會議與會務(wù)工作教案

教案20122~~20013年第第2學(xué)期（第11本本，本課課程共11本）開課單位中中文系課程類型必修修課課程名稱會議議與會務(wù)務(wù)工作授課對象220100文秘授課教師袁文平平職稱職務(wù)講師教材名稱《會議管管理》2011年年3月課次第一章共88學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題認(rèn)識會議教具教學(xué)目的初步掌握有有關(guān)會議議的基礎(chǔ)礎(chǔ)知識及及作用內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）一）理解會會議的含含義和基基本要素素；二）掌握會會議的常常見分類類，并領(lǐng)領(lǐng)悟其與與會議組組織、服服務(wù)的關(guān)關(guān)系；三）了解會會議的作作用。課外作業(yè)課后簡要分析學(xué)生基本掌掌握教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：現(xiàn)代代社會是是開放的的，任何何一個(gè)社社會組織織也必然然是開放放的，都都要通過過各種途途徑與外外界發(fā)生生聯(lián)系，進(jìn)進(jìn)行各種種信息交交流和物物質(zhì)交換換。在眾眾多聯(lián)系系途徑中中，組織織或參加加會議就就是一種種比較重重要的途途徑。那那么，什什么是會會議呢？？任任務(wù)一：：認(rèn)識會議一、任務(wù)描描述和分分析：組組織學(xué)生生討論二、會議的的含義與與構(gòu)成要要素1.會議是是人們有有組織地地聚集在在一起討討論和研研究問題題的一種種社會活活動(dòng)方式式。大至至國家管管理，小小到單位位通報(bào)情情況，甚甚至家庭庭內(nèi)部商商議事務(wù)務(wù)，多可可達(dá)萬人人，少則則三五人人，都可可以開會會，都需需要會議議的組織織與服務(wù)務(wù)。2.無論何何種會議議，一般般都有33個(gè)方面面的構(gòu)成成要素。（1）形式式要素（2）內(nèi)容容要素（3）程序序要素三、會議的的分類在人們的學(xué)學(xué)習(xí)、工工作及日日常生活活中，都都不可避避免地要要同會議議打交道道，甚至至被名目目繁多的的會議所所困擾。會會議分類類是一個(gè)個(gè)很復(fù)雜雜的問題題，分類類的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)不同，分分出來的的結(jié)果也也不同，相相應(yīng)的會會務(wù)工作作要點(diǎn)也也有區(qū)別別。秘書書人員要要弄清會會議的常常見分類類，以便便更好地地做好會會議的組組織與服服務(wù)工作作。四、會議的的作用會議是人類類在社會會活動(dòng)中中形成的的一種互互動(dòng)方式式。隨著著社會不不斷發(fā)展展和信息息流量的的迅速增增加，會會議形式式越來越越受到人人們的重重視。今今天，會會議已成成為各級級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)機(jī)關(guān)、企企事業(yè)單單位重要要的工作作方法之之一。會議的作用用是多方方面的，不不同類型型的會議議顯現(xiàn)出出來的作作用是不不同的。但但總的說說來，大大多數(shù)會會議都有有以下44個(gè)方面面的作用用：1）集思廣廣益、發(fā)發(fā)揚(yáng)民主主、科學(xué)學(xué)決策的的作用。2）交流信信息，發(fā)發(fā)揮信息息共享、開開發(fā)智力力的作用用。3）推推動(dòng)工作作的作用用。4）協(xié)調(diào)矛矛盾、統(tǒng)統(tǒng)一思想想、交流流情感。五、技能訓(xùn)訓(xùn)練1．基本訓(xùn)訓(xùn)練建議：全班班參與，每每個(gè)學(xué)生生寫出一一個(gè)不同同名稱的的會來，共共同討論論：1）分析這這些會議議的名稱稱構(gòu)成；；2）按照不不同的分分類標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)，給這這些會議議劃分類類別；3）分析不不同類別別會議的的主要作作用。2．綜合訓(xùn)訓(xùn)練在基本訓(xùn)練練的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，從從各會議議類型中中精選幾幾個(gè)會議議，在教教師指導(dǎo)導(dǎo)下分組組討論其其主要的的內(nèi)容要要素或程程序要素素，將討討論結(jié)果果記錄下下來，整整理成條條文。（10分鐘鐘）（10分鐘鐘）（10分鐘鐘）（20分鐘鐘）（10分鐘鐘）（25分鐘鐘）課次第一章課型會議組織與與服務(wù)課題掌握會議服服務(wù)的常常規(guī)禮儀儀教具教學(xué)目的學(xué)習(xí)和掌握握會議服服務(wù)的常常規(guī)禮儀儀內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）一：掌握接接站、送送站禮儀儀；二：能做好好引導(dǎo)服服務(wù)；三：技能訓(xùn)訓(xùn)練課外作業(yè)技能訓(xùn)練課后簡要分析學(xué)生基本掌掌握教學(xué)進(jìn)程：：復(fù)習(xí)上節(jié)課課內(nèi)容::會議議的含義義與構(gòu)成成要素，會會議的常常見分類類，了解解會議的的作用。導(dǎo)入：會議議服務(wù)禮禮儀是會會務(wù)人員員與參會會人員建建立良好好關(guān)系、留留下深刻刻印象的的重要工工具和途途徑。言言行舉止止是思維維的物質(zhì)質(zhì)外殼，它它體現(xiàn)了了會務(wù)人人員的精精神涵養(yǎng)養(yǎng)和態(tài)度度、性格格，是參參會人員員最能感感受會議議服務(wù)水水平的重重要方面面。任務(wù)二：掌掌握會議議服務(wù)的的常規(guī)禮禮儀一、任務(wù)描描述和分分析：組組織學(xué)生生討論二、基本禮禮儀規(guī)范范1．會議服服務(wù)要著著裝規(guī)范范，保持持良好的的精神狀狀態(tài)2．會議服服務(wù)的言言行舉止止規(guī)范三、會前服服務(wù)禮儀儀1．接站禮禮儀2．簽到禮禮儀3．引導(dǎo)禮禮儀四：技能訓(xùn)訓(xùn)練1．基本訓(xùn)訓(xùn)練1）針對會會議服務(wù)務(wù)的著裝裝規(guī)范，檢檢查全班班學(xué)生的的著裝，總總結(jié)不符符合要求求的情形形。2）全班參參與，分分組進(jìn)行行會議服服務(wù)的接接站、簽簽到、引引導(dǎo)等禮禮儀訓(xùn)練練。建議議：分別別扮演不不同角色色，“觀眾”評分，查查找不足足。訓(xùn)練練完畢，由由教師評評議。（5分鐘）（10分鐘鐘）(20分鐘鐘)(25分鐘鐘)(25分鐘鐘)貴州省經(jīng)濟(jì)濟(jì)學(xué)校教案首頁課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第3次課總總第學(xué)時(shí)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會議服務(wù)的的常規(guī)禮禮儀：會會中茶水水服務(wù)、會后及及送別禮禮儀教具教學(xué)目的掌握會中、會會后基本本禮儀及及送別禮禮儀內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）一、會中茶茶水服務(wù)務(wù)禮儀二、會后及及送別禮禮儀三：知識拓拓展：參參會禮儀儀四：技能訓(xùn)訓(xùn)練課外作業(yè)課后簡要分析學(xué)生基本掌掌握教學(xué)進(jìn)程復(fù)習(xí)會前服服務(wù)基本本禮儀：：接站、簽簽到、引引導(dǎo)等禮禮儀，要要求學(xué)生生分組扮扮演。一、會中茶茶水服務(wù)務(wù)禮儀1．奉茶、續(xù)續(xù)水2．會間茶茶歇二、會后及及送別禮禮儀送別參會人人員的規(guī)規(guī)格與接接站規(guī)格格大體相相當(dāng)，只只有送別別順序正正好與迎迎接相反反。接站站迎賓是是會務(wù)人人員在前前、參會會人員在在后；送送站告別別是參會會人員在在前、會會務(wù)人員員在后。對對于會議議主辦方方來說，送送站、送送客應(yīng)注注意以下下禮儀。1）賬單準(zhǔn)準(zhǔn)備2）行李搬搬運(yùn)。。3）開車門門。4）告別。5）送站。6）迎送重重要參會會人員或或團(tuán)體要要提前準(zhǔn)準(zhǔn)備，并并做好相相應(yīng)的事事務(wù)協(xié)助助工作。三．綜合訓(xùn)訓(xùn)練1）全班參參與，以以教室為為“會場”，分組組模擬會會間奉茶茶、續(xù)水水禮儀訓(xùn)訓(xùn)練。建建議：分分別扮演演不同角角色，“觀眾”評分，查查找不足足。訓(xùn)練練完畢，由由教師評評議。2）以本班班教室為為“會場”，以班班上其他他學(xué)生為為“參會人人員”，自己己作為會會議服務(wù)務(wù)人員，檢檢查平交有言止合建自然其生提進(jìn)見。(15分鐘鐘)[20分鐘鐘）(20分鐘鐘)（30分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第4次課總總第學(xué)時(shí)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會前準(zhǔn)備：：制定會會議方案案教具教學(xué)目的掌握會議方方案的主主要格式式和內(nèi)容容；并能看懂懂完整的的會議方方案。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）一）了解會會議方案案的主要要內(nèi)容；；二）掌握會會議方案案的主要要格式和和內(nèi)容；；課外作業(yè)技能訓(xùn)練課后簡要分析學(xué)生初步了了解會議議方案的的主要格格式和內(nèi)內(nèi)容。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：做好好會議組組織與服服務(wù)工作作涉及方方方面面面，工作作千頭萬萬緒，但但是，做做好會前前準(zhǔn)備工工作是首首要階段段、重要要環(huán)節(jié)，是是會議取取得圓滿滿成功的的必要前前提和重重要保障障。會前前準(zhǔn)備階階段主要要包括制制定會議議方案、制制發(fā)會議議通知、選選擇和布布置會場場、安排排會議食食宿和準(zhǔn)準(zhǔn)備會議議用品等等幾個(gè)方方面。任務(wù)一制定會會議方案案會議方案的的主要內(nèi)內(nèi)容：會議方案的的主要內(nèi)內(nèi)容包括括會議的的主題、名名稱、與與會人員員、主持持人、時(shí)時(shí)間、地地點(diǎn)、議議程、經(jīng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算算、組織織機(jī)構(gòu)和和分工等等，1．確定會會議主題題2．確定會會議名稱稱、規(guī)模模和規(guī)格格，提出出與會人人員范圍圍3．?dāng)M定會會議時(shí)間間、會期期與地點(diǎn)點(diǎn)4．?dāng)M定會會議的議議程、日日程與程程序安排排5．會議經(jīng)經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目目預(yù)算6．其他事事項(xiàng)二、會議方方案的主主要格式式和內(nèi)容容會議方案通通常由標(biāo)標(biāo)題、開開頭、主主體和落落款4個(gè)個(gè)部分組組成。1．標(biāo)題規(guī)范的會議議方案標(biāo)標(biāo)題由召召開單位位或范圍圍、會議議名稱、文文種名稱稱三要素素構(gòu)成，有有時(shí)可以以省略會會議召開開單位。常常用的文文種名稱稱有方案案、籌備備方案、籌籌備接待待方案、計(jì)計(jì)劃、策策劃方案案等。2．開頭開頭部分一一般寫明明召開會會議的原原由、宗宗旨、根根據(jù)、主主辦單位位與承辦辦單位、會會議名稱稱等會議議基本要要素，說說明會議議召開的的必要性性、合法法性，引引出下文文。3．主體主體部分一一般要寫寫明會議議主要任任務(wù)、會會議形式式、主持持者、參參與者、議議程、日日程、會會務(wù)組織織機(jī)構(gòu)的的分工、會會議經(jīng)費(fèi)費(fèi)等事項(xiàng)項(xiàng)。它相相當(dāng)于一一般計(jì)劃劃中的“目標(biāo)要要求”、“措施方方法”和“實(shí)施步步驟”。一般般要分條條列項(xiàng)寫寫出。4．落款落款寫明方方案的制制發(fā)文機(jī)機(jī)關(guān)、簽簽署日期期，并加加蓋公章章。三：案例分分析（10分鐘鐘）（25分鐘鐘)（25分鐘鐘)（20分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會前準(zhǔn)備：：制發(fā)會會議通知知教具教學(xué)目的掌握會議通通知的內(nèi)內(nèi)容，并并能起草草、印制制會議通通知；做做好會議議通知的的發(fā)送工工作內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）掌握會會議通知知的內(nèi)容容，并能能起草、印印制會議議通知；；2）做好會會議通知知的發(fā)送送工作，確確保準(zhǔn)確確無誤；；3）落實(shí)回回執(zhí)統(tǒng)計(jì)計(jì)和信息息反饋，核核實(shí)與會會人員情情況。課外作業(yè)草擬會議通通知。課后簡要分析學(xué)生通過技技能訓(xùn)練練基本掌掌握會議議通知的的寫作要要求。教學(xué)進(jìn)程：：導(dǎo)入；在會會議方案案獲得批批準(zhǔn)、各各項(xiàng)會議議準(zhǔn)備工工作基本本就緒后后，要盡盡早、準(zhǔn)準(zhǔn)確地發(fā)發(fā)出會議議通知，明明確會議議的時(shí)間間、地點(diǎn)點(diǎn)、出席席人員，尤尤其是會會議需要要討論和和研究的的議題，以以便與會會人員提提前做好好準(zhǔn)備。一、會議通通知的分分類會議通知有有以下幾幾種類型型。1．書面通通知2．口頭通通知3．電話通通知4．手機(jī)短短信通知知5．電子郵郵件通知知特別提示：：不管是是采用哪哪種形式式的會議議通知，秘秘書人員員都要做做好反饋饋記錄，以以便查詢詢。二、會議通通知的格格式、內(nèi)內(nèi)容與要要求1．會議通通知的格格式和內(nèi)內(nèi)容會議通知可可分為標(biāo)標(biāo)題、正正文和結(jié)結(jié)尾三部部分。2．?dāng)M定會會議通知知的基本本要求（1）全面面（2）清晰晰（3）準(zhǔn)確確（4）規(guī)范范（5）案例例分析（5分鐘）（10分鐘鐘）（35分鐘鐘）教學(xué)進(jìn)程三、會議通通知的發(fā)發(fā)送會議通知的的發(fā)送可可分為正正式通知知和非正正式通知知兩種。四、發(fā)布會會議信息息發(fā)布會議信信息，是是會議組組織者在在會議準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作基本就就緒后，向向與會人人員發(fā)送送會議通通知的同同時(shí)，通通過一定定方式向向社會部部分群體體或公眾眾公布會會議的內(nèi)內(nèi)容和情情況，以以期引起起公眾對對會議的的關(guān)注和和參與，達(dá)達(dá)到擴(kuò)大大會議影影響和效效果的一一種常規(guī)規(guī)做法。五：學(xué)習(xí)討討論1）會議通通知不可可或缺的的要素有有哪些？？為什么么？2）為使會會議通知知能及時(shí)時(shí)、準(zhǔn)確確地送達(dá)達(dá)，應(yīng)采采取哪些些保證措措施？3）會議通通知發(fā)出出后，會會議地點(diǎn)點(diǎn)因故調(diào)調(diào)整，應(yīng)應(yīng)采取哪哪些措施施糾正或或補(bǔ)救？？4）發(fā)布的的會議信信息是否否要按規(guī)規(guī)定程序序?qū)徟?？為什么么？?0分鐘鐘）（10分鐘鐘）（15分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會前準(zhǔn)備：：選擇和和布置會會場教具教學(xué)目的會場的選擇擇和布置置是會前前準(zhǔn)備工工作的重重要環(huán)節(jié)節(jié)，對營營造會場場氣氛、調(diào)調(diào)節(jié)與會會人員的的心理狀狀態(tài)，將將起到重重要的作作用。會會場的選選擇和布布置要考考慮周到到，安排排細(xì)致，保保證會議議達(dá)到預(yù)預(yù)期目的的。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）掌握選選擇會議議場地的的技巧；；2）能根據(jù)據(jù)會議需需要，安安排會場場座位；；3）能根據(jù)據(jù)會議特特點(diǎn)，裝裝飾會場場環(huán)境；；4）能正確確使用會會場的各各種設(shè)備備設(shè)施，使使其安全全有效課外作業(yè)43頁課后后實(shí)訓(xùn)課后簡要分析學(xué)生在訓(xùn)練練過程中中的表現(xiàn)現(xiàn)，進(jìn)一一步提高高了就業(yè)業(yè)技能和和專業(yè)能能力。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：先導(dǎo)導(dǎo)案例分分析，可可見，在在會議準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作中，任任何一點(diǎn)點(diǎn)細(xì)微的的疏忽，都都會給會會議的效效果造成成不良的的，甚至至是惡劣劣的影響響。那么么，怎樣樣才能科科學(xué)合理理、細(xì)致致有效地地做好會會場的選選擇和布布置工作作呢？會場的選擇擇和布置置是會前前準(zhǔn)備工工作的重重要環(huán)節(jié)節(jié)，對營營造會場場氣氛、調(diào)調(diào)節(jié)與會會人員的的心理狀狀態(tài)，將將起到重重要的作作用。會會場的選選擇和布布置要考考慮周到到，安排排細(xì)致，保保證會議議達(dá)到預(yù)預(yù)期目的的。一、會場的的選擇1）大小適適中的原原則。2）交通便便捷的原原則3）環(huán)境合合適的原原則。4）設(shè)備設(shè)設(shè)施齊全全的原則則。5）成本合合理的原原則。二、會場布布置會場布置是是會前準(zhǔn)準(zhǔn)備的一一項(xiàng)重要要工作。秘秘書人員員要根據(jù)據(jù)會議的的性質(zhì)、與與會人數(shù)數(shù)、會議議類型和和議程等等方面的的因素來來綜合考考慮，完完成布置置會場的的工作。三、會場相相關(guān)設(shè)備備系統(tǒng)的的布置和和檢查在布置會場場的同時(shí)時(shí)，還要要對所有有的相關(guān)關(guān)設(shè)備系系統(tǒng)進(jìn)行行調(diào)試、布布置和檢檢查，使使其安全全、有效效，符合合會議需需要。需需要布置置、檢查查的系統(tǒng)統(tǒng)和內(nèi)容容如下。學(xué)習(xí)討論1．選擇會會場應(yīng)該該注意哪哪些原則則？2．如果要要召開一一個(gè)200人左右右的小型型座談會會，會場場適宜哪哪種布置置形式？？為什么么？3．大型會會議主席席臺座次次排列應(yīng)應(yīng)當(dāng)遵照照的要求求有哪些些？4．為什么么大型會會議一般般都要懸懸掛會標(biāo)標(biāo)？(10分鐘鐘)（20分鐘鐘）（20分鐘鐘）(15分鐘鐘)(20分鐘鐘)課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會前準(zhǔn)備：：安排會會議食宿宿教具教學(xué)目的食宿安排是是會前準(zhǔn)準(zhǔn)備的重重要內(nèi)容容，主要要包括會會議的住住宿安排排和餐飲飲安排和和秘書人人員應(yīng)慎慎重選擇擇適合的的食宿場場所，準(zhǔn)準(zhǔn)確掌握握與會人人員的相相關(guān)情況況，精心心安排、妥妥善落實(shí)實(shí)。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）慎重選選擇條件件較好、符符合會議議需求的的食宿場場所；2）準(zhǔn)確、全全面地掌掌握與會會人員的的相關(guān)信信息；3）掌握預(yù)預(yù)訂會議議食宿的的程序；；4）做好交交通衛(wèi)生生和其他他活動(dòng)的的安排。課外作業(yè)綜合實(shí)訓(xùn)課后簡要分析學(xué)生通過該該部分的的學(xué)習(xí)和和訓(xùn)練，提提高了實(shí)實(shí)際操作作能力教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會議議通知制制發(fā)了，反反饋信息息統(tǒng)計(jì)上上報(bào)了，離離會議報(bào)報(bào)到還有有幾天時(shí)時(shí)間，辦辦公室劉劉主任又又安排秘秘書小辛辛去落實(shí)實(shí)與會人人員的食食宿問題題，還提提了一大大堆的要要求。小小辛該怎怎樣做才才能完成成好任務(wù)務(wù)呢？精精心設(shè)計(jì)計(jì)、細(xì)致致安排、周周到服務(wù)務(wù)，努力力為與會會人員提提供良好好的食宿宿條件，能能夠保證證會議順順利進(jìn)行行，促進(jìn)進(jìn)會議更更有成效效。一、安排會會議住宿宿對于會期較較長、與與會人員員較多的的會議來來說，做做好住宿宿安排工工作是會會議主辦辦者的重重要任務(wù)務(wù)之一。1．明確住住宿安排排的要求求2．初步篩篩選住宿宿地點(diǎn)3．對備選選住宿接接待單位位進(jìn)行考考察比較較4．確定住住宿接待待單位5．與會議議住宿接接待單位位簽訂預(yù)預(yù)訂合同同6．確認(rèn)住住宿人員員及相關(guān)關(guān)情況7．落實(shí)與與會人員員住宿安安排8．通知與與會人員員二、會議餐餐飲安排排會期半天以以上的會會議，通通常需要要統(tǒng)一安安排用餐餐。與會會人員對對會議期期間的餐餐飲安排排都比較較重視，因因此，要要努力做做好餐飲飲安排工工作，為為與會人人員提供供健康、營營養(yǎng)、美美味的餐餐飲，使使與會人人員在會會議期間間更加精精神飽滿滿、心情情愉快。1．會議用用餐地點(diǎn)點(diǎn)的選擇擇（10分鐘鐘）（25鐘）（20分鐘鐘）教學(xué)進(jìn)程2．用餐時(shí)時(shí)間和用用餐方式式的安排排3．用餐菜菜單和酒酒水的安安排三、會議食食宿安排排應(yīng)注意意的問題題與會人員來來自四面面八方，生生活習(xí)慣慣、性格格特點(diǎn)各各不相同同，客觀觀情況千千變?nèi)f化化，在食食宿安排排時(shí)要盡盡量精心心、細(xì)致致、周到到。與接接待單位位的溝通通配合也也要準(zhǔn)確確到位，同同時(shí)要注注重流程程化操作作，特別別要注意意以下幾幾個(gè)問題題。1．住宿搭搭配要精精心2．餐飲安安排要細(xì)細(xì)致2．餐飲安安排要細(xì)細(xì)致4．與接待待單位密密切合作作學(xué)習(xí)討論1）安排會會議住宿宿有哪些些程序？？2）如何才才能準(zhǔn)確確掌握與與會人員員的相關(guān)關(guān)情況？？3）確定會會議用餐餐的菜單單要考慮慮哪些因因素？4）會議食食宿安排排工作中中還要注注意哪些些問題？？（15分鐘鐘）（15分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題準(zhǔn)備會議文文件資料料和用品品教具教學(xué)目的會議文件資資料和用用品準(zhǔn)備備工作是是會前準(zhǔn)準(zhǔn)備的重重要內(nèi)容容，要根根據(jù)會議議的實(shí)際際需要，全全面、細(xì)細(xì)致、規(guī)規(guī)范、認(rèn)認(rèn)真地做做好。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）了解會會議文件件資料和和用品的的范圍和和分類；；2）掌握常常規(guī)會議議用品的的基本制制作方法法；3）理解會會議用品品準(zhǔn)備工工作中的的注意事事項(xiàng)。課外作業(yè)課后實(shí)訓(xùn)課后簡要分析學(xué)生根據(jù)會會議的實(shí)實(shí)際需要要，全面面、細(xì)致致、規(guī)范范、認(rèn)真真地做好好。教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會前前準(zhǔn)備是是一個(gè)非非常復(fù)雜雜的系統(tǒng)統(tǒng)工程，任任何一個(gè)個(gè)環(huán)節(jié)的的失誤、任任何一件件物品的的遺忘都都會使會會議的全全部準(zhǔn)備備工作功功虧一簣簣，都會會給會議議的效果果造成難難以估量量的負(fù)面面影響。那那么，如如何才能能細(xì)致周周到地做做好會議議文件資資料和用用品的準(zhǔn)準(zhǔn)備工作作，更好好地保障障會議的的順利進(jìn)進(jìn)行呢？？一、會議文文件、資資料的準(zhǔn)準(zhǔn)備會議文件的的準(zhǔn)備是是會議召召開前的的一項(xiàng)重重要工作作內(nèi)容，需需要秘書書人員認(rèn)認(rèn)真、仔仔細(xì)、周周到地加加以安排排。會議議文件的的準(zhǔn)備一一般包括括以下內(nèi)內(nèi)容。做好文件的的印制或或復(fù)制工工作2．認(rèn)認(rèn)真校對對會議文文件3．做做好文件件的發(fā)放放工作4．會議證證件的種種類、制制作和管管理二、會議用用品的準(zhǔn)準(zhǔn)備會議用品是是指在會會議進(jìn)行行過程中中，根據(jù)據(jù)需要所所要使用用的各種種物品。為為保證會會議的正正常進(jìn)行行，要提提前做好好準(zhǔn)備工工作。1．會議用用品的分分類2．會議用用品準(zhǔn)備備工作的的基本要要求三、學(xué)習(xí)討討論1）會議用用品的分分類和主主要內(nèi)容容是什么么？2）會議用用品的準(zhǔn)準(zhǔn)備有哪哪些基本本要求？？3）怎樣避避免在會會議用品品準(zhǔn)備中中出現(xiàn)浪浪費(fèi)現(xiàn)象象？小結(jié)：通過過該部分分的學(xué)習(xí)習(xí)和訓(xùn)練練，你有有什么收收獲？認(rèn)認(rèn)真總結(jié)結(jié)自己在在訓(xùn)練過過程中的的表現(xiàn)，是是否進(jìn)一一步提高高了就業(yè)業(yè)技能和和專業(yè)能能力？（5分鐘）（35分鐘鐘）（20分鐘鐘）（20分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題技能實(shí)訓(xùn)教具教學(xué)目的通過實(shí)訓(xùn)了了解會議議食宿安安排內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）會議住宿安安排。會議用餐安安排。臨時(shí)調(diào)整用用餐安排排。課外作業(yè)課后簡要分析學(xué)生基本掌掌握教學(xué)進(jìn)程

技能訓(xùn)練練1．基本訓(xùn)訓(xùn)練1）會議住住宿安排排。建議議：全班班參與，假假設(shè)本班班要到郊郊區(qū)進(jìn)行行一次關(guān)關(guān)于社會會主義新新農(nóng)村建建設(shè)的參參觀活動(dòng)動(dòng)，需要要在某賓賓館住宿宿一夜。隨隨班級活活動(dòng)的有有副校長長1人，教教務(wù)科長長1人（女女），學(xué)學(xué)生科長長1人（男男，回民民），教教師3人人（均為為女性）。試試設(shè)計(jì)出出該賓館館的樓層層平面圖圖，或以以學(xué)校附附近的賓賓館平面面圖為例例，做好好全班學(xué)學(xué)生及隨隨隊(duì)人員員的房間間分配。安安排結(jié)果果在全班班范圍內(nèi)內(nèi)討論、評評價(jià)，選選出最優(yōu)優(yōu)方案。2）會議用用餐安排排。建議議：全班班參與，以以上述資資料及學(xué)學(xué)校食堂堂的餐飲飲價(jià)格為為素材，安安排一次次晚餐菜菜單，形形式為圍圍桌式，每每桌100人，每每桌用餐餐標(biāo)準(zhǔn)為為2000元（含含飲料）。將將安排結(jié)結(jié)果在全全班范圍圍內(nèi)討論論、評價(jià)價(jià)，選出出最優(yōu)方方案。3）臨時(shí)調(diào)調(diào)整用餐餐安排。建建議：全全班參與與，仍以以上述資資料為素素材，在在該活動(dòng)動(dòng)中全班班有4位位同學(xué)因因感冒不不能參加加正常用用餐，試試寫出晚晚餐調(diào)整整的安排排辦法并并說明理理由，然然后在全全班范圍圍內(nèi)討論論，選出出最好的的解決辦辦法。（30分鐘鐘）（30分鐘鐘）（30分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題綜合實(shí)訓(xùn)教具教學(xué)目的根據(jù)基本資資料，試試為會議議草擬一一份詳細(xì)細(xì)的食宿宿安排方方案，并并以文字字和圖形形表示。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）某公司擬在在某會議議中心召召開由中中層以上上干部參參加的為為期3天天的工作作會議。試試為會議議草擬一一份詳細(xì)細(xì)的食宿宿安排方方案，并并以文字字和圖形形表示。課外作業(yè)課后復(fù)習(xí)課后簡要分析學(xué)生基本能能根據(jù)要要求訓(xùn)練練，進(jìn)一步步提高了了就業(yè)技技能和專專業(yè)能力力教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練某公司擬在在某會議議中心召召開由中中層以上上干部參參加的為為期3天天的工作作會議。試試為會議議草擬一一份詳細(xì)細(xì)的食宿宿安排方方案，并并以文字字和圖形形表示?；举Y料如如下：1）參會人人數(shù)：該該公司中中層干部部共300人，其其中男性性20人人、女性性10人人（含回回民4人人）；經(jīng)經(jīng)理、副副經(jīng)理55人，其其中男性性4人、女女性1人人，上級級領(lǐng)導(dǎo)22人，司司機(jī)3人人（均為為男性）。2）該會議議中心設(shè)設(shè)有雙人人間、單單間和套套間。3）會議用用餐標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)每人每每天700元（不不含酒水水）。4）該會議議中心餐餐廳的菜菜單與學(xué)學(xué)校附近近的餐館館菜單一一致。學(xué)習(xí)評估：：通過該部部分的學(xué)學(xué)習(xí)和訓(xùn)訓(xùn)練，你你有什么么收獲？？反思自自己在訓(xùn)訓(xùn)練過程程中的表表現(xiàn)，是是否進(jìn)一一步提高高了就業(yè)業(yè)技能和和專業(yè)能能力？(70分鐘鐘)（15分鐘鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題技能訓(xùn)練教具教學(xué)目的綜合實(shí)訓(xùn)提提高學(xué)生生實(shí)際操操作能力力內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）確定會議主主題確定會議議議程。編制經(jīng)費(fèi)預(yù)預(yù)算課外作業(yè)課后評估課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程技能訓(xùn)練1）確定會會議主題題。建議議：班內(nèi)內(nèi)召開一一次主題題班會，全全班同學(xué)學(xué)分若干干小組，每每組3～～5人。大大家相互互討論，根根據(jù)各自自感受提提出此次次班會的的主題。在在分組討討論的基基礎(chǔ)上，全全班再組組織一次次匯總討討論，檢檢驗(yàn)各組組意見的的合理程程度。2）確定會會議議程程。建議議：按照照以上班班會的主主題以小小組形式式完成會會議議程程并在班班內(nèi)進(jìn)行行展示，展展示形式式可以是是PPTT，也可可以是電電子圖文文。3）編制經(jīng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算算。建議議：以學(xué)學(xué)校召開開一次春春季運(yùn)動(dòng)動(dòng)會為參參照，編編制經(jīng)費(fèi)費(fèi)預(yù)算。全全班同學(xué)學(xué)分若干干小組，每每組3～～5人，開開展調(diào)研研，了解解有關(guān)費(fèi)費(fèi)用和市市場變化化情況，編編寫運(yùn)動(dòng)動(dòng)會的經(jīng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算算。20分鐘30分鐘30分鐘課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題綜合實(shí)訓(xùn)教具教學(xué)目的實(shí)訓(xùn)提高學(xué)學(xué)生實(shí)際際操作能能力內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1.學(xué)校校擬召開開學(xué)生代代表大會會，試草草擬一份份詳細(xì)的的會議方方案2.實(shí)際參參與一次次由學(xué)校校主辦的的大中型型會議的的會議通通知的草草擬、印印制、發(fā)發(fā)送、收收集回執(zhí)執(zhí)等程序序。課外作業(yè)課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練1.學(xué)校擬擬召開學(xué)學(xué)生代表表大會，進(jìn)進(jìn)行學(xué)生生會的換換屆選舉舉。試為為其草擬擬一份詳詳細(xì)的會會議方案案，并將將方案貼貼在教室室的信息息公示欄欄上。比比一比，看看誰擬定定的會議議方案寫寫得好。2.全班學(xué)學(xué)生參與與，在教教師指導(dǎo)導(dǎo)下，經(jīng)經(jīng)學(xué)校管管理部門門批，實(shí)實(shí)際參與與一次由由學(xué)校主主辦的大大中型會會議的會會議通知知的草擬擬、印制制、發(fā)送送、收集集回執(zhí)并并確認(rèn)與與會人員員等工作作并協(xié)助助有關(guān)人人員做好好會議嘉嘉賓的邀邀請工作作。同時(shí)時(shí)，根據(jù)據(jù)工作進(jìn)進(jìn)度在校校園網(wǎng)上上進(jìn)行會會議信息息發(fā)布。40分鐘40分鐘課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題技能訓(xùn)練教具教學(xué)目的學(xué)會草擬會會議文件件清單，擬定一一個(gè)表彰彰會的用用品準(zhǔn)備備清單。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）草擬會議文文件清單單。擬定一個(gè)表表彰會的的用品準(zhǔn)準(zhǔn)備清單單。擬定選舉型型會議的的用品準(zhǔn)準(zhǔn)備清單單。課外作業(yè)課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程技能訓(xùn)練1．基本訓(xùn)訓(xùn)練1）草擬會會議文件件清單。建建議：全全班學(xué)生生分若干干小組，每每組4～～6人。在在教師的的指導(dǎo)下下，以一一次大型型會議的的議程為為基礎(chǔ)資資料，各各組草擬擬一份會會議文件件清單，然然后在全全班范圍圍內(nèi)討論論評價(jià)。2）擬定一一個(gè)表彰彰會的用用品準(zhǔn)備備清單。建建議：全全班參與與，在教教師指導(dǎo)導(dǎo)下，以以學(xué)校的的學(xué)年表表彰會為為基礎(chǔ)資資料，擬擬定一份份會議用用品準(zhǔn)備備清單，然然后在全全班范圍圍內(nèi)討論論、完善善。3）擬定選選舉型會會議的用用品準(zhǔn)備備清單。建建議：全全班學(xué)生生分若干干小組，每每組4～～6人。以以召開學(xué)學(xué)生代表表大會改改選學(xué)校校學(xué)生會會為基礎(chǔ)礎(chǔ)資料，每每組擬定定一份會會議用品品準(zhǔn)備清清單，邀邀請學(xué)校校學(xué)生科科工作人人員參加加討論、評評價(jià)。25分鐘30分鐘30分鐘課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題綜合實(shí)訓(xùn)教具教學(xué)目的實(shí)訓(xùn)提高學(xué)學(xué)生實(shí)際際操作能能力。內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）協(xié)助學(xué)校相相關(guān)部門門完成一一次大型型會議的的準(zhǔn)備工工作。課外作業(yè)預(yù)習(xí)新課課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程綜合訓(xùn)練協(xié)助學(xué)校相相關(guān)部門門完成一一次大型型會議的的準(zhǔn)備工工作。重點(diǎn)：①協(xié)協(xié)助教師師完成會會議材料料的印制制和發(fā)送送；②協(xié)助教教師制定定會議用用品準(zhǔn)備備清單；；③協(xié)助教教師完成成會場的的布置。要求：①在在協(xié)助過過程中要要開動(dòng)腦腦筋，多多提建議議，把所所學(xué)知識識用上；；②各項(xiàng)工工作都以以教師的的最終決決定為準(zhǔn)準(zhǔn)；③在準(zhǔn)備備工作中中，要教教師動(dòng)口口，學(xué)生生動(dòng)手，領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)檢驗(yàn)驗(yàn)。40分鐘40分鐘課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題會中服務(wù)::接站報(bào)到到和簽到到教具教學(xué)目的掌握接站工工作流程程，做好好接站服服務(wù)工作作,報(bào)報(bào)到工作作和會議議簽到工作內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）掌握接接站工作作流程，做做好接站站服務(wù)工工作；2）了解會會議報(bào)到到的組織織流程，做做好報(bào)到到工作；；3）了解會會議簽到到方式，做做好會議議簽到工工作。課外作業(yè)課后技能訓(xùn)訓(xùn)練課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：外地地與會人人員按照照會議通通知的時(shí)時(shí)間要求求前來報(bào)報(bào)到，會會務(wù)人員員要提前前做好接接待準(zhǔn)備備，以飽飽滿的熱熱情做好好接站工工作，使使其感到到“賓至如如歸”。會務(wù)務(wù)人員還還要讓與與會人員員在準(zhǔn)備備好的報(bào)報(bào)到冊上上簽到，以以便確認(rèn)認(rèn)，為接接下來的的會議服服務(wù)做準(zhǔn)準(zhǔn)備。需需要注意意幾個(gè)方方面：1）掌握接接站工作作流程，是是做好接接站服務(wù)務(wù)工作的的前提；；2）熱情周周到的服服務(wù)態(tài)度度，是讓讓與會人人員感“賓至如如歸”的關(guān)鍵鍵；3）了解會會議簽到到的方式式和作用用，是做做好簽到到工作的的基礎(chǔ)；；4）掌握報(bào)報(bào)到的內(nèi)內(nèi)容和流流程，是是做好會會議報(bào)到到工作的的關(guān)鍵。一、接站1．做好會會議接站站準(zhǔn)備2．會議接接站的流流程和注注意事項(xiàng)項(xiàng)二、報(bào)到1．會議報(bào)報(bào)到的方方式和作作用2．會議報(bào)報(bào)到的準(zhǔn)準(zhǔn)備特別提示：：根據(jù)會議規(guī)規(guī)模，安安排的報(bào)報(bào)到工作作人員要要足夠，如如有需要要，可指指定后備備人員；；盡量選擇性性格外向向和樂于于助人的的工作人人員作為為報(bào)到接接待人員員；選派經(jīng)驗(yàn)豐豐富的報(bào)報(bào)到負(fù)責(zé)責(zé)人在現(xiàn)現(xiàn)場做解解釋、咨咨詢工作作，同時(shí)時(shí)應(yīng)對突突發(fā)情況況；承辦大型會會議，會會務(wù)人員員眾多，要要提供專專門的會會務(wù)人員員休息室室；報(bào)到地點(diǎn)要要備有充充足的會會議介紹紹、當(dāng)?shù)氐氐貓D和和相關(guān)資資料備參參會人員員使用；；準(zhǔn)備應(yīng)急電電話號碼碼表，包包括主要要航空公公司、出出租車公公司和會會議有關(guān)關(guān)方的電電話號碼碼等。3．會議現(xiàn)現(xiàn)場報(bào)到到的流程程三、簽到1）簿式簽簽到。2）卡片簽簽到。3）會議工工作人員員代為簽簽到。4）座次表表簽到方方法。5）電腦簽簽到。知識拓展：：會議電電子簽到到系統(tǒng)學(xué)習(xí)評估通過該部分分的學(xué)習(xí)習(xí)和訓(xùn)練練，你有有什么收收獲和感感想？反反思自己己在訓(xùn)練練過程中中的表現(xiàn)現(xiàn)，是否否進(jìn)一步步提高了了就業(yè)技技能和專專業(yè)能力力？（10分鐘鐘）（20分鐘鐘）（20分鐘鐘）（20分鐘鐘）（10分鐘鐘）（5分鐘）課次第一章共學(xué)學(xué)時(shí)第學(xué)學(xué)時(shí)；總總第次課課總第學(xué)時(shí)課型會議組織與與服務(wù)課題任務(wù)二：做做好會議議記錄教具教學(xué)目的掌握會議記記錄的基基本知識識和記錄錄技巧內(nèi)容提要（在重點(diǎn)難點(diǎn)下劃線）1）掌握會會議記錄錄的基本本知識；；2）掌握會會議記錄錄的技巧巧。課外作業(yè)教材77頁頁課后練練習(xí)課后簡要分析教學(xué)進(jìn)程導(dǎo)入：會議議記錄是是記載會會議