人力資源會(huì)議主持

1、 NUMPAGES 1目 錄TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc75841028 會(huì)議主持 PAGEREF _Toc75841028 h 3 HYPERLINK l _Toc75841029 第1章會(huì)議失敗的原因 PAGEREF _Toc75841029 h 4 HYPERLINK l _Toc75841030 1.1管理不善 PAGEREF _Toc75841030 h 4 HYPERLINK l _Toc75841031 1.2缺乏組織架構(gòu) PAGEREF _Toc75841031 h 5 HYPERLINK l _Toc75841032 1.3不重視會(huì)議 PA

2、GEREF _Toc75841032 h 5 HYPERLINK l _Toc75841033 1.4差劣的環(huán)境 PAGEREF _Toc75841033 h 6 HYPERLINK l _Toc75841034 1.5不必要的會(huì)議 PAGEREF _Toc75841034 h 6 HYPERLINK l _Toc75841035 1.6提要：會(huì)議的用處 PAGEREF _Toc75841035 h 6 HYPERLINK l _Toc75841036 1.7自我檢查 PAGEREF _Toc75841036 h 7 HYPERLINK l _Toc75841037 1.8改善之道 PAGER

3、EF _Toc75841037 h 7 HYPERLINK l _Toc75841038 第2章了解會(huì)上發(fā)生的事情 PAGEREF _Toc75841038 h 8 HYPERLINK l _Toc75841039 2.1群體的變動(dòng)過程 PAGEREF _Toc75841039 h 9 HYPERLINK l _Toc75841040 2.2辯論中的群體壓力 PAGEREF _Toc75841040 h 9 HYPERLINK l _Toc75841041 2.3決策中的群體壓力 PAGEREF _Toc75841041 h 9 HYPERLINK l _Toc75841042 2.4摘要：群

4、體的力量 PAGEREF _Toc75841042 h 10 HYPERLINK l _Toc75841043 2.5自我檢查 PAGEREF _Toc75841043 h 10 HYPERLINK l _Toc75841044 2.6改善之道 PAGEREF _Toc75841044 h 10 HYPERLINK l _Toc75841045 第3章組織會(huì)議 PAGEREF _Toc75841045 h 12 HYPERLINK l _Toc75841046 3.1會(huì)議類型 PAGEREF _Toc75841046 h 12 HYPERLINK l _Toc75841047 3.2討論什么

5、PAGEREF _Toc75841047 h 13 HYPERLINK l _Toc75841048 3.3誰來開會(huì) PAGEREF _Toc75841048 h 14 HYPERLINK l _Toc75841049 3.4何處開會(huì) PAGEREF _Toc75841049 h 14 HYPERLINK l _Toc75841050 3.5安排時(shí)間 PAGEREF _Toc75841050 h 15 HYPERLINK l _Toc75841051 3.6提要：開成功的會(huì)議 PAGEREF _Toc75841051 h 15 HYPERLINK l _Toc75841052 3.7自我檢查

6、PAGEREF _Toc75841052 h 16 HYPERLINK l _Toc75841053 3.8改善之道 PAGEREF _Toc75841053 h 16 HYPERLINK l _Toc75841054 第4章掌控會(huì)議 PAGEREF _Toc75841054 h 17 HYPERLINK l _Toc75841055 4.1開始會(huì)議 PAGEREF _Toc75841055 h 17 HYPERLINK l _Toc75841056 4.2遵守時(shí)間 PAGEREF _Toc75841056 h 17 HYPERLINK l _Toc75841057 4.3全神貫注 PAGER

7、EF _Toc75841057 h 18 HYPERLINK l _Toc75841058 4.4指導(dǎo)討論 PAGEREF _Toc75841058 h 18 HYPERLINK l _Toc75841059 4.5對付無秩序行為 PAGEREF _Toc75841059 h 19 HYPERLINK l _Toc75841060 4.6對付偏離 PAGEREF _Toc75841060 h 19 HYPERLINK l _Toc75841061 4.7達(dá)成一致 PAGEREF _Toc75841061 h 20 HYPERLINK l _Toc75841062 4.8總結(jié)將采取的行動(dòng) PAG

8、EREF _Toc75841062 h 21 HYPERLINK l _Toc75841063 4.9提要：保持掌控 PAGEREF _Toc75841063 h 21 HYPERLINK l _Toc75841064 4.10自我檢查 PAGEREF _Toc75841064 h 22 HYPERLINK l _Toc75841065 4.11改善之道 PAGEREF _Toc75841065 h 22 HYPERLINK l _Toc75841066 第5章會(huì)議記錄文件 PAGEREF _Toc75841066 h 23 HYPERLINK l _Toc75841067 5.1記錄會(huì)議 P

9、AGEREF _Toc75841067 h 23 HYPERLINK l _Toc75841068 5.2會(huì)議期間PAGEREF _Toc75841068 h 23 HYPERLINK l _Toc75841069 5.3會(huì)議之后 PAGEREF _Toc75841069 h 23 HYPERLINK l _Toc75841070 5.4會(huì)議評估 PAGEREF _Toc75841070 h 24 HYPERLINK l _Toc75841071 5.5提要：持有證據(jù) PAGEREF _Toc75841071 h 25 HYPERLINK l _Toc75841072 5.6自我檢查 PAGE

10、REF _Toc75841072 h 25 HYPERLINK l _Toc75841073 5.7改善之道 PAGEREF _Toc75841073 h 25 HYPERLINK l _Toc75841074 第6章你對會(huì)議的態(tài)度 PAGEREF _Toc75841074 h 27 HYPERLINK l _Toc75841075 6.1負(fù)起指揮責(zé)任 PAGEREF _Toc75841075 h 27 HYPERLINK l _Toc75841076 6.2期望完美 PAGEREF _Toc75841076 h 27 HYPERLINK l _Toc75841077 6.3采取行動(dòng) PAGE

11、REF _Toc75841077 h 28 HYPERLINK l _Toc75841078 6.4提要：會(huì)議卓有成效 PAGEREF _Toc75841078 h 28 HYPERLINK l _Toc75841079 6.5自我檢查 PAGEREF _Toc75841079 h 28 HYPERLINK l _Toc75841080 6.6改善之道 PAGEREF _Toc75841080 h 29 HYPERLINK l _Toc75841081 第7章支持會(huì)議精要速覽 PAGEREF _Toc75841081 h 30 HYPERLINK l _Toc75841082 7.1理解會(huì)議

12、PAGEREF _Toc75841082 h 30 HYPERLINK l _Toc75841083 7.2組織會(huì)議 PAGEREF _Toc75841083 h 30 HYPERLINK l _Toc75841084 7.3掌控會(huì)議 PAGEREF _Toc75841084 h 30 HYPERLINK l _Toc75841085 7.4記錄會(huì)議 PAGEREF _Toc75841085 h 30 HYPERLINK l _Toc75841086 7.5你對開會(huì)的態(tài)度 PAGEREF _Toc75841086 h 30 HYPERLINK l _Toc75841087 第8章開好會(huì)議的好處

13、 PAGEREF _Toc75841087 h 31會(huì)議主持開會(huì)的主要目的在于取得積極而卓有成效的結(jié)果，這是眾所公認(rèn)的事情。遺憾的是，大多數(shù)與會(huì)者表示，不少會(huì)議徒費(fèi)精力，甚至可能全無收獲。主持會(huì)議，使之開得有成果、有效率，其實(shí)并不復(fù)雜。即使你以前未主持過會(huì)議，只要事前稍作準(zhǔn)備，并做好掌控局面的心理準(zhǔn)備，就會(huì)對確保會(huì)議成功大有裨益。本書告訴你主持會(huì)議之道，幫助你把會(huì)議開得盡善盡美；并提供多種簡單而有效的方法，確保你主持的任何會(huì)議都取得成果。會(huì)議失敗的原因要進(jìn)行管理，即表示需要開會(huì)。但對會(huì)議的一般看法往往是：那完全是浪費(fèi)時(shí)間。對曾經(jīng)參加過一些組織不善、掌控不力的會(huì)議與會(huì)者，這是常見的看法。一次會(huì)議

14、結(jié)束之后，你或會(huì)聽到有人說起下面的話，這些話甚至?xí)鲎阅阕约嚎谥校骸拔易詈梦丛ツ抢镩_過會(huì)”這句話在暗示，并非人人都有機(jī)會(huì)發(fā)表自己的意見?！皶?huì)議與我毫無關(guān)系”這表示有些與會(huì)者感到自己被排斥，無緣參與決策。“我所有的主張都遭到批評”這暗示發(fā)言者未能獲得申辯的公平機(jī)會(huì)。“我不明白召開一次會(huì)議有何用處”這表示會(huì)議沒有明確的目的。“我去開會(huì)，只是湊湊數(shù)而已?！边@暗指結(jié)論在會(huì)前已早作安排。承認(rèn)主持會(huì)議的方法有所缺失，可以幫你找到癥結(jié)之所在，為你指出糾正的辦法。管理不善（Poor Management）會(huì)議要開得卓有成效，就需要有方向。通常是有一個(gè)人來指導(dǎo)，此人舉措適當(dāng)，能確保會(huì)議程序井然有序。如果沒有選

15、定一個(gè)人選來掌控局面，會(huì)議會(huì)開得不著邊際，漫無目的；或者開的雜亂無章，乏善可陳，其結(jié)果會(huì)令人失望。支持會(huì)議需要有力掌控，如果不重視這一點(diǎn)，會(huì)議很快就會(huì)開得不知所云。另一方面，如果會(huì)議主持不能勝任，或者根本不知要做何事，也許就無法按原來的要求去發(fā)揮影響力。這些要求諸如：不偏離議程，引導(dǎo)會(huì)議程序并得出結(jié)論，使與會(huì)者心平氣和，認(rèn)為會(huì)議并未浪費(fèi)時(shí)間。鼓勵(lì)說出觀點(diǎn)，使與會(huì)者有機(jī)會(huì)表達(dá)意見，而不至于最終覺得受排斥、忿忿不平。掌控討論，以便有時(shí)間考量所提出的見解，而發(fā)言時(shí)又不會(huì)在某一個(gè)問題上拖得太久。作一個(gè)適當(dāng)?shù)目偨Y(jié)來結(jié)束會(huì)議，以便清晰的陳述取得的成果和與會(huì)者要做的工作。記錄會(huì)議所作的決定，以免下次開會(huì)時(shí)存

16、有誤解和籍詞。缺乏組織架構(gòu)（Lack of Structure）即使在開會(huì)之前，就已麻煩多多。這種情形并不少見，原因是無人費(fèi)心去準(zhǔn)備列有討論議項(xiàng)的議程。開一次會(huì)若沒有一個(gè)明確界定的組織架構(gòu)，則可能產(chǎn)生的問題會(huì)比解決了的多。例如：與會(huì)者將無從準(zhǔn)備，因此就交不出所需的資訊不限制時(shí)間，與會(huì)者感到乏力、厭倦時(shí)便結(jié)束會(huì)議，或是隨意離開會(huì)場同樣的議題反復(fù)討論，而其他議題卻又根本不提對開會(huì)的原因、目的和每個(gè)人要做的事情都不甚了解如果與會(huì)者不告知會(huì)上需要討論些什么，就無法積極地參與。這表示討論將偏離各種正題，會(huì)議則多半無法達(dá)成目標(biāo)，而當(dāng)初卻一直以為會(huì)議存在著一個(gè)目標(biāo)。不重視會(huì)議與會(huì)者對會(huì)議的態(tài)度在很大程度上決

17、定了會(huì)議是否值得召開。會(huì)議不受重視的征兆包括：臨時(shí)派一個(gè)人代替自己赴會(huì)，因?yàn)橛X得會(huì)議并不太重要不出席會(huì)議，因?yàn)橐颜J(rèn)定會(huì)議是浪費(fèi)時(shí)間，結(jié)果幾乎無人出席，會(huì)議無法進(jìn)行公開討論。會(huì)前沒有做好應(yīng)做的準(zhǔn)備工作。開會(huì)時(shí)收受口信，或接聽移動(dòng)電話開會(huì)時(shí)所需的資料或筆記沒有帶來有些時(shí)候，不該出席的人士出席了會(huì)議；又有一些時(shí)候，應(yīng)該出席的人士又未能到來。有的與會(huì)者甚至是出名的開錯(cuò)會(huì)，而與會(huì)者要多久才能覺察到這一點(diǎn)（如果能夠覺察到），則將取決于會(huì)議的主持和掌控是否得力。為了使會(huì)議取得成果，與會(huì)人選適當(dāng)及態(tài)度正確都至為重要。差劣的環(huán)境（Difficult Conditions）如果會(huì)場不很舒服，與會(huì)者就會(huì)覺得難以提供

18、好主意，而差劣的環(huán)境最終會(huì)成為關(guān)注的焦點(diǎn)。開會(huì)期間，與會(huì)者并不需要被安排得太過舒服，猶如安頓下來的樣子；但適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)享受卻會(huì)確保與會(huì)者全神貫注的考慮進(jìn)行中的事情。正如討論時(shí)間過長，中間沒有休息那樣，經(jīng)常打岔也難以使人全神貫注。如同竊竊私語那樣，與會(huì)者遲到或早退也會(huì)引起不安。這一切都表示，與會(huì)者將不會(huì)專心一致的開會(huì)，會(huì)議最終是未能達(dá)到應(yīng)有的積極效果。不必要的會(huì)議（No Need for the Meeting）開會(huì)要花費(fèi)時(shí)間和精力，但人們經(jīng)常召集會(huì)議，只因?yàn)闆]有考慮過適當(dāng)?shù)奶娲椒▉砣〉猛瑯拥慕Y(jié)果。動(dòng)輒召集大家開會(huì)，原因是可以提供某種“舒適的”因素，也是一種做事的慣常方法。開會(huì)也是拖延決策或逃避

19、個(gè)人責(zé)任得好方法。如果會(huì)議組織得很差，或者主持得很不得體，與會(huì)者就會(huì)產(chǎn)生挫折和不滿的感覺，并質(zhì)疑做出的所有決定。退一步想想，考慮一下開會(huì)的目的，甚至考慮一下到底要不要開會(huì)，總是有益的。提要：會(huì)議的用處會(huì)議是達(dá)成目的的手段；其本身卻多半不是目的。會(huì)議的結(jié)束通常是其他活動(dòng)的開始，哪怕開會(huì)僅在為另一次會(huì)議作準(zhǔn)備。把開會(huì)看作做決策的一種積極方法，你會(huì)更易于集中精力，已即是說開會(huì)的目的更可能達(dá)成。自我檢查想想你對開會(huì)的態(tài)度，并回答下列問題：我想過“那次開會(huì)是浪費(fèi)時(shí)間”嗎？我對開會(huì)預(yù)感過失望嗎？我出席過秩序混亂的會(huì)嗎？我開過自己不明白為何要去開的會(huì)嗎？我開過自己當(dāng)時(shí)心不在焉得會(huì)嗎？我會(huì)有時(shí)覺得會(huì)議可以組織

20、地更好一些嗎？我想過開會(huì)的原因嗎？如果你對這些問題或其中大部分問題的答案是“是的”，你就要注意了：你主持的會(huì)議時(shí)要做些什么？改善之道你確認(rèn)會(huì)議未獲結(jié)果的原因。你領(lǐng)悟到自己對會(huì)議的態(tài)度是其成功的助因你明白會(huì)議需要很好的駕馭你明白與會(huì)者不舒適就不會(huì)全神貫注的道理你了解到與會(huì)者需要知道會(huì)上討論的內(nèi)容你明白自己主持會(huì)議的目標(biāo)你領(lǐng)悟到會(huì)議為作決策提供了良好的機(jī)會(huì)你肯定自己所發(fā)起的會(huì)議都很有需要了解會(huì)上發(fā)生的事情會(huì)議都往往有一種任自發(fā)展的動(dòng)力，而在步調(diào)、節(jié)奏和氣氛方面又各不相同。由于會(huì)議把與會(huì)者作為一個(gè)群體聚在一起，會(huì)議又發(fā)揮了自己的影響就是把一種可預(yù)見的行為模式強(qiáng)加與會(huì)者。在會(huì)議有所建樹之前，這個(gè)群體必

21、須學(xué)會(huì)協(xié)力合作。這個(gè)過程包括四個(gè)階段：成形：安頓階段在這個(gè)開會(huì)的初期，與會(huì)者觀察周圍的情勢，并禮貌的相互估量（由于他們?nèi)晕凑业较嗷ゴ直Υ龑Ψ降睦碛桑?。他們各自試圖探知對方的態(tài)度和背景，想要建立行動(dòng)的基本原則。2、爭論：摸底階段一旦與會(huì)者感到比較舒適，便會(huì)開始吐露真情。他們或許會(huì)肆意展開一些小小的口角，以致會(huì)場紛亂，不易掌控。這是與會(huì)者相互挑戰(zhàn)對方，測試對方的想法，在有必要時(shí)重新評估對方的階段。3、正?；悍e極工作階段隨著開會(huì)的進(jìn)展，計(jì)劃逐漸顯現(xiàn)并取得妥協(xié)，因而產(chǎn)生聯(lián)盟，達(dá)成協(xié)議。這些都是為了事情能夠順利進(jìn)行。體制確立起來，使所有與會(huì)者都明白他們的任務(wù)。4、執(zhí)行：產(chǎn)生結(jié)果階段與會(huì)者在這個(gè)最后階

22、段想要結(jié)束會(huì)議，因此取得共識，獲得結(jié)果。到此，執(zhí)行任務(wù)會(huì)比其他一切事情都更重要。只有在最終階段，會(huì)議才有效率、有成果。結(jié)論要是在第二或第三階段產(chǎn)生，則往往不成熟而欠精確。如果與會(huì)者無法解決較早階段的某些問題，會(huì)議的運(yùn)作可能不夠順暢。例如，與會(huì)者或許會(huì)離心離德，因?yàn)槿晕磳W(xué)會(huì)合作，或并未了解對方的建議。與會(huì)者也可能利用會(huì)議來達(dá)到個(gè)人的和未曾言明的目的他們或許有秘密的議程。每一階段要持續(xù)多久，則視乎與會(huì)者本身和他們認(rèn)知對方的程度。然而，了解這些階段的相關(guān)情況，會(huì)使會(huì)議進(jìn)度較易掌握，并可預(yù)防糾纏于一個(gè)特定階段而浪費(fèi)時(shí)間。群體的變動(dòng)過程如果決定都全由一群人做出，結(jié)果通常與與會(huì)者獨(dú)立的思考做出的決定大不相

23、同。由于羊群心理的作用，與會(huì)者會(huì)順著大流走。這種心理對決策前的辯論和決策本身都有影響。辯論中的群體壓力在群體中，與會(huì)者唯恐出洋相，會(huì)對自己所考慮的事情太過在意，常常懷疑其自己的判斷來。這種壓力可以有多種影響，例如：一些與會(huì)者持懷疑態(tài)度，或質(zhì)疑多數(shù)人的看法是否正確，但會(huì)因被受壓力而被迫接受群體的共識。固執(zhí)己見的與會(huì)者覺得，如果他們放棄己見，就失了面子，不管有多少證據(jù)證明他們錯(cuò)了。無法充分表明自己觀點(diǎn)的與會(huì)者，最終可能不經(jīng)爭論而同意。抱持懷疑態(tài)度或有岐見的與會(huì)者將保持沉默，以免被人看成離經(jīng)叛道。完全不存在反對的聲音，可能制造出全體一致的幻想，但事實(shí)上這種全體一致或許并不代表個(gè)人的主張。決策中的群體

24、壓力在群體中，與會(huì)者作的決定會(huì)過于重視個(gè)別成員的最初立場。這稱之為“危險(xiǎn)的變換”，表示群體中的個(gè)人主張會(huì)隨著會(huì)議的進(jìn)程而變得更加極端或更加審慎。群體壓力通常導(dǎo)致更加危險(xiǎn)的變換。變幻的類型，一般取決于那些舉足輕重的個(gè)人態(tài)度這類態(tài)度往往早在會(huì)前就成形。由于會(huì)議所做出的決定，個(gè)人無需負(fù)全責(zé)，與會(huì)者易于因?yàn)椴槐刎?fù)上個(gè)人責(zé)任或可能做出較危險(xiǎn)的決定來。如果會(huì)議主持人在開初就宣布“我們必須做某事”，那么很可能就獲得贊同。由于大多數(shù)會(huì)議的目的都是討論和交流意見，固守對立的主張會(huì)弄成反效果，并能導(dǎo)致群體作出更危險(xiǎn)的決定。于是，如果群體要證明不受這些壓力影響，工作又有效率，那么會(huì)議主持者不偏不倚、集思廣益、討論所

25、有的提議以及避免表示個(gè)人偏愛等素質(zhì)，都顯得極為重要。摘要：群體的力量會(huì)議要開得有成果，必須考慮內(nèi)部的情形。一群人聚在一起開會(huì)，他們需要學(xué)會(huì)如何共事，并必須經(jīng)過成形、爭論、正?；蛨?zhí)行的過程，以成為緊密結(jié)合的群體。群體壓力之實(shí)施在于壓制個(gè)人想法，決策能改變會(huì)議的運(yùn)作過程，有時(shí)會(huì)導(dǎo)致較預(yù)期更危險(xiǎn)的結(jié)果。主持會(huì)議之前，明白群體如何發(fā)展和運(yùn)作，會(huì)較易了解會(huì)議的不同動(dòng)力。自我檢查想一想會(huì)上發(fā)生什么事，并回答下列問題：我了解會(huì)議要經(jīng)過好幾個(gè)階段，才會(huì)取得十足的成果嗎？我知道群體中的人受群體影響的程度嗎？我認(rèn)識到與會(huì)者由于擔(dān)心他人的看法，而可能言不由衷嗎？我知道由于怕失面子，而可能身不由己地固執(zhí)己見嗎？我覺

26、察到沉默并不一定表示同意嗎？我知道群體中的人能較他們個(gè)人作出危險(xiǎn)得多的決定嗎？改善之道你了解與會(huì)者在做出有效結(jié)果之前所經(jīng)歷的各階段你懂得群體能夠影響個(gè)人想法和行為的道理你知道個(gè)人由于受到壓力而可能接受群體共識你明白某些與會(huì)者固執(zhí)己見，因?yàn)樗麄儾挥蝗藗儼l(fā)覺他們自己在改變主張你懂得沒有意見并不表示就有共識你了解群體中人會(huì)較他們作為個(gè)人時(shí)作出更危險(xiǎn)的決定你覺察到認(rèn)識群體的力量會(huì)給予擬主持會(huì)議的洞察力組織會(huì)議多花心思組織會(huì)議，對開好會(huì)議大有裨益。你需決定幾件重要事情：會(huì)議屬何類型；會(huì)議討論什么；誰出席；以及何時(shí)何地舉行。會(huì)議類型會(huì)議就像晚宴一樣，可以是正式的，也可以是非正式的。會(huì)議要開得順利，最好是

27、知道你組織的會(huì)議屬于何種類型。正式會(huì)議正式會(huì)議可由其法定地位來確定，其形式或有一定的規(guī)則和條例所規(guī)定。通常要求有定量人數(shù)出席。不管正式會(huì)議目的何在，其程序細(xì)目需包括：議程討論的內(nèi)容報(bào)告和推介上次會(huì)議以來作了些什么事情動(dòng)議提議所采的行動(dòng)修正對提議所作的修改辯論一般性的討論選舉和投票采納或拒絕提案會(huì)議記錄事件的書面紀(jì)錄任何其他事務(wù)未列在議程上的問題你必須熟悉正式會(huì)議的規(guī)則（或所謂的議事規(guī)則），否則就不能恰當(dāng)?shù)闹鞒謺?huì)議，而做出的決定或會(huì)被視作無效。非正式會(huì)議非正式會(huì)議要自由得多，但并不是缺乏組織。非正式會(huì)議至少應(yīng)該具有：討論問題的一覽表負(fù)責(zé)主持會(huì)議的人即是開會(huì)時(shí)上衣除掉，腳擱在桌子上，也要有一名主持

28、人一份紀(jì)錄，記下所作的決定和由誰去跟進(jìn)事務(wù)非正式會(huì)議的主持方式和與會(huì)者的行為或許都比較輕松，但仍須確保會(huì)議程序安排得妥當(dāng)，從而使會(huì)開的卓有成效。討論什么每一次會(huì)議都應(yīng)該有某種形式的議程。你必須了解，這不是一張敷衍了事的紙張，猶如街上免費(fèi)的傳單那樣循例在會(huì)上散發(fā)。這是一份工作文件，其功用就如指南針，使大家不偏離特定的方向；目的是防止雞毛蒜皮的事情占用大量時(shí)間。理想的議程包括以下各程序：會(huì)議的宗旨、日期、時(shí)間和地點(diǎn)與會(huì)者姓名例行公事的討論比較難解決或有爭議的問題任何其他事務(wù)下次會(huì)議的日期議程決定了會(huì)議的形式。議程需要安排妥當(dāng)，一開始討論比較直截了當(dāng)?shù)膯栴}，而把較難和通常事較重要的放在會(huì)議的中段去討

29、論。如果你一開始就討論無異議的問題，與會(huì)者會(huì)很投入。這也意味著一當(dāng)入會(huì)者說了“是”之后，他們就比較容易繼續(xù)說“是”了。有用的議程應(yīng)列明所需討論的內(nèi)容，讓與會(huì)者明白問題列在其上的原因。這一點(diǎn)不要和事前作決定混淆起來。在會(huì)前分發(fā)議程（甚至是草稿），將給大家一個(gè)準(zhǔn)備的機(jī)會(huì)，乃至提出補(bǔ)充討論項(xiàng)目的機(jī)會(huì)。這也給了你一個(gè)機(jī)會(huì)，可事前要求與會(huì)者表明是否親自出席，還是派代表來出席會(huì)議。誰來開會(huì)召集會(huì)議時(shí)要記得一句格言：“少即是多”。兩三個(gè)人開會(huì)常常比十來個(gè)人一起得到更好的結(jié)果。越多人與會(huì)，越需要花力氣去掌控會(huì)議。如果需要很多人來開會(huì)，那么值得考慮一下，他們是否要開完整會(huì)議，抑或到會(huì)提供意見就可早退。誰來開會(huì)，

30、是看與會(huì)者能否達(dá)到下列要求來決定的：決策和執(zhí)行議決的方案。開會(huì)時(shí)收集相同的資訊提供特定的資訊提供必要的專門知識，或至少是維持秩序的本領(lǐng)，來影響會(huì)議的進(jìn)程會(huì)議的效果和與會(huì)者人選是否合適息息相關(guān)。如果不合適的人到場，或者主要人物缺席，就不大可能取得有效的結(jié)果。不論開會(huì)的人自己出席，還是委派合適的代表出席，重要的是考慮一下，是否每一個(gè)人赴會(huì)都有理由和目的。何處開會(huì)如果只要兩三個(gè)人開會(huì)，會(huì)場可以很輕松隨便；可以使旅館大廳、溫馨的小房間，甚至是高爾夫球場。但如果三人以上開會(huì)，就要有合適的設(shè)施，諸如足夠的暖氣、燈光、流通的空氣、咖啡茶水之類；不能有分心的東西及至少要有與到會(huì)人數(shù)相等的椅子。有兩件非常重要的

31、事情（其中一件常被遺忘）：會(huì)上每個(gè)人都能看到其他人會(huì)議主持者要處在看得到所有與會(huì)者的地方如果你想會(huì)議開得既有趣又有成果，應(yīng)考慮與會(huì)者的座位安排?，F(xiàn)舉例如下：如果與會(huì)者不自在，相互不能看到對方，或看不到任何視覺教具、圖表等東西，就不大可能繼續(xù)保持興趣或?qū)Ｐ囊恢拢麄儗⑷菀鬃诩埳蟻y涂亂寫，或自始至終作著白日夢。如果知道有兩個(gè)好辯之人獲兩個(gè)持不同意見的人在場，你需要確保他們分開坐，或不面對面坐。如果你安排一個(gè)好斗的人坐在一個(gè)不喜歡爭論的人旁邊，你將發(fā)覺，他或她要比獲準(zhǔn)與另一同類的人坐在一起時(shí)影響力小得多。要確保與會(huì)者按你的安排去坐，可在事前準(zhǔn)備好一張座位表和一個(gè)放在桌上的姓名牌。與會(huì)者的名字應(yīng)寫

32、在姓名牌的兩面，這樣一來，名字就可朝著里外兩個(gè)方向。否則的話，盡管一些在座者知道他們是誰，但另一些在座者特別是會(huì)議主持者卻不知道。安排時(shí)間要有效地主持會(huì)議，事先給各項(xiàng)議題分配好時(shí)間，以及控制整個(gè)會(huì)程的時(shí)間總量，都是很好的辦法。你可以分配時(shí)間如下：第一項(xiàng)議題：十分鐘，至十點(diǎn)十分第二項(xiàng)議題：十五分鐘，至十點(diǎn)二十五分第三項(xiàng)議題：二十分鐘，至十點(diǎn)四十五分你主持會(huì)議時(shí)可以隨時(shí)修正上述的時(shí)間安排，這樣做可使你順利主持下去，使你更有可能準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。提要：開成功的會(huì)議據(jù)說會(huì)議的成功八成以上取決于事前的準(zhǔn)備工作。制定議程確保了與會(huì)者事前知悉會(huì)議所議何事，是成功的一個(gè)基本要素。會(huì)議要開得成功，考慮參加人選也相當(dāng)

33、重要。人選得對，就較易達(dá)成一致意見。提供舒適的會(huì)場環(huán)境，可使大家集中精神與所討論的題目；給每一項(xiàng)議題分配時(shí)間，為會(huì)議的架構(gòu)提供一個(gè)計(jì)劃。組織會(huì)議時(shí)注意這些事項(xiàng)，不僅為開會(huì)作了準(zhǔn)備，而且能使會(huì)議進(jìn)程一開始非常順利。自我檢查想一想有關(guān)組織會(huì)議的事，然后問你自己下列問題：我知道主持正式會(huì)議要我遵循事前決定的規(guī)則嗎？我了解非正式會(huì)議仍然需要一定程度的形式嗎？我能確保每一次會(huì)議都有一個(gè)議程嗎？我確定每一次會(huì)議的宗旨都闡述清楚了嗎？我能確定邀請合適的人赴會(huì)，而他們明白為何和何時(shí)赴會(huì)嗎？我把會(huì)場的環(huán)境安排的適度的舒適嗎？我肯定會(huì)場座位的安排能夠讓所有的與會(huì)者相互看到對方嗎？我設(shè)定各項(xiàng)討論的時(shí)間上限嗎？改善之

34、道你明白自己組織的任何正式會(huì)議的各項(xiàng)規(guī)則你了解組織非正式會(huì)議也需要某種形式你確保會(huì)議的議程事前已分送出去你確保合適的人選前來開會(huì)你把會(huì)場安排的適度的舒適你確保與會(huì)者知道其他人的名字，確保大家能相互看到對方你對議程的每一項(xiàng)議題設(shè)定時(shí)間限制掌控會(huì)議輪到你主持會(huì)議時(shí)，你須遵循幾項(xiàng)基本程序，以保證你有效地指揮。以積極的態(tài)度開始會(huì)議，并強(qiáng)調(diào)時(shí)間的限制，使與會(huì)者全神貫注于會(huì)議的宗旨。你要指導(dǎo)討論以及制止混亂，使會(huì)議得以繼續(xù)開下去。你確定具體的協(xié)議，歸納將采取的行動(dòng)，從而成功的結(jié)束會(huì)議議程。開始會(huì)議與會(huì)者一旦到齊，你必須遵守會(huì)議開始時(shí)的幾項(xiàng)重要規(guī)則：1、問候。在會(huì)議開始時(shí)向與會(huì)者表示歡迎，可使會(huì)議自始就有輕

35、松的氣氛。如果有客人出席，應(yīng)考慮先請大家輪流自我介紹，自報(bào)姓名和職銜，然后你再介紹會(huì)議的第一項(xiàng)議項(xiàng)。如果有人遲到或早退，這時(shí)就可以做出說明，以減少以后產(chǎn)生的混亂。2、接納會(huì)議記錄。如果是再次召開的會(huì)議，或是常務(wù)委員會(huì)會(huì)議，正常的做法是接納上次會(huì)議記錄或決議記錄。只是在最正式的會(huì)議上，才有必要宣讀上次的會(huì)議記錄。即使如此，問一下下列問題也不錯(cuò)：“哪一位對第一頁有問題？”（稍停）“第二頁？”等等，勸阻與會(huì)者挑剔拼寫或文法錯(cuò)誤，除非該錯(cuò)誤關(guān)系到記錄的實(shí)質(zhì)意義。遵守時(shí)間守時(shí)是開好會(huì)議的一個(gè)主要因素。自大家坐定開始，你就要嚴(yán)格注意時(shí)間，不能浪費(fèi)。以下是一些經(jīng)過嘗試和驗(yàn)證的方法：準(zhǔn)時(shí)開會(huì)，即使還有人未到告

36、訴與會(huì)者開會(huì)的代價(jià)（事前估算每名與會(huì)者的收入，然后計(jì)算此款項(xiàng)就時(shí)間而言意味著什么）?！伴_一小時(shí)會(huì)共花掉我們一百英鎊，即每分鐘十五英鎊。因此，我建議我們盡量利用時(shí)間?！卑阳[鐘放在看得很清楚的地方，并說明鬧調(diào)在會(huì)議結(jié)束前十分鐘鬧響，以便你有時(shí)間作總結(jié)。如果會(huì)是長會(huì)，中間應(yīng)該安排短暫的休息時(shí)間，讓與會(huì)者松弛一下。給與會(huì)者一個(gè)時(shí)限在會(huì)上提出意見或建議?！拔蚁氍F(xiàn)在我們大家都去喝咖啡，休息一下，十分鐘后帶著好建議準(zhǔn)時(shí)開會(huì)”。準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議。如果事情較易解決，可提早結(jié)束。重要的是，要讓每個(gè)人都明白會(huì)議的迫切性，使之不浪費(fèi)時(shí)間；同時(shí)人人覺得會(huì)議主持者完全有效的掌控著開會(huì)的時(shí)間表。全神貫注一開始就告訴與會(huì)者會(huì)議要

37、討論的內(nèi)容，這是明智的。如此一來，你可讓大家全神貫注于己將討論的問題。方法如下：說明目下的情勢和問題?！扒閯菔俏覀兊霓k公室太擠迫”.告訴與會(huì)者開會(huì)的目的?！氨緯?huì)議的目的是尋求方法重新安排現(xiàn)有的空間”。提出要討論的具體題目。“第一項(xiàng)議程與參考書的擺放位置有關(guān)，這些書我們都需要取用，但現(xiàn)時(shí)放在復(fù)印機(jī)的架子上?！边@樣做可以防止與會(huì)者心不在焉，把注意力集中到需要決策的要點(diǎn)上去。指導(dǎo)討論一旦會(huì)議在進(jìn)行中，你的主要職責(zé)是指導(dǎo)討論，防止偏離目標(biāo)。你可透過如下方法去做：抓緊議程。除非事前同意議程順序可以更改，否則你必須清楚說明擬討論的項(xiàng)目?！跋乱粋€(gè)議項(xiàng)是第四項(xiàng)?！卑延懻撘氐侥繕?biāo)上來，如果會(huì)議偏離方向，你必須

38、糾正過來，對準(zhǔn)目標(biāo)，使與會(huì)者集中精力到討論中的議項(xiàng)上，這是很重要的事?！拔覀兛刹豢梢蕴嵝炎约海覀儊泶怂鶠楹问?？”，“我認(rèn)為我們都不想被那個(gè)問題纏住”指導(dǎo)討論還意味著讓每個(gè)人都竭盡本份、關(guān)心會(huì)議的議程，而主持人以此從與會(huì)者那里得到收獲。這包括：注意冷漠跡象。注意有人毫無表情的凝望窗外，或者好久一言不發(fā)，那就征求他的意見，迫使他參與?！凹罚銓δ菃栴}有何補(bǔ)充？”，或“瓊，你對那項(xiàng)建議有何看法？”善用專長。利用與會(huì)者的專長，幫助其他人做出明智的決定?！凹罚阍?fù)責(zé)處理過類似的事情。你當(dāng)時(shí)有何經(jīng)驗(yàn)？”提出建議。提出一些建議，包括能采取的方向，啟發(fā)與會(huì)者有創(chuàng)意的思考，那有助于跟上事態(tài)的發(fā)展。“這樣

39、做是個(gè)好主意嗎？”，“我們是否討論一下這事的可能性？”支持觀點(diǎn)。對與會(huì)者的觀點(diǎn)或看法表示贊同，或者表明他們的看法有建設(shè)性，這樣做能使討論更富有成效?！澳怯?jì)劃十分可行”，或“彼得的看法聽起來很有希望。其他們有何意見？保羅，你先說說吧。”對付無秩序行為會(huì)議的進(jìn)行不一定秩序井然。偶爾個(gè)別人的行為可能妨礙會(huì)議進(jìn)程，激烈的爭吵可能導(dǎo)致互不相讓的沖突。對付類似行為是個(gè)負(fù)擔(dān)，但主席這角色需要你來指揮，不管你是多么不喜歡發(fā)號施令。為了采取恰當(dāng)?shù)募m偏行動(dòng)，你需要：明確表示人身攻擊是不可接受的?！澳憔谷话堰@樣一種負(fù)面氣氛帶到會(huì)上，使我感到失望。”征求積極性建議來阻止?fàn)幊?。“你認(rèn)為我們應(yīng)該如何解決這個(gè)問題？”如果意

40、見不合起爭論，就加速向前?！拔伊私鈱@件事情的強(qiáng)烈反應(yīng)，但是我們必須把會(huì)開下去。或許該問題可能經(jīng)由舉手表決來解決？”如果事情變得越令人擔(dān)憂，就要提醒與會(huì)者注意開會(huì)的目標(biāo)，或者說句漫不經(jīng)心的話，這樣可以降溫，把會(huì)議引向平靜的狀態(tài)?！白屛覀兓◣追昼姇r(shí)間從述一遍要旨吧。”“顯然，這是你最關(guān)心的題目”無秩序行為雖然罕見，但在有必要時(shí)能應(yīng)付自如，可使你保持對會(huì)議的掌控。對付偏離會(huì)議與會(huì)者免不了會(huì)偏離目標(biāo)，喜歡越軌，或者在原地打轉(zhuǎn)，就像卡在轉(zhuǎn)盤上的唱片一樣。對付此事雖不及對付無秩序行為那樣頭痛，然而卻更使人氣憤。要把會(huì)議引回正軌，繼續(xù)進(jìn)行，就需要策略和手腕。要達(dá)到這一目的，你必須識別他們喜愛的牽制戰(zhàn)術(shù)并妥

41、善處理。這類戰(zhàn)術(shù)舉例如下：出難題。某些人對討論問題和未料到的困難抱有無窮的樂趣：“我們辦不到，因?yàn)椤薄ⅰ斑@個(gè)上次已經(jīng)試過，但行不通”。要求與會(huì)者提出有關(guān)理由，能迫使說出具體的反對意見，從而阻止他們把被人卷入無休止的爭吵中去。沉迷于幾件事。有些與會(huì)者會(huì)施詭計(jì)來提出自己熱衷的問題。就讓他們說一次，然后提醒他們前次開會(huì)時(shí)候已經(jīng)講過了，以阻止他們老調(diào)重彈。突然離題。有些與會(huì)者不明白，自己在談?wù)摰膯栴}與會(huì)議議題風(fēng)馬牛不相及。當(dāng)會(huì)議要討論書籍?dāng)[放位置時(shí)，他們會(huì)說：“有誰見過牛津英文詞典第二卷？”，指明這不屬討論的范圍，可以防止與會(huì)者離題，從而把會(huì)議拉回正道。達(dá)成一致隨著會(huì)議的進(jìn)程，你需要持續(xù)下去，使討論具

42、體化，以便會(huì)議能夠達(dá)成共識。你可以透過下列方法，確保會(huì)議得出結(jié)論：提出相同的和分歧的要點(diǎn)。確定一致點(diǎn)，突出分歧點(diǎn)，明確指出仍待取得一致之處?！澳敲矗覀兌纪獾俏覀兩行杞鉀Q”提出問題。提出問題來證實(shí)你了解事情的真相，這樣做不但能夠確保你確切了解癥結(jié)之所在，更能明確一些膽小不敢發(fā)問的與會(huì)者對議題的理解狀況?！澳闶钦f”、“讓我再核實(shí)一下我所理解的”作會(huì)議中段結(jié)論。及時(shí)小結(jié)已解決的要點(diǎn)，可為進(jìn)行中的議程提供狀況，讓與會(huì)者感到會(huì)議尚未結(jié)束卻已產(chǎn)生效果?！白屛已杆僦貜?fù)一下我們已經(jīng)達(dá)成的一致點(diǎn)。就第二項(xiàng)而言，諸位認(rèn)為最佳方法是”務(wù)必做到普遍接受。留意與會(huì)者同意的意見，能使你迅速轉(zhuǎn)入下一個(gè)議題。“我可以再

43、查核一下，我們對這項(xiàng)決定都感到滿意嗎？”，“我們轉(zhuǎn)入下一個(gè)議項(xiàng)之前，誰對此作進(jìn)一步的補(bǔ)充？”，“大家意見都一致嗎？”這樣做能使你隨時(shí)了解與會(huì)者的想法，需要時(shí)還可使你成為公斷人，并使決議自然形成，因而更易取得結(jié)論。意見已經(jīng)取得一致，就及時(shí)記錄下來是明智的。這使你在會(huì)議后階段不必再重提各類不同的問題。你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，有人已經(jīng)改變立場，或原先就未同意某一具體決議。如果你不能確保與會(huì)者在一致同意之時(shí)完全贊同所通過的決議，該議題就可能再次提出來，從而干擾本次會(huì)議的另外部分甚至下一次會(huì)議?？偨Y(jié)將采取的行動(dòng)會(huì)議結(jié)束時(shí)，必須保證每個(gè)人都對將采取的行動(dòng)作承諾。要付諸行動(dòng)，就必須要有全面的備忘錄，列出達(dá)成一致的要點(diǎn)

44、。你可以這樣做：清楚地概括和闡明結(jié)論，使與會(huì)者對決定了的事情不抱懷疑的態(tài)度，日后也不能聲稱他們不了解達(dá)成一致的事情。“現(xiàn)在我將會(huì)議總結(jié)一下。我們開會(huì)是為了討論辦公室的空間問題。已作出的決定如下：第一，我們決定最后，我們決定擺放參考書籍的最佳位置就是接待處。明確任務(wù)和時(shí)間限制。就是說，人人都知道誰將去做什么，將在何時(shí)完成。“大家同意吉姆在五月三十日前組織并與吉爾聯(lián)絡(luò)，吉爾是要保證與會(huì)者作他們應(yīng)做的事，一個(gè)好方法是先發(fā)給每個(gè)人一張色彩鮮艷的紙（鮮紅、金黃、醇橙），然后再作總結(jié)，告訴他們：“這張紙給大家記下下次會(huì)議之前要做的事情。紙的顏色很深，你們不大可能遺失掉的?！笨偨Y(jié)十分重要。如果沒有把清楚闡述

45、已同意采取的行動(dòng)，就很難取得結(jié)果，你的努力很可能落得一場虛空。與會(huì)者認(rèn)為，會(huì)議作了決議才算主持得好。他們有自信，知道自己要做什么事，知道什么事必將發(fā)生。提要：保持掌控?zé)o論會(huì)議用何種形式召開，無論它的目的何在，都必須由你決定要取得哪些成果，并緊記其目標(biāo)。這與牧羊犬的角色并無二致，牧羊犬是要把羊群趕緊羊棚。羊可能試圖離群，然而反復(fù)查點(diǎn)和追趕能教他們走上正道。要掌控得力，你必須確保人人都參與討論，不讓任何偏離或敵視的現(xiàn)象妨礙決策。要成功的結(jié)束會(huì)議，你需要確保達(dá)成一致，大家都明白其引致的結(jié)果。自我檢查想一想你是如何主持會(huì)議的，并回答下列問題：我用一種積極的方式開始會(huì)議嗎？我保證會(huì)議總是準(zhǔn)時(shí)開始嗎？我向

46、與會(huì)者提醒會(huì)議的內(nèi)容嗎？我緊扣議程并在離題時(shí)引導(dǎo)與會(huì)者回到正題上來嗎？我溫和而堅(jiān)決的維持秩序嗎？我讓大家暢所欲言嗎？我確保大家在達(dá)成一致時(shí)贊同所通過的決議嗎？我概括了結(jié)論并確保大家明白將做什么事嗎？改善之道你了解到會(huì)議要取得成果是需要指導(dǎo)的你準(zhǔn)時(shí)開始會(huì)議，即使有人尚未到達(dá)你有條不紊的按照議程形事，并討論全部議項(xiàng)你讓大家在一定程度上暢所欲言你阻止?fàn)幷撝鸩缴壞惆延懻撘卣}你確保大家在做決定時(shí)一致同意那些決定你概括會(huì)議結(jié)果，并指明誰負(fù)責(zé)下一步行動(dòng)以及需要何時(shí)完成你集中精力確保會(huì)議卓有成效會(huì)議記錄文件會(huì)議需要有記錄文件存檔，讓你確知哪些方面達(dá)成了一致以及誰承諾了什么任務(wù)。如果你知情的話，還應(yīng)試圖評

47、估對會(huì)議進(jìn)展的看法。這樣，你便可改進(jìn)下次主持會(huì)議的方法，或者保證自己的做法再次受到贊同。記錄會(huì)議要會(huì)議主持人同時(shí)又記錄會(huì)議進(jìn)程，這既不實(shí)際也不理想；在某些情形之下，更需要有專門的書記員或記錄員。全力以赴掌控討論是項(xiàng)專職工作，因此最好指派他人記錄會(huì)議的進(jìn)展和結(jié)果。在挑選人選時(shí)，你需要記住記錄員是什么角色。會(huì)議期間會(huì)議期間，記錄工作要求有人：對照議程記下討論重點(diǎn)，即哪些問題已取得一致，以及將有誰去跟進(jìn)。熟知慣例，對會(huì)議程序（特別是正式會(huì)議的程序）提出意見手頭備有以前的會(huì)議記錄連同本次會(huì)議的議程，以及備用資料供未及帶齊的與會(huì)者留意分配給每個(gè)議項(xiàng)的時(shí)間。如果在會(huì)前對限制時(shí)間有一個(gè)巧妙的溝通方法，并取得

48、一致意見，則很有裨益。作會(huì)議記錄時(shí)，很少需要逐字記下。訣竅是在每句話都記錄和零散雜記之間作出平衡。這就是說保證作會(huì)議記錄的人了解其任務(wù)：仔細(xì)聽取每個(gè)人的發(fā)言，只記下基本詳情和重要詞語以及發(fā)言者名字的首字母，以便事與人對得起來。會(huì)議之后會(huì)議一結(jié)束，筆記必須打字作記錄。最明智的做法是在記憶猶新的時(shí)候就完成工作（補(bǔ)寫總非良策）。記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容：表明會(huì)議內(nèi)容的標(biāo)題和開會(huì)日期出席者名單缺席者的道歉語每項(xiàng)議項(xiàng)的決議概要，以及提出重要意見者的姓名何人將做何事的概要會(huì)議記錄需要把會(huì)議程序簡明扼要、有條不紊的寫出來，并闡明其目的。要做到這一點(diǎn)，須采取下列方法：用轉(zhuǎn)述，即用過去時(shí)態(tài)來記錄。例如：“吉姆曾指出布

49、朗說過這不成問題，因?yàn)楦鶕?jù)決定”只描述事實(shí)，不記錄對所發(fā)生事情的個(gè)人意見用粗題字指出將采取的行動(dòng)，或者名字首字母或職銜旁邊另開一欄列明相應(yīng)的行動(dòng)在記錄終于印發(fā)之前，你必須查核報(bào)告是否真實(shí)。如果報(bào)告不準(zhǔn)確而引起誤解，整件事就亂了套。必須記住，記錄本身不是目的，而是對行動(dòng)的鞭策。無論記錄是何種形式，其唯一的目的是保證與會(huì)者沒有借口聲稱不知發(fā)生了何時(shí)，或聲稱不知同意了何事。會(huì)議評估評估會(huì)議并不常見。大多數(shù)與會(huì)者能夠平安無恙的結(jié)束了會(huì)議已經(jīng)十分感激。但如果你定期主持會(huì)議，那么了解自己如何主持的，并評估他人是否認(rèn)為你已取得成果，應(yīng)是有益的。有一種簡單的做法是：在出席者離開會(huì)場之前，請他們填寫一份事前準(zhǔn)備

50、好的簡單表格，只需要一分鐘左右就能填完的一種。表格可提的問題是：這次會(huì)議對你有用嗎？是或否你暢所欲言了嗎？是或否你對會(huì)議的主持方式滿意嗎？是或否作為這次會(huì)議的結(jié)果，你知道自己將做什么嗎？是或否你有何其他意見嗎？是或否得到這些問題的答案（即使無人有閑填寫“其他意見”），你就能評估自己主持過的會(huì)議。如果下次需要再主持會(huì)議的話，便能做得更好。提要：持有證據(jù)記錄會(huì)議程序是一項(xiàng)關(guān)鍵的工作。沒有書面證據(jù)，就只能憑籍道聽途說及記憶力來回想，而這兩種方式都是不可靠的。會(huì)議記錄需要簡明扼要，而且宜早不宜遲。記錄應(yīng)該被視作對全體出席者的提示，他們要按照作出的結(jié)果辦事。因此，記錄的字體越粗、越清楚，別人就越可能注意

51、到他們應(yīng)做何事，你主持的會(huì)議就越可能最終付諸實(shí)行。自我檢查想一想你是如何安排會(huì)議記錄事宜的，并回答下列問題：我與會(huì)議記錄人員一起有效地工作嗎？討論的所有要點(diǎn)都記下并歸類嗎？所有的決定都記下來了嗎？記錄在會(huì)后盡快整理成文了嗎我能確保只報(bào)道事實(shí)，而不涉及個(gè)人意見嗎？在會(huì)議記錄印發(fā)之前，我檢查最后的定稿嗎？我認(rèn)為會(huì)議記錄準(zhǔn)確地反映了會(huì)議的情形嗎？改善之道你得到會(huì)議記錄者的支持你拿到一份簡要而客觀的會(huì)議報(bào)告你查明所有的決定都已記錄在案在你記憶猶新的時(shí)候檢查會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性你認(rèn)為會(huì)議記錄準(zhǔn)確地反映了會(huì)議程序你對會(huì)議的態(tài)度會(huì)議要取得成效，你不但要有主持會(huì)議的技巧，還要有積極的態(tài)度；你竭盡本份，負(fù)責(zé)掌管，不負(fù)眾望，完成任務(wù)，以清楚的表明自己決意取得最佳成果。負(fù)起指揮責(zé)任你有權(quán)力，可使會(huì)議取得成效。但要這樣做，你必須就掌管事務(wù)做好準(zhǔn)備。否則，你就不應(yīng)對會(huì)議期望太高。你透過下列管道負(fù)起指揮的責(zé)任：允許自己把意志加于他人身上，即使這意味著用命令的語氣就一個(gè)問題立下規(guī)矩。提醒自己，你的角色給予你掌控會(huì)議的權(quán)力說服自己能勝任愉快與會(huì)者將期望你領(lǐng)導(dǎo)并指揮整個(gè)會(huì)議程序。既然與會(huì)者無法這樣做，如果你辜負(fù)眾望，會(huì)議將蒙受損失。期望完美如果你對會(huì)議期望很高，