會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定

1、PAGE 關(guān)于會(huì)計(jì)檔案的管理規(guī)定 版本/修改狀態(tài)： 1/0 第10頁 共10頁一汽山東汽車改改裝廠管理文文件 編號(hào)：YQSQGG /JC-GL-188-20077 批準(zhǔn)：馬馬聰祥 會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)規(guī)定 20077年6月6日日發(fā)布 2007年年6月6日實(shí)實(shí)施一汽山東汽車改改裝廠 發(fā)布前言本規(guī)定依據(jù)中中華人民共和和國會(huì)計(jì)法、中中華人民共和和國檔案法的的有關(guān)規(guī)定、財(cái)財(cái)政部頒布的的會(huì)計(jì)檔案案管理辦法和和集團(tuán)公司的的會(huì)計(jì)檔案案管理規(guī)定制制訂，是一汽汽山東汽車改改裝廠管理文文件之一。 本規(guī)定由計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部提出出并歸口。 本規(guī)定由由計(jì)劃財(cái)務(wù)部部負(fù)責(zé)起草。 本規(guī)定主主要起草人：杜進(jìn)江、李李桂昆 1、適用范圍本規(guī)

2、定適用于企企業(yè)各相關(guān)部部門對(duì)會(huì)計(jì)檔檔案的管理。2、術(shù)語和定義義2.1 會(huì)計(jì)檔檔案是指會(huì)計(jì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)計(jì)核算專業(yè)材材料,是記錄錄和反映單位位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的的重要史料和和證據(jù)。具體體包括以下四四類：2.1.1會(huì)計(jì)計(jì)憑證類：原原始憑證、記記賬憑證、匯匯總憑證,其其他會(huì)計(jì)憑證證；2.1.2會(huì)計(jì)計(jì)賬簿類：總總賬、明細(xì)賬賬、日記賬、固固定資產(chǎn)卡片片、輔助賬簿簿、其他會(huì)計(jì)計(jì)賬?。?.1.3財(cái)務(wù)務(wù)報(bào)告類：月月度、季度、年年度財(cái)務(wù)報(bào)告告,包括會(huì)計(jì)計(jì)報(bào)表、附表表、附注及文文字說明，其其他財(cái)務(wù)報(bào)告告；2.1.4其他他類：銀行存存款余額調(diào)節(jié)節(jié)表、銀行對(duì)對(duì)賬單、庫存存現(xiàn)金盤點(diǎn)表表、其他應(yīng)保保存的會(huì)計(jì)

3、核核算專業(yè)資料料、會(huì)計(jì)檔案案移交清單、會(huì)會(huì)計(jì)檔案分類類目錄、會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀清清冊(cè)，以及采采用磁帶、磁磁盤、光盤、縮縮微膠片等形形式保存的會(huì)會(huì)計(jì)檔案等；3、職責(zé)3.1廠長及計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部部部長負(fù)責(zé)對(duì)檔檔案部門編制制的會(huì)計(jì)檔案案銷毀清冊(cè)進(jìn)進(jìn)行核查、審審批，并簽字字確認(rèn)； 3.2計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部負(fù)責(zé)本企企業(yè)會(huì)計(jì)檔案案的收集、整整理、裝訂等等工作，并將將保存期滿一一年的會(huì)計(jì)檔檔案向檔案管管理部門移交交； 3.3計(jì)劃財(cái)務(wù)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)檔檔案管理部門門提出的會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀意意見及編制的的會(huì)計(jì)檔案案銷毀清冊(cè)進(jìn)進(jìn)行核實(shí)、確確認(rèn)，并會(huì)同同檔案部門共共同監(jiān)銷,且且負(fù)責(zé)保管會(huì)會(huì)計(jì)檔案銷毀毀清冊(cè)； 3.4檔案管理理部門負(fù)責(zé)本本

4、企業(yè)會(huì)計(jì)檔檔案的接收、立卷、編目、保管、整理、借閱、鑒定等工作，同時(shí)辦理交接手續(xù)； 3.5檔案管理理部門負(fù)責(zé)對(duì)對(duì)保存期滿的的會(huì)計(jì)檔案提提出銷毀意見見并編制銷毀毀清冊(cè)，配合合計(jì)劃財(cái)務(wù)部部核實(shí)、確認(rèn)認(rèn)；3.6 檔案管管理部門負(fù)責(zé)責(zé)銷毀會(huì)計(jì)檔檔案，同時(shí)將將銷毀清冊(cè)存存檔。4 工作內(nèi)容容和要求4.1 會(huì)計(jì)檔檔案的收集、整整理按照集團(tuán)公司會(huì)會(huì)計(jì)檔案的管管理規(guī)定對(duì)對(duì)本企業(yè)形成成的會(huì)計(jì)檔案案進(jìn)行收集、整整理、編目。4.2 會(huì)計(jì)檔檔案的移交4.2.1 會(huì)會(huì)計(jì)檔案由計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部等等會(huì)計(jì)部門向向檔案部門移移交，交接雙雙方辦理會(huì)計(jì)計(jì)檔案移交手手續(xù),填寫會(huì)會(huì)計(jì)檔案歸檔檔移交清單（一一式兩份），其其中一份隨會(huì)會(huì)計(jì)檔案一

5、并并交檔案部門門歸檔，另一一份保存于計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部。 4.2.2 交交接雙方按照照會(huì)計(jì)檔案案歸檔移交清清單所列內(nèi)內(nèi)容逐項(xiàng)交接接,并由交接接雙方的部門門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)責(zé)監(jiān)交。4.2.3 會(huì)會(huì)計(jì)檔案交接接完畢后，交交接雙方經(jīng)辦辦人和監(jiān)交人人在會(huì)計(jì)檔案案移交清單上上簽名或者蓋蓋章。4.2.4 計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部內(nèi)內(nèi)部因工作崗崗位變動(dòng)發(fā)生生的檔案移交交，參照上述述方法，由交交接雙方的部部門負(fù)責(zé)人負(fù)負(fù)責(zé)監(jiān)交。4.3 會(huì)計(jì)檔檔案的保管4.3.1 保保管期限4.3.1.11 會(huì)計(jì)檔案案的保管期限限,從會(huì)計(jì)年年度終了后的的第一天算起起。4.3.1.22 會(huì)計(jì)檔案案的保管期限限分為永久、定定期兩類；定定期保管期限限分為3年

6、、55年、10年年、15年、225年5類。 4.3.1.33 會(huì)計(jì)檔案案的保管期限限按照 “附件1”所列期限執(zhí)執(zhí)行。4.3.1.44 本規(guī)定中中“附件1”中規(guī)定的會(huì)會(huì)計(jì)檔案保管管期限為最低低保管期限。4.3.2 保保管要求4.3.2.11 會(huì)計(jì)檔案案必須采用書書面資料形式式保存，同時(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)相關(guān)的的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)據(jù)文件采用磁磁盤、磁帶或或光盤等形式式保存。 采用光光盤等存儲(chǔ)形形式保存的會(huì)會(huì)計(jì)檔案，保保管期限應(yīng)大大于“附件1”中規(guī)定的最最低保管期限限。4.3.2.22 當(dāng)年形成成的會(huì)計(jì)檔案案,在會(huì)計(jì)年年度終了后,暫由計(jì)劃財(cái)財(cái)務(wù)部保管一一年。計(jì)劃財(cái)財(cái)務(wù)部對(duì)保管管一年以上的的會(huì)計(jì)檔案，編編制移交清單單，在

7、會(huì)計(jì)年年度終了的第第二年一季度度前，移交檔檔案部門集中中統(tǒng)一管理。4.3.2.33 出納員及及電算化會(huì)計(jì)計(jì)不得兼管會(huì)會(huì)計(jì)檔案。 4.3.2.44 對(duì)移交檔檔案部門保管管的會(huì)計(jì)檔案案,要保持原原卷冊(cè)的封裝裝。特殊需要要拆封重新整整理的,檔案案部門會(huì)同計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部和和經(jīng)辦人員共共同拆封整理理。4.3.2.55 對(duì)于采用用磁盤、磁帶帶、光盤、縮縮微膠片等保保存的會(huì)計(jì)檔檔案，要作到到防磁、防火火、防潮、防防塵、防折、防防壓等，并且且要雙備份異異地存放；系系統(tǒng)管理員對(duì)對(duì)備份內(nèi)容要要定期進(jìn)行檢檢查、復(fù)制，防防止因介質(zhì)損損壞導(dǎo)致會(huì)計(jì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)丟丟失。4.4 資產(chǎn)與與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)中中檔案處置4.4.1企業(yè)業(yè)因撤銷

8、、解解散、破產(chǎn)或或者其他原因因而終止的,在終止和辦辦理注銷登記記手續(xù)之前形形成的會(huì)計(jì)檔檔案,由檔案案部門和計(jì)劃劃財(cái)務(wù)部共同同整理，移交交集團(tuán)公司檔檔案部門。 4.4.2 企企業(yè)分立后原原單位存續(xù)的的，其會(huì)計(jì)檔檔案由分立后后的存續(xù)方統(tǒng)統(tǒng)一保管,其其他方可查閱閱、復(fù)制與其其業(yè)務(wù)相關(guān)的的會(huì)計(jì)檔案；企業(yè)分立后后原單位解散散的,其會(huì)計(jì)計(jì)檔案經(jīng)各方方協(xié)商后由其其中一方代管管,其他方可可查閱、復(fù)制制與其業(yè)務(wù)相相關(guān)的會(huì)計(jì)檔檔案。企業(yè)分分立中未結(jié)清清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)項(xiàng)所涉及的原原始憑證,單單獨(dú)抽出由業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)方保保存，并按規(guī)規(guī)定辦理交接接手續(xù)。4.4.3 因因業(yè)務(wù)移交其其他單位所涉涉及的會(huì)計(jì)檔檔案,由原單單位保管,承

9、承接業(yè)務(wù)單位位可查閱,復(fù)復(fù)制與其業(yè)務(wù)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,對(duì)其其中未結(jié)清的的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所所涉及的原始始憑證,單獨(dú)獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)務(wù)承接單位保保存,并按規(guī)規(guī)定辦理交接接手續(xù)。 4.4.4 合合并后原單位位解散的,原原單位的會(huì)計(jì)計(jì)檔案由合并并后的單位統(tǒng)統(tǒng)一保管；合合并后原單位位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案案仍由原單位位保管。4.4.5 建建設(shè)單位在項(xiàng)項(xiàng)目建設(shè)期間間形成的會(huì)計(jì)計(jì)檔案,在辦辦理竣工決算算后移交給建建設(shè)項(xiàng)目的接接受單位,并并按規(guī)定辦理理交接手續(xù)。4.5 會(huì)計(jì)檔檔案借閱4.5.1企業(yè)業(yè)內(nèi)部實(shí)行會(huì)會(huì)計(jì)檔案查閱閱、借閱、復(fù)復(fù)制登記制度度。4.5.2 會(huì)會(huì)計(jì)檔案不得得隨意借出、不不得攜帶出境境。如有特殊殊需要,

10、經(jīng)企企業(yè)負(fù)責(zé)人批批準(zhǔn),可以提提供查閱或者者復(fù)制,并辦辦理登記手續(xù)續(xù)。4.5.3 查查閱或復(fù)制會(huì)會(huì)計(jì)檔案的人人員,嚴(yán)禁在在會(huì)計(jì)檔案上上涂畫、拆封封和抽換。4.5.4 非非財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部部門查閱會(huì)計(jì)計(jì)檔案時(shí),必必須由財(cái)務(wù)會(huì)會(huì)計(jì)部門陪同同,涉案查閱閱除財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)計(jì)部門外,還還需有紀(jì)委部部門參加。4.6 會(huì)計(jì)檔檔案的銷毀4.6.1 對(duì)對(duì)保管期滿但但未結(jié)清的債債權(quán)債務(wù)原始始憑證和涉及及其他未了事事項(xiàng)的原始憑憑證,不得銷銷毀,單獨(dú)抽抽出立卷,保保管到未了事事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為為止。單獨(dú)抽抽出立卷的會(huì)會(huì)計(jì)檔案,在在會(huì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)和會(huì)會(huì)計(jì)檔案分類類目錄中列明明。 4.6.2 保保管期滿的會(huì)會(huì)計(jì)檔案,除除本辦法4.6.1

11、規(guī)定定的情形外,按照以下程程序銷毀： 4.6.2.11檔案部門提提出銷毀意見見,編制會(huì)計(jì)計(jì)檔案銷毀清清冊(cè),提交計(jì)計(jì)劃財(cái)務(wù)部部部長及廠長簽簽署意見。 4.6.3.22 銷毀會(huì)計(jì)計(jì)檔案時(shí),由由檔案部門和和計(jì)劃財(cái)務(wù)部部共同派員（至至少三人）監(jiān)監(jiān)銷。 4.6.3.33 監(jiān)銷人在在銷毀會(huì)計(jì)檔檔案前,按照照會(huì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)所列列內(nèi)容清點(diǎn)核核對(duì)所要銷毀毀的會(huì)計(jì)檔案案銷毀后,在在會(huì)計(jì)檔案銷銷毀清冊(cè)上簽簽名并加蓋公公章,并將監(jiān)監(jiān)銷情況報(bào)告告廠長。4.7 其它規(guī)規(guī)定4.7.1 財(cái)財(cái)務(wù)信息化系系統(tǒng)分析資料料、源代碼等等文檔資料應(yīng)應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔檔案管理。4.7.2 預(yù)預(yù)算、計(jì)劃、制制度等文件材材料，執(zhí)行文文書檔案管理理規(guī)定，不適適用本辦法。5 相關(guān)文件件5.1會(huì)計(jì)檔檔案管理規(guī)定定6 相關(guān)記錄錄及保存期6.1 會(huì)計(jì)計(jì)檔案歸檔移移交清單 保保存期 永久 6.2 企業(yè)業(yè)檔案案卷分分類目錄 保保存期 永久6.3 檔案案借閱登記簿簿 保存期期 永永久6.4 銷毀毀清冊(cè) 保存期 永久 附件1：一汽山東汽車改改裝廠會(huì)計(jì)檔檔案保管期限限表序號(hào)檔案名稱保管日期（年）備注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證152記帳憑證153匯總憑證15二會(huì)計(jì)賬簿類1總賬15包括日記總賬2