海岸紙業(yè)行政服務(wù)管理制度流程手冊(cè)

PAGE緒言以服務(wù)為宗旨，以降低經(jīng)營(yíng)成本、提高營(yíng)運(yùn)績(jī)效為目標(biāo)是行政工作之基本所在。行政部門是企業(yè)實(shí)施管理的重要的職能部門。其職能是否得到充分發(fā)揮，將影響到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)績(jī)效。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)行政部門積極有效的工作，使企業(yè)內(nèi)部各部門的工作得以有序、有效地進(jìn)行，同時(shí)，使企業(yè)與外界社會(huì)，包括有關(guān)政府部門、相關(guān)業(yè)務(wù)單位的聯(lián)絡(luò)渠道得以暢通，使企業(yè)有一個(gè)良好的經(jīng)營(yíng)環(huán)境與發(fā)展空間。為把總部行政工作做得更細(xì)、更好，特制訂本手冊(cè)，旨在以更為完善周到的服務(wù)與合理化、人性化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，不斷推進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。一、總臺(tái)服務(wù)總臺(tái)是公司對(duì)外的窗口。在一定程度上代表著公司的形象。因此，須本著服務(wù)的觀念，在具體工作中做到認(rèn)真、細(xì)心、熱情、周到。其具體服務(wù)項(xiàng)目如下：訪客接待一般來(lái)訪客人須在總臺(tái)登記《訪客單》（Adm表01），寫(xiě)明受訪人姓名、部門及到訪時(shí)間。由總臺(tái)發(fā)給“海岸訪客”掛牌，并電話通知受訪人到總臺(tái)引見(jiàn)或?qū)⒃L客接至接待區(qū)或辦公室。如受訪人不在或一時(shí)無(wú)法聯(lián)系上，可請(qǐng)來(lái)訪者填寫(xiě)《留言條》（Adm表02）由總臺(tái)負(fù)責(zé)轉(zhuǎn)交受訪人。無(wú)“海岸訪客”掛牌人員，不得進(jìn)入所有辦公區(qū)域。各部門不得接待未經(jīng)總臺(tái)登記之訪客。結(jié)束訪問(wèn)后，由受訪人收回“海岸訪客”掛牌，將客人送至電梯，然后受訪人在《訪客單》上寫(xiě)明訪客離開(kāi)時(shí)間后將《訪客單》及掛牌還至總臺(tái)。重要訪客來(lái)訪，總臺(tái)應(yīng)先將客人引至接待室，遞上茶水后，即刻通知受訪主管。郵件收發(fā)普通郵件收到后，隨時(shí)通知收件人到總臺(tái)領(lǐng)取；特快專遞及掛號(hào)郵件收到后，先登記編號(hào)，然后通知收件人到總臺(tái)簽收。需用平信、掛號(hào)信及普通包裹寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺(tái)時(shí)，須在《外發(fā)郵件登記表》上做好登記。需用特快專遞寄發(fā)公務(wù)郵件者，在將郵件交予總臺(tái)時(shí)，須附經(jīng)主管核準(zhǔn)之《特快郵遞申請(qǐng)單》（Adm表03），由總臺(tái)經(jīng)辦人員簽收、編號(hào)，并通知快遞公司收取；如委托總臺(tái)郵發(fā)私人郵件，須在信封上貼足郵票后，交總臺(tái)統(tǒng)一寄發(fā)。部門訂閱之報(bào)刊及雜志，由部門經(jīng)理助理自行到總臺(tái)領(lǐng)取。物品傳遞各部門如有小件物品（如樣品等）需送至它處的，可將物品適當(dāng)包裝后，與送達(dá)地址一起送至總臺(tái)，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之《特快郵遞申請(qǐng)單》，由總臺(tái)聯(lián)系快遞公司承送。各部門如有小件物品需要提取，可將所需提取物品之名稱、數(shù)量，提取物品之詳細(xì)地址、聯(lián)系人及其電話等必要信息告知總臺(tái)，如需特快郵遞的，須附經(jīng)核準(zhǔn)之《特快郵遞申請(qǐng)單》，由總臺(tái)聯(lián)系快遞公司承辦。總臺(tái)收到提取物品后，即刻通知部門經(jīng)辦人員到總臺(tái)簽收、領(lǐng)取。會(huì)議室預(yù)定下列公共會(huì)議室之使用由總臺(tái)統(tǒng)一安排。各部門需用會(huì)議室，需事先通過(guò)lotusnotes中“會(huì)議室預(yù)訂信息”申請(qǐng)預(yù)訂會(huì)議室。總臺(tái)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)，按“先到先訂，就近安排”之原則安排會(huì)議室。樓層室號(hào)室名樓層室號(hào)室名232301海岸會(huì)議室242401新世紀(jì)培訓(xùn)室2306海岸接待室會(huì)議室之預(yù)訂及使用情況可在電腦LOTUSNOTES上查看。各部門在安排會(huì)議時(shí)，可事先查看，以免與其他部門之安排發(fā)生沖突。會(huì)議室鑰匙由總臺(tái)統(tǒng)一管理。部門使用會(huì)議室前，由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)打開(kāi)。會(huì)議結(jié)束后由當(dāng)班保潔員負(fù)責(zé)清理后上鎖。以備下次會(huì)議使用。用餐安排部門/主管需要安排業(yè)務(wù)用餐或宴請(qǐng)，可填寫(xiě)《公務(wù)用餐安排申請(qǐng)單》（Adm表04）交總臺(tái)聯(lián)系、安排。總臺(tái)安排完畢后，即將安排情況反饋有關(guān)經(jīng)辦人。二、會(huì)議服務(wù)會(huì)議服務(wù)是總務(wù)部門的重要職責(zé)之一?？倓?wù)人員在做會(huì)務(wù)服務(wù)時(shí)必須做到“細(xì)心、耐心、熱心及關(guān)心”，以保證會(huì)議之正常進(jìn)行。總務(wù)部門根據(jù)會(huì)議之形式、規(guī)模、級(jí)別可分別提供以下服務(wù)：會(huì)議室布置由總裁或集團(tuán)總部有關(guān)部門召集之正式大會(huì)或活動(dòng)，以及當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)重要官員來(lái)訪或重要的業(yè)務(wù)活動(dòng)，可根據(jù)要求，會(huì)同文宣組制作各種形式之會(huì)議活動(dòng)標(biāo)識(shí)、標(biāo)志或指示牌等，置于電梯廳、過(guò)道及會(huì)議室。重要會(huì)議場(chǎng)所可用鮮花及其它綠色植物作適當(dāng)點(diǎn)綴，以美化環(huán)境，烘托氣氛。按會(huì)議形式，調(diào)整會(huì)議桌位之排列。根據(jù)座位安排，配置名牌。擴(kuò)音設(shè)備、投影儀及白板等之配置及調(diào)試。禮儀服務(wù)大型或重要會(huì)議可要求安排禮儀服務(wù)。禮儀服務(wù)之主要工作內(nèi)容包括：禮儀接待、資料分發(fā)、文件及資料影印、餐飲、點(diǎn)心及茶水供應(yīng)等。會(huì)議簽到大型會(huì)議在會(huì)場(chǎng)入口處可設(shè)置簽到臺(tái)，準(zhǔn)備《簽到簿》，由禮儀小姐負(fù)責(zé)接待與會(huì)人員之簽到。會(huì)議文件印發(fā)主要會(huì)議文件可在會(huì)前集中影印，放置于專用文件夾內(nèi)。高階主管會(huì)議，可在會(huì)前將影印好之文件放于其座位名牌前；與會(huì)人員較多之大型會(huì)議，可由禮儀小姐在與會(huì)人員簽到時(shí)發(fā)給，或在會(huì)議正式開(kāi)始前分發(fā)。臨時(shí)需要影印之少量文件，可由會(huì)議服務(wù)人員幫助影印。會(huì)議用餐、點(diǎn)心及茶水供應(yīng)根據(jù)會(huì)議規(guī)格，可安排會(huì)議用餐，會(huì)間點(diǎn)心等，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由會(huì)議組織單位/部門主管決定，行政部門會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)預(yù)訂、供應(yīng)。公司及部門內(nèi)部之一般會(huì)議以供應(yīng)茶葉沖泡之茶水為主，大型會(huì)議以供應(yīng)小瓶礦泉水為主，由高階主管參加之高層會(huì)議可供應(yīng)咖啡等飲料。會(huì)議用車大型會(huì)議可申請(qǐng)專門會(huì)議用車。會(huì)議用車由行政部門指令車隊(duì)統(tǒng)一派發(fā)需要提供上述服務(wù)之重要會(huì)議，主辦單位或部門需在會(huì)議前一到二天以書(shū)面形式通知行政部門。一般會(huì)議如需提供上述部分服務(wù)項(xiàng)目的，可在會(huì)前填寫(xiě)《會(huì)務(wù)服務(wù)申請(qǐng)單》（Adm表05）交行政部門，由總務(wù)具體安排。三、名片申印及使用規(guī)定名片是員工對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系及在各類公務(wù)活動(dòng)中表明身份的重要工具，也是企業(yè)對(duì)外形象的體現(xiàn)。因此，名片印制必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定之作業(yè)程序進(jìn)行申請(qǐng)，任何擅自印制名片，或不按規(guī)定印制名片，均被視作嚴(yán)重違紀(jì)行為。名片申印凡與公司已簽訂《勞動(dòng)合同》具有本公司正式員工身份之人員，因?qū)ν鈽I(yè)務(wù)聯(lián)系需要，均可申請(qǐng)印制公司統(tǒng)一樣式之公務(wù)名片。員工需要印制名片，可先填寫(xiě)《公務(wù)名片申印表》（Adm表06），經(jīng)本部門主管核簽后，交人事行政部門主管審核。經(jīng)核準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一印制，課長(zhǎng)級(jí)（含）以上主管及直接業(yè)務(wù)人員每次申印名片以二盒為限，其他人員每次申印名片以一盒為限。公司公務(wù)名片之樣式由文宣組按企業(yè)CI形象設(shè)計(jì)要求明文規(guī)定，本公司下屬各單位及部門均應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定樣式印制名片，不得隨意改變。如有特殊需要，應(yīng)會(huì)簽文宣組后，呈請(qǐng)總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。 （二）職務(wù)名稱規(guī)定名片上的職務(wù)名稱應(yīng)與公司人事部門發(fā)布并賦予之標(biāo)準(zhǔn)職務(wù)名稱相一致。如為便于對(duì)外業(yè)務(wù)聯(lián)系需要，個(gè)別部門之部分業(yè)務(wù)人員需要使用“對(duì)外職務(wù)名稱”時(shí)，必須事先填寫(xiě)《使用對(duì)外職務(wù)名稱申請(qǐng)表》（Adm表07），經(jīng)總部（副）總經(jīng)理核準(zhǔn)后，方可使用“對(duì)外職務(wù)名稱”。名片使用規(guī)定公務(wù)名片僅限于員工在本公司本職務(wù)任職時(shí)，因公務(wù)需要與外界交往時(shí)使用。任職期間，如有職務(wù)變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)重新印制與新任職務(wù)名稱相符之名片，并即刻停止使用原名片。員工離職時(shí)，應(yīng)將剩余名片交還人事部門。離職后，在任何場(chǎng)合、任何情況下均不得再使用本公司之公務(wù)名片。四、用車申請(qǐng)合理使用公司公務(wù)車輛是保證企業(yè)正常運(yùn)作，控制企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本的基本保障。公司車輛的使用須遵循“必須、必要、節(jié)約、合理”及“公務(wù)優(yōu)先、業(yè)務(wù)優(yōu)先”的原則，車輛調(diào)度則應(yīng)根據(jù)用車任務(wù)之“輕、重、緩、急”，合理調(diào)派車輛，在無(wú)法滿足部分業(yè)務(wù)用車需求時(shí)，應(yīng)及時(shí)予以說(shuō)明，作好解釋，以取得申請(qǐng)用車部門之理解與諒解。（一）公務(wù)用車除高級(jí)主管之專用車輛外，其他人員之各類用車均需事先填寫(xiě)《用車申請(qǐng)單》（Adm表08），經(jīng)部門主管及行政主管簽準(zhǔn)后，由車輛調(diào)度管理員統(tǒng)一調(diào)度派車。非主管級(jí)人員本地區(qū)內(nèi)之一般業(yè)務(wù)外出，應(yīng)以使用公共交通工具為主。因一般業(yè)務(wù)赴臨近地區(qū)公出/出差者，應(yīng)以鐵路/公路客運(yùn)為主?？缮暾?qǐng)公司派車將公出/出差人員送至車站。用車結(jié)束后，用車人須在由駕駛員記錄“實(shí)際用車記錄”及“費(fèi)用記錄”的《用車申請(qǐng)單》上簽字認(rèn)可。在公司車輛不夠調(diào)度，或有特別需求時(shí)，經(jīng)行政主管簽準(zhǔn)后，可向特約的車輛租賃公司租用所需車輛。外籍主管公休假日私人用車車隊(duì)在保證公務(wù)用車的前提下，按申請(qǐng)人職級(jí)高低及申請(qǐng)用車之先后順序安排用車。持有國(guó)內(nèi)駕駛執(zhí)照之外籍主管可以自行駕駛，亦可要求車隊(duì)安排駕駛員。不持有國(guó)內(nèi)駕駛執(zhí)照之外籍主管，不得自行駕駛車輛，否則一切后果自負(fù)。外籍主管之公休假日用車，亦需按規(guī)定填清《車輛行駛記錄》（Adm表9）。公休假日用車所發(fā)生之費(fèi)用按以下辦法辦理：路橋及停車費(fèi)由用車人自行承付。燃油費(fèi)按每公里0.3元收取。駕駛員加班費(fèi)按每日150元計(jì)收；12:00以后出車者按半天計(jì)收75元；19:00以后返回者，每小時(shí)加收20元。燃油費(fèi)及駕駛員加班費(fèi)由車隊(duì)統(tǒng)計(jì)匯總后統(tǒng)一收取。五、文具領(lǐng)用文具指員工日常工作中所需之辦公消耗用品，文具領(lǐng)用按每月限額，以部門為單位集中申請(qǐng)、采購(gòu)及領(lǐng)用。（一）新進(jìn)人員之文具配置1、新進(jìn)人員辦完報(bào)到手續(xù)后，到行政服務(wù)組領(lǐng)取基本文具配置?；疚木咧畼?biāo)準(zhǔn)配置如下：品名直尺美工刀兩性筆活動(dòng)筆鉛筆芯修正液橡皮膠水透明膠數(shù)量1把1把紅藍(lán)黑各1支1支1盒1套1塊1瓶1卷2、新進(jìn)人員因?qū)I(yè)需要，需領(lǐng)用上述標(biāo)準(zhǔn)配置以外之文具，按臨時(shí)申購(gòu)程序申請(qǐng)購(gòu)買。（二）在職人員之文具領(lǐng)用在職人員通過(guò)“零星采購(gòu)系統(tǒng)”進(jìn)行文具申購(gòu)作業(yè)，按每人每月10元標(biāo)準(zhǔn)，于每月25日前由部門助理集中匯總后提出申請(qǐng)，報(bào)行政部門統(tǒng)一采購(gòu)。行政服務(wù)組于次月初完成采購(gòu)后即通知部門助理集中領(lǐng)取。員工因工作需要，需領(lǐng)用“零星采購(gòu)系統(tǒng)”項(xiàng)目明細(xì)以外之文具，或因?qū)０富顒?dòng)需要，需領(lǐng)用專用文具，按一般物品申購(gòu)程序提出申請(qǐng)，報(bào)行政服務(wù)組審核、統(tǒng)購(gòu)。離職及調(diào)任人員之文具歸還員工因各種原因離職時(shí)，除易耗品外，需如數(shù)歸還所領(lǐng)用之所有文具。因崗位調(diào)任，原領(lǐng)用之專用文具，亦需歸還行政部門。如發(fā)生文具損壞或遺失，須按該文具之實(shí)際價(jià)格賠償。離職人員在完成文具歸還后，由經(jīng)辦人在其《離職手續(xù)表》（〈人〉表四十三）上簽字。六、公務(wù)出差因公務(wù)需要，按規(guī)定經(jīng)有關(guān)主管核準(zhǔn)，赴異地工作，且無(wú)法當(dāng)日返回，在異地住宿過(guò)夜者為出差。當(dāng)天往返的，為一般公出。（一）國(guó)內(nèi)出差申請(qǐng)出差人員填寫(xiě)四聯(lián)單之《出差申請(qǐng)》（Adm表10），經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，課長(zhǎng)級(jí)（含）以上人員需由人力資源部會(huì)簽，并需呈請(qǐng)總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。副課長(zhǎng)級(jí)（含）以下人員需由行政服務(wù)主管會(huì)簽。出差申請(qǐng)經(jīng)核準(zhǔn)后，如因出差費(fèi)用較高，需暫借部分款項(xiàng)的，可在《出差申請(qǐng)》上填清需借款項(xiàng)及金額，同時(shí)填寫(xiě)《暫借款申請(qǐng)單》（Adm表11）經(jīng)核準(zhǔn)后，與《出差申請(qǐng)》之第一及第二聯(lián)一起至?xí)?jì)部門暫支出差費(fèi)用。出差人員將《出差申請(qǐng)》之第三聯(lián)交人力資源部考勤管理人員，作為考勤依據(jù)。出差返回后需填寫(xiě)《出差工作報(bào)告》（Adm表12）提請(qǐng)直接主管審閱。一般情況下，出差需事先提出申請(qǐng)，辦妥手續(xù)。因特殊情況或處理特急事件需要，未及事先辦妥手續(xù)的，應(yīng)在出差返回后三天內(nèi)補(bǔ)完有關(guān)手續(xù)。（二）出差交通工具之規(guī)定工作地至出差地之間有高速公路連接，且公路距離在500公里以內(nèi)的，以乘坐陸路公共客運(yùn)班車為主。如因工作急需，確需乘坐飛機(jī)者，須經(jīng)總部副總/總監(jiān)或片區(qū)首席核準(zhǔn)。課員級(jí)（含）以下人員為一般業(yè)務(wù)出差者，以乘坐陸路公共交通工具為主。（三）出差期間之考勤業(yè)務(wù)人員出差期間為彈性工作制，不計(jì)考勤。行政、財(cái)務(wù)人員出差期間，不作考勤。在出差地工作日超時(shí)工作不計(jì)加班；周末及節(jié)假日因工作需要在出差地的，可申請(qǐng)當(dāng)日標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)(8小時(shí))之補(bǔ)休。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及報(bào)支出差費(fèi)用根據(jù)出差人員之職級(jí)及出差地之分類，按《國(guó)內(nèi)差旅費(fèi)報(bào)支標(biāo)準(zhǔn)》（附件一）報(bào)銷。出差之出發(fā)及到達(dá)時(shí)間以所乘用之交通工具之到離港/站時(shí)間為準(zhǔn)。中午12:00以前出發(fā)及中午12:00（含）以后到達(dá)者，當(dāng)日之雜費(fèi)按一天計(jì)算；中午12:00（含）以后出發(fā)及中午12:00以前到達(dá)者，按當(dāng)日雜費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)之二分之一計(jì)算。膳費(fèi)補(bǔ)貼按實(shí)際用餐數(shù)報(bào)支。早上7:00以后出發(fā)者，不計(jì)早餐補(bǔ)貼；中午12:00以前到達(dá)者，不計(jì)午餐補(bǔ)貼；下午19:00以前到達(dá)者，不計(jì)晚餐補(bǔ)貼。出差期間如有公司安排用餐、客戶招待或招待客戶用餐，則不再報(bào)支該餐之餐費(fèi)補(bǔ)貼。住宿費(fèi)須憑據(jù)報(bào)銷，并列出明細(xì)。超過(guò)標(biāo)準(zhǔn)者，按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)支；低于標(biāo)準(zhǔn)者，按實(shí)際費(fèi)用報(bào)支。住宿費(fèi)中僅報(bào)支基本房費(fèi)及治安、城市建設(shè)附加費(fèi)。洗衣費(fèi)、娛樂(lè)費(fèi)、酒吧消費(fèi)等均不得報(bào)銷。低職級(jí)人員隨同高職級(jí)人員出差時(shí)，視實(shí)際需要其乘坐之交通工具及住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)可比照高職級(jí)人員之標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，報(bào)銷時(shí)須附高職級(jí)人員之《出差申請(qǐng)單》復(fù)印件。出差地提供免費(fèi)住宿者，不再報(bào)支住宿費(fèi)用。除膳雜費(fèi)外，所有費(fèi)用均需憑單報(bào)銷，出租車費(fèi)用之報(bào)銷需列清用車明細(xì)。無(wú)憑證者一律不予報(bào)銷。出差期間在同一地區(qū)駐留十天（含）以上者，超過(guò)天數(shù)之雜費(fèi)按標(biāo)準(zhǔn)之七折付給；因培訓(xùn)性質(zhì)出差，出差期間之膳雜費(fèi)均按五折付給。如有膳食安排的，則不再給予膳費(fèi)補(bǔ)貼。七、機(jī)票訂購(gòu)公務(wù)出差所需機(jī)票由行政服務(wù)組向公司指定的機(jī)票代理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一訂購(gòu)。一般情況下，不得自行購(gòu)買出差機(jī)票，否則財(cái)會(huì)部門不予報(bào)銷。機(jī)票申請(qǐng)出差人員憑經(jīng)簽準(zhǔn)的《出差申請(qǐng)》考勤聯(lián)、機(jī)票暫借款單到總臺(tái)預(yù)訂往返機(jī)票。如只需購(gòu)買單程機(jī)票，回程要求自行購(gòu)買或有其他特殊要求的，需在《出差申請(qǐng)》上注明，并經(jīng)主管簽準(zhǔn)后，總臺(tái)據(jù)此辦理?？偱_(tái)收到機(jī)票后，即通知訂票人領(lǐng)票。領(lǐng)票時(shí)總臺(tái)會(huì)將機(jī)票暫借款單報(bào)銷聯(lián)和機(jī)票同時(shí)交于領(lǐng)票人，并請(qǐng)領(lǐng)票人于訂票登記本上簽領(lǐng)。為節(jié)省公司行政費(fèi)用，一般業(yè)務(wù)出差以訂購(gòu)“優(yōu)惠折扣票”為原則。唯因出差時(shí)間或行程均難以確定時(shí)，且經(jīng)部門最高主管簽準(zhǔn)后，可購(gòu)買全價(jià)票。機(jī)票經(jīng)辦人將機(jī)票發(fā)出后，即將出差人之《出差申請(qǐng)》考勤聯(lián)送至人事考勤員處。外籍離職人員，憑核準(zhǔn)訂購(gòu)返程機(jī)票的單據(jù)及暫借款單，到總臺(tái)訂購(gòu)返程機(jī)票。改簽及退票填寫(xiě)《機(jī)票改簽/退票申請(qǐng)單》（Adm表13），并附一設(shè)三聯(lián)紅字暫借款單，寫(xiě)明改簽事由及事項(xiàng)，經(jīng)部門直接主管簽準(zhǔn)后交總臺(tái)辦理改簽。一般情況下不辦理退票。如確需退票，需填寫(xiě)《機(jī)票改簽/退票申請(qǐng)單》，寫(xiě)明退票理由，經(jīng)部門最高主管核準(zhǔn)后，附一設(shè)三聯(lián)紅字暫借款單，由行政部門經(jīng)辦人員辦理退票手續(xù)。如因個(gè)人原因退票，退票費(fèi)用由訂票人個(gè)人承擔(dān)。機(jī)票沖銷出差人員出差回來(lái)后，憑機(jī)票存根聯(lián)及機(jī)票暫借款單報(bào)銷聯(lián)至財(cái)會(huì)部門報(bào)銷沖帳。外籍離職人員經(jīng)核準(zhǔn)之返程機(jī)票，由經(jīng)辦人憑航空公司出具的收據(jù)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單，并附機(jī)票暫借款單報(bào)銷聯(lián)至財(cái)會(huì)部門報(bào)銷沖帳。八、住宿申請(qǐng)出差住宿以方便、節(jié)約為原則。海岸中國(guó)總部及各地之代表處、聯(lián)絡(luò)處均有特約旅館，工廠有自辦招待所，一般人員之出差以住宿當(dāng)?shù)靥丶s旅館或工廠招待所為主、出差人員擅自入住非特約旅館，且費(fèi)用超標(biāo)者，財(cái)會(huì)部門將不予報(bào)銷。各地至總部出差本地各單位/部門如有需要安排住宿之客人，可至總臺(tái)填寫(xiě)《住宿申請(qǐng)單》（Adm表14），經(jīng)單位/部門主管及行政主管核簽后，由總臺(tái)安排住宿。異地來(lái)訪/出差人員需要安排住宿的，可將經(jīng)當(dāng)?shù)刈罡咝姓鞴芎撕炌夂蟮摹蹲∷奚暾?qǐng)單》傳真至經(jīng)辦人。由經(jīng)辦人提請(qǐng)總部行政部門主管核簽后預(yù)約安排，并及時(shí)將《住宿申請(qǐng)單》回執(zhí)傳回申請(qǐng)人，告知其住宿安排情況。所有住宿登記人如有改變或取消，應(yīng)在入住當(dāng)日下午6:00前通知總臺(tái)以便及時(shí)調(diào)整。（二）總部以外地區(qū)之出差出差至海岸在各地之代表處、聯(lián)絡(luò)處或工廠者，應(yīng)事先通知該地行政部門。一般情況下，由當(dāng)?shù)匦姓块T根據(jù)出差人員之職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，安排下榻當(dāng)?shù)叵鄳?yīng)標(biāo)準(zhǔn)之特約旅館，或工廠自辦之招待所。九、宿舍管理宿舍指由企業(yè)投資建造、購(gòu)置或租賃后，供異地員工在本企業(yè)工作期間臨時(shí)居住之房產(chǎn)，由行政部門統(tǒng)一建檔管理。住宿申請(qǐng)入住人員需事先填寫(xiě)《宿舍入住申請(qǐng)單》（Adm表15），經(jīng)行政部門主管核準(zhǔn)后，由總務(wù)部門統(tǒng)一安排。單身外籍人員以安排單身宿舍為主，攜眷外籍人員根據(jù)其家眷人數(shù)，安排相應(yīng)之居家式房型。因工作需要，本籍異地調(diào)任人員可申請(qǐng)短期住宿，一般情況下，以一周為限。如確有特殊情況，需要特別安排者，須呈請(qǐng)總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。宿舍管理住宿人員入住時(shí)，由宿舍管理人員按《宿舍基本配置表》（Adm表16）上所列物品，逐項(xiàng)清點(diǎn)。在確認(rèn)無(wú)誤后，在該表“住戶簽收”欄內(nèi)簽字。宿舍內(nèi)之基本設(shè)備，如空調(diào)、熱水器、炊具等，不得隨意搬動(dòng)。如確需變動(dòng)位置的，應(yīng)通過(guò)宿舍管理人員報(bào)請(qǐng)物業(yè)管理部門同意后，由專業(yè)人員實(shí)施操作。住戶如需在宿舍內(nèi)增加使用大功率電器設(shè)備，應(yīng)事先告知宿舍及物業(yè)管理人員。在確認(rèn)供電系統(tǒng)之負(fù)荷許可并確保安全的前提下，方可使用。攜眷外籍人員之宿舍室內(nèi)保潔及衣物洗滌等，由住宿人員自行安排。單身外籍人員宿舍之室內(nèi)保潔及衣物洗滌，由公司安排保潔人員提供服務(wù)。外籍人員宿舍內(nèi)之水、電、煤氣費(fèi)用由公司統(tǒng)一支付。上述三項(xiàng)費(fèi)用每戶(以兩人為準(zhǔn))每月限額基數(shù)為人民幣700元，每增加一人（僅限本人與配偶之父母、子女），增加150元，超額自理。外籍人員至公司所提供的餐廳用餐者，按RMB450元/月收取，子女為半價(jià)。（含早、晚兩餐）。換房及退房因各種原因需要變換宿舍，或離職退房時(shí)，均應(yīng)由住戶與宿舍管理人員一起，按由住戶入住時(shí)簽收之《宿舍基本配置表》上所列物品逐項(xiàng)清點(diǎn)檢查，并由宿舍管理人員在該表“退房驗(yàn)收記錄”欄內(nèi)簽字。如發(fā)現(xiàn)物品遺失或損壞，應(yīng)由住戶根據(jù)該物品之折舊情況，按表內(nèi)所列該物品之價(jià)格折價(jià)賠償，或按該物品之損壞情況，賠償相應(yīng)之維修費(fèi)用。十、物品申購(gòu)物品申購(gòu)主要指辦公家具、辦公用品、日常保潔用品等之采購(gòu)申請(qǐng)。辦公家具之采購(gòu)作業(yè)由后勤部采購(gòu)中心實(shí)施。辦公用品之采購(gòu)由行政部門實(shí)施。申購(gòu)部門如需申購(gòu)辦公家具或辦公用品，填寫(xiě)《請(qǐng)購(gòu)申購(gòu)單》（Adm表17）交行政部門審核、會(huì)簽。經(jīng)行政部門會(huì)簽同意后，由申購(gòu)部門呈請(qǐng)有關(guān)主管審核。經(jīng)有關(guān)主管核準(zhǔn)后，如系申購(gòu)辦公家具，將《請(qǐng)購(gòu)申購(gòu)單》交后勤部采購(gòu)中心實(shí)施采購(gòu)；如系申購(gòu)辦公用品，則將《請(qǐng)購(gòu)申購(gòu)單》交行政部門采購(gòu)。驗(yàn)收及領(lǐng)用申購(gòu)物品購(gòu)入后，由行政部門根據(jù)《請(qǐng)購(gòu)申購(gòu)單》所列項(xiàng)目，逐項(xiàng)驗(yàn)收登帳。驗(yàn)收、登帳完成后，即由行政部門通知申購(gòu)部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。十一、辦公用品管理辦公用品包括員工固定使用的辦公桌椅、文件櫥柜等辦公家具及電腦設(shè)備、電話機(jī)等辦公設(shè)備。所有辦公用品均納入公司固定資產(chǎn)管理辦法統(tǒng)一管理。員工入職領(lǐng)用新進(jìn)員工或其他部門/單位調(diào)入人員入職時(shí)，辦公家具由行政部門統(tǒng)一調(diào)撥使用，新進(jìn)/調(diào)入人員對(duì)安排其使用的辦公家具中櫥柜及抽屜之鑰匙，需辦理簽收手續(xù)；電腦、電話機(jī)等辦公設(shè)備由信息科技部統(tǒng)一配置，新進(jìn)/調(diào)入人員亦需按要求辦理簽收手續(xù)；辦公用品之日常管理所有員工均應(yīng)愛(ài)護(hù)公司物品，正確使用辦公家具及辦公設(shè)備。如因使用不當(dāng)造成辦公用品損壞的，責(zé)任人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償；未經(jīng)行政部門或信息科技部同意，不得隨意搬動(dòng)辦公家具或移動(dòng)辦公設(shè)備。如有需要變動(dòng)辦公用品位置的，應(yīng)事先報(bào)請(qǐng)行政部門或信息科技部同意；如有損壞或遇有其它問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《報(bào)修單》（Adm表18）通知行政部門，或與信息科技部聯(lián)系，請(qǐng)專業(yè)人員檢查解決。員工離職檢交員工離職前應(yīng)將辦公家具之鑰匙交還行政部門；信息科技部應(yīng)對(duì)離職人員使用的電腦設(shè)備進(jìn)行檢查，以保證電腦之軟硬件均處于正常使用狀態(tài)。十二、通訊費(fèi)用申請(qǐng)通訊費(fèi)用指員工用于公務(wù)通訊所發(fā)生之移動(dòng)電話通話費(fèi)及尋呼機(jī)月租費(fèi)。通訊費(fèi)用之核準(zhǔn)、報(bào)支。申請(qǐng)資格副課助理級(jí)（含）以上主管業(yè)務(wù)部門直接銷售人員后勤部門倉(cāng)儲(chǔ)、運(yùn)輸、采購(gòu)人員行政部門駕駛員申請(qǐng)條件為公司所正式聘用之員工，試用期員工除外。符合申請(qǐng)資格且確有內(nèi)外聯(lián)絡(luò)及公務(wù)需要倉(cāng)儲(chǔ)人員因倉(cāng)庫(kù)場(chǎng)地偏遠(yuǎn)，且無(wú)聯(lián)絡(luò)電話申請(qǐng)程序及核決申請(qǐng)人填寫(xiě)《員工通訊工具及費(fèi)用申請(qǐng)單》（Adm表19），提請(qǐng)直接主管核簽。申請(qǐng)“自備尋呼機(jī)，公司報(bào)支臺(tái)費(fèi)”者，申請(qǐng)人填表并經(jīng)直接主管核簽后，總部人員提請(qǐng)人力資源部行政部門核準(zhǔn)即可；代表處人員由代表處首席核準(zhǔn)，隨后向總部人力資源部報(bào)備。申請(qǐng)“自備手機(jī)及SIM卡，報(bào)支公務(wù)通話費(fèi)用”者，申請(qǐng)人填表，經(jīng)總部人力資源部行政服務(wù)組審核并呈請(qǐng)主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)。課長(zhǎng)級(jí)（含）以上主管申請(qǐng)“自備手機(jī)，公司提供SIM卡，報(bào)支公務(wù)通話費(fèi)用”及其他人員之其他請(qǐng)求，除經(jīng)以上核簽程序外，需呈請(qǐng)總部總經(jīng)理核準(zhǔn)。費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)員工通訊費(fèi)用報(bào)支標(biāo)準(zhǔn)如下表：職級(jí)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)營(yíng)銷系統(tǒng)財(cái)務(wù)系統(tǒng)行政系統(tǒng)副總級(jí)(含)以上實(shí)報(bào)協(xié)理、經(jīng)副理級(jí)5,000(副)處長(zhǎng)級(jí)4,0003,0002,500課長(zhǎng)級(jí)1,5001,2001,000副課長(zhǎng)級(jí)1,000800600課助理級(jí)600500400副課助理級(jí)(含)以下4003002002、已核準(zhǔn)報(bào)支移動(dòng)電話公務(wù)話費(fèi)之人員，當(dāng)月話費(fèi)因公務(wù)而超出報(bào)支標(biāo)準(zhǔn)，可詳列公務(wù)費(fèi)用清單，扣除私話費(fèi)后提交部門最高主管核簽，經(jīng)會(huì)計(jì)審核后，得以實(shí)報(bào)實(shí)銷。費(fèi)用報(bào)銷報(bào)銷申請(qǐng)人填寫(xiě)《報(bào)銷呈核單》（Adm表20），附上當(dāng)月之費(fèi)用單據(jù)，提請(qǐng)行政部門審核后，向會(huì)計(jì)部門報(bào)銷。費(fèi)用單據(jù)中含有IDD費(fèi)用者，需提供由郵電部門打印的當(dāng)月通話明細(xì)，扣除私人通話部分后，再行審報(bào)。第一次報(bào)銷時(shí)，需附上經(jīng)核準(zhǔn)的《員工通訊工具及費(fèi)用申請(qǐng)單》復(fù)印件。移動(dòng)電話借用未申請(qǐng)或核準(zhǔn)報(bào)支通訊費(fèi)用者，因臨時(shí)性工作需要，可以填寫(xiě)《公用手機(jī)借用申請(qǐng)單》（Adm表21），向行政部門借用公用手機(jī)及SIM卡。公用手機(jī)借用時(shí)間最長(zhǎng)以一星期為限，若需延長(zhǎng)借用，須重新提出申請(qǐng)。公用手機(jī)借用期間，不得用于私人通訊。如因特殊情況，用于私人通訊的，費(fèi)用自理。十三、外籍人員辦證外籍人員指不持有中國(guó)大陸身份證之外國(guó)公民及中國(guó)香港、澳門、臺(tái)灣地區(qū)居民。所有外籍人員在中國(guó)總部及其所屬之各地代表處任職期間，均需按規(guī)定辦理《健康證》、《就業(yè)證》及《居留證》?！督】底C》所有在境內(nèi)常駐、就業(yè)之外籍人員均需在國(guó)家指定的衛(wèi)生防疫部門接受健康檢查，并取得《健康證》后，方可辦理《居留證》、《就業(yè)證》等。攜眷人員家屬中16周歲以下未成年人及70周歲以上老年人免辦《健康證》?！督】底C》之辦理由行政部門主辦人員安排時(shí)間，統(tǒng)一辦理。申辦人需提供本人護(hù)照、臺(tái)胞證、回鄉(xiāng)證等有效身份證件及二寸彩色證件照兩張。健康檢查當(dāng)天上午之飲食應(yīng)保持清淡，切忌食用油膩食品?！毒蜆I(yè)證》申辦《外國(guó)人就業(yè)證》需提供以下資料：被聘外國(guó)人與用人單位簽定之《勞動(dòng)合同》，屬境外單位派遣、勞動(dòng)報(bào)酬來(lái)源于境外的技術(shù)人員不與用人單位簽定《勞動(dòng)合同》的，應(yīng)由境外派遣單位出具證明材料；有效護(hù)照正本及復(fù)印件；衛(wèi)生防疫部門出具或確認(rèn)的健康證明（復(fù)印件）；二寸證件照三張。申辦《臺(tái)港澳人員就業(yè)證》需提供以下資料：被聘臺(tái)港澳人員的含最終學(xué)歷和完整工作經(jīng)歷，中文打印，有用人單位蓋章的履歷證明；相關(guān)的任職資格證明（此證明指有關(guān)機(jī)構(gòu)出具的相關(guān)技術(shù)技能證書(shū)，或由原工作單位出具從事與現(xiàn)聘用崗位工作相關(guān)的資歷證明）；《臺(tái)灣居民來(lái)往大陸通行證》（正本及復(fù)印件）或《港澳同胞回鄉(xiāng)證》（正本及復(fù)印件）；衛(wèi)生防疫部門出具或確認(rèn)的健康證明（復(fù)印件）；二寸證件照三張?！毒蜆I(yè)證》之延長(zhǎng)、變更、遺失補(bǔ)辦、過(guò)期重辦等需提供相關(guān)之證明文件及資料?！毒恿糇C》外國(guó)人申辦《居留證》須本人親自赴出入境管理部門面談，并需提供以下個(gè)人資料：由衛(wèi)生檢疫部門簽發(fā)的《健康證》。由居住地公安派出所/警署或下塌之酒店出具的臨時(shí)住宿證明。二寸彩色證件照兩張。申請(qǐng)人護(hù)照。外國(guó)人之直系家屬中申辦《居留證》除上述資料外，還需提交以下材料：如為夫妻關(guān)系的，需提供夫妻關(guān)系證明。在本地就業(yè)外國(guó)人之《居留證》。十六周歲以下兒童可以免交健康證明。年齡超過(guò)十八周歲的子女不得以家屬身份辦理《居留證》?！毒恿糇C》之延期，需提供申請(qǐng)人之《居留證》及護(hù)照，及已延期的《就業(yè)證》?！毒恿糇C》之變更，需提供申請(qǐng)人之《居留證》。如變更住址，需提供新的住宿證明；如因護(hù)照更新，應(yīng)提交新舊護(hù)照。如因單位或職務(wù)身份之變更，應(yīng)提供已變更之《就業(yè)證》?！毒恿糇C》上所填內(nèi)容發(fā)生變更，持證人須于變更發(fā)生10日內(nèi)到居住地公安部門辦理變更登記。臺(tái)、港、澳人士，無(wú)須辦理《居留證》，只需在其《臺(tái)胞證》或《回鄉(xiāng)證》上加注居留期限。在本地任職、就業(yè)的臺(tái)灣居民可以辦理兩年有效加注和簽注，申辦人需提供以下資料：本人有效的臺(tái)灣身份證件和出入境證件；二寸證件照一張；勞動(dòng)部門頒發(fā)之《就業(yè)證》；衛(wèi)生防疫部門出具之《健康證》（如系再次辦理可免交）。經(jīng)政府主管部門認(rèn)可的國(guó)家急需科技人才、具有一定專長(zhǎng)和特殊技能，或?qū)Ρ镜匕l(fā)展有一定貢獻(xiàn)的知名人士、學(xué)者、企業(yè)家可以申辦三年有效加注和簽注。申辦人除需提供上述資料外，還需提供省市級(jí)主管部門出具的認(rèn)可證明。十四、設(shè)備報(bào)修設(shè)備報(bào)修包括物業(yè)設(shè)施、辦公家具及辦公設(shè)備三個(gè)方面。每位員工都有責(zé)任與義務(wù)愛(ài)護(hù)樓內(nèi)各項(xiàng)公共設(shè)施，正確使用辦公家具及辦公設(shè)備。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或不慎損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修。物業(yè)設(shè)施物業(yè)設(shè)施指樓內(nèi)電梯設(shè)備、公共區(qū)域照明、衛(wèi)生間水電等各項(xiàng)設(shè)施、辦公室門窗、照明及空調(diào)設(shè)施等。如發(fā)現(xiàn)物業(yè)設(shè)施發(fā)生任何問(wèn)題或故障等，應(yīng)及時(shí)與總臺(tái)或物業(yè)管理公司之值班人員聯(lián)系報(bào)修，并同時(shí)勿忘填寫(xiě)保修單。辦公家具辦公家具指辦公桌椅、會(huì)議室桌椅、櫥柜、屏風(fēng)、隔斷等。家具供應(yīng)商每月來(lái)公司進(jìn)行集中維修。如辦公家具發(fā)生損壞，使用或保管人員可至總臺(tái)填寫(xiě)《報(bào)修單》，一般情況下，待維修人員每月定期維修日集中修理。辦公設(shè)備辦公設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)、復(fù)印機(jī)、投影機(jī)、電子白板等。計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等網(wǎng)絡(luò)相關(guān)設(shè)備發(fā)生故障，可請(qǐng)信息科技部（IT）專業(yè)人員進(jìn)行維修；復(fù)印機(jī)、電子白板、投影機(jī)等相關(guān)設(shè)備發(fā)生故障可至總臺(tái)填寫(xiě)《報(bào)修單》，由行政部門通知設(shè)備租賃商派員檢修。十五、辦公室保潔辦公室整潔與否，體現(xiàn)了一個(gè)部門、一個(gè)員工的文明程度。很難想象在一個(gè)雜亂無(wú)章，積滿塵埃的辦公室里會(huì)有高績(jī)效、高品質(zhì)的工作。辦公室整潔除了需要有專職保潔人員作業(yè)外，更需要每位員工的共同維護(hù)。保潔人員職責(zé)負(fù)責(zé)辦公室、會(huì)議室、接待室