維護(hù)項(xiàng)目檔案管理制度

11.維護(hù)項(xiàng)目資料、檔案管理制度11.1維護(hù)項(xiàng)目部文件編碼規(guī)定11.1.1目的規(guī)定維護(hù)項(xiàng)目部各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)隊(duì)質(zhì)量體系文件編碼，防止文件的編碼重號(hào)和錯(cuò)誤使用。11.11.2適用范圍適用于項(xiàng)目部除公文以外的所有文件的編碼11.1.3引用文件ZH2F001-年度號(hào)天津藍(lán)巢電力檢修有限公司文件編碼管理制度(年度號(hào)版)11.1.4具體規(guī)定11.1.4.1根據(jù)公司綜合管理部確定的單位碼為◆◆；11.1.4.2根據(jù)分類(lèi)碼的確定原則，項(xiàng)目部綜合管理的分類(lèi)碼為1，質(zhì)量管理的分類(lèi)碼為2，安全和環(huán)境管理的分類(lèi)碼為3，生產(chǎn)管理的分類(lèi)碼為411.1.4.3文類(lèi)碼的確定1）為簡(jiǎn)便,使用六種分類(lèi)碼：F——規(guī)章類(lèi)如管理文件、制度、辦法、規(guī)定、規(guī)程、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等重復(fù)性應(yīng)用的文件Z——作業(yè)文件類(lèi)如針對(duì)專(zhuān)門(mén)事件、專(zhuān)門(mén)產(chǎn)品、專(zhuān)門(mén)的過(guò)程所制定的文件，與規(guī)章類(lèi)的區(qū)別在于是一次性應(yīng)用的文件，如年度號(hào)年培訓(xùn)計(jì)劃,某某工程施工組織設(shè)計(jì)，某某工程作業(yè)指導(dǎo)書(shū),某某事故的處理決定等；T——推薦性、參考性文件資料如各種總結(jié)、匯報(bào)、指南(闡明推薦性的方法回建議的文件)、推薦的外來(lái)參考資料等；Y——重要的日常應(yīng)用文件如通知、信函、傳真等；B——規(guī)范表格、臺(tái)帳(規(guī)定為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供的客觀證據(jù)的文件)如：檢查記錄表、糾正措施表、文件發(fā)放登記表等；A——其他文件或不區(qū)別分類(lèi)碼時(shí)采用。2）文件在F、Z、T間不好區(qū)分時(shí)，按F、Z、T順序采用前者或選用A11.1.4.4序列碼以年為周期連續(xù)使用，同一單位分類(lèi)同一文類(lèi)的序列碼，當(dāng)年不得重號(hào)。11.1.4.5年號(hào)碼取文件發(fā)布爾日的年號(hào)四位數(shù)。11.1.4.6發(fā)布文件的各單位負(fù)責(zé)對(duì)文件編碼，并按年建立文件編碼登記，以免文件重碼/錯(cuò)碼。11.1.4.7項(xiàng)目部已發(fā)布的有效文件，已有文件編碼的可延用原編碼，無(wú)編碼但需要的可按制度編碼。11.1.4.8行政公文正文按公文編碼辦法編碼,隨文發(fā)布的附件，屬文件的應(yīng)按本規(guī)定編碼。11.1.4.9項(xiàng)目部各部門(mén)制度、規(guī)定編碼如下:1）綜合管理部門(mén)編制的相關(guān)制度、規(guī)定：◆◆1F(001-999)-年度號(hào)2）質(zhì)量管理部門(mén)編制的制度、規(guī)定：◆◆2F(001-999)-年度號(hào)3）安全和環(huán)境管理部門(mén)編制的制度、規(guī)定◆◆3F(001-999)-年度號(hào)4）生產(chǎn)管理部門(mén)編制的制度、規(guī)定:◆◆4F(001-999)-年度號(hào)11.1.4.10項(xiàng)目部各專(zhuān)業(yè)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)為（按專(zhuān)業(yè)分）：1）◆◆4Z(001-999)-GL-年度號(hào)（鍋爐專(zhuān)業(yè)）2）◆◆4Z(001-999)-QJ-年度號(hào)（汽機(jī)專(zhuān)業(yè)）3）◆◆4Z(001-999)-RL-年度號(hào)（燃料專(zhuān)業(yè)）4）◆◆4Z(001-999)-DQ-年度號(hào)（電氣專(zhuān)業(yè)）5）◆◆4Z(001-999)-RK-年度號(hào)（熱控專(zhuān)業(yè)）6）◆◆4Z(001-999)-GD-年度號(hào)(供電專(zhuān)業(yè))11.1.4.11項(xiàng)目部使用的表格為1）綜合管理部門(mén)的表格為◆◆1B(001-999)-年度號(hào)2）質(zhì)量管理部門(mén)的表格為◆◆2B(001-999)-年度號(hào)3）安全和環(huán)境的表格為◆◆3B（001-999）-年度號(hào)4）生產(chǎn)管理的表格為◆◆4B(001-999)-年度號(hào)11.2維護(hù)項(xiàng)目部基礎(chǔ)技術(shù)資料編碼規(guī)定為便于查找和管理各專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)技術(shù)資料，并且能與MIS系統(tǒng)鏈接迅速，實(shí)現(xiàn)維護(hù)項(xiàng)目系統(tǒng)管理運(yùn)作模式，結(jié)合維護(hù)項(xiàng)目部生產(chǎn)管理中產(chǎn)生的部分基礎(chǔ)技術(shù)資料的類(lèi)別和對(duì)設(shè)備基本情況的了解，做如下規(guī)定：11.2.1各專(zhuān)業(yè)每臺(tái)設(shè)備四大標(biāo)準(zhǔn)的編碼原則為：◆◆---JB--（a-b-c-d）A(B；C；D)字段4字段3字段2字段1說(shuō)明：字段1---代表◆◆維護(hù)項(xiàng)目部字段2---汽機(jī)專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)JB-汽機(jī)標(biāo)準(zhǔn)DB-電氣標(biāo)準(zhǔn)RB-熱控標(biāo)準(zhǔn)LB-鍋爐標(biāo)準(zhǔn)RB-燃料標(biāo)準(zhǔn)字段3---a專(zhuān)業(yè)（1汽機(jī)專(zhuān)業(yè)，2鍋爐專(zhuān)業(yè)，3燃料專(zhuān)業(yè)，4熱控專(zhuān)業(yè)，5電氣專(zhuān)業(yè)），b系統(tǒng)（類(lèi)別），c主設(shè)備，d從屬設(shè)備字段4---四大標(biāo)準(zhǔn)（A：點(diǎn)檢標(biāo)準(zhǔn)B：給油脂標(biāo)準(zhǔn)C：維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)D：維修作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）11.2.2各專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案編碼原則：均以專(zhuān)業(yè)代字區(qū)分（從汽機(jī)開(kāi)始）◆◆-JSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）汽機(jī)專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案◆◆-DSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）電氣專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）熱控專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案◆◆-LSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）鍋爐專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案◆◆-RSD-（a-b-c-d）（設(shè)備）燃料專(zhuān)業(yè)設(shè)備檔案說(shuō)明：SD---設(shè)備檔案簡(jiǎn)稱(chēng)11.2.3各專(zhuān)業(yè)檢修檔案及檢修記錄編碼原則11.2.3.1檢修檔案編碼原則（按專(zhuān)業(yè)分）◆◆-JJD-（a-b-c-d）：汽機(jī)專(zhuān)業(yè)檢修檔案◆◆-DJD-（a-b-c-d）：電氣專(zhuān)業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：熱控專(zhuān)業(yè)檢修檔案◆◆-RJD-（a-b-c-d）：燃料專(zhuān)業(yè)檢修檔案◆◆-LJD-（a-b-c-d）：鍋爐專(zhuān)業(yè)檢修檔案說(shuō)明：JD---檢修檔案簡(jiǎn)寫(xiě)11.2.3.2檢修記錄編碼原則◆◆-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽機(jī)專(zhuān)業(yè)檢修記錄◆◆-DJJ-（a-b-c-d）-001：電氣專(zhuān)業(yè)檢修記錄◆◆-RJJ-（a-b-c-d）-001：熱控專(zhuān)業(yè)檢修記錄◆◆-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料專(zhuān)業(yè)檢修記錄◆◆-LJJ-（a-b-c-d）-001：鍋爐專(zhuān)業(yè)檢修記錄說(shuō)明：JJ…檢修記錄簡(jiǎn)寫(xiě)11.2.4質(zhì)量驗(yàn)收單及三方確認(rèn)單編碼原則11.2.4.1質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-JYS-（001-999）-年度號(hào) 字段4字段3字段2字段1字段說(shuō)明：字段1---◆◆維護(hù)項(xiàng)目部單位碼字段2---汽機(jī)專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單其他專(zhuān)業(yè)隨專(zhuān)業(yè)代字而改變代號(hào)：◆◆-DYS-（001-999）電氣專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-RYS-（001-999）熱控專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-LYS-（001-999）鍋爐專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單◆◆-RYS-（001-999）燃料專(zhuān)業(yè)質(zhì)量驗(yàn)收單YS---指質(zhì)量驗(yàn)收單簡(jiǎn)寫(xiě)字段3---設(shè)備流水號(hào)字段4---年序號(hào)11.2.4.2三方確認(rèn)單◆◆-JSQ-（001-999）-年度號(hào) 字段4字段3字段2字段1說(shuō)明：字段1：◆◆維護(hù)項(xiàng)目部字段2：汽機(jī)專(zhuān)業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-DSQ-（001-999）電氣專(zhuān)業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-RSQ-（001-999）熱控專(zhuān)業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-LSQ-（001-999）鍋爐專(zhuān)業(yè)三方確認(rèn)單◆◆-WSQ-（001-999）外圍專(zhuān)業(yè)三方確認(rèn)單SQ---指三方確認(rèn)單簡(jiǎn)寫(xiě)字段3：該專(zhuān)業(yè)設(shè)備流水號(hào)字段4：年序號(hào)11.3維護(hù)項(xiàng)目部文件、資料管理辦法11.3.1目的為規(guī)范管理維護(hù)檢修過(guò)程中的相關(guān)文件、資料，以滿足生產(chǎn)的需要，確保資料的生成和流轉(zhuǎn)滿足公司及業(yè)主的相關(guān)要求。11.3.2適用范圍適用于維護(hù)項(xiàng)目部?jī)?nèi)各專(zhuān)業(yè)隊(duì)及相關(guān)管理部門(mén)。11.3.3職責(zé)11.3.3.1資料室負(fù)責(zé)維護(hù)檢修過(guò)程中相關(guān)文件的搜集和管理、保證使用部門(mén)及時(shí)得到有效文件的版本，并對(duì)文件的規(guī)范建檔負(fù)責(zé)。11.3.3.2項(xiàng)目部各專(zhuān)業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)基礎(chǔ)技術(shù)資料的生成和管理，負(fù)責(zé)外來(lái)文件的實(shí)施和管理。11.3.3.3項(xiàng)目部質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)維護(hù)檢修過(guò)程中文件資料的監(jiān)督管理、質(zhì)量記錄的搜集和管理。11.3.3.4項(xiàng)目部綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公文等相關(guān)的文件資料的管理。11.3.4管理規(guī)定11.3.4.1對(duì)圖紙及廠家資料的管理鑒于電廠維護(hù)工作的特殊性，由業(yè)主提供維護(hù)項(xiàng)目部資料室貯存的圖紙及廠家資料僅限一套，而且有些部分還不能完全滿足生產(chǎn)需要，需自行復(fù)印一部分，同時(shí)做好對(duì)顧客財(cái)產(chǎn)的保護(hù)，有利于追溯。這就要求維護(hù)項(xiàng)目在資料管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行圖紙、資料借閱規(guī)定：1）借閱人必須在認(rèn)真填寫(xiě)好文件借閱記錄表并經(jīng)資料主管簽字后方可借閱。借閱記錄表要規(guī)范填寫(xiě)，表內(nèi)應(yīng)寫(xiě)清借閱時(shí)間、借閱文件編號(hào)、借閱份數(shù)及借閱人的親筆簽名等。2）圖紙及廠家資料由于其專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)，最長(zhǎng)借閱時(shí)間可為一個(gè)月，月滿后再借，應(yīng)先歸還，再繼續(xù)填寫(xiě)文件借閱記錄表，方可續(xù)借。3）借閱人在查閱已借出圖紙及廠家資料的同時(shí)，應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)借出資料的保管，保證按時(shí)、完整、齊全歸還到資料室。資料主管對(duì)歸還的資料進(jìn)行實(shí)際核查無(wú)誤，方可填上歸還時(shí)間，以保證資料齊全歸檔。4）為了便于查閱柜內(nèi)圖紙及資料，資料主管應(yīng)將圖紙及廠家資料分別建立目錄并分別放置，將目錄貼于柜門(mén)內(nèi)側(cè)，而且每套圖紙外側(cè)都應(yīng)用口取紙標(biāo)識(shí)卷冊(cè)號(hào)便于查找。隨著資料的增加和變化，目錄也應(yīng)隨著更新，更新的頻次一般為每月一次，圖紙變化量大時(shí)，應(yīng)每半月更新一次，保證對(duì)圖紙及資料實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。5）為了保證各專(zhuān)業(yè)能及時(shí)得到圖紙及廠家資料，各專(zhuān)業(yè)技術(shù)員應(yīng)根據(jù)需求的緊急程度，編制出圖紙及廠家資料需求計(jì)劃，將其交到資料室，再由資料主管陸續(xù)去準(zhǔn)備和搜集相關(guān)資料。6）由業(yè)主方獲取的圖紙及廠家資料，先由資料主管進(jìn)行分類(lèi)、建檔，然后由質(zhì)量主管在每天5點(diǎn)的項(xiàng)目部生產(chǎn)落實(shí)會(huì)上通知到圖清單，各專(zhuān)業(yè)專(zhuān)工負(fù)責(zé)傳達(dá)到技術(shù)員，以便領(lǐng)用和查閱。11.3.4.2對(duì)維護(hù)檢修基礎(chǔ)技術(shù)資料的管理規(guī)定為規(guī)范維護(hù)檢修基礎(chǔ)技術(shù)資料的生成和最終的歸檔，實(shí)現(xiàn)資料的閉環(huán)管理。提出以下幾點(diǎn)規(guī)定：1）相關(guān)資料生成的管理規(guī)定（a）基礎(chǔ)技術(shù)資料生成的表格形式直接引用質(zhì)量管理程序文件中對(duì)生產(chǎn)過(guò)程的管理的相關(guān)表格。表-1_________________________文件（記錄）借閱申請(qǐng)單編號(hào):次數(shù)文件名稱(chēng)文件編號(hào)借閱時(shí)間借閱用途借閱申請(qǐng)部門(mén)/人歸還日期審批人檢驗(yàn)人備注表-2_________________專(zhuān)業(yè)圖紙及廠家資料需求計(jì)劃編號(hào):××-001序號(hào)圖紙及廠家資料名稱(chēng)圖紙卷冊(cè)號(hào)設(shè)計(jì)單位/制造廠家計(jì)劃需要時(shí)間備注注：××：表示英文專(zhuān)業(yè)代碼，如電氣應(yīng)為DQ。（b）表格的頁(yè)面設(shè)置要求：豎排時(shí)左:2.5cm右:1.5cm上:3.5cm頁(yè)眉:2.5cm頁(yè)角:0下:1.5cm;橫排時(shí)左:1.5cm右:2.5cm上:3.5cm頁(yè)眉:2.5cm頁(yè)角:0下:1.5cm,紙型為A4打印紙。（c）表格的填寫(xiě)要清晰、規(guī)范，字號(hào)一般為四號(hào)字，一項(xiàng)內(nèi)字?jǐn)?shù)多時(shí)，可調(diào)整字的大小。（d）各專(zhuān)業(yè)生成的基礎(chǔ)技術(shù)資料，應(yīng)隨同卷內(nèi)目錄定期向資料室移交，資料室核查后負(fù)責(zé)保管。2）對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)管理的有關(guān)規(guī)定（a）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)范本直接引用維護(hù)檢修質(zhì)量管理程序文件中的模板。（b）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的頁(yè)面格式為：左:2.5cm右:1.5cm上:2.5cm頁(yè)眉:1.5cm頁(yè)角:1.5cm；頁(yè)眉字體規(guī)定為小四號(hào)字隸書(shū)；頁(yè)角為小四號(hào)字宋體，格式為：第×頁(yè)共×頁(yè)。（c）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)采用的紙型為A4打印紙。3）作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的審批規(guī)定作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編寫(xiě)完后，統(tǒng)一交到資料室先進(jìn)行登記，然后由資料主管負(fù)責(zé)送至業(yè)主檢修維護(hù)主管部門(mén)、安監(jiān)部門(mén)負(fù)責(zé)人處審閱相關(guān)項(xiàng)，然后從最末一位審核人處取回，將作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和修改意見(jiàn)一并返給編寫(xiě)人進(jìn)行修改，編寫(xiě)人修改后，重新打出一份隨有修改意見(jiàn)的那份交到資料室，資料室核對(duì)無(wú)誤后，送到項(xiàng)目部總工處審批，審批通過(guò)后直接由資料室復(fù)印下發(fā)給使用部門(mén)及相關(guān)部門(mén)；不通過(guò),繼續(xù)返回修改，修改后資料室再?gòu)?fù)印下發(fā)，同時(shí)填寫(xiě)文件發(fā)放記錄。資料室保留作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原件，并按專(zhuān)業(yè)分別建檔。附表：隱蔽工程簽證單設(shè)備清冊(cè)統(tǒng)計(jì)表設(shè)備檔案設(shè)備檢修記錄設(shè)備檢修檔案三方確認(rèn)單缺陷統(tǒng)計(jì)表作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編制計(jì)劃清單作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式范本檢修質(zhì)量驗(yàn)收單收文記錄文件發(fā)放登記表文件發(fā)放審批工程聯(lián)絡(luò)單表樣隱蔽工程簽證單編號(hào)：工程名稱(chēng)項(xiàng)目名稱(chēng)檢修單位檢查日期檢修內(nèi)容：檢查結(jié)果：業(yè)主設(shè)備部或監(jiān)理時(shí)間年月日質(zhì)量管理部門(mén)時(shí)間年月日檢修部門(mén)時(shí)間年月日檢修負(fù)責(zé)人時(shí)間年月日注：（1）隱蔽工程簽證單由作業(yè)單位填寫(xiě)。（2）填寫(xiě)一式三份，作業(yè)單位、質(zhì)量管理部門(mén)、業(yè)主或監(jiān)理各一份。設(shè)備清冊(cè)統(tǒng)計(jì)表編號(hào):序號(hào)設(shè)備名稱(chēng)型號(hào)及規(guī)格單位數(shù)量生產(chǎn)廠家備注#1機(jī)組#2機(jī)組設(shè)備檔案專(zhuān)業(yè)：編號(hào)：機(jī)組號(hào)設(shè)備名稱(chēng)設(shè)備編號(hào)型號(hào)制造廠產(chǎn)成日期出廠編號(hào)安裝日期投產(chǎn)日期KKS編碼系統(tǒng)分類(lèi)安裝位置主要參數(shù)性能特點(diǎn)主要記錄備注設(shè)備檢修記錄專(zhuān)業(yè)：編號(hào)：機(jī)組號(hào)設(shè)備名稱(chēng)檢修日期KKS編碼檢修部位完成時(shí)間驗(yàn)收時(shí)間任務(wù)單編號(hào)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編號(hào)檢修原因：檢修記錄:檢修部門(mén)記錄人檢修人員工作負(fù)責(zé)人專(zhuān)業(yè)隊(duì)負(fù)責(zé)人備注:設(shè)備檢修檔案專(zhuān)業(yè)：編號(hào)：機(jī)組號(hào)設(shè)備名稱(chēng)制造廠家設(shè)備型號(hào)出廠日期KKS編碼出廠編號(hào)投產(chǎn)日期序號(hào)檢修日期檢修記錄編號(hào)檢修部位填表人三方確認(rèn)單編號(hào)：電廠名稱(chēng)檢修項(xiàng)目名稱(chēng)檢修負(fù)責(zé)人檢修起始時(shí)間檢修內(nèi)容：檢修完成情況：維護(hù)檢修項(xiàng)目部年月日業(yè)主設(shè)備部年月日業(yè)主發(fā)電部年月日備注：此表一式三份，簽字方各執(zhí)一份。___________________專(zhuān)業(yè)缺陷統(tǒng)計(jì)表編號(hào):序號(hào)缺陷內(nèi)容缺陷分類(lèi)提出人提出日期驗(yàn)收人驗(yàn)收日期備注設(shè)計(jì)制造安裝其他作業(yè)指導(dǎo)書(shū)編制計(jì)劃清單序

號(hào)文件編號(hào)責(zé)任者文件材料題名編制日期審批權(quán)限專(zhuān)工部長(zhǎng)總工說(shuō)明：在審批權(quán)限欄相應(yīng)格中打“√”。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)格式范本_______維護(hù)檢修作業(yè)指導(dǎo)書(shū)文件編號(hào):名稱(chēng)：編制單位：編制：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：版次：目錄1、目的2、適用范圍3、編制依據(jù)4、作業(yè)前應(yīng)具備的條件5、作業(yè)危險(xiǎn)因素和環(huán)境因素辨識(shí)及對(duì)策表6、作業(yè)人員要求及職責(zé)分工7、作業(yè)工器具及消耗材料8、作業(yè)程序、技術(shù)要求及質(zhì)量控制點(diǎn)9、作業(yè)技術(shù)記錄表10、質(zhì)量驗(yàn)收簽證單11、附錄（表格、記錄圖等）__________________質(zhì)量驗(yàn)收單編號(hào)：名稱(chēng)工作負(fù)責(zé)人檢修部門(mén)檢修部門(mén)檢修類(lèi)別工時(shí)消耗檢修時(shí)間年月日時(shí)分至年月日時(shí)分檢修前存在問(wèn)題及檢修中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題檢修內(nèi)容及缺陷處理情況 遺留問(wèn)題班組自檢評(píng)價(jià)：簽字：年月日專(zhuān)業(yè)隊(duì)驗(yàn)收評(píng)價(jià)：簽字：年月日工程設(shè)備部評(píng)價(jià)：簽字：年月日說(shuō)明：1、各專(zhuān)業(yè)隊(duì)必須認(rèn)真填寫(xiě)，甲方驗(yàn)收需業(yè)主檢修維護(hù)主管部門(mén)專(zhuān)工評(píng)價(jià)并簽字2、本表一式三份。11.3.4.3外來(lái)文件的管理我們這里講的外來(lái)文件主要包括：1）工作中使用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)外標(biāo)準(zhǔn)以及需執(zhí)行的上級(jí)組織或相關(guān)單位的文件；2）顧客提供的圖紙、技術(shù)要求等；3）供貨單位提供的使用維護(hù)說(shuō)明書(shū)和圖紙等文件；4）作為工作依據(jù)的其他外來(lái)文件。以上4種文件均應(yīng)按管理體系程序文件通用程序中《文件控制程序》控制和管理，我們主要針對(duì)第4種做一下補(bǔ)充規(guī)定：（a）作為工作依據(jù)的外來(lái)文件不管以何種渠道獲取的，首先應(yīng)先送到資料室登記，由資料主管填寫(xiě)收文記錄。資料室拿到文件后，請(qǐng)項(xiàng)目部總工審閱，根據(jù)總工的簽署意見(jiàn)確定分發(fā)部門(mén)，資料主管將原文件復(fù)印，有必要的情況下要對(duì)紙媒體的資料進(jìn)行掃描，留下圖象資料，將復(fù)印件或電子掃描圖象下發(fā)到相關(guān)部門(mén)，同時(shí)填寫(xiě)文件發(fā)放記錄，原文件由資料室裝盒保存，并建立盒內(nèi)文件的目錄。（b）各專(zhuān)業(yè)隊(duì)編制的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及相關(guān)制度、規(guī)定等，在編寫(xiě)前應(yīng)首先到資料室備案，資料室根據(jù)專(zhuān)業(yè)的不同，依據(jù)《維護(hù)項(xiàng)目部文件編碼規(guī)定》，確定一個(gè)準(zhǔn)確的文件編碼給編寫(xiě)人，這樣保證了文件的編碼正確使用，避免和其他已生成文件的編號(hào)發(fā)生混淆。作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的審批按規(guī)定執(zhí)行；制度、規(guī)定在編寫(xiě)完后，統(tǒng)一交到資料室，由資料室負(fù)責(zé)找項(xiàng)目部總工審批，總工審批后，再由資料室復(fù)印下發(fā)到相關(guān)部門(mén)，同時(shí)填寫(xiě)文件發(fā)放記錄，原件由資料室按專(zhuān)業(yè)建檔保存。（c）編寫(xiě)文件的頁(yè)面設(shè)置規(guī)定：左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，字體為四號(hào)字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.4維護(hù)檢修過(guò)程中，與外部聯(lián)絡(luò)用文件的管理各專(zhuān)業(yè)隊(duì)在生產(chǎn)準(zhǔn)備及進(jìn)行階段產(chǎn)生的與業(yè)主間的、相關(guān)部門(mén)間的聯(lián)絡(luò)單的控制與管理1）在擬訂一個(gè)新單前，應(yīng)先到資料室登記，由資料室給定一個(gè)流水號(hào)后再擬內(nèi)容，提出部門(mén)擬好后交到資料室，由資料室找總工簽發(fā)，簽發(fā)后交由提出單位送業(yè)主或相關(guān)部門(mén)處理，返回的文件交到資料室，資料室將其分發(fā)給提出部門(mén)一份后，資料員在備案記錄上寫(xiě)明已處理及處理日期，建檔保存原件。2）工程聯(lián)絡(luò)單的表樣附后。3）工程聯(lián)絡(luò)單頁(yè)面設(shè)置規(guī)定：：左2.5cm右1.5cm上2.5cm下1.5cm，頁(yè)眉1cm，字體為四號(hào)字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.5公文及相關(guān)資料的管理1）項(xiàng)目部綜合管理部負(fù)責(zé)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。2）公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。綜合管理部門(mén)配備專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。（a）公文的分發(fā)（a1）部門(mén)發(fā)文由綜合管理部文書(shū)負(fù)責(zé)編號(hào)，排版，擬稿人負(fù)責(zé)校對(duì)。（a2）部門(mén)發(fā)文由部門(mén)自行編號(hào)，排版、校對(duì)、分發(fā)。（a3）部門(mén)發(fā)文由綜合管理部文書(shū)負(fù)責(zé)通過(guò)MIS按照傳達(dá)范圍發(fā)放。（a4）一般知招性文件應(yīng)通過(guò)MIS直發(fā)有關(guān)員工。（b）收文處理：收文一般包括簽收，登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催交、立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等程序。（b1）署名項(xiàng)目部的信件，由綜合管理部文書(shū)拆封，登記、分發(fā)。（b2）署名項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人的信件，送請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目部個(gè)人親拆；領(lǐng)導(dǎo)有授權(quán)委托的，由委托人負(fù)責(zé)拆閱。（b3）項(xiàng)目部各部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)收到主送項(xiàng)目部的正式公文及上級(jí)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)批示，送綜合部綜合主管辦理相關(guān)的手續(xù)。（b4）凡參加會(huì)議帶回的公文，會(huì)議材料，應(yīng)交綜合管理部文書(shū)辦理登記手續(xù)。3）審核收到需要辦理的公文，綜合管理部文書(shū)應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核重點(diǎn)是：是否應(yīng)由綜合管理部辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其有關(guān)規(guī)定；文件使用、公文格式是否規(guī)范。4）分辦（a）項(xiàng)目部收文，由綜合管理部提出擬辦意見(jiàn)，內(nèi)容重要的公文，按工作委托權(quán)限送項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)閱批；一般業(yè)務(wù)文件，按照分工送各部門(mén)閱辦。（b）各部門(mén)收到公司或領(lǐng)導(dǎo)批示的公文，都要先經(jīng)綜合部部門(mén)長(zhǎng)批，再轉(zhuǎn)承辦人辦理。（c）各部門(mén)承辦的公文應(yīng)及時(shí)辦理，作到件件有結(jié)果，特急公文隨到隨辦，不得延誤，急件應(yīng)在三天內(nèi)辦完，一般公文則在十天內(nèi)辦完。（d）需要批示的文件先由各部門(mén)提出擬辦意見(jiàn)，由領(lǐng)導(dǎo)決定；需要閱知的文件先傳領(lǐng)導(dǎo)閱知，在根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示轉(zhuǎn)相關(guān)部門(mén)閱知。5）催辦（a）重要公文、領(lǐng)導(dǎo)做出批示公文和有一定時(shí)限的公文，綜合管理部文書(shū)負(fù)責(zé)進(jìn)行催辦，督促懲辦部門(mén)按照要求日期將辦理結(jié)果反饋給文件批示領(lǐng)導(dǎo)。（b）各部門(mén)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常檢查本部門(mén)的公文承辦情況，對(duì)長(zhǎng)期拖延未辦者，應(yīng)督促辦理并列為項(xiàng)目部KPI年度考核的內(nèi)容。6）公文立卷、銷(xiāo)毀、（a）辦理完畢的公文，應(yīng)該根據(jù)有關(guān)規(guī)定，及時(shí)整理（立卷）歸檔。歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，便于保管和利用。（b）歸檔范圍內(nèi)的公文