會計信息化實用教程(用友T3會計信息化專版)-第三章-基礎設置

1、會計信息化實用教程第3章 基礎設置目錄錄3.1基基礎礎檔案整整理3.2基基礎礎檔案錄錄入3.1基基礎礎檔案整整理檔案分類檔案目錄檔案用途前提條件機構設置部門檔案設置與企業(yè)財務核算和管理有關的部門先設置部門編碼方案職員檔案設置企業(yè)的各個職能部門中需要對其核算和業(yè)務管理的職工信息先設置部門檔案，才能在其下增加職員往來單位客戶分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對客戶分類，然后確定編碼方案客戶檔案便于進行客戶管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立客戶分類檔案供應商分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對供應商分類，然后確定編碼方案供應商檔案便于進行供應商管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的錄入、統(tǒng)計、分析先建立供應商分類檔案

2、地區(qū)分類針對客戶/供應商所屬地區(qū)進行分類，便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析3.1基基礎礎檔案整整理存貨存貨分類便于進行業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析先對存貨分類，然后確定編碼方案存貨檔案便于存貨核算、統(tǒng)計、分析和實物管理先確定對存貨分類、確定編碼方案財務會計科目設置企業(yè)核算的科目目錄先設置科目編碼方案及外幣憑證類別設置企業(yè)核算的憑證類型外幣設置企業(yè)用到的外幣種類及匯率項目目錄設置企業(yè)需要對其進行核算和管理的對象、目錄可將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量直接作為核算的項目目錄收付結算結算方式設置資金收付業(yè)務中用到的結算方式付款條件設置企業(yè)與往來單位協(xié)議規(guī)定的收、付款折扣優(yōu)惠方法開戶銀行設置企業(yè)在收付結算中對應的開戶銀

3、行信息3.1基基礎礎檔案整整理案分類案目錄檔案用途前提條件業(yè)務倉庫檔案設置企業(yè)存放存貨的倉庫信息收發(fā)類別設置企業(yè)的入庫、出庫類型采購類型設置企業(yè)在采購存貨時的各項業(yè)務類型先設置好收發(fā)類別為收的收發(fā)類別銷售類型設置企業(yè)在銷售存貨時的各項業(yè)務類型先設置好收發(fā)類別為發(fā)的收發(fā)類別產(chǎn)品結構用于設置企業(yè)各種產(chǎn)品的組成內容，以利于配比出庫、成本計算先設置存貨、倉庫檔案3.2基基礎礎檔案錄錄入3.2.1機機構設設置3.2.2往往來單單位3.2.3財財務3.2.4收收付結結算3.2.1機機構設設置1部門門檔案這里的部部門是指指與企業(yè)業(yè)財務核核算或業(yè)業(yè)務管理理相關的的職能單單位，不不一定與與企業(yè)設設置的現(xiàn)現(xiàn)有部門

4、門一一對對應。設設置部門門檔案的的目的在在于按部部門進行行數(shù)據(jù)匯匯總和分分析。2職員員檔案職員檔案案的作用用是設置置企業(yè)的的各個職職能部門門中需要要對其核核算和業(yè)業(yè)務管理理的職工工信息，以便按按職員進進行記錄錄、查詢詢和統(tǒng)計計。3.2.2往往來單單位1客戶戶分類當企業(yè)的的往來客客戶較多多時，可可以按照照某種分分類標準準對客戶戶進行分分類管理理，以便便分類匯匯總統(tǒng)計計。對客客戶進行行分類，既可以以根據(jù)合合作時間間將客戶戶分為長長期客戶戶、中期期客戶和和短期客客戶，也也可以按按信用等等級分類類，還可可以按客客戶所屬屬行業(yè)分分類。2客戶戶檔案客戶是企企業(yè)的重重要資源源。手工工方式下下，客戶戶詳細信信

5、息掌握握在相應應的業(yè)務務員手中中，一旦旦業(yè)務員員工作變變動，就就會遺失失大量客客戶信息息，給企企業(yè)帶來來損失。建立計計算機管管理系統(tǒng)統(tǒng)時，需需要全面面整理客客戶資料料并錄入入系統(tǒng)，以便有有效地管管理客戶戶、服務務客戶。3.2.2往往來單單位3供應應商分類類當企業(yè)的的往來供供應商較較多時，可以按按照某種種分類標標準對供供應商進進行分類類管理，以便分分類匯總總統(tǒng)計。對供應應商可以以根據(jù)地地區(qū)、行行業(yè)、供供料性質質等進行行分類。4供應應商檔案案供應商檔檔案與客客戶檔案案極為相相似。供供應商檔檔案中也也包含了了與業(yè)務務處理環(huán)環(huán)節(jié)相關關的大量量信息，分為“基本”、“聯(lián)聯(lián)系”、“信用用”、“其他”四個標標

6、簽存放放。供應商檔檔案必須須建立在在最末級級供應商商分類之之下。5地區(qū)區(qū)分類如果需要要對客戶戶或供應應商按地地區(qū)進行行統(tǒng)計，就應該該建立地地區(qū)分類類體系。3.2.3財財務1會計計科目2憑證證類別3外幣幣種類4項目目目錄1會計計科目（1）設設置會計計科目的的原則會計科目目的設置置必須滿滿足會計計報表編編制的要要求，凡凡是報表表所用數(shù)數(shù)據(jù)需從從系統(tǒng)提提取的，必須設設立相應應科目。會計科目目要保持持相對穩(wěn)穩(wěn)定。設置會計計科目要要考慮各各子系統(tǒng)統(tǒng)的銜接接。在總總賬系統(tǒng)統(tǒng)中，只只有末級級會計科科目才允允許有發(fā)發(fā)生額，才能接接收各個個子系統(tǒng)統(tǒng)轉入的的數(shù)據(jù)，因此，要將各各個子系系統(tǒng)中的的核算科科目設置置為末

7、級級科目。1會計計科目（2）增加會會計科目目 科目目編碼科目編碼碼就是按按科目編編碼方案案對每一一科目進進行編碼碼定義。對科目目進行編編碼便于于反映上上下級會會計科目目間的邏邏輯關系系；便于于計算機機識別和和處理；將會計計科目編編碼作為為數(shù)據(jù)處處理的關關鍵字，便于檢檢索、分分類及匯匯總；減減少輸入入工作量量，提高高輸入速速度；促促進會計計核算的的規(guī)范化化和標準準化。設置會計計科目編編碼時應應注意：一級會會計科目目編碼要要符合會會計制度度的統(tǒng)一一要求，明細科科目編碼碼要滿足足建賬時時設定的的編碼規(guī)規(guī)則。1會計計科目 科目目名稱科目名稱稱分為科科目中文文名稱和和科目英英文名稱稱，兩者者不能同同時為

8、空空?？颇磕繚h字名名稱是證證、賬、表上顯顯示和打打印的標標志，必必須意義義明確、用語規(guī)規(guī)范、盡盡量避免免重名。 科目目類型科目類型型是按會會計科目目性質對對會計科科目進行行劃分。按照會會計制度度規(guī)定,科目類型型分為五五大類，即資產(chǎn)產(chǎn)、負債債、所有有者權益益、成本本、損益益五類。由于一一級科目目編碼的的首位數(shù)數(shù)字與科科目類型型有直接接的對應應關系，即科目目大類代代碼“1=資產(chǎn)類”、“2=負債負債債”、“3=共同類”、“4=所有者權權益類”、“5=成本類”、“6=損益類”，因此此，系統(tǒng)統(tǒng)可以根根據(jù)科目目編碼自自動識別別科目類類型。1會計計科目 賬頁頁格式賬頁格式式規(guī)定了了查詢和和打印時時該科目目的

9、會計計賬頁形形式。賬賬頁格式式一般分分為金額額式、外外幣金額額式、數(shù)數(shù)量金額額式、數(shù)數(shù)量外幣幣式幾類類。一般般情況下下，有外外幣核算算的科目目可設為為外幣金金額式，有數(shù)量量核算的的科目可可設為數(shù)數(shù)量金額額式，既既有外幣幣又有數(shù)數(shù)量核算算的科目目可設為為外幣數(shù)數(shù)量式，既無外外幣又無無數(shù)量核核算的科科目可設設為金額額式。 外幣幣核算該科目是是否核算算外幣。如果是是外幣，則需要要選擇外外幣種類類。一個個科目只只能核算算一種外外幣。 數(shù)量量核算用于設定定該科目目是否有有數(shù)量核核算，以以及數(shù)量量計量單單位。計計量單位位可以是是任何漢漢字或字字符，例例如千克克、件、噸等1會計計科目 匯總總打印在同一張張憑

10、證中中，當某某科目或或有同一一上級科科目的末末級科目目需要有有多筆同同方向的的分錄時時，如果果希望將將這些筆筆分錄按按科目匯匯總成一一筆打印印，則需需要將該該科目設設置為“匯總打打印”，匯總的的科目設設置成該該科目的的本身或或其上級級科目。 封存存被封存的的科目在在制單時時不可以以使用。 科目目性質增加登記記在借方方的科目目，科目目性質為為借方；增加登登記在貸貸方的科科目，科科目性質質為貸方方。用戶戶只能在在一級科科目設置置科目性性質，下下級科目目的科目目性質與與其一級級科目相相同，已已有數(shù)據(jù)據(jù)的科目目不能再再修改科科目性質質。1會計計科目輔助核算算輔助核算算也叫輔輔助賬類類，用于于說明本本科

11、目是是否有其其它核算算要求。系統(tǒng)除除完成一一般的總總賬、明明細賬核核算外，還提供供以下幾幾種專項項核算功功能：部門核算算、個人人往來核核算、客客戶往來來核算、供應商商往來核核算、項項目核算算。一般地，收入或或費用類類科目可可設置部部門輔助助核算。日常運運營中，當收入入或費用用發(fā)生時時，系統(tǒng)統(tǒng)要求實實時確認認收入或或費用的的部門歸歸屬，記記賬時同同時登記記總賬、明細賬賬和部門門輔助賬賬；與客客戶的往往來科目目如應收收賬款、應收票票據(jù)、預預收賬款款可設成成客戶往往來核算算；應付付賬款、應付票票據(jù)、預預付賬款款可設成成供應商商往來核核算；在在建工程程及收入入成本類類科目可可設成項項目核算算，用于于按

12、項目目歸集收收入或費費用。輔助賬類類必須設設在末級級科目上上，但為為了查詢詢或出賬賬方便，有些科科目也可可以在末末級科目目和上級級科目同同時設輔輔助賬類類。1會計計科目日記賬手工核算算下，只只對現(xiàn)金金和銀行行科目記記日記賬賬。而在在計算機機環(huán)境下下，突破破了記賬賬速度這這個瓶頸頸，企業(yè)業(yè)可以根根據(jù)管理理需要設設置對任任意科目目記日記記賬。銀行賬對銀行科科目需要要設置銀銀行賬。1會計計科目輔助核算算輔助核算算也叫輔輔助賬類類，用于于說明本本科目是是否有其其它核算算要求。系統(tǒng)除除完成一一般的總總賬、明明細賬核核算外，還提供供以下幾幾種專項項核算功功能：部門核算算、個人人往來核核算、客客戶往來來核算

13、、供應商商往來核核算、項項目核算算。一般地，收入或或費用類類科目可可設置部部門輔助助核算。日常運運營中，當收入入或費用用發(fā)生時時，系統(tǒng)統(tǒng)要求實實時確認認收入或或費用的的部門歸歸屬，記記賬時同同時登記記總賬、明細賬賬和部門門輔助賬賬；與客客戶的往往來科目目如應收收賬款、應收票票據(jù)、預預收賬款款可設成成客戶往往來核算算；應付付賬款、應付票票據(jù)、預預付賬款款可設成成供應商商往來核核算；在在建工程程及收入入成本類類科目可可設成項項目核算算，用于于按項目目歸集收收入或費費用。輔助賬類類必須設設在末級級科目上上，但為為了查詢詢或出賬賬方便，有些科科目也可可以在末末級科目目和上級級科目同同時設輔輔助賬類類。

14、1會計計科目1會計計科目（3）修改和和刪除會會計科目目如果需要要對已建建立會計計科目的的某些屬屬性，例例如賬頁頁格式、輔助核核算、匯匯總打印印、封存存標識等等進行修修改，可可以通過過系統(tǒng)提提供的“修改”功能來來完成。如果會計計科目未未經(jīng)使用用，也可可通過“刪除”功能來來刪除。刪除會會計科目目時應遵遵循“自自下而上上”的原原則。1會計計科目（4）指指定會計計科目指定會計計科目是是指定出出納的專專管科目目，一般般指現(xiàn)金金科目和和銀行存存款科目目。指定定科目后后，才能能執(zhí)行出出納簽字字，從而而實現(xiàn)現(xiàn)現(xiàn)金、銀銀行管理理的保密密性，才才能查看看現(xiàn)金、銀行存存款日記記賬。1會計計科目2憑證證類別系統(tǒng)提供供

15、五種常常用分類類方式供供用戶選選擇：（1）記記賬憑證證；（2）收款款憑證、付款憑憑證、轉轉賬憑證證；（3）現(xiàn)金金憑證、銀行憑憑證、轉轉賬憑證證；（4）現(xiàn)金金收款憑憑證、現(xiàn)現(xiàn)金付款款憑證、銀行收收款憑證證、銀行行付款憑憑證、轉轉賬憑證證；（5）自定定義憑證證類別。憑憑證分分類不影影響記賬賬的結果果，一般般而言，可分為為收款憑憑證、付付款憑證證和轉賬賬憑證。業(yè)務量量較少的的單位可可不分類類，即只只設置“記賬憑憑證”一一種類別別。2憑證證類別某些類別別的憑證證在制單單時對科科目有一一定限制制，本系系統(tǒng)提供供五種限限制類型型：（1）借方方必有。制單時時，此類類憑證的的借方限限制科目目至少有有一個發(fā)發(fā)生

16、額。（2）貸方必必有。制制單時，此類憑憑證的貸貸方限制制科目至至少有一一個發(fā)生生額。（3）憑憑證必有有。制單單時，此此類憑證證無論借借方限制制科目還還是貸方方限制科科目，至至少一方方有發(fā)生生額。（4）憑憑證必無無。制單單時，此此類憑證證無論借借方限制制科目還還是貸方方限制科科目均無無發(fā)生額額。（5）無限限制。制制單時，此類憑憑證可使使用所有有合法的的科目。2憑證證類別3外幣幣種類外幣設置置時需要要定義以以下項目目：（1）幣幣符及幣幣名：即即定義外外幣的表表示符號號及其中中文名稱稱。（2）匯匯率小數(shù)數(shù)位：定定義外幣幣的匯率率小數(shù)位位數(shù)。（3）折折算方式式：分為為直接匯匯率與間間接匯率率兩種。直接

17、匯匯率即“外幣匯率=本位幣幣”，間間接匯率率即“外外幣匯匯率=本本位幣”。（4）外外幣最大大誤差：在記賬賬時，如如果外幣幣（或或）匯匯率-本本位幣外幣最最大誤差差，則系系統(tǒng)給予予提示，系統(tǒng)默默認最大大折算誤誤差為0.00001，即即不相等等時就提提示。（5）固固定匯率率與浮動動匯率：對于使使用固定定匯率（即使用用月初或或年初匯匯率）作作為記賬賬匯率的的用戶，在填制制每月的的憑證前前，應預預先在此此錄入該該月的記記賬匯率率，否則則在填制制該月外外幣憑證證時，將將會出現(xiàn)現(xiàn)匯率為為零的錯錯誤。對對于使用用變動匯匯率（即即使用當當日匯率率）作為為記賬匯匯率的用用戶，在在填制憑憑證的當當天，應應預先在在

18、此錄入入該天的的記賬匯匯率。3外幣幣種類4項目目目錄（1）定定義項目目大類。定義項項目大類類包括指指定項目目大類名名稱、定定義項目目級次和和定義項項目欄目目三項工工作。項項目級次次是確定定該項目目大類下下所管理理的項目目的級次次及每級級的位數(shù)數(shù)。項目目欄目是是針對項項目屬性性的記錄錄。例如如定義項項目大類類“工程程”，工工程下又又分了一一級，設設置1位位數(shù)字即即可，工工程要記記錄的必必要內容容如“工工程號”、“工工程名稱稱”、“負責人人”、“開工日日期”、“完工工日期”等可作作為項目目欄目。（2）指指定核算算科目。指定設設置了項項目輔助助核算的的科目具具體要核核算哪一一個項目目，建立立項目與與核算科科目之間間的對應應關