淺談在檔案管理中的幾點體會

1、淺談在檔案管理中的幾點體會北京大學研究生院 張輝各位領導、老師：在學校檔案館領導和同志們的關心指導下，研究生院2001年底，把2000年底以前的文書檔案、學籍檔案整理立卷向檔案館進行了移交歸檔，共5472卷件，其中文書檔案784卷件，學籍檔案4688卷?，F(xiàn)在把我做檔案工作的幾點體會向大家作匯報。一、熱愛檔案工作，是做好檔案工作的前提。研究生院的檔案信息量大、種類繁多，既有學籍檔案又有文書檔案，每年畢業(yè)的碩士及博士檔案，加上在職人員申請學位的檔案有幾千卷，文書檔案除了各辦公室的收發(fā)文、管理規(guī)定等日常文書，還包括上千卷的遴選博士生導師、學科評審、學籍異動等檔案。我院原來有一位專職的檔案管理員，長年

2、從事此項工作，1999年學校進行機構調整，改革后各單位都精兵簡政，研究生院的檔案工作改為由我兼職管理。我在單位主要負責研究生教育管理各個環(huán)節(jié)的信息系統(tǒng)建設維護、研究生院網(wǎng)站建設及管理、學位信息處理工作站的部分工作、畢業(yè)生辦理出國及綜合辦的其他事宜。研究生管理有其復雜性和零散性，網(wǎng)絡管理及系統(tǒng)建設占用了大部分時間，如何擠出時間把檔案工作組織好，困擾了我好久。我通過學習一些檔案方面的知識，認識到研究生院的這些文書檔案和學籍檔案是一種重要的信息資源，它是我校研究生管理工作，學生培養(yǎng)的真實記錄，反映了我校研究生工作的歷史，對今后我校研究生工作的發(fā)展和重大問題的處理及研究生個人活動起著重要的憑證作用和參

3、考作用。我校創(chuàng)建世界一流大學，我們也要有一流的檔案管理，我能在檔案工作中發(fā)揮作用，也體現(xiàn)了自己的價值，從而也喜歡熱愛上了檔案工作。決心在做好負責研究生教育管理各個環(huán)節(jié)信息維護等各項工作外，決心克服困難做好我院的檔案工作。二， 探索先進的檔案管理方式是做好檔案工作的重要途徑。檔案信息具有原始性、真實性、實效性、及時性等特點，又具有一般信息具有的可壓縮性、可傳輸性、可擴散性、可分享性等共性，如何有效地收集、加工、存儲、發(fā)布、利用，是每一個檔案員的職責，我理解檔案員的工作并不是簡單的收集、裝訂、匯總、上交等事務性工作，而是檔案管理人員，能夠熟練地掌握專業(yè)知識和工作技能，有獨立完成工作的能力，工作細心

4、耐心積極主動，具有判斷力，能鑒別有價值的文件，因此，不僅要能完成檔案管理中的各項任務，還要不斷探索和運用更加合理、規(guī)范的科學方法進行管理，使檔案工作更加有序、有效，建立并完善檔案管理的工作方法和操作方案，把管理的理念深透到日常工作中。我通過實踐中摸索，并在大家的共同努力下制定了一個解決檔案管理的方案，院領導為此專門開辦公會討論并一致通過。我將這種管理方式分為：1. 基層收集：即每個人都可以到我這里領裝檔案的盒子，日常工作中，遇到需要歸檔的材料，隨時放在這個專用的盒子里，檔案信息從誰手里產生，就放入誰的盒子里，既可以杜絕重要資料用后隨手放，需歸檔時找不到的現(xiàn)象，也符合信息采集的原則。2. 分清責

5、任，即每個辦公室指定一名老師負責本辦公室檔案材料的審核、收集、整理、歸類、錄入系統(tǒng)等。因為數(shù)據(jù)在計算機中存儲是無序的，因此，既使各辦公室之間的案卷號有交叉，也不妨礙日后的檢索及使用。各辦公室負責老師審核后再統(tǒng)一交到我這里，我再將組織好的檔案上交學校檔案館。3. 集中處理。學籍檔案量大，每年畢業(yè)生有2000多人，形成時間相對較集中，只靠一兩個人整理需要很長時間，因此，每年到整理學籍檔案時，我們都請幾個勤工助學的學生一起做，為了保證質量，聘請有經(jīng)驗的老同志或檔案館的老師做指導。這樣就從管理上保證了檔案工作的規(guī)范、有序進行。三 計算機管理檔案，是實現(xiàn)檔案規(guī)范化、提高工作效率的重要手段。去年，學校檔案

6、館開始實行計算機管理檔案，對每個基層單位的檔案管理員培訓。我們回來也給每個辦公室裝了一套軟件并講解使用方法，他們可以隨時將手中的資料錄入計算機中。原來需要手寫的案卷封面、案卷目錄，現(xiàn)在一次錄入就可以打印出案卷封面、案卷目錄。既減輕了工作強度，提高了工作效率，又美觀整齊規(guī)范，方便了檔案的查詢，增強了檔案管理的標準化規(guī)范化。隨著計算機在檔案應用中日益成熟，對檔案工作人員的要求也越來越高，已經(jīng)不能只局限于古老的收集、整理、歸檔中，它需要檔案工作者不僅要熟練操作計算機，懂得規(guī)范準確地使用檔案軟件，還要具有創(chuàng)新意識，跟上現(xiàn)代化的步伐，因此，檔案管理人員要不斷學習新技術、新方法、掌握新的技巧，善于用現(xiàn)代科

7、學管理手段管理檔案。這樣檔案工作的地位和影響也就可以相應地得到提高的推廣。四 領導重視是檔案工作順暢進行的保證多年來，我院檔案工作得到了院各屆領導的重視和全院職工的支持和協(xié)助，在人力、物力、資金、時間方面都給予很大的投入和支持。院里人手緊，任務重，就聘請退休有經(jīng)驗的老同志或學生協(xié)助，做不完就加班，不合格就重來，使檔案管理工作能夠保質保量地送到學校檔案館。院領導們專門開會討論檔案管理辦法，增強大家的歸檔意識，按照檔案的管理規(guī)定，從點滴做起，積極主動地做好收集整理工作。領導的重視和參與，使我院檔案管理工作變得井井有條，保證了檔案工作得以順暢進行。我體會到，檔案工作與其他工作相比，是一種較特殊的專業(yè)工作。做好檔案工作，就要認識到本單位檔案工作的特殊性，有針對性地制訂出一些工作方法和操作方案，同時提高檔案管理人員的職業(yè)素質，利用