秘書(shū)資格考試三級(jí)實(shí)務(wù)文件

PAGE/r/n33/r/n//r/nNUMPAGES/r/n33/r/n秘書(shū)資格考試：秘書(shū)三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（一）/r/n禮賓次序常用的5種方法/r/n

1依照來(lái)賓的具體身份和職務(wù)高低來(lái)排列順序。

2按字母順序排列。

3依照來(lái)賓到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的具體時(shí)刻早晚來(lái)排列

4依照來(lái)賓告知東道主自己到訪的時(shí)刻的先后排列

5不排列即不分先后/r/n涉外禮賓的預(yù)備工作。/r/n

1搞清晰來(lái)訪外賓或代表團(tuán)的差不多情況。

2注意先弄清晰外賓的飲食愛(ài)好、宗教信仰和其他生活適應(yīng)。

3擬定來(lái)賓訪問(wèn)日程。

4.安排食宿

/r/n涉外會(huì)見(jiàn)、會(huì)談的程序。/r/n

1提早約定。

2.通知對(duì)方有關(guān)事項(xiàng)。

3.預(yù)備工作.

4.迎接客人

5會(huì)見(jiàn)、會(huì)談

6.送不客人

/r/n接待打算與安排/r/n

1、講明接待打算的三項(xiàng)內(nèi)容：

（1）接待規(guī)格；（2）日程安排；（3）經(jīng)費(fèi)列支。

2、人員安排中打算中應(yīng)寫(xiě)明；

（1）要緊陪同人員；（2）要緊工作人員；

（3）住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量；（4）宴請(qǐng)時(shí)刻、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù)

（5）會(huì)見(jiàn)、會(huì)談地點(diǎn)、人數(shù)、參與人員。

3、日程安排打算：

（1）日期、時(shí)刻、地點(diǎn)；（2）活動(dòng)內(nèi)容；（3）陪同人員。

4、接待經(jīng)費(fèi)打算（列支）；

（1）工作經(jīng)費(fèi)；（2）餐飲費(fèi)；（3）住宿費(fèi)；（4）交通費(fèi)；

（5）參觀費(fèi)；（6）其他不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)用。

/r/n進(jìn)行崗前培訓(xùn)的差不多原則和要求/r/n

/r/n①/r/n.不卑不亢：不論來(lái)自哪個(gè)國(guó)家.所代表公司、企業(yè)的大小應(yīng)以禮相待，互相尊重

/r/n②/r/n依法辦事：國(guó)際間交往合作.都要依法而行.既遵守我國(guó)法律.也遵守對(duì)方國(guó)家的法律

/r/n③/r/n內(nèi)外有不：指要有保密觀念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。

/r/n④/r/n了解國(guó)際交往的差不多禮儀：即見(jiàn)面禮儀、談話、軀體語(yǔ)言、餐飲等等

/r/n新聞公布會(huì)的注意事項(xiàng)/r/n

1.

確定新聞主題，選擇公布良機(jī)。

2.選擇媒介單位、落實(shí)宴請(qǐng)范圍。

3.

確定會(huì)議主持人，精選發(fā)人

4.處理好應(yīng)回避的問(wèn)題制定各種應(yīng)變措施。

/r/n慶典活動(dòng)組織工作重點(diǎn)。/r/n

1.前期調(diào)查研究

2.精心策劃預(yù)備。3.選擇最佳時(shí)機(jī)。4.邀請(qǐng)嘉賓光臨。

5.編排活動(dòng)程序。6

安排其他活動(dòng)。7.善后工作處理。

/r/n開(kāi)放式和封閉式辦公室優(yōu)缺點(diǎn)。/r/n

1開(kāi)放式：有利于溝通

節(jié)約辦公空間

辦公設(shè)備共享。難保機(jī)密

干擾大

無(wú)私人空間

2.封閉式：有利于安全保密

集中注意力

愛(ài)護(hù)隱私。難交流

費(fèi)用高

/r/n選擇不同辦公模式的方法/r/n

/r/n1.認(rèn)真分析現(xiàn)有工作模式存在的問(wèn)題。2.綜合分析不同模式各自優(yōu)缺點(diǎn)。

3.確定新的辦公模式。4.依照新的辦公模式制定相應(yīng)規(guī)章制度。

5.確定新的分配制度。

/r/n辦公模式發(fā)生變化的緣故/r/n

/r/n1.信技快速進(jìn)展，尤是通技的改變?nèi)藗兊穆?lián)系不受地理位置限制，不再辦公場(chǎng)所也能進(jìn)行工作。

2企業(yè)經(jīng)營(yíng)需要既支出少量費(fèi)用，又能有更優(yōu)秀的人才完成任務(wù)

3.辦公場(chǎng)地費(fèi)用過(guò)高，需要壓縮辦公室面積，以最小投入得最好效益

4大中都市交通狀況使人們查找新的工作模式。

5.人們思想觀念的變化，不再拘于一種固定工作模式

6.社會(huì)豐富多彩人們需要在時(shí)刻上又更大的自主性和靈活性。

7人們希望最大限度的發(fā)揮自己的才能，多干情況多得酬勞。

8人事制度的改革，必須打破“鐵飯碗”，用多種方式激勵(lì)職員的工作積極/r/n秘書(shū)資格考試：秘書(shū)三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（/r/n二/r/n）/r/n制定打算的作用。/r/n

/r/n1指明辦公室工作所起的作用及所處的地位

2.指明組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人、物、財(cái)力部署的依照

3.指明組織的活動(dòng)方針和范圍保證行動(dòng)目標(biāo)一致

4指明事務(wù)順序先后安排

5是一種要緊操縱手段和數(shù)量化財(cái)政打算

/r/n打算工作要緊內(nèi)容/r/n

/r/n1每一項(xiàng)工作的起始時(shí)刻、時(shí)期時(shí)刻和最終期限

2每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

3每一項(xiàng)任務(wù)所需費(fèi)用和其他資源

4每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員及負(fù)責(zé)人。

5每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查和監(jiān)督。

/r/n安全檢查的要緊內(nèi)容及原則/r/n

/r/n1.對(duì)可預(yù)見(jiàn)的自然災(zāi)難作好科學(xué)預(yù)測(cè)分析及時(shí)及早預(yù)報(bào)

2.對(duì)可能發(fā)生的人為事故要多渠道深入了解有關(guān)信息，掌握動(dòng)向

3.對(duì)往常發(fā)生的事件進(jìn)行總結(jié)，制定防范措施。

4.對(duì)預(yù)測(cè)的突發(fā)事件制定應(yīng)急方案

5.將應(yīng)急方案或應(yīng)急程序公示于醒目位置

6.進(jìn)行度突發(fā)事件的培訓(xùn)和演練，掌握必要的知識(shí)與技能

7.配備相關(guān)設(shè)備和資源

8.定期檢查維護(hù)更新設(shè)備和資源，使之處于良好備用狀態(tài)。

原則：1加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

統(tǒng)一指揮2.快速反應(yīng)

操縱事態(tài)進(jìn)展3以人為本

愛(ài)護(hù)公眾利益4公開(kāi)透明

面對(duì)公眾。

/r/n突發(fā)事件的報(bào)告和記錄的必要性及其兩表內(nèi)容/r/n

必要性：1.作為事故處理的一依據(jù)2.作為安全教育的案例資料3.便于應(yīng)對(duì)各種賠償案件

內(nèi)容：

1.《事故情況記錄表》：事故發(fā)生日期、時(shí)刻、地點(diǎn)、涉及人員，事故過(guò)程。證人

2.《工傷情況報(bào)告表》：事故發(fā)生日期、時(shí)刻、地點(diǎn)，涉及人員差不多情況，事故過(guò)程細(xì)節(jié)，救治過(guò)程，醫(yī)療處理情況，證明人辦公設(shè)備購(gòu)買和租用的優(yōu)缺點(diǎn)及其采購(gòu)程序

1購(gòu)買：優(yōu)點(diǎn)：為組織增加固定資產(chǎn)。使用方便。缺點(diǎn):一次付費(fèi)過(guò)高。設(shè)備難更新。

2租用：優(yōu)：最初投入費(fèi)用低，并能被獲得的利潤(rùn)補(bǔ)償。租用協(xié)議包括維護(hù)修理。

便于更新?lián)Q代。缺點(diǎn)：常年租用費(fèi)用過(guò)高。提早終止合同會(huì)有專門高賠償。

采購(gòu)程序：提出購(gòu)買申請(qǐng)

審批落實(shí)費(fèi)用

選擇供應(yīng)商

簽訂供貨合同

物資驗(yàn)收入庫(kù)支付貨款。

/r/n正確選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商須考慮的因素/r/n

1.價(jià)格和費(fèi)用

/r/n⑴/r/n比較不同供應(yīng)商的要價(jià)：初次洽談的價(jià)格

/r/n⑵/r/n降低價(jià)格方法，如批量購(gòu)買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付槲ㄒ坏霓k公用品供貨商

/r/n⑶/r/n購(gòu)買后還要考慮費(fèi)用的支出，如：占用空間費(fèi)用，存儲(chǔ)物品報(bào)廢，存儲(chǔ)過(guò)多占用資金

2.質(zhì)量和交貨

/r/n⑴/r/n保證購(gòu)買后能滿足需求

/r/n⑵/r/n選擇不合格物品的供應(yīng)商

/r/n⑶/r/n比較供應(yīng)商交貨的時(shí)刻/r/n⑷/r/n供應(yīng)商能講到，做到，有誠(chéng)信，專門可靠

3.服務(wù)和位置

/r/n⑴/r/n比較為客戶提供服務(wù)是否方便，如所提供的訂購(gòu)方式

/r/n⑵/r/n供應(yīng)商所在地點(diǎn)方便聯(lián)絡(luò)和交貨

4.安全和可靠性

/r/n⑴/r/n送貨整個(gè)過(guò)程中，保證貨品安全，包裝，存放，運(yùn)輸和交貨

/r/n⑵/r/n比較供貨商賣貨手續(xù)及相關(guān)發(fā)票是否齊全，如查訂貨單，交貨單等

/r/n⑶/r/n了解商家規(guī)模的大小，經(jīng)商史上的信譽(yù)度，如為客戶保密的可靠性

/r/n申請(qǐng)費(fèi)用以及報(bào)銷結(jié)算的步驟是/r/n

/r/n1、申請(qǐng)人提交費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或填寫(xiě)費(fèi)用申請(qǐng)表，詳細(xì)講明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)刻、用途、金額等情況，并親自簽字。

2、該報(bào)告或該表必須通過(guò)組織確定的授權(quán)人審核同意，并簽字批準(zhǔn)。

3、一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告或費(fèi)用申請(qǐng)表提交財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金借款；一種情況是先由申請(qǐng)人墊付，完成商務(wù)工作。

/r/n4、在進(jìn)行商務(wù)工作中，不管是使用支票，依舊使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ剿魅∠鄳?yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫(xiě)的時(shí)刻、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符。

5、商務(wù)工作結(jié)束，申請(qǐng)人應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。假如是先由申請(qǐng)人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金。

6、假如事實(shí)商務(wù)工作時(shí)，打算的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提早向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，在得到許可和批準(zhǔn)后，超出的部分才可得到報(bào)銷。/r/n秘書(shū)資格考試：秘書(shū)三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（/r/n三/r/n）/r/n制定采購(gòu)預(yù)算方案的程序和內(nèi)容/r/n

1程序：確定預(yù)算基數(shù)

調(diào)研

確定采購(gòu)的產(chǎn)品

編寫(xiě)預(yù)算方案

修改完善方案

2內(nèi)容：預(yù)算的項(xiàng)目名稱

目標(biāo)

需要的辦公資源

采納預(yù)算方法

測(cè)算的依據(jù)

支付預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)

/r/n政府采購(gòu)要緊方式/r/n

公開(kāi)招標(biāo)

邀請(qǐng)招標(biāo)

競(jìng)爭(zhēng)性談判

單一來(lái)源

詢價(jià)

國(guó)務(wù)院政府采購(gòu)監(jiān)督機(jī)構(gòu)認(rèn)定的其他方式合理調(diào)配和利用辦公資源

1.a制定合理的調(diào)配打算：依照有關(guān)開(kāi)支規(guī)定、現(xiàn)有庫(kù)存、輕重緩急、逐項(xiàng)作出調(diào)配打算，打算要又預(yù)見(jiàn)性和合理性，并注意在工作中不斷調(diào)整滿足辦公需要。B保證重點(diǎn)物品的使用對(duì)工作性質(zhì)重要的部門實(shí)行傾斜政策。

2.建立辦公資源運(yùn)行檔案（購(gòu)買信息

維修合同

操作指南

所有資源情況列表

差不多信息

日志記錄和故障登記）

3.治理辦公資源的注意事項(xiàng)（及時(shí)更新記錄

按規(guī)定清退辦公用品、設(shè)備

掌握人員流淌情況）

/r/n會(huì)議籌備/r/n

1作用：了解會(huì)務(wù)工作的全局

加強(qiáng)協(xié)調(diào)溝通

確保會(huì)議目標(biāo)實(shí)現(xiàn)

2特點(diǎn)：全面性和具體性

打算性

明確性/r/n

3原則：嚴(yán)格時(shí)刻

事項(xiàng)明確

會(huì)議必要

4內(nèi)容：會(huì)議主題于議題

會(huì)議名稱

會(huì)議議程

時(shí)刻和日期

地點(diǎn)

需要設(shè)備和工具

會(huì)議文件會(huì)議人員組成及人數(shù)

與會(huì)人員的組成

會(huì)議食宿安排

確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)安排

會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)和完成任務(wù)的期限

/r/n會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容/r/n

1.會(huì)議中可能出現(xiàn)的意外事件：人員問(wèn)題

場(chǎng)地問(wèn)題

設(shè)備問(wèn)題

資料問(wèn)題

健康與安全問(wèn)題與會(huì)者情緒問(wèn)題

與會(huì)者返程問(wèn)題

行為問(wèn)題

2.明確意外事件出現(xiàn)時(shí)工作人員的責(zé)任

3.處理會(huì)議中意外事件的方法：同上組織電話會(huì)議的方法

發(fā)出會(huì)議通知

分發(fā)會(huì)議資料

安排會(huì)場(chǎng)

接通電話

相互通報(bào)出席情況

記錄

/r/n組織視頻會(huì)議的方法/r/n

/r/n視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)

做好會(huì)場(chǎng)布置工作

配備和檢查設(shè)備

設(shè)備維護(hù)

為減少租用通信線路的時(shí)刻

節(jié)約費(fèi)用

/r/n遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案特點(diǎn)/r/n

/r/n（1）遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)約時(shí)刻和金鈔票、能夠與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶做永久記錄、而且交流更加直接、簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。

（2）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案擬定時(shí)，應(yīng)預(yù)先了解提供電信會(huì)議服務(wù)公司的服務(wù)業(yè)務(wù)，并提早一周與電信會(huì)議服務(wù)公司預(yù)約，明確提出自己的要求，并提早將下列內(nèi)容告訴電信服務(wù)公司：會(huì)議日期、會(huì)議起止時(shí)刻、會(huì)議參加人數(shù)、與會(huì)者的電話號(hào)碼、主持人姓名等。/r/n

（3）會(huì)議程序、議程及其他材料必須提早寄給與會(huì)者，以便他們有時(shí)刻預(yù)備會(huì)議討論。

（4）遠(yuǎn)程會(huì)議籌備方案中要有專人負(fù)責(zé)檢查遠(yuǎn)程會(huì)議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。

/r/n會(huì)議籌備情況檢查要緊內(nèi)容/r/n

1會(huì)議預(yù)備工作是否充分

2文件材料的預(yù)備

3會(huì)議布置情況

4禮儀接待人員的預(yù)備

5環(huán)境條件與用品的預(yù)備

6保衛(wèi)工作的檢查7檢查其他內(nèi)容

/r/n做好會(huì)務(wù)籌備情況檢查的方法有兩種：/r/n

/r/n（1）聽(tīng)取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)

1）聽(tīng)取匯報(bào)的領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)前期的調(diào)查，深入一線，發(fā)覺(jué)問(wèn)題，解決問(wèn)題。

2）會(huì)議籌備人員對(duì)匯報(bào)材料的預(yù)備要側(cè)重困難和問(wèn)題，注重實(shí)效。

3）選擇合適的匯報(bào)時(shí)刻。

4）對(duì)會(huì)議籌備情況匯報(bào)的重點(diǎn)是籌備中的問(wèn)題。因此，匯報(bào)之后要抓緊催辦和落實(shí)。

（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)檢查

1）檢查會(huì)議所需的各種資料，要考慮一些專門人群的需求，如提供大號(hào)字印刷材料。遠(yuǎn)程會(huì)議要提早下發(fā)材料。

2）注意氣味。一些人對(duì)香水、花露水和濃重的化學(xué)氣味過(guò)敏或高度敏感。因此，要對(duì)所有工作人員提出要求。

3）設(shè)立入場(chǎng)登記臺(tái)。為使人們能輕松、快捷地登記入場(chǎng)，可考慮設(shè)置咨詢臺(tái)或登記臺(tái)。張貼會(huì)場(chǎng)平面示意圖。

4）佩帶徽章、名牌。為方便工作，所有工作人員都應(yīng)佩帶徽章或名牌。

5）預(yù)備接待休息室。應(yīng)在接待休息室內(nèi)放置公司標(biāo)志或旗幟，可放置電話機(jī)、傳真機(jī)、電腦、留言條和筆等。此外，還應(yīng)備有急救箱。

6）安排接待、服務(wù)人員。配備精通產(chǎn)品和服務(wù)的人員，事先組織培訓(xùn)，回答與會(huì)者的提問(wèn)。

7）遠(yuǎn)程會(huì)議要加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的檢查/r/n秘書(shū)資格考試：秘書(shū)三級(jí)實(shí)務(wù)綜合資料（/r/n四/r/n）/r/n會(huì)議協(xié)調(diào)的內(nèi)容/r/n

/r/n1協(xié)調(diào)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)刻地點(diǎn)出席人員列席人員

2協(xié)調(diào)會(huì)議相關(guān)事項(xiàng)

3協(xié)調(diào)會(huì)議議題

4協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要

5協(xié)調(diào)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)/r/n推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程的方法/r/n

1了解會(huì)議主題和議題

2嚴(yán)格遵守會(huì)議時(shí)刻

3主題明確

4鼓舞和引導(dǎo)與會(huì)者

5消除交流故障抵制不和諧因素

6合理安排議題

7掌握會(huì)議休息的時(shí)機(jī)

8適時(shí)結(jié)束會(huì)議/r/n會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的方法/r/n

1以節(jié)約為原則，需要開(kāi)支的項(xiàng)目要盡量列的詳細(xì)具體

2向會(huì)議籌備委員會(huì)的領(lǐng)導(dǎo)人提出申請(qǐng)并按照審批權(quán)層層審批

3領(lǐng)導(dǎo)審批后由財(cái)務(wù)部門提取現(xiàn)金或填寫(xiě)支票

4支出會(huì)議經(jīng)費(fèi)

5領(lǐng)導(dǎo)審批后按本單位零用現(xiàn)金、開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷的這種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定辦理結(jié)賬手續(xù)。

/r/n會(huì)議總結(jié)的目的/r/n

1檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況

2檢查各小組分工執(zhí)行情況

3檢查個(gè)人工作情況

4表彰先進(jìn)個(gè)人

5妥善解決會(huì)議遺留的問(wèn)題

/r/n高效率會(huì)議的決定因素/r/n

1會(huì)議召開(kāi)的必要性

2通過(guò)精心預(yù)備

3地點(diǎn)選擇適中

4形式多樣化

5嚴(yán)格執(zhí)行了會(huì)議的各項(xiàng)議程

6與會(huì)者通過(guò)認(rèn)真確認(rèn)和用心選擇

7嚴(yán)格開(kāi)會(huì)、散會(huì)時(shí)刻

8會(huì)議作出的決定事項(xiàng)

9會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出合理

10會(huì)議服務(wù)熱情周到

/r/n信息利用的要求/r/n

1信息利用要給組織帶來(lái)效益

2信息利用要對(duì)社會(huì)環(huán)境和公眾負(fù)責(zé)。不能損害社會(huì)環(huán)境和公眾利益

3信息利用要嚴(yán)格遵守信息法規(guī)，遵守知識(shí)產(chǎn)權(quán)愛(ài)護(hù)的相關(guān)法律法規(guī)

/r/n登記/r/n

（1）登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

（2）登記分為兩種類型；

/r/n①/r/n總括登記，對(duì)存儲(chǔ)信息按批分類登記；

/r/n②/r/n個(gè)不登記，按信息存儲(chǔ)順序逐件登記。

（3）登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊(cè)式登記。

/r/n2、編碼：

（1）編碼要求；編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

（2）編碼步驟；分析所有預(yù)編的信息；選擇最佳的編碼方法；確定數(shù)碼的位數(shù)

（3）編碼的兩種方法：

/r/n①/r/n順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼；

/r/n②/r/n分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來(lái)分不信息的大、小類

/r/n提供檔案利用的要求及方式/r/n

1要求：依法開(kāi)展利用工具

主動(dòng)及時(shí)開(kāi)展利用工作

不斷完善檔案服務(wù)方式和手段

掌握本單位近期工作重點(diǎn)、重大活動(dòng)據(jù)此開(kāi)展檔案利用工作

2方法：開(kāi)設(shè)閱覽室提供利用

檔案外借

制發(fā)檔案復(fù)制本

提供咨詢服務(wù)

印發(fā)檔案目錄

舉辦檔案展覽

/r/n編寫(xiě)大事記的工作步驟和注意事項(xiàng)/r/n

/r/n1.同意任務(wù)后，首先收集有關(guān)文件和材料，掌握公司成立至今以來(lái)發(fā)生的一些大事和要事，接下來(lái)了解編寫(xiě)大事記的注意事項(xiàng)，如材料真實(shí)編寫(xiě)時(shí)突出大事不要漏要點(diǎn)拋掉小事。編寫(xiě)大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡(jiǎn)明扼要。寫(xiě)完之后要讓經(jīng)理過(guò)目，經(jīng)理認(rèn)為沒(méi)有問(wèn)題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時(shí)要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫(xiě)。

2.大事記要緊由大事記記述和時(shí)刻組成。大事記述是大事記的核心部分，通過(guò)許多重大事件的記述，反映歷史進(jìn)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫(xiě)著部分之一。大事時(shí)刻要求有記載準(zhǔn)確的日期，不用模糊的字詞。而且對(duì)每件大事均寫(xiě)明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時(shí)刻順序進(jìn)行排列/r/n第一章/r/n/r/n商務(wù)溝通/r/n

/r/n1.在見(jiàn)面禮儀中要注意到：在日本，鞠躬是常見(jiàn)的傳統(tǒng)禮節(jié)；在歐洲各國(guó)喜愛(ài)擁抱的禮節(jié)

2.錄像中可能出現(xiàn)用餐禮儀：注意

3.饋贈(zèng)禮儀中：（1）與法國(guó)人交往，不宜選用刀、劍、剪、餐具或是帶有明顯的廣告標(biāo)志的物品作為饋贈(zèng)禮品。/r/n（/r/n2）/r/n與美國(guó)人交往，兩種場(chǎng)合可通過(guò)贈(zèng)禮/r/n①/r/n圣誕節(jié)期間/r/n②/r/n當(dāng)你抵達(dá)和離開(kāi)美國(guó)的時(shí)候。/r/n(3)與俄羅斯人交往，送鮮花要送單數(shù)。（4）與日本人交往，切忌送梳子，而且一般不送菊花和荷花。（5）與阿拉伯人交往，不送酒。P330

4.商務(wù)交往中，日本人不太尊重女性。

5.談話禮儀中，（1）避談?wù)巍⒆诮痰让舾性掝}（2）不要以自我為中心（3）幸免詢問(wèn)他人穿著、飾物等價(jià)格。（4）男士不問(wèn)鈔票包，女士不問(wèn)年齡。

6.西餐餐具中注意刀和叉的使用。P334中

7.進(jìn)餐禮儀時(shí)，餐巾放在腿上。完全攤開(kāi)、塞在胸前、掖在腰帶上差不多上不正確的。P335

8.一般西餐的上菜順序：面包、湯、各類菜肴、甜點(diǎn)、水果、咖啡或者紅茶。P335

9.吃甜點(diǎn)時(shí)，要用刀切開(kāi)后，用叉取食P336

10.第一大題：背景：要接待一個(gè)重要訪團(tuán)，進(jìn)行崗前培訓(xùn)，請(qǐng)您寫(xiě)一份接待打算。

/r/n答：（/r/n1）做接待打算之前我們要了解差不多情況，確定接待規(guī)格，指定接待打算包括工作預(yù)備、生活預(yù)備、參觀娛樂(lè)預(yù)備，最后確定人員和經(jīng)費(fèi)

/r/n（/r/n2）書(shū)上第339頁(yè)上中要點(diǎn)的第一點(diǎn)。

/r/n（/r/n3）書(shū)上第339頁(yè)上中要點(diǎn)的第二點(diǎn)。

/r/n（/r/n4）進(jìn)行崗前培訓(xùn)的差不多原則和要求：/r/n①/r/n.不卑不亢：不論外賓來(lái)自哪個(gè)國(guó)家，所代表公司、企業(yè)的大小，都應(yīng)該以禮相待，互相尊重。/r/n②/r/n依法辦事：國(guó)際間的交往合作，都要依法而行，不僅遵守我國(guó)法律，也要遵守對(duì)方國(guó)家的法律。/r/n③/r/n內(nèi)外有不：指要有保密觀念，既要保守國(guó)家機(jī)密，也要保守本單位的機(jī)密。/r/n④/r/n了解國(guó)際交往的差不多禮儀：即見(jiàn)面禮儀、談話禮儀、軀體語(yǔ)言禮儀、餐飲禮儀等等。P339

/r/n（/r/n5）在涉外活動(dòng)安排中，注意安排好禮賓次序，它表示各國(guó)主權(quán)平等的地位。方法有：（1）按身份與職務(wù)的高低排列。（2）按來(lái)賓所在國(guó)名稱的英文字母順序排列（3）按時(shí)刻先后順序排列。P339下

11.單選：對(duì)往常來(lái)訪過(guò)的來(lái)賓，接待規(guī)格應(yīng)按慣例規(guī)格。P340上

12.會(huì)談時(shí)就某些實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題進(jìn)行交流。（選擇）P340中

13.會(huì)談完畢后的合影留念時(shí)，順序按第341頁(yè)的第一種。他遵循的原則：（1）以右為尊（2）前高后低

14.對(duì)外宴請(qǐng)時(shí)要注意：（1）環(huán)境要雅致、安靜（2）點(diǎn)菜時(shí)要考慮對(duì)方的信仰方面的忌諱，有許多對(duì)方不能普遍同意的，如燕窩、魚(yú)翅、海參等（看一下書(shū)P341下）

15.集體來(lái)訪，組織其參觀、娛樂(lè)時(shí)要一要去有代表性的地點(diǎn)；二是不能泄密。應(yīng)預(yù)先通知接待方作好預(yù)備。P342

16.錄像中可能出現(xiàn)：迎賓時(shí)秘書(shū)要到大門口去迎接；介紹時(shí)通常是先由我方人員或翻譯按、迎賓者按身份高低一直賓一一介紹P342中

/r/n注意：在溝通部分可能出現(xiàn)大題，多為小題/r/n

17.小題：廣義的網(wǎng)絡(luò)溝通指那些網(wǎng)絡(luò)溝通與傳統(tǒng)溝通并行、或者網(wǎng)絡(luò)溝通占主導(dǎo)地位的企業(yè)治理溝通體系。P344中

18.網(wǎng)絡(luò)溝通的主體有：治理者的角色轉(zhuǎn)換、職員—知識(shí)擁有者、網(wǎng)絡(luò)溝通的環(huán)境P344/r/n第二章/r/n/r/n辦公環(huán)境的治理/r/n

/r/n1.辦公布局：開(kāi)放式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于溝通，便于交流；缺點(diǎn)：房間易有噪音，如講話聲，打電話等阻礙他人；/r/n封閉式辦公室的優(yōu)點(diǎn)：易于保證工作的機(jī)密性/r/n/r/n（把書(shū)第/r/n353頁(yè)上表格看一下）

2.封閉式辦公室又稱為傳統(tǒng)辦公室、網(wǎng)格式辦公室。P352

3.預(yù)防緊急情況的措施有：要緊是第二點(diǎn)和第六點(diǎn)（P354）其中，第二點(diǎn)可能考選擇題；第六點(diǎn)在錄像中可能出現(xiàn)

4.發(fā)生事故時(shí)，秘書(shū)要填寫(xiě)《事故情況記錄表》；假如事故中有人受傷，則涉及到的每個(gè)人都要填寫(xiě)一張《工傷情況報(bào)告表》，里面的要緊信息要有：完成表格人員、事故涉及人員、事故見(jiàn)證人、填寫(xiě)表格的人員簽名和日期。注意一定不要有傷情鑒定大夫。

5.第二題：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的方案。

/r/n答：改進(jìn)日常辦公事務(wù)工作流程的差不多思路是：合并和精簡(jiǎn)。認(rèn)識(shí)到存在的問(wèn)題后，提出如下改進(jìn)建議。書(shū)上第/r/n356頁(yè)的表格，把大標(biāo)題寫(xiě)上，然后在自己添寫(xiě)一些話，是句子完整通順。然后再答第357頁(yè)注意事項(xiàng)中：（1）流程應(yīng)由職權(quán)明確的專人來(lái)負(fù)責(zé)（2）要考慮客戶的需要，與其他流程以及客戶需求適當(dāng)結(jié)合（3）流程本身要有不斷改善的空間和彈性。

6.選擇題：文稿審定的步驟：（1）文秘人員打印文件，首先應(yīng)掃瞄一遍文稿。（2）校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真校對(duì)。（3）章監(jiān)管員用印前，對(duì)文件內(nèi)容、文件格式、簽發(fā)手續(xù)再次認(rèn)真核對(duì)一遍。P358上

7.選擇題：文稿審核的內(nèi)涵：法律審核、政策審核、實(shí)施審核、體式審核、程序?qū)徍薖358

8.選擇辦公設(shè)備和易耗品供應(yīng)商時(shí)要比較：（1）價(jià)格和費(fèi)用，如批量購(gòu)買，節(jié)日削價(jià)或?qū)⑵渲付ㄎ┮坏霓k公用品供貨商，但注意一定不要處理的產(chǎn)品（2）質(zhì)量和交貨（3）服務(wù)和位置（4）安全和可靠性/r/n要認(rèn)真比較供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單、訂貨單、交貨單和發(fā)票是否一致/r/nP359

9.第三題：作為秘書(shū)，你如何做到對(duì)辦公用品的操縱和監(jiān)督？

/r/n答：第一：要做好庫(kù)存操縱，就要確定好庫(kù)存卡，既確定最大庫(kù)存量、最小庫(kù)存量和再訂貨量。其中最大庫(kù)存量是（定義，在書(shū)上第/r/n360頁(yè)中間），最小庫(kù)存量是（定義，在書(shū)上第360頁(yè)），再訂貨量是：（定義，在書(shū)上第360頁(yè)）

/r/n第二：加強(qiáng)對(duì)辦公設(shè)備和耗材的庫(kù)存治理和監(jiān)督，要求保持進(jìn)貨卡、出貨卡和庫(kù)存卡的三卡一致。/r/n(P261)進(jìn)貨卡即記錄所有接收信息；出貨卡即是申請(qǐng)領(lǐng)用單，記錄發(fā)放物品的數(shù)量；庫(kù)存卡是每一次計(jì)算物品的庫(kù)存余額，該余額代表庫(kù)存物品的實(shí)際數(shù)量。（P260）

/r/n第三：最后（書(shū)上第/r/n360頁(yè)下）/r/n①/r/n檢查庫(kù)存物品申請(qǐng)表和庫(kù)存卡，從而了解各部門和某個(gè)人使用物品的情況/r/n②/r/n定期檢查庫(kù)存記錄卡，了解庫(kù)存物品的項(xiàng)目和最大、最小庫(kù)存量和再定購(gòu)量/r/n③/r/n檢查實(shí)際庫(kù)存，將庫(kù)存中實(shí)際存放的物品余額對(duì)比卡片上的余額相比較，看是否有出入，其目的是防止白費(fèi)和被盜。

10.小題：租用或租借合同無(wú)法提早終止，否則可能是昂貴的.P361

11.辦公用品的采購(gòu)，/r/n①/r/n由購(gòu)買物資的人填寫(xiě)《購(gòu)買申請(qǐng)表》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后交給采購(gòu)人員。并復(fù)制一份給會(huì)計(jì)部門。/r/n②/r/n采購(gòu)人員要依照收到的物資填寫(xiě)入庫(kù)單，物資入庫(kù)，庫(kù)房人員要簽字表示物資進(jìn)庫(kù)/r/n③/r/n會(huì)計(jì)部門收到發(fā)票后，對(duì)比交貨單、入庫(kù)單和訂購(gòu)單，要做到三單一致，經(jīng)財(cái)務(wù)主管簽字，支付款額或支票。P362

12.做時(shí)刻表應(yīng)按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記出任務(wù)完成時(shí)刻的前后順序。(P363中)并指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人

13.行動(dòng)打算的內(nèi)容：書(shū)上第364頁(yè)第一、二、三、四點(diǎn)

14.現(xiàn)代企業(yè)治理要求工作的時(shí)效性。制定承辦周期的內(nèi)容和期限要考慮：（1）時(shí)刻期限（2）確定多長(zhǎng)的時(shí)刻期限做標(biāo)準(zhǔn)適宜，包括能體現(xiàn)組織的形象。P365中

15.承辦周期是企業(yè)接到客戶或詢問(wèn)者的問(wèn)題后處理并回復(fù)的時(shí)刻規(guī)定。P365下

/r/n第三章/r/n常用事務(wù)文書(shū)的擬寫(xiě)

/r/n1./r/n選擇題：市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)：其一是針對(duì)性；其二是真實(shí)性；其三是時(shí)效性。/r/nP367中

2./r/n市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)調(diào)查報(bào)告和問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。/r/nP367

3.市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的主體由三部分：書(shū)上第368頁(yè)下

4./r/n市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告最重要的是實(shí)事求是。/r/nP369中

5.打算的概念。是實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書(shū)p369

6./r/n打算的特點(diǎn)：其一是針對(duì)性；其二是預(yù)見(jiàn)性。/r/nP369

7./r/n從書(shū)上第/r/n371頁(yè)下打算的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法開(kāi)始看到第372頁(yè)的注意事項(xiàng)。

/r/n看后，第四題題目確實(shí)是依照背景寫(xiě)一篇打算書(shū)。/r/n

/r/n北京的粗略意思是：?jiǎn)挝灰_(kāi)展一項(xiàng)學(xué)習(xí)太極神功的活動(dòng)，學(xué)習(xí)完后進(jìn)行競(jìng)賽，以次寫(xiě)一個(gè)打算。（注明：背景是老師舉的例子，未必是考題）/r/n

/r/n認(rèn)真看一下書(shū)上第/r/n370頁(yè)，例文分析2

8./r/n總結(jié)的類型/r/n;按內(nèi)容分，由學(xué)習(xí)總結(jié)、工作總結(jié)等；按性質(zhì)和作用分，由綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。（選擇題）P372

9./r/n總結(jié)的結(jié)構(gòu)中主體包括的內(nèi)容：成績(jī)和經(jīng)驗(yàn)、存在的問(wèn)題和教訓(xùn)以及今后努力的方向等/r/n

10.選擇題：主體由過(guò)程式、經(jīng)驗(yàn)式等多種形式。P374

11./r/n在總結(jié)中的注意事項(xiàng)：第一、二、三、四點(diǎn)/r/nP374

12.述職報(bào)告的特點(diǎn)是：一是個(gè)人性；二是真實(shí)性；三是通俗性。P375

13./r/n重點(diǎn)：招標(biāo)書(shū)。招標(biāo)書(shū)由多種類型：企業(yè)經(jīng)營(yíng)者招標(biāo)書(shū)、企業(yè)承包招標(biāo)書(shū)、勞務(wù)招標(biāo)書(shū)、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書(shū)。/r/nP376下

14.第五題：可能是公文寫(xiě)作題：招標(biāo)書(shū)/r/n因此一定要好好看一下招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法/r/n看一下第377頁(yè)的招標(biāo)書(shū)例文

15.第六題：可能是請(qǐng)柬寫(xiě)作題參見(jiàn)第191頁(yè)請(qǐng)柬的格式與寫(xiě)法

16./r/n投標(biāo)書(shū)也稱為/r/n“/r/n標(biāo)函/r/n”/r/n，它的特點(diǎn)是：針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。/r/nP378

/r/n關(guān)于投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)和寫(xiě)法同學(xué)看一下即可。/r/n

/r/n第四章/r/n/r/n會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)/r/n

/r/n1.會(huì)議前我們應(yīng)該做好哪些方面？（1）確定會(huì)議的議題（2）確定會(huì)議的議程（3）確定會(huì)議時(shí)刻、會(huì)期（4）確定經(jīng)費(fèi)預(yù)算和餐飲安排P382

2.確定會(huì)議主題的要緊方法：一是要有切實(shí)的依據(jù)；二是必須要結(jié)合本單位的事跡；三是要有明確的目的。議題是對(duì)會(huì)議主題的細(xì)化P382

3.會(huì)務(wù)組是負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)組織、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議接待簽到等會(huì)議的組織、協(xié)調(diào)工作。P382下

4.開(kāi)遠(yuǎn)程會(huì)議，預(yù)算我們應(yīng)重點(diǎn)考慮：郵電通信費(fèi)用，電話和電視費(fèi)用

5.選擇題：三方或三方以上參加會(huì)議的桌子藥用：A.長(zhǎng)方形桌子B.圓桌性C..馬蹄形桌子D.正方形桌子/r/n答案：/r/nBD

6.選擇題：在什么樣的會(huì)議中，報(bào)告人和主辦單位負(fù)責(zé)人座位相間排列？答案：報(bào)告會(huì)、表彰會(huì)、聯(lián)席會(huì)P385中

7.遠(yuǎn)程會(huì)議的優(yōu)點(diǎn)：節(jié)約時(shí)刻、節(jié)約金鈔票、能夠使用錄音帶的形式作永久紀(jì)錄P385

8.第七題：秘書(shū)如何做好會(huì)議協(xié)調(diào)？

/r/n答：在總協(xié)調(diào)中，先要預(yù)備工作協(xié)調(diào)，即答書(shū)上第/r/n387頁(yè)上面的表格，然后再添加兩列，一列的標(biāo)題是：不完成，存在問(wèn)題；另一列的標(biāo)題是：落實(shí)日期

/r/n在組織工作協(xié)調(diào)中，秘書(shū)要引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程，秘書(shū)發(fā)言（/r/n1）著裝要得體，注意表情（2）在時(shí)機(jī)成熟時(shí)，適時(shí)引導(dǎo)（3）發(fā)言時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)向相同。/r/n秘書(shū)還應(yīng)做到在會(huì)上認(rèn)真傾聽(tīng)，最大限度地給予鼓舞，在會(huì)上要尊重他人意見(jiàn)，確信自己能對(duì)任何沖突產(chǎn)生積極的阻礙。/r/n

9.決定會(huì)議效果的因素：書(shū)上第388頁(yè)下第二點(diǎn)、第三點(diǎn)、第四點(diǎn)和第五點(diǎn)。

10.導(dǎo)致會(huì)議承銷不高的要緊方面：P389中，看一下即可，了解

11.第八題：某公司開(kāi)業(yè)。請(qǐng)你做好開(kāi)業(yè)典禮的前期預(yù)備

/r/n答：書(shū)上第/r/n392頁(yè)到393頁(yè)，一共9個(gè)點(diǎn)。其中在第四點(diǎn)，闡述來(lái)賓邀請(qǐng)的人士包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，社會(huì)名流，新聞界人士和同行業(yè)代表。第六點(diǎn)中，開(kāi)業(yè)現(xiàn)場(chǎng)，能夠是正門之外的廣場(chǎng)，也能夠是正門之內(nèi)的大廳。第九點(diǎn)中，一直賓贈(zèng)送的禮品時(shí)，應(yīng)選擇有宣傳性、榮譽(yù)性和獨(dú)特性的禮品。

/r/n典禮的程序包括：/r/n1——7點(diǎn)（書(shū)上第394頁(yè)），其中第五點(diǎn)，詳細(xì)闡述揭幕人要由本單位負(fù)責(zé)人和一位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓代表組成，揭去蓋在牌匾上的紅布，宣告企業(yè)的正式成立

/r/n以上用自己的語(yǔ)言組織一下。即為答案/r/n

12.信息公布會(huì)的主題大致有兩類：（1）講明性主題（2）解釋性主題P395

13.選擇：信息公布會(huì)的時(shí)刻選擇要注意：（1）避開(kāi)節(jié)日與假日（2）幸免與重大社會(huì)活動(dòng)相沖突（3）防止與新聞界的宣傳報(bào)道重點(diǎn)撞車P395下

14.選擇：確定信息公布會(huì)的地點(diǎn)要考慮：（1）本單位所在地（2）事件發(fā)生地（3）當(dāng)?shù)芈劽馁e館、會(huì)議廳等P395下

15.信息公布會(huì)的主賓是新聞?dòng)浾邚V告公司、客戶、同行業(yè)是受邀請(qǐng)的對(duì)象P396上

17./r/n信息公布會(huì)的主持人大都由主辦單位的辦公室主任或秘書(shū)長(zhǎng)、公關(guān)部部長(zhǎng)擔(dān)任。/r/nP396

18.選擇：圖片、實(shí)物、模型、錄像、光碟等也是新聞公布會(huì)預(yù)備的材料。P396中

19.信息公布會(huì)上要注意：（1）講話重點(diǎn)突出（2）各發(fā)言人口徑統(tǒng)一（3）對(duì)各方記者要一視同仁，不能厚此薄彼p397

/r/n第五章/r/n/r/n信息與檔案/r/n

/r/n多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題（可能在檔案與溝通中選擇一個(gè)）/r/n

1.多選：信息開(kāi)發(fā)的要緊形式：P401下

2.剪報(bào)的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多/r/n不足的是：缺乏時(shí)效性、可靠性/r/nP402上

3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。P402中

4.文摘的類型：指示性文摘（適用于信息篇幅長(zhǎng)河內(nèi)容復(fù)雜的情況）和報(bào)道性文摘P402

5.多選題：信息編寫(xiě)的類型：5點(diǎn)/r/n書(shū)上第/r/n403頁(yè)下面

6.信息開(kāi)發(fā)的方法：要緊注意第三點(diǎn)（縱深發(fā)）和第四點(diǎn)（連橫法）P404中

7.認(rèn)真看書(shū)上第405頁(yè)信息開(kāi)發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)的編譯等；二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡(jiǎn)介等；三次信息提供的是評(píng)述性的、動(dòng)態(tài)性的、預(yù)測(cè)性的信息，其形式有：簡(jiǎn)訊、綜述、述評(píng)、調(diào)查報(bào)告等P405中其考察方式是：從中抽出4個(gè)，讓你選擇哪些是一次信息？二次信息？三次信息？

8.信息開(kāi)發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對(duì)難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測(cè)、突出特色P405/r/n中/r/n

9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報(bào)刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計(jì)資料的咨詢服務(wù)。P407/r/n考題形式：在給出不的一個(gè)，構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)/r/n

11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋四選題P408

/r/n了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望/r/n如來(lái)自基層和群眾中的建議和呼聲等/r/n后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息同意者對(duì)信息做出的反應(yīng)/r/nP408

12.信息反饋的特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性和連續(xù)性P409中

13.選擇題：開(kāi)展檔案利用的方式和途徑有：（1）開(kāi)設(shè)閱覽室（2）檔案外借（3）制發(fā)檔案復(fù)制本（4）出具檔案證明P411

14.開(kāi)架閱覽的做法是：（1）科技檔案副本（2）非密的或密級(jí)較低的（3）編制“科技檔案檢索圖表”/r/n選擇題/r/nP411

15.檔案外借的制度：（1）辦審批手續(xù)（2）外借期限不易過(guò)長(zhǎng)（3）數(shù)量要有所限制（4）保證按期歸還P411

16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種P411

17.檔案人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能出具檔案證明。

/r/n在證明中只能對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘洠绕鋵?duì)所要證明的問(wèn)題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。/r/nP412中

18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)（向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā)）和外部交流兩種P412

20./r/n“/r/n提供檔案利用/r/n”/r/n是針對(duì)檔案治理者而言；/r/n“/r/n利用檔案/r/n”/r/n是針對(duì)利用者而言/r/nP412下

21.檔案參考資料具有問(wèn)題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點(diǎn)P413中

22.把書(shū)上第413頁(yè)下的幾種常見(jiàn)的檔案參考資料的編寫(xiě)看一下/r/n他的考題類型可能是依照一定的背景，讓你選擇。如關(guān)于一個(gè)搞科技的企業(yè)來(lái)講，編寫(xiě)檔案參考資料的一句詩(shī)（）則選書(shū)上第/r/n415頁(yè)的第八點(diǎn)、第九點(diǎn)和第十點(diǎn)。/r/n因此要明白，關(guān)于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。/r/n

23.大事記的概念P413中

/r/n秘書(shū)編寫(xiě)的大事記要緊是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。/r/n/r/n在編寫(xiě)的時(shí)候，具體要求是：（三點(diǎn)）第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí)；第二，大事突出，要是不漏，小事不記；第三，系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要/r/nP413

/r/n大事記的內(nèi)容有大事時(shí)刻和大事記述兩部分組成。/r/n

23.組織機(jī)構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒可能要反過(guò)來(lái)考。/r/n如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是（）/r/n選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革同時(shí)，企業(yè)年鑒也是如此的考法P414

24.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯合按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種P414中

25.針對(duì)性地提供檔案服務(wù)的人員：打算決策人員、基層治理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個(gè)大標(biāo)題/r/n文書(shū)擬寫(xiě)/r/n一、通告/r/n（一）通告的概念/r/n通告是公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。通告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體通常使用的告曉性公文。/r/n（二）通告與公告的區(qū)不/r/n通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，然而，他們又具有明顯的區(qū)不：1、使用范圍不同；2、宣布事項(xiàng)不同3、制發(fā)者不同。/r/n（三）通告的類型:通告能夠分為制約性通告與告知性通告二種類型。/r/n（四）通告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+落款+成文日期/r/n二、通報(bào)/r/n（一）通報(bào)的概念/r/n通報(bào)是表彰先進(jìn),批判錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況的公文.通報(bào)時(shí)各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)體經(jīng)常使用的文種/r/n（二）通報(bào)的性質(zhì)/r/n1、通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性的公文;2、通報(bào)屬于傳達(dá)和告誡性的公文;3、通報(bào)的公布范圍，往往是在一個(gè)機(jī)關(guān)或一個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部使用/r/n（三）通報(bào)的類型:通報(bào)能夠分為表彰通報(bào)、批判通報(bào)和傳達(dá)通報(bào)三種類型。/r/n（四）通報(bào)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日期/r/n（五）通知于通報(bào)的區(qū)不/r/n通知與通報(bào)均為知照性公文。通知帶有一定指令性，其事項(xiàng)具體，是上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)至下級(jí)機(jī)關(guān)的公文；而通報(bào)重在傳達(dá)重要精神或者情況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不具有指令性。通知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或如何樣做；通報(bào)則是為了提高人們的認(rèn)識(shí)和開(kāi)闊人們的視野，以便把工作做得更好。/r/n三、決定/r/n（一）決定的概念決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員,變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)的公文。/r/n（二）決定的特點(diǎn)/r/n依照決定的性質(zhì)，決定可分為：1、指揮性決定；2知照性決定。/r/n（三）決定的類型/r/n依照決定的性質(zhì)，決定能夠分為：1、指揮性決定；2、知照性決定。/r/n（四）決定的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期/r/n（五）相關(guān)注意事項(xiàng)/r/n1.不可用/r/n“/r/n文種/r/n”/r/n作標(biāo)題/r/n以文種/r/n“/r/n決定/r/n”/r/n作標(biāo)題，省略發(fā)放機(jī)關(guān)與事由，不符合國(guó)務(wù)院對(duì)公文標(biāo)題的書(shū)寫(xiě)要求。/r/n2.慎用/r/n“/r/n決定/r/n”/r/n/r/n應(yīng)該針對(duì)發(fā)放機(jī)關(guān)內(nèi)部的重大事項(xiàng)或行動(dòng)公布決定。在使用中容易出現(xiàn)的問(wèn)題是/r/n“/r/n小題大做/r/n”/r/n，即把本應(yīng)寫(xiě)為/r/n“/r/n表彰通報(bào)/r/n”/r/n、/r/n“/r/n批判通報(bào)/r/n”/r/n的，寫(xiě)成/r/n“/r/n表彰決定/r/n”/r/n、/r/n“/r/n批判決定/r/n”/r/n。請(qǐng)注意，不應(yīng)把一半事項(xiàng)隨意升格為重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)，要把握好/r/n“/r/n度/r/n”/r/n。/r/n四、請(qǐng)批、批答函/r/n（一）請(qǐng)批、批答函的概念/r/n請(qǐng)批、批答函是請(qǐng)批與批答函的名稱，是不相隸屬機(jī)關(guān)之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。/r/n（二）請(qǐng)批、批答函的類型:1.請(qǐng)批函。請(qǐng)批函是向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的函。2.批答函。批答函是有關(guān)主管部門批答請(qǐng)批事項(xiàng)的函。/r/n（三）請(qǐng)批、批答函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期/r/n五、打算/r/n（一）打算的概念/r/n打算是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)以后一定時(shí)刻內(nèi)的活動(dòng)擬定出現(xiàn)目標(biāo)、內(nèi)容、步驟、措施和完成期限的一種事務(wù)性文書(shū)/r/n（二）打算的特點(diǎn)有：1.針對(duì)性2.預(yù)見(jiàn)性/r/n（三）打算的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)打算、工作打算、生產(chǎn)打算、財(cái)務(wù)打算、教學(xué)打算、科研打算、銷售打算等。2.按范圍分，有國(guó)家打算、地區(qū)打算、單位打算、部門打算、班組打算、個(gè)人打算等。3.按時(shí)刻分，有長(zhǎng)期打算、短期打算、年度打算、季度打算、月打算、周打算等。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性打算、專題性打算、指令性打算、指導(dǎo)性打算等。/r/n（四）打算的結(jié)構(gòu)/r/n打算的結(jié)構(gòu)有兩種，如下：1文章式結(jié)構(gòu)，其結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部。2.表格式結(jié)構(gòu)，確實(shí)是整個(gè)打算以表格的形式表述，適用于時(shí)刻較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作打算。/r/n六、總結(jié)/r/n（一）總結(jié)的概念/r/n總結(jié)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人通過(guò)對(duì)過(guò)去一時(shí)期工作的回憶、分析和研究，從中找出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，得出一些規(guī)律性的知識(shí)，用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書(shū)。/r/n（二）總結(jié)的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。2.按范圍分，有單位總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等。3.按時(shí)刻分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性總結(jié)、專題性總結(jié)等。/r/n（三）總結(jié)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部/r/n（四）總結(jié)的注意事項(xiàng)：1.樹(shù)立正確的明白思想;2.堅(jiān)持實(shí)事求是;3.總結(jié)出規(guī)律性的東西;4.分清主次、突出重點(diǎn);5.語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確/r/n七、述職報(bào)告/r/n（一）述職報(bào)告的概念/r/n述職報(bào)告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及治理工作人員，向上級(jí)治理機(jī)關(guān)陳述自己在任職期間履行崗位職責(zé)情況的書(shū)面報(bào)告。/r/n（二）述職報(bào)告的特點(diǎn)有：1.個(gè)人性；2.真實(shí)性；3.通俗性。/r/n（三）述職報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期/r/n（四）注意事項(xiàng):撰寫(xiě)述職報(bào)告要注意：1.事實(shí)求是；2.突出特點(diǎn)；3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。/r/n八、講話稿/r/n（一）講話稿的概念:講話稿是講話者在公共場(chǎng)合就某一問(wèn)題發(fā)表自己的見(jiàn)解或闡明某種事理而事先寫(xiě)成的文稿。/r/n（二）講話稿的特點(diǎn):1.內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)。2.語(yǔ)言評(píng)議通俗。3.交流具有互動(dòng)性/r/n（三）講話稿的分類:1.按場(chǎng)合分，有集體講話、廣播講話、電視講話、會(huì)議講話。2.按講話者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)講話、群眾代表講話、來(lái)賓講話等。3.按講話的目的分，有鼓動(dòng)性的、講服性的、祝賀性的、憑吊性的講話等。4.按講話的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟(jì)的、文化的、學(xué)術(shù)的、禮節(jié)的講話等。/r/n（四）講話稿的結(jié)構(gòu):講話稿包括三個(gè)部分：開(kāi)頭+主體+結(jié)尾。/r/n（五）注意事項(xiàng):1.口齒清晰、吐字準(zhǔn)確、注意語(yǔ)調(diào)的抑揚(yáng)頓挫就成為講話者應(yīng)該具有的差不多條件。2.講話稿的內(nèi)容要有針對(duì)性。3.觀點(diǎn)鮮亮，主題明確。4.語(yǔ)言要通俗、生動(dòng)。/r/n九、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告/r/n（一）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的概念:市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整理、得出結(jié)論，提出采取行動(dòng)的合理建議之后撰寫(xiě)的書(shū)面報(bào)告。/r/n（二）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的特點(diǎn)有：1.針對(duì)性2.真實(shí)性3.典型性4.時(shí)效性/r/n（三）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的分類:1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查報(bào)告和專題性調(diào)查報(bào)告。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有情況調(diào)查報(bào)告、事件調(diào)查報(bào)告和問(wèn)題調(diào)查報(bào)告。/r/n（四）市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+前言+正文+尾部/r/n（五）撰寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告的注意事項(xiàng):1.深入調(diào)查，充分占有材料。2.實(shí)事求是。/r/n十、招標(biāo)書(shū)/r/n（一）招標(biāo)書(shū)的概念:招標(biāo)書(shū)又稱招標(biāo)講明書(shū)，是招標(biāo)人利用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)從而達(dá)到優(yōu)選投標(biāo)人哦一種告知性文書(shū)，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對(duì)招標(biāo)的有關(guān)事項(xiàng)和要求所作的解釋和講明。/r/n（二）招標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是:具有明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、具體性和規(guī)范性。/r/n（三）招標(biāo)書(shū)的類型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書(shū)有多種類型，如工程建設(shè)招標(biāo)書(shū)、企業(yè)租賃招標(biāo)書(shū)、大宗商品交易招標(biāo)書(shū)、選聘企業(yè)經(jīng)營(yíng)者招標(biāo)書(shū)、企業(yè)承擔(dān)包括招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書(shū)、技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書(shū)等。/r/n（四）招標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部/r/n十一、投標(biāo)書(shū)/r/n（/r/n—/r/n）投標(biāo)書(shū)的概念:投標(biāo)書(shū)也稱/r/n“/r/n標(biāo)函/r/n”/r/n，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的要求，具體地向招標(biāo)人提出訂立合同的建議，是提供給招標(biāo)人的備選方案的文本。/r/n（二）投標(biāo)書(shū)的特點(diǎn)是針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。/r/n（三）投標(biāo)書(shū)的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+正文+尾部/r/n（四）撰寫(xiě)招標(biāo)書(shū)的注意事項(xiàng):1.明確招標(biāo)要求2.實(shí)事求是，不可弄虛作假3.語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，語(yǔ)氣謙和。/r/n收發(fā)處理/r/n一、文書(shū)的審核/r/n

是對(duì)文件草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書(shū)審核的要求:1.審核中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題必須逐一糾正。2.一般性問(wèn)題能夠直接修改。3.需做較大的改動(dòng)、可附上具體修改日期，退回?cái)M稿人或承辦部門共同協(xié)商。

（三）審核文書(shū)的工作步驟:1.明確審核范圍;2.確定是否需要行文;3.審核文書(shū)的內(nèi)容;4.檢查文字內(nèi)容;5.檢查文件體式6.檢查文書(shū)在處理程序上是否妥善完備二、文書(shū)的擬辦

（一）文書(shū)的擬辦的含義:文書(shū)擬辦是針對(duì)文件的辦理提出初步意見(jiàn)，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參考。

（二）文書(shū)擬辦的要求:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)情況。3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見(jiàn)要符合政策規(guī)定和實(shí)際情況。5.擬辦意見(jiàn)力求準(zhǔn)確、及時(shí)、簡(jiǎn)潔。

（三）文書(shū)擬辦的工作步驟:1.明確擬辦范圍2.閱讀文書(shū)內(nèi)容3.提出擬辦意見(jiàn)

/r/n三、文書(shū)的承辦/r/n

（一）文書(shū)承辦的含義

文書(shū)承辦是按時(shí)文件要求或領(lǐng)導(dǎo)批示，結(jié)合工作的實(shí)際情況，具體確實(shí)是文件的工作。

（二）文書(shū)承辦的要求:1.認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見(jiàn)。2.文書(shū)的承辦要區(qū)分輕重緩急。3.來(lái)文內(nèi)容涉及往常的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文件作為承辦復(fù)文的參考。4.關(guān)于差不多承辦和處理完畢的文書(shū)，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)情況及時(shí)講明。5.要將辦理完畢的文書(shū)與待辦的文書(shū)分不保存。

（三）文書(shū)承辦的工作步驟:1.了解文書(shū)內(nèi)容;2.研究批辦意見(jiàn);3.進(jìn)行具體辦理

/r/n四、文書(shū)的催辦/r/n

/r/n（一）文書(shū)催辦的含義

催辦是對(duì)文書(shū)辦理情況的督促和檢查，以便使承辦按照文書(shū)的時(shí)限要求及時(shí)處理。

（二）文書(shū)催辦的要求:1.催辦中發(fā)覺(jué)問(wèn)題要及時(shí)匯報(bào)。2.要填寫(xiě)催辦記錄。

（三）文書(shū)催辦的工作程序:1.確定催辦的范圍;2.確定催辦的方法3.進(jìn)行催辦/r/n（二）會(huì)務(wù)籌備的程序/r/n1.開(kāi)會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的預(yù)備情況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括：/r/n(1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的預(yù)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書(shū)面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)?。?）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組通過(guò)協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)刻和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。（3）召開(kāi)籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽(tīng)取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問(wèn)題。（4）匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)覺(jué)的問(wèn)題予以催辦和落實(shí)。/r/n2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序:（1）先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并通知有關(guān)籌備部門.2）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，對(duì)達(dá)到和未達(dá)到預(yù)期要求的準(zhǔn)確項(xiàng)目都要有明確的記錄。（4）對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見(jiàn)，并以電話、文件或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。/r/n擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述/r/n1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：(1)會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中可能出現(xiàn)的問(wèn)題;(2)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員/r/n2.會(huì)議應(yīng)急方案的作用:(1)會(huì)議應(yīng)急方案可