5、公文管理辦法

1、海爾地產(chǎn)(集團)有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行PAGE PAGE 33海爾地產(chǎn)（集團）有限公司管理體系文件公文管理理辦法編制人編制日期期審核人簽發(fā)人修訂記錄錄日 期期修訂狀態(tài)態(tài)修改內(nèi)容容修改人審核人簽發(fā)人海爾地產(chǎn)(集團)有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行PAGE 39 海爾地產(chǎn)（集團）有限公司管理體系文件 目的為使集團團公文管管理工作作規(guī)范化化、制度度化、科科學化，根據(jù)公公司實際際情況，制定本本辦法。適用范圍圍本辦法適適用于集集團范圍圍內(nèi)部、上下級級之間、外部往往來文件件的處理理。術語和定定義法定公文文：指集團團與政府府有關部部門、上上級主管管系統(tǒng)、集團內(nèi)內(nèi)部各部部門之間間、下屬屬

2、公司以以及集團團與不相相隸屬的的各企事事業(yè)單位位和社會會團體往往來的文文件；文文種以國家行行政機關關公文處處理辦法法為依依據(jù)。決定：適適用于對對重要事事項或者者重大行行動做出出安排，獎懲有有關單位位和人員員，變更更或者撤撤消下級級機關不不適當?shù)牡臎Q定事事項。通知：適適用于批批轉下級級單位的的公文，轉發(fā)上上級單位位和不相相隸屬單單位的公公文，傳傳達要求求下級單單位辦理理和需要要有關單單位周知知或者共共同執(zhí)行行的事項項，任免免人員。通報：適適用于表表彰先進進，批評評錯誤，傳達重重要精神神或情況況。報告：適適用于向向上級單單位匯報報工作，反映情情況，答答復上級級單位的的詢問。請示：適適用于向向上級單

3、單位請求求指示、批準事事項。批復：適適用于答答復下級級單位的的請示事事項。意見：適適用于對對重要問問題提出出見解和和處理辦辦法。函：適用用于不相相隸屬單單位之間間相互商商洽工作作、詢問問和答復復問題，請求批批準和答答復審批批事項等等。會議紀要要：適用于于記載、傳達會會議情況況和議定定事項。機要文書書：凡符合合下列條條款之一一者，均均屬機要要文書范范疇：關于集團團業(yè)務經(jīng)經(jīng)營發(fā)展展的重要要方針、策略或或規(guī)劃方方案、文文件；關于集團團機構體體制設置置和重要要人事任任免方案案、文件件；關于重要要會議的的記錄、紀要、決定等等文件資資料；關于集團團尚未公公布的投投資及房房地產(chǎn)開開發(fā)、土土地開發(fā)發(fā)等項目目的

4、調(diào)研研、勘察察評估分分析資料料；集團對外外經(jīng)營的的有關重重要契約約、協(xié)定定等文書書資料；其他有關關重要機機密文書書資料或或機密事事項。分管領導導：分管專專業(yè)業(yè)務務的高管管人員，即集團團副總裁裁以上的的領導。職責總裁辦公公室職責責負責統(tǒng)一一處理集集團往來來公文；負責收文文辦理的的登記、分發(fā)、擬辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等等；負責發(fā)文文辦理的的核稿、審稿、編號登登記、繕繕印、用用印、立立卷、歸歸檔、銷銷毀等。其他職能能部門職職責負責收文文辦理的的承辦，即：提提出辦理理意見或或執(zhí)行領領導指示示；負責發(fā)文文辦理的的擬稿、校對、發(fā)送。負責起草草經(jīng)濟類類文書流流轉表式式。分管領導導職責負責對收收文辦理理中

5、涉及及到本人人分管的的文件進進行批示示；負責對發(fā)發(fā)文辦理理中涉及及到本人人分管的的文稿進進行審閱閱。總裁職責責負責對收收文辦理理的文件件進行批批示；負責對發(fā)發(fā)文辦理理的文稿稿進行簽簽發(fā)。工作內(nèi)容容法定公文文格式集團的公公文一般般由集團團名稱、秘密等等級、緊緊急程度度、發(fā)文文字號、簽發(fā)人人、標題題、主送送單位、正文、附件說說明、印印章、附附件、主主題詞、抄送單單位、印印發(fā)或電電子郵發(fā)發(fā)單位、印發(fā)或或電子郵郵發(fā)日期期等部分分組成。行文規(guī)則則行文請示示要求做做到：5.2.2.11一文一一事，具具有可操操作性；5.2.2.22一般只只主送一一個單位位（包括括向有關關主管部部門請求求批準的的“函”）；如

6、如需同時時報送其其他單位位，可以以用抄報報形式，但不得得同時抄抄送下級級單位；5.2.2.33一般不不得越級級請示；因特殊殊情況必必須越級級請示時時，應當當抄報被被越過的的上級單單位，并并在文中中寫明越越級的理理由；“報告”中不得得夾帶請請示事項項，不應應出現(xiàn)“請批復復”、“請審批批”等字樣樣。凡是能通通過當面面協(xié)商、電話聯(lián)聯(lián)系等方方式解決決的事務務性工作作，不必必行文。起草、修修改、抄抄寫、批批示文件件，應使使用鋼筆筆、毛筆筆或水筆筆，不得得使用圓圓珠筆、鉛筆書書寫。所所有文字字材料應應字跡清清晰、端端正。集團各部部門如以以集團名名義對外外發(fā)文，應由總總裁辦公公室統(tǒng)一一編號、核稿、集團總總裁

7、簽發(fā)發(fā)、打印印，并經(jīng)經(jīng)總裁辦辦公室加加蓋集團團公司印印章后，由部門門自行分分發(fā)。以集團名名義發(fā)文文，必須須使用總總裁辦公公室統(tǒng)一一印制的的發(fā)文文單。公文辦理理收文辦理理5.3.1.11來文簽簽收由總裁辦辦公室負負責。外部會議議的文件件和資料料應由參參會部門門交回總總裁辦公公室統(tǒng)一一辦理。法院、仲裁機機構送達達的法律律文書則則必須交交由集團團審計法法務中心心簽收，簽簽收后按按照收文文流程辦辦理。5.3.1.22收文流程程：編號登記記分發(fā)擬辦（此3個個環(huán)節(jié)由由總裁辦辦公室負負責）批辦（按照集團團現(xiàn)行文文件規(guī)定定由董事事長或總總裁）承辦（主管領領導/相相關部門門）督查立卷歸檔（此3個個環(huán)節(jié)由由總裁辦

8、辦公室負負責）發(fā)文辦理理5.3.2.11發(fā)文流流程：擬稿（承承辦部門門）核稿（總裁辦辦公室）審稿（承辦部部門的分分管領導導）簽發(fā)（按照集集團現(xiàn)行行文件規(guī)規(guī)定由董董事長或或總裁）校對、繕印（總裁辦辦公室組組織承辦辦部門）用印（總裁辦辦公室）發(fā)送（承承辦部門門）預立卷卷（承辦辦部門）歸檔或或銷毀（總裁辦辦公室）部門只可可以對下下屬公司司發(fā)文，各部門門必須自行行編號，報分管管領導簽簽發(fā)后，由部門門印制、發(fā)送、預立卷卷、定期期歸檔。一般公文文，應當當在122小時（工作時時間）內(nèi)內(nèi)傳閱完畢畢，如遇遇閱辦人人出差，應與閱閱辦人取取得聯(lián)系系，商定定處理辦辦法，確確保在規(guī)規(guī)定的時時限內(nèi)辦辦理完畢畢。緊急公文文

9、，應當當提出辦辦理時限限，并在在時限內(nèi)內(nèi)辦理完完畢。在辦公自自動化系系統(tǒng)內(nèi)流流轉、辦辦理的公公文，應應當實行行網(wǎng)上督督辦。承辦部門門（單位位）接文文后，應應當抓緊緊辦理并并及時答答復辦理理結果，不得延延誤、推推諉。對對不屬于于本部門門（單位位）職權權范圍內(nèi)內(nèi)處理，或者不不適宜由由本部門門（單位位）辦理理的公文文，應當當迅速返返回總裁裁辦公室室并說明明理由。審批公文文，審批批人應當當簽署明明確意見見以及姓姓名、日日期。公文辦理理完畢，責任部部門應當當及時收收集公文文定稿、正本和和重要修修改稿等等，保證證有關材材料的齊齊全、完完整、按按時歸檔檔、立卷卷；應當當根據(jù)歸歸檔公文文的內(nèi)容容價值鑒鑒定保管

10、管期限和和保密期期限，需需要銷毀毀檔案必必須按照照規(guī)定辦理理。機要文件件處理機要文件件及其處處理按其其程序可可分為以以下三種種：5.4.1.11秘密：集團內(nèi)內(nèi)部秘密密，不能能向集團團以外人人員公開開；5.4.1.22機密：不能向向部門總總經(jīng)理及及相關業(yè)業(yè)務人員員以外者者公開；5.4.1.33絕密：不能向向相關部部門或特特別指定定的最小小范圍內(nèi)內(nèi)的相關關人員以以外者公公開。文件密級級的確定定，由中心心總經(jīng)理理負責，但集團團總裁可可以命其其變更。機要文件件由主辦辦部門草草擬初稿稿，交集集團總裁裁辦公室室按規(guī)定定程序編編號、核核稿并報報集團領領導審簽簽后，按按必備份份數(shù)（須須在封面面右上角角加蓋標標

11、注密級級的紅色色印記）、分發(fā)發(fā)及歸檔檔?？偛貌棉k公室室應備有有發(fā)文簿簿，機要要文件發(fā)發(fā)至有關關部門須須請收件件人簽字字（或蓋蓋章）。集團下屬屬公司之之間機要要文件的的傳遞，除責任任者自行行攜帶外外，必須須加封后后派專人人傳遞。辦理機要要事項須須嚴格控控制范圍圍，防止止泄密。不能以以文件方方式傳遞遞的機要要事項須須確定專專人直接接上報或或傳達。機要文件件須經(jīng)制制發(fā)部門門總經(jīng)理理和集團團總裁同同意方可可復制。總裁辦辦公室應應在發(fā)文文簿上記記載復制制數(shù)量、復制時時間及發(fā)發(fā)送去向向。各類機要要文件的的草擬稿稿、討論論稿及相相關保密密廢紙，應由主主辦部門門落實專專人及時時銷毀。集團總裁裁辦公室室應于每每年末組組織專人人對機要要文件進進行保密密檢查，收回散散存于各各部門的的機要文文件，整整理歸檔檔或統(tǒng)一一銷毀。支持性文文件無相關記錄錄及表格格收文辦辦理單發(fā)文單單備注本制度自自發(fā)布之之日起生生效，此此前相關關制度同同時廢止止。海爾地產(chǎn)(集團)有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行PAGE 38海爾地產(chǎn)（集團）有限公司管理體系文件 海爾地產(chǎn)產(chǎn)（集團團）有限限公司收文 辦 理 單來文單位位辦文編號號來 文 號收文日期期頁數(shù)緩急標 題密級擬辦意見見領導批示示相關部門門意 見辦理結果果