物業(yè)管理檔案管理

1、物業(yè)管理檔案管理收集齊全完整、檢索方便快捷的物業(yè)管理檔案系統(tǒng)，是做好物業(yè)管理的一個必要條件，是管理良好的物業(yè)管理企業(yè)的一項基本功，是物業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性的工作。這對于提高物業(yè)管理質(zhì)量和物業(yè)管理水平都具有重要的意義。第一節(jié) 檔案學(xué)基礎(chǔ)知識一、檔案學(xué)的研究對象檔案學(xué)以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學(xué)理論、原則與方法，指導(dǎo)檔案工作實(shí)踐，提高檔案管理的科學(xué)水平，以便充分實(shí)現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實(shí)踐服務(wù)。二、檔案學(xué)的學(xué)科性質(zhì)和特點(diǎn)檔案學(xué)被認(rèn)為是一門社會科學(xué)，這是由檔案學(xué)研究對象的性質(zhì)決定的。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息，為社會服務(wù)的一

2、項社會活動。檔案學(xué)是研究人類社會的一種特殊社會現(xiàn)象，即研究檔案、檔案工作運(yùn)動規(guī)律及其與人們社會實(shí)踐關(guān)系的學(xué)科，因此屬于社會科學(xué)范疇。檔案學(xué)的研究對象決定檔案學(xué)有兩個鮮明的特點(diǎn)：一是實(shí)踐性強(qiáng)，它所闡明的理論、制度、原則與方法，直接應(yīng)用于檔案管理實(shí)踐和檔案業(yè)務(wù)工作實(shí)踐，具體原則和方法在學(xué)科知識中占很大比重。二是技術(shù)性強(qiáng)，它研究現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，解決檔案保護(hù)技術(shù)現(xiàn)代化、檔案管理自動化、檔案復(fù)制縮微化、檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化等問題。三、檔案（一）檔案的定義檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。檔案是歷史的記錄，不是現(xiàn)行的；檔案還是原始的記錄，即是原本的，第一手的。這是判斷一個材料是資料或文件

3、還是檔案的基本依據(jù)。根據(jù)這一定義，我們可以認(rèn)定，與某個物業(yè)或物業(yè)區(qū)域開發(fā)相關(guān)的資料在該物業(yè)竣工之后，都可以看成是與該物業(yè)或物業(yè)區(qū)域相關(guān)的檔案如竣工驗收的相關(guān)文件、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更的記錄、施工過程中的質(zhì)量記錄等原件是檔案。開工典禮上拍攝的照片、錄像帶等原版也是檔案。（二）檔案的屬性：1原始記錄性根據(jù)定義，檔案就是原始的歷史記錄，故原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。檔案不僅是原始記錄的信息內(nèi)容，也包括記錄這些信息的載體，二者的結(jié)合才是檔案。例如作為檔案的錄像帶，不僅僅是其信息內(nèi)容，還必須包括記載該信息的原始錄像磁帶，其復(fù)制品不是檔案。一份文件手稿是檔案，但其打印后的正式文件也是檔案。一份經(jīng)各方簽字的原

4、始設(shè)計變更記錄是檔案，但其復(fù)印件就不是檔案。2客觀記錄的歸檔保存性原始記錄在沒有歸檔保存之前，仍然只是原始記錄。只有經(jīng)科學(xué)地歸檔保存，才能成為真正意義上的檔案。3信息性檔案是一種未經(jīng)加工處理的原生性靜態(tài)信息。4非現(xiàn)行性檔案是歷史的原始記錄，一般認(rèn)為，成為歷史的原始記錄經(jīng)歸檔后才是檔案。例如，在工程完工，竣工驗收之前，施工圖紙是現(xiàn)行正在使用的設(shè)計藍(lán)圖，即文件。只有在竣工驗收投入使用之后，設(shè)計圖紙才成為檔案。綜上所述，我們可以看出文件、資料與檔案間的關(guān)系。檔案是原稿、原本的第一手材料。它最鮮明的屬性是原始性和記錄性。圖書、報刊或原件的復(fù)制品等資料是根據(jù)某種需要編寫、收集和復(fù)制的，是二手材料，而文件

5、則是檔案的前身。只有辦理完畢的、有保存價值的且按一定規(guī)律保存的文件才是檔案。（三）檔案的信息與載體在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的今天，載入檔案的信息內(nèi)容變得極為豐富，承載檔案信息的載體也是多種多樣的，不僅是文字信息，聲音、圖像和視頻等都可作為檔案的信息資料予以保存。承載這類信息的媒介也極其豐富，不僅是傳統(tǒng)的紙介質(zhì)，磁帶、磁盤、光盤等海量存貯設(shè)備的出現(xiàn)使檔案資料的載體發(fā)生了革命性的變化。特別是計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，不僅使檔案資料的載體發(fā)生了巨大的變化，同時也使檔案信息的存貯、保管、檢索和復(fù)制變得極為方便。也正因為如此，檔案管理的技術(shù)和手段發(fā)生了重大的變化，對檔案管理人員的要求越來越高，檔案信息的安全

6、也面臨巨大的挑戰(zhàn)。四、檔案管理（一）檔案管理的程序與內(nèi)容檔案管理工作一般分為四個步驟進(jìn)行處理：收集與整理分類與編目保存與安全檢索與利用（二）檔案的收集文件是在實(shí)踐活動中隨時間的推移一份份產(chǎn)生的，如圍繞一個建設(shè)項目從立項、開工、施工直至竣工驗收投入使用，會隨項目的進(jìn)展產(chǎn)生立項報告、可行性論證、規(guī)劃設(shè)計直到項目竣工驗收報告等一系列文件。這些文件隨工程的進(jìn)展逐步產(chǎn)生，既各自獨(dú)立又是相互關(guān)聯(lián)。有些文件的保存價值極高須長期妥善保存；而有些重要程度則低一些，也不必長期保存，只須保存一段時間即可；還有些文件則不一定需要作為檔案保存。檔案的收集工作應(yīng)當(dāng)依項目進(jìn)度一旦文件非現(xiàn)行化而及時收集、鑒別和歸檔。1檔案收

7、集的工作程序包括：文件收集、文書立卷、歸檔整理三個步驟。文件收集文書立卷歸檔整理2文件收集：一旦文件已使用完畢，文件就有收集的必要性。文件收集既要及時又要保證收集完整與齊全。其主要的功夫在于平時的專注和耐心。3文書立卷：將文件按一定的規(guī)律集中在一起，以便于未來的查閱利用。立卷采用的方法很多，常用的有按文件的某一共同屬性進(jìn)行集中，例如屬于同一小區(qū)、同一物業(yè)、同一時間段、或同一作者等等。對于數(shù)量較大的案卷還可以在再考慮這些文件是否具有的共同屬性再分類，如屬于同一物業(yè)的所有文件中，再考慮一些文件屬于技術(shù)性文件則歸入該物業(yè)檔案的技術(shù)文件卷，另一些文件屬于產(chǎn)權(quán)性質(zhì)文件歸入產(chǎn)權(quán)文件卷等等。4歸檔整理： （

8、1）確定文件的歸檔范圍和歸檔時間：該時間是最終確定哪些文件應(yīng)該歸檔保存，哪些文件則不必要入檔，以及該入檔的文件的歸檔時間。（2）案卷整理：檢查卷內(nèi)文件的完整性、文件間的聯(lián)系、文件的保存價值是否基本相同以及文件的數(shù)量是否過多或過少。不合適的應(yīng)及時調(diào)整、補(bǔ)充、拆分或合并。調(diào)整好之后要給每個案卷擬定案卷標(biāo)題，對卷內(nèi)文件進(jìn)行排列、編號、撰寫卷內(nèi)文件目錄、備考表和案卷封皮最后進(jìn)行裝訂，這樣檔案收集工作就基本完成了。（三）檔案的分類與整理1全宗的概念全宗：一個獨(dú)立機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或名人在社會活動中形成的檔案有機(jī)整體，即一個獨(dú)立單位形成的全部檔案集合。全宗、案卷、文件的關(guān)系：全宗是一組有機(jī)聯(lián)系的案卷的

9、集合，而案卷是一組緊密聯(lián)系的文件的集合。三者間的關(guān)系是前者包含后者的關(guān)系。全宗案卷文件2檔案分類檔案經(jīng)立卷后，若不進(jìn)行分類，仍然不便于應(yīng)用。檔案需要予以合理分類，才能使全宗檔案真正成為類別分明、條理清晰的有機(jī)整體，以利于系統(tǒng)地查找利用。（四）保存與安全1檔案保存由于檔案是歷史的原始記錄，是不可再生的。尤其是一些孤本和重要的文件或古文物等，必須予以科學(xué)的保存。對于物業(yè)管理檔案管理來說，其基本要求是防止檔案毀損，延長檔案的壽命，保障檔案的安全。（1）檔案毀損的原因檔案毀損往往有人為的原因和自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當(dāng)使用和故意毀損等。自然的原因一方面是文件的介質(zhì)和記錄方式隨

10、時間的推移而產(chǎn)生自然失效，如文件的紙張自然老化和墨跡的自然消失等，另一方面是環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機(jī)械磨損等因素都會造成檔案壽命縮短或毀損。延長檔案壽命和維護(hù)檔案安全的基本要求是應(yīng)制定一套切實(shí)可行的檔案管理制度并加以嚴(yán)格執(zhí)行，改善檔案保存的條件，采取有效的檔案修復(fù)技術(shù)，最大限度延長檔案的壽命，保障檔案的安全。（2）檔案保存設(shè)備和庫房管理庫房和檔案保存設(shè)備是檔案管理的基本硬件條件。庫房及庫房管理：物業(yè)管理企業(yè)一般都是拔出一間或數(shù)間辦公室作為庫房。但作為庫房的房間應(yīng)適合庫房的一些基本要求，如要求通風(fēng)較好，應(yīng)在防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜等方面符合檔案庫房

11、的要求。防火：由于檔案介質(zhì)一般都是易燃物，庫房的消防設(shè)施要求較高，應(yīng)配備性能良好、數(shù)量足夠的滅火器材，防火報警器和自動滅火設(shè)備應(yīng)經(jīng)常檢查其工作性能。另外，室內(nèi)的電氣線路、照明器具和其他電器設(shè)備的安裝和使用應(yīng)符合檔案室的特殊要求。防水：檔案室不要設(shè)在地下室或低樓層，庫房及庫房附近不要設(shè)置水源。防潮：檔案室應(yīng)選擇較通風(fēng)的房間，應(yīng)適當(dāng)設(shè)置抽濕設(shè)備。防霉和防蟲鼠：對檔案文件應(yīng)定期檢查，有霉變或蟲咬跡象要及時處理，應(yīng)定期放置防霉和防蟲鼠的藥物。防光：光照主要是紫外線對檔案的變質(zhì)有相當(dāng)危害，檔案室應(yīng)盡可能全封閉，若有窗戶則應(yīng)設(shè)厚窗簾。防塵：庫房應(yīng)定期打掃、保持清潔。防盜：庫房要安裝防盜報警裝置，門窗要堅固

12、，特別是出入庫房的規(guī)章制度要嚴(yán)格執(zhí)行。檔案裝具：檔案裝具是檔案室的基本設(shè)備，一般檔案室常用的有橫式和直式文件柜、開架式貯存架、卡片式貯存柜和顯露式文件柜等。除橫式和直式文件柜外，其余都是較專業(yè)的檔案室和圖書館設(shè)備，前者價格便宜容易獲得，而后者因較專業(yè)，故價格較貴。中小型物業(yè)管理企業(yè)的檔案材料不是特別多時，選用這種橫式或直式文件柜就可以了，而大型物業(yè)管理企業(yè)檔案材料多，檢索較復(fù)雜建議用一些專業(yè)的檔案裝具，以方便存貯和檢索。包裝材料：包裝材料也是非常重要的檔案保管材料，可以防止光線、灰塵和有害氣體的直接侵害。常用的包裝材料包括卷皮、卷盒和包裝紙?？梢愿鶕?jù)檔案材料本身的要求選用不同的包裝材料。2檔案

13、信息安全檔案的安全包括檔案本身不受到損壞與丟失和檔案信息不被非法復(fù)制、查閱和傳播即檔案信息安全。因此檔案保管不僅要求檔案保存完好，還要求在保障合法的檢索利用的同時保障檔案信息的安全。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。（1）紙介質(zhì)檔案的信息安全紙質(zhì)檔案仍然是今天使用得最多的檔案載體，如何保證紙質(zhì)檔案的安全仍是檔案安全的重要工作。a. 檔案室和檔案柜在檔案管理人員外出時一定要上鎖；b一般不要外借檔案材料，確有需要時，要規(guī)定使用的場所；c即使在檔案室內(nèi)也不允許將檔案材料長時間攤放，查閱完畢要及時放入檔案柜中；d檔案的查閱、外借和復(fù)制應(yīng)制定詳細(xì)的規(guī)則，設(shè)定權(quán)限。對無權(quán)查閱、外借和復(fù)制

14、的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復(fù)制。有權(quán)限的人員在查閱、外借時必須承擔(dān)保管責(zé)任。復(fù)制必須由檔案管理人員進(jìn)行，并須獲得相應(yīng)授權(quán)方可實(shí)行。e外借時一般不允許將檔案原件外借，檔案室可在獲得授權(quán)后將重要檔案制作若干副本供外借。f外借要有健全的登記制度外借文件登記表日期檔案名稱編號借出日期歸還日期借閱人備注g檔案室處理檔案因復(fù)制性的廢品和進(jìn)行獲授權(quán)的檔案銷毀工作時，應(yīng)用碎紙機(jī)等設(shè)備處理后方可丟棄。重要的待處理檔案還應(yīng)焚燒處理并有主管領(lǐng)導(dǎo)和部門主管監(jiān)督。（2）電子檔案的信息安全計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案管理技術(shù)手段獲得了巨大的進(jìn)步，但也使檔案信息安全面臨嚴(yán)重挑戰(zhàn)。可以說電子檔案的信息安全問題是阻礙檔

15、案管理現(xiàn)代化的主要障礙。a設(shè)立嚴(yán)格的多級權(quán)限機(jī)制和密碼保管制度，使無權(quán)使用檔案檢索系統(tǒng)的人員不能進(jìn)入檢索系統(tǒng)；只有部分檢索權(quán)限的人員不能進(jìn)入無權(quán)查閱的部分；無復(fù)制、下載權(quán)限的人員不能復(fù)制或下載；b教育并規(guī)定授權(quán)人員保管好自己的密碼，不要使用過短的密碼和容易產(chǎn)生聯(lián)想的密碼，如“1234”、自己的生日、 號碼等。設(shè)置密碼時最好是數(shù)字、字母和非字母、數(shù)字符號混用；c授權(quán)人員在使用完檢索系統(tǒng)后或中間離開時應(yīng)退出系統(tǒng)，避免給人可趁之機(jī)；d進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)的系統(tǒng)，應(yīng)采取嚴(yán)格的防止黑客入侵和非法人員進(jìn)入的措施；e進(jìn)入檢索系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)裝置防火墻和殺毒軟件并經(jīng)常更新；f獲授權(quán)的使用人員要管理好自己的電子郵箱和軟盤、

16、U盤等移動存貯設(shè)備。通過竊取電郵密碼等手段盜竊檔案信息是當(dāng)前檔案信息安全的一大隱患。（五）檢索與利用檔案管理的目的是為社會實(shí)踐服務(wù)，物業(yè)管理檔案管理的目的是為物業(yè)管理實(shí)踐服務(wù)。更具體些，物業(yè)管理檔案管理建立起一套檔案收藏系統(tǒng)的目的就是為物業(yè)管理實(shí)踐服務(wù)，但如何能夠在浩如煙海的檔案資料中快速、準(zhǔn)確地查閱到需要的材料，沒有建立一套行之有效的檔案檢索系統(tǒng)是無法想象的?？梢哉f檢索系統(tǒng)是檔案資料與使用者之間的橋梁，沒有這個橋梁我們無法達(dá)到彼岸。1檢索工具紙介質(zhì)檔案檢索工具種類很多，物業(yè)管理檔案管理常用的有：目錄、簿式索引、指南、卡片式檢索工具等。一般較大型的檔案室可用卡片式或簿式檢索工具，中小型檔案室一

17、般采用目錄、指南、簿式檢索工具，物業(yè)管理檔案管理系統(tǒng)大部分采用此類方法。電腦檔案檢索一般在物業(yè)管理軟件中都有包含。不必專門的檔案管理軟件。目錄：將相關(guān)檔案的著錄條目按一定結(jié)構(gòu)編排而成的檢索工具。這里所指結(jié)構(gòu)，一般按前述介紹的分類方法將案卷和案卷中的文件分類編排。索引：與目錄類似，但索引中還包含文件的存放地點(diǎn)等信息，適用于較大尺寸的文件。指南：以文章方式全面介紹檔案內(nèi)容的一種綜合性書面材料或工具書。一般用在對全宗的一個綜合介紹。2常用檢索工具的編制方法（1）分類卡片目錄根據(jù)檔案分類的邏輯關(guān)系建立起的目錄體系。這類目錄的優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)性靈活性較好，但建立起合理高效的分類系統(tǒng)往往不是一日之功。（2）專題

18、卡片目錄按某一特定的題目，將同一主題內(nèi)容或?qū)傩缘母黝愇墨I(xiàn)組合，以卡片形式提供檔案室某一專題檔案內(nèi)容。（3）主題卡片目錄以規(guī)范的關(guān)鍵字、詞組織檔案的與此主題相關(guān)的內(nèi)容的索引系統(tǒng)。（4）名稱索引以字母或其他文字排序方法的順序?qū)⑷趦?nèi)檔案文件所涉及的單位按名稱制作索引，以提供使用的索引編制方法。3檔案提供利用的方式（1）檔案檢索的步驟和方式a分析應(yīng)用需求，明確檢索范圍；b明確利用者所查閱內(nèi)容或問題的關(guān)鍵、重點(diǎn)以及時間、地點(diǎn)、人物和事件確定檔案的檢索范圍確定檢索路徑，選擇檢索工具；c選擇最佳的檢索工具或方法d提供檔案材料。e根據(jù)索引的指引，查找到需要的檔案文件。（2）檔案提供利用的方式a閱覽室閱讀供閱

19、覽室閱讀是檔案提供應(yīng)用最經(jīng)常的方式。由閱覽室有專門的設(shè)施和專人監(jiān)護(hù)與咨詢是既能方便讀者又便于保護(hù)檔案的較好利用方式。b外借檔案一般不得外借，確有必要時應(yīng)嚴(yán)格地遵守有關(guān)管理制度并理外借手續(xù)。c制作副本復(fù)印件的提供也是為讀者提供服務(wù)的一種方式，與外借一樣需要有嚴(yán)格地遵守相關(guān)管理制度，保證檔案不被非法復(fù)制和傳播；除提供復(fù)印件的副本提供方式外，還可以提供原件的部分摘錄等方式。d檔案展覽大型檔案館為更好地利用檔案，會按照一定的主題系統(tǒng)介紹館藏檔案材料。e制發(fā)檔案證明檔案館、室根據(jù)單位或個人需要，為證實(shí)某種事實(shí)在本館、室保存有無記載而摘抄的書面材料。f檔案咨詢向查閱者提供檔案及檔案檢索等方面的專業(yè)知識與方

20、法。五、物業(yè)管理檔案物業(yè)管理檔案是指與物業(yè)管理企業(yè)所管理的物業(yè)相關(guān)的檔案。這類檔案的所有權(quán)為該物業(yè)的所有者擁有。物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)物業(yè)管理服務(wù)合同的規(guī)定有保管和使用物業(yè)管理檔案的責(zé)任與義務(wù)。一旦合同關(guān)系解除，物業(yè)管理企業(yè)有義務(wù)完整無缺地移交該物業(yè)的物業(yè)管理檔案。至于物業(yè)管理企業(yè)為其內(nèi)部管理而建立的檔案，如該企業(yè)的人事和財務(wù)檔案等，是企業(yè)內(nèi)部所擁有和管理的檔案，不屬于物業(yè)管理檔案的范圍。本章所涉及的內(nèi)容僅包括物業(yè)管理檔案，但本節(jié)所討論的檔案管理理論方法和規(guī)則同樣適用于其他檔案的管理包括企業(yè)行政管理的檔案管理。第二節(jié) 物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案的建立與管理物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，是記載有關(guān)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備在建設(shè)

21、、安裝和施工過程中的合法性、質(zhì)量記錄、驗收和檢驗結(jié)果以及各項技術(shù)參數(shù)和經(jīng)濟(jì)指標(biāo)等方面的文件集合。一、物業(yè)基礎(chǔ)資料的基本屬性物業(yè)基礎(chǔ)資料主要包括物業(yè)的產(chǎn)權(quán)文件、技術(shù)文件和驗收文件等。這些文件有三個共同的特征：（一）這些文件對于該物業(yè)來說是至關(guān)重要的，只有通過這些文件我們才能了解該物業(yè)在建設(shè)過程中的基本情況。如通過該物業(yè)的設(shè)計圖紙我們能夠了解該物業(yè)的基礎(chǔ)和結(jié)構(gòu)形式、設(shè)計要求；通過地質(zhì)勘察報告我們能夠了解該幅地塊的地質(zhì)情況；通過施工過程中的一些檢測記錄、質(zhì)量事故處理報告、建材質(zhì)量記錄、設(shè)計變更通知和竣工驗收圖紙和文件等，我們能夠了解該物業(yè)在施工過程中的質(zhì)量是否有問題等等。總之，只有通過收集、掌握和閱

22、讀這些物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，我們才能夠?qū)υ撐飿I(yè)的內(nèi)部情況了然于胸，才能夠據(jù)此提出具有針對性的管理和維護(hù)方案。（二）這類檔案材料基本上是在物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)駐階段獲得的，不論是新建物業(yè)還是從其他物業(yè)管理企業(yè)接管的物業(yè)都是如此。因此這類檔案材料的收集時間集中、數(shù)量大、收集過程復(fù)雜，需要花費(fèi)較大的時間和精力。尤其是現(xiàn)代化大廈，結(jié)構(gòu)復(fù)雜、涉及技術(shù)門類廣，這類技術(shù)資料的收集對收集人員的素質(zhì)要求也較高。（三）對檔案材料收集的完整性要求高，即使是一次建材質(zhì)檢記錄、一次施工質(zhì)量事故處理報告都可能對物業(yè)的質(zhì)量產(chǎn)生影響，當(dāng)然也對今后的維修維護(hù)具有重要的指導(dǎo)作用，因此要求我們盡可能齊全、完整地收集相關(guān)的文件資料。這不僅需要

23、有相關(guān)的專業(yè)知識、檔案與情報管理知識，同時還需要一種鍥而不舍，不達(dá)目的決不罷休的精神。二、物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案的收集物業(yè)基礎(chǔ)檔案收集的要求：收集及時、鑒選得當(dāng)。物業(yè)基礎(chǔ)檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)：1數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)越；2門類齊全，結(jié)構(gòu)合理。（一）收集的范圍物業(yè)管理基礎(chǔ)資料檔案收集時間集中、數(shù)量大、技術(shù)復(fù)雜，而且收集的完整性要求又較高，這就加大了檔案收集管理人員的工作量和工作難度，為此我們列出下表，提供給檔案收集管理人員參考，大家可根據(jù)各自的實(shí)際情況進(jìn)行分析、取舍。 分類資料目錄移交方備注產(chǎn)權(quán)資料項目批準(zhǔn)文件建設(shè)單位用地批準(zhǔn)文件建設(shè)單位建筑開工有關(guān)資料建設(shè)單位丈量報告建設(shè)單位技術(shù)資料竣工圖建設(shè)單位地質(zhì)勘察報告建

24、設(shè)單位工程合同建設(shè)單位開、竣工報告建設(shè)單位公共設(shè)備使用說明書及調(diào)試報告建設(shè)單位工程預(yù)決算分項清單建設(shè)單位圖紙會審記錄建設(shè)單位工程設(shè)計變更通知建設(shè)單位技術(shù)核定單建設(shè)單位質(zhì)量事故處理記錄建設(shè)單位隱蔽工程驗收記錄建設(shè)單位沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖建設(shè)單位竣工驗收證明書建設(shè)單位鋼材及水泥等主要材料質(zhì)保證書建設(shè)單位新材料及構(gòu)配件鑒定合格證書建設(shè)單位設(shè)備及衛(wèi)生潔具檢驗合格證書建設(shè)單位砂漿及混凝土試塊試壓報告建設(shè)單位供水管道試壓報告建設(shè)單位機(jī)電設(shè)備訂購合同建設(shè)單位設(shè)備開箱技術(shù)資料、試驗記錄與系統(tǒng)統(tǒng)調(diào)記錄建設(shè)單位驗收資料工程竣工驗收證書建設(shè)單位消防工程驗收合格證建設(shè)單位綜合驗收合格證建設(shè)單位用電許可證建設(shè)

25、單位用水審批表及供水合同建設(shè)單位電梯使用合格證建設(shè)單位其它資料移交清單及核對記錄表12-1 物業(yè)基礎(chǔ)檔案應(yīng)收集的基本資料 （二）收集方式在物業(yè)管理實(shí)踐中，物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案大部分是在物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)駐的時候收集的，這是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案的特性所決定的。在物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)駐一個物業(yè)或物業(yè)區(qū)域時，應(yīng)首先要求建設(shè)單位或原物業(yè)管理單位在移交物業(yè)前開列移交資料的清單，如發(fā)現(xiàn)有遺漏應(yīng)及時與建設(shè)單位或原物業(yè)管理單位聯(lián)系，以便盡快補(bǔ)齊。在移交過程中應(yīng)逐份核對檔案的數(shù)量和缺失與損壞的情況并予以記錄。移交雙方的負(fù)責(zé)人要在移交清單和記錄簽字確認(rèn)并作為檔案予以保存。（三）檔案文書立卷1立卷的一般方法（1）文書立卷科學(xué)的立卷方

26、法對檔案的收集和分析利用具有關(guān)鍵性的作用。好的立卷方法，能夠保持文件間的聯(lián)系，方便查閱利用。一般根據(jù)檔案的某些屬性或特征或其組合進(jìn)行立卷：a按事件屬性立卷；將反映同一事件、人物、工作性質(zhì)等的文件組合在一起立卷。如物業(yè)基礎(chǔ)檔案就是典型按反映該物業(yè)從立項到竣工驗收過程中的全部有價值的文件組合。b按時間屬性立卷；根據(jù)文件的時間屬性進(jìn)行立卷。如某公司某年的會議記錄、某設(shè)備某月的運(yùn)行記錄等。c按名稱屬性立卷；將具有相同名稱的文件集中立卷。如某管理處的物業(yè)管理服務(wù)記錄檔案等。一般只用在文件的總量不大的情況下。d按作者屬性立卷；由同一單位產(chǎn)生的文件集中立卷。如可將物業(yè)管理企業(yè)各下屬的管理處的各類檔案集中立卷

27、。e按通訊者屬性立卷；兩個單位之間的收發(fā)文件集中立卷。但注意不要與按作者屬性混合使用。如某物業(yè)管理企業(yè)與其設(shè)備維護(hù)商或材料供應(yīng)商之間的往來文件集中立卷。按地區(qū)屬性立卷。按地理特征將文件集中立卷。文件檔案立卷時，可以采用一種屬性立卷，也可以同時運(yùn)用多種屬性立卷。其基本方法是抓住文件的主要共同屬性再依據(jù)文件的數(shù)量、保存價值、保存期限、文件間的聯(lián)系等情況，結(jié)合其他屬性進(jìn)行立卷。對于物業(yè)管理規(guī)模不大的物業(yè)管理企業(yè)，物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案的立卷一般采用按事件同一屬性（如反映同一建筑物的各方面特性）進(jìn)行立卷即可；若管理規(guī)模較大則應(yīng)按同一物業(yè)小區(qū)、同一建筑物、同屬某一基本屬性（同屬技術(shù)檔案資料，同屬產(chǎn)權(quán)資料等），

28、來進(jìn)行立卷。立卷較合理細(xì)致，則整理時較容易，調(diào)整不會過大，但過細(xì)會加大收集時的工作量。在收集工作量大、時間緊的情況下也不宜分得過細(xì)。（2）案卷文件數(shù)量：一般收入案卷盒內(nèi)的案卷文件一般以200頁左右為宜，過多或過少都應(yīng)進(jìn)行調(diào)整，但成冊的技術(shù)圖紙等文件不在此限制之內(nèi)。（3）檔案的保存價值和保存期限鑒定文件的價值并由此確定文件的保存期限有時是一件十分棘手的事情。一般來說，不要孤立地鑒定某個單份文件的價值，而應(yīng)當(dāng)從相互關(guān)聯(lián)的一組文件來綜合考慮。例如，某物業(yè)在施工過程中的一份混凝土試塊檢測報告，單個來看也許并不顯得有多重要，但從施工過程中產(chǎn)生的一系列文件來考慮的話，這一組文件完整地反映了施工過程中的基本

29、情況，即使是在該物業(yè)投入使用多年之后，例如10年甚至50年之后，我們?nèi)匀豢梢酝高^這一組文件獲得該物業(yè)在施工過程中的完整信息。據(jù)此我們就有必要將這份單個考察也許并不顯得多么重要的文件列入長期保存的檔案中。下面我們給出一張表(表12-2)說明有關(guān)檔案保存期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，讀者可據(jù)此估計自己手中文件的價值。保存期限時 間劃分標(biāo)準(zhǔn)備 注永久無限期凡是記載和反映物業(yè)、物業(yè)的附屬設(shè)施設(shè)備及物業(yè)管理活動基本歷史情況，對物業(yè)維護(hù)和使用以及科學(xué)研究有長遠(yuǎn)研究參考價值文件。1有關(guān)所管理物業(yè)及重要的附屬設(shè)施設(shè)備的基礎(chǔ)性文件資料以及有關(guān)更新改造、大、中、小修的會議決議等文件、記錄、驗收報告和技術(shù)參數(shù)等文件；2有關(guān)物業(yè)管

30、理工作中產(chǎn)生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計劃、統(tǒng)計報表及相關(guān)的請示、報告等。3業(yè)主及業(yè)主大會的基礎(chǔ)資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件。長期15-60年凡是在相當(dāng)長的時間內(nèi)對所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進(jìn)行查考、總結(jié)經(jīng)驗的文件與記錄。1有關(guān)物業(yè)管理工作中的年度、季度計劃、總結(jié)、報告；2與物業(yè)相關(guān)的附屬設(shè)施設(shè)備（工作壽命在5年以上10年以內(nèi)）的基本技術(shù)和商業(yè)資料、維修維護(hù)合同和記錄、大、中、小修、更新改造記錄和會議決議等文件；3物業(yè)本體及附屬設(shè)施設(shè)備的運(yùn)行記錄；短期15年以內(nèi)其他只在較短時期內(nèi)有查考意義的文件與記錄1小型設(shè)施設(shè)備的更新、維修記錄；2有關(guān)物業(yè)管理服務(wù)的相關(guān)文件

31、和記錄表12-2 文件保存價值年限表2物業(yè)基礎(chǔ)檔案文書立卷由于物業(yè)基礎(chǔ)檔案是反映某物業(yè)的各方面歷史狀況的一組文件，因此采用按事件屬性的規(guī)則立卷是較好的方法。這樣，反映同一物業(yè)的各方面歷史面貌的文件能夠歸入同一案卷之中，便于檔案的管理和查詢。3物業(yè)基礎(chǔ)資料歸檔整理所謂歸檔，就是業(yè)務(wù)部門將文件整理立卷后，按規(guī)定的時間移交給檔案室集中保管。（1）歸檔范圍與時間收集到的材料可能會是魚龍混雜的，有原件也有復(fù)印件。有些文件十分重要，而有些就無保存價值。有些重要文件沒有收集到，而有些文件又有重份，這時應(yīng)一一加以甄別。對于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案來說，表1-1列出了物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案應(yīng)收集的范圍，可對照表1-1檢查是否

32、有疏漏。（2）調(diào)整立卷已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件，進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等，并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。擬定案卷標(biāo)題示例：例1：小區(qū) 大廈 產(chǎn)權(quán)文件（地區(qū)）（名稱）（事件）(組卷特征：地區(qū)、事件、名稱) 例2：工業(yè)區(qū) 大廈 技術(shù)文件（地區(qū)）（名稱）（事件）(組卷特征：地區(qū)、事件、名稱) （3）卷內(nèi)文件的排列編號較為單一的案卷，卷內(nèi)文件可按時序排列。一些由大事件屬性中又包含小的事件屬性組成的案卷，可按其中的小事件屬性排列，而后再按時序排列。如某管理處，將所管理的小區(qū)內(nèi)的全部建筑物本體的運(yùn)行檢測記錄放在一個案

33、卷內(nèi)。因此卷內(nèi)文件在排列編號中可按每一單個建筑物的檢測運(yùn)行記錄集中在一起再按時序排列。（4）填寫卷內(nèi)目錄與備考表卷內(nèi)文件目錄的編制應(yīng)給每個文件一個順序號、文件作者、發(fā)文號、文件標(biāo)題、文件日期、所在張?zhí)柤皞渥⒌软椖?。?）卷內(nèi)文件備考表中，應(yīng)包含全宗號、案卷目錄號、案卷號、卷內(nèi)全部文件的張數(shù)、卷內(nèi)文件變動情況以及立卷人簽名與日期等項目。三、物業(yè)基礎(chǔ)檔案的分類與整理檔案的分類是在全宗范圍內(nèi)進(jìn)行的，即在物業(yè)管理企業(yè)全部檔案的范圍內(nèi)進(jìn)行處理。而物業(yè)管理企業(yè)檔案不僅包含物業(yè)管理檔案，還包括物業(yè)管理企業(yè)的企業(yè)檔案。所以，物業(yè)管理企業(yè)檔案的全宗應(yīng)如圖12-1所示：物業(yè)管理企業(yè)檔案全宗物業(yè)管理檔案物業(yè)基礎(chǔ)檔案

34、物業(yè)管理運(yùn)行檔案物業(yè)管理服務(wù)檔案物業(yè)管理客戶檔案業(yè)主及業(yè)主大會檔案物業(yè)管理企業(yè)檔案物業(yè)管理企業(yè)行政管理檔案物業(yè)管理企業(yè)財務(wù)管理檔案圖12-1 物業(yè)管理企業(yè)檔案管理全宗從上圖可見，事實(shí)上我們已經(jīng)將物業(yè)管理企業(yè)的檔案全宗分類為上圖的結(jié)構(gòu)。因此，本節(jié)所討論的檔案分類，僅討論物業(yè)基礎(chǔ)檔案在上述大分類的基礎(chǔ)上的分類，后面章節(jié)與本節(jié)的一樣僅討論該章節(jié)所研究的主題檔案分類基礎(chǔ)之上的繼續(xù)分類。但應(yīng)說明的是，分類方法和規(guī)則是完全類似的。另一個需要說明的問題是，對于物業(yè)管理檔案的分類，建議不要采用組織機(jī)構(gòu)為分類屬性的分類方式，例如以管理處進(jìn)行物業(yè)管理檔案分類。因為這類企業(yè)組織機(jī)構(gòu)難免變動，一旦變動在這種分類方法的

35、規(guī)則下，就可能會使同一物業(yè)的檔案材料出現(xiàn)在不同的組織機(jī)構(gòu)檔案中，對管理和查閱造成不便。（一）分類物業(yè)是物業(yè)管理企業(yè)兩個最基本的關(guān)鍵詞之一，離開了物業(yè)，物業(yè)管理企業(yè)就失去了根本和存在的必要。這一點(diǎn)在物業(yè)管理檔案分類上體現(xiàn)得非常清楚。物業(yè)管理檔案分類，物業(yè)是其最基本和鮮明的特性，物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案更是直接記載物業(yè)本身各個方面的歷史面貌的記錄，案卷間、文件間的聯(lián)系十分緊密。因此，物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案分類并不復(fù)雜，按同一物業(yè)小區(qū)或同一物業(yè)或建筑物等進(jìn)行大的分類，再根據(jù)案卷所反映的物業(yè)某一方面的共同特征或?qū)傩?，如反映某物業(yè)技術(shù)方面的案卷等進(jìn)一步分類。如果隨時間積累的檔案案卷較多可再按時間順序來分類。物業(yè)基礎(chǔ)資

36、料檔案物業(yè)技術(shù)文件案卷物業(yè)產(chǎn)權(quán)文件案卷物業(yè)驗收文件案卷圖12-2 物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案分類結(jié)構(gòu)本章第五節(jié)專門介紹了各種檔案案卷分類的一般方法和規(guī)則，在對檔案全宗進(jìn)行分類時可參照其所介紹的方法進(jìn)行分類。物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案分類方法的選擇：物業(yè)基礎(chǔ)資料是反映某一物業(yè)各個側(cè)面的歷史記錄，所以物業(yè)基礎(chǔ)資料的分類采用事件屬性分類法進(jìn)行分類，即按同一物業(yè)的各類檔案案卷分在同一分類的方法進(jìn)行。雖然也可以按組織機(jī)構(gòu)分類法來進(jìn)行分類，但因可能造成同一物業(yè)的檔案材料被分在不同分類中的可能性，建議不要采用該類分類方法。（二）檔案編目1案卷排列本類案卷排列一般按事件屬性來排列較好，即按同一物業(yè)小區(qū)、同一物業(yè)的案卷集中一起排列

37、的方法較妥當(dāng)。2案卷編目（1）案卷編碼案卷編碼就是要給案卷一個唯一的號碼，一般在檔案管理中這樣的號碼按全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號或頁號的結(jié)構(gòu)來編碼。（2）編制案卷目錄序言目錄結(jié)構(gòu)：編制方法全宗簡史立檔單位：物業(yè)管理 圖12-5 目錄序言物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案索引小區(qū)澄海閣.1小區(qū)靖海閣12圖12-4 目錄索引物業(yè)管理 檔案室物業(yè)管理 檔案之物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案全宗號：2003001目錄號：U2003001起止日期：1995/01/01-2003/12/31保存期限：永久圖12-3 目錄封面?zhèn)淇急砭頂?shù)排架長度目錄頁數(shù)圖12-7 備考表案卷目錄案卷號題名年度頁數(shù)期限備注圖12-6 案卷目錄四、物業(yè)基礎(chǔ)

38、檔案的保存與安全物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案多是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎(chǔ)性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。在保管和檔案安全方面應(yīng)注意以下幾點(diǎn)1技術(shù)文件檔案的頁面較大，且已成冊裝訂，不要拆卸重裝，也不要試圖裝入案卷盒。如有重份的文件，可將一份保存，一份供查閱使用。如無重份文件，可將文件復(fù)制后保存，復(fù)制件供查閱，不要直接使用原件。2技術(shù)文件檔案保存前，應(yīng)置于通風(fēng)干燥避光處干燥一定時間后，經(jīng)包裝后提寫案卷標(biāo)題及目錄再放入文件柜內(nèi)保存。應(yīng)注意室內(nèi)空氣流通，經(jīng)常采取防霉、防潮、防蟲、防水的措施以延長檔案壽命。3檔案文件還應(yīng)注意防火、防盜等安全措施。4應(yīng)制定文件的密級體制，嚴(yán)格借閱、復(fù)制制度。對于電子類文件的保

39、護(hù)，應(yīng)參照第一節(jié)的要求采取必要的防盜和防復(fù)制措施。第三節(jié) 物業(yè)運(yùn)行檔案的建立與管理物業(yè)運(yùn)行檔案，是物業(yè)管理企業(yè)在對所轄物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)工作的過程中，所產(chǎn)生的文件、記錄的集合。與物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案不同的是，物業(yè)運(yùn)行檔案是自生的，即物業(yè)管理企業(yè)在對物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理中產(chǎn)生的。一、物業(yè)運(yùn)行檔案的基本屬性物業(yè)運(yùn)行檔案是物業(yè)管理企業(yè)在對所轄物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理和維護(hù)時所產(chǎn)生的文件、記錄的集合。與物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案不同的是，物業(yè)運(yùn)行檔案是自生的，即物業(yè)管理企業(yè)在對物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備進(jìn)行管理中產(chǎn)生的。如果說物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案收集不全還有客觀的因素的話，物業(yè)運(yùn)行檔案不全只能說明

40、企業(yè)的基礎(chǔ)管理體制和規(guī)章制度上存在較大的問題。二、物業(yè)運(yùn)行檔案的收集（一）物業(yè)運(yùn)行檔案的收集歸檔的范圍和時間1收集范圍：一般需要?dú)w檔的文件包括：對于物業(yè)管理業(yè)務(wù)活動中形成的、經(jīng)過辦理完畢的、有利用價值的圖紙、收發(fā)文件、電報、會議文件、 記錄、會議記錄、維修記錄、運(yùn)行記錄、通知以及編制的圖表、簿冊、有關(guān)的照片、錄像磁帶等文件與材料，均需立卷歸檔保存。不需要?dú)w檔的文件材料包括：重份的文件；無查證利用價值的事務(wù)性、臨時性文件；僅供參考、參閱、征求意見，不需要辦理的文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批或會議討論通過的未定稿文件、未生效文件，如未生效的合同、協(xié)議等；一般文件的歷次修改稿。有些單位將收集來的報刊、書籍、資料

41、也作為文件立卷歸檔，這是由于對歸檔范圍認(rèn)識模糊而造成的。圖書、資料、刊物應(yīng)作為資料單獨(dú)整理保存。正如前述，由于物業(yè)運(yùn)行檔案來自于物業(yè)管理活動之中，一切與物業(yè)運(yùn)行管理有關(guān)的企業(yè)文件如運(yùn)行管理會議決議、管理與維修養(yǎng)護(hù)合同、檢測報告、事故報告、檢修記錄、與維保單位間的往來文件和大型設(shè)備運(yùn)行記錄都在物業(yè)運(yùn)行檔案的收集范圍之中。2收集時間：有關(guān)的文件一旦實(shí)施完畢，應(yīng)及時收集。由于這部分文件數(shù)量較大，且基本由物業(yè)管理企業(yè)的一個專業(yè)部門管理，往往即使文件已經(jīng)執(zhí)行完畢，但還經(jīng)常要用到。一般可由相關(guān)業(yè)務(wù)部門收集立卷后，每月、每季或每年上半年向檔案室移交。具體的移交規(guī)定，企業(yè)可根據(jù)自身情況來決定，但除一些需跨年執(zhí)

42、行處理的文件或某些特殊載體的文件時間可延長外，一般不應(yīng)超過1年時間。手續(xù)辦理完畢的文件，不能由承辦部門或個人保存，必須向檔案部門移交。在規(guī)章制度中應(yīng)明確規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行，否則可能會造成嚴(yán)重?fù)p失。（二）物業(yè)運(yùn)行檔案文書立卷對于與維修維護(hù)商、供貨商、承包商之間的往來文件、電報、 等可按通訊者屬性立卷，即同一通訊者（如電梯維護(hù)商）的文件放在一起立卷；圖紙及相關(guān)技術(shù)資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、照片、磁帶等文件可按事件屬性立卷，即反映同一物業(yè)、設(shè)備等的文件放在一個案卷中。例如某部電梯的運(yùn)行維護(hù)記錄等；有關(guān)的會議文件、通知、簿冊、圖表等文件可按作者、名稱或時間等規(guī)則立卷。（三）物業(yè)運(yùn)行檔案歸檔整理1歸檔整理

43、一般方法（1）案卷整理日常業(yè)務(wù)處理工作中，由文書部門或業(yè)務(wù)部門對于需要?dú)w檔的文件進(jìn)行不斷地收集集中與系統(tǒng)積累。在每個條款下積累起來的文件，為立卷歸檔打下了初步的基礎(chǔ)。當(dāng)一年工作終了，還必須在平時歸檔的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步系統(tǒng)整理與編目。整理工作根據(jù)企業(yè)的情況不同，可由業(yè)務(wù)部門在檔案移交前完成，也可移交后由檔案室統(tǒng)一完成。整理工作的內(nèi)容：a調(diào)整立卷檢查卷內(nèi)文件成分，即檢查已歸卷的文件是否齊全完整，有沒有尚未辦理完畢的文件或重份文件等不需要立卷的文件材料。檢查卷內(nèi)文件聯(lián)系和組卷情況，檢查運(yùn)用立卷是否得當(dāng)，保持文件之間的聯(lián)系。注意糾正文件歸卷不統(tǒng)一、相互混淆重復(fù)或拆散文件聯(lián)系的情況。檢查卷內(nèi)文件保存價值是

44、否相差懸殊。一卷內(nèi)文件的保存價值應(yīng)求大體一致，并初步確定保管期限。檢查卷內(nèi)文件數(shù)量太多的案卷，宜酌情適當(dāng)分卷；文件數(shù)量太少的案卷，可考慮適當(dāng)合并組卷。b擬寫案卷標(biāo)題案卷標(biāo)題是對卷內(nèi)全部文件的總概括，通過案卷標(biāo)題揭示卷內(nèi)文件的成分和內(nèi)容，為查找利用提供線索。一個好的案卷標(biāo)題應(yīng)做到：第一，字簡練通順，概括準(zhǔn)確。避免過于抽象籠統(tǒng)或堆砌文件標(biāo)題；第二，基本結(jié)構(gòu)力求完整，合乎語法，標(biāo)點(diǎn)正確；第三，通常應(yīng)標(biāo)明作者、事件、名稱三個基本部分，中間可加上適當(dāng)?shù)倪B接詞。有些案卷標(biāo)題根據(jù)組卷情況還需標(biāo)明地區(qū)、時間或通訊者。案卷標(biāo)題的結(jié)構(gòu)通常是：（地區(qū)）作者（通訊者）（時間）（地區(qū)）問題名稱c卷內(nèi)文件的排列、編號卷內(nèi)

45、文件的排列，是對一個案卷中文件的系統(tǒng)化，給每個文件一個固定的位置。卷內(nèi)文件的排列方法有幾種，如按時間、問題、地區(qū)、作者、通訊者、名稱、重要程度、人名的姓氏筆畫或拼音字母的順序等，可根據(jù)每個案卷的組成情況，靈活選用一種或組合使用兩三種方法排列。卷內(nèi)文件的排列通常按時間先后順序和作者、問題、名稱、重要程度與聯(lián)系排列。第一，按一個具體問題組成的案卷，或者按一個作者、一種文件名稱組成的案卷，可以按日期的順序排列。第二，按一個大問題中包含若干個小問題組成的案卷，或按作者、通訊者特征立卷，其中包括幾個小問題的，可以先將每個具體問題的文件一組組集中，分別按時間順序排列，然后再將各組文件按問題重要程度，結(jié)合問

46、題之間的聯(lián)系排列。第三，按事件屬性組成的案卷，還可以按作者、文件名稱的重要程度排列。卷內(nèi)文件經(jīng)過系統(tǒng)排列后，用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫張?zhí)?，以固定排列順序，統(tǒng)計頁數(shù)，以便于保護(hù)文件和方便查閱利用。編號的位置，一卷之內(nèi)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，左側(cè)裝訂的案卷可編在右上角。編號時應(yīng)注意：每頁有字跡的紙張均應(yīng)編號，一張編一個號，背面不編；大張的文件或圖紙或圖表折疊之后，也應(yīng)在相應(yīng)的位置編一個張?zhí)?；卷?nèi)有印刷的小冊子可只編一個張?zhí)?，另在備考表中注明：“本卷第頁為一冊，共頁”。d填寫卷內(nèi)目錄與備考表在一卷文件的最前面要填寫卷內(nèi)文件目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，便于查閱。應(yīng)寫入卷內(nèi)目錄的內(nèi)容：順序號（每份文件填一個）；作者；

47、發(fā)文號；文件標(biāo)題（沒有標(biāo)題的文件可根據(jù)內(nèi)容概括填寫摘要）；文件日期；所在張?zhí)枺ㄇ懊娴闹惶钇鹗紡執(zhí)枺詈笠环萏顚懫鹬箖蓚€張?zhí)枺?；備注。案卷的備考表放在全卷文件的最后（也可印在卷皮上）用來保護(hù)文件，說明卷內(nèi)文件的狀況，便于保管人員和利用者了解。備考表中應(yīng)寫明卷內(nèi)文件的實(shí)有張數(shù)（大寫）以及有必要注明的情況，并填寫登記日期和立卷人簽名。日后卷內(nèi)文件如有變動情況，由管理人員隨時在備考表上注明。卷內(nèi)目錄與備考表式樣見下表：表12-3 卷內(nèi)目錄序號作者發(fā)文號文件日期標(biāo)題所在張?zhí)杺渥⒈?2-4 備考表全宗號：案卷目錄號：案卷號：本卷內(nèi)共有 張已編號的文件卷內(nèi)文件有關(guān)情況說明：立卷人： 年月日 e填寫案卷封皮與

48、裝訂案卷的封皮應(yīng)當(dāng)使用牢固耐折的厚紙印刷，使用黑墨水筆正楷字填寫，以期醒目并便于長期保存。案卷封皮填寫的內(nèi)容：第一，機(jī)構(gòu)名稱均應(yīng)使用全稱，機(jī)構(gòu)的名稱通常事先印好。名稱如有變更時，應(yīng)將原名在現(xiàn)用名下面用括號注明；第二，案卷標(biāo)題書寫字體應(yīng)稍大些，筆畫工整，文字排列整齊美觀；第三，卷內(nèi)文件張數(shù)填寫卷內(nèi)實(shí)有文件的確切張數(shù)；第四，年度日期一般案卷可只填所屬年度，會議文件、跨年度處理的文件等應(yīng)同時注明文件的起始日期；第五，保管期限根據(jù)初步鑒定的保管期限填寫；第六，全宗號、目錄號、案卷號全宗號、目錄號由檔案部門編排和填寫，案卷號在案卷排列之后填寫；第七，案卷的裝訂是為了固定與保護(hù)卷內(nèi)文件，避免散失或損壞。裝

49、訂要注意：第一，在裝訂之前，需去掉文件上的金屬釘、針，以防年久銹蝕文件；第二，逐頁檢查文件，凡書寫未留裝訂線的應(yīng)補(bǔ)貼加邊，殘破文件要適當(dāng)修補(bǔ)，大張文件需要折疊，使全卷文件大小一致；第三，裝訂時應(yīng)使用麻繩、線繩勒緊結(jié)牢，注意不要有倒置、脫漏的頁張；第四，對于某些特殊珍貴的手稿、照片、圖紙等，不便于裝訂的，可采用卷盒、卷袋保管。2物業(yè)管理運(yùn)行檔案的歸檔整理（1）運(yùn)行檔案調(diào)整立卷已立卷的案卷，應(yīng)對卷內(nèi)文件，進(jìn)行調(diào)整。查看卷內(nèi)文件是否已齊全、文件之間的關(guān)聯(lián)是否密切、文件的重要程度和保存價值是否基本一致、是否有重份的文件等并對卷內(nèi)文件進(jìn)行必要的調(diào)整。（2）擬定案卷標(biāo)題對于按事件屬性立卷的案卷，可根據(jù)上節(jié)

50、所述的方法擬寫：（作者）（時間）（名稱）（事件）管理處 2003年 大廈號電梯維修保養(yǎng) 記錄(組卷特征：作者、時間、事件、名稱) 物業(yè)管理公司與電梯維修公司關(guān)于小區(qū)電梯維保的往來文書（通訊者）（名稱）（事件）(組卷特征：通訊者、事件、名稱) （3）卷內(nèi)文件的排列編號較為單一的案卷，卷內(nèi)文件可按時序排列。一些由大事件屬性中又包含小的事件屬性組成的案卷，可按其中的小事件屬性排列，而后再按時序排列。如某管理處，將所管理的小區(qū)內(nèi)的全部建筑物本體的運(yùn)行檢測記錄放在一個案卷內(nèi)。因此卷內(nèi)文件在排列編號中可按每一單個建筑物的檢測運(yùn)行記錄集中在一起再按時序排列。（4）填寫卷內(nèi)目錄與備考表卷內(nèi)文件目錄的編制應(yīng)給每

51、個文件一個順序號、文件作者、發(fā)文號、文件標(biāo)題、文件日期、所在張?zhí)柤皞渥⒌软椖?。卷?nèi)文件備考表中，應(yīng)包含全宗號、案卷目錄號、案卷號、卷內(nèi)全部文件的張數(shù)、卷內(nèi)文件變動情況以及立卷人簽名等項目。三、物業(yè)運(yùn)行檔案的分類與整理（一）分類方法的選擇物業(yè)運(yùn)行管理在物業(yè)管理企業(yè)總是由一個專業(yè)的機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)管理，同時不論是物業(yè)本體還是設(shè)備在運(yùn)行管理過程中產(chǎn)生的文件記錄總時歸屬于特定的物業(yè)。故物業(yè)運(yùn)行檔案可按組織機(jī)構(gòu)年度分類法進(jìn)行分類，也可按事件屬性年度分類法進(jìn)行分類。一般地，在物業(yè)管理企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)不會產(chǎn)生變動時可按組織機(jī)構(gòu)年度分類法分類，如可能有變動時應(yīng)按事件屬性年度分類法分類，即按同一物業(yè)的運(yùn)行管理檔案案卷應(yīng)

52、歸入同一分類。這樣能避免因組織機(jī)構(gòu)的改變而使同一物業(yè)的運(yùn)行檔案歸入不同的類別中。（二）案卷排列規(guī)則的應(yīng)用物業(yè)運(yùn)行檔案案卷上架排列應(yīng)依據(jù)物業(yè)名稱序列規(guī)則進(jìn)行排列并按同一專題、重要程度、時間序列的順序進(jìn)行排列并予以編號固定每個案卷的位置以利于案卷編目和查閱。（三）目錄編制方法和規(guī)則的應(yīng)用案卷目錄可按本節(jié)的方法進(jìn)行編制，注意一定要在封面上寫明全宗名稱和全宗編號等項目。案卷如有移出、銷毀或卷內(nèi)文件有增減等情況時應(yīng)在案卷目錄表的備注欄中予以注明。目錄所登記的案卷數(shù)量、排架長度、目錄的頁數(shù)等一定要在備考表中有反映。四、物業(yè)運(yùn)行檔案的保存與安全運(yùn)行檔案的保存與安全管理與其他檔案的保存和安全管理基本是一致的，

53、這里只討論一些特殊性的問題：1運(yùn)行檔案的數(shù)量較大，如前敘有一部分檔案的保存期限是短期的。這部分檔案應(yīng)有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。2房屋本體和一些大型設(shè)備的檢測、檢修與運(yùn)行記錄檔案，在分析房屋本體安全、設(shè)備運(yùn)行狀況和事故分析中有時起十分關(guān)鍵性的作用，因此這類檔案的真實(shí)性和保存期限應(yīng)有明確規(guī)定，一般不能低于設(shè)備的使用年限2倍。第四節(jié) 物業(yè)客戶檔案的建立與管理物業(yè)客戶檔案是物業(yè)管理企業(yè)在為所管理物業(yè)的業(yè)主和非業(yè)主使用人即客戶提供服務(wù)的過程中與客戶交互與溝通所產(chǎn)生的文件，如客戶個人資料或法人客戶基本材料、與客戶在提供物業(yè)管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類通知、會議紀(jì)要，決議

54、和記錄，經(jīng)處理完畢，歸檔整理后的文件集合。一、物業(yè)客戶檔案的基本屬性物業(yè)客戶檔案是物業(yè)管理企業(yè)在為所管理物業(yè)的業(yè)主和非業(yè)主使用人即客戶提供服務(wù)的過程中與客戶交互與溝通所產(chǎn)生的文件，如客戶個人資料或法人客戶基本材料、與客戶在提供物業(yè)管理服務(wù)過程中產(chǎn)生的各類通知、會議紀(jì)要，決議和記錄，經(jīng)處理完畢，歸檔整理后的文件集合。物業(yè)客戶檔案集中反映了物業(yè)管理企業(yè)與服務(wù)接受者客戶間的相互關(guān)系概貌，對于了解物業(yè)管理企業(yè)與客戶間關(guān)系，改善和加強(qiáng)這種關(guān)系以及提高物業(yè)管理服務(wù)質(zhì)量同樣是十分重要的。二、物業(yè)客戶檔案的收集（一）物業(yè)客戶檔案收集的范圍和時間1收集范圍物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)管理活動中與客戶交互有關(guān)的各類文件，包

55、括與客戶間就物業(yè)管理服務(wù)有關(guān)的會議紀(jì)要，決議，記錄、與客戶相互間往來的文件，通知，告示，協(xié)議，合同、客戶的個人識別資料或法人登記資料等所有與客戶交互和溝通的文件記錄。2收集時間物業(yè)客戶檔案文件的產(chǎn)生除在集中入住期較為集中和某些較為規(guī)律的長期客戶外，其余就有一定的偶然性。另外與客戶交往的單位和級別都有可能變化較大，一般收集時間上應(yīng)考慮處理完畢后不久就送檔案室歸檔，不宜在業(yè)務(wù)處理部門長期存放。3物業(yè)客戶檔案的保存期限物業(yè)客戶檔案文件的保存價值差別較大，有些非常重要應(yīng)長期保存如客戶個人或法人的識別資料、客戶與物業(yè)管理企業(yè)間就某些問題簽署的協(xié)議或合同、就某些對雙方都十分重要的事項舉行的會議決議、紀(jì)要、

56、記錄等；而另一些文件記錄則保存價值相對較低不必長期保存；還有的文件甚至不必作為檔案收藏。要注意不要將保存價值差別較大的文件放入相同的案卷中。（二）物業(yè)客戶檔案的文書立卷與客戶之間的往來文件如往來公文、會議紀(jì)要、記錄、協(xié)議、合同等文件可以按通訊者屬性立卷（如果相關(guān)的文件數(shù)量足夠立卷）也可按專題或時間順序立卷；客戶個人資料和法人客戶識別資料應(yīng)按事件屬性獨(dú)立立卷。（三）物業(yè)客戶檔案的歸檔整理1調(diào)整立卷文件進(jìn)入檔案室后，管理人員應(yīng)認(rèn)真審核卷內(nèi)文件是否齊全、卷內(nèi)文件的保存價值是否基本一致、文件間的聯(lián)系是否較為密切、是否有案卷內(nèi)文件太多或太少的情況。2擬定案卷標(biāo)題擬定案卷標(biāo)題的例：例1：管理處 2003年

57、 大廈客戶 個人資料（作者）（時間）（名稱）（事件）(組卷特征：作者、時間、事件、名稱) 例2：管理處 2003年 大廈法人客戶 識別資料（作者）（時間）（名稱）（事件）(組卷特征：作者、時間、事件、名稱) 例3：物業(yè)管理公司與公司 就號地塊租賃的 往來文件（通訊者）（名稱）（事件）(組卷特征：通訊者、事件、名稱) 3卷內(nèi)文件排列編號較為單一的案卷，可按時序排列。一些由大事件屬性中又包含小的事件屬性組成的案卷，可按其中的小事件屬性排列，而后再按時序排列。本類檔案文件在物業(yè)管理活動中，與某個單個客戶之間的往來文件的數(shù)量可能不足以獨(dú)自立卷，需要合并案卷，在這類合并案卷內(nèi)的文件排列時應(yīng)先按客戶名稱排

58、列再按時間順序進(jìn)行排列并編列頁碼，注意成冊的文件只要編一個頁碼再注明共多少頁。三、物業(yè)客戶檔案的分類與整理（一）分類方法的選擇客戶個人資料或法人客戶法人識別資料應(yīng)按事件屬性專題分類法進(jìn)行分類，即將這類檔案放入專門檔案分類中，并按同一物業(yè)屬性分類；其余的檔案案卷則可用組織機(jī)構(gòu)年度分類法組織分類。（二）案卷排列規(guī)則應(yīng)用客戶資料在上架排列時，應(yīng)依建筑本身的編號進(jìn)行排列并固定每一案卷的位置及編號。其他客戶檔案應(yīng)按所反映的事件、重要程度和時間序列的順序排列并給每一案卷固定位置和編號，以便于編目和查閱。（三）案卷編目方法和規(guī)則應(yīng)用案卷目錄可按本節(jié)的方法進(jìn)行編制，注意一定要在封面上寫明全宗名稱和全宗編號等項

59、目。案卷如有移出、銷毀或卷內(nèi)文件有增減等情況時應(yīng)在案卷目錄表的備注欄中予以注明。目錄所登記的案卷數(shù)量、排架長度、目錄的頁數(shù)等一定要在備考表中有反映。四、物業(yè)客戶檔案的保存與安全有關(guān)客戶檔案保存和安全管理的特殊性問題：1客戶個人資料和法人單位識別資料涉及客戶個人隱私或單位機(jī)密問題，物業(yè)管理企業(yè)因管理上的需要而獲得這些資料，在管理這些檔案材料上就負(fù)有特殊的責(zé)任。物業(yè)管理企業(yè)只有權(quán)利在其業(yè)務(wù)必要的范圍內(nèi)使用這些材料，無權(quán)用于其他商業(yè)用途。2由于這類檔案資料擁有其潛在商業(yè)價值，相當(dāng)多的企業(yè)需要這類材料，導(dǎo)致存在這類材料非法流出的可能性，這些材料不被非法復(fù)制和傳播的管理困難加大，尤其是在電子檢索系統(tǒng)中最

60、容易流失。管理上一定要加強(qiáng)安全防范，避免出現(xiàn)法律糾紛。第五節(jié) 物業(yè)服務(wù)檔案的建立與管理與物業(yè)運(yùn)行檔案類似，物業(yè)服務(wù)檔案是物業(yè)管理企業(yè)在對所管理的小區(qū)內(nèi)為業(yè)主及非業(yè)主使用人提供各種服務(wù)時所產(chǎn)生的各類文件，如因物業(yè)服務(wù)方面而產(chǎn)生的會議決議、紀(jì)要、記錄、物業(yè)使用人所提出的服務(wù)要求與投訴、服務(wù)記錄、回訪記錄、各類調(diào)查問卷記錄、與服務(wù)分包商的服務(wù)合同、協(xié)議和往來文件等經(jīng)處理完畢，歸檔整理后的文件集合等。一、物業(yè)服務(wù)檔案的基本屬性與物業(yè)運(yùn)行檔案類似，物業(yè)服務(wù)檔案是物業(yè)管理企業(yè)在對所管理的小區(qū)內(nèi)為業(yè)主及非業(yè)主使用人提供各種服務(wù)過程中所產(chǎn)生的各類文件，如因物業(yè)服務(wù)方面而產(chǎn)生的會議決議、紀(jì)要、記錄、物業(yè)使用人所