售后維修配件賬務處理流程

1、配件三級帳會計主要工作職責:根據采購部每天采購配件情況，即時檢查核對發(fā)票清單或是到貨清單與保管入庫明細單核對；即保管錄入的外購入庫單與發(fā)票清單或是到貨清單 核對。根據采購部每天銷售結算單或按不同出庫業(yè)務類型及時與保管出庫單進行核對；即保管所錄入的銷售出庫單與相對應的配件結算單或發(fā)票 按結算某個人或某單位下推銷售發(fā)票（含普通、專用發(fā)票）并審核鉤稽。每期要正確核算成本。每月末要按時配合業(yè)務部門進行盤點工作主要負責核實倉庫盤點作業(yè)數據，以反饋其正確性及真實性。向主管會計報送相關報表及原始出入庫單據。月末與主管會計核對賬。配件三級帳會計主要工作具體內容及要求：配件采購業(yè)務處理：三級帳會計主要是對配件部

2、采購配件進行入庫核對，檢查供貨單位所開 的發(fā)票清單與保管驗收入庫外購入庫單進行核對，如存在差異向保管 問明情況后才能做相應的賬務處理；同時對沒有到采購發(fā)票的配件做暫估處 理。要求：對當期所到的采購發(fā)票在軟件中正確錄入并核算后檢查成本是否 正確入庫。在給供貨方打款時必須有配件部填寫的資金申請單并有申請人、 主管部門負責人、經理有效的簽字手續(xù)才能支付款項，否則不許支付。同時會 計人員要向主管請示并要求主管會計、財務經辦簽字確認。采購業(yè)務見下圖：采購流程要求:業(yè)務部門：配件部在申請資金或打預付款時，必須有申請人、部門主管、經理、主 管會計審批同意后能才打款，此單據要與銀行單據符在一起記賬。保管確認入

3、庫后要打印入庫單并簽字，此單據要與結算發(fā)票清單相 核對。會計：會計將保管確認的入庫單與發(fā)票清單進行比對時，可能會出現入 庫單大于發(fā)票清單表示還有一部分發(fā)票沒有開或是沒有收到，沒有到發(fā)票 的部分視同暫估；入庫單小于發(fā)票清單表示供貨單位多開發(fā)票或是實物還 沒有收到，多到發(fā)票部分視同發(fā)票到貨物沒有到并記在途物資；存在 差異時財務人員必須結合業(yè)務人員寫明采購情況分析將上述是哪種類型， 同時將此情況說明交于主管會計。關于對購貨單位的預付在存多付款余額時，如果一個季度內沒有任何業(yè)務 發(fā)生的單位必須清戶收回余額。會計在財務軟件里檢查保管所錄入的紅字外購入庫單據與之相對應的藍單 據的單位成本是合計是否為0，并

4、還要求查看藍字單據是否下推發(fā)票；如果 有退回業(yè)務中有發(fā)票業(yè)務的要求業(yè)務人員書面說明情況由三級帳會計將其他 所需資料上報主管會計。2、配件出庫業(yè)務處理：配件三級帳會計在處理銷售出時要求如下：每天將保管打印的出庫單類型要分類保存主要為：對外直接銷售出 庫、客戶維修出庫、外修搶險出庫、索賠出庫、贈品出庫、內部領 用出庫；對配件銷售收入憑證即客戶結算單、維修發(fā)票或收款收 據檢查收款員是否簽字并加蓋財務收款專用章；將結算單據與之相對應出庫單符在一起，并在財務軟件中已銷售出 庫并結算的客戶下推發(fā)票。如果結算客戶沒有開銷售發(fā)票只有收款人、客戶簽字并蓋財務章的結 算單或是收款收據的，也要求在財務中下推銷售發(fā)票

5、并且是姻發(fā) 票 Mo對外直接銷售出庫即客戶本人或是采購單位到本公司購所需配件，客戶不提供維 修車輛，最后結算只有配件款。收款員要求：收款員在收款時要按照業(yè)務所開具的配件銷售結算單收款，同時詢問是否 開具發(fā)票，如果開具發(fā)票將配件銷售結算單客戶聯注明發(fā)票已開字樣， 收款后要在配件銷售結算單、保管聯簽字并加蓋財務收款專用章，在發(fā)票 上加蓋發(fā)票專用章；核對正確后將發(fā)票、配件銷售結算單保管聯交給客戶； 否則配件銷售結算單客戶聯、保管聯簽字加蓋收款專用章交給客戶，并提 示客戶兩月內可持配件銷售結算單開具發(fā)票，過期將不允開具發(fā)票（客戶 要以配件銷售結算單金額開具發(fā)票同時在此單據上注明發(fā)票已開字樣）。 如果客

6、戶將配件銷售結算單丟失必須要求客戶寫出證明同時還將配件銷 售結算單財務聯進行核實正確后，才允許開具發(fā)票。會計要求：配件三級帳會計每天要認真核對保管打印的發(fā)貨單清單，同時要與收 款員所收到的配件銷售結算單明細進行核對，核對正確簽字，如有差異向配 件部或是收款員了解原因并要求配件部或是收款員寫明情況必要時也由經理簽字 確認。配件三級帳會計要對發(fā)貨清單與財務中的銷售出庫單進行核實， 對沒有任何錯誤的單據依據配件銷售結算單、發(fā)票下推發(fā)票并鉤稽。如 果開具的是配件銷售結算單、普通發(fā)票要求在軟件中下推普通發(fā)票，如 是增值發(fā)票的要錄入是專用發(fā)票?？蛻艟S修出庫即客戶將要維修的車放在本公司維修部門將其車輛維修好

7、，最后向 客戶結算的有配件款與工時費。收款員要求：收款員在收款時要按照業(yè)務所開具的維修結算單收款，同時詢問是否 開具發(fā)票，如果開具發(fā)票將維修結算單客戶聯注明發(fā)票已開字樣，收 款后要在維修結算單、保管聯簽字并加蓋財務收款專用章，在發(fā)票上加蓋 發(fā)票專用章；核對正確后將發(fā)票、維修結算單保管聯交給客戶；否則維 修結算單客戶聯、保管聯簽字加蓋收款專用章交給客戶，并提示客戶兩月內 可持維修結算單開具發(fā)票，過期將不允開具發(fā)票（客戶要以維修結算單 金額開具發(fā)票同時在此單據上注明發(fā)票已開字樣）。如果客戶將維修結 算單丟失必須要求客戶寫出證明同時還將維修結算單財務聯進行核實正 確后，才允許開具發(fā)票，后最后給客戶開

8、具出門證。會計要求：配件三級帳會計每天要認真核對維修結算單、發(fā)票簽字是否正確有效， 并即時與財務中相對應銷售出庫單進行核對，如有差異向配件部或是收 款員了解原因并要求配件部或是收款員寫明情況必要時也由經理簽字確認。 核對正確后在軟件中下普通發(fā)票，在下推發(fā)票時，只是配件款不含工時費。外修搶險出庫即客戶通過電話與公司維修部聯系請求援助，維修人員在現場維修 完后客戶當場結算，不再到公司去結算。收款員要求：收款員在收款時要按照業(yè)務所開具的維修結算單同時要符配件清單 核實后收款。會計要求：配件三級帳會計要認真核對此種業(yè)務的維修結算單與配件清單進行 核對，并認真檢查是否有完整的簽字人，特別是客戶簽字；如有

9、差異向配件部 或是收款員了解原因并要求配件部或是收款員寫明情況如果有少收款時必須 由經理簽字確認。配件三級帳會計要依據維修結算單在財務軟件中對銷售出庫單下推發(fā) 票并鉤稽。索賠出庫即客戶車輛上某此已壞配件廠家是允許賠付的，先經銷公司代廠家支付， 最后向廠家索取已墊付配件款及工時費。保管要求：廠家專用配件索賠客戶不同，專用索賠是廠家不向經銷商索取配件款 同為代管。當期索賠業(yè)務不能索賠回來的業(yè)務要做調撥單調入到索賠倉，等到此 業(yè)務索賠回來后依據結算清單在軟件中錄入銷售出庫。在索賠業(yè)務中銷售出庫單要與財務賬面應索賠數相等，不許按實 際索賠數出庫。收款要求：收款員收到廠家結算清單時要在些單據上簽字確認，

10、將保管聯返回并對廠 家開具發(fā)票并加蓋發(fā)票專用章，最后將簽好字的結算清單財務聯與發(fā)票符 在一起同時交給會計。會計要求：配件三級帳會計要對此索賠業(yè)務認真核對檢查簽字是否正確，并對索賠差 異報表進行了解分析；同時對廠家索賠結算清單與財務中保管所錄入銷 售出庫單進行核對正確后并下推發(fā)票。贈品出庫即在銷售車輛時，免費贈送客戶的精品或是對客戶贈送的配件維修。會計要求：配件三級帳主要對贈品業(yè)務進行核實，檢查是否經過公司主管負責審批及保管、 支領人簽字，同時要在與財務中與其他出庫單進行核對，核實正確后將贈品申請支領單與保管確認出庫的其他出庫單符在一起為記賬依據。（是否視 同銷售并交稅？）內部領用出庫即公司內使

11、用的配件支領。會計要求：配件三級帳主要對公司內部領用業(yè)務進行核實，檢查是否經過公司主管負責審批 及保管、支領人簽字，同時要在與財務中與其他出庫單進行核對，核實正確 后將支領申請單與保管確認出庫的其他出庫單為記賬依據。特殊業(yè)務流程：i在月末未修理完工的車輛（以下簡稱：在修車輛）保管要求：此業(yè)務類型由業(yè)務來管理，在結賬時沒有維修完的車輛并且配件已支領出庫，保 管可以將此已支領的配件做調撥單調入在修倉中來處理，在月末盤點時，此 倉庫的配件不虛庫存配件可不在盤點范圍之內，但在盤點時如此倉有庫存保管必 須將沒有財務人員簽字的支領單拿出給會計核實是否相等。等到結算時依照 客戶維修銷售流程處理。會計要求：配

12、件會計在月末未盤點前要對此倉庫進行檢查是否有余額，如果有必須向保管索 取配件支領單進行核實是否相等，如果不相等要求保管說明原因并找主管經 理簽字。ii借件入庫及還件處理業(yè)務類型說明：在汽車維修時所需的件已用完，但來不急采購只好從其他公 司去借件，等到公司采購配件入庫后再歸還此公司。會計要求：配件會計要認真核實借件單簽字手續(xù)是否完整，核實正確后簽字將保 管聯返回保管，同時將財務聯與保管打印的其他入庫單進行核對，核實正確 無誤后符在一起交給主管會計記入采購科目視同暫估入賬。在還件時，配件會計認真核實還件單簽字手續(xù)是否完整，同時還要核 對所對映的原借件單是否與還件單相同，完全相相符并在還借單簽字，

13、將財務聯與保管打印的其他入庫單紅字符在一起交給一詩主管會計沖減暫估。配件會計要在財務中去核實其他入庫單紅字與藍字商品名稱是否相同 合計金額是否為0，對此種業(yè)務類型的原始單據配件會計要每月匯總一起交給主 管會計。配件會計在核實單據時如果存在還件與借件不是同一個商品配件，必須符 有業(yè)務部門的文字說明經主管經理簽字確認后，配件會計簽字接收原單據。3、配件核算業(yè)務處理：配件三級帳在核算時先按照以下順序核算：外購入庫核算- 暫估入庫核算一 其他入庫核算.一 出庫核算 在外購入庫核算時要求：檢查是否存在有未鉤稽的發(fā)票或是未審核單據并查 明其原因；并將未審核的單據進行審核，對應該鉤稽但未鉤稽的發(fā)票進行鉤稽，

14、 如果是發(fā)票先到了，可以不進行鉤稽。暫估入庫要求：對商品配件進行暫估金額時，要與商品價值基礎相等，不允 許出現高暫估或是低暫估金額。其他入庫核算要求：其他入庫業(yè)務主要是以借件業(yè)務才錄入此單據，在借件 入庫時要以采購價格為入庫金額。出庫核算時要求：必須檢查所有入庫單是否存在無單價的入庫單、無審核的 入庫單等，如果存必須處理成有金額的單據。全部核算完畢之后要核對采購發(fā)票不含稅金額與發(fā)票相對應的外購入庫單金 額是否相等，如果不相等要找原因，直至相等為止，同時還要對同種單據的紅字 單據進行檢查，查看其紅單據原藍單據的金額與紅單據金額合計是否為0，如果 不為0要找原因并做相應的處理直至合計為0為止；截止

15、月末所有外購入庫單未 鉤稽單據合計金額相等于存貨暫估匯總表（如有按供應商核算的可以按照供 應商核對）。4、月末盤點處理：在月末盤點前要求會計必須將配件帳務要全部處理完畢才可進行盤點工作。對配件部所提供的盤點表必須有填寫金額一項；在盤點完畢之后會計、 保管、主管負責經理在盤點表上簽字，會計要對有差異的配件做出盤點 差異表，向保管核對差異是否相同；此盤點差異表要求有保管、主 管負責人、會計簽字后同保管對此差異的說明分析上報主管總經理審批， 待審批后由會計保存?zhèn)錂n保存一份，另一份交財務主管。5、報送相關報表及原始單據：配件三級主要對配件入庫業(yè)務與配件出庫業(yè)務單據及外來原始單據分類上報財務主管會 計：

16、入庫業(yè)務上報相關報表及原始單據要求：外購入庫單匯總打印簽字并上報表要附保管簽字打印的入庫單;要求打印外 購入庫匯總表（含成本并且是已發(fā)票部分單據）、外購入庫匯總表（含成 本并且是未到發(fā)票部分單據）、外購入庫匯總表（含成本并且是未到發(fā)票部 分單據）；對以上單據必須認真核對后才可打，此表可以從外購入庫單查詢置不 同的過慮條件方能實現。如果存在借件入庫的還要打印其他入庫單及借件 申請單并有主管領導簽字。出庫業(yè)務上報相關報表及原始單據要求：對于外直接銷售出庫、客戶維修出庫、外檄搶險出庫、索賠出庫等業(yè)務要求將 開發(fā)票部分與沒有開發(fā)票的業(yè)務分開，有發(fā)票的稱為有票收入，沒有開發(fā)票的 稱為無票收入；首先將有票部分的發(fā)票、結算單、銷售出庫單并有完完整的簽 字人的單據附在一起記為收入依據；其次將無票收入的結算單據、銷售出庫單 并有完整的簽字人的單據附在一起記為收入依據。贈品出庫、內部領用出庫業(yè) 務要求將有完整簽字人的申請單原單與保管出打印其他出庫單附在一起同時 還附上財務會計打印的其他出庫單分類表贈品業(yè)與內部領用業(yè)務分類表。盤點業(yè)務上報相關報表及原始單據要求：月末盤點后，會計要向主管會計提供出盤盈表及成本金額、盤虧表及成本 金額并有保管，盤點人、會計、主管經理簽字一式兩份，