國企（高速公司）檔案管理辦法模版

1、檔案管理辦法第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司檔案管理,充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)中華人民共和國檔案法、國家檔案局發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則及*公路開發(fā)總公司檔案管理辦法等有關(guān)規(guī)定，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱的檔案是公司在行使職能和從事管理等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 公司機(jī)關(guān)各部門、所屬各單位及員工應(yīng)遵守中華人民共和國檔案法及本辦法的規(guī)定，承擔(dān)收集、整理、立卷、歸檔和保護(hù)檔案的義務(wù)。第四條 檔案是公司的寶貴財(cái)富。檔案工作是公司的重要基礎(chǔ)工作之一，是反映和衡量公司整體管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志。檔案工作應(yīng)納入公司總體規(guī)劃和年度計(jì)劃，納入到公司

2、的管理制度和各級各類人員的工作職責(zé)范圍內(nèi)，并作為考核內(nèi)容之一。做到“四同步”，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收。第二章 組織領(lǐng)導(dǎo)和機(jī)構(gòu)設(shè)置第五條 遵守“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則。公司一級檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)在行政辦公室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)指導(dǎo)和檢查全公司檔案工作。公司機(jī)關(guān)各部門應(yīng)指定專（兼）職人員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的管理工作，并根據(jù)要求及時(shí)向公司檔案室移交文檔資料。各部門工作人員都有配合檔案管理人員做好自身檔案工作的義務(wù)。第六條 公司所屬各單位應(yīng)明確檔案管理工作職責(zé)，配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、保管和利用工作。同時(shí)接受上級檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。第七條 公司機(jī)關(guān)各部

3、門及所屬各單位的專（兼）職檔案管理人員是做好檔案工作的源頭。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視檔案管理工作，落實(shí)檔案管理人員責(zé)任制，做到職責(zé)到位、人員到位、資金到位、設(shè)備到位，從上到下齊抓共管，確保文檔資料齊全完整，檔案管理工作真正落實(shí)到位。第八條 檔案管理工作列入各單位績效考核范圍內(nèi)。第三章 歸 檔第九條 認(rèn)真做好收、發(fā)文的登記工作，確保明細(xì)清晰、有據(jù)可查。第十條 文件材料辦理完畢應(yīng)當(dāng)根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)規(guī)定及時(shí)整理歸入檔案盒，即隨辦隨歸，個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。第十一條 詳細(xì)檢查收集來的文件材料是否辦理完畢；頁面是否齊全完整；擬定、修改、簽批公文及書寫、所用紙張、筆墨和字跡材料是否符合歸檔要

4、求，不得使用鉛筆、圓珠筆。第十二條 對于個(gè)人在從事公司工作的職責(zé)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體的資料，必須按照規(guī)定向本單位檔案管理部門移交，任何個(gè)人不能據(jù)為己有。第十三條 依據(jù)國家檔案局歸檔文件整理規(guī)則和公司各項(xiàng)工作實(shí)際情況，制定公司歸檔范圍（詳見附件1）并將其分類為：文書檔案：行政、黨務(wù)、紀(jì)檢、工會(huì)、團(tuán)委、經(jīng)營專業(yè)檔案：財(cái)務(wù)、人事勞資、聲像科技檔案：基建、工程、信息化、科研其它檔案：出版物、實(shí)物第十四條 公司檔案管理人員應(yīng)做好機(jī)關(guān)各部門立卷歸檔的督促、檢查、指導(dǎo)、組織工作。第四章 建 檔第十五條 檔案管理人員應(yīng)依照省檔案局檔案管理有關(guān)規(guī)定，將本單位檔案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝

5、盒，詳見文檔資料建檔規(guī)范（附件2）。第五章 檔案的移交第十六條 公司機(jī)關(guān)各部門應(yīng)在第二年一月底之前向檔案管理部門移交文檔資料，并符合以下要求：（一） 根據(jù)文件資料歸檔范圍及其保管期限，收集整理本部門的文件資料，確保齊全、完整；（二）歸檔的文件材料應(yīng)保持它們之間的歷史聯(lián)系，科學(xué)分類，認(rèn)真整理并建立歸檔文件目錄（詳見附件3）；（三）嚴(yán)格履行移交手續(xù)，認(rèn)真填寫文件資料移交清單（詳見附件4）。第十七條 公司開展專項(xiàng)、階段性工作形成的文檔資料由主管牽頭部門或單位負(fù)責(zé)整理完畢后，按照有關(guān)規(guī)定移交給公司檔案管理部門。第十八條 工程養(yǎng)護(hù)、人事勞資、紀(jì)檢監(jiān)察專業(yè)文檔資料歸部門管理，檔案目錄報(bào)公司檔案室備案。第十

6、九條 單位撤銷必須指定專人將本單位的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，按照有關(guān)規(guī)定向公司檔案管理部門移交。第二十條 在工作活動(dòng)中產(chǎn)生的文檔資料由本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)管理。第二十一條 檔案管理人員移交檔案時(shí)，應(yīng)指定熟悉的第三者在場監(jiān)交，重要文檔的移交須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，以確保檔案移交手續(xù)真實(shí)可靠。 第二十二條 公司機(jī)關(guān)各部門及所屬各單位檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須在辦完檔案移交手續(xù)后，方能離開崗位。第六章 檔案的鑒定和銷毀第二十三條 檔案鑒定工作在分管領(lǐng)導(dǎo)的組織下，由業(yè)務(wù)部門、保密委員會(huì)、檔案管理部門及有關(guān)人員組成鑒定小組，提出銷毀無保存價(jià)值檔案的意見，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后銷毀（詳見附件

7、5）。第二十四條 銷毀檔案，應(yīng)登記造冊，履行批準(zhǔn)手續(xù)，鑒定小組指定兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷。監(jiān)銷人、批準(zhǔn)人、鑒定小組成員都要在銷毀檔案清單上簽字。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得銷毀檔案。第二十五條 銷毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，防止失、泄密事件發(fā)生。第七章 檔案的借閱、利用第二十六條 公司內(nèi)部人員借閱檔案，須填寫借閱檔案登記簿，如涉及密級檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借閱（詳見附件7）。第二十七條 檔案一般僅供在檔案室借閱。第二十八條 借閱期限不得超過一周，密級文檔資料借閱期限為2天，到期歸還，否則須辦理續(xù)借手續(xù)。第二十九條 借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得遺失、轉(zhuǎn)借、拆卷、調(diào)換、污損、翻印、摘錄、圈點(diǎn)、

8、劃線、刪改。第三十條 借閱人如丟失文件資料，應(yīng)立即向檔案管理部門寫出書面報(bào)告，說明丟失原因，檔案管理部門將視情節(jié)輕重，妥善處理。第三十一條 外單位人員借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可借閱，且不得擅自將檔案帶離檔案室或復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容。第三十二條 公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，如涉及密級檔案，還須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可復(fù)?。ㄔ斠姼郊?）。公司內(nèi)部檔案利用方式有：（一） 提供檔案原件。（二） 提供檔案復(fù)印件。（三） 提供檔案索引資料。第八章 檔案的安全保管第三十三條 檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)保密觀念，嚴(yán)格遵守保密制度。第三

9、十四條 檔案管理人員不得將公司檔案室內(nèi)的檔案內(nèi)容、數(shù)量、存放地點(diǎn)等情況向無關(guān)人員透露，不得在公共場所議論公司保密事項(xiàng)，防止失、泄密事件發(fā)生。第三十五條 檔案室在非工作時(shí)間必須嚴(yán)密關(guān)鎖，鑰匙由專人保管，不得轉(zhuǎn)借他人使用。檔案庫房要達(dá)到三鐵：即鐵門、鐵窗、鐵柜。第三十六條 檔案室應(yīng)做到“防潮、防霉、防盜、防火、防曬、防蛀、防鼠、防塵”。檔案人員應(yīng)鉆研檔案保護(hù)技術(shù)，掌握變化規(guī)律，改善保管條件，提高管理水平。第三十七條 檔案管理人員應(yīng)定期檢查檔案保管情況，詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保防盜、防火、防潮等設(shè)施性能良好。 第九章 檔案的統(tǒng)計(jì)第三十八條 檔案管理人員應(yīng)定期對公司檔案情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，

10、確保各類檔案齊全完整。第三十九條 依據(jù)總公司檔案室有關(guān)規(guī)定，制定檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表（詳見附件9）。第四十條 所屬各單位于第二年二月上旬之前將本單位檔案統(tǒng)計(jì)情況表報(bào)公司檔案管理部門，公司檔案部門統(tǒng)計(jì)匯總后報(bào)總公司檔案管理部門。第十章 責(zé)任追究第四十一條 凡檔案管理人員因違反檔案保密制度，發(fā)生失、泄密事件，給公司造成損失的，對檔案管理人員給予行政處分；造成嚴(yán)重?fù)p失或負(fù)面影響的，將對其追究法律責(zé)任。第四十二條 借閱檔案人員因個(gè)人原因造成檔案遺失、案卷受損、私自涂改等現(xiàn)象，情節(jié)輕微者，將依據(jù)公司考核管理辦法予以處理；造成嚴(yán)重后果的，對直接責(zé)任人予以行政處分。第四十三條 檔案管理人員調(diào)離崗位前，未按

11、規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)的，人事部門不得辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)；對擅自帶離公司重要檔案資料者，將予以行政處分。第四十四條 機(jī)關(guān)各部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員未及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定收集、整理本部門文檔資料，造成檔案遺失或移交手續(xù)不全等現(xiàn)象，將視情節(jié)輕重，依據(jù)其部門考核細(xì)則給予相應(yīng)扣分。第十一章 附 則第四十五條 本辦法由公司行政辦公室負(fù)責(zé)解釋。附件 1：文件資料歸檔范圍及其保管期限 2：文檔資料建檔規(guī)范 3：歸檔文件目錄 4：文件資料移交清單 5：文件資料銷毀審批表6:文件資料銷毀清單 7：借閱檔案登記表 8：復(fù)印檔案審批表 9：年度檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)表 10：備考表附件1：文件資料歸檔范圍及其保管期限為了進(jìn)一步規(guī)范

12、景鷹公司檔案管理，確保歸檔文件資料既能反映和維護(hù)景鷹公司的主要職能活動(dòng)的歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合景鷹公司實(shí)際情況，特制定文件資料的歸檔范圍及其保管期限。序號歸檔范圍保管期限永久長期短期上級機(jī)關(guān)文件材料1上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的文件材料直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的，屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的，及非直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的針對本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的重要文件材料直屬上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的，屬本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的一般的普發(fā)性文件材料其它需要執(zhí)行的文件材料（包括報(bào)紙、刊物）2上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的重要指示、題詞、講話、聲像等重要文件材料公司機(jī)關(guān)的文件材料1公司黨代會(huì)、職代會(huì)、工

13、會(huì)、共青團(tuán)代表會(huì)會(huì)議的文件材料通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)人講話、大會(huì)發(fā)言、提案、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀(jì)要、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡報(bào)、重要的照片、錄音（像）帶等文件材料序號歸檔范圍保管期限永久長期短期賀信、賀電、討論未通過的文件小組會(huì)議記錄、參考文件、總結(jié)等文件材料決議、決定、記錄、領(lǐng)導(dǎo)人講話、討論通過的文件材料2本公司黨委、行政辦公會(huì)會(huì)議文件材料通知、名單、日程、報(bào)告、講話、決議、決定、紀(jì)要、重要的聲像材料典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)小組會(huì)議記錄、參考材料3一般專業(yè)會(huì)議文件材料紀(jì)要、通知、總結(jié)、講話、報(bào)告、重要的聲像材料典型材料、代表發(fā)言、簡報(bào)4公司制發(fā)的文件材料（包括正式文件的簽發(fā)稿、

14、印制稿、重要文件的修改稿）方針、政策法規(guī)性的，重要業(yè)務(wù)問題的一般業(yè)務(wù)問題的事務(wù)性有參考價(jià)值的5公司的請示與上級單位的批復(fù)，下級單位的請示、報(bào)告與公司的批復(fù)、批示方針政策性的重要問題的一般事務(wù)性問題的6公司黨總支、紀(jì)委、團(tuán)總支、工會(huì)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件材料7公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料序號歸檔范圍保管期限永久長期短期8反映本機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料9公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電報(bào)、電話記錄10公司會(huì)計(jì)檔案11人事、勞資檔案12公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制的文件材料13干部任免的文件材料14公司職工調(diào)動(dòng)

15、工作的行政、黨團(tuán)組織關(guān)系的介紹信及存根15公司開展“績效考核”工作所產(chǎn)生相關(guān)文件資料16公司中黨、團(tuán)、工會(huì)的基層組織形成的工作報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議文件和團(tuán)員名冊等文件材料17公司勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者等的文件材料18公司對有關(guān)人員的處分材料影響大、問題嚴(yán)重的一般的19本單位制訂的工作條例、章程、制度等文件材料20單位的大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)事件的簡報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌，以及有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料21公司及公司批準(zhǔn)的有關(guān)區(qū)域變化、地界、征用土地以及基本建設(shè)施工、竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、生產(chǎn)、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料22公

16、司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證23公司編輯的并反映主要職能活動(dòng)的出版物定稿和樣本序號歸檔范圍保管期限永久長期短期24公司與其它單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議書等文件材料有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的25公司關(guān)于出國考察、友好往來、參加會(huì)議等外事活動(dòng)形成的文件材料重大活動(dòng)的主要文件一般活動(dòng)的審批手續(xù)、考察報(bào)告26公司處理群眾來信來訪的文件材料27公司開展ISO-9001質(zhì)量體系認(rèn)證活動(dòng)所產(chǎn)生的相關(guān)質(zhì)量管理方面的文件資料同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料1同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件2有關(guān)業(yè)務(wù)單位對本單位工作檢查形成的重要文件3同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本機(jī)關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件

17、4招商引資資料及與各合作公司來往的重要文件資料5公司在相關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中產(chǎn)生的法律文書等材料所屬單位的文件材料1下級單位報(bào)送的重要工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件年度和年度以上的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重大問題的專題報(bào)告年度以下的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表，一般專題的報(bào)告和備案的2直屬單位報(bào)送的重要科技文件材料附件2：文件資料建檔規(guī)范為了加強(qiáng)景鷹公司檔案管理，規(guī)范文件資料建檔工作，現(xiàn)根據(jù)中華人民共和國檔案法等有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)范。一、歸檔文件質(zhì)量要求遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體要求如下：1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的

18、頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示和批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別訂在一起。3、同一年度的文件材料一般放在一起。但跨年度的請示與批復(fù)，放在“復(fù)”文年歸檔；沒有復(fù)文的，放在“請示”年歸檔；跨年度的工作總結(jié)放在工作結(jié)束年歸檔；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年歸檔。4、歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。5、歸檔文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫件號，應(yīng)在每份文件材料的右上方加蓋歸檔章。6、按有關(guān)規(guī)定填寫歸檔文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；

19、會(huì)議記錄應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容，字跡要工整。7、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。8、有關(guān)歸檔文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表（詳見附件10）內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將歸檔人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。9、接收時(shí)間，文書檔案在次年二月底以前接收完畢，其他門類和載體的檔案的接收，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、整理方法1、裝訂歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。2、分類景鷹公司檔案分為：文書檔案：行政、黨務(wù)、紀(jì)檢、工會(huì)、共青團(tuán)、經(jīng)

20、營專業(yè)檔案：財(cái)務(wù)、人事勞資、聲像科技檔案：基建、工程、信息化、科研其它檔案：出版物、實(shí)物景鷹公司檔案按“年度組織機(jī)構(gòu)（問題）保存期限”分類。所屬單位應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際科學(xué)分類文檔資料。3、排列歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件資料可集中排列。4、編號歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。樣式：（全宗號）（年度）（室編件號）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）全宗號：由檔案管理部門填制。館編件號：由檔案管理部門填制。年度：文件形成的年度，如1978。保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱

21、（永、長、短）。件號：文件的排列順序號。按文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。5、編目歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。件號：填寫室編件號。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號：文件的發(fā)文字號。題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號。日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。備注：注釋文件需說明的情況。6、裝盒將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊。（1）檔案盒外