實施調(diào)研記錄-OA卷

1、PAGE37 / 25實施調(diào)研記錄（OA卷）鑫苑中國集團(tuán)有有限公司金蝶軟件（中國國）有限公司司 TIME EEEEE年O月 二二二年年九月說明 項目目組王雄、劉仕平于2008-10-6至2008-10-100就如下問題題：企業(yè)的辦公管理理模式、業(yè)務(wù)務(wù)特點(diǎn)、行政政管理及輔助助管理單元現(xiàn)現(xiàn)狀； 企業(yè)公文管理、文文檔管理、檔檔案管理、溝溝通、公共資資源的管理規(guī)規(guī)范及需求；現(xiàn)有OA系統(tǒng)運(yùn)運(yùn)行情況及數(shù)數(shù)據(jù)遷移。對行政部馮波和和胡云平、檔檔案室郭穎蕊蕊、信息部劉仕仕平進(jìn)行了調(diào)調(diào)研，感謝上述人人員的大力支支持。調(diào)研目的是了解解企業(yè)工作情情況，OA系統(tǒng)運(yùn)行行現(xiàn)狀，期望望值，為系統(tǒng)統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、流流程配置、數(shù)數(shù)據(jù)

2、整理打下下基礎(chǔ)。調(diào)研期間未能確確認(rèn)的問題包包括：2.2 期權(quán)管管理固化表單單財務(wù)處理方方式4.2現(xiàn)有OAA系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷遷移方案4.3門戶界面面、布局的規(guī)規(guī)劃方案調(diào)研差異記錄公文字號檔案集成合同歸檔會議室管理信息發(fā)布欄目公文、信息發(fā)布布、知識文檔檔管理調(diào)研時間：20008-100-7 110:00-16:300調(diào) 研 人：王王雄（金蝶）、劉劉仕平（信息息技術(shù)部）調(diào)研對象：馮波波（行政部經(jīng)經(jīng)理）調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解解鑫苑公文管理理、現(xiàn)行文檔檔管理規(guī)范、內(nèi)內(nèi)部協(xié)作溝通通的需求差異列表1.1 公文管管理目前鑫苑收發(fā)文文管理的類型型分哪幾類？如：部門級級、公司級、集集團(tuán)級（或其其他名稱）答復(fù)

3、：目前鑫苑苑的發(fā)文管理理類型如下：集團(tuán)級：查閱閱范圍整個集集團(tuán)公司的人人員公司級：查閱閱范圍為子公公司的全部人人員部門級：查閱閱范圍為公司司或集團(tuán)的部部門人員收文類型分成：外部來文：外來來單位的收文文公司來文：包包括集團(tuán)與子子公司之間、子子公司之間的的來來問所有收發(fā)文管理理流程的應(yīng)用用規(guī)則和表單單樣式？（提提供流程規(guī)則則描述和圖例例，表單格式式文件）答復(fù)：公司內(nèi)部公文發(fā)發(fā)布形式清單單序號公文種類發(fā)布形式備 注1決定OA“電子公告告”各單位自行編制制，總部生產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布2通知OA“電子公告告”各單位自行編制制，總部生產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布3通報OA“電子公告告”各單位自行編制制，總部生

4、產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布4報告企業(yè)郵箱雙方通過企業(yè)郵郵箱傳遞5請示企業(yè)郵箱雙方通過企業(yè)郵郵箱傳遞6批復(fù)企業(yè)郵箱雙方通過企業(yè)郵郵箱傳遞7函企業(yè)郵箱雙方通過企業(yè)郵郵箱傳遞8會議紀(jì)要OA“會議紀(jì)要要”各單位自行發(fā)布布9工作聯(lián)系單企業(yè)郵箱一級機(jī)構(gòu)工作聯(lián)聯(lián)系單生產(chǎn)運(yùn)營中中心備案/分子公司各各二級部門之之間工作聯(lián)系系單在企管部部備案10簡報OA“新聞消息息”總部行政人力資資源中心/分子公司行行政人事部發(fā)發(fā)布11監(jiān)察通報OA“新聞消息息”總部行政人力資資源中心/分子公司行行政人事部發(fā)發(fā)布12新聞OA“新聞消息息各單位自行編制制，行政人力力資源中心統(tǒng)統(tǒng)一發(fā)布行政類公文處理理素材收集列列表清單流程名稱審批表單流程

5、描述應(yīng)用范圍備注紅頭文件發(fā)文審批單擬稿人總經(jīng)理理（副總）總裁辦（聯(lián)聯(lián)簽）CEEO集團(tuán)中心重要文文件，涉及人人事，財務(wù)，獎獎罰決定等分子公司紅頭文文件發(fā)文審批單擬稿人部門經(jīng)經(jīng)理總經(jīng)辦辦（聯(lián)簽）分子公司總總經(jīng)理分子公司重要人人事任命，財財務(wù)制度，獎獎罰決定等通知無（可用簡化版版發(fā)文審批單單）擬稿人各中心心總經(jīng)理（副副總）生產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心總總經(jīng)理各中心全集團(tuán)范范圍內(nèi)一般性性通知分子公司通知無（可用簡化版版發(fā)文審批單單）擬稿人分子公公司總經(jīng)理生產(chǎn)運(yùn)營中中心總經(jīng)理分子公司需要上上傳OA通知新聞，集團(tuán)簡報報，監(jiān)察通報報無（可用簡化版版發(fā)文審批單單）擬稿人行政部部經(jīng)理行政政人力資源中中心總經(jīng)理集團(tuán)及分子公司司

6、新聞，集團(tuán)團(tuán)監(jiān)察通報分子公司新聞需需要分子公司司行政人事部部經(jīng)理審核分子公司監(jiān)察通通報無（可用簡化版版發(fā)文審批單單）擬稿人行政人人事部經(jīng)理分子公司總總經(jīng)理分子公司監(jiān)察通通報請示無擬稿人請示單單位總經(jīng)理審審核集團(tuán)相相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)分子公司向集團(tuán)團(tuán)中心領(lǐng)導(dǎo)請請示，或中心心向總裁辦領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)請示工作聯(lián)系單有擬稿人分子公公司總經(jīng)辦及及企管部經(jīng)理理抄送生產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心備備案分子公司之間，或或分子公司與與集團(tuán)中心之之間發(fā)文人員為分子子公司企管部部經(jīng)理，各中中心負(fù)責(zé)人會議紀(jì)要無擬稿人參與會會議人員抄抄送生產(chǎn)運(yùn)營營中心備案分子公司，集團(tuán)團(tuán)中心各部門門發(fā)文管理流程：包括集團(tuán)的的發(fā)文審批、子子公司的發(fā)文文審批鑫苑（中國）置置業(yè)

7、有限公司司發(fā)文審批單編號： 呈呈報日期：22008年月日特急緊緊急一般絕密機(jī)密秘密一般簽發(fā)會簽COO：CFO：CAO：標(biāo)題：按照授權(quán)要求，各各級人員審批批：附件：主送：抄送：是否允許OA傳傳遞是 否擬稿單位：擬稿人：電話：擬稿單位負(fù)責(zé)人人：核稿人：份數(shù)：行政人力資源中中心總經(jīng)理：生產(chǎn)運(yùn)營中心總總經(jīng)理：河南鑫苑置業(yè)有有限公司發(fā)文審批單編號： 呈呈報日期：22008年月日特急緊緊急一般絕密機(jī)密秘密一般簽發(fā)會簽總經(jīng)理：工程副總經(jīng)理：營銷副總經(jīng)理：總工程師：標(biāo)題：按照授權(quán)要求，各各級人員審批批：附件：主送：抄送：是否允許OA傳傳遞是 否擬稿單位：擬稿人：電話：擬稿單位負(fù)責(zé)人人：核稿人：份數(shù)：行政人事部

8、經(jīng)理理： Page PAGE 1 收文管理流程：集團(tuán)的收文登登記、子公司司的收文登記記集團(tuán)總部文件傳傳閱單傳閱單編號：XY-20008-1呈報日期期：20088年月日日文件標(biāo)題：發(fā)文字號：附件：主 題 詞：來文單位：單位負(fù)責(zé)人：該單位經(jīng)辦人：收文時間：呈報領(lǐng)導(dǎo)：（由集團(tuán)行政人人力資源中心心總經(jīng)理填寫）請盡快傳閱文件件，閱后在適適當(dāng)位置簽署署意見并簽名名，注明日期期和時間。領(lǐng)導(dǎo)閱簽注意事項1.報集團(tuán)總裁裁辦所有成員員閱知的文件件（如“報告告”）使用此此單。由行政政人力資源中中心填報、編編號、保存。2.各管理中心心報分管本中中心的總裁辦辦成員閱知的的文件可使用用此單，由該該中心填報、編編號、保存。

9、編號方法：XY-中心名名稱漢語拼音音各字第一個個字母-20008-流水水號。流水號號年初從1開始，順序序編號。次年年重新從1開始編流水水號。3.發(fā)文用發(fā)發(fā)文審批單，不不用此單。河南鑫苑置業(yè)有有限公司文件件傳閱單傳閱單編號：HNXY-22008-11呈報日日期：20008年月日文件標(biāo)題：發(fā)文字號：附件：主 題 詞：來文單位：單位負(fù)責(zé)人：該單位經(jīng)辦人：收文時間：呈報領(lǐng)導(dǎo)：（由行政人事部部經(jīng)理填寫）請盡快傳閱文件件，閱后在適適當(dāng)位置簽署署意見并簽名名，注明日期期和時間。領(lǐng)導(dǎo)閱簽注意事項1.報公司總經(jīng)經(jīng)辦所有成員員閱知的文件件使用此單。由由行政人事部部填報、編號、保保存。2.發(fā)文用發(fā)發(fā)文審批單，不不用

10、此單。收發(fā)文紅頭模板板的種類及格格式？答復(fù)：詳見：鑫苑（中中國）置業(yè)有有限公司公文文管理辦法中中附件1至11請列各類收發(fā)文文的字號編碼碼規(guī)則清單？ 文號產(chǎn)生的的時間？（如如：起草人、審審核后）文號號產(chǎn)生后是否否允許修改？答復(fù)：各類的發(fā)發(fā)文均有發(fā)文文字號的編碼碼規(guī)則，字號號的在最終核核稿后產(chǎn)生，并并允許修改字字號。集團(tuán)總部各管理理中心發(fā)文字字號文種發(fā)文機(jī)機(jī)關(guān)除會議紀(jì)要、工工作聯(lián)系單以以外的公文會議紀(jì)要工作聯(lián)系單總部行政人力資資源中心鑫苑集團(tuán)行字2008號鑫苑集團(tuán)行紀(jì)字字2008號XY-XZRLLZY-2000803224-1總部生產(chǎn)運(yùn)營中中心鑫苑集團(tuán)生字2008號鑫苑集團(tuán)生紀(jì)字字2008號XY-

11、SCYYY-200880324-1總部財務(wù)管理中中心鑫苑集團(tuán)財字2008號鑫苑集團(tuán)財紀(jì)字字2008號XY-CWGLL-200880324-1總部成本設(shè)計中中心鑫苑集團(tuán)成字2008號鑫苑集團(tuán)成紀(jì)字字2008號XY-CBSJJ-200880324-1總部地產(chǎn)發(fā)展中中心鑫苑集團(tuán)地字2008號鑫苑集團(tuán)地紀(jì)字字2008號XY-DCFZZ-200880324-1總部戰(zhàn)略投融資資部鑫苑集團(tuán)戰(zhàn)字2008號鑫苑集團(tuán)戰(zhàn)紀(jì)字字2008號XY-ZLTRRZ-2000803244-1總部審計法務(wù)部部鑫苑集團(tuán)審字2008號鑫苑集團(tuán)審紀(jì)字字2008號XY-SJFWW-200880324-1總部信息管理中中心鑫苑集團(tuán)信字20

12、08號鑫苑集團(tuán)信紀(jì)字字2008號XY-XXGLL-200880324-1說明：工作聯(lián)系系單發(fā)文字號號編制方法：“XY”是鑫苑二字拼音音各第一個字字母的組合，表表示鑫苑集團(tuán)；“CCWGL”為為“財務(wù)管理理”各第一個個字母拼音第第一個字母組組合，表示財財務(wù)管理中心心；“2000803244”表示年、月月、日，以“yyyymmdd”編擬；“1”為工作聯(lián)系單的起始流水號，順序編碼。此組字母、數(shù)字組合，以“-”連接。各分子公司發(fā)文文字號文種種發(fā)文機(jī)關(guān)除會議紀(jì)要、工工作聯(lián)系單外外的公文會議紀(jì)要（簡報報、監(jiān)察通報報）工作聯(lián)系單河南鑫苑置業(yè)有有限公司豫鑫字20008號豫鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號HNXY-

13、2000801001-1鄭州建投鑫苑置置業(yè)有限公司司建鑫字20008號建鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號JTXY-2000801001-1鄭州建投鑫苑聯(lián)聯(lián)合地產(chǎn)發(fā)展展有限公司建鑫聯(lián)字20008號建鑫聯(lián)（簡、監(jiān)監(jiān)）紀(jì)字20008號JTLXY-2200801101-1山東鑫苑置業(yè)有有限公司魯鑫字20008號魯鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號SDXY-2000801001-1蘇州鑫苑置業(yè)發(fā)發(fā)展有限公司司蘇鑫字20008號蘇鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號XZXY-2000801001-1安徽鑫苑置業(yè)有有限公司皖鑫字20008號皖鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號AHXY-2000801001-1鑫苑置業(yè)（成都

14、都）有限公司司蓉鑫字20008號蓉鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號CDXY-2000801001-1昆山鑫苑置業(yè)有有限公司昆鑫字20008號昆鑫紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號KSXY-2000801001-1河南鑫苑物業(yè)管管理有限公司司豫鑫物字20008號豫鑫物（簡、監(jiān)監(jiān)）紀(jì)字20008號XYWY-2000801001-1鄭州名苑園林工工程有限公司司豫園字20008號豫園紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號MYYL-2000801001-1鄭州鑫苑計算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)工程有有限公司豫計字20008號豫計紀(jì)（簡、監(jiān)監(jiān)）字20008號JSJWL-2200801101-1除了以上收發(fā)文文的流程管理理外，集團(tuán)、各各分支機(jī)

15、構(gòu)、各各部門事務(wù)審審批處理流程程有那些？請請列出流程明明細(xì)清單，并并進(jìn)行流程描描述和提供表表單？答復(fù)：包括行政部的合合同審批流程程、行政費(fèi)用用流程、出差差管理等。對收發(fā)文管理過過程中具體的的功能需求進(jìn)進(jìn)行描述？例例如：電子簽簽章、筆跡留留痕、催辦、提提醒、歸檔等等。答復(fù)：公文處理中每個個環(huán)節(jié)要求痕痕跡保留，并并保存為一個個版本；能提供電子簽章章，公文發(fā)放放傳閱前在正正文出進(jìn)行蓋蓋章；公文處理的催辦辦督辦人為發(fā)發(fā)起人、部門門經(jīng)理或者相相關(guān)督辦部門門的人員（如如：生產(chǎn)運(yùn)營營中心）；公文處理的要求求有郵件、手手機(jī)提醒功能能；要求能提供圖片片格式的個性性簽名，用戶戶審批時可以以調(diào)用個性簽簽名簽署。6辦

16、結(jié)后收發(fā)發(fā)文有那些查查詢需求？如如：查看權(quán)限限、查詢字段段、全文檢索索等答復(fù)：辦結(jié)后的公文的的查詢字段如如：發(fā)起人、發(fā)發(fā)起部門、主主題詞、時間間、模糊查詢詢（文件標(biāo)題題和主題詞）7公文報表的的相關(guān)格式？需要通過那那些字段進(jìn)行行查詢及統(tǒng)計計？答復(fù)：收發(fā)的統(tǒng)計報表表詳見：鑫苑（中國）置置業(yè)有限公司司公文管理辦辦法中附件119、20通報（關(guān)于表揚(yáng)揚(yáng)、批評的文文件）形成臺臺帳式的報表表，行政部可可進(jìn)行評分。詳詳見附件：各各類公文統(tǒng)計計表.xls1.2 信息發(fā)發(fā)布新聞有幾種分類類？是否區(qū)分分集團(tuán)、子公公司？請列出出分類清單答復(fù)：新聞類別：集團(tuán)團(tuán)新聞、子公公司（公司名名稱）新聞各類欄目新聞的的查看權(quán)限和和

17、管理權(quán)限需需求？答復(fù)：各種類別的新聞聞查看權(quán)限為為集團(tuán)所有人人，可通過門門戶的新聞欄欄目隨時查閱閱；所有新聞的發(fā)布布統(tǒng)一由集團(tuán)團(tuán)行政部審核核及發(fā)布新聞管理員對點(diǎn)點(diǎn)評有那些管理和和控制權(quán)限？包括刪除、屏屏蔽點(diǎn)評等答復(fù)：目前無新新聞點(diǎn)評的需需求通知公告的有幾幾種分類？列列出分類清單單答復(fù)：通知公告的欄目目中，默認(rèn)是是顯示所有通通知公告的列列表，但可選選擇按分類顯顯示通知列表表（如：通知知、簡報、通通報等類型）通知公告的是否否需要審核？描述具體審審核過程答復(fù)：通知公告的審核核流程詳見公公文管理中通通知的審批流流程通知公告的是否否允許轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)復(fù)制？請描述述具體需求 答復(fù)：目前無此此需求除了以上要求，補(bǔ)

18、補(bǔ)充描述通知知公告其他功能的需需求？答復(fù)：希望通知公告的的發(fā)布能與公公文的公告審審批銜接，如如：公告的審審批后，文件件流轉(zhuǎn)到欄目目管理員并發(fā)發(fā)布提供通知公告的的報表，管理理員可以查詢詢那些公告已已經(jīng)發(fā)布（如如：查詢最新新發(fā)布通知的的文號）新聞及通知公告告管理的排序序管理需求？如：時間、置置頂、飄紅、手手動排序等答復(fù)：要求可以對新聞聞或公告進(jìn)行行排序管理，欄欄目管理員可可以手工調(diào)整整欄目中信息息的排序。1.3 知識管管理請簡要描述目前前知識管理現(xiàn)現(xiàn)狀？ 答復(fù)：目前知識管理主主要只應(yīng)用信信息共享功能能，通過原來來OA系統(tǒng)發(fā)發(fā)布、共享規(guī)規(guī)章制度之類類的信息目前沒有建立知知識庫，各部部門及個人分分別維

19、護(hù)各自自的文檔，知知識無法實現(xiàn)現(xiàn)沉淀、共享享、學(xué)習(xí)。鑫苑核心知識的的來源體現(xiàn)在在哪些方面？ 答復(fù)：目前知識主要來來源于一些顯顯性知識，如如：規(guī)章制度度、教案課件件等文件。隱形知識沒有一一套的知識管管理體系進(jìn)行行積累和提煉煉。鑫苑知識分類劃劃分體系？如：按部門門、業(yè)務(wù)類別別答復(fù)：OA信息共享平平臺一級目錄二級目錄責(zé)任人主要內(nèi)容重點(diǎn)新近加盟鑫苑發(fā)展歷程楊華大事記回顧,視視頻,發(fā)展脈脈絡(luò)鑫苑文化和和諧諧社區(qū)組織建設(shè)工作張健普簡報,監(jiān)察通報報,民主生活活會,述職,季度測評,勤勉盡職,待崗培訓(xùn)簡報/監(jiān)察通報報精華版;誠誠信忠實,勤勤勉盡職的要要求,待崗培培訓(xùn)的深刻意意義非1即0的考核核馮 波績效考核,計

20、劃劃分解,考核核的原則性,計劃會的形形式績效考核的目的的和方式,歷歷次計劃會的的PPT,紀(jì)紀(jì)要,總結(jié).半年總結(jié),全年總結(jié).新員工輔導(dǎo)制度度馮波新員工輔導(dǎo)制度度，方法明確新員工的輔輔導(dǎo)員輔導(dǎo)內(nèi)內(nèi)容和方法新員工手冊王艷群新員工手冊電子子版涵蓋新員工入職職后應(yīng)知應(yīng)會會相關(guān)知識新員工培訓(xùn)課件件張建普各業(yè)務(wù)模塊的入入門課程介紹紹培訓(xùn)課件,報銷銷手續(xù),福利利標(biāo)準(zhǔn),處罰罰措施,信息息化平臺董事長新員工座座談張振剛歷次新員工座談?wù)?，董事長講講話匯總對于新員工的殷殷切期望，以以及解答的疑疑問推薦書籍王艷群鑫苑曾經(jīng)統(tǒng)一學(xué)學(xué)習(xí)的書籍目目錄和概要突出鑫苑的學(xué)習(xí)習(xí)型企業(yè)的文文化底蘊(yùn)生活指南(各地地)王艷群根據(jù)地域分為幾

21、幾個板塊包括衣食住行手手冊崗位職責(zé)總部崗位職責(zé)馮波各類別崗位職責(zé)責(zé)明確部門各崗位位工作職責(zé)，及及部門業(yè)務(wù)流流程置業(yè)公司崗位職職責(zé)馮波物業(yè)公司崗位職職責(zé)馮波園林公司崗位職職責(zé)馮波核心思想董事長文集張振剛了解董事長核心心思想核心思路高層講話匯編張振剛高層重要講話摘摘要提綱挈領(lǐng)，指明明方向，對重重點(diǎn)工作的心心得體會最新動態(tài)張振剛每月匯總公司的的最新想法和和動態(tài)觀點(diǎn),行動的指指南,重點(diǎn)工工作要求制度匯編行政人事制度馮波各部門制度明確制度規(guī)范流流程，更有效效地開展工作作企業(yè)管理制度馮波信息化制度馮波營銷制度馮波工程制度馮波財務(wù)制度馮波物業(yè)制度馮波園林制度馮波其他類馮波一級目錄二級目錄主要內(nèi)容重點(diǎn)業(yè)務(wù)課件

22、行政人事課件張建普各類別業(yè)務(wù)課件件學(xué)習(xí)先前業(yè)務(wù)經(jīng)經(jīng)驗，做到快快速融入企業(yè)管理課件張建普信息化課件張建普營銷課件張建普工程課件張建普財務(wù)課件張建普物業(yè)課件張建普園林課件張建普其他課件張建普典型案例行政人事案例馮波各類案例，包括括監(jiān)察通報批批評了解公司的工作作方法，合適適流程企業(yè)管理案例馮波營銷案例馮波工程案例馮波財務(wù)案例馮波創(chuàng)新案例馮波物業(yè)、園林案例例馮波其他案例馮波要求：1、設(shè)置1級目目錄，2級目目錄如上表所所示。原目錄錄修改，刪除除。2、2級目錄中中內(nèi)容采取文文檔上傳的形形式。各模塊塊單獨(dú)設(shè)置權(quán)權(quán)限。3、原文檔資料料全面導(dǎo)出，然然后重新設(shè)置置新的信息平平臺模塊。各部門的知識體體系的目錄沒沒有

23、規(guī)劃，需需調(diào)研各部門門后重新規(guī)劃劃知識在沉淀、共共享、學(xué)習(xí)應(yīng)應(yīng)用方面有那那些功能方面面的需求和考考慮？ 答復(fù)：知識的收集、沉沉淀可以通過過手工上傳、流流程歸檔完成成。知識共享、學(xué)習(xí)習(xí)通過多維度度的知識地圖圖方便查詢及及查閱。知識文檔在安全全性（權(quán)限）方方面有那些功功能方面的需需求和考慮？如：每個欄欄目的查看、上上傳、管理等等權(quán)限答復(fù)：目前知識文檔體體系的欄目管管理員為信息息中心的系統(tǒng)統(tǒng)管理員，上上傳權(quán)限為行行政部，查看看權(quán)限集團(tuán)所所有人。單體文檔的權(quán)限限通過offfice20007來控制制域用戶查看、復(fù)復(fù)制、下載、打打印等功能，但設(shè)置權(quán)限操作過于繁瑣。希望OA系統(tǒng)提供對單體文檔的權(quán)限設(shè)置。目前

24、知識文檔是是否有版本管管理、修改記記錄等需求？答復(fù)：目前的文檔無版版本管理，各各種文檔的版版本比較混亂亂，希望知識識管理能提供供有效的文檔檔版本管理知識文檔可按照照那些條件進(jìn)進(jìn)行檢索？全全文檢索的范范圍？答復(fù)：通過目錄、時間間、創(chuàng)建人、文文件名的模糊糊檢索全文檢索范圍為為：文檔內(nèi)容容、附件名1.4 溝通平平臺描述現(xiàn)有郵件系系統(tǒng)、RTXX的應(yīng)用情況況？集成EAS平臺的的具體需求？答復(fù)：鑫苑目前使用eexchannge郵件系系統(tǒng)，該系統(tǒng)統(tǒng)應(yīng)用已經(jīng)非非常普及，員員工之間日常常一些文件傳傳閱、交流均均在郵件系統(tǒng)統(tǒng)上傳送及溝溝通；與EAAS平臺集成成要求實現(xiàn)單單點(diǎn)登錄，在在門戶的頁簽簽添加一欄“電電子郵

25、件”，exchange可以嵌入EAS的界面，直接進(jìn)行收發(fā)郵件。RTX目前的應(yīng)應(yīng)用效果一般般，希望系統(tǒng)統(tǒng)能提供更加加方便的即時時通訊工具；RTX集成包包括與EASS的人員信息息、登錄同步步. 對其他溝通方面面的需求有那那些？如：短短消息、通訊訊錄等答復(fù)：目前集團(tuán)與子公公司之間的日日常的溝通方方式以電話為為主，集團(tuán)已已經(jīng)安裝了VVOIP業(yè)務(wù)務(wù)，電話費(fèi)用用較低短信息的應(yīng)用主主要在員工外外出的時候，以以及相關(guān)事務(wù)務(wù)審批時的提提醒，要求EEAS具備短短信平臺，員員工可以通過過平臺直接發(fā)發(fā)送短信，流流程處理時可可以設(shè)置短信信提醒功能。通訊錄根據(jù)組織織架構(gòu)自動生生成，并能到到處exceel文件格式式1.5

26、論壇管管理個子論壇如何分分類？如按部部門、業(yè)務(wù)分分類。答復(fù)：分成學(xué)習(xí)天地、交交流天地兩大大板塊學(xué)習(xí)天地：主要要提供相關(guān)工工作業(yè)務(wù)的資資料交流園地：員工工在此版塊對平時工工作的進(jìn)行交流、討論各個子論壇的板板塊規(guī)劃答復(fù)：子版塊可以按照照業(yè)務(wù)應(yīng)用來來規(guī)劃，如：按業(yè)務(wù)中心心或部門。檔案管理、期權(quán)權(quán)管理調(diào)研時間：20008-100-8 110:00-12:00調(diào) 研 人：王王雄（金蝶）、劉劉仕平（信息息技術(shù)部）調(diào)研對象：郭穎穎蕊（機(jī)要員員）調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解解企業(yè)對檔案案管理的業(yè)務(wù)務(wù)規(guī)范以及檔檔案著錄規(guī)則則；2.1 檔案管管理及期權(quán)管管理貴公司是負(fù)責(zé)檔檔案工作的是是那些人？答復(fù)：目前檔案

27、工作由由郭穎蕊一個個人負(fù)責(zé)貴公司檔案管理理模式是什么么樣的，分散散式還是集中中模式？（檔檔案管理模式式）答復(fù)：集團(tuán)的檔案管理理模式為分散散式管理，集集團(tuán)總部、子子公司的檔案案分別各自機(jī)機(jī)構(gòu)的相關(guān)人人員管理。目前貴公司檔案案實體（包括括紙質(zhì)、光盤盤）有多少的的數(shù)據(jù)量? (檔案數(shù)據(jù)據(jù)收集)答復(fù)：沒有具體體統(tǒng)計 您們檔案業(yè)務(wù)中中現(xiàn)在主要涉涉及到哪些檔檔案分類？包包括集團(tuán)、子子公司、部門門的分類答復(fù)：集團(tuán)總部的檔案案的明細(xì)分類類詳見附件：檔案分類、歸歸檔明細(xì)表.xls集團(tuán)全宗分類如如下圖：請描述貴公司檔檔案的借閱流流程及歸還要要求？答復(fù)：檔案借閱表單及及流程如下：鑫苑（中國）置置業(yè)檔案資料料借閱登記表

28、表資料名稱（表明明原件或復(fù)印印件）借閱原因借用人簽字保管人簽字檔案存放地點(diǎn)借用日期歸還日期領(lǐng)導(dǎo)意見貴公司檔案檔號號生成規(guī)則？ 答復(fù)：詳見附件件：分類說明及檔檔號編碼規(guī)則則.pdf集團(tuán)檔號編碼規(guī)規(guī)則：分公司檔號編碼碼規(guī)則：檔案密級的分幾幾類？各類的的權(quán)限如何控控制？答復(fù)：檔案密級分成三三類：絕密、機(jī)機(jī)密、秘密。各各級檔案的查查閱都需要借借閱。貴公司檔案的相相關(guān)報表格式式格式？ 答復(fù)：詳見附件件：目錄匯編編.xls合同檔案的的分分類及相關(guān)報報表格式？答復(fù)：合同檔案類別：按土地類、投投資類（公司司并購、合作作開發(fā)）、融融資類、營銷銷類、工程類類（材料采購購、工程、規(guī)規(guī)劃設(shè)計）、咨咨詢類、行政政類等分

29、類。合同案卷編碼規(guī)規(guī)則：XM-?-HT-01(?代表合同類類別)合同檔案登記表表模板序號案卷編碼簽訂日期合同編碼合同類別合同名稱對方當(dāng)事人合同標(biāo)的（萬元元）公司合同的編碼碼結(jié)構(gòu)如下：第五位第五位第四位第四位第三位第三位第五位第五位第二位第二位第一位第一位注： 第一位 大寫XY代表鑫苑公司第二位 代表年年度，如20007年編號號為07第三位編號具體體如下： 序號集團(tuán)總部及各分分子公司代碼1集團(tuán)總部002河南鑫苑置業(yè)有有限公司013山東鑫苑置業(yè)有有限公司024安徽鑫苑置業(yè)有有限公司035蘇州鑫苑置業(yè)發(fā)發(fā)展有限公司司046鑫苑置業(yè)（成都都）有限公司司057鄭州建投鑫苑置置業(yè)有限公司司068河南鑫苑物

30、業(yè)管管理有限公司司079河南鑫苑房地產(chǎn)產(chǎn)經(jīng)紀(jì)有限公公司0810鄭州名苑園林工工程有限公司司河南鑫苑計算機(jī)機(jī)網(wǎng)絡(luò)有限公公司09第四位編號：合合同類別編號號，共十類。序號合 同 類類 別編號1土地合同TD2公司并購、合作作開發(fā)等投資資類合同TZ3融資合同RZ4營銷推廣合同YX5材料、設(shè)備采購購合同PT6建筑工程合同GC7規(guī)劃設(shè)計合同SJ8審計、評估、法法律、金融等等咨詢合同ZX9行政合同XZ10其他類合同（不不屬于上述合合同類別合同同）QT第五位編號：三三位順序號，如如001如河南公司采購購合同編號：XY07-01-PTT-0012.2 期權(quán)管管理描述期權(quán)管理的的模式和具體體功能的需求求？答復(fù)：期

31、權(quán)管理的模式式：期權(quán)管理理固化表單的的更新的管理理由檔案機(jī)要員負(fù)負(fù)責(zé)，更新周周期為一般為為一個月，人人力資源提供供入職（簽署署期權(quán)協(xié)議）、離離職員工信息息，機(jī)要員根根據(jù)這些員工工信息對期權(quán)權(quán)表單進(jìn)行更更新，更新后后將表單分別別提供給財務(wù)務(wù)部及中介公公司，財務(wù)部部根據(jù)更新的的資料進(jìn)行核核算等處理（在在模板上填寫寫，保留副本本），中介公公司與投資公公司根據(jù)這些些信息進(jìn)行相相關(guān)處理，并并直接發(fā)聵給給機(jī)要員。資源管理調(diào)研時間：20008-100-9 110:00-12:00調(diào) 研 人： 王雄（金蝶蝶）、劉仕平平（信息技術(shù)術(shù)部）調(diào)研對象：胡云云平（行政部部副經(jīng)理）調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解解企業(yè)

32、公共資資源管理的需需求3.1 用品管管理請描述辦公用品品管理與低值值易耗品管理理的區(qū)分？答復(fù)：鑫苑辦公用品包包括易耗品（如如紙、筆、墨墨盒等物品）領(lǐng)領(lǐng)用后不需要要?dú)w還、盤點(diǎn)點(diǎn)的物品。低值易耗品包括括鼠標(biāo)、鍵盤盤、U盤計算器等等有損耗需要要盤點(diǎn)的物品品。目前集團(tuán)的用品品購置、入庫庫、領(lǐng)用、統(tǒng)統(tǒng)計等管理與與低值易耗品品一樣，在系系統(tǒng)實現(xiàn)要求求用品、低值值易耗品、資資產(chǎn)管理在同同一模塊界面面進(jìn)行管理。用品的庫存管理理是什么模式式？比如：有有庫存、按需需求購置答復(fù)： 鑫苑用品是有庫庫存的管理模模式，行政部部估算集團(tuán)下下個月的用品品使用量后購購買。描述用品的領(lǐng)用用流程過程？如：審批權(quán)權(quán)限、金額限限制、部

33、門預(yù)預(yù)算答復(fù)：用品領(lǐng)用的流程程：部門內(nèi)勤勤行政部發(fā)發(fā)放描述用品采購和和詢價過程？答復(fù)：每月月初集團(tuán)行行政人力資源源中心或分子子公司行政人人事部組織集集中購買辦公公用品。采購購人需編制比比質(zhì)比價單，并并提出商家選選擇建議，行行政人力資源源中心或分子子公司行政人人事部審批通通過后方可購購買。3.2 車輛管管理答復(fù)：集團(tuán)目前有四部部公司車輛，一一個司機(jī)。員工用車流程描描述：用車申申請行政經(jīng)經(jīng)理審批司司機(jī)出車（司司機(jī)出車后填填寫：車輛行行駛?cè)罩荆┸囕v維修申請流流程：車輛維維修申請行行政主管審批批行政部經(jīng)經(jīng)理審批車輛請修單日 期：維修內(nèi)容預(yù)計費(fèi)用備注合計：車輛負(fù)責(zé)人意見見行政主管意見行政部經(jīng)理意見見 年

34、 月 日 年 月 日 年 月 日3.3 圖書管管理答復(fù)：目前無具具體需求，按按標(biāo)準(zhǔn)模塊實實施。3.4 會議管管理描述會議級別以以及各級會議議申請的流程程過程？（提提供相應(yīng)表單單及流程）答復(fù)：會議申請無具體體流程，主要要根據(jù)各部門門實際工作業(yè)業(yè)務(wù)需要申請請召開會議級別無明細(xì)細(xì)分級，可能能是根據(jù)會議議議題的性質(zhì)質(zhì)或參會的領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)級別而定定請描述會議室預(yù)預(yù)定申請過程程？ 通知與會人人員答復(fù)：電話至行政人力力資源中心行行政部前臺預(yù)預(yù)訂會議室擬好會議通通知發(fā)送生產(chǎn)產(chǎn)運(yùn)營中心生產(chǎn)運(yùn)營中中心在OA系統(tǒng)上發(fā)發(fā)布會議通知知發(fā)起部門填填寫書面會會議公告表給給行政人力資資源中心行政政部行政人力資資源中心行政政部前臺更

35、新新OA“信息共共享會議公公告”欄目會議通知可通過過郵件、短信信、冒泡等提提醒與會人員員。請描述會議接待待過程？ 答復(fù)：接待人員根據(jù)會會議級別安排排接待工作會議考勤如何記記錄、統(tǒng)計和和處理？答復(fù)：會議發(fā)起人手工工記錄，如需需要可將考勤勤情況提交給給相關(guān)部門（如如人力資源）會議紀(jì)要是審批批有什么要求求？如何分發(fā)發(fā)到與會人員員？答復(fù)：各級會議的發(fā)起起部門應(yīng)安排排專人做好會會議紀(jì)要。并并由會議負(fù)責(zé)責(zé)人（必要時時需主要與會會人員）簽字字認(rèn)可。集團(tuán)級、分子公公司級會議的的會議紀(jì)要在在簽字后要及及時上傳OAA系統(tǒng)，并通通過企業(yè)郵箱箱發(fā)送與會人人員。部門級級會議的會議議紀(jì)要由部門門留存。會議相關(guān)材料的的存儲

36、有什么么具體的要求求？如：歸檔檔、編號等答復(fù)：集團(tuán)級、分子公公司級會議的的文件資料、紙紙質(zhì)簽字版的的會議紀(jì)要、照照片、錄像、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)講話稿、會會議新聞報道道等均應(yīng)及時時整理，按時時歸檔。錄像像資料由行政政人力資源中中心或分子公公司檔案管理理員統(tǒng)一編號號、作為歷史史資料保存。部部門級會議的的相關(guān)文件資資料由會議部部門存檔。3.5 印章管管理 描述印章管理的的模式及流程程答復(fù)：目前的印章由檔檔案室管理，所所有文件都拿拿到檔案室蓋蓋章。需外出出蓋章的文件件，須偕同檔檔案員在現(xiàn)場場蓋章。除了合同文件蓋蓋章外，其他他文件的蓋章章都需走用印印審批流程：申請人部部門經(jīng)理審核核總經(jīng)理審審批檔案員員蓋章。行政費(fèi)用

37、、出差差管理、界面面、數(shù)據(jù)遷移移調(diào)研時間：20008-100-9 14:00-17:30調(diào)研人： 王雄雄（金蝶）、劉劉仕平（信息息技術(shù)部）調(diào)研對象：馮波波（行政部經(jīng)經(jīng)理）調(diào)研地點(diǎn)：鑫苑苑北京調(diào)研內(nèi)容：了解解行政其他辦公公審批的具體體業(yè)務(wù)流程、辦辦事規(guī)范，原原系統(tǒng)數(shù)據(jù)遷遷移、門戶規(guī)規(guī)劃；4.1 其他行行政事務(wù)描述部門行政費(fèi)費(fèi)用、出差管管理的方式？該功能在OOA實現(xiàn)的具具體功能需求求？提供相關(guān)關(guān)工作流程、審審批表單樣式式及相應(yīng)報表表？答復(fù)：行政費(fèi)用報銷流流程如下表，流流程處理過程程中，部門經(jīng)經(jīng)理審批環(huán)節(jié)節(jié)希望可以查查詢到財務(wù)相相關(guān)數(shù)據(jù)（如如：本部門當(dāng)當(dāng)月各類報銷銷已經(jīng)發(fā)生的的費(fèi)用匯總），以以便控制

38、部門門當(dāng)月的預(yù)算算能否超額？ 各項費(fèi)用付款序號項目審批程序備注1行政費(fèi)用付款經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理費(fèi)用會會計主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理行政人人力資源中心心總經(jīng)理5萬元以下（含含）經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理費(fèi)用會會計主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理行政人人力資源中心心總經(jīng)理CCAO5萬元以上2差旅費(fèi)付款經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理費(fèi)用會會計主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理行政人人力資源中心心總經(jīng)理3業(yè)務(wù)招待費(fèi)付款款經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理費(fèi)用會會計主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理行政人人力資源中心心總經(jīng)理單筆5000元元以下（含）經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理費(fèi)用會會計主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理行政人人力資源中心心總經(jīng)理CCAO單筆5000元元以上4業(yè)務(wù)借支經(jīng)辦人部門經(jīng)經(jīng)理主辦職職能部門總經(jīng)經(jīng)理