辦公中桌面信息管理課件

1、辦公中的桌面信息管理辦公自動化實(shí)用技術(shù)電子教案1水利水電出版社【本章內(nèi)容介紹】在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動的管理效率。本章介紹利用Outlook組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述其基本功能和具體操作，包括創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運(yùn)用任務(wù)，使用日歷對約會、會議進(jìn)行事務(wù)管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。 水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：【本章主要知識點(diǎn)】聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護(hù)E-mail創(chuàng)建、收發(fā)與管理任務(wù)的創(chuàng)建與應(yīng)用利用

2、日歷創(chuàng)建約會利用日歷安排會議日記和便箋的使用水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：桌面信息管理及其OUTLOOK軟件簡介Office辦公軟件中的Outlook可以用于組織和共享桌面上的信息，并與他人進(jìn)行通信，利用它可以管理郵件、約會、聯(lián)系人和任務(wù)，也可以跟蹤活動、打開和查看文檔以及共享信息等。具體來講，用戶利用Outlook可以完成如下工作：管理收件箱，維護(hù)日歷并安排與其他人約會組織聯(lián)系人，并保持個人和商務(wù)信息的實(shí)時(shí)更新管理任務(wù)并組織個人和商務(wù)代辦事項(xiàng)列表保存日記以記錄和跟蹤各種類型的重要活動編寫便箋以記錄、備忘問題、想法、指示和其他事情將Outlook與Internet協(xié)同使

3、用來查看Web頁，在電子郵件中發(fā)送超級鏈接和Web頁，并共享日歷和聯(lián)系人信息水利水電出版社TEL：89714158 E-mail： 利用OUTLOOK創(chuàng)建聯(lián)系人1正確配置Outlook，然后正常啟動后，單擊“文件”“新建”聯(lián)系人”命令，打開 “未命名聯(lián)系人”窗口。2在“聯(lián)系人”窗口逐項(xiàng)輸入聯(lián)系人的資料信息。3輸完一個人的所有信息，選擇窗口中的“文件”“保存”命令，即可保存對應(yīng)聯(lián)系人的信息，按照同樣方法依次輸入其他人員信息，最后單擊“保存并關(guān)閉”按鈕退出“聯(lián)系人”的創(chuàng)建。 創(chuàng)建、發(fā)送和接收電子郵件 1創(chuàng)建郵件（1）啟動Outlook，選擇“文件”/“新建”/“郵件”命令（2）在空白郵件窗口中作如

4、下操作：OUTLOOK軟件水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：“收件人”文本框：輸入收件人的E-mail地址?！俺汀蔽谋究颍狠斎肫渌占说腅-mail地址，注意多個抄送人員郵件地址中間用“，”或“；”隔開?！懊芗汀蔽谋究颍阂彩禽斎虢邮锗]件副本人的E-mail地址，與“抄送”文本框的不同是該文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的?！爸黝}”框：輸入簡短的郵件主題文字。“正文”框：在主題的下半部分，輸入郵件內(nèi)容并可根據(jù)需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)母袷骄幣牛部梢蕴砑印案郊备袷降奈募?nèi)容。2發(fā)送郵件單擊窗口中的“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。3接收郵件單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和

5、接收”命令，然后選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時(shí)閱讀郵件。OUTLOOK軟件水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：7.3.2管理郵件1郵件排序2郵件篩選3郵箱管理7.4 任務(wù)的創(chuàng)建和使用1任務(wù)的創(chuàng)建（1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，打開“任務(wù)”窗口。（2）選擇單擊“文件”“新建”“任務(wù)”命令，彈出所示的“未命名-任務(wù)”窗口。 （3）在所示的窗口中，進(jìn)行如下操作： 在“主題”文本框輸入任務(wù)名稱：“星期天外出參觀”。 單擊“開始/截止日期”下拉列表框的“”，選擇開始和截止的日期 。水利水電出版社TEL：89714158 E-ma

6、il： 單擊“狀態(tài)”下拉列表框的“”選擇任務(wù)的狀態(tài)（未開始、進(jìn)行中等）。 單擊“優(yōu)先級”列表框的“”選擇任務(wù)級別（低、普通和高）。 選擇“提醒”復(fù)選框，設(shè)置提醒時(shí)間和聲音（單擊“”可選提醒的聲音）（4）單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，將其保存。2任務(wù)的分派任務(wù)的分派是將已建立的或新建的任務(wù)作為電子郵件內(nèi)容向其他人發(fā)送，以分派給任務(wù)承擔(dān)者具體任務(wù)。操作步驟如下：（1）在Outlook面板中，單擊“任務(wù)”圖標(biāo)，在右側(cè)的“任務(wù)列表”框中雙擊要分配的任務(wù)主題，將任務(wù)打開或者新建一任務(wù)。水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：（2）單擊窗口的“-任務(wù)”窗口中“動作”菜單下的“分配任務(wù)”命令或常用工

7、具欄中的“分配任務(wù)”按鈕，彈出窗口。 （3）在“收件人”文本框中輸入任務(wù)接受者的E-mail地址，對話框中的主題、截止時(shí)間、開始時(shí)間等均已填好，若有變動可以修改。7.5 日歷的使用7.5.1 利用日歷創(chuàng)建約會下面以實(shí)例問題說明如何利用日歷創(chuàng)建約會,問題情形如下：為海天公司的董事長John先生，開一個生日Party，時(shí)間：2004年5月31日，下午7：00，地點(diǎn)：西花園西餐廳。要利用“日歷”安排以上的約會，操作步驟如下：1在Outlook面板中，單擊“日歷”圖標(biāo)，選擇“文件”“新建”“約會”命令，彈出“未命名-約會”窗口。2在“未命名-約會”窗口作如下操作：水利水電出版社TEL：89714158

8、 E-mail：（1）在“主題”文本框中輸入：John先生的生日Party；（2）在“地點(diǎn)”文本框中輸入：西花園西餐廳；（3）在“開始時(shí)間”中選擇： 04-05-31和19：00；（4）在“結(jié)束時(shí)間”中選擇： 04-05-31和21：00；（5）選中“提醒”復(fù)選框，設(shè)置提醒的提前時(shí)間：15分鐘。3單擊工具欄上的“保存并關(guān)閉”按鈕，完成約會的創(chuàng)建。7.52利用日歷安排會議假如要利用日歷安排本節(jié)實(shí)例要求的產(chǎn)品策劃會議，操作步驟如下：1在Outlook面板中單擊“日歷”圖標(biāo)，打開“日歷”窗口。2在日歷窗口中，選擇“動作”/“新建全天事件”命令，彈出 “未命名-事件”窗口，如圖7-15所示單擊選擇其中

9、的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡。水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：圖 7-15 “未命名-事件”窗口的“計(jì)劃”選項(xiàng)卡水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：3單擊“添加其他人”按鈕右側(cè)的“”，在下拉菜單中單擊“添加自通訊簿”命令，彈出“選擇與會者及資源”對話框，如圖7-16所示。水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：4在圖7-16對話框中“顯示名稱來源”右側(cè)的下拉列表框中，選擇與會者所在的文件夾；在“名稱”列表框中選擇與會者的姓名；單擊“必選”、“可選”或“資源”按鈕；最后單擊“確定”按鈕，返回如圖7-15所示對話框。5單擊“約會”選項(xiàng)卡，在“主題”文本框中

10、輸入主題說明“產(chǎn)品策劃”，在“地點(diǎn)”文本框中輸入開會的地址“公司多媒體演播廳”，如圖7-17所示。6單擊“發(fā)送”按鈕，將會議安排發(fā)送給指定的與會者。 水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：7.6 日記和便箋的使用7.6.1日記條目的創(chuàng)建（1）打開“文件”菜單，選擇“新建”下的“日記條目”，打開編輯日記的窗口。（2）窗口中的輸入內(nèi)容如圖7-18所示，其中：“主題”文本框：輸入日記所記該次活動或事件的簡短概述；“條目類型”下拉列表：單擊右側(cè)的“”從中選擇能表達(dá)日記內(nèi)容的類型。“單位”文本框：輸入所記活動組織者的單位名稱；“時(shí)間”列表框：選擇所記活動或事件的日期和時(shí)間及持續(xù)的時(shí)間；

11、“正文”編輯框：輸入簡短的對此次活動或事件的感想和看法等文字內(nèi)容。（3）單擊“保存并關(guān)閉”按鈕，完成日記條目的創(chuàng)建。水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：圖 7-18 創(chuàng)建日記條目視圖水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：7.7.2便箋的使用1創(chuàng)建便箋創(chuàng)建便箋有多種方法，本小節(jié)介紹其中一種。操作步驟如下：打開“文件”菜單，指向“新建”，單擊“便箋”命令，在彈出的黃色便箋紙上輸入要記錄的文字立刻。2編輯便箋（1）文字的編輯在Outlook主窗口的“文件夾列表”中單擊“便箋”打開便箋窗口，然后雙擊要編輯的便箋圖標(biāo)，在黃色便箋紙中進(jìn)行修改即可。（2）便箋顏色的設(shè)置在便箋圖標(biāo)上右擊鼠標(biāo)，在快捷菜單中指向“顏色”項(xiàng)，在下一級菜單中單擊相應(yīng)的顏色名，可以將便箋按其內(nèi)容的不同分別設(shè)置為粉紅、藍(lán)、綠和白等顏色。 水利水電出版社TEL：89714158 E-mail：小 結(jié)在辦公業(yè)務(wù)處理中，經(jīng)常需要進(jìn)行桌面信息管理活動。本章介紹了辦公桌面信息管理軟件Outlook的功能，主要包括電子郵件的處理；使用日歷安排會議、約會