OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實施方案

1、隨著時間的推移，公司已經在新經濟市場環(huán)境下拼搏了 20 個年頭。我們欣喜的看 到公司歷經二十年的成長所帶來的豐碩成果。通過20年的奮進拼搏，XXXXX有限公 司已經真正成為一個集多元化業(yè)務的集團型企業(yè)。隨著業(yè)務的不斷延伸、拓展，公司也 正在經歷著競爭日益激烈的市場環(huán)境的考驗。近年來隨著計算機信息技術迅速發(fā)展，公司內部的信息化基礎設施、部分軟件系統(tǒng) 開發(fā)、應用已經取得了一定的進展。初步建成了以公司內部為主體的硬件網(wǎng)絡環(huán)境，基 本上解決了運用網(wǎng)絡化溝通橋梁，并已經實現(xiàn)了局域網(wǎng)絡體系。已經伸展至每一個職能 部門，從硬件環(huán)境上看應該說已經取得了較好的效果。然而，我們也不得不面臨的一個 實際問題就是信息

2、化統(tǒng)一協(xié)同管理方面目前還處于一個相對滯后的狀況，各個部門只能 針對內部進行局域性管理而無法形成協(xié)同工作、共同發(fā)展的階段。對于現(xiàn)今同類企業(yè)的 信息化進程我們已經明顯感覺到相對落后的狀態(tài)，這對于目前飛速發(fā)展的市場經濟時代 來說是不利于長久發(fā)展的。而且，現(xiàn)有的部分系統(tǒng)由于部門職能不同、業(yè)務的要求不同、 采用的技術不同，已經造成一個個的信息孤島的存在，企業(yè)內部各部門的信息溝通不及 時、文件審批流程不規(guī)范；傳統(tǒng)的辦公方式效率較低，費用較高。（例如坐飛機參加公 司會議，快遞或者傳真進行文件審批等等 ），是公司信息化工作需要解決的重要問題。 因此，推進公司管理信息化系統(tǒng)規(guī)劃和建設，才能有效解決異構系統(tǒng)的整合

3、問題，包括 系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)整合等，從而規(guī)范企業(yè)管理、加強企業(yè)內部溝通、有效控制企業(yè)辦公成 本，讓企業(yè)員工在統(tǒng)一工作平臺上開展業(yè)務，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。如何打造一套符合公司企業(yè)特點、符合企業(yè)文化的信息化管理系統(tǒng)一直是作為辦公 室今年主要的工作重點任務之一。在這近半年的時間里，一方面對同行企業(yè)的信息化做 了相應了解，另一方面也同幾家軟件企業(yè)進行接觸及溝通。通過對同行及軟件供應商的 了解，我們越來越認為本公司采用信息化管理的重要性及緊迫性。在提案中多次提及到 信息化管理的必要性、緊迫性，那么究竟信息化管理都包括什么？怎么樣實現(xiàn)信息化管 理？我將通過以下幾點進行闡述：1， 信息化管理都包括哪些從一般公司型企

4、業(yè)來看，信息化管理的所涵蓋的面很廣，且也難以量化。不過企業(yè) 協(xié)同辦公管理、財務管理、人事管理、客戶管理、企業(yè)核心業(yè)務管理（針對公司業(yè)務如： 銷售管理、生產管理等）這幾方面則是一般公司化企業(yè)信息化管理的一個必備要素。而作為信息化管理的基礎則是企業(yè)協(xié)同辦公管理。她是其他軟件系統(tǒng)管理的一個母 體，相關軟件系統(tǒng)則是通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)來實現(xiàn)企業(yè)內部協(xié)調統(tǒng)一的。很多企業(yè)都 曾有上過很多業(yè)務系統(tǒng)但最終導致失敗的情況，總結其原因百分之五十以上是因為還沒 有建設好企業(yè)信息化管理的基礎就盲目上馬。在經過半年多的走訪和總結后，我們認為，本公司要想實現(xiàn)真正意義上的信息化管 理，協(xié)同辦公管理系統(tǒng)則是首先需要實現(xiàn)的。2

5、， 怎么樣實現(xiàn)信息化管理根據(jù)本公司情況，為保證信息系統(tǒng)功能滿足企業(yè)日常運營及核心業(yè)務管理需求，我 們認為需要提供一個統(tǒng)一的信息管理平臺，搭建高效的信息溝通網(wǎng)絡以及統(tǒng)一的企業(yè)信 息處理中心和靈活的事務協(xié)同處理機制。在此平臺基礎之上，運行各項公司核心業(yè)務管 理子系統(tǒng)。并通過系統(tǒng)自動挖掘、過濾、分析信息流，為領導決策提供集中、準確、及 時的支持信息。所以根據(jù)企業(yè)的運營特點，我們建議管理系統(tǒng)在功能上應以企業(yè)日常管 理作為核心，整合集成運行領導查詢、郵件管理、人事管理、行政管理、客戶管理、公 文管理、企業(yè)信息管理、內部論壇、財務查詢等功能，在上項運作上采取分步實施的原 則，并預留系統(tǒng)擴展接口，為以后增加

6、新的管理系統(tǒng)做準備。并本著務實求進的原則提 出 “總體規(guī)劃、分步實施”的規(guī)劃建議，以全面實現(xiàn)本公司全面信息管理系統(tǒng)為目標， 其目標主要體現(xiàn)在以下幾方面：利用本公司現(xiàn)有網(wǎng)絡環(huán)境，從網(wǎng)絡層搭建良好的網(wǎng)絡架構，實現(xiàn)內部和遠程安 全局域網(wǎng)結構，實現(xiàn)企業(yè)內部一體化管理、一體化運作進行相關工作； 運用軟件供應商的技術優(yōu)勢和先進的工作流技術對本公司內部所有的審批環(huán)節(jié) 實現(xiàn)流程管理。建立嚴謹、有效的監(jiān)控手段，監(jiān)控檢測點分布于系統(tǒng)的多個功 能模塊，達到分布管理、協(xié)同辦公及集中監(jiān)控的目的；選擇先進、成熟、穩(wěn)定的軟件供應商所提供的支撐平臺技術，提供方便、快捷 的管理信息平臺，實現(xiàn)單位業(yè)務的流程化跟蹤與管理，將工作流

7、程管理、業(yè)務 管理系統(tǒng)同相關其他管理系統(tǒng)結合起來，達到無縫連接，為單位和個人提供便 捷的網(wǎng)上服務，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、通用性和擴充能力。 以全面實現(xiàn)“信息化管理、數(shù)字企業(yè)、規(guī)范運營 ”管理為原則，在各個管理等 模塊中，實現(xiàn)嚴格快捷的企業(yè)管理工作。3， 公司信息化管理的指導思想 公司信息化管理系統(tǒng)的建設基于全新的管理理念和功能體系而設計，并包含以下四 方面的基本設計思想： 科學化監(jiān)控思想 公司內部的部門及業(yè)務繁雜，作為企業(yè)的高層管理者在很多環(huán)節(jié)上無法第一時間獲 取信息從而難以做出一個科學而及時的決策。運用信息化管理手段，作為企業(yè)高層 管理者可以隨時通過系統(tǒng)平臺了解、追蹤企業(yè)各個職能部門的工作進展情

8、況并做出 及時的判斷； 信息網(wǎng)絡化思想 將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張信息網(wǎng)、知識平臺。使公司內部封化 的信息資源能夠得到最大限度的利用； 業(yè)務關聯(lián)思想 對各種業(yè)務環(huán)節(jié)進行整合并實現(xiàn)在統(tǒng)一平臺上的統(tǒng)籌管理，使部門與部門之間、上 級與下級之間、公司與下屬企業(yè)之間真正形成一個統(tǒng)一的管理體系；隨需而動思想企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié) 作?；谶@四大基本思想體系設計的公司信息化管理系統(tǒng)一方面打造了高度 協(xié)同 的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了利用信息化手段管理的應用，從而完全 突破了傳統(tǒng)管理的局限及模式，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理從而節(jié)約

9、公 司的運營成本及開支。4， 信息化管理對公司所帶來的直觀價值隨著信息化的飛速發(fā)展，中國乃至全世界的企業(yè)運用信息化手段全盤管理企業(yè)已 經是一個勢不可擋的必然。作為擁有 20 年歷史的公司型企業(yè)而言，由于旗下分支機 構眾多、且公司內部之間的系統(tǒng)業(yè)務也紛繁復雜，在日常的工作中經常會出現(xiàn)諸如： 業(yè)務協(xié)作銜接出現(xiàn)問題、部門與部門之間信息不對等、企業(yè)內部資源管理分散且混亂、 造成大量的人為上的浪費。在近半年多來走訪相關同行業(yè)已經實施信息化管理的企業(yè)了解到這樣一組數(shù)據(jù)： 實施信息化管理后： 工作審批流程出錯率降低 70% ； 部門之間協(xié)調工作效率及準確率提升 40% ； 通訊費用同比實施信息化管理以前節(jié)省

10、近 3 倍； 紙張使用同比實施信息化管理以前節(jié)省近 5 倍； 處理各種文件檔案的效率是信息化管理之前的 20 倍；根據(jù)查閱部分集團企業(yè)關于信息化項目評估的有效數(shù)據(jù)顯示，實施信息化管理第一 年，單通訊費用一項一年就直接節(jié)省下來的費用就近 20 萬元，紙張使用節(jié)約也近 10 萬元。從這樣一組數(shù)字我們不難看出，實施信息化管理的效果及價值是不言而喻的。面 對新形勢下的市場競爭，信息化管理的必要性也是勢在必行的。經過了近半年時間的多方面考察后，同時對公司信息化需求做了相應的需求整理， 我們已經就信息化管理的推廣有了一個完整的計劃，現(xiàn)呈報公司領導進行考慮。一、實現(xiàn)效果我們希望通過本次成功實施信息化管理項目

11、能夠給本系統(tǒng)從管理及運營上帶來質 的變化。從直觀效果上能夠做到以下幾個方面：公司領導可隨時了解各個部門的工作進展；公司領導可隨時查詢各個部門的工作情況；部門與部門之間協(xié)同工作直觀、清晰、明了；公司內部所有文件、文檔得到有效的管理及規(guī)范；公司內部審批流程清晰、規(guī)范；直接降低通訊、紙張等辦公費用（第一年力爭節(jié)約 30%）。二、項目里程碑計劃在 20 年慶典來臨之際，為了全面推動公司的信息化管理進程，經過電腦部的認真 研究決定，作為 09 年的重點工作之一的信息化管理建設決定于今年 3 月 31 號前完成供 應商選擇的工作。計劃在確定合作之后未來的 100 天之內全面上線，并做到系統(tǒng)運行安 全、穩(wěn)定

12、、各種運行數(shù)據(jù)準確，確保各個部門及人員基本熟練使用。計劃簡述進程如下：1，2009 年 3 月 31 日之前確定軟件供應商；2，2009 年 06 月 30 日之前系統(tǒng)全面上線試運行；3，2009 年 07 月 30 日之前完成本公司內部 100%人員操作培訓；三、費用預算針對此次信息化管理項目上馬，我們一直在進行多方面的了解，對比同行業(yè)此類項 目的實施費用及根據(jù)本公司的實際情況，總體預算應該控制在 20-35 萬以內，其中包括 幾方面需要支出的費用并擬定了一個匡算表基本情況如下：硬件:公司信息化服務器2臺約計：3-5萬；（專業(yè)級 PC 服務器此硬件包括公司總部及下屬公司辦公信息化軟件）正版操作系統(tǒng)及大型數(shù)據(jù)庫軟件約計： 4-10 萬； （此部分如果采用盜版可免） 軟件：公司 OA 信息化辦公管理軟件 1 套約計： 20-30 萬；（采購標準為可滿足公司內部 200 個用戶以內使用的大型系統(tǒng)軟件） 注：以上是根據(jù)幾家軟件供應商提供的報價方案綜合平均數(shù)據(jù)匡算約計，等確定具 體軟件供應商后再進行詳細商討確定最終價格。四、項目啟動安排 根據(jù)以上項目的總體部署計劃，