公文格式和常見錯誤

1、關(guān)于公文格式與常見錯誤第1頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四版心156mm225mm頁面公文用紙及版面尺寸 A4紙型210mm297mm頁面設(shè)置 上白邊：371mm 下白邊：351mm 左白邊：281mm 右白邊：261mm 版 心: 156mm225mm排版規(guī)格 一般每頁22行，每行28字 ，正文用三號仿宋210mm297mm下白邊：351mm上白邊：371mm切口：261mm訂口：281mm一、公文格式(公文版式)第2頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四二、公文格式(公文結(jié)構(gòu))版頭主體版記份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)

2、人、分隔線標題、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期和印章、附注分隔線、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼第3頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式(下行文首頁版式)發(fā)文機關(guān)標志上邊緣至版心上邊緣：35mm發(fā)文字號之下4mm是與版心等寬的紅色分隔線紅色分隔線下2行是正文標題發(fā)文機關(guān)標識下邊緣發(fā)文字號的距離是：2行字。一字線距版心下邊緣 7mm， 4號半角阿拉伯數(shù)字，單頁右空 1字，雙頁左空 1字。上白邊：371mm下白邊：351mm訂口：281mm切口：261mm第4頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式(上行文首頁版式)2013號

3、 簽發(fā)人： “簽發(fā)人姓名”為3號楷體,發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名后分別空一格。除有專門說明外，正文其他字體均為3號仿宋體。第5頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式(公文末頁版式1)(聯(lián)系人：，電話：)(附件徑送辦公室) 附注居左空2字，排在成文日期下一行。 單一機關(guān)行文時，成文日期右空4字編排，以日期為準居中編排發(fā)文機關(guān)，印章端正居中下壓署名及日期，并使署名、日期居印章中心偏下位置，印章頂端上距正文或附件1行內(nèi)。成文日期用阿拉伯數(shù)字 版記中的各要素均為4號仿宋體，分隔線與版心等寬，首線、末線用0.35mm粗線，中間用0.25mm細線。抄送機關(guān)左右各空1字編排，回行時

4、對齊冒號后的首字，最后用句號。有“主送”的，主送在抄送前。印發(fā)機關(guān)和日期左右各空1字，日期后加“印發(fā)”2字。第6頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式 (聯(lián)合行文公文版式1) 聯(lián)合行文時，主辦機關(guān)名稱放在前，機關(guān)后面上下居中排“文件”。 發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋字體，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。 標題：2號小標宋發(fā)文機關(guān)名稱事由文種。正文：3號仿宋。 頂格，3號黑體，密級與期限用“”隔開。第7頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式 (聯(lián)合行文公文版式2) 簽發(fā)人：2016號 “簽發(fā)人姓名”為3號楷體。發(fā)文字號前、簽發(fā)人姓名

5、后分別空一格。第8頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式 (聯(lián)合行文首頁版式3)2013號 簽發(fā)人： 多名簽發(fā)人：每一排排兩人，主辦機關(guān)排在前。發(fā)文字號要與最后一排對齊。 正文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、黑體(二)楷體3.仿宋(4)仿宋第9頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四 聯(lián)合行文時，按發(fā)文排列順序?qū)C關(guān)名稱排列在相應(yīng)位置，印章下壓機關(guān)署名，最后一個印章端正居中下壓機關(guān)署名和成文日期。印章排列整齊，不相交，不相切，每排印章不超版心，首排印章頂端上距正文或附件說明1行內(nèi)。 三、公文格式(公文末頁版式2)第10頁，共28頁，2022年，5月20日，1

6、0點5分，星期四三、公文格式(公文末頁附件版式1) 正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒號后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。第11頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式(公文末頁附件版式2) 版記第12頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四三、公文格式(函首頁版式) 發(fā)文機關(guān)標志使用全稱或規(guī)范簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊30mm,推薦使用小標宋字體，紅色。聯(lián)合行文用主辦機關(guān)標志。30mm20mm 發(fā)文機關(guān)標志下4mm處印一條紅色雙線(武文線、上粗下細)，距下頁邊20mm處印一條紅色雙線(文武線、上細下

7、粗)，線長均為170mm 標題與最后一要素距 2 行字。 首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關(guān)、印發(fā)日期、分隔線，位于最后一頁版心內(nèi)最下方。第13頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四四、公文格式常見錯誤1.公文的文種使用常見錯誤（1）自制文種：“請示報告”、“建議”、“工作思路”、“情況”、“匯報”、“申請”等。（2）誤用文種?！皼Q定與決議”、“決定與命令”、“公告與通告”、“通知與通告”、“請示與報告”、“請示與函”等分不清。2.公文標題常見錯誤（1）用發(fā)文字號代替文件名稱。如“關(guān)于XX2013第X號文的批復”（2）文字累贅。如市衛(wèi)生局關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)省衛(wèi)生廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)衛(wèi)生部關(guān)于工作的

8、通知的通知的通知的通知（3）詞義重復。如關(guān)于請求解決的請示（4）不合語法。如XX公司關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約的通知（5）濫用標點符號。如關(guān)于學習貫徹“某會議”精神的通知（6）長的標題排布不合理，回行時詞意不完整。第14頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四四、公文格式常見錯誤3.主送機關(guān)中的常見錯誤（1）主送機關(guān)不規(guī)范（2）主送機關(guān)混亂（3）分類排列時未按類內(nèi)用頓號、類間用逗號（4）排格不正確。多行排列時在單位名稱處頓開，而不是書寫至行末才回行；回行不頂格。4.附件標識錯誤（1）有附件不標注（2）附件名未標全稱（3）標注不規(guī)范?！案郊倍猪敻駱俗ⅲㄕ_的是左空2字）；只標一個“附”

9、字；附件未全部標注；附件標題末用了標點符號。5.發(fā)文日期：新版已不再使用漢字。第15頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四四、公文格式常見錯誤6.抄送機關(guān)標識中的常見錯誤（1）已廢除“抄報”或“報”、“送”、“發(fā)”等；（2）抄送個人。公文不能抄送個人（3）標識不規(guī)范。抄送機關(guān)未分類或標點符號使用不當。7.行文規(guī)則方面 向上級機關(guān)行文：原則主送一個上級機關(guān)，根據(jù)需要同時抄送相關(guān)上級機關(guān)和同級機關(guān)，不抄送下級機關(guān)。請示應(yīng)當一文一事。8.排版方面（1）頁面采用默認值，未按規(guī)定要求設(shè)置頁面。（2）字體使用隨意，未按規(guī)定要求。 第16頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星

10、期四機密1年特急0000001 市 局文件2013015號錯誤：1.份號、密級、緊急程度標示 不規(guī)范2.發(fā)文字號編虛號3.上行文沒人簽發(fā)人4.標題與紅色找色反線距離太近5.正文抬頭與標題距離太近 市局關(guān)于開展服務(wù)發(fā)展 爭當先鋒活動的報告市人民政府： 根據(jù)四、公文格式常見錯誤（案例）第17頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四市局 拜訪函 (邀請函、承諾函)市局： 為了 市 局文件20168號 市局2016年提高 GDP十大舉措工作總結(jié)局機關(guān)各科室，局屬各單位： 2016年，我局在市委、市政府和錯誤：1.生造文種2.沒有發(fā)文編號3.成文日期標注不正確4.沒有發(fā)文機關(guān)名稱錯誤：1

11、.生造文種，濫用字母詞 2.抬頭不應(yīng)寫主送機關(guān) 3.成文日期標注不正確一四年七月十七日市局2016年07月17日四、公文格式常見錯誤（案例）第18頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四。 附件：1. 。 局 2016年7月17日 (附件徑送市人民政府辦公室)錯誤：1.“抄送”、“主送”字體不對， 前面未空1格2.“抄送”結(jié)束用逗號3.主送領(lǐng)導個人4.“主送應(yīng)排在”抄送”前面5.抄送回行時排列錯誤6.沒有印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期錯誤：1.附件與正文中間沒有空1 行2.附件回行對齊方式不對3.附件名稱后不應(yīng)打句號4.只有一個附件不用打序號5.附注與成文日期間空1 行,居左未空2格6.機

12、關(guān)名稱沒有以成文日期為 參照居中編排抄送：、，主送：、副市長、副市長。四、公文格式常見錯誤（案例）第19頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四錯誤：1.版頭錯誤2.發(fā)文字號距紅色反線太近3.上行文沒有簽發(fā)人4.標題沒有發(fā)文單位5.發(fā)文字號用“( )”6.文種錯誤，就用“請示”錯誤：1.發(fā)文字號用“【】”2.標題用黑體字3.副縣級機構(gòu)越過主管部門向 行署行文四、公文格式常見錯誤（案例）第20頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四錯誤：1.發(fā)文、簽發(fā)人左右分別 空多格2.標題沒有小標宋體字3. 標題啰嗦，一文多請錯誤：1.發(fā)文字號距反線距離較寬2. 標題啰嗦，不

13、精煉3.印章位置太擠，不規(guī)范四、公文格式常見錯誤（案例）第21頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四錯誤： 1.發(fā)文字號用黑體字 2.標題沒有發(fā)文機關(guān)名稱，濫用標點符號( “ ”、 ) 3.主送單位用黑體字錯誤： 1.標題用黑體字 2.生造文種 3.文件主送領(lǐng)導個人四、公文格式常見錯誤（案例）第22頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四印章相交印章排列隨意四、公文格式常見錯誤（案例）第23頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四XX關(guān)于XX的文種（大標題-方正小標宋2號不加粗） 頁面設(shè)置：采用A4紙，上3.7，下3.5，左2.8，右2.6 ;

14、行間距，固定值，28磅。 正文：為了進一步做好XX工作，經(jīng)上級研究決定，成立XX(仿宋、3號、首行空兩字符）一、一級標題（黑體、3號）（一）二級標題（楷體、3號、不加粗）1.三級標題（仿宋、3號、“.”） (1)XXXXXX (2)XXXXXX(所有阿拉伯數(shù)字格式為Times New Roman)落款：單位署名加時間附件：正文下空一行左空2字 “附件”，全角冒號后，寫附件名稱，附件名稱后不加標點符號。附件回行時與上一行附件名稱首字對齊。 頁碼：1 （宋體、4號） 對各部門、中心報送文件的要求及注意事項第24頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四其他注意事項簽發(fā)人的規(guī)定 條例規(guī)

15、定，上行文必須標注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人是指發(fā)文機關(guān)的主要負責人，標注簽發(fā)人姓名，主要目的是為上級機關(guān)在處理下級機關(guān)公文時，上級機關(guān)領(lǐng)導人了解下級機關(guān)誰對上報的事項負責。 公文應(yīng)當經(jīng)本機關(guān)負責人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。因此可見，任何一份公文都有簽發(fā)人，一般性公文由主管領(lǐng)導就可以簽發(fā)，而上行文必須由機關(guān)主要負責人簽發(fā)。主要負責人指各級機關(guān)的正職或主持工作的負責人。因此，上行文標注的也只能是機關(guān)的主要負責人。第25頁，共28頁，2022年，5月20日，10點5分，星期四其他注意事項公文中關(guān)于阿拉伯數(shù)字和漢字數(shù)字的用法 在使用數(shù)字進行計量、編號的地方，已定型的含阿拉伯數(shù)字的詞語（如3G、MP3等），應(yīng)該使用阿拉伯數(shù)字；作為非公歷紀年、概數(shù)（如三四個月、一二十個）、已定型的漢字數(shù)字的詞語時，應(yīng)該使用漢字數(shù)字；如果表達計量或編號所需要用到的數(shù)字個數(shù)不多，選擇漢字數(shù)字還是阿拉伯數(shù)字在書寫的簡潔性和辨識的清晰性兩方面沒有明顯差異時，兩種形式均可使用，如17號樓（十七號樓）、3倍（三倍），