時間管理-王標(biāo)課件

1、時間管理(Time Management ) -王標(biāo) 2009-07為什么要進(jìn)行時間管理什么是時間管理如何進(jìn)行有效的時間管理提高工作效率的技巧習(xí)慣形成課程目標(biāo)哇，這么多錢！一、為什么要進(jìn)行時間管理請問，如果每天都有86400元進(jìn)入你的銀行戶頭，而你必須當(dāng)天用光，你會如何運用這筆錢？有，那就是“時間”！一、為什么要進(jìn)行時間管理每人都有一個“時間賬戶”每天每一個人都會有新的86400秒進(jìn)帳。 那么面對這樣一筆財富，你打算怎樣利用它們呢？ 下面的每個問題，請你根據(jù)自己的實際情況，如實地給自己評分。計分方式為：選擇“從不”為0分，選擇“有時”記1分，選擇“經(jīng)常”記2分，選擇“總是”記3分。1、我在每個

2、工作日之前，都能為計劃中的工作做些準(zhǔn)備。2、凡是可交派下屬（別人）去做的，我都交派下去。3、我利用工作進(jìn)度表來書面規(guī)定工作任務(wù)與目標(biāo)。4、我盡量一次性處理完畢每份文件。5、我每天列出一個應(yīng)辦事項清單，按重要順序來排列，依次辦理這些事情。6、我盡量回避干擾電話、不速之客的來訪，以及突然的約會。7、我試著按照生理節(jié)奏變動規(guī)律曲線來安排我的工作。8、我的日程表留有回旋余地，以便應(yīng)對突發(fā)事件。9、當(dāng)其他人想占用我的時間，而我又必須處理更重要的事情時，我會說“不”。一、為什么要進(jìn)行時間管理總 結(jié)：012分： 你自己沒有時間規(guī)劃，總是讓別人牽著鼻子走。1317分： 你試圖掌握自己的時間，卻不能持之以恒。1

3、822分： 你的時間管理狀況良好。2327分： 你是值得學(xué)習(xí)的時間管理典范。一、為什么要進(jìn)行時間管理太多干擾會議太多辦公室太混亂電腦文件存檔混亂總是要處理危機日?，嵤吕p身辦公設(shè)備差缺乏計劃不分重點過分承諾授權(quán)不利拖延太多的閱讀與文件資料主觀 客觀一、為什么要進(jìn)行時間管理時間浪費的原因二、什么是時間管理到底什么是時間管理？其實時間是無法管理的，更多的是管理好我們自己！ 目標(biāo)是行動的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清

4、晰且長期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo) 為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個世界社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)明確目標(biāo)-長期目標(biāo):個人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵自己和推動自己!三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)明確目標(biāo)-短期目標(biāo)項目計劃( 例如招聘如何有效進(jìn)行)每月的目標(biāo)計劃 ( 每月KPI執(zhí)行計劃)每周的行事安排（周報與下周工作

5、計劃）每日的需要完成的工作（下班前對第二天工作安排）短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實的!三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)Specific - 明確的Measurable - 可以量度的Achievable - 可以達(dá)成的Realistic - 實際可行的Time Bound - 有時間性的目標(biāo)設(shè)定的原則三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -明確目標(biāo)重要不重要A：緊急 重要B：不緊急 重要C：緊急 不重要D：不緊急 不重要緊急不緊急時間管理四象限三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -區(qū)分優(yōu)先次序最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing

6、 the main thing at all times- 哲學(xué)家 施格蘭- 哲學(xué)家 施格蘭三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -區(qū)分優(yōu)先次序以行動配合計劃將目標(biāo)寫下來- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 甚么時候處理甚么事項？三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -立即執(zhí)行 1/改 變 你 的 習(xí) 慣 行為科學(xué)研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。三、如何進(jìn)行有效的時間管理 -立即執(zhí)行四、提高工作效率的

7、技巧怎樣可以增加你的生產(chǎn)力? 1. 你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 四、提高工作效率的技巧將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)把可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記； 好記性不如爛筆頭，要勤于記錄 處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費空間和時間。 改善工作環(huán)境-辦公室的美學(xué)四、提高工作效率的技巧歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情

8、 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS四、提高工作效率的技巧3. 如何處理電話/ 電郵如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴(yán)重性, 以確保對方回電打電話之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細(xì)解釋的時間備有有關(guān)文件 自設(shè)時限四、提高工作效率的技巧4. 處理會議每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會

9、的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作四、提高工作效率的技巧5. 授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器 委派授權(quán)可以增強一個人的聰明才智 四、提高工作效率的技巧授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ? 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機會 它不是用來懲罰下級 不是讓自己擺脫自己不喜歡做的事情四、提高工作效率的技巧授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)： 下達(dá)指令 充分信任四、提高工作效率的技巧委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要

10、性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識詢問下屬的意見及疑問訂出跟進(jìn)時間表肯定成就, 提高士氣四、提高工作效率的技巧如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人有機會也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做四、提高工作效率的技巧6. 要懂得說不 說“不”應(yīng)該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 四、提高工作效率的技巧7. 處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后四、提高工作效率的技巧改善拖延方法問題文件洗牌著手工作時間行動每次只處理一項工作- 即時去做- 交付下屬去做- 把工作分成若干部分- 訂出工作時間四、提高工作效率的技巧改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設(shè)立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備, 才會把事情做好時間就是金錢總結(jié) 希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目標(biāo), 策略, 行動去應(yīng)付每一個挑戰(zhàn) 在自己所能控制的情況下, 把握每