專業(yè)秘書助理管理培訓(60張)課件

專業(yè)秘書助理管理培訓1專業(yè)秘書助理管理培訓1秘書的職業(yè)素養(yǎng)

秘書的語言技能：標準的普通話，清晰的表達。

組織技能：要能妥善組織活動，使辦公室工作無論何時都能取得最高的效率。效率：按時按質(zhì)量完成工作，并不斷尋求更好的解決方法

責任感：隨時準備擔負起責任并接受上司授權(quán)給你的任何工作，并嚴守商業(yè)機密。謹慎性：對上司意圖準確把握，以防事情出差錯。

2秘書的職業(yè)素養(yǎng)2秘書的職業(yè)素養(yǎng)機智和交際能力：在處理詢問、接電話和接待來訪者時，需要秘書冷靜要保持機智；要有一定的交際手段，能與不同身份的人交往，并能與他們合作。忠于職守：這是建立與上司理想關(guān)系中最重要的品質(zhì)。

對商業(yè)的興趣：要有讀書看報的興趣，并養(yǎng)成良好習慣，這樣才能獲得相關(guān)領(lǐng)域的最新動態(tài)，給上司提供更令他滿意的服務(wù)。

3秘書的職業(yè)素養(yǎng)3秘書的個人品質(zhì)創(chuàng)造性：

在日常的工作中能對習以為常的事務(wù)進行創(chuàng)造性的思考，并能提出自己的建議和想法。

守時性：要求必須有很強的時間觀念，這樣才能把上司和自己的工作安排好。對未來需求的預測能力：能對工作中不可能的發(fā)展變化做出預測，并對上司的工作安排和計劃作出適當?shù)恼{(diào)整。

良好的外表，整潔的服飾是給人的第一印象。4秘書的個人品質(zhì)4秘書的個人品質(zhì)

良好的適應(yīng)性并樂于助人：無論何時，特別是在他人處于困難中要樂于助人這樣才有助于周圍的人員建立融洽的關(guān)系；當工作時間、性質(zhì)等發(fā)生改變時要有很強的適應(yīng)性。禮貌和禮儀：舉止要彬彬有禮，富有同情心；在接聽電話時說話要得體，平易近人；接待來訪者時要有禮貌，懂禮儀。樂觀（尤其在工作壓力比較大的情況下）：要用樂觀的情緒去感染周圍的人，這樣的辦公室群體才是有戰(zhàn)斗力的。5秘書的個人品質(zhì)5秘書工作的定位一、對公司的了解:二、對部門職能、業(yè)務(wù)流程的熟悉：三、上司的風格與處事方式四、職位的說明6秘書工作的定位6秘書工作的定位：

秘書工作的定位：

協(xié)助主管共同達成工作目標

輔助主管的例行業(yè)務(wù)

溝通協(xié)調(diào)的橋梁

辦公室/信息管理

客戶服務(wù)/公共關(guān)系

促進部門工作的推進7秘書工作的定位：

秘書工作的定位：7專業(yè)化---專業(yè)知識、技能

商業(yè)書信的標準格式 有效率的檔案管理 文字與語言之表達能力 電話應(yīng)對技巧 訪客接待禮儀 電腦軟體熟練的應(yīng)用 快速的打字能力對秘書的期望8專業(yè)化對秘書的期望8閱讀：

用眼閱讀：用腦閱讀：對秘書的期望9對秘書的期望9對秘書的期望適當?shù)姆b儀容及談吐薄施淡妝服裝端莊整潔，不穿涼鞋，低胸或過于暴露的衣服不戴設(shè)計夸張或垂吊的耳環(huán)、項鏈講話舉止端莊，音量適中，說話時正視對方10對秘書的期望10對秘書的期望站立規(guī)范——行走規(guī)范——就座規(guī)范——動作規(guī)范——表情規(guī)范——11對秘書的期望11對秘書的期望五要：五不要：12對秘書的期望12對秘書的期望

溝通橋梁當主管、部門、公司明亮的眼睛真心關(guān)懷立場公正給予正面鼓舞鼓勵同事直接與主管溝通主動與主管溝通觀察到的問題不斷地學習愉快的心情13對秘書的期望13職業(yè)發(fā)展之路了解你自己—善用長處控制型—自信，競爭力強，行動迅速，果斷坦率，把握機會，冒險創(chuàng)新，結(jié)果導向，主動積極，承擔責任分析型—善于計劃，實事求是，處事謹慎，精打細算，行事穩(wěn)健，客觀務(wù)實，冷靜分析支持型—忠誠，為人著想，支持他人，追求卓越，信賴合作，奉獻 精神促進型—幽默風趣，善于社交，善解人意，機智靈活，彈性應(yīng)對，勇于嘗試14職業(yè)發(fā)展之路了解你自己—善用長處14職業(yè)發(fā)展之路自我調(diào)整：控制型—更多地關(guān)注他人，三思而行，多問多聽分析型—掌握重點，勇于嘗試，超越形式，主動表達支持型—敢于說“不”，肯定自己，勇于表達自己的意見和情緒，要求結(jié)果及效率促進型—克制自己，少說多做15職業(yè)發(fā)展之路自我調(diào)整：15職業(yè)發(fā)展之路秘書發(fā)展方向

前臺部門秘書/初級/中級秘書行政/高級秘書/助理轉(zhuǎn)任辦公室行政工作轉(zhuǎn)向人力資源管理方向轉(zhuǎn)向采購\市場\客戶服務(wù)\咨詢等方向16職業(yè)發(fā)展之路秘書發(fā)展方向16個人資源盤點職業(yè)生涯規(guī)劃17個人資源盤點職業(yè)生涯規(guī)劃17與主管共事需知※了解他的工作重心及緊急度※了解他的風格※了解他的工作方式※了解他的人際網(wǎng)絡(luò)※理解他的工作壓力※保持良好的溝通※對主管的地位及能力表示敬意18與主管共事需知※了解他的工作重心及緊急度18不同風格的領(lǐng)導促進型控制型分析型支持型領(lǐng)導方式共同參與，建立共識指揮，調(diào)度資源制度、規(guī)劃分析管制自主，協(xié)調(diào)配合支持重要特征社交親和力重視機會結(jié)果理性經(jīng)驗分析團隊合作溝通方式非正式指示告知正式書面通知平等研討時間認知多角度現(xiàn)在過去將來影響力運用人際魅力權(quán)威性法定職權(quán)理念與信賴管制方式社會認同直接干涉程序制度道義良心對組織的要求彈性應(yīng)變開拓創(chuàng)新維持穩(wěn)定改善發(fā)展績效評估標準和諧交貨期穩(wěn)定品質(zhì)潛在問題姑息自大固執(zhí)失控19不同風格的領(lǐng)導促進型控制型分析型支持型領(lǐng)導方式共同參與，建立如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求分析型1.給我事實與信息，不要逼我立即冒險地決策2.不要戲謔開玩笑，讓我覺得你很輕浮3.我喜歡與正式、認真和尊重我們的人相處4.我討厭那些不切實際、投機取巧的工作方式20如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求分析型1.給如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求支持型不可以輕視別人或傷人自尊不可以欺壓善良與弱小不要背信棄義21如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求支持型不可以如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求控制型1.不要提太多的細節(jié)，請講重點及結(jié)論2.不要只提問題，多給我具體的建議與方案3.以工作任務(wù)優(yōu)先，不要受人為因素困擾22如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求控制型1.不如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求促進型1.以開放的心態(tài)接受新的想法2.多花時間與人溝通，了解他人的期望與感受3.凡事多商量，多一點彈性，不要固執(zhí)己見4.不要緊張，放輕松點23如何與不同風格的領(lǐng)導共事溝通的風格對下屬的要求促進型1.以秘書基本職責1.每天一定要完成工作：a.登記并處理每天進出的傳真，信件，并每天與部門主管及同事確認，以確定所有的傳真及信件都在規(guī)定時間之內(nèi)回復。傳真--（24小時內(nèi)）信件--（2個工作天）b.每天有固定時間與主管聚談

聚談時攜帶筆，筆記本，約談記錄本記錄主管交辦事項查看備忘錄當天的資料查看文件進出清單反饋主管昨日交辦事項之處理情形c每天更新約談本內(nèi)容d.每天檢查文件發(fā)出盒至少三次e.要回復的傳真一定當天發(fā)出打字要正確,先看懂信的內(nèi)容再工作-注意傳真/書信的格式,力求簡潔美觀需要主管在發(fā)出傳真/信件上簽名時,應(yīng)將附件準備齊全附在信后f.文件要每天歸檔

24秘書基本職責1.每天一定要完成工作：24秘書基本職責2.接電話

a.幫主管及部門同事接聽電話電話留言條的填寫b.如到訪其他部門如同事不在，秘書應(yīng)代為接聽電話3.當部門組織有變動時，應(yīng)及時修訂部門組織圖4.主管或同事出門前，秘書應(yīng)再確認其去向，掌握行程，以便有緊急事情，可以立即聯(lián)絡(luò)上5.協(xié)助主管或部門同事跟蹤督促會議上決定的所需執(zhí)行的項目，以期在指定日期前完成6.主管不在時，要獨立處理電報及信件，并追蹤到底，使部門運作順暢25秘書基本職責2.接電話25秘書基本職責注意事項：b.上班時間盡量不離開座位,必須離開時,一定要安排其他同事接聽電話,并告知去向及何時回來c.當主管正與別人談話或接聽電話時,不要離開位置,他可能需要文件d.主管下班后仍留在辦公室,秘書如欲先行離開,應(yīng)詢問主管是否還有事情需要處理,如主管在開會,則應(yīng)用遞紙條的方式詢問e.做事要有緊急性

事情徹底追蹤a.建立有系統(tǒng)的追蹤制度，任何事情都是要追蹤到底，要有鍥而不舍的精神b.用判斷力來決定待辦事項之緩急性，如無法判斷，應(yīng)主動請示主管c.任何事情無法于當天完成，應(yīng)主動告知對方及預訂完成日期d.主管部門同事交辦之事,不論辦妥與否,應(yīng)給予反饋,徹底執(zhí)行

26秘書基本職責注意事項：26

秘書專業(yè)技能改進工作品質(zhì)A.每次收到任務(wù)務(wù)必問清對方的需求、期望及任務(wù)的目標,才開始行動;B.

復述任務(wù)要點,確定對方同意,沒有錯誤,再行辦事;C.如果任務(wù)較為復雜,在定好方法后,應(yīng)先與對方商討過后才做,以免浪費許多時間與精神,還得修改或重做;D.做錯一次,馬上寫下正確的方法;下一次做之前,先參考正確方法,就不會再做錯;E.做錯事情,先與主管商量,找到“根本原因”,再尋求解決方法;F.每做一件事情都要計劃好執(zhí)行的步驟。27秘書專業(yè)技能改進工作品質(zhì)27人際溝通技巧如何有效地聽：表達的技巧28人際溝通技巧如何有效地聽：28人際溝通技巧如何與難相處的人共事說服的技巧29人際溝通技巧如何與難相處的人共事29秘書專業(yè)技能電話使用技巧接電話基本態(tài)度有禮貌、親切自然、保持愉快的心情長話短說、簡單明了仔細聆聽、不打斷對方的話樂于幫忙和自信的態(tài)度稱呼對方的頭銜或先生、小姐。在外人面前稱自己公司主管亦稱頭銜30秘書專業(yè)技能電話使用技巧30秘書專業(yè)技能電話使用技巧接聽電話基本動作三聲之內(nèi)接聽電話準備紙筆、留言條，記錄訊息或留言很有精神報出公司及自己的名字代接電話應(yīng)說“對不起，XXX不在，我是XXX”電話結(jié)束前31秘書專業(yè)技能電話使用技巧31秘書專業(yè)技能轉(zhuǎn)接電話：清晰來電方，轉(zhuǎn)接時保證同事接到電話，并簡單介紹來電人的情況再放下電話。電話錄音：保持標準電話禮貌和用語“**先生您好，我是***公司的***

這次來電主要是關(guān)于

事情請方便的時候給我回電，電話是：或下午會再次來電，謝謝！“

32秘書專業(yè)技能32秘書專業(yè)技能

過濾電話：

打錯電話：33秘書專業(yè)技能33秘書專業(yè)技能使用電話注意事項先擬好討論重點再打電話復雜的內(nèi)容先傳真再打電話聯(lián)絡(luò)重要電話請主管自己打，不要通過秘書轉(zhuǎn)接不要讓對方在電話上等太久不要在“邊緣時間”打重要電話不要利用上班時間打私人電話，盡量長話短說不要承諾做不到或不想做的事不要邊吃東西邊打電話不要邊接電話邊和第三者說話34秘書專業(yè)技能使用電話注意事項34秘書專業(yè)技能填寫留言條注意事項完整來話者之姓名、公司、電話、分機 -受話者留言內(nèi)容清楚復述留言內(nèi)容，確保留言正確-留言字體力求工整負責簽上姓名-寫上日期、時間如何處理客戶電話抱怨

保持鎮(zhèn)定，仔細聆聽“對不起”“對不起”“對不起”語氣平緩，不宜辯駁表示重視此事提出解決方案解決后立刻回復追蹤至客戶滿意35秘書專業(yè)技能填寫留言條注意事項35秘書專業(yè)技能

危機的定義：

危機處理的基本原則：

1.預防危機的升級：事件初期認真處理通知相關(guān)人士密切關(guān)注事態(tài)發(fā)展2.原則：36秘書專業(yè)技能36秘書專業(yè)技能危機情況處理危機事件的電話應(yīng)對

37秘書專業(yè)技能危機情況處理37秘書專業(yè)技能危機情況處理危機處理應(yīng)有的態(tài)度鎮(zhèn)定，有耐心對對方的遭遇表示理解和同情客觀、有條理坦誠表達對公司和產(chǎn)品的信心

38秘書專業(yè)技能危機情況處理38秘書專業(yè)技能訪客接待※事前準備了解拜訪目的，拜訪者姓名及職銜-登錄在行程表日志本上，并通知相關(guān)人員打印訪問行程表將相關(guān)資料放入備忘夾中準備會談資料，并預留備份 預訂會議室準備紀念品 安排接送對第一次到訪來賓應(yīng)詳述公司位置，或傳真地圖，如有安排用餐，應(yīng)事先訂餐廳，正式的餐會，應(yīng)事先取得菜單，安排座位表39秘書專業(yè)技能訪客接待39秘書專業(yè)技能訪客接待※來訪當日事先通知大堂接待員有關(guān)訪客的姓名，職稱，公司名稱及預定抵達時間張?zhí)麣g迎海報檢查會議室a.桌面是否干凈,桌椅是否排置整齊b.白板是否擦拭干凈,白板筆是否可以書寫c.投影機或幻燈機是否設(shè)置妥當,并且可正常使用d.放置投影筆,Pointer（電子投影筆）以正式的服裝,整齊的儀容,親切的微笑迎接訪客，并在訪客右前方一米處，引導訪客至會議室入座尋問訪客口味濃淡,奉上茶水使用托盤,并注意其排法及端茶的順序請客人“稍候”,等待時間不可超過10分鐘40秘書專業(yè)技能訪客接待40秘書專業(yè)技能訪客接待※重要訪客的接待要求要點:確定訪客抵達/離開時間及班機代訂旅館,安排接機回復訪客確認旅館及接機安排事宜將日程表復印通知相關(guān)人員（適當保密）預訂會議室訪客如帶太太前來,亦應(yīng)為其安排日程,由秘書負責接待-將確認之行程表給予相關(guān)人員-準備歡迎函,于訪客抵達前一天,與行程表一并傳真至旅館柜臺-訪客抵達后,秘書應(yīng)提醒主管或相關(guān)人員主動拔電話至旅館表示歡迎,并詢問是否有收到行程表-注意文化差異/宗教禁忌/訪客偏好-幫訪客確認機位-準備地方風味的禮物41秘書專業(yè)技能訪客接待41秘書專業(yè)技能訪客接待※訪客離開之后整理會議室會議記錄于三天內(nèi)傳真給訪客,并復印給相關(guān)同事會議記錄中需要跟進的事項,秘書應(yīng)主動提醒同事于回復日期之前完成,并將結(jié)果回復給上司提醒主管寫感謝函42秘書專業(yè)技能訪客接待42秘書專業(yè)技能會議安排事前的準備1.了解召開會議的目的 2.決定日期,時間,地點(預訂會議室)3.與會者名單 4.擬定會議議程5.分送開會通知-開會前一星期分送給參加會議者

6.如會議在公司以外的地方舉行,應(yīng)先視察場地，確定會場大小，光線，空調(diào)及隔音設(shè)備是否良好,在會議通知上附上地圖

7.會議資料的準備 8.會議器材文具的安排9.餐飲及點心的預訂 10.條列并善用各式檢查表43秘書專業(yè)技能會議安排43秘書專業(yè)技能會議安排會議當天準備事項:提前查看會議室的環(huán)境布置、桌椅、白板、空調(diào),電源 -檢查投影機等使用器材功能是否正、提醒與會者準時參加會議 -文具用品茶水,咖啡或點心 -會議記錄44秘書專業(yè)技能會議安排44秘書專業(yè)技能會議安排會議結(jié)束后的工作:迅速正確的傳達留言整理會議室整理會議記錄-會議之后三天內(nèi)完成,交由主管核示后分發(fā)給與會者核對各項費用支出明細,并可做為下次參考-擬定謝函45秘書專業(yè)技能會議安排45秘書專業(yè)技能商務(wù)旅行日程計劃日期時間地點交通工具內(nèi)容備注3月18日星期二9：00廣州至北京航班：12：30北京飯店與**先生會談電話：

14：30到國貿(mào)大廈拜訪客戶準備的資料3月19日星期三9：00分公司會議室培訓項目組全體成員12：00午餐13：25北京返廣州航班46秘書專業(yè)技能商務(wù)旅行日程計劃46秘書專業(yè)技能秘書常用之工具筆記本記錄主管、同事、客戶交辦事項及自己計劃要做的事做完之事作記錄筆劃掉未做完之事于下班前列入明天應(yīng)做事項約會記事本記錄主管的面談每天更新主管的日程安排表，使兩本一致用鉛筆登錄47秘書專業(yè)技能秘書常用之工具47秘書專業(yè)技能秘書常用之工具小鬧鐘提醒主管準時參加所有的約會公司內(nèi)部的會議，應(yīng)于15分鐘前提醒公司外的約會，則應(yīng)在預計的路程外加15分鐘之前提醒主管48秘書專業(yè)技能秘書常用之工具48秘書專業(yè)技能秘書常用之工具備忘錄用來提醒所有完成期限之事項 -來往之傳真與信函復印一份交辦事項 -定期要處理的事暫時不急，但將來要做的事 -上司出差前事先處理完其不在時的事務(wù)主動跟進及回復 -使用方法-將需要備忘的資料，影印一份放入相關(guān)日期欄內(nèi)-每天下班前將置于明天欄內(nèi)的資料取出主動跟蹤及反饋 -一早與主管商量及處理事情方法-若主管要出差需事先檢查這段期間要處理備忘錄內(nèi)的文件49秘書專業(yè)技能秘書常用之工具49秘書專業(yè)技能秘書常用之工具收發(fā)文登記本按收到日期登錄所有來函、傳真及文件 -按流水號登錄所有發(fā)文需要回復的填入答復日期 -收到回復則填入收到日期備注欄填入此份文件歸檔于何處 -已完成者用記錄筆劃掉-每天與主管重新審閱來往函件及追蹤情況顏色管理利用不同顏色的文件夾來區(qū)分資料類別及緊急性急件/密件待閱，需簽名的文件 外來信函與傳真內(nèi)部文件50秘書專業(yè)技能秘書常用之工具50時間管理“熱愛生命,就得熱愛時間,因為人的一生是由時間構(gòu)成”時間是事件的組合,而事件的發(fā)生取決于抉擇管理可被定義為掌握,而掌握就要尋找方法,找尋方法,身體力行,亦即要去做時間管理=事件掌握習慣:1.依輕重緩急排列事情2.整齊有條理的置放物件3.耐心4.不找藉口5.避免拖延習慣6.隨時記錄事件及想法7.每天下班前列出明天需要處理之工作項目8.養(yǎng)成定期檢視自己如何利用時間的習慣51時間管理“熱愛生命,就得熱愛時間,因為人的一生是由時間時間管理事務(wù)分類表52時間管理事務(wù)分類表52時間管理偏重于第一類事務(wù)偏重于第二類事務(wù)結(jié)果:有遠見,有理想平衡機會自制少有危機結(jié)果:壓力精疲力竭危機處理忙于收拾殘局偏重于第三類事務(wù)結(jié)果:短視近利危機處理被視為巧言令色輕視目標與計劃缺乏自制力，怪罪他人人際關(guān)系浮泛，甚至破裂偏重于第三、四類事務(wù)結(jié)果:全無責任感工作不保依賴他人或社會機構(gòu)為生53時間管理偏重于第一類事務(wù)偏重于第二類事務(wù)結(jié)果:偏重于第三、四時間管理檔案管理系統(tǒng)

依內(nèi)容分類 依ABC…順序 依年代次序歸檔 FilingIndex（檔案索引）置于檔案最前方 電腦檔案管理系統(tǒng)

硬碟設(shè)次目錄

每個文件打上檔案名稱 -電腦編號 -部門代號 -硬碟 -軟體名稱 -次目錄名稱 -檔案名稱 每星期備份一次 名片管理系統(tǒng) 供應(yīng)商名片歸供應(yīng)商的文件夾 重點客戶名片歸重點客戶文件夾 公司名片依公司英文,稱入名片盒 個人名片依姓氏入名片盒 飯店、花店、銀行等名片依種類入名片盒54時間管理檔案管理系統(tǒng)54井井有條的辦公室1)文件處理流程化

日積月累的文件成堆在桌上會喪失效率,清晰你處理文件的流程，并有效地加以區(qū)分成:機動處理類,同事類;閱讀類;歸檔類及待辦事項類等2)別讓桌面上文件成堆

桌面應(yīng)是工作柜面,是僅供用來“做事”的地方,別把所有東西都放在上面3)使用可調(diào)式文件置放架

將置放架放在易取易用處,可減少眼睛及脖子的負擔4)凡事依照行事歷業(yè)務(wù)會議,個人約定,作業(yè)期限,工作目標,往來人/事……林林種種的安排都記在行事歷上,最好定期復印單周行程表在身邊,以免忘了重要計劃5)使用碎紙機如此一些需丟棄的機密文件,報價資料等均可迅速化于無形,避免機密資料意外曝光或積壓案牌55井井有條的辦公室1)文件處理流程化55井井有條的辦公室6)每三個月做一次檔案柜的徹底減肥

準備一兩個大垃圾桶,將你在過去一段時間都未查閱,或資料已存放在磁片中者都可舍棄7)使用彩色印刷的電話留言條

醒目的電話留言條是員工辦公室的必備品，格式以填充方式設(shè)計，特殊的形狀和顏色可避免被其它文件淹沒8)有效利用彩色自粘貼紙

可將混亂的文件逐一區(qū)分，以便隨后迅速歸檔，可付予顏色定義，例如紅色代表待辦事項等9)重要的電話應(yīng)多留一份副本，隨身攜帶

將工作往來中較重要的電話依類別或名稱區(qū)分，騰出一份在身邊，可助你有效地運用來聯(lián)絡(luò)他人10)絕對絕對絕對不要沒有整理好桌面就回家

每天早上若看到前一天的凌亂，一定會使你當天的效率大挫，務(wù)必在下班前花十分鐘將待辦事項稍事分類，如此明天一定會更好56井井有條的辦公室6)每三個月做一次檔案柜的徹底減肥56秘書專業(yè)技能公文協(xié)作與溝通公文寫作

—條理清晰，規(guī)范格式—行文流暢，目的明確Why工作目的What何種工作Who誰負責Where在哪里做When工作期限How如何做公文寫作及溝通基本上都應(yīng)具備上述六個要素，唯一分別的是，你

需強調(diào)的是其中哪一個要素，你可以通過用字體或內(nèi)容去強調(diào)不要忘記署名,寫上發(fā)出日期追蹤公文發(fā)出的結(jié)果57秘書專業(yè)技能公文協(xié)作與溝通57檔案管理走出概念認識的誤區(qū)

檔案：原始記錄其他：資料文件＝檔案？文件轉(zhuǎn)化為檔案的條件：辦理完畢的文件才能歸入檔案對日后工作有參考利用價值的文件按照一定規(guī)律集中保存的文件58檔案管理走出概念認識的誤區(qū)58檔案管理科學立卷的方法按問題特征立卷：反映同一事件，人物，事物，問題，工作性質(zhì)的文件

例如：關(guān)于評定工資問題的文件關(guān)于調(diào)整經(jīng)理職務(wù)的文件2.按時間特征立卷：例2003年上半年工作總結(jié)3.按名稱特征立卷：名稱相同的文件集中立卷通常將命令，指示，決議，會議記錄，計劃，報告，合同，統(tǒng)計報表等文件，按名稱特征立卷。59檔案管理科學立卷的方法59檔案管理科學立卷的方法4.按作者特征立卷：指同一作者的文件集中立卷5.按通訊者特征立卷：將本單位與某一單位之間，雙方進行工作聯(lián)系而形成的來往文書6.按地區(qū)特征立卷：內(nèi)容涉及同一地區(qū)的文件集中立卷60檔案管理科學立卷的方法60檔案管理案卷整理編目的五個步驟：

調(diào)整立卷擬寫案卷標題：（地區(qū)）作者—時間—問題—名稱卷內(nèi)文件的排列和編號填寫卷內(nèi)目錄與備考表填寫案卷封皮與裝訂61檔案管理案卷整理編目的五個步驟：61

1、想要體面生活，又覺得打拼辛苦；想要健康身體，又無法堅持運動。人最失敗的，莫過于對自己不負責任，連答應(yīng)自己的事都辦不到，又何必抱怨這個世界都和你作對？人生的道理很簡單，你想要什么，就去付出足夠的努力。

2、時間是最公平的，活一天就擁有24小時，差別只是珍惜。你若不相信努力和時光，時光一定第一個辜負你。有夢想就立刻行動，因為現(xiàn)在過的每一天，都是余生中最年輕的一天。

3、無論正在經(jīng)歷什么，都請不要輕言放棄，因為從來沒有一種堅持會被辜負。誰的人生不是荊棘前行，生活從來不會一蹴而就，也不會永遠安穩(wěn)，只要努力，就能做獨一無二平凡可貴的自己。

4、努力本就是年輕人應(yīng)有的狀態(tài)，是件充實且美好的事，可一旦有了表演的成分，就會顯得廉價，努力，不該是為了朋友圈多獲得幾個贊，不該是每次長篇贅述后的自我感動，它是一件平凡而自然而然的事，最佳的努力不過是：但行好事，莫問前程。愿努力，成就更好的你！

5、付出努力卻沒能實現(xiàn)的夢想，愛了很久卻沒能在一起的人，活得用力卻平淡寂寞的青春，遺憾是每一次小的挫折，它磨去最初柔軟的心智、讓我們懂得累積時間的力量；那些孤獨沉寂的時光，讓我們學會守候內(nèi)心的平和與堅定。那些脆弱的不完美，都會在努力和堅持下，改變模