上海電機學(xué)院綜合檔案立卷工作的內(nèi)容和方法（試行）

上海電機學(xué)院綜合檔案立卷工作的內(nèi)容和方法(試行)

一、歸檔范圍

學(xué)校各單位（部門）在招生、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄，凡具有查考利用價值并已辦理完畢的，均屬歸檔范圍。具體內(nèi)容見附件《上海電機學(xué)院綜合檔案立卷部門歸檔范圍及保管期限表》。

二、歸檔案卷的整理規(guī)范

（一）必須按照歸檔范圍將具有保存價值的文件材料收集齊全，既不龐雜，又不遺漏短缺。

（二）按照文件之間的歷史聯(lián)系和保存價值，科學(xué)地整理立卷，如以貫徹某項方針政策、某項中心工作、一次會議、一個重大事件、一個案件、請示與批復(fù)、報告與批轉(zhuǎn)等為中心，形成文件的內(nèi)在聯(lián)系。

（三）每個案卷應(yīng)有確切簡明的標(biāo)題，并注明保管期，每卷卷首應(yīng)填寫卷內(nèi)文件目錄，卷末應(yīng)附備考表。

（四）歸檔的案卷必須編制移交目錄（移交清冊），一式二份。交接雙方經(jīng)過清點案卷，履行簽字手續(xù)。

（五）案卷文件數(shù)量一般不超過200頁，對同一問題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。

三、案卷的組合方法

立卷方法主要是根據(jù)文件構(gòu)成的特點（即文件的共同點）對歸檔的文件進行分類立卷，一般應(yīng)以“問題”為主，兼顧其他特征。

（一）按問題立卷。問題是指文件內(nèi)容記述和反映的某方面的工作問題或涉及的人物、事件、事物等，將反映同一問題的請示與批復(fù)、通知與決定、總結(jié)與計劃、正件與附件等放在一起歸檔，一般為一事一卷。

（二）按作者立卷?！白髡摺笔侵缸珜懞蛨?zhí)法文件的機關(guān)、機關(guān)內(nèi)的組織或個人。將同一作者的某些文件組成案卷。

（三）按時間立卷。按文件形成的時間或文件內(nèi)容針對的時間，將屬于同一時期的文件組合為案卷。

（四）按項目立卷?？蒲?、教學(xué)建設(shè)、產(chǎn)品、基建、設(shè)備項目的文件材料，可根據(jù)“成套性”原則，組成一題一卷或一題多卷。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。

四、立卷時的注意事項

（一）本年度所做下年度的計劃、預(yù)算等放在下年度立卷。

（二）本年度所做上年度的總結(jié)、決策、報表等放在上年度立卷。

（三）跨年度的會議記錄，有針對年的放在針對年立卷，無針對年的放在結(jié)束年立卷。

（四）案件的材料放在結(jié)案年立卷。

（五）長遠規(guī)劃放在針對實現(xiàn)的頭一年立卷。

（六）兩年以上報告、總結(jié)、報表等放在針對年的最后一年立卷。

（七）回顧、紀(jì)念性文件放在定稿或發(fā)表的一年立卷。

（八）法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)生效的一年立卷。

（九）跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文放在批復(fù)或復(fù)文的一年立卷。

（十）專業(yè)部門使用的專門年度所形成的文件按專門年度立卷。

如果有未辦完的文件，可以酌情轉(zhuǎn)入下一年度立卷。

五、卷內(nèi)文件的排列方法

（一）批復(fù)件在前，請示件在后；正件在前、附件在后；打件稿在前、簽發(fā)核定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。

（二）由單一作者、單一問題組合起來的文件，按時間順序排列。

（三）會議文件按文件的屆次組合。

（四）案件材料按批復(fù)、結(jié)論、綜合材料、證明材料和個人交代材料的順序排列。

（五）組卷時應(yīng)注意文件時間、內(nèi)容的針對性。

六、組卷時的其它注意事項

（一）卷內(nèi)件的類目、保管期限要相同，不得把不同類目、不同保管期限的材料放在同一案卷內(nèi)。

（二）組卷時必須檢查每一份文件是否齊全（包括傳閱單），案件是否結(jié)案，如發(fā)現(xiàn)缺少應(yīng)查找補齊，若無法查到，應(yīng)在備考表上說明原因。

（三）通報本部門的文件，本部門雖然沒有寫明調(diào)查材料，也要把上級通報放在本部門立卷。

（四）本部門起草，用上級名義發(fā)的文件，本部門應(yīng)將原稿和打印件立卷。

（五）校內(nèi)各部門向黨委、學(xué)校的請示報告及相應(yīng)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)的原件由報文部門立卷歸檔。

（六）務(wù)必檢查每一份材料有否落款（包括部門、部門公章、起草人姓名、主管領(lǐng)導(dǎo)、定稿或發(fā)布的年、月、日等）。

七、擬寫案卷標(biāo)題

案卷標(biāo)題是對案卷內(nèi)全部文件的總概括，通過案卷標(biāo)題揭示出卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查找利用提供線索，也是編制檢索工具的主要依據(jù)。案卷標(biāo)題要簡明扼要，確切地反映卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。案卷標(biāo)題的基本結(jié)構(gòu)主要包括：作者、問題和文種三部分。字?jǐn)?shù)不超過50字（包括標(biāo)點符號）。

（一）作者即卷內(nèi)制發(fā)文件的部門或個人，一般寫在標(biāo)題的開首。作者要寫出全稱或通用的簡稱，不可用省略號。

（二）問題即卷內(nèi)文件的內(nèi)容。準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件內(nèi)容所反映的問題，是擬寫標(biāo)題的關(guān)鍵，也是標(biāo)題的核心部分。屬于同一個或同一類性質(zhì)問題的，可以概括標(biāo)出；屬于幾個問題的，應(yīng)按照卷內(nèi)問題的排列順序標(biāo)出。標(biāo)題應(yīng)反映出文件內(nèi)容，但不可太長，要概括，既反映內(nèi)容又點出關(guān)鍵詞，使閱讀者第一時間就基本能夠判斷出卷內(nèi)有無自己要查找的材料。

（三）文種即卷內(nèi)文件種類的名稱。如決定、通知、報告、計劃、意見、總結(jié)等，主要用于反映文件的性質(zhì)和查考價值。

八、卷內(nèi)文件的編號

卷內(nèi)文件材料按順序排列以后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號。如遇漏編號，可用1(1)、1(2)的方式表示（其中1表示頁碼），并且在備考表中注明。除案卷封面、卷內(nèi)文件目錄和備考表外，每份文件都要編成順序號，一張紙上貼幾個文件，每個文件算1頁，每卷一個順序號并從1號開始編號，同一類問題的案卷也應(yīng)如此操作。

九、填寫卷內(nèi)目錄與備考表

（一）每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，用以介紹卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容。卷內(nèi)目錄的項目有順序號、文號、責(zé)任者（形成該文件的部門或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者）、題名、日期、頁號、備注；應(yīng)準(zhǔn)確、完整地填寫文件題名，不得隨意更改和簡化題名；沒有題名的應(yīng)擬寫題名；對無實質(zhì)內(nèi)容的題名要重新擬寫題名；沒有責(zé)任者、文件時間的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。卷內(nèi)文件目錄放在案卷的卷首。

（二）備考表應(yīng)放在案卷的卷尾，用來說明卷內(nèi)文件的狀況（文件的缺損、修補、補充、移出、銷毀等），便于保管人員和利用者了解。立卷人應(yīng)逐項填寫備考表中各類內(nèi)容，檢查人（立卷部門負(fù)責(zé)人）應(yīng)在認(rèn)真核實后簽字，專職檔案員應(yīng)對案卷質(zhì)量進行最后審核。

十、填寫案卷封面與裝訂

（一）案卷封面項目的填寫

1.機關(guān)名稱和內(nèi)部組織機構(gòu)名稱，均應(yīng)使用全稱（印刷）；

2.案卷標(biāo)題書寫字體應(yīng)稍大些，文字排列整齊、美觀；

3.卷內(nèi)文件起止日期即卷內(nèi)最早一份文件和最遲一份文件的產(chǎn)生時間；

4.卷內(nèi)文件件數(shù)及頁數(shù)用大寫數(shù)字填寫；

5.保管期限按歸檔范圍要求填寫；

6.編制部門按案卷內(nèi)文件材料的形成部門或主要責(zé)任者填寫；

7.歸檔號、全宗號、目錄號、案卷號由檔案館統(tǒng)一編排填寫。

（二）案卷的裝訂

案卷的裝訂是為了固定與保護卷內(nèi)文件，避免散失與損壞。案卷在裝訂之前，須去掉文件上的金屬物（大頭針、回形針等）以防年久銹蝕文件。殘破文件應(yīng)當(dāng)修補，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一起歸檔；傳真件應(yīng)復(fù)制在A4紙上后歸檔；大張文件須要折疊成手風(fēng)琴式并和全卷文件的大小相整齊（文件用紙為A4紙）。裝訂時要留出裝訂部分，用繩線勒緊結(jié)牢，采用三孔一線法裝訂，一律訂在左邊，不得倒置、脫漏紙張，不得把字跡裝訂入線內(nèi)。

十一、電子公文的歸檔要求

（一）電子公文的歸檔范圍包括經(jīng)過學(xué)校辦公自動化系統(tǒng)中“公文處理”模塊產(chǎn)生的所有電子公文并包括相應(yīng)的背景信和元數(shù)據(jù)。

（二）電子公文保管期限和密級的劃分

1.電子公文的保管期限和密級的劃分參照《上海電機學(xué)院立卷部門歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行（具體見附件）；

2.電子公文的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與文件內(nèi)容信息的保管期限一致。

（三）電子公文歸檔方法

1.電子公文數(shù)據(jù)每年3月底之前通過系統(tǒng)接口由辦公自動化系統(tǒng)將結(jié)束流轉(zhuǎn)的電子公文自動傳輸至檔案管理系統(tǒng)，并確保傳輸?shù)臄?shù)據(jù)真實、完整、有效、無病毒；

2.電子公文以“件”為單位全部傳輸至檔案管理系統(tǒng)；

3.電子公文的檔號由檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一編制、自動生成，生成的檔號與其他類別檔案的文件級編號保持一致，即：年度號-分類號-件號；

4.電子公文與對應(yīng)的紙質(zhì)公文的著錄項目基本相同。為保證電子公文的真實性、完整性和有效性，由檔案館相關(guān)人員負(fù)責(zé)補充、修改檔案管理系統(tǒng)內(nèi)特有的著錄項目和其他標(biāo)識；

5.檔案管理系統(tǒng)管理員對已接收的電子公文數(shù)據(jù)采取相應(yīng)的安全保密措施，確保歸檔電子公文的真實、完整與安全。

十二、紙質(zhì)公文的歸檔要求

（一）收文的歸檔要求

1.收文由黨政辦公室負(fù)責(zé)歸檔；

2.黨政辦公室負(fù)責(zé)打印文件流轉(zhuǎn)日志、收文處理意見單，并在收文處理意見單上蓋章后連同原件一并歸檔。

（二）發(fā)文的歸檔要求

1.發(fā)文在結(jié)束流轉(zhuǎn)之后由黨政辦公室統(tǒng)一打印發(fā)文處理單、文件流轉(zhuǎn)日志及原件，并在發(fā)文處理單及原件上蓋章；

2.黨政辦公室負(fù)責(zé)紙質(zhì)公文的預(yù)立卷；

3.原發(fā)文部門前往黨政辦公室領(lǐng)取相關(guān)的紙質(zhì)文件，根據(jù)歸檔要求審核后歸交檔案館。

（三）部門報告的歸檔要求

1.部門報告由呈文部門在文件結(jié)束流轉(zhuǎn)之后負(fù)責(zé)打印文件流轉(zhuǎn)日志、部門報告處理單、正文及其附件；

2.呈文部門需在打印的部門報告處理單及正文上蓋章之后才能歸檔。

（四）紙質(zhì)公文整理的要求

1.所有的紙質(zhì)公文按“件”整理。每份文件包含文件的正文與附件；

2.發(fā)文的排列按照正文、附件、公文處理單、文件流轉(zhuǎn)日志的順序依次排列；部門報告按照部門報告單、正文、文件流轉(zhuǎn)日志的順序依次排列；

3.紙質(zhì)公文排列時按照正文在前、附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復(fù)在前、請示在后；中文本在前，外文本在后的原則排列；

4.紙質(zhì)公文按件編制頁碼，并應(yīng)核對應(yīng)歸檔的材料是否齊全；

5.各部門兼職檔案員應(yīng)在每年6月底之前向檔案館移交紙質(zhì)公文，移交時需填寫移交單；

6.移交單一式兩份，在移交時雙方清點簽字后各執(zhí)一份。

本辦法由檔案館負(fù)責(zé)解釋，自批準(zhǔn)之日起施行，原相關(guān)管理文件同時廢止。

附件：

上海電機學(xué)院綜合檔案立卷部門歸檔范圍及保管期限表

1.黨政辦公室（信訪辦公室、校友會辦公室、教育發(fā)展基金會辦公室）

分類號：DQ黨群工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級黨組織有關(guān)黨的建設(shè)的文件材料

長期

2

針對本校的批復(fù)、通知

永久

3

本校黨委常委會、黨委會、黨委擴大會、書記校長碰頭會、二級黨組織書記會、黨委中心組會議記錄、紀(jì)要、決議及會議討論的文件

永久

4

黨委工作計劃、報告（包括調(diào)查報告）、總結(jié)（包括經(jīng)驗總結(jié)）

永久

5

黨委發(fā)布的決定、辦法、指示、批轉(zhuǎn)、通報和通知

永久

6

以黨委名義召開的工作會議材料

長期

7

校黨委和上級黨委調(diào)研、檢查、巡視學(xué)校工作形成的文件材料

永久

8

黨委負(fù)責(zé)同志在校內(nèi)的重要講話和參加上級會議的發(fā)言稿、履行公務(wù)發(fā)表的文章等材料

永久

9

黨委大事記

永久

10

黨委辦公室收發(fā)文登記簿（存部門）

短缺

11

關(guān)于校級黨政領(lǐng)導(dǎo)的任免報告和上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)

永久

12

黨群系統(tǒng)啟用印章的通知和印模樣式

永久

13

黨群系統(tǒng)重要統(tǒng)計材料

永久

14

黨委保密、秘書工作的有關(guān)文件

長期

15

重要的群眾來信來訪及處理材料

永久

16

黨委與有關(guān)機關(guān)聯(lián)系、協(xié)商工作來往文件

永久

分類號：XZ行政工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)高校行政管理的綜合性文件

長期

2

全校性的規(guī)章制度

永久

3

學(xué)校年度、學(xué)期工作計劃、報告、總結(jié)

永久

4

校長辦公會議記錄、紀(jì)要

永久

5

校務(wù)委員會委員名單、會議記錄、紀(jì)要

永久

6

全校性的工作會議、座談會文件（包括聲像材料）

長期

7

校領(lǐng)導(dǎo)在校內(nèi)外會議上的重要講話和發(fā)言稿

長期

8

本校教育事業(yè)規(guī)劃、計劃及上級批復(fù)

永久

9

學(xué)校評估材料

永久

10

黨和國家、市黨政領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人來校視察、檢查工作時的題詞、講話及聲像材料

永久

11

本校向上級的請示及其批復(fù)

永久

12

有關(guān)全校性工作的調(diào)查材料和經(jīng)驗總結(jié)

永久

13

學(xué)校學(xué)年初報表及綜合統(tǒng)計材料

永久

14

啟用印章的文件及印模樣章

永久

15

本校歷史沿革、大事記、情況介紹、簡報、年鑒、畫冊、宣傳冊等

永久

16

校史（志）工作材料

永久

17

校辦工作報告、以校辦名義的發(fā)文和會議日程安排

長期

18

學(xué)校組織的各種慶典、慶壽、紀(jì)念等工作活動形成的材料

長期

19

重要的群眾來信來訪文件材料

短期

20

普選工作材料

短期

21

本校各種委員會及領(lǐng)導(dǎo)小組成員組成名單通知

長期

22

本校與上級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)單位簽訂的合同、協(xié)議書

永久

23

收、發(fā)文登記簿（存部門）

短期

24

本校獲全國、市、系統(tǒng)先進表彰材料（登記表、獎勵、證書等）

長期

25

各類突發(fā)緊急情況預(yù)案

長期

26

教育發(fā)展基金管理工作文件

長期

2.黨委組織部（黨委統(tǒng)戰(zhàn)部、黨校、老干部辦公室）

分類號：DQ13組織工作、黨校工作

序號

類目名稱

保管期限

1.

上級關(guān)于組織工作的指示、決定、通知、簡報

長期

2.

本校組織工作計劃、總結(jié)、決定、報告、調(diào)查材料

永久

3.

本校黨代會的大會計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、照片、錄音、大會主席團名單、秘書長和代表名單、列席代表名單；候選人登記表和情況介紹；大會選舉辦法、選舉結(jié)果和上級批復(fù)等

永久

4.

本校黨代會的提案及辦理情況；會議簡報、會議情況、反映記錄、小組會議記錄等

長期

5

本校黨代會的參考文件：工作人員名單；工作證；代表證；列席證及選票樣式等

短期

6

本校組織機構(gòu)設(shè)置、變動的報告及決定、批復(fù)、通知等

永久

7

落實政策的有關(guān)材料

長期

8

干部任免、調(diào)動和離休報告、決定、批復(fù)、通知等

永久

9

副處級以上干部名冊

永久

10

分黨委、總支、支部改選報告、審批材料

長期

11

分黨委、總支、支部委員會委員名冊

長期

12

黨員名冊（包括發(fā)展新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正的名冊）

長期

13

吸收新黨員、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正或取消資格、黨員退黨的文件材料

長期

14

本校黨員和黨組織統(tǒng)計年報表

永久

15

本校和獲全國、市、系統(tǒng)先進黨總支（直屬支部）、黨支部、優(yōu)秀黨員名單、表彰材料

長期

16

本校出席市教衛(wèi)黨委系統(tǒng)及市級以上黨代會代表名單及登記表

長期

17

黨員自費留學(xué)、出國探親期間保留黨籍及干部出國政審等的證明材料

長期

18

黨費使用情況

短期

19

黨校工作計劃、總結(jié)及參加人員名單

長期

分類號：DQ14統(tǒng)戰(zhàn)工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)統(tǒng)戰(zhàn)工作文件

長期

2

本校統(tǒng)戰(zhàn)工作計劃、總結(jié)、報告、規(guī)章制度

長期

3

統(tǒng)戰(zhàn)工作年度統(tǒng)計報表

永久

4

本校各級人大代表、政協(xié)委員名單及審批材料

永久

5

僑聯(lián)和少數(shù)民族工作材料

長期

6

各民主黨派組織任免干部批復(fù)、成員名冊、登記表及統(tǒng)戰(zhàn)對象名單

長期

7

統(tǒng)戰(zhàn)工作重要會議記錄及聲像材料

長期

分類號：DQ老干部工作

序號

類目名稱

保管期限

1

老干部享受待遇、榮譽、更改革命工作時間的報告及批復(fù)

長期

2

上級、本校關(guān)于老干部工作的文件

長期

3

老干部辦公室有關(guān)規(guī)章制度

長期

4

本校老干部工作計劃、總結(jié)、報告

長期

5

有關(guān)老干部的各種統(tǒng)計年報表

長期

6

老干部辦公室組織的各項活動形成的聲像材料

長期

3.黨委宣傳部（黨委教師工作部）

分類號：DQ13宣傳工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)宣傳工作的文件

長期

2

本校宣傳教育工作、政治工作、思想工作的計劃、報告、總結(jié)

長期

3

媒體反映本校重大活動的剪報（原件）及圖表、照片

永久

4

校精神文明建設(shè)工作的計劃、總結(jié)、規(guī)章制度

長期

5

表彰校級文明部門（文明窗口）、個人先進材料及總結(jié)

長期

6

《上海電機學(xué)院報》樣本（出版清樣）

7

校園文明建設(shè)簡報

長期

8

教職工政治思想工作動態(tài)及調(diào)查材料

長期

9

黨委中心組（擴大）學(xué)習(xí)討論會議紀(jì)錄

永久

10

校園網(wǎng)發(fā)表的新聞信息材料（電子版與紙質(zhì)同步歸檔）

長期

11

學(xué)校獲得市級以上獎勵的獎狀、獎牌、榮譽證書等

永久

12

部門主辦的重要專題活動的有關(guān)文字及聲像材料

長期

13

反映本校重要活動的照片、錄音、光盤等

永久

分類號：DQ教師思想政治工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)教師思想政治工作的文件材料

長期

本校有關(guān)教師思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

關(guān)于教師思想政治工作隊伍的選拔、管理文件

長期

教師工作部工作部關(guān)于教師思想政治工作的計劃、報告、總結(jié)

永久

教師思想政治工作典型調(diào)查材料

長期

組織和研討有關(guān)教師思想政治工作形成的文件材料和聲像材料

長期

4.紀(jì)委、監(jiān)察處

分類號：DQ紀(jì)檢工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級紀(jì)委、監(jiān)察關(guān)于紀(jì)檢（監(jiān)察）工作的文件

長期

2

紀(jì)委、監(jiān)察工作規(guī)章制度

長期

3

紀(jì)委、監(jiān)察工作計劃、總結(jié)、報告、調(diào)查材料及重要統(tǒng)計

永久

4

校紀(jì)、監(jiān)察委會議記錄

長期

5

校紀(jì)檢審聯(lián)席會議記錄

長期

6

校紀(jì)檢審聯(lián)合檢查的計劃、實施材料，檢查結(jié)果及處理、整改材料

長期

7

干部（黨員）處分、申訴、復(fù)查材料

長期

8

重要的群眾來信來訪、檢舉揭發(fā)、案件調(diào)查（定案的）及處理意見材料

長期

9

獲全國、市、系統(tǒng)紀(jì)檢先進集體或個人名單、表彰材料（評選通知、表彰決定及先進事跡申報表）

永久

5.黨委學(xué)生工作部（黨委武裝部、學(xué)生處）

分類號：JX11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)學(xué)生工作的文件材料

長期

2

學(xué)生工作處學(xué)年度工作計劃、月工作要點和工作總結(jié)材料

長期

3

校學(xué)生工作例會、處務(wù)會議記錄、典型經(jīng)驗和調(diào)查材料、統(tǒng)計材料

長期

4

《上海電機學(xué)院新生手冊》

永久

5

合作教育工作材料

長期

分類號：JX14學(xué)籍管理

序號

類目名稱

保管期限

1

學(xué)生學(xué)籍變更材料（轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、保留學(xué)籍）

長期

2

學(xué)生獎勵材料（各類獎學(xué)金、優(yōu)秀學(xué)生、先進集體）

長期

3

學(xué)生違紀(jì)處分材料（包括處分不歸入本人檔案的決定）

長期

4

自費出國學(xué)生名單

長期

分類號：JX17畢業(yè)生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)畢業(yè)就業(yè)指導(dǎo)工作文件材料

長期

2

本校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)工作計劃、總結(jié)和就業(yè)信息、簡報

長期

3

畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)教學(xué)安排和教學(xué)大綱、教學(xué)實踐

長期

4

畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書及畢業(yè)生供需情況統(tǒng)計材料

長期

5

畢業(yè)生派遣方案、名冊和派遣報到證存根及領(lǐng)取簽收

永久

6

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長期

7

畢業(yè)典禮有關(guān)材料和聲像材料

長期

分類號：DQ14政治思想教育

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)學(xué)生思想政治工作的文件材料

長期

2

本校有關(guān)學(xué)生思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

3

關(guān)于學(xué)生思想政治工作隊伍的選拔、管理文件

長期

4

校學(xué)生工作部關(guān)于學(xué)生思想政治工作計劃、報告、總結(jié)

永久

5

學(xué)生思想政治工作典型調(diào)查材料和心理咨詢活動材料

長期

6

學(xué)生政治輔導(dǎo)員名冊和考核統(tǒng)計材料

長期

7

組織和研討有關(guān)學(xué)生工作形成的文件材料和聲像材料

長期

8

學(xué)生軍訓(xùn)和國防教育工作材料及聲像材料

長期

分類號：XZ14人武工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)人防、民兵、兵役、軍訓(xùn)等人武工作的文件

長期

2

本校人武工作方面的規(guī)章制度

長期

3

本校人武、民兵工作計劃、總結(jié)、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表及重要報表

長期

4

武裝工作簡報

長期

5

表彰先進材料及聲像材料

長期

6

重要會議記錄

長期

7

入伍、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)、退役軍人、軍烈屬名冊和登記表（卡）

長期

8

人武工作大事記

長期

6.人力資源處（人才交流中心）

分類號：XZ人事工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級機關(guān)有關(guān)人事工作的文件

長期

2

本校人事工作的規(guī)章制度

長期

3

人事工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料、會議記錄

永久

4

人員編制規(guī)劃、計劃報告及上級批復(fù)

永久

5

人事處權(quán)限內(nèi)的人員任免文件及部門報告

永久

6

教職工及人員有關(guān)榮譽證書授予工作的材料

長期

7

處分教職工的材料和復(fù)查、撤銷處分的材料

長期

8

教職工動態(tài)月報和校內(nèi)調(diào)動材料

長期

9

教職工培養(yǎng)、進修計劃、安排、規(guī)定、總結(jié)

永久

9

本校教職工聘用、錄用、轉(zhuǎn)正定級的材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信、商調(diào)函件）

長期

10

教職工調(diào)出的有關(guān)材料（包括轉(zhuǎn)移行政、工資關(guān)系介紹信存根、商調(diào)函件）

長期

11

人事統(tǒng)計報表

永久

12

教師業(yè)務(wù)考核材料（存人事處）

長期

13

教職工名冊（分部門的總冊、分類名冊）登記表

永久

14

教職工評定、聘任專業(yè)技術(shù)職稱材料及上級批復(fù)（按類立卷，要求附審批表）

長期

15

教職工工資調(diào)整材料、名冊

長期

16

教職工援外和支援邊遠地區(qū)及掛職鍛煉材料

長期

17

因公出國（境）人員學(xué)術(shù)交流、考察訪問、進修等批件、通知

長期

18

教職工退職、離職和因私出國的有關(guān)材料

長期

19

使用臨時工及教職工退休后返聘工作材料

長期

20

教職工福利工作（養(yǎng)老金、公費醫(yī)療、保險、公積金、評殘、工傷、死亡、撫恤、福利、失業(yè)保險等）

長期

21

本校授予外籍人員名譽稱號、聘用兼職教授材料

永久

22

享受國務(wù)院特殊津貼人員申報表

永久

23

教職工退休、延長退休時間、提高退休費比例審批表

長期

24

人才交流中心工作材料

長期

25

教師資格證書發(fā)放名冊

長期

26

國家、市、系統(tǒng)、校優(yōu)秀中青年學(xué)術(shù)骨干、優(yōu)秀青年教師、青年學(xué)者、優(yōu)秀后備人選材料（包括申報表、中期考核表、驗收考核表等）

長期

27

校專業(yè)技術(shù)聘任委員會會議記錄

長期

7.發(fā)展規(guī)劃處（高等教育研究所）

分類號：XZ11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)高等教育研究工作的文件材料

長期

2

校發(fā)展規(guī)劃處、高等教育研究所工作計劃、總結(jié)、工作請示、報告及會議記錄

長期

3

學(xué)校機構(gòu)的改革與設(shè)置、工作職責(zé)的劃分與變更材料

長期

3

對學(xué)校教學(xué)改革、發(fā)展規(guī)劃、專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)、培養(yǎng)目標(biāo)、學(xué)制設(shè)定等具有戰(zhàn)略發(fā)展意義的決策、意見和實施計劃、方案、文件材料

長期

4

部門主持召開的各項研討會形成的文件材料和聲像材料

長期

8.財務(wù)處

分類號：CK11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)財務(wù)會議工作的文件材料

永久

2

本校財務(wù)管理規(guī)定、計劃、總結(jié)、請示、批復(fù)等文件

長期

3

學(xué)?；鸸芾砉ぷ魑募?/p>

短期

4

有關(guān)財務(wù)管理方面的其他文件材料

短期

5

會計移交清冊

長期

6

財會檔案移交保管清冊

永久

7

財會檔案銷毀清冊

長期

分類號：CK12會計報表

序號

類目名稱

保管期限

1

決算報表（含基建工程項目綜合決算）

永久

2

預(yù)算會計報表

短期

3

年度以上規(guī)劃表、分配計劃、測算表

長期

4

年度以上各種統(tǒng)計表（含工資報表）

永久

5

季度以下各種計劃、統(tǒng)計報表

短期

分類號：CK13會計帳簿

序號

類目名稱

保管期限

1

涉及外事會計帳簿

永久

2

總帳、總分類帳

長期

3

事業(yè)收入、支出明細帳

短期

4

材料明細帳

短期

5

專用基金明細帳

短期

6

日記帳其中：現(xiàn)金、存款銀行日記帳

短期

7

固定資產(chǎn)明細帳（卡片）（固定資產(chǎn)報廢清理后保管五年）

短期

分類號：CK14會計憑證

序號

類目名稱

保管期限

1

涉及外事的會計憑證

永久

2

各種原始憑證、記帳憑證

短期

3

學(xué)?；鸶鞣N原始憑證、記帳憑證

短期

4

銀行存款余額調(diào)節(jié)表

短期

5

會計撥款憑證及其他會計憑證

短期

6

銀行對外帳單

短期

7

涉及債權(quán)、債務(wù)及未清理完畢的憑證

長期

分類號：CK15工資清冊

序號

類目名稱

保管期限

1

工資發(fā)放名冊、卡片

永久

2

工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根

長期

3

各種獎金、獎學(xué)金、貸學(xué)金、助學(xué)金、名冊、卡片等

短期

備注：學(xué)校各法人公司應(yīng)按照財會結(jié)算規(guī)定，結(jié)合公司實際應(yīng)建立本公司的財會檔案，并按年度將公司財會檔案移交給學(xué)校檔案館。

9.國際交流處（港澳臺辦公室、外國留學(xué)生事物辦公室）

分類號：WS11外事綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級關(guān)于外事工作的文件材料

長期

2

學(xué)校外事工作規(guī)章制度、計劃、總結(jié)、簡報等

長期

3

外事工作統(tǒng)計年報表等

永久

4

外事工作會議材料及聲像材料

長期

5

外事工作會議記錄

長期

6

外事工作大事記

長期

分類號：WS12出國（境）工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級對出國（境）人員的有關(guān)文件材料

長期

2

國際學(xué)術(shù)會議論文

長期

3

投寄國外的學(xué)術(shù)論文

長期

4

出國（境）人員考察、訪問材料

長期

5

出國（境）講學(xué)、研究人員有關(guān)材料

長期

6

出國（境）進修、留學(xué)取得學(xué)位及研究成果論文和各類證書（影印件）

永久

7

學(xué)校參加國際比賽、競賽及聲像材料

長期

分類號：WS13外籍人員來校作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級邀請、聘請外籍人士的計劃、批復(fù)和來往函件

長期

2

外國黨政官員、各界人士來校參加訪問的文件材料

長期

3

外籍教師、專家、學(xué)者及友好人士來校講學(xué)的講稿、教材等材料

永久

4

來校進修、短期培訓(xùn)研究的外籍人士有關(guān)材料

長期

5

學(xué)校主辦國際比賽、競賽及聲像材料

長期

分類號：WS14國際合作與會議

序號

類目名稱

保管期限

1

中外合作校際交流協(xié)議、合同、項目紀(jì)要材料、備忘錄

永久

2

本校完成的國際合作項目、成果等材料

永久

3

合作項目中國外單位完成項目、成果等材料

長期

4

授予外籍人員名譽稱號的材料

永久

5

外事工作中雙方互增的禮品、紀(jì)念品（清單及實物）

長期

6

國際會議的有關(guān)材料

長期

分類號：WS15外國留學(xué)生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

錄取審批材料（包括外籍及港、澳、臺留學(xué)學(xué)生）

永久

2

學(xué)籍登記表、學(xué)籍卡片

永久

3

教學(xué)計劃、大綱、安排

長期

4

學(xué)習(xí)情況、成績及評語

永久

5

學(xué)位論文（包括電子版）及學(xué)位證書復(fù)印件

長期

6

學(xué)生名冊、畢業(yè)生證書領(lǐng)取簽收驗印名冊

永久

7

學(xué)生動向及有關(guān)材料

長期

10.黨委研究生工作部（研究生處、學(xué)科建設(shè)辦公室）

分類號：JX11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級下達的針對本校研究生教育工作的文件材料

長期

2

研究生教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法

永久

3

學(xué)校有關(guān)研究生教育的規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)研究生教育的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)

永久

4

研究生教學(xué)檢查、評估和優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料

長期

5

統(tǒng)計報表

永久

6

碩士研究生三助（助教、助研、助管）工作材料

長期

7

研究生工作大事記

永久

分類號：DQ政治思想教育

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)研究生思想政治工作的文件材料

長期

2

本校有關(guān)研究生思想政治工作的決定、通知、條例、規(guī)則

永久

3

關(guān)于研究生思想政治工作隊伍的選拔、管理文件

長期

4

黨委研究生工作部關(guān)于學(xué)生思想政治工作計劃、報告、總結(jié)

永久

5

研究生思想政治工作典型調(diào)查材料和心理咨詢活動材料

長期

6

研究生政治輔導(dǎo)員名冊和考核統(tǒng)計材料

長期

7

組織和研討有關(guān)研究生工作形成的文件材料和聲像材料

長期

8

研究生會有關(guān)材料

長期

分類號JX12學(xué)科建設(shè)

序號

類目名稱

保管期限

1

上級針對本校學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長期

2

學(xué)科、專業(yè)論證、評估、審報、審批、總結(jié)材料

永久

3

學(xué)科、專業(yè)課程建設(shè)統(tǒng)計報表

永久

分類號：JX13招生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)本校研究生教育招生工作的文件材料

長期

2

招生計劃、規(guī)定、生源計劃

長期

3

新生錄取材料及新生名單

長期

3

招生宣傳（招生簡章等）、招生工作總結(jié)

長期

分類號：JX14學(xué)籍管理

序號

類目名稱

保管期限

1

新生入學(xué)登記表

永久

2

學(xué)生成績總冊（包括課程成績一覽表、報表、補考成績登記表）

永久

3

新生名冊（按專業(yè)、班級）

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）

長期

5

學(xué)生獎勵材料

長期

6

學(xué)生處分材料

長期

分類號：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐

序號

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教學(xué)方案

永久

2

教學(xué)實踐及課外實習(xí)安排、課程表

長期

3

各專業(yè)每門課程考試（考查）空白試卷與標(biāo)答各一份

長期

分類號：JX16學(xué)位工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)本校學(xué)位工作文件材料

長期

2

本校碩士學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié)

長期

3

碩士學(xué)位名單清冊和領(lǐng)證簽收名單

永久

4

碩士學(xué)位論文目錄、畢業(yè)生碩士學(xué)位論文（包括電子版碩士論文）

長期

分類號：JX17畢業(yè)生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊

永久

2

畢業(yè)證書簽收（畢業(yè)生登記表）驗印名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號：JX18教材工作

序號

類目名稱

保管期限

1

自編、主編教材

長期

2

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長期

11．審計處

分類號：XZ13審計工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)審計工作的文件

長期

2

本校審計工作方面的規(guī)章制度

長期

3

審計工作計劃、總結(jié)、審計調(diào)查材料、報告

長期

4

審計工作統(tǒng)計年報及重要報表

長期

5

重要會議記錄

長期

6

專項審計報告

長期

7

獲全國、市級、系統(tǒng)先進表彰材料（評選通知、申報表、表彰決定）

永久

12.后勤處

分類號：XZ15后勤工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)后勤工作的文件

短期

2

校有關(guān)后勤工作規(guī)章制度。

長期

3

本校后勤工作計劃、報告、總結(jié)、批復(fù)及調(diào)查材料

長期

4

防震、防訊、三廢治理、環(huán)保工作及校園綠化的文件材料

長期

5

校后勤處與合作單位簽訂的各類協(xié)議書、合同書及執(zhí)行報告、總結(jié)材料

長期

6

物業(yè)管理合同、方案

短期

7

車輛工作的有關(guān)文件材料

短期

8

校園綠化工作的有關(guān)材料

短期

9

校舍綜合管理材料

永久

10

教職工住房補貼材料

長期

11

辦公家具合同審批表

長期

12

伙食工作的有關(guān)材料和伙食食堂民主管理委員會工作材料

短期

13

愛國衛(wèi)生、醫(yī)療保健、計劃生育、獨生子女領(lǐng)證名冊、獻血工作計劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等文件

長期

14

師生員工健康狀況體檢表、調(diào)查材料及統(tǒng)計表

永久

15

處理重大突發(fā)性衛(wèi)生防疫事件的計劃、措施和總結(jié)

長期

16

后勤處工作大事記

長期

17

獲得市級以上獎勵的獎狀、榮譽證書等

永久

14.基建處

分類號：JJ11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)基建工作的文件

長期

2

?；üぷ饕?guī)章制度

長期

3

?；üぷ饔媱?、總結(jié)、簡報

長期

4

?；üぷ骺傮w發(fā)展規(guī)劃

永久

5

基建工作年度（季度）總結(jié)、統(tǒng)計報表

永久

6

基建工程財務(wù)預(yù)、決算（CK12）

永久

7

全校性總體規(guī)劃、設(shè)計總平面圖

永久

8

地質(zhì)勘探、地形測量材料

永久

9

水、電、氣管道分布圖

永久

10

工程項目招投標(biāo)廉潔自律協(xié)議書

長期

11

關(guān)于土地征用（含私房產(chǎn)權(quán)證）、租借報告、合同協(xié)議書及上級批復(fù)

永久

12

學(xué)校房地產(chǎn)權(quán)證

永久

分類號：JJ12基建項目可行性研究

序號

類目名稱

保管期限

1

項目建議書及上級批復(fù)

永久

2

可行性研究報告

永久

3

項目評估

永久

4

環(huán)境預(yù)測、調(diào)查報告

永久

5

設(shè)計任務(wù)書及計劃任務(wù)書

永久

分類號：JJ12設(shè)計基礎(chǔ)

序號

類目名稱

保管期限

1

工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計、勘察報告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明

永久

2

地形、地貌控制點建筑物、構(gòu)筑物及重要設(shè)備及安裝測量定位、觀測記錄

永久

3

水文、氣象、地震等其他設(shè)計基礎(chǔ)材料

永久

分類號：JJ12設(shè)計文件

序號

類目名稱

保管期限

1

初步設(shè)計

永久

2

技術(shù)設(shè)計

永久

3

施工圖設(shè)計

永久

4

技術(shù)秘密材料、專利文件

長期

5

設(shè)計計算書

永久

6

關(guān)鍵技術(shù)實驗

永久

7

總體規(guī)劃設(shè)計

永久

8

設(shè)計評價、鑒定及審批

長期

分類號：JJ12工程管理文件

序號

類目名稱

保管期限

1

征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補償協(xié)議書

永久

2

承包合同、協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件

永久

3

施工執(zhí)照

永久

4

環(huán)保三同時、消防、衛(wèi)生等條件水、電、氣、曖供應(yīng)協(xié)議書

永久

5

產(chǎn)權(quán)證書

永久

分類號：JJ12施工

序號

類目名稱

保管期限

1

土地施工文件：開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交流、圖紙會審紀(jì)要

短期

施工組織設(shè)計、施工方案、施工計劃、施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝

長期

原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定

長期

建筑材料實驗報告長期設(shè)計變更、工程更改洽商、材料仿用核定審批

永久

土建施工定位測量地質(zhì)勘察

永久

土、巖試驗報告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖

永久

隱蔽工程驗收記錄

永久

程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄、事故處理報告

永久

工分項、分單位工程抽量檢查、評定

長期

交工驗收記錄證明

長期

竣工報告、竣工驗收報告

永久

2

設(shè)備及管線安裝施工文件：開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要

短期

設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批

長期

焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄

長期

隱蔽工程檢查驗收記錄長期強密、密閉性試驗報告

長期

設(shè)備調(diào)試記錄短期施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查、評定、事故處理報告

長期

系統(tǒng)調(diào)試、實驗記錄長期管線清洗、通水、清毒記錄

短期

管線標(biāo)高位置、坡度測量記錄長期中間交工驗收記錄證明，工程質(zhì)量評定

長期

竣工報告、竣工驗收報告

長期

3

電氣、儀表安裝施工文件：開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審

短期

設(shè)計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設(shè)備代用審批

長期

調(diào)試、整定記錄

長期

性能測試和校核

長期

施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告

長期

操作、聯(lián)動試驗

短期

電氣裝置交換記錄

短期

中間交工驗收記錄、工程質(zhì)量評定

長期

竣工報告、竣工驗收報告

長期

分類號：JJ12竣工驗收

序號

類目名稱

保管期限

1

竣工驗收報告

永久

2

全部竣工圖紙

永久

3

質(zhì)量評審材料

永久

4

工程現(xiàn)場聲像材料

永久

5

竣工驗收會議決議文件

永久

分類號：JJ12基建財務(wù)、器材管理

序號

類目名稱

保管期限

1

財務(wù)計劃、年度計劃

短期

2

工程概算、預(yù)算、決算（CK12）

永久

3

主要材料消耗、器材管理

短期

4

交付使用的固定資產(chǎn)及房地產(chǎn)權(quán)證

永久

14.保衛(wèi)處

分類號：XZ14保衛(wèi)工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)保衛(wèi)工作的文件

長期

2

校保衛(wèi)工作規(guī)章制度

長期

3

校保衛(wèi)工作計劃總結(jié)、調(diào)查材料、統(tǒng)計報表及重要報表

長期

4

本校師生員工案件的偵察、調(diào)查、處分結(jié)論材料及上級批復(fù)、判決書

長期

5

本校師生員工案件的平反、復(fù)查處理結(jié)論及上級的批復(fù)

長期

6

要害部門的公安保衛(wèi)、消防工作

長期

7

本校各類治安保衛(wèi)表彰先進材料及聲像材料

長期

8

重要會議記錄

長期

9

校保衛(wèi)工作大事記

長期

15.教務(wù)處

分類號：JX11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)教學(xué)工作的指導(dǎo)性文件材料

長期

2

本校教學(xué)工作規(guī)章制度（包括教、管、學(xué)諸方面制定的制度）

永久

3

本處工作計劃、總結(jié)；請示、報告；簡報；教學(xué)工作調(diào)研

長期

4

校教學(xué)工作例會會議記錄及形成的會議決定、通報

長期

5

教學(xué)檢查、評估和申報教學(xué)評獎材料（包括學(xué)科、教材等）

長期

6

大型教學(xué)工作研討會及教學(xué)工作發(fā)展戰(zhàn)略研討會形成的文件材料和聲像材料

長期

7

各類教學(xué)統(tǒng)計工作材料

長期

8

外聘兼職教授、教師登記表及教學(xué)工作量津貼發(fā)放登記

短期

分類號：JX12學(xué)科建設(shè)

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長期

2

學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及論證、評估、申報、審批及上級批復(fù)材料

永久

3

重點學(xué)科、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)材料

永久

4

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)計劃、總結(jié)

長期

5

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)情況統(tǒng)計報表

永久

分類號：JX13招生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)招生工作的文件材料

長期

2

招生計劃、規(guī)定、生源計劃、招生工作總結(jié)

長期

3

新生錄取材料及新生名單（包括電子版新生錄取材料）

永久

4

定向委培、代培、合同及學(xué)生名單

長期

5

招生簡章、招生宣傳材料

長期

分類號：JX14學(xué)籍管理

序號

類目名稱

保管期限

1

學(xué)生學(xué)籍卡片（簡稱小卡片）

永久

2

學(xué)生成績匯總表（包括成績一覽表、課程成績報表、補考成績登記表、四六級英語（日語、德語）考試成績、專科英語能力考試成績、計算機等級考試成績等）、選修（讀）第二專業(yè)學(xué)位各課程成績一覽表

永久

3

在校學(xué)生名冊和在校學(xué)生人數(shù)統(tǒng)計

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、試讀、退學(xué)等）

長期

5

學(xué)生畢業(yè)證書領(lǐng)取驗印名冊簽收

永久

分類號：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐

序號

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計劃、課程教學(xué)大綱

永久

2

各課程考試（考查）試卷、教學(xué)質(zhì)量分析評比表

短期

3

校歷、課程教學(xué)進度表、課程教學(xué)方案

長期

4

課程教學(xué)實習(xí)、實驗、課外專業(yè)生產(chǎn)實習(xí)的計劃、總結(jié)及有關(guān)材料

長期

5

社會專業(yè)調(diào)查、人文學(xué)科、社會實踐、畢業(yè)設(shè)計（論文）工作計劃、總結(jié)及有關(guān)材料

長期

分類號：JX16學(xué)位工作

序號

類目名稱

保管期限

1

本校學(xué)位評定工作條例及學(xué)位評定工作計劃、總結(jié)

長期

2

校學(xué)位委員會會議記錄和會議決定

長期

3

校學(xué)位委員會授予各專業(yè)學(xué)士、碩士學(xué)位名冊清單及領(lǐng)取學(xué)位畢業(yè)證書、學(xué)位證書簽收驗印名冊

永久

4

優(yōu)秀本科畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位論文及評獎評審材料

長期

分類號：JX17畢業(yè)生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊

永久

2

畢業(yè)證書簽收（畢業(yè)生登記表）驗印名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號：JX18教材工作

序號

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長期

2

自編、主編教材

長期

3

自編、主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題集

長期

4

其他有保存價值得自編參考資料

短期

各學(xué)科建設(shè)課題組

分類號：JX12學(xué)科建設(shè)

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長期

2

學(xué)科、專業(yè)設(shè)置及論證、評估、申報、審批及上級批復(fù)材料

永久

3

重點學(xué)科、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)材料

永久

4

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)計劃、總結(jié)

長期

5

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)情況統(tǒng)計報表

永久

備注：學(xué)科建設(shè)檔案應(yīng)在學(xué)科建設(shè)項目結(jié)題后3個月內(nèi)經(jīng)教務(wù)處審核后，由學(xué)科建設(shè)項目組負(fù)責(zé)歸檔。

16.教學(xué)質(zhì)量管理辦公室

分類號：

序號

類目名稱

保管期限

1

2

3

4

5

6

17.資產(chǎn)與實驗室管理處（招投標(biāo)辦公室）

分類號：XZ15資產(chǎn)管理工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)資產(chǎn)管理工作的文件

短期

2

本校資產(chǎn)管理工作的規(guī)章制度

長期

3

本校資產(chǎn)管理工作計劃、報告、總結(jié)、批復(fù)及調(diào)查材料

長期

4

資產(chǎn)管理工作大事記

長期

5

有關(guān)工作、活動的照片、磁帶、光盤等聲像資料

長期

6

獲市級以上先進表彰的通知、決定、推薦表

永久

分類號：SB11設(shè)備綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)儀器、設(shè)備的政策、業(yè)務(wù)管理工作文件

長期

2

本校儀器、設(shè)備管理的規(guī)章制度

長期

3

設(shè)備工作計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料

長期

4

本校儀器、設(shè)備購置計劃、報告及經(jīng)費方案

長期

5

本校儀器、設(shè)備移交清冊及設(shè)備儀器報廢、調(diào)撥報告和批復(fù)

長期

6

本校有關(guān)儀器、設(shè)備業(yè)務(wù)工作的綜合性統(tǒng)計報表

長期

7

實驗室建設(shè)、論證、評估、申報及批復(fù)

永久

分類號：SB12儀器設(shè)備項目

序號

類目名稱

保管期限

1

申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）

長期

2

上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示

長期

3

定購合同（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、記錄等

長期

4

進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件

長期

5

開箱記錄及裝箱單

長期

6

安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

長期

7

驗收報告及文件材料

長期

8

索賠來往函件及結(jié)果文件

長期

9

設(shè)備說明書及全套隨機文件材料

與設(shè)備共存

10

使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷表）

與設(shè)備共存

11

重大事故的調(diào)查分析及處理意見

與設(shè)備共存

12

技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料

與設(shè)備共存

分類號：招投標(biāo)工作

序號

類目名稱

保管期限

18.科技處（上海電氣中央研究院分院）

分類號：KY11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級關(guān)于科研工作的文件

長期

2

科研工作的規(guī)劃、計劃、總結(jié)、報告

長期

3

科研管理工作的規(guī)章制度

長期

4

科技成果獲獎文件及證書

長期

5

申報科學(xué)基金及有關(guān)批復(fù)

長期

6

參加社會學(xué)術(shù)團體集體會員單位部門和學(xué)會工作材料及學(xué)術(shù)活動論文、論著原件或出版物

長期

7

本校舉辦的學(xué)術(shù)交流會材料（紀(jì)要、日程安排、論文、聲像等不同載體的文件）

長期

8

科技工作大事記

永久

9

本校與有關(guān)單位簽訂的科技服務(wù)協(xié)議書、合同書、驗收證明等

長期

10

科研管理統(tǒng)計年報表

永久

科研課題相關(guān)

分類號：KY12科研準(zhǔn)備階段

序號

類目名稱

保管期限

1

開題報告與課題調(diào)研論證材料

長期

2

任務(wù)書、合同、協(xié)議書

永久

3

課題研究計劃、設(shè)計計劃

長期

4

計劃執(zhí)行情況、計劃調(diào)整或撤銷報告

短期

5

課題投資和預(yù)決算材料

短期

分類號：KY12科研實驗階段

序號

類目名稱

保管期限

1

實驗、測試、觀測、調(diào)查、考察的各種原始記錄（含關(guān)鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）

永久

2

數(shù)據(jù)處理材料、包括計算機處理材料（如程序設(shè)計說明、框圖、計算結(jié)果等）

永久

3

設(shè)計的文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設(shè)計圖、電子線路圖等）

永久

4

研究工作階段小結(jié)、年度報告

長期

5

配套的照片、底片、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等

永久

6

樣品、標(biāo)本等實物的目錄、照片（底片）

永久

分類號：KY12總結(jié)鑒定階段

序號

類目名稱

保管期限

1

研究報告、研制報告

永久

2

論文專著

永久

3

工藝技術(shù)報告

永久

4

技術(shù)決竅報告

永久

5

專家評審意見

永久

6

鑒定會材料（鑒定代表名單、會議記錄、鑒定意見）

長期

7

鑒定證書

永久

8

推廣應(yīng)用意見

長期

9

課題工作總結(jié)

長期

分類號：KY12申報獎勵階段

序號

類目名稱

保管期限

1

科研成果登記表

永久

2

科研成果報告表

永久

3

科研成果獎勵申報與審批材料

永久

4

科研成果獲獎材料（獎勵、獎?wù)隆⒆C書）原件或影印件

永久

5

專利申請書或證書原件或影印件

永久

分類號：KY12推廣應(yīng)用階段

序號

類目名稱

保管期限

1

轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書久

永

2

生產(chǎn)定型鑒定材料

永久

3

成果被引用或投產(chǎn)后反饋意見

短期

4

推廣應(yīng)用方案及實施情況

長期

5

擴大試生產(chǎn)的設(shè)計文件、工藝文件

長期

6

成果宣傳報導(dǎo)材料

短期

7

對外學(xué)術(shù)交流材料

長期

備注：科研成果檔案應(yīng)在課題結(jié)題后3個月內(nèi)，經(jīng)科技處組織并審核后，由各課題組負(fù)責(zé)歸檔。

19.工會

分類號：DQ工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)工會、婦女工作的文件

長期

2

校教職工代表大會文件材料（通知、名單、工作報告、決議、總結(jié)、記錄、發(fā)言稿、領(lǐng)導(dǎo)講話、提案及處理意見、聲像材料）

永久

3

校工會工作計劃、報告、決定、重要通知、總結(jié)、請示與批復(fù)

長期

4

校工會會員代表大會的有關(guān)文件（通知、名單、報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、小組討論、重要提案及處理情況）

永久

5

表彰工會先進集體、個人評審材料、名單、通知

長期

6

工會財務(wù)管理、經(jīng)費收支、年度預(yù)決算及校工會經(jīng)審委工作材料

長期

7

校工會委員會會議記錄、紀(jì)要、簡報和《工程大教工》刊物

長期

8

本校出席全國、市、科教委系統(tǒng)工代會、教代會、婦代會代表名單、登記表等材料

永久

9

基層工會干部名冊

長期

10

工會統(tǒng)計年報表

永久

11

工會組織機構(gòu)情況、工會會員名冊

長期

12

退管會工作、家屬工作材料（困難、慰問等材料歸此）

短期

13

工會大事記

長期

20.團委

分類號：DQ工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級關(guān)于團的工作和學(xué)聯(lián)的文件（針對本校的批復(fù)、通知）

長期（永久）

2

本校團代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、小組討論、提案及處理意見和大會通知的文件）

永久

3

本校學(xué)代會文件（通知、名單、工作報告、決議、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、大會發(fā)言、小組討論、提案及處理意見和文件）

永久

4

本校團委工作、學(xué)生會工作計劃、報告、總結(jié)及規(guī)章制度

長期

5

團委工作典型調(diào)查材料、表彰和獎勵先進團支部、優(yōu)秀團員的材料【榮獲全國、市青年突擊手、突擊隊（集體）稱號材料歸此】

長期

6

批準(zhǔn)入團、離團材料及名單（團員出國留學(xué)、探親期間保留團籍的批復(fù)）

長期

7

團委、學(xué)生會會議記錄、團委、學(xué)生會牽頭組織的重大活動的有關(guān)材料及聲像材料

長期

8

團干部名單、團員名冊

長期

9

本校學(xué)生組織參與的各種學(xué)會、社團組織名稱、名單、章程及社會活動、社會實踐和掛職鍛煉有關(guān)材料

長期

10

處分團員的材料及復(fù)查材料

長期

11

團委、學(xué)生會工作大事記

長期

12

本校團組織、專職干部統(tǒng)計年報表

永久

13

各分團委的有關(guān)材料

長期

14

本校團員出席全國、市、市科教委團代會、學(xué)聯(lián)代表名單

永久

15

團委、學(xué)生會編發(fā)的刊物

長期

16

學(xué)生社團活動材料（章程、計劃、總結(jié)及成果）

長期

17

團委會議記錄

長期

18

校學(xué)生志愿者工作計劃、總結(jié)和名單

長期

19

團委、學(xué)生會重要專題活動的請示報告、上級批復(fù)、總結(jié)等文字材料及照片、錄音、錄像、光盤等聲像材料

永久

21.各二級學(xué)院（教學(xué)部、中心）

分類號：XZ11行政工作

序號

類目名稱

保管期限

1

黨政聯(lián)席會材料、會議記錄、會議紀(jì)要

永久

2

行政工作計劃、總結(jié)、規(guī)章制度及會議記錄

長期

3

有關(guān)工作的請示、批復(fù)、報告、典型事例調(diào)查報告

長期

4

學(xué)院各項規(guī)章制度

長期

5

各院、部、中心與有關(guān)單位簽訂的合作協(xié)議

長期

6

教師、學(xué)生參加國際、全國、全市各種競賽獲獎證書復(fù)印件及照片

永久

7

院務(wù)委員會、董事會成員名單及工作會議記錄

長期

8

由院、部、中心主持召開的各項活動中形成的文字材料、照片及各種不同載體形式的文件

長期

9

畢業(yè)生集體照（含底片）和校友工作材料（校友通訊錄及聯(lián)誼會記錄）

永久

分類號：JX11-JX18教學(xué)工作

序號

類目名稱

保管期限

1

院、部、中心在貫徹實施上級和學(xué)校關(guān)于教學(xué)工作意見中形成的文件材料（JX11）

長期

2

院、部、中心在教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、專業(yè)學(xué)制設(shè)定等工作方面的請示、意見（JX11）

永久

3

院、部、中心教學(xué)檢查、評估和推薦各級優(yōu)秀教學(xué)明星、優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料（JX12）

長期

4

本、?？菩律虒W(xué)檢查、實施方案、課程教學(xué)大綱、實習(xí)大綱、畢業(yè)設(shè)計（論文）指導(dǎo)等教學(xué)環(huán)節(jié)和實踐性環(huán)節(jié)形成的材料（JX15）

永久

5

學(xué)術(shù)研究及教學(xué)事故分析通報材料（JX15）

長期

6

各課程考試（考查）空白和標(biāo)答試卷（JX15）

長期

7

自編、主編出版的教科書、參考書、實習(xí)指導(dǎo)書、習(xí)題冊等教材（JX18）

長期

8

學(xué)生成績匯總表（包括成績一覽表、課程成績報表、補考成績登記表、四六級英語（日語、德語）考試成績、?？朴⒄Z能力考試成績、計算機等級考試成績等）、選修（讀）第二專業(yè)學(xué)位各課程成績一覽表（JX14）

永久

9

畢業(yè)生畢業(yè)證書、學(xué)位證書領(lǐng)取簽收驗印名冊（JX16）

永久

備注：

①各課程試卷和課程教學(xué)分析表檔案材料應(yīng)在考試結(jié)束后1個月內(nèi)組成案卷歸檔。

②畢業(yè)班學(xué)生成績大卡檔案材料應(yīng)在學(xué)生離校后新學(xué)期開學(xué)1個月內(nèi)組成案卷歸檔。

③畢業(yè)班集體照在沖洗完成后即歸檔。

22.繼續(xù)教育學(xué)院

分類號：XZ11行政工作

序號

類目名稱

保管期限

1

黨政聯(lián)席會材料、會議記錄、會議紀(jì)要

永久

2

本學(xué)院行政工作計劃、總結(jié)及會議記錄

長期

3

學(xué)院工作的請示、批復(fù)、報告、典型事例調(diào)查報告

長期

4

由學(xué)院主持召開的各項活動中形成的文字材料、照片及各類不同載體形式的文件

長期

5

學(xué)院與有關(guān)單位簽訂的合作協(xié)議

長期

6

繼續(xù)教育學(xué)院大事記

永久

7

繼續(xù)教育學(xué)院各項規(guī)章制度

長期

分類號：JX11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級下達的針對本校成人教育工作的文件材料

長期

2

教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法

永久

3

學(xué)校有關(guān)成人教育的規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)成人教育的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、簡報、總結(jié)

永久

4

教學(xué)檢查、評估和優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料

長期

5

非學(xué)歷教育的培訓(xùn)班、進修班材料

長期

6

統(tǒng)計報表

永久

分類號：JX12學(xué)科建設(shè)

序號

類目名稱

保管期限

1

上級針對本校學(xué)科、專業(yè)設(shè)置的文件材料

長期

2

學(xué)科、專業(yè)論證、評估、審報、審批、總結(jié)材料

永久

3

學(xué)科、專業(yè)建設(shè)統(tǒng)計報表

永久

分類號：JX13招生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)本校成人教育招生工作的文件材料

長期

2

招生計劃、規(guī)定、生源計劃

長期

3

新生錄取材料及新生名單

長期

4

委托、代培生計劃、合同及名單

長期

5

招生宣傳（招生簡章等）、招生工作總結(jié)

長期

分類號：JX14學(xué)籍管理

序號

類目名稱

保管期限

1

新生入學(xué)登記表

永久

2

學(xué)生成績總冊（包括課程成績一覽表、報表、補考成績登記表）

永久

3

新生名冊（按專業(yè)、班級）

永久

4

學(xué)生學(xué)籍變更材料（升級、留級、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)）

長期

5

學(xué)生獎勵材料

長期

6

學(xué)生處分材料

長期

分類號：JX15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐

序號

類目名稱

保管期限

1

各專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱

永久

2

課程建設(shè)要求及安排、課表

長期

3

各專業(yè)每門課程考試（考查）空白試卷與標(biāo)答各一份

長期

分類號：JX16學(xué)位工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)本校學(xué)位工作文件材料

長期

2

本校學(xué)士學(xué)位評定條例、辦法及計劃、總結(jié)

長期

3

學(xué)士學(xué)位名單清冊和領(lǐng)證簽收名單

永久

4

學(xué)士學(xué)位論文目錄、優(yōu)秀畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位論文

長期

分類號：JX17畢業(yè)生工作

序號

類目名稱

保管期限

1

畢業(yè)生名冊

永久

2

畢業(yè)證書簽收名單

永久

3

畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料

長期

4

畢業(yè)生合影照片、底片

永久

分類號：JX18教材工作

序號

類目名稱

保管期限

1

自編、主編教材

長期

2

各專業(yè)學(xué)年（學(xué)期）使用教材目錄清單

長期

23.圖書館

分類號：XZ16圖書工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)圖書工作的文件

長期

2

本校圖書工作規(guī)章制度

長期

3

本校圖書工作計劃、報告、總結(jié)

長期

4

圖書館評估材料

長期

5

圖書館大事記

長期

6

圖書概況、發(fā)展規(guī)劃、珍品目錄、統(tǒng)計及統(tǒng)計年報

永久

6

圖書部門與國內(nèi)外交流的有關(guān)材料（《圖書館通訊》）歸此

長期

分類號：CB11出版工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)編輯工作的文件

長期

2

學(xué)校申請出版刊物審批材料及上級主管部門的批復(fù)

永久

3

本校編輯工作有關(guān)材料，稿酬及發(fā)行記錄、統(tǒng)計材料

長期

分類號：CB12刊物

序號

類目名稱

保管期限

1

《上海電機學(xué)院學(xué)報》樣本（出版清樣）

永久

2

《電世界》樣本（出版清樣）

永久

3

《技術(shù)教育研究》樣本（出版清樣）

永久

4

刊物原稿審稿意見

短期

分類號：CB11出版工作綜合

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)編輯出版學(xué)術(shù)刊物和通訊報刊的文件材料

長期

2

學(xué)報編輯部關(guān)于編輯工作的計劃、報告、總結(jié)合重要會議記錄

永久

3

學(xué)校申請出版刊物審批材料及上級主管部門的批復(fù)

永久

4

學(xué)編輯出版工作的規(guī)章制度和工作人員的崗位職責(zé)

永久

5

編輯工作的橫向協(xié)作簽訂的協(xié)議書、合同書記有關(guān)材料

長期

6

稿酬及發(fā)行記錄、統(tǒng)計材料

長期

7

由學(xué)報編輯部主持召開的有關(guān)編輯工作的各項活動形成的文件材料和聲像材料

長期

8

編輯工作大事記（包括獲獎和受查情況）

長期或永久

24.檔案館

分類號：XZ17檔案工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)檔案工作的文件

長期

2

本校檔案管理規(guī)章制度

長期

3

本校檔案工作計劃、報告、總結(jié)及與兄弟院校交流的有關(guān)材料

長期

4

檔案統(tǒng)計年報表、檔案機讀目錄（電子版）

永久

5

檔案室指南、全宗介紹

永久

6

各類檔案銷毀清冊、目錄、報告

永久

7

檔案工作大事記

長期

8

檔案館與外單位簽訂的重要協(xié)議、備忘錄

長期

9

表彰檔案工作先進集體和個人的材料、名單

長期

25．教師教學(xué)發(fā)展中心

分類號：

序號

類目名稱

保管期限

1

2

3

4

5

6

26.信息化中心

分類號：XZ11行政工作

序號

類目名稱

保管期限

1

信息辦公室行政工作計劃、總結(jié)及會議記錄

長期

2

向主管領(lǐng)導(dǎo)的工作請示、報告、典型事例調(diào)查報告

長期

3

由信息辦公室主持召開的各項活動中形成的材料及聲像材料

長期

4

上級關(guān)于信息化建設(shè)的指示、決定、通知

長期

5

信息化建設(shè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)年報

長期

6

信息化工作大事記

長期

7

校園網(wǎng)建設(shè)資料

長期

8

應(yīng)用系統(tǒng)相關(guān)材料

長期

分類號：SB12儀器設(shè)備項目

序號

類目名稱

保管期限

1

申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）

長期

2

上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準(zhǔn)購批示

長期

3

定購合同（復(fù)印件）和會談紀(jì)要、記錄等

長期

4

進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件

長期

5

開箱記錄及裝箱單

長期

6

安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件、保修單

長期

7

驗收報告及文件材料

長期

8

索賠來往函件及結(jié)果文件

長期

9

設(shè)備說明書及全套隨機文件材料

與設(shè)備共存

10

使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履歷表）

與設(shè)備共存

11

重大事故的調(diào)查分析及處理意見

與設(shè)備共存

12

技術(shù)改造和開發(fā)過程中形成的技術(shù)文件材料

與設(shè)備共存

27.資產(chǎn)經(jīng)營公司（上海昂電實業(yè)有限公司）

分類號：CP11綜合工作

序號

類目名稱

保管期限

1

上級有關(guān)高校三產(chǎn)企業(yè)發(fā)展創(chuàng)辦的文件材料

長期

2

公司年度計劃、總結(jié)、各類統(tǒng)計報表

長期

3

企業(yè)公司章程、各類規(guī)章制度和工作人員崗位責(zé)任制材料

長期

4

企業(yè)公司申辦注冊可行性論證材料、申辦報告和上級批復(fù)文件材料

永久

5

企業(yè)公司董事會成員單位和人員名單

長期

6

公司法定代表和總經(jīng)理任免通知

永久

7

公司法人代碼證、營業(yè)執(zhí)照、特種經(jīng)營許可證、稅務(wù)登記證書的副本或復(fù)印件（以上證件復(fù)印件一定要歸檔）

長期

8

公司歇業(yè)、停產(chǎn)、破產(chǎn)、注銷、人員解散、資產(chǎn)評估、審計、公證材料和上級批準(zhǔn)文件材料

永久

9

公司財務(wù)會計材料（詳見財會檔案類）

10

校辦產(chǎn)業(yè)管理處和企業(yè)公司各項活動中形成的聲像材料

長期

11

獲得市以上獎勵的獎狀、榮譽證書等

永久

分類號：CP12業(yè)務(wù)工作類

序號

類目名稱

保管期限

1

公司就技術(shù)開發(fā)、合作經(jīng)銷、聯(lián)合投資等項目的技術(shù)合同書、協(xié)議書、洽談會記錄、紀(jì)要及有關(guān)文件材料

長期

2

公司獨立研制開發(fā)的新產(chǎn)品、新技術(shù)項目申請和項目任務(wù)書

長期

3

新產(chǎn)品技術(shù)研制過程中形成的技術(shù)資料及技術(shù)鑒定證書

長期

4

申請商標(biāo)、專利及技術(shù)轉(zhuǎn)讓形成的文件材料

長期

5

科技、企業(yè)年檢材料

永久

6

公司財務(wù)審計材料

長期

備注：公司財務(wù)會計帳目參照財務(wù)處財會檔案類歸檔

28．服務(wù)中心

分類號：

序號

類目名稱