采購管理制度采購工作控制流程采購方式選擇與審批

采購管理制度全文目錄1、目的 12、范圍 13、職責(zé) 14、管理規(guī)則 24.1采購目標(biāo) 24.2采購進(jìn)程控制流程 24.3采購方式 24.4采購審批 24.5供方的調(diào)查與選定 34.6采購工作的實(shí)施 34.7交貨期管理 34.8價格管理 44.9物料驗(yàn)證和代用管理 44.10進(jìn)貨異常的處理 44.11采購文件的控制 45、采購流程圖 5附錄一：采購進(jìn)程控制流程圖 5附錄二：零星采購進(jìn)程控制 6附錄三：固定資產(chǎn)采購進(jìn)程控制流程圖 71、目的本程序旨在建立關(guān)于本公司有關(guān)采購的進(jìn)程控制辦法，以期以合理的價格，適當(dāng)?shù)臅r間、適當(dāng)?shù)臄?shù)量、適當(dāng)?shù)馁|(zhì)量、適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)向公司提供契合規(guī)則要求的物料和服務(wù)，以滿足生產(chǎn)需要，達(dá)到公司經(jīng)營目標(biāo)。2、范圍本程序適用于公司所需的采購產(chǎn)品的采購進(jìn)程控制，囊括：——采購目標(biāo)的制定、采購控制流程、采購方式的選擇；——采購文件的編制與審批；——供方的調(diào)查與選定，考核與管理；——價格管理；——物料驗(yàn)證和代用管理；——合同、訂單管理，等。3、職責(zé)3.1生產(chǎn)部物控負(fù)責(zé)物料需求計劃的編制控制及組織本公司內(nèi)配套材料的供應(yīng)。3.2采購部負(fù)責(zé)物料采購計劃的編制和實(shí)施。3.3研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)采購物料的認(rèn)定和技術(shù)支持。3.4采購部、研發(fā)質(zhì)量部共通負(fù)責(zé)關(guān)于供方配套能力的考評。4、管理規(guī)則4.1采購目標(biāo)4.1.14.1.24.1.34.1.44.1.54.2采購進(jìn)程控制流程4.2.14.2.24.2.34.3采購方式采購人員應(yīng)根據(jù)物料使用狀況，用量大小，采購頻率，市場供需狀況，交易習(xí)慣及價格質(zhì)量穩(wěn)定等因素，選擇下列最有利的采購方式，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.1根據(jù)生產(chǎn)工程部/業(yè)務(wù)部的物料/成品需求計劃“確認(rèn)計劃及請購報表”和相關(guān)采購政策，編排物料采購計劃進(jìn)行例行訂貨。4.3.2針關(guān)于交貨期較長或穩(wěn)定使用的大宗物料，采購部應(yīng)事先選定合適的供方，議定一段時間的供應(yīng)價格，交易條件及分批交貨時間，辦理采購業(yè)務(wù)。4.3.3a) 針關(guān)于生產(chǎn)工程部的“樣本索樣單”及“新品物料請購單”所需物料的采購。b) 針關(guān)于市場部、人事行政部審批的零星“物料請購單”所需物料的采購。c) 針關(guān)于公司領(lǐng)導(dǎo)審批的委托采購單所需生產(chǎn)材料的采購。4.3.4根據(jù)公司各部門提出的“儀器/設(shè)備請購單”進(jìn)行的采購。4.4采購審批4.4.1“確認(rèn)計劃及請購報表”由生產(chǎn)工程（業(yè)務(wù)部）提出，生產(chǎn)工程部（業(yè)務(wù)部）4.4.2“樣本索樣單”、“新品物料請購單”由生產(chǎn)工程部4.4.3零星“物料請購單”其使用部門負(fù)責(zé)人審核，4.a) 單個合同（訂單）采購金額超過人民幣壹仟元的，由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。b) 固定資產(chǎn)部份由采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理聯(lián)合審批。4.5供方的調(diào)查與選定4.5.14.5a)具有營業(yè)執(zhí)照，一般納稅人認(rèn)定；b) 質(zhì)量、價格、交貨及服務(wù)等條件良好；c) 原則上優(yōu)先選用具有ISO9000質(zhì)保體系、產(chǎn)能契合配套要求、新品開發(fā)能力強(qiáng)及財務(wù)體系健全的供方；) 商譽(yù)良好。4.5.a) 采購部應(yīng)廣采商源或接受推薦的供方。b) 認(rèn)定合格的供方的物料，且其質(zhì)量體系評定合格，進(jìn)入《合格供方手冊》，作為批量采購的關(guān)于象。c) 供方提供的物料出現(xiàn)質(zhì)量異常，應(yīng)于指定期限內(nèi)回復(fù)改善，如無法達(dá)到者，采購部有權(quán)取消其合格供方的資格。) 應(yīng)供方的要求，認(rèn)定部門可向其提供質(zhì)保方面的指導(dǎo)。4.6采購工作的實(shí)施4.6.1由生產(chǎn)工程部、人事行政部、市場部4.6.24.6.34.6.44.6.5采購人員于訂購作業(yè)完成后，因特殊事項(xiàng)變更者，應(yīng)即時以函、電方式與供方商洽談4.6.6物料到貨后，采購員把采購單給倉庫管理員核關(guān)于入庫數(shù)量、驗(yàn)證情況，契合要求后采購員4.7交貨期管理4.7.14.7.2a) 為確保供方如期交貨，采購人員應(yīng)根據(jù)未結(jié)（未交貨、在途等）訂單的記錄，進(jìn)行跟蹤、控制和平衡。b) 采購部應(yīng)關(guān)于供方的交貨準(zhǔn)確度進(jìn)行考核。c) 當(dāng)供方無法按合同（訂單）的交貨期如期交貨，采購員應(yīng)即時將信息反饋給相關(guān)控制單位。4.7.3a) 本公司因業(yè)務(wù)需要，變更交貨日期，需與供方聯(lián)絡(luò)處理。b) 供方無故違犯合同（訂單）的交貨期規(guī)則，超過目標(biāo)時間二周的，本公司有權(quán)取消合同（訂單）。c)不可抗力造成合同（訂單）無法全部或部份履行的，應(yīng)在事故過去二周內(nèi)相應(yīng)照會關(guān)于方并且視具體情況變更或取消合同（訂單）。4.8價格管理4.4.8.24.4.4.9物料驗(yàn)證和代用管理4.9.1物料試驗(yàn)如經(jīng)進(jìn)貨試驗(yàn)判為不合格批的物料，需辦理代用的，由采購部填寫“物料超差代用申請表”，送4.9.2因生產(chǎn)亟待或貨源短缺問題，需用其他規(guī)格的物料進(jìn)行代用，由采購部或生產(chǎn)部填寫“物料更換代用申請表”，向4.10進(jìn)貨異常的處理列入《合格供方手冊》的供方應(yīng)建立密切的工作關(guān)系與聯(lián)絡(luò)渠道，如買賣雙方關(guān)于出現(xiàn)異常的采購物料有處理或認(rèn)同的差異時，由生產(chǎn)工程部會同采購部處理。4.10.14.10.24.14.11采購文件的控制4.1a)負(fù)責(zé)物料認(rèn)定和采購的部門其文件管理應(yīng)建立檔案。b）研發(fā)質(zhì)量部負(fù)責(zé)認(rèn)定報告的分發(fā)及變更控制，而供方由采購部通知。4.1a)訂單編制應(yīng)囊括物料名稱、型號規(guī)格、企業(yè)編號、廠家、單價、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式、運(yùn)輸方式、付款條件等完整的交易條件和規(guī)矩準(zhǔn)確的描述。若注明驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的，進(jìn)貨將按技術(shù)協(xié)議或物料認(rèn)定報告或雙方認(rèn)可的規(guī)格書驗(yàn)收。b)采購訂單一式五聯(lián)，其中兩聯(lián)按授權(quán)原則審批簽定后奏效，供需雙方各保存一份原稿。一聯(lián)分送財務(wù)部。c) 訂單或采購合同正本在采購部保存，保存期三年。4.12《合格供方手冊》的管理4.15、采購流程圖采購進(jìn)程控制流程圖附錄一：采購進(jìn)程控制流程圖采購進(jìn)程控制流程圖制定生產(chǎn)計劃制定生產(chǎn)計劃生產(chǎn)/業(yè)務(wù)部物料需求計劃生產(chǎn)部/業(yè)務(wù)部物料需求計劃生產(chǎn)部/業(yè)務(wù)部確認(rèn)計劃及請購報表 編制采購計劃采購部編制采購計劃采購部詢價、比價采購部詢價、比價采購部NO價格異動否？報價審批YESNOYES決定采購方式采購部決定采購方式采購部電腦記錄更改采購政策、需求緊急度分配訂購量采購部分配訂購量采購部供方配套能力及等級編制訂單采購部采購合同或采購訂單編制訂單采購部采購合同或采購訂單業(yè)務(wù)部經(jīng)理業(yè)務(wù)部經(jīng)理總經(jīng)理訂單審批訂單審批YESYESOK？NO發(fā)出訂單采購員發(fā)出訂單采購員YESYES讓步接受否？退、換貨NO交貨動態(tài)管理采購員理貨工廠倉庫庫試驗(yàn)合格否？NOYES重檢重收YES合格?NO入庫入庫結(jié)束結(jié)束審批控制部門零星采購進(jìn)程控制流程圖審批控制部門零星采購進(jìn)程控制流程圖附錄二：零星采購進(jìn)程控制NONO合格提出申請使用部門物料請購單YESNOYES確定供方采購部編制訂單采購部訂單審批生產(chǎn)工程/業(yè)務(wù)部總經(jīng)理YESYESOK入庫倉庫NO價格合理？替代NO收貨交驗(yàn)倉庫發(fā)出訂單采購員不合格退貨供方檢驗(yàn)報審表詢價、比價采購部供應(yīng)商核關(guān)于規(guī)格供應(yīng)商核關(guān)于規(guī)格固定資產(chǎn)采購進(jìn)程控制流程圖附錄三：固定資產(chǎn)采購進(jìn)程控制流程圖固定資產(chǎn)采購進(jìn)程控制流程圖年度經(jīng)營計劃大綱年度經(jīng)營計劃大綱請購使用單位請購使用單位NONO審批控制部門審批控制部門議標(biāo)、招標(biāo)YES議標(biāo)、招標(biāo)YES商務(wù)技術(shù)交流商務(wù)技術(shù)交流報審表報審表生產(chǎn)工程生產(chǎn)工程業(yè)務(wù)部門采購部總經(jīng)理NOOK？NOOK？YESYES編制合同、技術(shù)附件編制合同、技術(shù)附