物業(yè)管理檔案的建立與管理設(shè)立

物業(yè)管理檔案的建立與管理設(shè)立隨著建筑設(shè)計(jì)高科技、專業(yè)化的發(fā)展，信息成為管理資源中又一重要因素。通過檔案的“集中化、有序化、信息化”科學(xué)程序，運(yùn)用先進(jìn)的物業(yè)管理軟件，便于公司的工作檢查和監(jiān)督，使檔案管理真正為管理服務(wù)。（一）檔案管理工作環(huán)節(jié)：資料收集---資料整理---資料歸檔---檔案利用1.資料的收集（1）設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、電腦化的先進(jìn)手段，由管理員分管檔案管理。建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理。(2)資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則，根據(jù)實(shí)體資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大信息資料的來源渠道。2.資料分類整理收集后的所有信息，同意由檔案室集中整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、住處的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。3.資料歸檔管理（1）歸檔就是按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存，便于查找和調(diào)用。（2）檔案柜的開關(guān)都有嚴(yán)格的規(guī)定。檔案柜的鑰匙由專人保管，嚴(yán)防文件的流失。（3）檔案的管理環(huán)境必須做到“三防”，即防火、防潮、防霉變。4.檔案的運(yùn)用采用先進(jìn)的物業(yè)管理軟件，建立電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案的貯存和使用價(jià)值。（二）檔案資料的分類名 稱 資料內(nèi)容工程建筑產(chǎn)權(quán)資 1.規(guī)劃圖紙、項(xiàng)目批文、用地批文2.建筑許可證、投資許可證、開工許可證料3.其他政府規(guī)定的資料工程技術(shù)資料業(yè)主（使用事人）資料務(wù)管理資 事務(wù)資料料二次裝修資料維修資料公共秩序管理資料設(shè)備管理資料社區(qū)文化資料員工管理資料

1.紅線圖、總平面圖2.地質(zhì)勘察報(bào)告、開竣工報(bào)告、圖紙會(huì)審報(bào)告3.工程合同、工程預(yù)決算4.工程設(shè)計(jì)變更、通知及技術(shù)核算單5.竣工圖：①單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備竣工圖②消防、智能化等工程及地下管網(wǎng)竣工圖6.房屋消防、燃?xì)饪⒐を?yàn)收證明書7.鋼材、水泥等主管材料的質(zhì)量保證書8.新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書9.供水、供電、消防、智能化等設(shè)備的檢驗(yàn)合格證書，供水、供電、消防、智能化等設(shè)備技術(shù)資料10.砂漿、混凝土試塊、試壓報(bào)告11.綠化工程竣工圖12.其他技術(shù)資料1.入住資料（購(gòu)房合同、入伙通知書、業(yè)主公約、二次裝修申請(qǐng)表、驗(yàn)房表、費(fèi)用托收協(xié)議等）2.業(yè)主（使用人）狀況檔案1.事務(wù)值班表2.搬出（入）物品登記表3.回訪登記表4.事務(wù)交接記錄表5.日常事務(wù)巡視記錄二次裝修申請(qǐng)表（附圖紙）裝修工程隊(duì)安全責(zé)任書臨時(shí)施工人員登記表施工單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照5.消防審批手續(xù)1.維修、報(bào)修登記表2.維修派工單3.維修回訪記錄本4.公共設(shè)施維修記錄1.日常巡查記錄、交接班記錄、值班記錄2.查崗記錄、閉路電視監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶3.物資搬運(yùn)放行記錄、緊急事件處理記錄4.車輛管理記錄、車輛詳細(xì)資料、車位使用管理協(xié)議1.公用設(shè)施保養(yǎng)維修記錄2.各項(xiàng)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)維修運(yùn)行記錄3.設(shè)備分承包方維修保養(yǎng)記錄4.設(shè)備檢查記錄1.活動(dòng)計(jì)劃實(shí)施方案、總結(jié)記錄2.社區(qū)文化活動(dòng)圖片及錄像記錄3.傳媒報(bào)導(dǎo)4.公用設(shè)施使用情況1.員工個(gè)人資料、聘用表2.員工培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施記錄3.員工外出考察學(xué)習(xí)及參加演練記錄4.員工住戶及內(nèi)務(wù)管理記錄表5.員工業(yè)績(jī)考核及獎(jiǎng)懲記錄6.員工培訓(xùn)考核記錄1.服務(wù)質(zhì)量回訪記錄表業(yè)主反饋資料 2.業(yè)主意見調(diào)查征詢記錄表3.業(yè)主投訴及處理記錄表1.管理處主管值班及監(jiān)督記錄2.政府部門文件3.物業(yè)公司與主管領(lǐng)導(dǎo)部門文件行