易邦分布式能源綜合應用技術公司辦公用品管理制度

辦公用品管理制度目錄第一章總則第二章辦公用品管理范圍第三章辦公用品采購第四章辦公用品入庫第五章辦公用品領用第六章辦公用品借用第七章辦公用品日常管理第八章辦公用品費用成本控制第九章辦公用品管理流程與工作標準（一）辦公用品管理工作流程圖（二）辦公用品管理流程與工作標準第十章附則附件一：辦公用品清單附件二：辦公用品借用/歸還登記表附件三：辦公用品采購計劃單附件四：辦公用品入庫登記表附件五：辦公用品領用登記表（易耗品）（耐用品）附件六：辦公用品交接清單附件七：辦公設備報修登記表第一章總則為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴格控制成本、合理節(jié)約開支減少浪費，從而使企管辦工作系統(tǒng)化，提高工作效率，特制定本制度。第二章辦公用品管理范圍根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：2.1耐用品：2.1.1辦公家具，如：各類辦公桌、空調、微波爐、電視機、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險柜等;2.1.2辦公設備，如：電話、電腦、傳真機、復印機、碎紙機、攝像機、投影儀、數(shù)碼照相機、音響器材、移動硬盤、U盤等。2.2易耗品：2.2.1文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回形針、記事本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書釘、插線板、大頭針、報紙、雜志等紙類印刷品。2.2.2生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章辦公用品采購3.1申請范圍：（1）辦公用品申請以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的采購申請計劃到企管辦，便于企管辦根據(jù)申請計劃統(tǒng)一安排采購，預期不報視為無需求，屆時行政專員有權拒發(fā)；（2）部門采購申請內(nèi)容主要為易耗品，大件耐用品需特殊審批后集中辦理。3.2審核及審批：由申請部門填寫《辦公用品采購計劃單》報部門經(jīng)理核準后提交分管副總、常務副總批準后交企管辦統(tǒng)一匯編清單，移交采購部。3.3采購安排：（1）各部門所需辦公用品，需經(jīng)企管辦統(tǒng)一編制清單，匯總交辦采購部統(tǒng)一購買，部門不得擅自購買。（2）采購分為定期采購和臨時應急采購。企管辦根據(jù)批示意見，在規(guī)定時間內(nèi)完成采購。（3）特殊需要在外調試等工作，不能及時申購、領用辦公用品的，可經(jīng)分管領導同意后自行采購，但需堅持兩人簽字核實，回司后做好報批手續(xù)。（4）企管辦根據(jù)公司需求和市場情況，不定期做好辦公用品行情了解，從有利于費用控制、有利于高效辦公的角度做好申領管理工作。第四章辦公用品入庫4.1入庫登記辦公用品采購到位后，由行政專員核對、入庫。行政專員辦理入庫后，建立辦公用品采購臺賬，對年度辦公用品采購情況進行整體統(tǒng)計。4.2入庫物品明細單每次采購入庫后，行政專員制作入庫明細單，企管辦經(jīng)理簽字確認，明細單備案存檔。第五章辦公用品領用5.1每月初企管辦根據(jù)采購部采購到位時間，集中發(fā)放采購物品，采取“誰申報誰領用”，集中發(fā)放時間后無特殊情況，其他時間不發(fā)放或領用辦公用品。5.2耐用品的領用、管理實行部門負責制。是固定資產(chǎn)管理的一部分，各部門需做好保管工作，企管辦存根備案。5.3新員工入職后，企管辦統(tǒng)一為其配備辦公用品，由本人簽字領取，部門負責人簽字確認，企管辦存根備案。第六章辦公用品借用與歸還6.1辦公用品/設備的借用凡個人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫《辦公用品借用單》，并由部門經(jīng)理簽字確認。6.2辦公用品的歸還：（1）借用辦公用品超時未還的，企管辦有責任督促歸還。（2）借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價或折價賠償。（3）員工工作變動或者離職，應及時到企管辦辦理領取物品的歸還手續(xù)。第七章辦公用品日常管理7.1易耗品統(tǒng)一由企管辦負責申請、采購、發(fā)放。企管辦會定期進行盤點（每季度一次）、整理、成本核算，做出后期調整計劃。7.2耐用品的管理，主要是指辦公用品/設備的報修：耐用品的維修對象為員工個人使用電腦及電腦外部設備、網(wǎng)絡設備、通訊設備等，報修人到企管辦詳細描述并登記故障現(xiàn)象，行政專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，故障解決后填寫《設備報修記錄單》并由報修申請人簽字確認后企管辦歸檔保存，作為日后保養(yǎng)維修費用結算的憑據(jù)，此費用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費預算內(nèi)。（2）各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護情況，企管辦將不定期檢查。公共設施或設備，由企管辦統(tǒng)一管理。（3）其他辦公設備（辦公桌、沙發(fā)）等出現(xiàn)故障，各部門應及時與企管辦聯(lián)系，由企管辦負責協(xié)調解決。7.3辦公用品領用必須認真履行手續(xù)，應填寫《辦公用品領用單》后領用和發(fā)放，嚴禁先借后領的行為。7.4各類辦公用品應愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復印資料時，如非正式或非對外文件可使用背面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。7.5禮品的購買、管理與贈送（或發(fā)放）類同易耗品，由企管辦統(tǒng)一辦理。第八章辦公用品費用成本控制8.1各部門需做出年度預算，并且分解個人指標。8.2企管辦需嚴格控制辦公用品的申請、領用、使用過程等。8.3辦公文具實行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額180元，特殊情況超過限額的，需寫書面報告說明情況，并報分管領導審批。除辦公文具以外的辦公用品采購按規(guī)定時間和流程提交采購申請，經(jīng)分管領導審批后，企管辦安排采購。8.4各部門電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機等辦公設備的耗材及維修費用，由企管辦統(tǒng)一管理，年終計入各部門辦公用品總費用當中。屬多個部門共用的，費用按照公司使用人數(shù)進行分攤。8.5辦公用品采購費用實行分部門核算，并計入各部門月計劃費用內(nèi)，由企管辦統(tǒng)一核算控制。8.6核定的費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由企管辦根據(jù)人員變動情況進行調整。8.7凡調出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時，應將所領用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應照價賠償，否則不予辦理有關手續(xù)。8.8公司辦公用品應做公用，私用或帶出公司者應按辦公用品原價從當月工資中扣除。員工應自覺愛護各類辦公用品，如因不正當或不合理使用而損壞物品應照價賠付。第九章辦公用品管理流程與工作標準（一）辦公用品管理工作流程圖申請人申請部門經(jīng)理常務副總經(jīng)理行政專員采購部節(jié)點ABCDE開開始填采購填采購申請單領用領用結束結束審核審核審批審批統(tǒng)籌調度統(tǒng)籌調度如需要入庫入庫出庫采購安排采購采購安排采購（二）辦公用品管理流程與工作標準任務名稱責任標準時限相關資料備注采購1、除耐用品外，部門所需物品每月25日提交采購申請單。2、企管辦根據(jù)各部門清單匯總采購申請交采購。3、急需物品或專業(yè)性物品，由主辦人提采購申請單，企管辦協(xié)助采購。4、部門負責人需核實采購品名，采購費用計入部門經(jīng)費。每月一次《辦公用品管理制度》入庫1、每次采購物品后，所有物品必須登記入庫。2、所有入庫費用、物品須經(jīng)企管辦經(jīng)理簽字審核。每月一次《辦公用品管理制度》領用部門月末申請物品，于次月初領用。每月一次（特殊情況酌情辦理）《辦公用品管理制度》借用1、借用物品由主辦人到企管辦填寫借用登記表，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2、如需延期借用，主辦人應到企管辦辦理延期手續(xù)?！掇k公用品管理制度》報修、維護1、公司設備/網(wǎng)絡等的報修時間為每周二下午之前。2、特殊設備或特殊情況需維護時，主辦人及時到企管辦聯(lián)系。每周二下午（特殊情況酌情辦理）《辦公用品管理制度》費用管理各部門需做出年度預算，并且分解個人指標。2、企管辦將嚴格控制申請、領用控制、使用控制等。3。辦公用品核定費用實行增人增費、減人減費，各部門增人或減人，其費用由企管辦根據(jù)人員變動情況進行調整。4每人年度個人辦公用品定額180元《辦公用品管理制度》盤點公司辦公用品每季度盤點一次。每季度一次《辦公用品管理制度》第十章附則1、本制度由企管辦負責修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件一：辦公用品清單附件二：辦公用品借用/歸還登記表附件三：辦公用品采購計劃單附件四：辦公用品入庫登記表附件五：辦公用品領用登記表（易耗品）（耐用品）附件六：辦公用品交接清單附件七：辦公設備報修登記表附件一文具用品清單辦公用品名稱常規(guī)型號規(guī)格單位申領方法配給標準接線板公牛3M個以舊換新?lián)嵃l(fā)放接線板公牛5M個以舊換新?lián)嵃l(fā)放電池南孚7號節(jié)以舊換新?lián)嵃l(fā)放電池南孚5號節(jié)以舊換新?lián)嵃l(fā)放電池雙鹿9V節(jié)以舊換新?lián)嵃l(fā)放電話機電池中興WP826組以舊換新?lián)嵃l(fā)放紐扣電池CR2450顆以舊換新?lián)嵃l(fā)放紐扣電池LR44顆以舊換新?lián)嵃l(fā)放5號電池充電器常規(guī)個以舊換新?lián)嵃l(fā)放充電電池5號節(jié)以舊換新?lián)嵃l(fā)放計算器MX-120S個以舊換新原則1個/室，領導另配；核算人員1個/人秒表天福個以舊換新?lián)嵃l(fā)放橡皮常規(guī)塊以舊換新?lián)嵃l(fā)放白板擦得力個以舊換新?lián)嵃l(fā)放筆筒常規(guī)個以舊換新?lián)嵃l(fā)放小白板個以舊換新?lián)嵃l(fā)放大白板個以舊換新?lián)嵃l(fā)放白板支架個以舊換新?lián)嵃l(fā)放名片夾常規(guī)本以舊換新?lián)嵃l(fā)放文件欄齊心個以舊換新?lián)嵃l(fā)放三層文件盤9181個以舊換新?lián)嵃l(fā)放剪刀常規(guī)把以舊換新?lián)嵃l(fā)放美工刀常規(guī)把以舊換新?lián)嵃l(fā)放美工刀刀片得力盒以舊換新?lián)嵃l(fā)放重型訂書機得力0390個以舊換新部分部門發(fā)放訂書機得力0309個以舊換新原則1個/室，領導另配；核算人員1個/人打孔機兩孔個以舊換新部分部門發(fā)放起釘器常規(guī)個以舊換新原則1個/室，領導另配；核算人員1個/人卷尺5M把以舊換新部分部門發(fā)放卷尺3M把以舊換新部分部門發(fā)放鋼直尺8463把以舊換新原則1個/室，領導另配；核算人員1個/人印臺得力（藍、紅）個以舊換新部分部門發(fā)放鼠標墊常規(guī)個以舊換新?lián)嵃l(fā)放電腦清潔套裝常規(guī)套以舊換新IT工程師發(fā)放鉛筆長城支定額辦公人員每人每3個月1支圓珠筆藝彩支定額辦公人員每人每4個月1支中性筆真彩009支定額辦公人員每人每2個月1支中性筆芯晨光支定額辦公人員每人每2個月1支寶珠筆芯常規(guī)支定額辦公人員每人每6個月1支白板筆（黑、紅、藍）得力支定額根據(jù)白板數(shù)量，據(jù)實發(fā)放記號筆（黑、紅、藍)金萬年支定額部分部門發(fā)放細頭雙頭記號筆（黑、紅、藍）MK804支定額部分部門發(fā)放熒光筆萬能通B6169支定額部分部門發(fā)放雙色熒光筆晨光AHM21202支定額部分部門發(fā)放鋼筆英雄支定額部分部門發(fā)放鋼筆墨水英雄瓶定額部分部門發(fā)放抽紙常規(guī)包定額每月1包/室卷紙常規(guī)卷定額部分部門發(fā)放垃圾袋常規(guī)卷定額每月1卷/室粉筆彩色/白色盒按需申請部分部門發(fā)放石筆常規(guī)盒按需申請部分部門發(fā)放油畫顏料畫筆常規(guī)支按需申請部分部門發(fā)放修正液常規(guī)瓶按需申請據(jù)實發(fā)放木板夾A4個按需申請據(jù)實發(fā)放2頁文件袋白色、藍色個按需申請據(jù)實發(fā)放抽桿文件夾個按需申請據(jù)實發(fā)放60頁資料冊個按需申請據(jù)實發(fā)放打孔文件夾個按需申請據(jù)實發(fā)放文件盒個按需申請據(jù)實發(fā)放單面文件夾得力5301個按需申請據(jù)實發(fā)放雙面文件夾得力個按需申請據(jù)實發(fā)放暗扣文件夾A4個按需申請據(jù)實發(fā)放膠圈常規(guī)盒按需申請據(jù)實發(fā)放透明A4封面常規(guī)盒按需申請據(jù)實發(fā)放檔案袋牛皮紙個按需申請據(jù)實發(fā)放泡沫膠常規(guī)卷按需申請部分部門發(fā)放窄透明膠1CM卷按需申請據(jù)實發(fā)放寬透明膠5CM卷按需申請部分部門發(fā)放窄雙面膠1CM卷按需申請據(jù)實發(fā)放寬雙面膠3CM卷按需申請部分部門發(fā)放液體膠瓶按需申請據(jù)實發(fā)放固體膠源中支按需申請據(jù)實發(fā)放強力膠PATTEX支按需申請部分部門發(fā)放502膠水支按需申請部分部門發(fā)放粘鉤白色個按需申請據(jù)實發(fā)放磁吸常規(guī)盒按需申請據(jù)實發(fā)放長尾票夾大號盒按需申請據(jù)實發(fā)放長尾票夾中號盒按需申請據(jù)實發(fā)放長尾票夾小號盒按需申請據(jù)實發(fā)放訂書針24、6盒按需申請據(jù)實發(fā)放回形針得力盒按需申請據(jù)實發(fā)放透明指示貼得力9064包按需申請據(jù)實發(fā)放標簽紙100張/包包按需申請據(jù)實發(fā)放百事貼方形包按需申請據(jù)實發(fā)放彩色百事貼長條形包按需申請據(jù)實發(fā)放活頁記事本小號本按需申請據(jù)實發(fā)放信紙常規(guī)本按需申請據(jù)實發(fā)放工作手冊常規(guī)版按需申請據(jù)實發(fā)放軟記事本軟面本按需申請據(jù)實發(fā)放硬記事本硬面本按需申請據(jù)實發(fā)放復寫紙紅色本按需申請部分部門發(fā)放紙杯中鋼杯卷按需申請部分部門發(fā)放自封袋9號袋按需申請據(jù)實發(fā)放自封袋7號袋按需申請據(jù)實發(fā)放酒精棉球常規(guī)罐按需申請部分部門發(fā)放

附件二：辦公用品借用/歸還登記表序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量借用部門借用人簽名借用時間借用部門經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時間備注1234567891011121314151617181920212223辦公用品借用時，請把低值易耗品和耐用設備分開登記，便于清還查賬和管理。2、物品借用一律要登記，物品名稱和規(guī)格型號一定要寫清楚，企管辦負責存檔保管。附件三：辦公用品采購計劃單部門：時間：年月日序號名稱規(guī)格需求數(shù)量單位預估單價（元）預估總價（元）說明12345678910111213申請人簽字部門負責人審核意見企管辦審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注：1.清單以下空白處劃截止豎道；2.預估價格調查后填寫；3.固定資產(chǎn)類由部門經(jīng)理審核，分管副總審批。低值易耗品由企管辦統(tǒng)一匯總各部采購申請，經(jīng)審批后統(tǒng)一采購。4.企管辦專人負責存檔保存；附件四：辦公用品入庫登記表入庫日期：年月日入庫人：序號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量備注1234567891011121314151617181920企管辦經(jīng)理簽字附件五：辦公用品領用登記表（易耗品）序號物品名稱規(guī)格型號數(shù)量領用部門領用人簽名領用時間備注1234567