《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

1、?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?沈 陽 市 檔 案 局 檔案館室業(yè)務指導處處長 朱焱華第一局部綜 述?規(guī)定?的發(fā)布施行有何重要意義是我國檔案工作與時俱進的產(chǎn)物，是全面落實科學開展觀，堅持以人為本，推進檔案工作可持續(xù)開展的重要舉措；是檔案法制化建設的重要成果。?規(guī)定?以“國家檔案局令的形式發(fā)布，屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，具有強制性和權威性。 將有力促進機關檔案根底業(yè)務建設，與?規(guī)那么?共同構成新時期機關檔案工作綱領性文件。特別對于新增工作內(nèi)容和檔案工作人員崗位培訓等，更具重要意義；將有力推動國家檔案資源建設，對于機關正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，按時開展檔

2、案價值鑒定工作具有重要意義。與國際接軌邁出的可喜一步。?規(guī)定?制定的背景 新中國成立以來，在劃分機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限工作方面，迄今為止經(jīng)歷了五次較大的改革。1956年、1964年、1983年、1987年及此次。 20年來新增很多內(nèi)容，導致原有文件已不能適應新形勢的實際需要，尤其對檔案的鑒定銷毀和檔案移交進館工作帶來了一系列影響。 根據(jù)王剛同志講話要求，將該項工作列為國家檔案局1999年科研工程，成立相關課題組。2000年11月首次形成征求意見稿，屢次實地調(diào)研，召開專題研討會，50次易稿。2006年9月19日，經(jīng)國家檔案局局務會議審議通過。 ?規(guī)定?制定的指導思想 以鄧小平理論和“

3、三個代表重要思想為指導，全面貫徹落實科學開展觀，堅持以人為本，與時俱進，正確界定機關文件材料歸檔范圍，準確劃分文書檔案保管期限，大力促進機關檔案根底工作，努力推進國家檔案資源建設，為構建社會主義和諧社會提供有效效勞。與1987年頒發(fā)的兩個業(yè)務文件相比有哪些主要變化、將原來的兩個業(yè)務文件合二為一，新的?文書檔案保管期限表?一表兩用。、改革了文書檔案保管期限劃分方法。、突出了立檔單位的主體地位，表達“以我為主的思想。、充實了一些文件條款。、適當調(diào)整了一些檔案的保管期限。、加大了管理力度，“備案制改為“審批制。第二局部?機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定?條文釋義 第一條 為便于各級黨政機關

4、和人民團體以下統(tǒng)稱機關正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)?中華人民共和國檔案法?、?中華人民共和國檔案法實施方法?，制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定中的機關文件材料是指機關在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。機關文件材料的含義，并不僅僅針對機關文書材料。從門類上可分為：文書、人事、基建、會計等。從載體上可分為：紙質、磁性、電子等。第三條 機關文件材料歸檔范圍是： (一)反映本機關主要職能活動和根本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料； (二)機關工作活動中形成的

5、在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料； (三)本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料，下級機關報送的重要文件材料； (四)其他對機關工作具有查考價值的文件材料。第四條 機關文件材料不歸檔范圍是： (一)上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等； (二)本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、 記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考

6、的文件材料； (三)同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料； (四)下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。第五條 凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。規(guī)定了機關歸檔文件材料的流向、管理主體、機關檔案部門處理歸檔文件材料的職責。集中統(tǒng)一管理，一是對單位檔案實體實行集中保管，統(tǒng)一整理、編目，提供利用；二是對本單位的全部檔案信息(目錄、數(shù)據(jù)等)按統(tǒng)一的管理制度進行集中管理。第六條 機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

7、永久保管的檔案要向國家檔案館移交； 定期的保管的檔案主要由機關自己留存。定期保管的文書檔案必須實行標時劃分，以便于檔案的鑒定銷毀工作。第七條 永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；(二)本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；(三)本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；(四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；(五)本機關機構演變、人事任免等文件材料；(六)本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；(七)上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；(八)同級機關、下級機關關于

8、重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。 注意： 判定其是否需要永久保管，要從機關職能活動的規(guī)模大小、規(guī)格層次、影響力、產(chǎn)生的文件材料是否具備法規(guī)政策性等諸多因素來考慮。第八條 定期保管的文書檔案主要包括：一本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；二本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；三本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；四本機關一般性事務管理文件材料；五本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統(tǒng)計報表等；六上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；七上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；八同級

9、機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；九下級機關報送的年度或年度以上方案、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。 注意： 判定定期保管的文件材料是否屬于一般性文件，要看文件材料涉及的問題是否是常規(guī)性、技術性等方面的問題。第九條 機關形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規(guī)定執(zhí)行。國家已有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行；國家沒有規(guī)定的，由國家檔案行政管理部門會同專業(yè)主管部門制定后執(zhí)行；在其他門類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定未出臺以前，應參考已有的文書及專門檔案的規(guī)定。第十條 機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相

10、應歸檔。 機關應歸檔紙質文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應與文件正本、定稿一并歸檔。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原那么上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，那么應連同專用軟件一并收集。計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程涉及的與電子文件處理有關的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應與電子文件一并收集。對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。 第十一條 機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。主辦機關和其他機關 歸檔內(nèi)容相同； 但是檔案的保管期限不同，主辦機關對檔案保

11、管期限的劃分高于其他機關。 第十二條 各機關應根據(jù)本規(guī)定，結合本機關職能和各部門工作實際，編制本機關的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。 有垂直領導關系的中央、國家機關應依據(jù)本規(guī)定，結合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。明確要求以“審批制代替“備案制。市直機關及所屬單位報市檔案局審批；區(qū)、縣(市)屬機關及所屬單位報區(qū)、縣(市)檔案局審批。各單位在報送時，要同時報送本機關“三定工作方案等職能說明材料。第十三條 在編制本機關或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應全面分析和鑒別本機關或

12、本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。 根據(jù)國家檔案局?通知?(檔發(fā)20073號)的要求，此次編制工作僅限于機關文書檔案。 編制的重點內(nèi)容是機關文件材料歸檔范圍和 文書檔案保管期限表；國家檔案局8號令的 正文內(nèi)容可以在單位檔案制度中表達。編制方法應參照單位檔案分類方案進行，按照機關機構設置情況，逐個編制。有垂直系統(tǒng)的單位，需要編制本機關和本系統(tǒng)各自的歸檔范圍和檔案保管期限表。下屬單位編制結束后，需報上級主管部門審核。第十四條 本規(guī)定適用于各級黨政機關和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。實施范圍： 全市各級黨政機關(包括人大、政協(xié)、

13、法院、檢察院等)、民主黨派、人民團體、事業(yè)單位。企業(yè)單位可參照執(zhí)行。 參照執(zhí)行的單位，不須經(jīng)同級檔案行政管理部門審批。 第十五條 本規(guī)定自公布之日起施行，1987年頒發(fā)的?國家檔案局關于機關檔案保管期限的規(guī)定?和?機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍?同時廢止。審批時間： 沈陽市市直機關于2021年6月30日前向市檔案局申報； 市及各區(qū)、縣(市)檔案局于2021年12月30日前完成對本地區(qū)各機關、事業(yè)單位的審批工作。實施時間：2021年起在全市統(tǒng)一執(zhí)行。第三局部?規(guī)定?附件：文書檔案保管期限表條文釋義 1 本級黨的代表大會、人民代表大會、政 治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大 會的文件材料 1.1

14、 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料 永久 1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡報，快報 永久 1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議效勞機構的方案、總結等文件材料 30年 1.4 討論未通過的文件 10年 2 本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料 2.1 公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人

15、員名冊 永久 2.2 討論未通過的文件 10年3 本機關黨組或實行黨委制的黨委會議和行政辦公會的紀要、會議記錄 永久 4 本機關召開工作會議、專題會議的文件材料 4.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 永久 4.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報 30年 5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料 5.1 本機關為主辦的 5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 永久 5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報 30年 5.2 本機關為協(xié)辦的 5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的

16、復制件或副本 30年 5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本 10年 6 本機關承辦國際性會議、大型展覽會、博覽會的文件材料 6.1 請示、批復、申辦和籌辦組委會主要活動安排、議程、名單、主報告原文及譯文、輔助報告原文及譯文，上級領導人賀辭、題詞、講話，會徽設計 永久 6.2 代表發(fā)言材料、交流材料、簡報、新聞報道 30年 6.3 委員會、分會會議和學術會的討論記錄，會議代表登記表、接待安排 10年 同一會議形成的文件材料為何區(qū)分不同的保管期限？主要是根據(jù)各種文件材料的價值大小確定檔案保管期限。會議形成的文件材料 有的是反映職能活動主要內(nèi)容、主要過程的； 有的是反映事

17、務性活動的，價值程度不同，所以不能在保管期限的劃分上同等對待?；趥鹘y(tǒng)手工檢索的成套歸檔整理原那么這種觀點是不對的，是一種機械的、簡單化的做法，是不符合?規(guī)定?精神的。1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大 議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結果，簡 報，快報 永久主要承辦機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果歸檔時，其檔案保管期限定為永久。協(xié)辦機關歸檔時可以定為30年。人大、政協(xié)機關對人大議案及答復、政協(xié)提案及辦理結果進行歸檔時，也應定為永久。5 機關聯(lián)合召開會議的文件材料 5.1 本機關為主辦的 5.1.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要 永久 5.1.

18、2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報 30年 5.2 本機關為協(xié)辦的 5.2.1 請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結、決議、決定、紀要的復制件或副本 30年 5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本 10年 機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文形成的文件材料，主辦機關與協(xié)辦機關在歸檔時保管期限為何不同？原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔 檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記，才具有與檔案原件同等效力。 對反映內(nèi)容相同的文件材料進行歸檔，但主辦機關對檔案保管期限的劃清楚顯高于協(xié)辦機關，主要是為了防止將來檔案重復進館。以各

19、級黨委辦公廳室、政府辦公廳室名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，如何確定主辦機關和協(xié)辦機關？ 機關聯(lián)合召開會議，一般是以“會議通知用了誰的“發(fā)文字號來區(qū)分誰是主辦機關，誰是協(xié)辦機關。 特殊的情況，要從會議內(nèi)容看是屬黨委還是政府歸口管理的職責范圍，來區(qū)分誰是主辦機關，誰是協(xié)辦機關。7 上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料 7.1 重要的 永久 7.2 一般的 30年 7.3 本地區(qū)、本機關工作匯報材料 30年 如何理解“上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的重要或一般文件材料？其判斷標準通常以上級機關領導的行政級別和檢查、視察事由的重要程度來劃分。具體情況具體分析

20、。 黨和國家領導人，以及省部級以上領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作形成的文件材料，屬“重要的； 省部級以下領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作形成的文件材料，通常要具體情況具體分析 上級機關一般工作人員到下級機關形成的文件材料，重要的可定為30年，其他的不必歸檔。8 本機關業(yè)務文件材料 8.1 本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料 永久 8.2 本機關的請示與上級機關的批復、批示 8.2.1 重要業(yè)務問題的 永久 8.2.2 一般業(yè)務問題的 30年 如何區(qū)分重要業(yè)務問題與一般業(yè)務問題？涉及法規(guī)政策性和重大業(yè)務建設內(nèi)容，屬于比較重要的問題；涉及根底性、技術性內(nèi)容

21、，屬一般業(yè)務問題。重要業(yè)務問題與一般業(yè)務問題的區(qū)分關鍵在于對業(yè)務內(nèi)容的把握。應該具體問題具體分析，不能一概而論。 8.3 同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料 8.3.1 重要業(yè)務問題的 永久 8.3.2 一般業(yè)務問題的 30年8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿 30年 8.4 本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿 30年 一般是指經(jīng)本機關領導同意后報上級機關的最后稿本。應該保管30年 。8.5 機關聯(lián)合行文的文件材料 8.5.1 本機關為主辦的 8.5.1.1 重要業(yè)務問題的永久 8.5.1.2

22、 一般業(yè)務問題的 30年 8.5.2 本機關為協(xié)辦的 8.5.2.1 重要業(yè)務問題的 30年 8.5.2.2 一般業(yè)務問題的 10年 判定“重要、“一般的標準： 1、文號標準。誰主辦，誰永久保管。 2、主辦與協(xié)辦單位保管期限不同，以防止重復進館。8.6 本機關編輯、編寫的文件材料 8.6.1 大事記、組織沿革等 永久 8.6.2 簡報、情況反映、工作信息等 10年 8.7 行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料 8.7.1 行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料 永久 8.7.2 執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等 永久 8.7.3 行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料 8.7.3.1

23、固定資產(chǎn)投資、科技方案等工程的審批核準、管理、驗收評估等文件材料 永久 8.7.3.2 不動產(chǎn)、自然資源的所有權、使用權確認的文件材料 永久 8.7.3.3 20年含以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 永久 8.7.3.4 20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料 30年 有的證件有效期僅為1年、2年、5年、10年，此時可以適當下調(diào)保管期限。如：因私出國護照有效期為10年，往返港澳的通行證有效期為5年，這些不一定保管30年。 8.7.4 行政管理工作中形成的備案文件材料 10年 8.7.5 行政處分、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦?/p>

24、形成的文件材料 8.7.5.1 重要的 永久 8.7.5.2 一般的 30年 如何區(qū)分行政處分、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻摹爸匾暮汀耙话愕奈募牧?？行政處分方面：“警告類應視為“一般的文件材料；對受到?jīng)]收非法所得、沒收非法財物，責令停產(chǎn)停業(yè)，暫扣或者撤消執(zhí)照，行政拘留處分形成的文件材料，應視為“重要的材料。行政復議方面：應遵循行政處分有關的“重要的與“一般的的區(qū)分原那么。 行政處分方面： “警告處分的，應視為“一般的；受到“警告處分以上的材料，應視為“重要的。 國家賠償方面：一般來說都屬“重要的。 8.8 方案、總結、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料 8.8.1 年度和年度以上的方案、總結

25、、統(tǒng)計材料 永久 8.8.2 年度以下的方案、總結、統(tǒng)計材料 10年年度以下方案、總結、統(tǒng)計材料在歸檔時如何把握？機關年度以下方案、總結、統(tǒng)計材料在歸檔時一般定為10年保管。 各級統(tǒng)計部門、商務部門、發(fā)改委等經(jīng)濟運行管理部門，對國家或本地區(qū)經(jīng)濟開展有重要分析價值的月度、季度、半年度統(tǒng)計材料，機關應該歸檔。其他非經(jīng)濟管理部門一般只將本機關半年度工作方案、總結、統(tǒng)計材料納入機關歸檔范圍；月度、季度工作的方案、總結、統(tǒng)計材料可不歸檔。 8.8.3 重要職能活動的總結、重要專題的調(diào)研材料 永久 8.8.4 一般活動的總結、一般問題的調(diào)研材料 10年判定“重要、“一般的標準： 根據(jù)規(guī)模、影響力、問題大小

26、等諸多因素而定 8.9 出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料 8.9.1 發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等 永久 8.9.2 出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄 30年 容易產(chǎn)生的誤區(qū)： 將文件材料按照一個一個團組分別集中歸檔，劃分為同一保管期限。其錯誤在于沒有進行價值鑒定。9 本機關機構編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料 9.1 機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡那么、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料 永久 9.2 人事工作制度、規(guī)定、方法等文件 30年 9.3 人事任免文件 永久 9.4 先

27、進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料 9.4.1 受縣級含以上表彰、獎勵的 永久 9.4.2 受縣級以下表彰、獎勵的 30年但凡縣級含以上的，應永久保管，其余的表彰材料保管30年。某一行業(yè)主管機關與同級人事行政管理部門聯(lián)合表彰的，應從長劃定保管期限。 某一機關內(nèi)部評選的，一般定為30年。 但有些情況除外，如在本系統(tǒng)評選表彰，因為具有系統(tǒng)性和綜合性，應定為永久保管。 9.5 對本機關有關人員的處分材料 9.5.1 受到警告不含以上處分的 永久 9.5.2 受到警告處分的 30年 黨紀與政紀處分： 警告以上為永久保管； 警告處分為30年保管。 通報批評等文件材料，可界定為10年。9.6 職工錄用

28、、轉正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料 永久9.7 人事考核、職稱評審工作文件材料 永久9.8 職工調(diào)開工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根 永久 9.9 職工名冊 永久 9.10 黨、團、工會工作活動中形成的文件材料 9.10.1 工作報告、總結，換屆選舉結果 永久 9.10.2 重要專項活動的報告、總結等 永久 9.10.3 黨團員、工會會員名冊，批準參加黨團、工會組織的文件材料 永久 9.10.4 情況反映、工作簡報 10年 就行政機關而言，黨、團、工會的重要專項活動規(guī)模大、影響大，是機關工作中不可或缺。如：保持先進性教育活動的材料應永久保管；捐款

29、、捐物活動材料應劃定為10年。 9.11 紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料 9.11.1 重要的 永久 9.11.2 一般的 30年9.12 保衛(wèi)部門的平安檢查、調(diào)查記錄 10年如何區(qū)分機關紀檢、監(jiān)察工作中形成的“重要的和“一般的綜合性報告、調(diào)查材料？受警告的，其相關材料屬“一般的，其檔案保管期限劃定為30年。受警告以上的，其相關材料就屬“重要的，其檔案保管期限界定為永久。如果調(diào)查結論是查無實據(jù)，形成的綜合性報告、調(diào)查材料，歸檔時其保管期限可劃定為10年。有的機關有年度紀檢、監(jiān)察工作綜合性工作報告，這類綜合性報告機關歸檔時其檔案保管期限劃定為永久，年度以下的可劃定為10年。9.13

30、本機關處理人民來信來訪的文件材料 9.13.1 有領導重要批示和處理結果的 永久 9.13.2 其他有處理結果的 30年 本機關處理人民來信來訪的文件材料，在歸檔時如何劃分檔案保管期限？如果沒有處理結果，那么暫時不能歸檔。 “有領導重要批示和處理結果的，為永久； “其他有處理結果的，為30年保管。批示類： 黨和國家領導人所作的批示作為“重要批示； 其他級別的領導批示有對解決來信來訪明確態(tài)度、方式或方法，對事態(tài)開展態(tài)勢的估計，那么是“重要批示。 10 本機關事務管理文件材料 10.1 房產(chǎn)、土地所有權和使用權的文件材料 永久 10.2 與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料 10.2

31、.1 重要的 永久 10.2.2 一般的 10年判定合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料“重要和“一般的標準，應從文件材料法律價值出發(fā)，結合事由重要程度、有效時限，或涉及資金的多少來區(qū)分。如某機關蓋辦公樓與施工方簽訂合同，合同金額較大，屬機關固定資產(chǎn)投資范疇，事由重要，這份合同就屬重要的合同，機關歸檔時應永久保管。又如機關與某苗圃單位簽訂“五一、“國慶等長假期間供花合同，金額萬元以下，這份合同就屬機關事務管理中一般合同，應劃為10年。10.3 接待工作的方案、方案 10.3.1 重要的 30年 10.3.2 一般的 10年 重要的與一般的接待工作的方案、方案，其區(qū)分關鍵在于接待對象級別。黨和國家

32、領導人到某地視察工作或進行 調(diào)研，形成的接待方案、方案應屬重要 一類，可定為30年。人大代表團組、政協(xié)委員團組對某機關進行視察、檢查，這是屬于重要的活動，可定為30年。兄弟單位對口接待應屬一般性的，其檔案的保管期限可界定為10年。10.4 機關財務預算 30年 10.5 機關物資辦公設備及用品、機動車等采購方案、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料 ，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉讓等文件材料 30年機關財務決算為何沒有表達在?文書檔案保管期限表?中？“預算、方案、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定。機關決算納入會計檔案并定為永久保管 。將決算報告及同級財政部門的批復作為文書檔案來處理，并劃定

33、為永久保管期限，這種做法也是允許的。10.6 國有資產(chǎn)管理登記、統(tǒng)計、核查清算、 交接等文件材料 10.6.1 重要的 永久 10.6.2 一般的 10年區(qū)分的原那么是國有資產(chǎn)的規(guī)模、數(shù)量及價值大小。對于房產(chǎn)、機動車等價值相對大、使用壽命周期比較長的，這類文件材料，屬于“重要的劃為永久。對于計算機、復印機等設備價值相對不高，使用壽命周期相對較短的，這類文件材料應屬“一般的，劃為10年。 10.7 職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù) 永久 10.8 職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細那么，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請 30年 11 上級機關制發(fā)的文件材料 11.1 上級機關

34、制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料 11.1.1 重要的 永久 11.1.2 一般的 10年區(qū)分的原那么，在于把握上級機關制發(fā)的、屬本機關主管業(yè)務的文件材料是否具有政策性、法規(guī)性、方針性；是否需要開展學習、宣傳、貫徹、執(zhí)行工作。 11.2 上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年11.3 上級機關制發(fā)的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料 永久 有些材料，雖然是上級機關制發(fā)的，但涉及本機關的職能、沿革等，是本機關賴以生存和開展的依據(jù)性文件，因此，應該永久保管。如果無視了，教訓很深刻。 12 同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料 10年如：涉及人

35、事、勞動等材料13 下級機關報送的文件材料 13.1 重大問題的專題報告 30年 13.2 年度和年度以上的方案、總結、 統(tǒng)計材料 10年如：各區(qū)檔案局上報市檔案局的重點檔案搶救報告，屬比較重要的專題報告，市檔案局應劃定為30年。本機關對越級上報的文件材料不進行歸檔。第 四 部 分 工作要求在編制及申報審批過程中要注意以下問題：一明確?規(guī)定?實施范圍 各級黨政機關包括人大、政協(xié)、法 院、檢察院等； 民主黨派； 人民團體； 事業(yè)單位。 二貫徹?規(guī)定?的時間安排沈陽市各級機關于2021年6月30日前將材料向同級檔案行政管理部門申報；市及各區(qū)、縣(市)檔案局于2021年12月底前完成審批工作。全市各

36、級機關從2021年開始，對2021年形成的文件材料按照新制定的文書檔案文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行整理。三編制工作要求要對本機關內(nèi)各個部門的情況進行深入調(diào)查，既要征求機關各職能部門的意見，還要考慮到將來使用者的需要。 市直機關各單位一般應按機關內(nèi)部處、室等工作部門一個一個地編制，最后形本錢機關的總表。突出“以我為主 是各級機關制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的原那么依據(jù)。四加強監(jiān)督指導全市各級檔案行政管理部門要根據(jù)?規(guī)定?要求，制定具體意見，加強對本級機關編制工作的指導和培訓，對其進行審查和審批，依法履行監(jiān)督管理職責。 各區(qū)、縣市檔案局可以根據(jù)市檔案局對市直單位的具體要求，對本地

37、區(qū)貫徹落實?規(guī)定?做出安排并將情況報告市檔案局。具體要求1、明確編制范圍 這次機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制對象僅限于機關文書檔案，其他門類檔案不在此次編制范圍之內(nèi)。2、認真貫徹落實 會后，必須將市檔案局荊紹福副局長講話交單位領導傳閱，并盡快制定切實可行的工作方案。3、填寫表格要標準 各級機關報送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時須填報?沈陽市機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審批表?。 在報送申報材料時，必須附本單位近期“三定方案復印件一份。 4、制定及申報程序成立本機關系統(tǒng)修訂文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表工作領導小組；組織各部門召開專題會議，報送本部門文件材料

38、歸檔范圍和文書檔案保管期限表；檔案部門匯總，并提出修訂意見；各部門根據(jù)修訂意見進行修改；檔案部門再次匯總；本機關領導在審批表上簽字，并蓋章；向同級檔案行政管理部門申報。5、審批程序2021年，沈陽市檔案局將成立相應的審批工作領導小組，并設立審查辦公室；審查辦負責對各機關報送的申報材料進行初審，并將意見反響給申報單位；各機關根據(jù)同級檔案行政管理部門反響意見進行修改后，再次向同級檔案行政管理部門申報；同級檔案行政管理部門審批通過后執(zhí)行。審查辦設在市檔案局檔案館室業(yè)務指導處各區(qū)、縣市檔案局也要成立相應的審批領導小組，并設立審查辦公室，積極開展相應工作。6、實施要求市檔案局將分期分批對各機關報送的文件

39、材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的審批情況予以公布；各機關應嚴格按照審批意見執(zhí)行；未經(jīng)審批公布，各機關不得實施。7、時限要求各級機關必須在規(guī)定時限內(nèi)將申報材料及“三定方案報送同級檔案行政管理部門；對于未按期報送材料的機關，市檔案局將在全市下發(fā)通報；沈陽市檔案局將加強監(jiān)督指導，開展不定期檢查，及時掌握各機關修訂工作進展情況，及時溝通交流；各區(qū)、縣市檔案局也要與市檔案局同步開展工作。8、表述應明確各機關在制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，不準使用諸如“本機關、“上級機關等模糊表述，必須使用如“遼寧省林業(yè)局、“沈陽市林業(yè)局等具體的單位名稱。謝謝大家！0akuEOY-8isCMW)7hrBL

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