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辦公用品管理制度目錄第一章總則第二章辦公用品管理范圍第三章辦公用品采購(gòu)第四章辦公用品入庫(kù)第五章辦公用品領(lǐng)用第六章辦公用品借用第七章辦公用品日常管理第八章辦公用品費(fèi)用成本控制第九章辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(一)辦公用品管理工作流程圖(二)辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)第十章附則附件一:辦公用品清單附件二:辦公用品借用/歸還登記表附件三:辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單附件四:辦公用品入庫(kù)登記表附件五:辦公用品領(lǐng)用登記表(易耗品)(耐用品)附件六:辦公用品交接清單附件七:辦公設(shè)備報(bào)修登記表第一章總則為了確保公司辦公用品的正常使用,規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成本、合理節(jié)約開(kāi)支減少浪費(fèi),從而使企管辦工作系統(tǒng)化,提高工作效率,特制定本制度。第二章辦公用品管理范圍根據(jù)辦公用品的性能及功能,辦公用品包括以下兩大類:2.1耐用品:2.1.1辦公家具,如:各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險(xiǎn)柜等;2.1.2辦公設(shè)備,如:電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、移動(dòng)硬盤(pán)、U盤(pán)等。2.2易耗品:2.2.1文具類辦公用品,如:鉛筆、膠水、單(雙)面膠、圖釘、回形針、記事本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書(shū)釘、插線板、大頭針、報(bào)紙、雜志等紙類印刷品。2.2.2生活類辦公用品,如:飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾桶、抹布、洗衣粉等。第三章辦公用品采購(gòu)3.1申請(qǐng)范圍:(1)辦公用品申請(qǐng)以部門(mén)為最小單位,各部門(mén)每月25日提交次月的采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃到企管辦,便于企管辦根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃統(tǒng)一安排采購(gòu),預(yù)期不報(bào)視為無(wú)需求,屆時(shí)行政專員有權(quán)拒發(fā);(2)部門(mén)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容主要為易耗品,大件耐用品需特殊審批后集中辦理。3.2審核及審批:由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單》報(bào)部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)后提交分管副總、常務(wù)副總批準(zhǔn)后交企管辦統(tǒng)一匯編清單,移交采購(gòu)部。3.3采購(gòu)安排:(1)各部門(mén)所需辦公用品,需經(jīng)企管辦統(tǒng)一編制清單,匯總交辦采購(gòu)部統(tǒng)一購(gòu)買,部門(mén)不得擅自購(gòu)買。(2)采購(gòu)分為定期采購(gòu)和臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)。企管辦根據(jù)批示意見(jiàn),在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購(gòu)。(3)特殊需要在外調(diào)試等工作,不能及時(shí)申購(gòu)、領(lǐng)用辦公用品的,可經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后自行采購(gòu),但需堅(jiān)持兩人簽字核實(shí),回司后做好報(bào)批手續(xù)。(4)企管辦根據(jù)公司需求和市場(chǎng)情況,不定期做好辦公用品行情了解,從有利于費(fèi)用控制、有利于高效辦公的角度做好申領(lǐng)管理工作。第四章辦公用品入庫(kù)4.1入庫(kù)登記辦公用品采購(gòu)到位后,由行政專員核對(duì)、入庫(kù)。行政專員辦理入庫(kù)后,建立辦公用品采購(gòu)臺(tái)賬,對(duì)年度辦公用品采購(gòu)情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。4.2入庫(kù)物品明細(xì)單每次采購(gòu)入庫(kù)后,行政專員制作入庫(kù)明細(xì)單,企管辦經(jīng)理簽字確認(rèn),明細(xì)單備案存檔。第五章辦公用品領(lǐng)用5.1每月初企管辦根據(jù)采購(gòu)部采購(gòu)到位時(shí)間,集中發(fā)放采購(gòu)物品,采取“誰(shuí)申報(bào)誰(shuí)領(lǐng)用”,集中發(fā)放時(shí)間后無(wú)特殊情況,其他時(shí)間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。5.2耐用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門(mén)負(fù)責(zé)制。是固定資產(chǎn)管理的一部分,各部門(mén)需做好保管工作,企管辦存根備案。5.3新員工入職后,企管辦統(tǒng)一為其配備辦公用品,由本人簽字領(lǐng)取,部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn),企管辦存根備案。第六章辦公用品借用與歸還6.1辦公用品/設(shè)備的借用凡個(gè)人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤(pán)等,需要填寫(xiě)《辦公用品借用單》,并由部門(mén)經(jīng)理簽字確認(rèn)。6.2辦公用品的歸還:(1)借用辦公用品超時(shí)未還的,企管辦有責(zé)任督促歸還。(2)借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的,視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠償。(3)員工工作變動(dòng)或者離職,應(yīng)及時(shí)到企管辦辦理領(lǐng)取物品的歸還手續(xù)。第七章辦公用品日常管理7.1易耗品統(tǒng)一由企管辦負(fù)責(zé)申請(qǐng)、采購(gòu)、發(fā)放。企管辦會(huì)定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)(每季度一次)、整理、成本核算,做出后期調(diào)整計(jì)劃。7.2耐用品的管理,主要是指辦公用品/設(shè)備的報(bào)修:耐用品的維修對(duì)象為員工個(gè)人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、通訊設(shè)備等,報(bào)修人到企管辦詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象,行政專員統(tǒng)籌安排,維修人員于每周二下午排查并解決問(wèn)題,故障解決后填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修記錄單》并由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后企管辦歸檔保存,作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù),此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。(2)各部門(mén)耐用辦公用品的保養(yǎng),主要由各部門(mén)專人進(jìn)行維修保養(yǎng)登記并跟蹤維護(hù)情況,企管辦將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備,由企管辦統(tǒng)一管理。(3)其他辦公設(shè)備(辦公桌、沙發(fā))等出現(xiàn)故障,各部門(mén)應(yīng)及時(shí)與企管辦聯(lián)系,由企管辦負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)解決。7.3辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù),應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用單》后領(lǐng)用和發(fā)放,嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。7.4各類辦公用品應(yīng)愛(ài)惜使用、節(jié)約能源,打印或復(fù)印資料時(shí),如非正式或非對(duì)外文件可使用背面打??;回形針、大頭針不得隨意丟棄。7.5禮品的購(gòu)買、管理與贈(zèng)送(或發(fā)放)類同易耗品,由企管辦統(tǒng)一辦理。第八章辦公用品費(fèi)用成本控制8.1各部門(mén)需做出年度預(yù)算,并且分解個(gè)人指標(biāo)。8.2企管辦需嚴(yán)格控制辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用過(guò)程等。8.3辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門(mén)每人每年辦公文具限額180元,特殊情況超過(guò)限額的,需寫(xiě)書(shū)面報(bào)告說(shuō)明情況,并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。除辦公文具以外的辦公用品采購(gòu)按規(guī)定時(shí)間和流程提交采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,企管辦安排采購(gòu)。8.4各部門(mén)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗材及維修費(fèi)用,由企管辦統(tǒng)一管理,年終計(jì)入各部門(mén)辦公用品總費(fèi)用當(dāng)中。屬多個(gè)部門(mén)共用的,費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂?.5辦公用品采購(gòu)費(fèi)用實(shí)行分部門(mén)核算,并計(jì)入各部門(mén)月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi),由企管辦統(tǒng)一核算控制。8.6核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門(mén)增人或減人,其費(fèi)用由企管辦根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。8.7凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí),應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。8.8公司辦公用品應(yīng)做公用,私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品原價(jià)從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺(jué)愛(ài)護(hù)各類辦公用品,如因不正當(dāng)或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。第九章辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)(一)辦公用品管理工作流程圖申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理行政專員采購(gòu)部節(jié)點(diǎn)ABCDE開(kāi)開(kāi)始填采購(gòu)填采購(gòu)申請(qǐng)單領(lǐng)用領(lǐng)用結(jié)束結(jié)束審核審核審批審批統(tǒng)籌調(diào)度統(tǒng)籌調(diào)度如需要入庫(kù)入庫(kù)出庫(kù)采購(gòu)安排采購(gòu)采購(gòu)安排采購(gòu)(二)辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)任務(wù)名稱責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料備注采購(gòu)1、除耐用品外,部門(mén)所需物品每月25日提交采購(gòu)申請(qǐng)單。2、企管辦根據(jù)各部門(mén)清單匯總采購(gòu)申請(qǐng)交采購(gòu)。3、急需物品或?qū)I(yè)性物品,由主辦人提采購(gòu)申請(qǐng)單,企管辦協(xié)助采購(gòu)。4、部門(mén)負(fù)責(zé)人需核實(shí)采購(gòu)品名,采購(gòu)費(fèi)用計(jì)入部門(mén)經(jīng)費(fèi)。每月一次《辦公用品管理制度》入庫(kù)1、每次采購(gòu)物品后,所有物品必須登記入庫(kù)。2、所有入庫(kù)費(fèi)用、物品須經(jīng)企管辦經(jīng)理簽字審核。每月一次《辦公用品管理制度》領(lǐng)用部門(mén)月末申請(qǐng)物品,于次月初領(lǐng)用。每月一次(特殊情況酌情辦理)《辦公用品管理制度》借用1、借用物品由主辦人到企管辦填寫(xiě)借用登記表,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2、如需延期借用,主辦人應(yīng)到企管辦辦理延期手續(xù)。《辦公用品管理制度》報(bào)修、維護(hù)1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報(bào)修時(shí)間為每周二下午之前。2、特殊設(shè)備或特殊情況需維護(hù)時(shí),主辦人及時(shí)到企管辦聯(lián)系。每周二下午(特殊情況酌情辦理)《辦公用品管理制度》費(fèi)用管理各部門(mén)需做出年度預(yù)算,并且分解個(gè)人指標(biāo)。2、企管辦將嚴(yán)格控制申請(qǐng)、領(lǐng)用控制、使用控制等。3。辦公用品核定費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi),各部門(mén)增人或減人,其費(fèi)用由企管辦根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。4每人年度個(gè)人辦公用品定額180元《辦公用品管理制度》盤(pán)點(diǎn)公司辦公用品每季度盤(pán)點(diǎn)一次。每季度一次《辦公用品管理制度》第十章附則1、本制度由企管辦負(fù)責(zé)修訂并解釋。2、本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件一:辦公用品清單附件二:辦公用品借用/歸還登記表附件三:辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單附件四:辦公用品入庫(kù)登記表附件五:辦公用品領(lǐng)用登記表(易耗品)(耐用品)附件六:辦公用品交接清單附件七:辦公設(shè)備報(bào)修登記表附件一文具用品清單辦公用品名稱常規(guī)型號(hào)規(guī)格單位申領(lǐng)方法配給標(biāo)準(zhǔn)接線板公牛3M個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放接線板公牛5M個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放電池南孚7號(hào)節(jié)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放電池南孚5號(hào)節(jié)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放電池雙鹿9V節(jié)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放電話機(jī)電池中興WP826組以舊換新?lián)?shí)發(fā)放紐扣電池CR2450顆以舊換新?lián)?shí)發(fā)放紐扣電池LR44顆以舊換新?lián)?shí)發(fā)放5號(hào)電池充電器常規(guī)個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放充電電池5號(hào)節(jié)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放計(jì)算器MX-120S個(gè)以舊換新原則1個(gè)/室,領(lǐng)導(dǎo)另配;核算人員1個(gè)/人秒表天福個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放橡皮常規(guī)塊以舊換新?lián)?shí)發(fā)放白板擦得力個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放筆筒常規(guī)個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放小白板個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放大白板個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放白板支架個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放名片夾常規(guī)本以舊換新?lián)?shí)發(fā)放文件欄齊心個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放三層文件盤(pán)9181個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放剪刀常規(guī)把以舊換新?lián)?shí)發(fā)放美工刀常規(guī)把以舊換新?lián)?shí)發(fā)放美工刀刀片得力盒以舊換新?lián)?shí)發(fā)放重型訂書(shū)機(jī)得力0390個(gè)以舊換新部分部門(mén)發(fā)放訂書(shū)機(jī)得力0309個(gè)以舊換新原則1個(gè)/室,領(lǐng)導(dǎo)另配;核算人員1個(gè)/人打孔機(jī)兩孔個(gè)以舊換新部分部門(mén)發(fā)放起釘器常規(guī)個(gè)以舊換新原則1個(gè)/室,領(lǐng)導(dǎo)另配;核算人員1個(gè)/人卷尺5M把以舊換新部分部門(mén)發(fā)放卷尺3M把以舊換新部分部門(mén)發(fā)放鋼直尺8463把以舊換新原則1個(gè)/室,領(lǐng)導(dǎo)另配;核算人員1個(gè)/人印臺(tái)得力(藍(lán)、紅)個(gè)以舊換新部分部門(mén)發(fā)放鼠標(biāo)墊常規(guī)個(gè)以舊換新?lián)?shí)發(fā)放電腦清潔套裝常規(guī)套以舊換新IT工程師發(fā)放鉛筆長(zhǎng)城支定額辦公人員每人每3個(gè)月1支圓珠筆藝彩支定額辦公人員每人每4個(gè)月1支中性筆真彩009支定額辦公人員每人每2個(gè)月1支中性筆芯晨光支定額辦公人員每人每2個(gè)月1支寶珠筆芯常規(guī)支定額辦公人員每人每6個(gè)月1支白板筆(黑、紅、藍(lán))得力支定額根據(jù)白板數(shù)量,據(jù)實(shí)發(fā)放記號(hào)筆(黑、紅、藍(lán))金萬(wàn)年支定額部分部門(mén)發(fā)放細(xì)頭雙頭記號(hào)筆(黑、紅、藍(lán))MK804支定額部分部門(mén)發(fā)放熒光筆萬(wàn)能通B6169支定額部分部門(mén)發(fā)放雙色熒光筆晨光AHM21202支定額部分部門(mén)發(fā)放鋼筆英雄支定額部分部門(mén)發(fā)放鋼筆墨水英雄瓶定額部分部門(mén)發(fā)放抽紙常規(guī)包定額每月1包/室卷紙常規(guī)卷定額部分部門(mén)發(fā)放垃圾袋常規(guī)卷定額每月1卷/室粉筆彩色/白色盒按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放石筆常規(guī)盒按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放油畫(huà)顏料畫(huà)筆常規(guī)支按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放修正液常規(guī)瓶按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放木板夾A4個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放2頁(yè)文件袋白色、藍(lán)色個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放抽桿文件夾個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放60頁(yè)資料冊(cè)個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放打孔文件夾個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放文件盒個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放單面文件夾得力5301個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放雙面文件夾得力個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放暗扣文件夾A4個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放膠圈常規(guī)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放透明A4封面常規(guī)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放檔案袋牛皮紙個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放泡沫膠常規(guī)卷按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放窄透明膠1CM卷按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放寬透明膠5CM卷按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放窄雙面膠1CM卷按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放寬雙面膠3CM卷按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放液體膠瓶按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放固體膠源中支按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放強(qiáng)力膠PATTEX支按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放502膠水支按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放粘鉤白色個(gè)按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放磁吸常規(guī)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放長(zhǎng)尾票夾大號(hào)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放長(zhǎng)尾票夾中號(hào)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放長(zhǎng)尾票夾小號(hào)盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放訂書(shū)針24、6盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放回形針得力盒按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放透明指示貼得力9064包按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放標(biāo)簽紙100張/包包按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放百事貼方形包按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放彩色百事貼長(zhǎng)條形包按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放活頁(yè)記事本小號(hào)本按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放信紙常規(guī)本按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放工作手冊(cè)常規(guī)版按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放軟記事本軟面本按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放硬記事本硬面本按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放復(fù)寫(xiě)紙紅色本按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放紙杯中鋼杯卷按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放自封袋9號(hào)袋按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放自封袋7號(hào)袋按需申請(qǐng)據(jù)實(shí)發(fā)放酒精棉球常規(guī)罐按需申請(qǐng)部分部門(mén)發(fā)放

附件二:辦公用品借用/歸還登記表序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量借用部門(mén)借用人簽名借用時(shí)間借用部門(mén)經(jīng)理簽字歸還人簽字歸還時(shí)間備注1234567891011121314151617181920212223辦公用品借用時(shí),請(qǐng)把低值易耗品和耐用設(shè)備分開(kāi)登記,便于清還查賬和管理。2、物品借用一律要登記,物品名稱和規(guī)格型號(hào)一定要寫(xiě)清楚,企管辦負(fù)責(zé)存檔保管。附件三:辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單部門(mén):時(shí)間:年月日序號(hào)名稱規(guī)格需求數(shù)量單位預(yù)估單價(jià)(元)預(yù)估總價(jià)(元)說(shuō)明12345678910111213申請(qǐng)人簽字部門(mén)負(fù)責(zé)人審核意見(jiàn)企管辦審核分管副總審批總經(jīng)理審批備注:1.清單以下空白處劃截止豎道;2.預(yù)估價(jià)格調(diào)查后填寫(xiě);3.固定資產(chǎn)類由部門(mén)經(jīng)理審核,分管副總審批。低值易耗品由企管辦統(tǒng)一匯總各部采購(gòu)申請(qǐng),經(jīng)審批后統(tǒng)一采購(gòu)。4.企管辦專人負(fù)責(zé)存檔保存;附件四:辦公用品入庫(kù)登記表入庫(kù)日期:年月日入庫(kù)人:序號(hào)物品名稱規(guī)格單位數(shù)量備注1234567891011121314151617181920企管辦經(jīng)理簽字附件五:辦公用品領(lǐng)用登記表(易耗品)序號(hào)物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用部門(mén)領(lǐng)用人簽名領(lǐng)用時(shí)間備注1234567

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