公司費用報銷管理制度20438

1、廣東XX信息科技有限企業(yè)花費報銷管理制度目錄第一章總則第二章花費報銷制度及流程第三章借錢標準及流程第四章花費審批管理第五章附則第一章總則第一條：為了增強總企業(yè)內(nèi)部及分企業(yè)和子企業(yè)管理，規(guī)范企業(yè)花費報銷流程,合理控制花費支出，特擬訂本制度。第二條：本制度依據(jù)企業(yè)的實質狀況，擬訂有關報銷規(guī)定。第三條：本制度合用總企業(yè)各部門及分企業(yè)和子企業(yè)。第二章花費報銷制度及流程第四條：原始憑據(jù)有效性的規(guī)定1、報銷人應獲得真切合法的原始憑據(jù)1）、有效發(fā)票起碼需要印有兩個章：國家或地方稅務局專用章（印制）+發(fā)票專用章，如少此中一個章，發(fā)票無效。2）、財政機關贊同并一致監(jiān)制的行政事業(yè)性收條；3）、郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)

2、的各種帶印戳的收條、支出證明單；2、發(fā)票的真假鑒別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊的名稱一致，能夠登錄發(fā)票上供給的查問網(wǎng)址進行核實，可是在出差中也不太方便隨時查對發(fā)票的信息，建議大家到正規(guī)的地方花費討取發(fā)票，防止出現(xiàn)偽鈔現(xiàn)象，假發(fā)票不予以報銷。3、經(jīng)辦人員因特別原由的確不可以獲得合法憑據(jù)時，贊同以一般收條報銷（總數(shù)不超出按規(guī)定贊同報銷范圍內(nèi)金額的50%）；關于既沒發(fā)票，也充公據(jù)的，一律不予報銷；辦公室行政花費獲得的收條除外。第五條：花費報銷單填寫及單據(jù)粘貼要求：1、報銷單據(jù)填寫應力爭整齊雅觀，不得任意涂改；2、業(yè)務員差旅費報銷單與后邊的原始憑據(jù)粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報銷單和粘貼單以

3、外（單據(jù)過大時應按報銷單大小折疊好）；3、各單據(jù)應平均貼在報銷單封面后的粘貼單上，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致；4、若報銷單據(jù)面積大小同樣或相像（如車票等），需有層序次列張貼；5、報銷單據(jù)金額、種類同樣的（如車票等），應盡量粘貼在一塊，并按金額大小擺列；6、報銷單據(jù)在粘貼時，保證審查人能夠完好清楚地批閱到報銷金額；7、報銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或署名筆填寫；8、報銷單椐各項目應填寫完好，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領導贊同才有效；報銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請認真查對金額，單據(jù)金額與填寫金額不符，財務不予報銷。9、有實物的報銷單據(jù)須由查收人查收后在發(fā)票反面署名確認，需入庫的實物單據(jù)應附入庫單；1

4、0、出租車單據(jù)需注明業(yè)務發(fā)生時間、起止地址、人物事件等資料，每張出租車票反面需有部門主管署名確認；第六條：在一個估算期內(nèi)(一個月)，業(yè)務員各項花費的積累支出原則上不得高出估算，高出估算部分不予報銷。第七條：花費報銷基本流程：1、總企業(yè)：經(jīng)辦人填寫報銷單部門負責人審批會計主管審查報銷憑據(jù)總務部總監(jiān)審批財務負責人署名確認出納署名放款經(jīng)辦人署名收款2、分企業(yè)和子企業(yè)：經(jīng)辦人填寫報銷單部門負責人審批分企業(yè)和子企業(yè)會計主管審查報銷憑據(jù)總務部總監(jiān)審批（電子版）出納署名放款分企業(yè)和子企業(yè)會計主管署名確認。注：原則上分企業(yè)和子企業(yè)在每個月月尾編寫安分企業(yè)和子企業(yè)花費估算表下個月的，依據(jù)上述流程申請款項，不得使

5、用收進款項支付花費第八條：報銷時間的詳細規(guī)定1、為了提升花費報銷工作效率，各部門應在每個月10號后派專人將花費報銷單遞交到財務部,月尾以前財務部達成審查并付款，逾期一律不予受理。2、超出兩個月以上（含兩個月）的花費將不予報銷，視自動放棄。第九條：差旅費報銷1、企業(yè)人員因公出門所發(fā)生的交通費、市內(nèi)差旅費、住宿費、餐費等按規(guī)定標準在限額內(nèi)推行實報實銷，高出標準部分自行擔當。2、出差補助及標準地區(qū)項目一般員工經(jīng)理總監(jiān)備注省外住宿標100元/晚120元/晚150元/晚雙人房在標準基礎上加多20元，準自行解決住宿的，依據(jù)60元/晚補助（可使用其余發(fā)票取代）交通費高鐵、火高鐵、火高鐵（優(yōu)總監(jiān)坐飛機出差需要

6、提早向財務車、客車車、客車先），飛部報備，其余人員依據(jù)高鐵花費機經(jīng)濟艙報銷，多出自行擔當。如無高鐵和火車，需要坐飛機需要總務部總監(jiān)贊同并向財務部報備餐費30元/天50元/天80元/天每日三餐標準，實報實銷，多出自行擔當當?shù)亟还卉?、地公交車、地的士類實報實銷，除總監(jiān)外，其余人原通鐵鐵則上不一樣意搭的士類車輛，如特殊狀況搭乘，需要經(jīng)過總務部總監(jiān)贊同，并依據(jù)實質車資的15%報銷省內(nèi)住宿標100元/晚120元/晚150元/晚雙人房在標準基礎上加多20元，準自行解決住宿的，依據(jù)60元/晚補助（可使用其余發(fā)票取代）交通費高鐵，客車高鐵，客車高鐵，客實報實銷，自駕車出差的，依據(jù)車一個人的交通費標準的2倍報

7、銷餐費30元/天50元/天80元/天實報實銷，多出自行擔當當?shù)亟还卉?、地公交車、地的士類實報實銷，除總監(jiān)外，其余人原通鐵鐵則上不一樣意搭的士類車輛，如特殊狀況搭乘，需要經(jīng)過總務部總監(jiān)贊同，并依據(jù)實質車資的15%報銷住宿費不報銷不報銷60元/晚企業(yè)交通費公交車、地公交車、地的士類本市鐵鐵內(nèi)餐費10元/頓15元/頓25元/頓實報實銷，自駕車出差的，依據(jù)滴滴打車系統(tǒng)金額報銷，而且一個人的交通費標準報銷，實報實銷，多出自行擔當（注：以上標準僅限因公出差，業(yè)務員在本市內(nèi)因本員工作需要拜見客戶不予以報銷，其余人員若有和企業(yè)特別商定，不在本標準范圍內(nèi)）2.1、住宿費報銷時一定供給住宿發(fā)票，實質發(fā)生額未達到

8、住宿標準金額，差額不予賠償，高出標準部分自行擔當。2.2、出差時期款待客戶需要預先經(jīng)總務部總監(jiān)贊同后方可報銷款待費，回來后補辦申請手續(xù)。2.3、出差時由對方單位供給餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關花費。2.4、不一樣級其余人員一起出差所乘交通工具可享受最高等別所使用的工具。2.5、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機的，一律先申請，經(jīng)總務部總監(jiān)贊同后方可乘坐飛機。2.6、抵達目的地后，除總監(jiān)外，其余員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車，應乘坐公交汽車和地鐵。因特別原由等需乘坐出租車的，應在出租車票反面詳盡注明時間、起止地址及事由。2.7、住宿費標準為一個標準間標準。同性兩人一道出差可一起

9、住宿的可依據(jù)雙人房住宿標準。2.8、出差人員報銷差旅費時，需附出差清單（注明出差日期、事由、地址、抵達時間、報銷金額），同時注明有無住宿費，貼上住宿票費用包干部分憑發(fā)票報銷（發(fā)票金額大于花費包干標準的按標準報銷，發(fā)票金額小于花費包干標準的按實質金額報銷）。2.9、報銷差旅費一定在回企業(yè)3天內(nèi)辦理報銷手續(xù)，繳還預付差旅費，不然作為挪用公款辦理。第十條：辦公用花費管理1、辦公花費包含印刷各樣帳表、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報等花費?？倓詹啃姓M對所整個企業(yè)發(fā)生的辦公費負責，總務部行政科及各部門總監(jiān)對所屬單位發(fā)生的辦公花費負有看管和控制責任。2、辦公用品采買和印刷各樣帳表等由總務部行

10、政科負責采買、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行擬訂格式，按規(guī)定報總務部總監(jiān)審批后，由總務部行政科一致安排廣告企業(yè)印制。4、各部門所需辦公用品，在每個月5號前編寫“辦公用品計劃書”，經(jīng)財務科主管和總務部總監(jiān)審批后交由行政科一致采買；5、各部門所需購買的辦公用品，一致到總務部行政科領用，并辦理領用登記，同時記入部門花費；6、辦公用品只好用于辦公，不得移作他用或私用。7、個人領用的辦公用品、工刃量具要妥當保存，不得任意拋棄和外借，工作改動時，一定辦理移交鋒續(xù)，若有丟失，照價賠償。8、企業(yè)辦公花費報銷一定嚴格按企業(yè)花費審批程序履行，對各部門每個月高出估算的全部辦公花費將不予審批

11、；第十一條：業(yè)務款待費管理1、款待費包含因公請客的餐費、禮物費、旅行費、贈予商品、贈予返利卡開銷等。2、各部門因公款待一定預先申請總務部總監(jiān)贊同，若有特別原由，一定預先電話請示贊同，不一樣意先斬后奏。參加款待活動的人員中，以最高等其余人員為報銷申請人，不得指定下級人員提出申請并自已審批報銷。3、款待費發(fā)票日期欄一定填寫清楚并說明款待事由，應詳盡注明招待時間、地址、對方人員、己方陪伴人員等信息。4、其余非公款待客人及先斬后奏的一律個人擔當。第十二條：交通費1、市內(nèi)非業(yè)務人員辦理企業(yè)有關事務，原則上應盡量乘坐公交車和地鐵，特別狀況下需要乘坐出租車的，一定預先獲得部門總監(jiān)的贊同,報銷憑據(jù)上需注明時間

12、、行程開端點、出門工作內(nèi)容，并依據(jù)實質車費的15%予以報銷。2、非業(yè)務員自駕車因公出門做事，不得超出企業(yè)審定標準，超支部分自行擔當；除和企業(yè)有特別商定外。第十三條：通信費1、員工因公發(fā)生的通信花費不予以報銷，代理記賬部門的正式員工依據(jù)50元/月定額報銷，其余員工不予以報銷。2、各部門要嚴格控制辦公室電話的使用狀況，員工除了因公業(yè)務需要以外，不得使用企業(yè)電話另作他用。第十四條：配送花費1、配送花費包含：快遞花費、物流花費；送貨車輛的通行費、泊車費、燃料費等；外叫黃包車、靈活車花費；雇用搬運工人工花費以及其余有關倉儲支出等。2、全部有關企業(yè)的配送花費由總務部行政科負責。3、代理記賬發(fā)生的實質業(yè)務配

13、送花費，實報實銷。4、自營貨車、電瓶車以及外叫車輛的運費報銷，附“配送花費明細表”、“送貨單”和花費報銷單，同時供給相應有效單據(jù)。5、托運費報銷，附上物流處托運登記表托運回單，填寫花費報銷單；6、計劃物流因工作確需雇用搬運工的以及其余有關花費支出，按公司花費審批程序履行。第十六條：培訓費培訓花費由總務部行政科一致進行估算、一致管理、一致安排。花費發(fā)生前使用部門應向總務部行政科申報員工培訓計劃、培訓時間、所需經(jīng)費，經(jīng)總務部財務科審查，總總務部監(jiān)審批后各送一份至總務部財務科和行政科存案?；ㄙM使用部門應嚴格依據(jù)計劃在申請范圍內(nèi)使用花費。第十七條：會議費1.各部門因工作需要參加各樣會議的，應寫申請報告

14、，詳盡注明會議性質、內(nèi)容、目的、會議地址、參會人數(shù)、會議天數(shù)及所需經(jīng)費，后附“會議邀請函”，經(jīng)部門負責人核實、總務部總監(jiān)署名后方可前去，會議結束后應實時到財務科辦理報銷手續(xù)。參會人員應嚴格控制花費開銷，不得無故超支和浪費資源，厲行節(jié)儉，反對鋪張浪費；會議結束后5日內(nèi)按規(guī)定辦理花費報銷手續(xù)，報銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請報告及“會議邀請函”。第十八條：庫房、辦公室租借費、水電費等固定花費，由行政科依據(jù)真切合法單據(jù)申請報銷，社保費由人事科依據(jù)實質狀況向財務科報備。第十九條：未波及的其余事項發(fā)生的花費，依據(jù)實質狀況，由行政科上報總務部總監(jiān)酌情辦理。第三章借錢標準及流程第二十條：借錢標準1、員工因公（因私一

15、律不予借支）需要借錢，一般不超出其半個月薪資總數(shù)，超出時須有企業(yè)擔保人（未特別指明擔保人時，現(xiàn)金借錢單上的部門負責人為默認的擔保人，借錢人未能償還借錢，由擔保人擔當連帶還款責任）；2、試用期員工原則上不一樣意借錢，確需借錢的由主管領導擔保，方能辦理手續(xù)，若借錢人未能償還借錢，主管領導應負連帶責任。3、員工因公需要借錢時，應合理估計所需金額并填寫借錢單，經(jīng)有效贊同后到財務科領取現(xiàn)金；在原有借條未辦理報銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4、員工結束事務后，在報銷時扣回借錢，交回節(jié)余現(xiàn)金。因特別原由當時不可以扣回借錢或交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)下班資時扣回。5、單筆借支或報銷金額超出3000元，需要提早一禮拜

16、通知財務科出納備款，并向總務部申請。第二十一條：借支流程借支人寫借支單擔保人署名部門負責人審批財務負責人審批總經(jīng)理審批會計主管審查報銷憑據(jù)出納審查并付款借錢人領款署名第四章花費審批管理第二十條：花費審批管理1、企業(yè)全部錢幣資本收付審批權限屬企業(yè)總務部總監(jiān)。2、董事長和總務部總監(jiān)出門時能夠指定受權人（或電話受權），經(jīng)企業(yè)財務負責人審查后予以支付，對不切合企業(yè)財務制度的單據(jù)，有權拒絕支付，董事長和總務部總監(jiān)回來后需要立刻補辦審批手續(xù)。3、審批人應該依據(jù)上述錢幣資本受權贊同權限的規(guī)定，嚴格在受權范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批范圍。4、錢幣資本支付的贊同方式為書面形式。5、企業(yè)對錢幣資本支付的審批成立以

17、“誰贊同、誰負責”為原則的責任追查制度，審查人、贊同人要對由自己審查、贊同支付的錢幣資金負責任，以防備錢幣資秋風險，保證錢幣資本的安全。關于違犯公司財務制度的規(guī)定而贊同支付的單據(jù)，各相應審查人或審批人以瀆職論處，并對由此惹起的不良結果負連帶責任。6、報銷人營私作弊、故弄玄虛，對違規(guī)違紀金額不予報銷；對已經(jīng)報銷的，除退回違規(guī)報銷金額外，同時對報銷人予以違規(guī)報銷金額15倍的罰款，情節(jié)嚴重者一律開除并做進一步辦理。7、審查人、審批人在資料不全、原始憑據(jù)不充分、項目不真切的情況下署名準予報銷的，對審查人及審批人予以違規(guī)報銷金額10%-50%的罰款。8、因審查過錯造成借錢人未在規(guī)按時期內(nèi)報帳沖銷借錢，或許沒法從薪資扣回逾期借錢者，經(jīng)辦責任人（含：各級審批人）應擔當不低于流失款總數(shù)50%的經(jīng)濟責任。按責任人基本薪資比率分別擔當相應損失金額，并在壞帳當期應發(fā)薪資中扣還。9、財務人員在收到報銷單據(jù)后應審查報銷單據(jù)能否填寫、粘貼規(guī)范，能否經(jīng)過有效贊同，所附單據(jù)能否合法合規(guī)等，對切合要求的報銷單據(jù)應實時審查并經(jīng)