行政部門規(guī)范流程

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔行政部門規(guī)范流程目錄：1、行政部門規(guī)范流程2、行政部門規(guī)范流程教材目錄第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 3第二章綜合部崗位職責(zé) 4一、部門崗位職責(zé) 4二、部門員工崗位職責(zé) 4第三章綜合部管理流程 81.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 82.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 93.信函收發(fā)工作流程 104.寄送信函、快件工作流程 115.傳真發(fā)文工作流程 126.傳真收文工作流程 137.重要接待流程 148.入住酒店管理流程 159.前臺(tái)接待流程 1610.發(fā)文管理流程 1711.收文管理流程 1812.檔案歸檔流程 1913.檔案借閱歸還流程 2014.檔案銷毀流程 2115.印章制刻申請(qǐng)流程 2216.印章使用流程 2317.公司證照管理流程 2418.會(huì)議管理流程 2519.辦公用品購(gòu)買審批流程 2520.辦公用品領(lǐng)用流程 2621.車輛使用流程 27第四章綜合部管理表格 281.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表 282.信函與快件簽收登記表 284.收文登記表 295.擬文處理簽 296.文件處理簽 307.周例會(huì)簽到表 308.用印審批表 319.發(fā)文目錄表 3110.文件檔案借閱登記表 3111.辦公用品采購(gòu)審批單 3212.辦公用品臺(tái)賬 3213.辦公用品領(lǐng)用表 3314.外出員工登記表 3315.車輛出入登記表 3316.油卡登記表 3317.車輛登記列表 3418.車輛登記卡 3419.車輛請(qǐng)修表 3520.保養(yǎng)記錄表 3521.住宿登記表 3622.公務(wù)接待審批表 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章綜合部崗位職責(zé)一、部門崗位職責(zé)1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)重要文稿的起草工作；2.負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)所屬各公司綜合事務(wù)的監(jiān)督及指導(dǎo)工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作；3.組織制定公司有關(guān)規(guī)章制度；4.公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作；5.負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來(lái)訪登記迎送等招待工作；6.負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7.負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)動(dòng)管理工作；8.負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作；9.負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳工作、公關(guān)工作；10.完成公司高層臨時(shí)交辦的工作。二、部門員工崗位職責(zé)（一）部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.根據(jù)公司階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門的年度目標(biāo)、計(jì)劃和措施；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關(guān)規(guī)章制度的制訂工作；3.負(fù)責(zé)所屬部門及各分公司綜合部的組織建設(shè)日常工作指導(dǎo)、考核等工作；4.負(fù)責(zé)召集集團(tuán)公司辦公會(huì)議，跟蹤落實(shí)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況；5.負(fù)責(zé)公司比較重要的對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施；6.負(fù)責(zé)編制公司行政用款計(jì)劃，做好行政費(fèi)用的預(yù)算及控制工作；7.負(fù)責(zé)組織本部的工作，并督促部門人員完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；8.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。（二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見(jiàn)并實(shí)施；2.負(fù)責(zé)公司數(shù)據(jù)安全管理，對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)出入公司；3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，病毒防治及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，以及客戶端及相關(guān)準(zhǔn)系統(tǒng)接口的安全管理；4.負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置和安裝及對(duì)計(jì)算機(jī)的相應(yīng)調(diào)整分配的權(quán)利；5.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件的安裝、維護(hù)和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6.負(fù)責(zé)信息設(shè)備登記入帳，維修，報(bào)廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運(yùn)作；7.負(fù)責(zé)公司監(jiān)控系統(tǒng)及OA系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃；2.起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門及所屬公司的月度、周工作計(jì)劃的收集、匯總、跟催工作；4.負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作；5.負(fù)責(zé)起草會(huì)議文件及通知，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)報(bào)宣傳人員的選拔及管理工作，定期做好報(bào)刊的出版發(fā)行相關(guān)事宜；7.負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記的收集、整理、匯編及集團(tuán)月度信息簡(jiǎn)報(bào)的編輯、發(fā)布等工作；8.負(fù)責(zé)集團(tuán)公共郵箱往來(lái)文件的檢查、跟蹤處理及信息回饋工作；9.協(xié)助處理與集團(tuán)宣傳、秘書、物品印刷等有關(guān)的其它工作。10.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（四）檔案資料管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外來(lái)文件的傳遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行文件簽收、登記、傳遞辦理、分類立卷、歸檔等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公章的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分發(fā)、借閱、更新等工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門及所屬公司相關(guān)資質(zhì)、證照、專利、文件資料、合同、檔案等歸檔工作，并進(jìn)行分類整理、保管、編制檢索工具；5.嚴(yán)格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6.負(fù)責(zé)做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防光等工作，確保檔案材料完整無(wú)缺；7.負(fù)責(zé)公司會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、會(huì)場(chǎng)布置及服務(wù)等工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂綜合部季、月度資金使用計(jì)劃；2.負(fù)責(zé)油卡、電話、房租、水電等費(fèi)用的管理工作；3.負(fù)責(zé)組織辦公行政用品的購(gòu)買、登記、發(fā)放與管理；4.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)進(jìn)出、分類、編號(hào)及臺(tái)帳等管理工作；5.負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)物資安全及設(shè)施的維修工作；6.負(fù)責(zé)公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用7.負(fù)責(zé)員工宿舍的登記、分配、租賃及管理工作；8.負(fù)責(zé)公司所有鑰匙的登記、編號(hào)、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9.負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的變更、登記及年檢工作；10.及時(shí)安排并完成綜合部主管臨時(shí)下達(dá)的各項(xiàng)接待或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（六）前臺(tái)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔等工作；2.負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入公司；3.執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡等工作；4.負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記等工作；5.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6.負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫(kù)及盤存等工作；7.負(fù)責(zé)公司員工通行錄及郵箱的更新等工作；8.負(fù)責(zé)會(huì)議室管理及開(kāi)會(huì)期間的服務(wù)工作；9.配合辦公事務(wù)主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字編制等工作；10.負(fù)責(zé)每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì)并登記，安排落實(shí)員工就餐等工作；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（七）司機(jī)崗位職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序，服從上級(jí)指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查；2.根據(jù)公司的年度預(yù)算及車輛使用狀況，編制車輛年度、月份維修保養(yǎng)計(jì)劃；3.保持車輛內(nèi)外的衛(wèi)生整潔，經(jīng)常進(jìn)行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好運(yùn)行狀態(tài)；4.按規(guī)定到指定地點(diǎn)維修，并提供詳盡、有效的費(fèi)用明細(xì)；5.嚴(yán)格出車登記制度，按照公司規(guī)定時(shí)間，規(guī)定路線發(fā)車；6.負(fù)責(zé)車輛違章記錄的查閱及處理工作；7.負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用、公里數(shù)的統(tǒng)計(jì)，按公里數(shù)核算相關(guān)部門費(fèi)用；8.負(fù)責(zé)公司車輛的管理、存放、年審、保險(xiǎn)等工作；9.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。第三章綜合部管理流程1.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程①整理當(dāng)天①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束綜合部前臺(tái)接待客人各職能部門②確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪③來(lái)訪登記④通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人⑤確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶⑦來(lái)訪信息錄入，記錄匯總審核⑧存檔2.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員各部門或員工①開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員各部門或員工①聽(tīng)到電話鈴響②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄開(kāi)始①開(kāi)始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結(jié)束有無(wú)④拆信⑦登記信息是否有明確收信人綜合部前臺(tái)接待各職能部門4.寄送信函、快件工作流程開(kāi)始③開(kāi)始③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待各職能部門外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務(wù)要求5.傳真發(fā)文工作流程開(kāi)始①開(kāi)始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登記③發(fā)傳真④原件存檔填寫申請(qǐng)表綜合部前臺(tái)接待員工6.傳真收文工作流程開(kāi)始①開(kāi)始①收文簽收結(jié)束②登記③復(fù)印⑤轉(zhuǎn)交文件④存檔接收綜合部前臺(tái)接待各部門或員工7.重要接待流程是否是否是是是否否提出重要接待申請(qǐng)結(jié)束審核審核審批①規(guī)劃接待事宜②提交請(qǐng)購(gòu)報(bào)告審核審批③組織實(shí)施配合執(zhí)行④執(zhí)行開(kāi)始結(jié)束相關(guān)部門綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)是否8.入住酒店管理流程結(jié)束部門/結(jié)束部門/員工綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)前臺(tái)接待審批否是員工住宿登記酒店安排③酒店退訂①審核是否②辦理入住手續(xù)填寫《住宿申請(qǐng)表》同意住宿入住辦理入住手續(xù)開(kāi)始9.前臺(tái)接待流程看到客人，禮貌看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶，請(qǐng)客人稍等離開(kāi)結(jié)束10.發(fā)文管理流程相關(guān)部門綜合部相關(guān)部門綜合部有關(guān)部門公司領(lǐng)導(dǎo)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束①審核②審核③會(huì)簽否會(huì)簽④審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否11.收文管理流程③秘書回復(fù)③秘書回復(fù)④具體辦理綜合部主管審核①領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱②傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔12.檔案歸檔流程①準(zhǔn)備資料是否合格①準(zhǔn)備資料是否合格②資料匯總分類歸檔上架③重新整理相關(guān)部門綜合部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束13.檔案借閱歸還流程否按相關(guān)規(guī)定處理否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門①審核②審核③審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束借閱申請(qǐng)否是否辦理注銷14.檔案銷毀流程是否①是否①提出銷毀檔案申請(qǐng)②審批④銷毀開(kāi)始③審批結(jié)束相關(guān)部門綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)信息存檔15.印章制刻申請(qǐng)流程公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門主管審核①審核主管審核①審核②審核③公安部門批文④制刻印章啟用印章否是制刻申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束是否16.印章使用流程相關(guān)部門綜合部相關(guān)部門綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)①審核②公司章③審核⑤審核④請(qǐng)示否加蓋印章用印登記加蓋部門章用印登記否是用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔17.公司證照管理流程移交人綜合部移交人綜合部使用部門開(kāi)始①移交登記、保管②申請(qǐng)使用④使用流程③是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是18.會(huì)議管理流程開(kāi)始與會(huì)各單位開(kāi)始與會(huì)各單位召開(kāi)會(huì)議部門綜合部提出會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)結(jié)束①會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知接受接受邀請(qǐng)②會(huì)議服務(wù)按時(shí)參會(huì)按時(shí)參會(huì)形成會(huì)議決議和文件③會(huì)后管理19.辦公用品購(gòu)買審批流程采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門綜合部采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門綜合部②審核⒊②審核⒊⑹核②④審核③審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始①購(gòu)買申請(qǐng)單結(jié)束20.辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否相關(guān)部門綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否是開(kāi)始①填寫領(lǐng)用單否是21.車輛使用流程開(kāi)始審核開(kāi)始審核審批填寫車輛請(qǐng)用單查詢車輛使用信息②調(diào)配車輛安排司機(jī)檢查車輛③提供車輛登記用車信息接車信息使用車輛結(jié)束①辦理車輛使用手續(xù)行政部經(jīng)理交代的其他工作辦理車輛使用手續(xù)部門領(lǐng)導(dǎo)人綜合部部門第四章綜合部管理表格1.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表年月日序號(hào)姓名所在單位來(lái)訪人數(shù)是否預(yù)約被訪人事由時(shí)間備注姓名部門到達(dá)離開(kāi)12…2.信函與快件簽收登記表日期來(lái)件單位數(shù)量密級(jí)接收部門簽收人（簽字）3信函與快件寄送登記表日期送寄部門數(shù)量密級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）

4.收文登記表第頁(yè)收文編號(hào)收到日期來(lái)文單位文件號(hào)文件標(biāo)題（內(nèi)容）處理情況備注月日承辦單位承辦人簽字處理結(jié)果5.擬文處理簽行文單位起草人文件主題主送單位抄送單位文件編號(hào)〔〕號(hào)份數(shù)份發(fā)文日期年月日（加蓋印章）部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：年月日領(lǐng)導(dǎo)批示簽字：年月日6.文件處理簽來(lái)文單位秘級(jí)來(lái)文單位

電話傳真文件名內(nèi)容摘要受文部門受文日期受文單位處理意見(jiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示受理部門意見(jiàn)7.周例會(huì)簽到表部門個(gè)人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽名簽名簽名簽名備注：8.用印審批表用章日期用章事由印章名稱申請(qǐng)人審批級(jí)別保管員備注部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)總裁9.發(fā)文目錄表文件號(hào)文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級(jí)發(fā)放范圍份數(shù)登記日期發(fā)出日期備注10.文件檔案借閱登記表文件標(biāo)題用途借用時(shí)間借用人歸還時(shí)間有無(wú)損壞經(jīng)手人備注11.辦公用品采購(gòu)審批單部門使用人填表時(shí)間序號(hào)物品名稱規(guī)格數(shù)量單位特殊要求需求時(shí)間采購(gòu)原因：部門主管意見(jiàn)：綜合部門意見(jiàn)：簽字：年月日公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽字：年月日12.辦公用品臺(tái)賬項(xiàng)目物品名稱編號(hào)數(shù)量單價(jià)入庫(kù)時(shí)間備注13.辦公用品領(lǐng)用表日期物品名稱數(shù)量領(lǐng)用人備注14.外出員工登記表時(shí)間姓名所屬部門出司時(shí)間入司時(shí)間事由備注15.車輛出入登記表日期用車部門事由車輛往返時(shí)間行車路線出車時(shí)儀表里程數(shù)（公里）本次出車公里數(shù)（公里）加油費(fèi)（元）用車人簽名駕駛?cè)撕灻麑徍藗渥⒓佑涂ㄏM(fèi)現(xiàn)金至至至至至至至至16.油卡登記表卡號(hào)：日期領(lǐng)卡人還卡時(shí)間加油金額卡上余額還卡人備注17.車輛登記列表項(xiàng)次車輛類別車號(hào)司機(jī)購(gòu)置日期購(gòu)買價(jià)格引擎號(hào)碼排氣量保險(xiǎn)單編號(hào)小客大客小貨大貨12318.車輛登記卡使用人姓名司機(jī)姓名牌照號(hào)碼車名車型購(gòu)車日期初檢日期復(fù)檢日期保險(xiǎn)記錄保險(xiǎn)公司保險(xiǎn)證號(hào)碼保險(xiǎn)期限保險(xiǎn)內(nèi)容購(gòu)置價(jià)格經(jīng)銷商附屬品收音機(jī)放音機(jī)熱風(fēng)冷風(fēng)駕駛員住址電話住址電話19.車輛請(qǐng)修表表單編號(hào)：日期：年月日車號(hào)請(qǐng)修前里程數(shù)請(qǐng)修申請(qǐng)人請(qǐng)修項(xiàng)目1．2．損壞原因1．2．預(yù)算金額修理廠家審核意見(jiàn)1．2．管理部門公司領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)辦人部門領(lǐng)導(dǎo)20.保養(yǎng)記錄表車號(hào)使用單位司機(jī)保養(yǎng)記錄年度保養(yǎng)項(xiàng)目金額保養(yǎng)前里程表數(shù)經(jīng)手人月日合計(jì)21.住宿登記表宿舍號(hào)碼住宿人員姓名住宿時(shí)間22.公務(wù)接待審批表來(lái)賓單位來(lái)賓人數(shù)接待日期姓名職務(wù)停留時(shí)間來(lái)賓事由：接待費(fèi)用預(yù)算餐飲費(fèi)用預(yù)算額住宿費(fèi)用預(yù)算額其他費(fèi)用預(yù)算額合計(jì)預(yù)算總額陪同人員要求綜合部意見(jiàn)：簽字：年月日公司領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：簽字：年月日精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔目錄第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 3第二章綜合部崗位職責(zé) 4一、部門崗位職責(zé) 4二、部門員工崗位職責(zé) 4第三章綜合部管理流程 81.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 82.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 93.信函收發(fā)工作流程 104.寄送信函、快件工作流程 115.傳真發(fā)文工作流程 126.傳真收文工作流程 137.重要接待流程 148.入住酒店管理流程 159.前臺(tái)接待流程 1610.發(fā)文管理流程 1711.收文管理流程 1812.檔案歸檔流程 1913.檔案借閱歸還流程 2014.檔案銷毀流程 2115.印章制刻申請(qǐng)流程 2216.印章使用流程 2317.公司證照管理流程 2418.會(huì)議管理流程 2519.辦公用品購(gòu)買審批流程 2520.辦公用品領(lǐng)用流程 2621.車輛使用流程 27第四章綜合部管理表格 281.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表 282.信函與快件簽收登記表 284.收文登記表 295.擬文處理簽 296.文件處理簽 307.周例會(huì)簽到表 308.用印審批表 319.發(fā)文目錄表 3110.文件檔案借閱登記表 3111.辦公用品采購(gòu)審批單 3212.辦公用品臺(tái)賬 3213.辦公用品領(lǐng)用表 3314.外出員工登記表 3315.車輛出入登記表 3316.油卡登記表 3317.車輛登記列表 3418.車輛登記卡 3419.車輛請(qǐng)修表 3520.保養(yǎng)記錄表 3521.住宿登記表 3622.公務(wù)接待審批表 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章綜合部崗位職責(zé)一、部門崗位職責(zé)1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)重要文稿的起草工作；2.負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)所屬各公司綜合事務(wù)的監(jiān)督及指導(dǎo)工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作；3.組織制定公司有關(guān)規(guī)章制度；4.公司會(huì)議組織、記錄及記錄歸檔工作；5.負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來(lái)訪登記迎送等招待工作；6.負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)及消防管理工作；7.負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)動(dòng)管理工作；8.負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作；9.負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳工作、公關(guān)工作；10.完成公司高層臨時(shí)交辦的工作。二、部門員工崗位職責(zé)（一）部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.根據(jù)公司階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門的年度目標(biāo)、計(jì)劃和措施；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理及相關(guān)規(guī)章制度的制訂工作；3.負(fù)責(zé)所屬部門及各分公司綜合部的組織建設(shè)日常工作指導(dǎo)、考核等工作；4.負(fù)責(zé)召集集團(tuán)公司辦公會(huì)議，跟蹤落實(shí)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況；5.負(fù)責(zé)公司比較重要的對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施；6.負(fù)責(zé)編制公司行政用款計(jì)劃，做好行政費(fèi)用的預(yù)算及控制工作；7.負(fù)責(zé)組織本部的工作，并督促部門人員完成職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；8.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。（二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見(jiàn)并實(shí)施；2.負(fù)責(zé)公司數(shù)據(jù)安全管理，對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)出入公司；3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，病毒防治及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，以及客戶端及相關(guān)準(zhǔn)系統(tǒng)接口的安全管理；4.負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置和安裝及對(duì)計(jì)算機(jī)的相應(yīng)調(diào)整分配的權(quán)利；5.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件的安裝、維護(hù)和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)故障排除及系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6.負(fù)責(zé)信息設(shè)備登記入帳，維修，報(bào)廢，保障電話系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運(yùn)作；7.負(fù)責(zé)公司監(jiān)控系統(tǒng)及OA系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃；2.起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門及所屬公司的月度、周工作計(jì)劃的收集、匯總、跟催工作；4.負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作；5.負(fù)責(zé)起草會(huì)議文件及通知，及時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)報(bào)宣傳人員的選拔及管理工作，定期做好報(bào)刊的出版發(fā)行相關(guān)事宜；7.負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記的收集、整理、匯編及集團(tuán)月度信息簡(jiǎn)報(bào)的編輯、發(fā)布等工作；8.負(fù)責(zé)集團(tuán)公共郵箱往來(lái)文件的檢查、跟蹤處理及信息回饋工作；9.協(xié)助處理與集團(tuán)宣傳、秘書、物品印刷等有關(guān)的其它工作。10.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（四）檔案資料管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部及外來(lái)文件的傳遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行文件簽收、登記、傳遞辦理、分類立卷、歸檔等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公章的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)管理制度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分發(fā)、借閱、更新等工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門及所屬公司相關(guān)資質(zhì)、證照、專利、文件資料、合同、檔案等歸檔工作，并進(jìn)行分類整理、保管、編制檢索工具；5.嚴(yán)格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6.負(fù)責(zé)做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲、防光等工作，確保檔案材料完整無(wú)缺；7.負(fù)責(zé)公司會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、會(huì)場(chǎng)布置及服務(wù)等工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂綜合部季、月度資金使用計(jì)劃；2.負(fù)責(zé)油卡、電話、房租、水電等費(fèi)用的管理工作；3.負(fù)責(zé)組織辦公行政用品的購(gòu)買、登記、發(fā)放與管理；4.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)進(jìn)出、分類、編號(hào)及臺(tái)帳等管理工作；5.負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)物資安全及設(shè)施的維修工作；6.負(fù)責(zé)公司行政車輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門車輛的使用7.負(fù)責(zé)員工宿舍的登記、分配、租賃及管理工作；8.負(fù)責(zé)公司所有鑰匙的登記、編號(hào)、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9.負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的變更、登記及年檢工作；10.及時(shí)安排并完成綜合部主管臨時(shí)下達(dá)的各項(xiàng)接待或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（六）前臺(tái)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)電話、郵件、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔等工作；2.負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入公司；3.執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡等工作；4.負(fù)責(zé)員工出差預(yù)訂機(jī)票、火車票、客房等，差旅人員行程及聯(lián)絡(luò)登記等工作；5.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6.負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫(kù)及盤存等工作；7.負(fù)責(zé)公司員工通行錄及郵箱的更新等工作；8.負(fù)責(zé)會(huì)議室管理及開(kāi)會(huì)期間的服務(wù)工作；9.配合辦公事務(wù)主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字編制等工作；10.負(fù)責(zé)每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì)并登記，安排落實(shí)員工就餐等工作；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（七）司機(jī)崗位職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序，服從上級(jí)指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查；2.根據(jù)公司的年度預(yù)算及車輛使用狀況，編制車輛年度、月份維修保養(yǎng)計(jì)劃；3.保持車輛內(nèi)外的衛(wèi)生整潔，經(jīng)常進(jìn)行車輛保養(yǎng)，保持車輛的良好運(yùn)行狀態(tài)；4.按規(guī)定到指定地點(diǎn)維修，并提供詳盡、有效的費(fèi)用明細(xì)；5.嚴(yán)格出車登記制度，按照公司規(guī)定時(shí)間，規(guī)定路線發(fā)車；6.負(fù)責(zé)車輛違章記錄的查閱及處理工作；7.負(fù)責(zé)車輛費(fèi)用、公里數(shù)的統(tǒng)計(jì)，按公里數(shù)核算相關(guān)部門費(fèi)用；8.負(fù)責(zé)公司車輛的管理、存放、年審、保險(xiǎn)等工作；9.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。第三章綜合部管理流程1.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程①整理當(dāng)天①整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束綜合部前臺(tái)接待客人各職能部門②確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪③來(lái)訪登記④通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人⑤確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人⑥引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶⑦來(lái)訪信息錄入，記錄匯總審核⑧存檔2.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員各部門或員工①開(kāi)始撥通電話結(jié)束前臺(tái)接待外部單位人員各部門或員工①聽(tīng)到電話鈴響②拿起話筒接聽(tīng)③傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否④處理范圍內(nèi)范圍外⑤轉(zhuǎn)接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄開(kāi)始①開(kāi)始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結(jié)束有無(wú)④拆信⑦登記信息是否有明確收信人綜合部前臺(tái)接待各職能部門4.寄送信函、快件工作流程開(kāi)始③開(kāi)始③登記④聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待各職能部門外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務(wù)要求5.傳真發(fā)文工作流程開(kāi)始①開(kāi)始①提出申請(qǐng)審批結(jié)束②登記③發(fā)傳真④原件存檔填寫申請(qǐng)表綜合部前臺(tái)接待員工6.傳真收文工作流程開(kāi)始①開(kāi)始①收文簽收結(jié)束②登記③復(fù)?、蒉D(zhuǎn)交文件④存檔接收綜合部前臺(tái)接待各部門或員工7.重要接待流程是否是否是是是否否提出重要接待申請(qǐng)結(jié)束審核審核審批①規(guī)劃接待事宜②提交請(qǐng)購(gòu)報(bào)告審核審批③組織實(shí)施配合執(zhí)行④執(zhí)行開(kāi)始結(jié)束相關(guān)部門綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)是否8.入住酒店管理流程結(jié)束部門/結(jié)束部門/員工綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)前臺(tái)接待審批否是員工住宿登記酒店安排③酒店退訂①審核是否②辦理入住手續(xù)填寫《住宿申請(qǐng)表》同意住宿入住辦理入住手續(xù)開(kāi)始9.前臺(tái)接待流程看到客人，禮貌看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶，請(qǐng)客人稍等離開(kāi)結(jié)束10.發(fā)文管理流程相關(guān)部門綜合部相關(guān)部門綜合部有關(guān)部門公司領(lǐng)導(dǎo)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束①審核②審核③會(huì)簽否會(huì)簽④審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否11.收文管理流程③秘書回復(fù)③秘書回復(fù)④具體辦理綜合部主管審核①領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱②傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)審閱公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔12.檔案歸檔流程①準(zhǔn)備資料是否合格①準(zhǔn)備資料是否合格②資料匯總分類歸檔上架③重新整理相關(guān)部門綜合部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束13.檔案借閱歸還流程否按相關(guān)規(guī)定處理否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門①審核②審核③審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束借閱申請(qǐng)否是否辦理注銷14.檔案銷毀流程是否①是否①提出銷毀檔案申請(qǐng)②審批④銷毀開(kāi)始③審批結(jié)束相關(guān)部門綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)信息存檔15.印章制刻申請(qǐng)流程公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門主管審核①審核主管審核①審核②審核③公安部門批文④制刻印章啟用印章否是制刻申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束是否16.印章使用流程相關(guān)部門綜合部相關(guān)部門綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)①審核②公司章③審核⑤審核④請(qǐng)示否加蓋印章用印登記加蓋部門章用印登記否是用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔17.公司證照管理流程移交人綜合部移交人綜合部使用部門開(kāi)始①移交登記、保管②申請(qǐng)使用④使用流程③是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是18.會(huì)議管理流程開(kāi)始與會(huì)各單位開(kāi)始與會(huì)各單位召開(kāi)會(huì)議部門綜合部提出會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)結(jié)束①會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知接受接受邀請(qǐng)②會(huì)議服務(wù)按時(shí)參會(huì)按時(shí)參會(huì)形成會(huì)議決議和文件③會(huì)后管理19.辦公用品購(gòu)買審批流程采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門綜合部采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門綜合部②審核⒊②審核⒊⑹核②④審核③審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始①購(gòu)買申請(qǐng)單結(jié)束20.辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否相關(guān)部門綜合部結(jié)束⑤信息存檔②審核③審核④按清單發(fā)放否是開(kāi)始①填寫領(lǐng)用單否是21.車輛使用流程開(kāi)始審核開(kāi)始審核審批填寫車輛請(qǐng)用單查詢車輛使用信息②調(diào)配車輛安排司機(jī)檢查車輛③提供車輛登記用車信息接車信息使用車輛結(jié)束①辦理車輛使用手續(xù)行政部經(jīng)理交代的其他工作辦理車輛使用手續(xù)部門領(lǐng)導(dǎo)人綜合部部門第四章綜合部管理表格1.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表年月日序號(hào)姓名所在單位來(lái)訪人數(shù)是否預(yù)約被訪人事由時(shí)間備注姓名部門到達(dá)離開(kāi)12…2.信函與快件簽收登記表日期來(lái)件單位數(shù)量密級(jí)接收部門簽收人（簽字）3信函與快件寄送登記表日期送寄部門數(shù)量密級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）

4.收文登記表第頁(yè)收文編號(hào)收到日期來(lái)文單位文件號(hào)文件標(biāo)題（內(nèi)容）處理情況備注月日承辦單位承辦人簽字處理結(jié)果5.擬文處理簽行文單位起草人文件主題主送單位抄送單位文件編號(hào)〔〕號(hào)份數(shù)份發(fā)文日期年月日（加蓋印章）部門領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：年月日領(lǐng)導(dǎo)批示簽字：年月日6.文件處理簽來(lái)文單位秘級(jí)來(lái)文單位

電話傳真文件名內(nèi)容摘要受文部門受文日期受文單位處理意見(jiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示受理部門意見(jiàn)7.周例會(huì)簽到表部門個(gè)人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持：主持：簽名簽名簽名簽名備注：8.用印審批表用章日期用章事由印章名稱申請(qǐng)人審批級(jí)別保管員備注部門主管分管領(lǐng)導(dǎo)總裁9.發(fā)文目錄表文件號(hào)文件標(biāo)題領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)擬稿部門密級(jí)發(fā)放范圍份數(shù)登記日期