檔案管理制度新

1、北京誠(chéng)音文化傳媒有限公司 公司內(nèi)部文件PAGE 檔案管理理制度第一條：為規(guī)范范公司檔檔案管理理，提高高檔案管管理水平平，制定定本制度度。第二條：各部門(mén)門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)本部門(mén)門(mén)形成的的文件材材料的積積累、整整理和向向辦公室室檔案室室移交歸歸檔等工工作。第三條：凡本公公司在各各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)營(yíng)活動(dòng)中中形成的的具有保保存價(jià)值值的文件件材料都都應(yīng)當(dāng)向向辦公室室檔案室室歸檔。第四條：檔案室室主要職職責(zé)：1.制定定或參與與制定檔檔案管理理工作的的規(guī)章制制度。2.負(fù)責(zé)責(zé)公司檔檔案的收收集、整整理、保保管和歸歸檔工作作。3.負(fù)責(zé)責(zé)永久性性檔案向向有關(guān)檔檔案機(jī)構(gòu)構(gòu)的移交交工作。4.提高高檔案管管理水平平，逐步步實(shí)現(xiàn)檔檔案管理

2、理現(xiàn)代化化、科學(xué)學(xué)化。第五條：檔案的的種類：1.法規(guī)規(guī)性文件件。包括括上級(jí)頒頒發(fā)、需需要企業(yè)業(yè)執(zhí)行的的，或由由公司印印發(fā)的各各種標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)、規(guī)章章制度等等。2.公司司的重大大決議。包括由由公司股股東大會(huì)會(huì)、董事事會(huì)、監(jiān)監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理理辦公會(huì)會(huì)及其相相關(guān)行政政會(huì)議等等形成的的文件和和會(huì)議紀(jì)紀(jì)要等。3.計(jì)劃劃性文件件。包括括公司發(fā)發(fā)展計(jì)劃劃或規(guī)劃劃、開(kāi)發(fā)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)質(zhì)量計(jì)劃劃、營(yíng)銷銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)計(jì)劃等。4.總結(jié)結(jié)性文件件。包括括公司年年度、季季度和月月度工作作總結(jié)、調(diào)查報(bào)報(bào)告等。5.批示示性文件件。包括括公司各各類計(jì)劃劃指標(biāo)、技術(shù)指指標(biāo)、營(yíng)營(yíng)銷指標(biāo)標(biāo)等，以以及公司司各項(xiàng)工工作指令令等。6.憑證證性文

3、書(shū)書(shū)材料。包括公公司經(jīng)營(yíng)營(yíng)活動(dòng)中中形成的的原始記記錄和憑憑證，如如財(cái)產(chǎn)狀狀況、房房屋銷售售、合同同書(shū)、協(xié)協(xié)議書(shū)等等的原始始記錄和和文本。7.證件件性文書(shū)書(shū)資料。包括法法人營(yíng)業(yè)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登登記證、土地許許可證、開(kāi)發(fā)資資質(zhì)證、施 工工許可證證、規(guī)劃劃許可證證、預(yù)售售許可證證、企業(yè)業(yè)和產(chǎn)品品獲得各各類榮譽(yù)譽(yù)牌匾和和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證證書(shū)和證證明等。8.匯報(bào)報(bào)性文書(shū)書(shū)資料。包括公公司上報(bào)報(bào)政府有有關(guān)部門(mén)門(mén)的文件件資料和和相關(guān)統(tǒng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表表，以及及公司發(fā)發(fā)布的各各類文書(shū)書(shū)資料。9.日常常文書(shū)資資料。包包括公司司重要的的人事任任免、勞勞動(dòng)合同同、人力力資源調(diào)調(diào)整、人人力資源源管理、人才引引進(jìn)和培培訓(xùn)、員員工考核

4、核記錄等等相關(guān)資資料。10.聲聲像制品品資料。包括公公司經(jīng)營(yíng)營(yíng)活動(dòng)或或企業(yè)文文化活動(dòng)動(dòng)中，以以聲像形形式記錄錄下來(lái)的的各種資資料，如如照片資資料、錄錄音資料料、錄像像資料、影片資資料等。11.題題贈(zèng)性資資料。包包括有關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和和外協(xié)友友好部門(mén)門(mén)或個(gè)人人提供的的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制制品等。12.技技術(shù)性資資料。包包括各類類工程圖圖紙、竣竣工資料料等。第六條：檔案管管理的基基本程序序：包括括檔案的的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用等等工序是是檔案工工作的整整體，它它們之間間相對(duì)獨(dú)獨(dú)立，但但又相互互制約。公司所所有合同同、函件件均由檔檔案室統(tǒng)統(tǒng)一編號(hào)號(hào)、保管管。第七條：檔案的的收集

5、：把分散散的，以以及散失失到其他他部門(mén)的的各類檔檔案資料料，按有有關(guān)規(guī)定定，有計(jì)計(jì)劃地分分別集中中到檔案案室。其其收集的的主要方方式是歸歸檔，即即把公司司經(jīng)營(yíng)活活動(dòng)中產(chǎn)產(chǎn)生的有有保存價(jià)價(jià)值的各各種材料料，由行行政辦公公室定期期指導(dǎo)檔檔案室進(jìn)進(jìn)行整理理、立卷卷、歸檔檔。第八條：立卷歸歸檔的范范圍：凡凡屬本制制度所函函蓋的文文件資料料，均應(yīng)應(yīng)立卷歸歸檔。1.立卷卷歸檔的的時(shí)間。2.凡已已辦理完完畢的具具有保存存價(jià)值的的各種文文件資料料，均應(yīng)應(yīng)在三日日內(nèi)遞交交辦公室室檔案室室立卷歸歸檔。3.對(duì)于于某些專專門(mén)文件件，為方方便日常常工作，立卷歸歸檔時(shí)間間可根據(jù)據(jù)實(shí)際情情況適當(dāng)當(dāng)延長(zhǎng)。第九條：立卷歸歸檔的

6、要要求：1.各部部門(mén)在規(guī)規(guī)定的歸歸檔時(shí)間間內(nèi)，把把整理審審定完畢畢的檔案案資料，遞交檔檔案室立立卷歸檔檔。2.移交交檔案要要填寫(xiě)移移交清單單，移交交清單一一式二份份，雙方方簽字后后各執(zhí)一一份。3.歸檔檔的文件件資料必必須完整整、真實(shí)實(shí)、準(zhǔn)確確，請(qǐng)示示和批復(fù)復(fù)、印本本和底稿稿、正文文和附件件應(yīng)當(dāng)立立在一起起。4.立卷卷時(shí)應(yīng)編編制好案案卷目錄錄，檔案案編號(hào)，把發(fā)文文單位、標(biāo)題、日期等等項(xiàng)目填填寫(xiě)清楚楚，概括括而簡(jiǎn)潔潔地登記記案卷標(biāo)標(biāo)題，把把案卷內(nèi)內(nèi)容表達(dá)達(dá)出來(lái)，裝訂整整齊、牢牢固，并并注明保保管期限限。業(yè)務(wù)務(wù)合同類類編制合合同目錄錄，把合合同標(biāo)題題、合同同編號(hào)、簽約單單位、簽簽約時(shí)間間、合同同頁(yè)碼

7、、原件或或復(fù)印件件、經(jīng)辦辦人等詳詳細(xì)登記記，以便便查找利利用。5.填寫(xiě)寫(xiě)案卷一一律用碳碳素墨水水鋼筆或或毛筆，禁止用用圓珠筆筆或鉛筆筆，字跡跡應(yīng)當(dāng)清清楚、準(zhǔn)準(zhǔn)確。6.立卷卷應(yīng)以文文件材料料內(nèi)容為為主，根根據(jù)文件件形成的的特點(diǎn)，保持文文件間的的歷史聯(lián)聯(lián)系，適適當(dāng)照顧顧文件的的保存價(jià)價(jià)值，使使案卷能能正確反反映公司司經(jīng)營(yíng)活活動(dòng)狀況況和面貌貌。7.立卷卷應(yīng)以項(xiàng)項(xiàng)目為主主，結(jié)合合其他特特征的方方法組卷卷，把有有密切聯(lián)聯(lián)系的技技術(shù)性資資料組合合在一起起，便于于查找利利用。8.立卷卷應(yīng)以單單位為主主，把各各單位形形成的文文件資料料分開(kāi)立立卷，便便于查找找。9.立卷卷歸檔后后，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)需立卷卷的文件件資料，可

8、按立立卷原則則進(jìn)行插插卷。10.各各種實(shí)物物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品品等）歸歸檔應(yīng)當(dāng)當(dāng)有原件件，并保保持其完完好無(wú)損損。11.聲聲像檔案案攝錄應(yīng)應(yīng)當(dāng)詳細(xì)細(xì)記錄事事由、時(shí)時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人人物、背背景、攝攝錄者，歸檔聲聲像資料料必須是是原版、原件、清晰、完整。第十條：檔案的的借閱：1.檔案案主要供供本公司司利用，一般不不外借。如情況況特殊，外單位位人員須須持介紹紹信，并并經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)，可可查閱無(wú)無(wú)密級(jí)檔檔案。2.各部部門(mén)可直直接查閱閱屬本部部門(mén)業(yè)務(wù)務(wù)工作范范圍的檔檔案資料料。如需需查閱非非本部門(mén)門(mén)的重要要文件和和秘密檔檔案，應(yīng)應(yīng)經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)或或原形成成檔案的的部門(mén)

9、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，方可可借閱。3.檔案案借閱者者應(yīng)負(fù)責(zé)責(zé)檔案的的完整和和完全，不得私私自影印印、復(fù)制制、翻印印，不得得擅自拆拆散、調(diào)調(diào)換、抽抽取、污污損、加加標(biāo)注證證，不得得轉(zhuǎn)借，如有違違紀(jì)，酌酌情處罰罰。4.對(duì)珍珍貴或易易損的檔檔案，應(yīng)應(yīng)制成復(fù)復(fù)制品提提供使用用。復(fù)制制可采用用復(fù)印、照片、重印副副本、摘摘錄等方方式。復(fù)復(fù)制件應(yīng)應(yīng)仔細(xì)校校對(duì)，與與原稿無(wú)無(wú)誤后，注明檔檔案編號(hào)號(hào)，然后后提供使使用。如如有必要要，給復(fù)復(fù)制件加加蓋公章章，以示示復(fù)制不不會(huì)有誤誤。5.必要要時(shí)，檔檔案室應(yīng)應(yīng)對(duì)所提提供檔案案出具證證明，證證明材料料寫(xiě)好后后應(yīng)仔細(xì)細(xì)校對(duì)和和審查，加蓋檔檔案室印印章后有有效。檔檔案室證證明材料料

10、只能證證明某事事在檔案案上有無(wú)無(wú)記載，而不能能對(duì)某事事下結(jié)論論。檔案案管理人人員不可可擅自以以檔案資資料作解解釋或下下結(jié)論。6.檔案案一般不不得借出出檔案室室。如有有特殊情情況，可可以作短短期外借借，最多多為十天天，但必必須經(jīng)有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)并并辦理借借閱手續(xù)續(xù)。如延延長(zhǎng)借閱閱時(shí)間，應(yīng)當(dāng)辦辦理續(xù)借借手續(xù)。逾期不不還者，檔案管管理人員員要及時(shí)時(shí)催還。7.借閱閱檔案應(yīng)應(yīng)當(dāng)妥善善保管，若有遺遺失，將將根據(jù)檔檔案的價(jià)價(jià)值和數(shù)數(shù)量報(bào)公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準(zhǔn)后后，責(zé)令令其賠償償一切損損失。第十一條條：檔案案保密要要求：1.檔案案管理人人員和借借閱人員員都要樹(shù)樹(shù)立高度度責(zé)任心心，加強(qiáng)強(qiáng)保密意意識(shí)，雙雙方共同同做好保

11、保密工作作。2.檔案案分一般般檔案和和秘密檔檔案兩類類。凡公公司經(jīng)營(yíng)營(yíng)活動(dòng)中中形成的的不宜公公開(kāi)的重重大事項(xiàng)項(xiàng)或重要要資料為為秘密檔檔案，如如重要文文件資料料、重大大項(xiàng)目開(kāi)開(kāi)發(fā)計(jì)劃劃、項(xiàng)目目預(yù)售方方案、有有關(guān)報(bào)表表等；凡凡公司經(jīng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)動(dòng)中形成成的一般般性文件件資料為為一般檔檔案，如如工作計(jì)計(jì)劃、報(bào)報(bào)告、總總結(jié)、通通知等。3.秘密密檔案只只許在檔檔案室查查閱，不不許帶離離本室。秘密檔檔案復(fù)制制時(shí)，需需經(jīng)公司司行政總總監(jiān)以上上領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)。4.秘密密檔案只只限歸檔檔人使用用，其他他人員利利用應(yīng)經(jīng)經(jīng)公司行行政總監(jiān)監(jiān)以上領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)。5.對(duì)已已到保密密期限的的檔案由由公司行行政總監(jiān)監(jiān)或總經(jīng)經(jīng)理鑒定定解

12、密，對(duì)解密密檔案作作一般檔檔案管理理，及時(shí)時(shí)提供利利用。6.檔案案管理人人員丟失失或泄露露秘密檔檔案的，應(yīng)根據(jù)據(jù)其情節(jié)節(jié)輕重，給予嚴(yán)嚴(yán)肅處理理。8.員工工離職時(shí)時(shí)，應(yīng)將將本人借借閱或利利用的文文件材料料，如數(shù)數(shù)退還檔檔案室，檔案室室審查無(wú)無(wú)誤簽字字后，方方能離職職。檔案案管理人人員離職職時(shí)，列列出詳細(xì)細(xì)的檔案案移交清清單，在在行政辦辦公室主主任監(jiān)督督下辦理理工作交交接后，方能離離職。第十二條條：超期期檔案的的銷毀：1.對(duì)超超過(guò)保存存期限檔檔案，由由檔案管管理員登登記造冊(cè)冊(cè)，經(jīng)行行政辦公公室主任任和檔案案形成部部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)共同鑒鑒定，報(bào)報(bào)總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后，按規(guī)規(guī)定銷毀毀。2.經(jīng)批批準(zhǔn)銷毀毀的檔案案，可單單獨(dú)存放放半年，經(jīng)驗(yàn)證證確無(wú)保保留價(jià)值值時(shí)，再再行銷毀毀，以免免誤毀。3.銷毀毀文件必必須在指指定地點(diǎn)點(diǎn)進(jìn)行，并指派派專人監(jiān)監(jiān)銷，嚴(yán)嚴(yán)禁將銷銷毀的文文件作為為它用，或作廢廢紙出售售。文件件銷毀后后，監(jiān)銷銷人應(yīng)在在銷毀注注冊(cè)上簽簽字。第十三條條：檔案案的保管管：檔案