采購控制程序介紹

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修訂說明

制訂人

發(fā)行日期

批準

:

審

核：

擬定

:

發(fā)行日期：—

會簽

及分發(fā)

會簽分發(fā)

部門簽名日期

會簽分發(fā)

部門簽名日期

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執(zhí)行總裁

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工程部

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市場營銷中心

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品保部

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生產營運中心

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生產部

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專項目營運中心

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采購部

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新項目營運中心

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化工部

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財務中心

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吸塑部

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人力行政中心

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來料加工部

歸檔確認

(DCC)

歸檔日期：

受控章

文件編號：

頁碼：2/8版本：G

主題

采購控制程序

1

目的

規(guī)范采購行為，降低采購成本，確保公司各項物資供應（所有外購有形、無形物資，委外加工產品等），加強公司采購的監(jiān)督/執(zhí)行管理，特制定本程序。

選擇合格的供應商并對采購作業(yè)進行管理，確保采購的物品不含有標準所規(guī)定的化學物質，符合

規(guī)定要求，并要求供應商配合進行零件、原材料的化學物質調查（提供相關材料成分表、測試報告、零部件行業(yè)技術標準，設備配置清單/操作說明等文件或電子檔資料）。

適用范圍

本程序適用于本公司所有采購行為，即生產用料和非生產性用料、勞保用品、固定資產類物品采購、委外加工產品采購、辦公/文具用品及設備維修需用零部件等，以及與采購有關聯的各項管

術語和定義

生產物料：用于產品生產用的主材料和輔助材料。

非生產物料：指用于非生產使用的相關輔助材料（含：辦公耗材、文具、勞保用品、機器設備、五金配件、建材等）

固定資產：指使用期限超過一年在生產過程中用來改變或影響勞動對象的固定資本的實物形態(tài)。在生產過程中可長期發(fā)揮作用，長期保持原有實物形態(tài)，但其價值則隨著企業(yè)生產經營活動而逐漸地轉移到產品成本中去，并構成產品價值的組成部分。分固定資產（房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產經營有關的設備、器具和工具等）和低值易耗品。

職責

采購部

主導供應商開發(fā)，供應商建檔，供應商信用資料收集并復印給財務部作付款依據，供應能力評估、交期控制/跟進、商務談判、超額運費引起市場失效或潛在失效、客戶中斷原因分析及糾正/預防，送樣前相關事宜跟進工作，對供應商施加與環(huán)境管理體系、有害物質管制過程相關的影響并跟進效果。

負責物料/物品的采購工作及提出所有物料供應商的MOQ最小采購量）、Leadtime（最短交期）給PMCW乍參考。

負責采購執(zhí)行中的日常工作（協議/合同擬訂、付款申請、采購單擬訂/傳真/傳送其他部門、品質控制及異常跟進、采購檔案的建立、市場信息收集、采購帳務處理、交期控制及異常跟進、議價及降價計劃執(zhí)行）。

文件編號：

頁碼：3/8版本：G

主題

采購控制程序

4.1.4負責采購完成后供應商維護，組織定期評審，供應商降價執(zhí)行結果跟進

協助品保部進行供應商來料品質管理。

跟進供應商來料批號管制及有害物質管制，如HSF^ROHSS識、ICP測試報告（SGS/ITS/CTI）、

材質證明等的有效性。

負責與供方溝通可回收包裝物循環(huán)、成本扣除或包裝/儲運/防護要求提出。

品保部

IQC負責來料檢驗/測試，根據工程部提供的信息擬訂來料檢驗標準，主導實施供應商品質月度總結，協助季度/年度評審及現場評審工作。

協助完成第一次采購前對供應商的初選和現場評審。

主導來料特采判定及必要時對供應商進行輔導。

主導供應商月/季品質會議及稽核供應商品質過程。

物料承認（指非第一次購買的物料即更換供應商時的物料承認）。

監(jiān)督供應商是否按本公司或客戶要求對有害物質管制。

IQC接到倉儲課發(fā)出的來料檢驗通知書后，1?3個工作日內需作出品質判定（特殊情況除外）。

工程部

負責提供判定收貨的技術要求、使用條件、質量保證條件等作采購品質依據及IQC檢驗參考。

協助完成采購前對供應商的現場評審及必要時協助執(zhí)行對供應商的月度或季度或年度評審。

新物料/物品承認及替代料確認。

倉儲課

負責根據采購訂單按單收貨及通知IQC進行來料檢驗及驗收合格入電腦帳及臺帳。

負責外來包裝物及可回收/不可回收包裝物管理、退回供方、協助回收等。

負責對供應商來料管理工作稽核是否與PMCE相關部門需求一致

負責審核供應商送貨單信息是否填寫完整及供應有否貼批號（LOTNO及有害物質不含的標識“HSF或"ROHS。

PMO

負責按市場營銷中心各業(yè)務人員所接收到的“生產工程單”提出物料需求（用“請購單”執(zhí)行）c

負責按采購部提供的材料供應行情或特殊情況結合本公司客戶及本公司特性擬訂最高/最低安

全庫存量、主要原材料一覽表，并抄送倉儲課、采購部。

財務部

根據倉儲課的＜入庫單,，品保部的檢驗記錄，采購部的＜采購單,，供應商的＜送貨單＞與供應商對賬；按采購部提出的“付款計劃”付款或協調付款執(zhí)行；稽查倉庫內存放材料占用資金的合理性。

文件編號：

頁碼：4/8版本：G

主題

采購控制程序

程序內容

供應商評審

所有供應商（主要為主材供應商）在采購前必須依《供應商管理程序》完成評審作業(yè)。

A所有供應商在納入AVL《合格供應商一覽表》前必須要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、可開稅額發(fā)票能力、通過ISO9001、QC080000&ISO1400體系認證證書，對沒通過認證的供應商必須提交“ISO9001、QC080000&ISO1400體系認證計劃書”。

B所有材料在采購前必須由供應商提供材料樣品、承認書（一式四份承認書）/〈材質證明書〉/

〈檢測報告〉/MSDS（MaterialSafetyDataSheet,即化學品安全說明書或稱為化學品安全技術

說明書或化學品安全數據說明書），采購部收到樣品及相關資料后填寫＜供方物料樣品送檢報告＞給相關部門執(zhí)行樣品檢測、承認，OKt及時將承認結果反饋給供應商（樣品與＜供方物料樣品送檢報告＞一并給供應商作為后續(xù)交貨之檢驗依據）。所有樣品承認必須簽實物板作為生產交貨、驗收、測試依據。

試用期供應商必須需齊備相關資料、評審后納入＜臨時采購供應商一覽表＞。

經評審合格的供應商必須納入AVL4格供應商一覽表＞后呈最高管理者或職務代理人批

準后執(zhí)行商業(yè)往來抄送財務部、倉庫、IQG體系中心。未經評審并列入＜合格供應商一覽表＞供應商，嚴禁執(zhí)行采購。

采購申請

直接生產物料的請購由PM5按訂單實際需求量及允許生產損耗值、庫存量提出申請。

主要原材料（含油墨）由PM5結合庫存量、實際需求量提出申請。

生產輔料、勞保用品、成品包裝用PE袋、紙箱等由倉儲課依各部門的實際用量、適量存量按月提出申請。

文具、辦公用品及耗材、后勤（電工用照明、線路耗材、日用小五金等）用料/物品由管理部

按

月實際用量、適量存量提出申請。

非生產特殊用料及生產輔料由使用部門按月/周需求提出申請，特急件必須經部門主管及以上批準后方可“急”購。

生產設備常用易損零部件由機修工按易損件適當備貨或月/周需求提出申請。

所有申請依據《請購作業(yè)指導書》，部門主管批準后方可采購。

采購執(zhí)行

采購部在接到＜請購單＞后，以物料的類別與特性決定采購方式。所有報價單必須有付款方式、稅額、保質/保固期、品質責任、服務/維護責任、包裝方式，必要時有備件清單等信息。如否一律不允許采購。

采購部隨即查詢相關資料，進行相應的“詢價/比價與議價”作業(yè)，在價格得到部門主管、最高

文件編號：

頁碼：5/8版本：G

主題

采購控制程序

管理者或其職務代理人批準后方可執(zhí)行作業(yè)0

采購部將＜請購單＞通過系統轉成＜采購單〉，單上需明確載明：供應商資料、品名、規(guī)格/型號、數量/重量、價格/幣別，交付期、付款方式，品質/環(huán)保標準要求，不含有害物質等信息，以傳真

（或復印件）發(fā)送給供應商（＜采購單＞一式四份，財務、采購、倉庫、供應商各一份）。

＜采購單＞經部門主管審核，最高管理者或其職務代理人核準后，再傳真給供應商，供應商收到后須在半個工作日內確認回傳，否視默認。

新物料的采購優(yōu)先考慮現有的合格供應商。

客戶指定供應商按《采購控制程序》、《供應商管理程序》執(zhí)行或按客戶要求執(zhí)行，但不能免除其供應合格產品的所有責任。

所有物料采貝^必須是從＜合格供應商一覽表＞與＜臨時供應商一覽表＞中的供應商采購，當＜請購單＞中的物料為新料時則必須完成5.1工作后進行采購（特殊緊急情況時報部門最高管理者批準后處理）。

物料采購時必須依照品質與環(huán)保相關要求讓供應商提交相應的資料與證明（如材質證明、ICP報告，有害物質不使用證明等）（ICP報告指SGS￡ITS或CTI等權威機構出示的報告）。

采購控制（即擬、審、核、決權限界定）：

報價單：由供應商按產品制造或成本構成而制的“報價單”，傳真或正本給本公司采購部，每類

物料或產品必須按采購5R原則（適時、適地、適質、適量、適價）有3-5家以上“報價單”待選產品采購價格，必須經采購部最高管理者或其職務代理人批準后方可執(zhí)行采購，固定資產類必須經最高管理者或其職務代理人批準后方為有效。

采購單

A原材料采購單張《采購單》金額為RMB5000.00（含5000）元以上必須經部門最高管理者或

其指定職務代理人批準后方為有效，生產輔料采購單張《采購單》金額為RMB200O含2000）

元以上需經部門最高管理者或其指定職務代理人批準后有效；固定資產或機器設備零件配件必須經部門最高管理者審核、公司最高管理者或其指定職務代理人批準后有效；所有由香港公司代購產品或設備及其配件需經部門最高管理者、公司最高管理者或其職務代理人批準后有效，辦公用品、勞保用品、電工用料、后勤用品等采購按生產輔料之核決權限執(zhí)行。

B所有《采購單》審批時必須附請購單單號，用途等信息。

請款單

A原材料、輔料、勞保用品、辦公用品、電工電料等原則上與供方以帳期進行往來，且必須在雙核對無誤后方可請款。單張請款單在RMB5000t（含5000）以上必須由公司最高管理者或其職務代理人批準后方執(zhí)行付款；固定資產類需經最高管理者批準后方可執(zhí)行付款。

B如因特殊必須提前或應急處理必須得到部門最高管理者或公司最高管理者批準后方可。

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頁碼：6/8版本：G

C所有商業(yè)往來付款依據必須按“合同”或“協議”執(zhí)行，且供應必須出示有效稅票方可付款。

采購跟蹤作業(yè)

當＜采購單＞下達給供應商后需進行確認（電話或EMAID,并要求供應商在半個工作內回復交期并回傳，以免影響交期而延誤生產，否視供應商默認交期及相關要求。

采購部在下達＜采貝^單〉后，根據供應商回復的交期進行后續(xù)交貨狀況的跟進，必要時制訂相應

的交貨進度跟蹤表進行跟蹤，并且自下單時間開始須半個工作日內按PMCS求回復交期。

當供應商的交貨延期（或不能持續(xù)交貨）必須以郵件或書面“通知”反饋信息，且采購部應自知息后半小時內知會市場營銷中心/PMC果/生產部等相關單位作出應對措施，必要時召開會議討論處理方案。

因生產條件、市場需求變化需要更改物料采購時，采購部需知悉要求信息立即與供應商協商，達成一致意見后進行訂單更改或取消作業(yè)（因變更產生成本變化須更改采購單并分清責任歸屬）0

采購部須會同品保部SQEK《供應商管理程序》定期對供應商進行品質/交期/價格/超額運費引起本公司市場失效/服務等項目進行綜合評價，并完成相應的跟蹤事宜。

采購部在收到IQC檢驗判定不合格并貼附不合格標識之物料時，一個工作日內查明原因，并

通知供應商在3個工作日內辦理退料手續(xù)；最長不得超過7個工作日，根據PMCS求交期，及時補回好品。若供應商未能及時處理，本公司可作收取其場地占用費及自行報廢處理，所有退貨損失從供應商當月貨款中扣除（特殊情況需有書面或郵件依據）。

供應商來料如達不到本公司生產或客戶要求，因我方貨期緊急，需要特采的物料，扣除供應商本批貨款10%（在當月應付款中直接扣除）。

采購帳務處理

采購部根據約定的付款方式/期限進行供應商交貨帳務整理與核帳作業(yè)。

采購部在與供應商核帳完成后在規(guī)定時間內進行請款作業(yè)并將“請款單”連同相應的“對帳

單”經部門主管審核、最高管理者或其職務代理人批準后轉財務部進行貨款支付作業(yè)，對于部分零星”采購物料或物品”則依特殊方式進行請款與支付作業(yè)（如現金支付）。

采購部需于每月月底的最后一天將下月需付款的計劃以郵件或書面方式報財務部。

記錄處理

所有有關物料/物品載有價格或其他信息的資料或記錄如報價單、供應商資料表、送樣測試報告及樣品、供應商開戶銀行信息、采購單、圖紙或相關測試報告及其他涉及商業(yè)往來及本公司經營的相關資料不可隨意擺放，以防泄密。具體按《文件與資料控制程序》、《記錄控制程序》

進行管理、保存、處理作業(yè)。

5.7.2所有未完成＜采購單＞/＜請購單＞需歸檔待隨時查核、跟進、協調（與其他資料分開）

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頁碼：7/8版本：G

采購成本Costdown

采購部需依公司發(fā)展需求和年度經營目標，采取多種方式控制采購成本，要求供應商執(zhí)行年度、季度降價計劃，達成采購成本Costdown管理目標。如有屬于供方行業(yè)或本公司行業(yè)特性執(zhí)行年度累計采購量返點/返利不列入Costdown考核內容中，但須按行業(yè)特性執(zhí)行。

數據分析與整理

A采購部主管應于每月5日前就上月采購總金額及