企業(yè) 常用公文寫作課件

企業(yè)常用公文寫作

2015年8月5日公文分類上行文種的寫法

下行文種的寫法

申請書

工作計劃

工作總結(jié)

（一）上行文種的寫法

請示

請示是向上級部門請求指示、批準時使用的一種上行文種。報告

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出建議、回復(fù)上級機關(guān)的詢問或要求時使用的一種文種。

（一）上行文種的寫法報告的內(nèi)容由“三段式”構(gòu)成：

情況——做法——問題（意見）；情況（做法）——問題——今后意見；情況——原因（責(zé)任）——下步做法；情況——原因——責(zé)任及處理意見；情況——問題——建議等。

（一）上行文種的寫法請示和報告區(qū)別差異請示的特點報告的特點對上級要求不同要求上級批復(fù)。不要求上級批復(fù)行文時間不同“事前行文。是事中或事后行文文種性質(zhì)不同請求性的上行公文陳述性的上行公文結(jié)尾用語不同一般用“可否（或妥否），請批示”，對上級要求十分肯定結(jié)尾一般用“專此報告”、“特此報告”等詞語（二）下行文種的寫法通知

通知適用于轉(zhuǎn)批下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級部門和不相隸屬部門的公文，傳達要求下級部門辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。

通報

通報是“表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情況”時使用的文種。會議紀要

會議紀要是用于記載、傳達會議情況和議定事項。（二）下行文種的寫法通知的結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款和附件四部分構(gòu)成。

通知的標題有三種形式：（1）發(fā)文機關(guān)名稱+事由+文種，如XX公司召開XXX會議的通知。（2）事由+文種，如，關(guān)于放假的通知。（3）特殊情況下形成的通知，標題要注明性質(zhì)，在文種前加上“緊急”、“補充”、“聯(lián)合”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“批轉(zhuǎn)”、“印發(fā)”等字樣。通知的正文由開頭、主體和結(jié)尾三部分構(gòu)成：（1）開頭用一自然段簡明交待通知形成的緣由和根據(jù)。（2）主體簡要敘述通知的事項。（3）結(jié)尾另起段寫明通知執(zhí)行要求，常用“以上通知，望認真執(zhí)行”、“特此通知?！薄氨就ㄖ园l(fā)布之日起實行”等習(xí)慣用語表示。

制發(fā)各類通知是為了解決實際問題，這就要求在通知的寫作上要主題明白顯露、文字簡明扼要、結(jié)構(gòu)先總后分，使人一目了然。

（二）下行文種的寫法會議紀要按內(nèi)容可分為三類：第一類是日常辦公會議紀要；第二類是指示性會議紀要，即對某一重要方面的工作綜合整理的會議紀要；第三類是討論型會議紀要，主要是對某一重大理論、實踐課題進行研討的會議所使用的一種紀要，它具有參考性，不具有指揮性。

一次工作會議，涉及問題很多，在寫會議紀要時，必須抓住會議所集中討論的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。

一次工作會議在具體討論中必然會產(chǎn)生幾種不同意見，不能把這些意見都納入會議紀要，而應(yīng)該根據(jù)會議的宗旨，分析綜合各種意見，集中反映符合會議中心要求的多數(shù)人一致意見，同時，也要注意吸收少數(shù)人正確的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議研究了”“會議認為”、“會議決定”等提法，加以集中概括，簡明扼要地反映出來。（四）工作計劃

工作計劃是一個單位或團體在一定時期內(nèi)的工作打算。寫工作計劃要求簡明扼要、具體明確，用詞造句必須準確，不能含糊。

工作計劃的格式：

（1）計劃的名稱。包括訂立計劃單位或團體的名稱和計劃期限兩個要素，如“××公司2015年工作計劃”。

（2）計劃的具體要求。一般包括工作的目的和要求，工作的項目和指標，實施的步驟和措施等，也就是為什么做、做什么、怎么做、做到什么程度，以及負責(zé)人。

（3）最后寫訂立計劃的日期。

（五）工作總結(jié)

總結(jié)，就是把某一時期已經(jīng)做過的工作，進行一次全面系統(tǒng)的總檢查、總評價，進行一次具體的總分析、總研究；也就是看看取得了哪些成績，存在哪些缺點和不足，有什么經(jīng)驗等。

基本情況。

（1）總結(jié)必須有情況的概述和敘述，有的比較簡單，有的比較詳細。這部分內(nèi)容主要是對工作的主客觀條件、有利和不利條件以及工作的環(huán)境和基礎(chǔ)等進行分析。

（2）成績和缺點。這是總結(jié)的中心。總結(jié)的目的就是要肯定成績，找出缺點。成績有哪些，有多大，表現(xiàn)在哪些方面，是怎樣取得的；缺點有多少，表現(xiàn)在哪些方面，是什么性質(zhì)的，怎樣產(chǎn)生的，都應(yīng)講清楚。

（3）經(jīng)驗和教訓(xùn)。做過一件事，總會有經(jīng)驗和教訓(xùn)。為便于今后的工作，須對以往工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)進行分析、研究、概括、集中，并上升到理論的高度來認識。

（4）今后的打算。根據(jù)今后的工作任務(wù)和要求，吸取前一時期工作的經(jīng)驗和教訓(xùn)，明確努力方向，提出改進措施等。

（五）工作總結(jié)寫好總結(jié)需要注意的問題

（1）總結(jié)前要充分占有材料。最好通過不同的形式，聽取各部門的意見，了解有關(guān)情況，或者把總結(jié)的想法、意圖提出來，同各部門的員工溝通。

（2）一定要實事求是，成績不夸大，缺點不縮小，更不能弄虛作假。

（3）條理要清楚?？偨Y(jié)是寫給人看