企業(yè)檔案管理制度方案

企業(yè)檔案管理制度方案1總則1）為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，特制訂本制度。2）本制度所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3）重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由辦公室統(tǒng)一管理。2檔案歸檔1）歸檔范圍（1）通用管理：證書、部門職責、崗位職責、手冊、注冊申報資料等。工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造價、工程管理（變更、進度控制、質量控制）、工程驗收、工程報批資料等。（2）合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。（3）設備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設備；生產(chǎn)部設備、工程部設備等。（4）員工培訓：培訓計劃、總結、內(nèi)部培訓記錄、外部培訓報告等。計量：化測類、力質類、溫濕度類、壓力類、熱工類、長度類、計時類、流量類等，設備內(nèi)部校驗記錄歸于設備檔案中。（5）產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品批件、包裝設計、技術轉移資料、變更情況等。（6）供應商檔案。質量標準等。（7）記錄：除批記錄以外的所有記錄。包括輔助記錄、出入庫單、銷毀記錄、物料請驗單等；（8）批記錄：批檢驗記錄、批監(jiān)控記錄、等。（9）標準操作規(guī)程。（10）行政類文件：行政法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需要企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標準、規(guī)章規(guī)程等；各類公文。本企業(yè)對外的正式發(fā)文與相關機構來往的批復；各類證照、證書。包括章程、法人營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證、土地證、房產(chǎn)證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽牌匾和證書等；人事任命、勞動糾紛等；各類固定資產(chǎn)資料。包括車輛所有原始證照、辦公設備、儀器設備說明書、保修卡等；所有加蓋公章的文件復印件；在企業(yè)文化建設和社會活動中直接形成的有保存價值的各種文字、聲像光碟等形式的歷史記錄。2）歸檔時間（1）各類證照、批件、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（2）設備檔案、產(chǎn)品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔；（3）員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（4）計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（5）供應商檔案按年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（6）驗證文件隨時產(chǎn)生隨時歸檔，驗證主計劃按年度歸檔，于每年1月25記錄文件。輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄每年歸檔一次；批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔日之后2月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)；（7）其他文件每周一集中歸檔一次。未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。3）歸檔份數(shù)（1）原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。（2）歸檔要求由檔案室和各部門指派一名專人負責歸檔事宜。對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。4）歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，由檔案員填寫《文件歸檔登記薄》，歸檔人和檔案員共同簽字確認。3檔案的收集與整理1）檔案的收集（1）由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。（2）由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。（3）收集時要保證檔案的質量。如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。2）檔案的整理（1）檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。檔案編號由英文字母及阿拉伯數(shù)字組成，具體說明如下：7、8、9位代表流水號001～999。6位為檔案柜號。4位為二級分類的編號。2位為一級分類的英文縮寫。1檔案建檔1）分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號，于文件歸檔的當天入庫，并建立《檔案明細臺賬》。2）檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產(chǎn)生的復印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。3）檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。4）檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。5）電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。5檔案使用和歸還1）檔案使用（1）文件復?。河墒褂萌颂顚憽稒n案復印登記薄》，一般性文件經(jīng)部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。（2）借出已加蓋檔案專用章的復印件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。（3）借閱原始文件：由使用人填寫《檔案借閱登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，于檔案室指定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。（4）借出原始文件：由使用人填寫《檔案借出登記薄》，經(jīng)部門負責人批準，最長不超過五個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準，辦公室會簽；五個工作日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)；原件借出后不再歸還的，須經(jīng)分管副總、總經(jīng)理批準，檔案室保留復印件備查；（5）外單位借出檔案時，由使用人填寫《檔案借出登記薄》，須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可使用。（6）按規(guī)定審批，由當事人和檔案員在相應登記薄上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應處理。2）檔案歸還（1）檔案使用者應愛護