建立的重要性實行信息化后，檔案管理到達自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以屢次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進展數(shù)據(jù)共享，進步了工作效率。數(shù)據(jù)錄入后，可以方便地打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表，由計算機處理，可以極大

5、地進步管理人員的效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最正確的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。極大的減輕了工作人員的負擔。三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進展有效的催還。四是進步整個部門的工作效率。施行檔案管理的信息化后，部門管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的搜集和編研工作，進步職

6、能部門的工作效率。五是有效的提供效勞。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，進步了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，進步了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是公司內(nèi)部的信息中心。四、檔案信息化建立的內(nèi)容檔案信息化建立主要包括根底設(shè)施建立、檔案論文聯(lián)盟.Ll.信息資源建立、標準標準建立、應(yīng)用系統(tǒng)建立和人才隊伍建立等五個方面。1.根底設(shè)施建立主要包括計算機、交換機、路由器、效勞器、存儲器，以及操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息平安系統(tǒng)等，其核心是計算機網(wǎng)絡(luò)。只有建立先進的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。

7、計算機網(wǎng)絡(luò)按照網(wǎng)絡(luò)連接的間隔 可分為局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)等三種類型。2.檔案信息資源建立主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有館藏檔案包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片的景像、錄音檔案和錄像檔案等的數(shù)字化；二是搜集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。3.標準標準建立這是檔案信息化快速、有序、安康開展的保障。管理標準包括數(shù)字檔案相關(guān)要領(lǐng)定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、平安性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式等；業(yè)務(wù)標準包括數(shù)字檔案的術(shù)語標準、資源描繪、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標準等；技術(shù)標準包括軟硬件根底設(shè)施建立技術(shù)標準、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標準、存儲壓縮格式、數(shù)字水英加

8、密算法等。4.應(yīng)用系統(tǒng)建立這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建立的技術(shù)保障。我們將依靠上級檔案行政管理部門的有關(guān)科研院所和技術(shù)力量，選用先進、適用和可靠的檔案管理軟件。5.人才隊伍建立這是檔案信息化的成功之本。要始終把進步人的素質(zhì)放在第一位，加強對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面的培訓(xùn)。檔案人員要邊學(xué)邊理論，不斷進步檔案信息化管理程度，正確處理好路、車、貨、交通規(guī)那么和駕駛員的關(guān)系。路，是計算機網(wǎng)絡(luò)，車是計算機的硬件和軟件，貨是檔案數(shù)據(jù)庫，交通規(guī)那么是標準標準，駕駛員是現(xiàn)代信息技術(shù)人員。有路無車不行；有了路和車，沒有貨不行；路修得再好，車再先進，沒有優(yōu)秀的駕駛員，仍是行不通的。因此，檔案信息化建立必須以人為本，并堅持把檔案數(shù)據(jù)庫作為核心要素來抓。檔案信息化建立是