企業(yè)管理軟件的需求描述方法

1、企業(yè)管理軟件的需求描述方法摘要本文介紹了企業(yè)管理軟件需求的5元素描述法：，詳細介紹了對每個元素的描述方法、5個元素之間的關系描述方法，提出了針對不同的讀者編寫不同的需求文檔的觀點，并給出了一些提高需求可讀性的建議。關鍵詞組織，流程，功能，數(shù)據(jù)，業(yè)務邏輯 需求是整個軟件項目最關鍵的一個輸入，據(jù)統(tǒng)計，不成功的項目中有37%的問題是由需求造成的。和傳統(tǒng)的硬件生產(chǎn)企業(yè)相比較，軟件的需求具有模糊性、不確定性、變化性和主觀性的特點，在硬件生產(chǎn)企業(yè)中，產(chǎn)品的需求是明確的、有形的、客觀的、可描述的、可檢測的，而軟件需求不具備此特征。需求文檔作為客戶和開發(fā)人員、開發(fā)人員之間進行交互的文檔，它將系統(tǒng)的需求進行了“

2、固化”，是需求的載體，其作用是至關重要的。筆者結(jié)合多年的企業(yè)管理信息系統(tǒng)的開發(fā)經(jīng)驗，總結(jié)了如下的需求描述的方法與經(jīng)驗，供各位同行參考。1 構(gòu)成企業(yè)管理信息系統(tǒng)的5個基本要素對企業(yè)需求的描述可以從2個方面來進行描述，一個方面是對客戶現(xiàn)行系統(tǒng)的描述，一個方面是對系統(tǒng)未來的設想?？偟亩?，無論是從那個方面來描述，構(gòu)成企業(yè)信息系統(tǒng)主要包括5個基本要素：企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)、流程、數(shù)據(jù)、商務規(guī)則與功能（性能）。其中從用戶的角度主要關注流程，是以流程為核心的，通過流程將其他幾個要素貫穿起來，需求分析人員也應該從這個角度來和用戶溝通；從開發(fā)者的角度主要關注企業(yè)的數(shù)據(jù)、商務規(guī)則與功能，以便于系統(tǒng)的實現(xiàn)；從實施者的角

3、度主要關注企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)與功能，以便于系統(tǒng)的發(fā)布與實施。（ 圖 1 ）（1） 企業(yè)的組織模型即企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)關系，包括部門設置、崗位設置、崗位職責等。樹型組織結(jié)構(gòu)圖是描述企業(yè)的組織模型的一種常用方法，它可用來搞清各部門之間的領導關系,每個部門內(nèi)部的人員配備情況, 職責分工等情況,它是劃分系統(tǒng)范圍,進行系統(tǒng)網(wǎng)絡規(guī)劃的基礎。在組織結(jié)構(gòu)圖中應將用戶的組織結(jié)構(gòu)逐層詳細描述，每個部門的職責也應進行簡單的描述。組織結(jié)構(gòu)是用戶企業(yè)業(yè)務流程與信息的載體，對分析人員理解企業(yè)的業(yè)務、確定系統(tǒng)范圍具有很好的幫助。取得用戶的組織結(jié)構(gòu)圖，是需求獲取步驟中的基礎工作之一。用戶環(huán)境中的企業(yè)崗位或角色，和組織機構(gòu)一樣，也是分

4、析人員理解企業(yè)業(yè)務的基礎，也是分析人員提取對象的基礎。每個崗位的職責可以進行詳細的描述，建議采用表格的形式，如：（表1） 對用戶角色的識別常常遺漏的是計算機系統(tǒng)的系統(tǒng)管理人員，角色識別不全，對以后的功能識別會造成盲區(qū)。 （2） 企業(yè)的流程模型即企業(yè)的業(yè)務流程，包含哪些流程、流程之間的關系、每個流程中包括哪些活動、每個活動涉及到的崗位。企業(yè)的作業(yè)流程首先要有一個總的業(yè)務流程圖，將企業(yè)中各種業(yè)務之間的關系描述出來，然后對每種業(yè)務進行詳細的描述，使業(yè)務流程與部門職責結(jié)合起來。詳細業(yè)務流程圖可以采用直式業(yè)務流程圖形式，如圖2所示。對企業(yè)而言需要定義關于業(yè)務流程圖的描述標準，大家采用相同的圖例來描述，便

5、于管理。（圖2）業(yè)務流程圖的優(yōu)點 :繪圖的過程,實際上是作業(yè)流程條理化的過程表達形象直觀,易于和用戶交流,易于項目組內(nèi)部交流調(diào)研的結(jié)果,需要得到用戶的認同,這就需要和用戶交流調(diào)研的結(jié)果,交流的文檔要通俗、易懂, 不能采用專業(yè)術(shù)語?？梢宰鳛榕嘤枌嵤┤藛T與技術(shù)服務人員的文檔 業(yè)務流程圖圖的缺點點 :對高層層管理人人員的實實際需求求調(diào)查的的不清楚楚.這一一方面是是由于用用戶沒有有接觸過過計算機機, 對對采用計計算機后后的管理理會是什什么樣子子?計算算機能夠夠完成當當前手工工操作的的哪些內(nèi)內(nèi)容?能能夠作哪哪些現(xiàn)在在手工無無法完成成的工作作等等沒沒有清楚楚的概念念,因此此用戶無無法將這這些問題題反應出出

6、來. 另一方方面說明明分析人人員沒有有經(jīng)驗,對原始始材料挖挖掘不深深,不能能從用戶戶提供的的材料中中提煉處處來用戶戶的真正正需求,不能找找到當前前管理中中的問題題。對對各種業(yè)業(yè)務之間間的總體體關系沒沒有表達達出來.采用直直式業(yè)務務流程圖圖可以將將企業(yè)的的每一種種業(yè)務的的處理流流程清楚楚地表達達出來, 但是是各業(yè)務務之間的的聯(lián)系卻卻沒有表表示出來來,單看看一種業(yè)業(yè)務的流流程圖很很清楚,但是卻卻不能綜綜合在一一起,沒沒有整體體的概念念,作為為需求分分析的文文檔,在在這方面面表達的的不夠完完整。在不利利用工具具的情況況下,畫畫法煩瑣瑣。 圖形可以將將流程描描述的很很清楚，但但是還要要附加以以一些文文

7、字說明明，如關關于業(yè)務務發(fā)生的的頻率、意意外事故故的處理理、高峰峰期的業(yè)業(yè)務頻率率等，不不能在流流程圖中中描述出出的內(nèi)容容，需要要用文字字進行詳詳細描述述。 （3） 企企業(yè)的數(shù)數(shù)據(jù)模型型即企業(yè)業(yè)中的信信息載體體有哪些些？以及及對這些些信息載載體的詳詳細刻畫畫，包括括企業(yè)的的各種單單據(jù)、帳帳本、報報表的描描述。在在需求報報告中，應應該將單單據(jù)的描描述格式式化，需需要描述述的內(nèi)容容包括： 單據(jù)的的用途，即即單據(jù)用用在什么么地方？ 單據(jù)的的格式：需要明明確的畫畫出來，并并有實際際的有數(shù)數(shù)據(jù)的樣樣例，能能夠具體體直觀地地說明問問題； 單單據(jù)中的的數(shù)據(jù)項項的具體體描述：長度、類類型、計計算生成成方法、約

8、約束條件件等； 單單據(jù)的數(shù)數(shù)據(jù)項是是由哪些些不同類類型的角角色來填填寫地，包包括用計計算機可可以填那那些數(shù)據(jù)據(jù)項。 單單據(jù)中哪哪些數(shù)據(jù)據(jù)是必填填的，哪哪些是可可以不用用填的。 單據(jù)流量：平均每天產(chǎn)生多少條記錄，高峰期的數(shù)量； 單據(jù)的分類：可以從多個角度上進行分類，如：按業(yè)務類型來分類（采購/銷售/生產(chǎn)），按生成的方式來分類（手工錄入型/自動生成型），按格式變化的頻繁程度來分類（易變型/穩(wěn)定型），按表現(xiàn)形式來分類（列表型/卡片型）等等。 單據(jù)之間的關系：引用關系等等。同樣對于需要的報表與帳本也可以參照上面的條目進行詳細的刻畫。 （4） 企企業(yè)的商商務規(guī)則則模型即即企業(yè)中中的商務務規(guī)則有有哪些?這

9、些規(guī)規(guī)則用在在哪些地地方? 商務規(guī)規(guī)則可以以從影響響的范圍圍劃分為為2類：一類是是局部的的規(guī)則，如如不允許許出現(xiàn)負負庫存，一一類是整整體的規(guī)規(guī)則，如如對所有有的物料料管理到到批次。商商務規(guī)則則一般是是隱藏在在功能模模型或者者流程模模型中，不不需要單單獨描述述，但是是有些復復雜的商商務規(guī)則則是需要要單獨抽抽取出來來描述，如如企業(yè)的的各種單單據(jù)記帳帳的商務務邏輯：（表2） （5）企業(yè)業(yè)的功能能模型功功能需求求是用戶戶的最主主要的需需求，對對用戶功功能需求求的描述述可以采采用文字字描述也也可以采采用語言言加圖形形的描述述方式，只只要能夠夠?qū)⒂脩魬舻男枨笄竺枋龅氐赝暾?、準準確、易易于理解解即可。對對功

10、能需需求比較較復雜的的系統(tǒng)（如如超過110個功功能項），可可以先描描述一個個概要，對對簡單的的系統(tǒng)可可以直接接進行詳詳細描述述。對于于用戶的的功能需需求要進進行分類類，分類類的方法法應便于于用戶理理解，如如按照用用戶的部部門設置置情況，進進行描述述每個部部門的需需求，這這樣也便便于組織織用戶進進行評審審。以下下是分類類方法的的舉例： 按部門門分類：如采購購科、銷銷售科、計計劃科、生生產(chǎn)車間間、財務務科、統(tǒng)統(tǒng)計科、總總經(jīng)理等等； 按功功能類型型分類：如單據(jù)據(jù)錄入、單單據(jù)審核核、單據(jù)據(jù)查詢、記記帳、帳帳本查詢詢、統(tǒng)計計報表、系系統(tǒng)維護護等； .對功功能需求求的分類類在不同同的層次次可以采采用不同同

11、的方法法。對每每一項功功能應有有一個功功能編號號，以便便于與功功能規(guī)格格說明書書中的章章節(jié)進行行對應。對對每一項項功能的的描述，應應指明用用戶的輸輸入(iinpuut)、處處理方法法（prroceess）、系系統(tǒng)的輸輸出(ooutpput)及對此此項功能能的其他他要求。功功能需求求還應注注明使用用此功能能的崗位位。對系系統(tǒng)管理理員要求求的特殊殊功能可可以在此此注明，非非特殊要要求可以以在需求求分析規(guī)規(guī)格說明明書中詳詳細論述述。如用用戶權(quán)限限可分級級，要有有操作日日志等。對具體功能需求采用USE CASE的描述方式不失為一種好的方法，如：（表3）功功能需求求與性能能需求是是密不可可分的，籠籠統(tǒng)的

12、性性能需求求沒有任任何意思思，必須須具體到到某項功功能需求求上來，這這是分析析人員在在分析系系統(tǒng)時容容易忽略略的一項項。 對上述的55個基本本元素可可以將他他們描述述為一個個五元組組組織織，流程程，功能能，數(shù)據(jù)據(jù)，業(yè)務務邏輯，對于于用戶來來講，他他們習慣慣于從組組織維來來看待系系統(tǒng)，即即某個部部門有哪哪些崗位位，每個個崗位參參與了哪哪些流程程的哪些些活動（功功能），在在某個功功能上操操作了哪哪些數(shù)據(jù)據(jù)，對這這些數(shù)據(jù)據(jù)進行了了哪些邏邏輯處理理；對于于開發(fā)人人員習慣慣于從功功能維來來看待系系統(tǒng)，即即某個功功能操作作了哪些些數(shù)據(jù)，對對這些數(shù)數(shù)據(jù)進行行了哪些些邏輯處處理，這這個功能能屬于哪哪個流程程，

13、可以以由哪些些崗位來來使用；對于設設計人員員可能習習慣于從從數(shù)據(jù)維維來看待待系統(tǒng)：即系統(tǒng)統(tǒng)中有哪哪些數(shù)據(jù)據(jù)，在這這些數(shù)據(jù)據(jù)上可以以做哪些些處理，這這些處理理用OOO的思想想來看即即是對數(shù)數(shù)據(jù)對象象的操作作。對此此五個基基本元素素之間關關系的刻刻畫可以以采用矩矩陣的方方式：（表表4）對對于上表表中列的的排列順順序可以以根據(jù)面面向的讀讀者的不不同而改改變。 對以上的55個基本本元素進進行描述述實際上上就是系系統(tǒng)建模模的過程程，為確確保模型型的可操操作性，除除了上面面的5個個基本要要素外，還還需要重重點描述述的內(nèi)容容有：（11） 新新系統(tǒng)對對應用模模式帶來來的變化化包括對對企業(yè)的的組織結(jié)結(jié)構(gòu)、作作業(yè)

14、流程程、單據(jù)據(jù)帳本報報表等的的格式、商商務規(guī)則則等的改改變。（22） 新新系統(tǒng)的的界面模模型用開開發(fā)工具具將用戶戶操作界界面快速速畫出來來，使用用戶心中中有數(shù)。若若時間允允許，可可將界面面原型與與數(shù)據(jù)庫庫表、字字段連接接起來，真真正做出出系統(tǒng)雛雛形，即即快速原原型法。 2 閱讀需需求文檔檔的4類類讀者 需求報告的的最終目目的是給給人來閱閱讀的，所所以一定定要考慮慮需求報報告的讀讀者群，有有4類角角色可能能閱讀企企業(yè)管理理系統(tǒng)的的需求文文檔： 客客戶與用用戶業(yè)務務高層； 用戶的的中層管管理人員員與具體體人員； 用戶IIT主管管與開發(fā)發(fā)人員，包包括設計計人員、編編碼人員員、同行行的專家家； 項目目

15、管理人人員：包包括項目目經(jīng)理、質(zhì)質(zhì)量保證證人員、測測試人員員、需求求管理員員、配置置管理員員、計劃劃人員等等等；不不同的讀讀者對文文檔的閱閱讀需求求是不同同的，他他們關注注的信息息是不同同的。我我見過了了很多次次需求評評審的失失?。ㄈ缛绻龊煤眯枨笤u評審我會會另外再再撰文描描述），總總結(jié)下來來我認為為和需求求描述沒沒有區(qū)分分讀者群群是很有有關系的的。針對對上述的的4種分分類，我我們具體體的來分分析一下下每類讀讀者的特特點：（11） 客客戶與用用戶業(yè)務務高層他他們關心心的企業(yè)業(yè)是系統(tǒng)統(tǒng)的目標標性需求求，關心心的是系系統(tǒng)總體體的功能能框架，關關心的是是系統(tǒng)解解決了哪哪些管理理問題，對對具體的的需求

16、是是不關心心的，所所以給他他們閱讀讀的文檔檔應該是是從總體體上來描描述，要要高度抽抽象。由由于他們們的工作作很忙，很很難有比比較長的的時間來來讀這些些材料，所所以要簡簡短明了了，能夠夠用1頁頁紙說明明問題的的就要不不要用22頁紙，而而且一般般都要給給高層進進行需求求匯報，需需要配上上語言說說明，因因此采用用PowwerPPionnt片子子也就成成了一種種常用的的方法，講講解需求求與討論論一般應應掌握不不要超過過1小時時。需求求人員常常犯的毛毛病是過過多地關關注了企企業(yè)的細細節(jié)性需需求，而而忽略系系統(tǒng)的目目標性需需求，所所以在安安排需求求獲取的的步驟上上、需求求報告的的編寫上上往往沒沒有抓住住企

17、業(yè)高高層最關關心的問問題、沒沒有抓住住根本性性的問題題，在給給企業(yè)的的高層匯匯報時當當然很難難通過評評審。 （2）用戶戶的中層層管理人人員與具具體人員員企業(yè)的的中層管管理人員員關注的的是企業(yè)業(yè)的局部部需求，他他們要求求對自己己的負責責的局部部系統(tǒng)能能夠有總總體的了了解，能能夠和其其他的子子系統(tǒng)銜銜接的很很好，業(yè)業(yè)務流程程很流暢暢，覆蓋蓋了自己己需要的的所有業(yè)業(yè)務流程程，能夠夠通過系系統(tǒng)起到到控制作作用就行行了。具具體的操操作人員員更關心心自己的的的哪些些活動是是否在系系統(tǒng)中都都能處理理，軟件件是否可可以很容容易地操操作，他他們關注注的焦點點更具體體，要求求更直觀觀。所以以對這類類的讀者者可以通

18、通過比較較詳細的的文檔來來描述需需求了，當當然應該該以他們們習慣的的思維方方式來描描述，不不能從開開發(fā)人員員的角度度來描述述。我看看到過很很多幾百百頁的需需求文檔檔給用戶戶去閱讀讀、去評評審，結(jié)結(jié)果要么么用戶不不置可否否，要么么直接講講看不懂懂，為什什么呢？一是開開發(fā)人員員在文檔檔中分子子系統(tǒng)、分分模塊、分分功能點點一層深深入下去去描述，不不符合用用戶的思思維習慣慣，他們們希望能能夠從業(yè)業(yè)務流程程、業(yè)務務活動的的角度來來考慮問問題，而而不是功功能；二二是太多多了，用用戶也沒沒有時間間靜下心心來去消消化、吸吸收如此此多的文文檔，需需求畢竟竟不是小小說，能能夠那么么吸引讀讀者。 （3）用戶戶IT主

19、主管與開開發(fā)人員員，包括括設計人人員、編編碼人員員、同行行的專家家大多數(shù)數(shù)分析人人員可能能最擅長長的就是是些寫這這類的文文檔了，往往往也是是那這類類的文檔檔給所有有的讀者者看，其其問題我我們上邊邊都說了了，這里里我們就就不贅述述了。需需要注意意的是在在描述需需求時候候傳統(tǒng)的的做法是是以功能能為主線線，來展展開描述述，實際際上如果果是以數(shù)數(shù)據(jù)為主主線來描描述需求求也是一一種很好好的辦法法，在我我們上面面談到的的五元組組中，從從數(shù)據(jù)的的角度來來分析系系統(tǒng)可以以更容易易實現(xiàn)向向OOAA、OOOD的切切換。 （4） 項項目管理理人員：包括項項目經(jīng)理理、質(zhì)量量保證人人員、測測試人員員、需求求管理員員、配

20、置置管理員員、計劃劃人員等等等把拿拿給開發(fā)發(fā)人員看看的需求求文檔給給管理人人員看，這這也是分分析人員員常犯的的毛病。管管理人員員實際上上最關心心的是需需求列表表，如下下表所示示：（表5）在在此基礎礎上項目目經(jīng)理、質(zhì)質(zhì)量保證證人員可可以據(jù)此此來進入入項目策策劃過程程，測試試人員可可據(jù)此進進入測試試策劃過過程，需需求管理理員、配配置管理理員可以以識別配配置項制制定相關關的活動動計劃。沒沒有這張張表管理理人員就就很難高高效地開開展他們們的管理理活動，也也就談不不到最基基本的需需求復用用了。在在上述的的表中，需需求的優(yōu)優(yōu)先級是是很重要要的一列列，對項項目經(jīng)理理進行項項目管理理的平衡衡決策是是很重要要的，實實際上需需求的優(yōu)優(yōu)先級可可能比需