淺談加強電子檔案的管理

1、淺談增強電子檔案的辦理,做好電子檔案的利用【論文關(guān)鍵詞】電子檔案電子檔案辦理電子檔案利用【論文摘要】當(dāng)前，在一樣平常事情中，電子檔案的數(shù)目出現(xiàn)逐年遞增的征象，對付電子檔案的辦理事情成為檔案辦理部分面對的一個緊張課題。增強和做好電子檔案辦理的目的，就是為了更正確、更完備、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的辦理入手，闡發(fā)了電子檔案的重要利用途徑，指出了做好電子檔案辦理的多少方法。電子檔案，是指具有保存代價的已歸檔的電子文件及其相干資料。當(dāng)前，在一樣平常事情中，電子檔案的數(shù)目出現(xiàn)逐年遞增的征象，對付電子檔案的辦理事情成為檔案辦理部分面對的一個緊張課題。隨著信息技能的快速生長，檔案辦理的電子化程度

2、固然已有所進步，但由于辦理理念、辦理要領(lǐng)、辦理本領(lǐng)等的差異，此中的題目也日漸顯現(xiàn)。增強和做好電子檔案辦理的目的，就是為了更正確、更完備、更可靠地利用電子檔案。本文從電子檔案的辦理入手，闡發(fā)了電子檔案的重要利用途徑，指出了做好電子檔案辦理的多少方法。一、電子檔案利用的重要途徑電子檔案具有快捷、便利的特點，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案比擬，其查全率和查準(zhǔn)率是紙質(zhì)檔案無法可比的。然而，電子檔案的利用必需創(chuàng)立在相對應(yīng)的信息技能底子之上，而且還必要發(fā)揮辦理的軟成效才氣充實展示其良好性。當(dāng)前，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑重要有三種：提供拷貝、通訊傳輸和直接利用。1、提供拷貝?？截愂请娮訖n案利用的第一途徑，目的是向利用者

3、提供檔案的原始狀態(tài)，確保其利用歷程中的權(quán)力巨子性。作為檔案部分，當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用尺度文檔存儲格式，由利用者自行辦理規(guī)復(fù)和表現(xiàn)的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。2、通訊傳輸。通訊傳輸可以辦理利用者無法到達檔案地點地的困難，而且可以節(jié)流時間和財力，是電子檔案在利用中的一個緊張方法。所謂通訊傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在差異的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交換，以及向相對結(jié)實的查檔單元提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通訊或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。3、直接利用。直接利用指的是利用檔案部分或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部分的網(wǎng)

4、絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技能支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一要領(lǐng)的大概性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)體系中可供直接利用的信息資源的幾多。二、增強電子檔案辦理的緊張意義電子檔案對付大部分的單元和部分來說，照舊一個奇怪事物，增強對電子檔案的辦理意義龐大。作為檔案辦理事情者，做好電子檔案的辦理，從理念上說，要求我們必需完成由傳統(tǒng)的辦理形式向當(dāng)代化辦理形式的變化。下面，我們遷就增強電子檔案辦理的緊張意義舉行闡發(fā)。1、增強電子檔案辦理，有利于節(jié)流人力物力在傳統(tǒng)檔案辦理中，由于檔案事情的特別性，特別是一些易破裂的檔案資料，一樣平常必要大量的人財物力才氣夠更好地保管，而且還不成制

5、止地存在破壞的風(fēng)險。然而，盤算機及其網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，不單為歸檔提供了快捷的辦理本領(lǐng)，而且提供了信息利用的快速途徑，免去了立卷歸檔、檢索查尋的困難，減輕了事情職員的勞動強度，進步了歸檔質(zhì)量和檢索速率，有利于節(jié)流大量的人力物力。檔案辦理事情實現(xiàn)電子化以后，就可把按“卷立卷歸檔，改為按“件整理歸檔，大大進步了檔案辦理的事情服從。2、增強電子檔案辦理，有利于進步辦事質(zhì)量檔案辦理的目的是為利用者進步便捷高效的辦事，增強電子檔案辦理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于進步等案辦理的辦事質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以會合在盤算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)舉行流傳，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對

6、海量信息的快速篩眩增強電子檔案的辦理，為讀者進步高質(zhì)量的辦事，要求我們必需拓寬知識面，積極學(xué)習(xí)新技能，增長技能，進步把握當(dāng)代化技能的本領(lǐng)，使檔案辦理事情發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟效益。3、增強電子檔案辦理，有利于滿意多樣化需求隨著社會的進步，越來越多的利用者對檔案的多樣性提出了要求，他們不單要看原始的筆墨資料，更要看原始的圖像、視頻等資料，而傳統(tǒng)的檔案形式已經(jīng)無法滿意這一需求。電子檔案由于對信息保存的多樣性，漸漸成為了滿意利用者多樣化需求的重要辦理方案。檔案利用需求的多樣性，與社會生長水安然平靜人們生存的文明程度有著嚴密的接洽，隨著社會生長和科學(xué)技能的進步，檔案事情的辦事工具和檔案利用需求都市

7、產(chǎn)生變革，表示出必然的動態(tài)性，增強電子檔案的辦理，有利于滿意這一多樣化需求。三、做好電子檔案辦理和利用的重要方法由于電子檔案提供利用方法的多樣化與所依靠技能的多樣化，導(dǎo)致利用事情的龐大性。因此，增強電子檔案的利用辦理是非常緊張的事情，必要多方面的嚴密共同，并從多個角度睜開事情。1、創(chuàng)立檔案利用制度，整合各種檔案資源要創(chuàng)立檔案利用審批制度，相干職員必要查閱和利用檔案時，必需得到檔案主管向?qū)У膶徟€要創(chuàng)立檔案利用辦理制度，檔案保藏部分可利用網(wǎng)絡(luò)技能來舉行檔案網(wǎng)絡(luò)辦理運動，使檔案網(wǎng)絡(luò)更為實時，包管電子檔案的實時更新，更好的滿意電子檔案利用者的需求，并做到電子檔案利用和紙質(zhì)檔案利用互補，整合檔案資源

8、來創(chuàng)新檔案辦理形式，實現(xiàn)電子檔案需求利用質(zhì)的奔騰。2、范例檔案利用方法，制止不成挽回喪失電子檔案的利用不克不及夠無原那么，應(yīng)該按照利用者的環(huán)境而定，而且根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級條理舉行有用辦理。一樣平常環(huán)境下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方法提供利用，對這類文件欣賞的歷程必需在有用的監(jiān)控下舉行。接納網(wǎng)絡(luò)方法提供利用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)舉行加密處置懲罰，并對所利用的“密鑰舉行按期或不按期的變動，制止由于誤操縱所帶來的不成挽回的喪失。3、創(chuàng)立“雙套制形式，確保緊張信息完備所謂“雙套制，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時提交保存歸檔?！半p套制辦理形式對檔案事情者提出了新的挑釁，要求檔案職員

9、要緊跟期間步調(diào)，把握當(dāng)代信息技能，純熟運用電腦及當(dāng)代通訊技能，不然就無法參與文檔的形成和保管。別的，“雙套制所面對的題目，重要是哪些檔案應(yīng)該實驗“雙套制，哪些不該該實驗“雙套制。只有按照各個檔案的內(nèi)容特點接納相相宜的辦理要領(lǐng)，有選擇性地實驗“雙套制辦理，才不會造成人、財、物力的白費，而且實現(xiàn)對緊張信息的完備保存。4、增強事情職員辦理，進步等案庇護意識電子檔案由于提供利用方法的多樣化與所依靠技能的多重化，導(dǎo)致了利用事情的龐大化。因此，必需增強對檔案辦理事情職員的辦理，從頭腦上熟悉到檔案辦理事情的緊張性，從技能上確保檔案辦理事情的寧靜性，到達既能使電子檔案信息最大限度的被利用，又能使這些資源得到可靠、寧靜、有用的庇護?？傊?，必需進步電子文件的制作者和辦理職員的責(zé)任心，使他們養(yǎng)成忠于職守、認真賣力、不斷改進的事情態(tài)度，這是包管電子文件原始性、真實性的底子方法。四、小結(jié)當(dāng)代社會正在跨入“信息期間，網(wǎng)絡(luò)技能的普及利用會產(chǎn)生越來越多的電子檔案。電子檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其緊張而龐大的事情。為了順應(yīng)電子檔案事情必要和檔案奇跡生長，電子檔案的辦理與利用著眼點要高，安身點要實，要切合本單元的客不雅現(xiàn)實，順應(yīng)其紀(jì)律，增強科學(xué)辦理，確保電子檔案可以或許寧靜可靠