3.2.3 認(rèn)證風(fēng)險管理規(guī)定

管理制度類文件.2.3認(rèn)證風(fēng)險管理規(guī)定目的與范圍1.1目的：為了識別認(rèn)證活動過程中的風(fēng)險,評價風(fēng)險程度，明確機(jī)構(gòu)擔(dān)負(fù)風(fēng)險所引發(fā)的責(zé)任，確定機(jī)構(gòu)承擔(dān)責(zé)任的能力,采取有效的控制措施，以消除或最大限度減小機(jī)構(gòu)在認(rèn)證活動過程中引發(fā)的責(zé)任,制定本規(guī)定。1.2范圍：適用于認(rèn)證審核及管理全過程，涉及HLHB所有人員、相關(guān)機(jī)構(gòu)和客戶。2 職責(zé)2.1技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)公司認(rèn)證等業(yè)務(wù)風(fēng)險控制系統(tǒng)的歸口管理，負(fù)責(zé)風(fēng)險系統(tǒng)的建立、實(shí)施和日常監(jiān)控，負(fù)責(zé)組織召開各部門之間的不定期案審會。2.2經(jīng)營開發(fā)部、財(cái)務(wù)部、人力行政部、技術(shù)質(zhì)量部、認(rèn)證審核部負(fù)責(zé)根據(jù)本部門活動進(jìn)行風(fēng)險識別，報技術(shù)質(zhì)量部確認(rèn)，并在日常工作中在不同的環(huán)節(jié)共同對風(fēng)險進(jìn)行控制。2.3各部門向客戶傳遞HLHB風(fēng)險管理體系相應(yīng)信息，并告知客戶在申請、審核準(zhǔn)備、審核、證后監(jiān)督等過程中應(yīng)配合HLHB控制風(fēng)險。2.4審核組在審核過程中告知客戶在申請、審核準(zhǔn)備、審核、證后監(jiān)督等過程中應(yīng)配合HLHB控制風(fēng)險。2.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)風(fēng)險儲備金的使用和管理。2.6最高管理者授權(quán)人負(fù)責(zé)公司業(yè)務(wù)風(fēng)險控制系統(tǒng)的實(shí)施。2.7總經(jīng)理負(fù)責(zé)對公司業(yè)務(wù)風(fēng)險控制系統(tǒng)的批準(zhǔn)及總體監(jiān)控。2.8公正性委員會負(fù)責(zé)對公司業(yè)務(wù)風(fēng)險控制系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)。3 管理要求3.1認(rèn)證風(fēng)險包括：3.1.1在認(rèn)證過程中由于HLHB或認(rèn)證人員的失誤、疏忽、不作為，獲證組織不積極配合、HLHB確定的審核目的、范圍和準(zhǔn)則出現(xiàn)偏差、抽樣不合理、審核組的審核偏離審核方案等造成認(rèn)證有效性的偏差、對認(rèn)證認(rèn)可法律法規(guī)符合性的偏差，從而導(dǎo)致認(rèn)證機(jī)構(gòu)被認(rèn)證監(jiān)管部門、認(rèn)可機(jī)構(gòu)、認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會等處罰或發(fā)生法律糾紛，直接或間接導(dǎo)致獲證組織的認(rèn)證證書暫停、撤銷。3.1.2獲證組織發(fā)生質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全等事故對認(rèn)證機(jī)構(gòu)帶來連帶責(zé)任。3.1.3認(rèn)證合同不能履行造成違約的風(fēng)險。3.1.4所審核的獲證組織及其運(yùn)行環(huán)境，審核對獲證組織及其活動的影響，審核組的健康和安全、認(rèn)證活動引起的利益沖突相關(guān)的風(fēng)險等造成的風(fēng)險。3.1.5公正性的威脅。3.2風(fēng)險管理體系的建立與實(shí)施3.2.1由技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)風(fēng)險管理體系建立的策劃，組織各部門、審核員代表根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及認(rèn)可規(guī)則的要求，分析有可能對HLHB帶來風(fēng)險的活動過程。風(fēng)險系統(tǒng)應(yīng)涵蓋體系管理、批準(zhǔn)資格管理、業(yè)務(wù)范圍管理、接受認(rèn)可機(jī)構(gòu)的管理、市場宣傳、合作開發(fā)協(xié)議、合同管理、服務(wù)承諾、申請?jiān)u審/變更、審核方案策劃、現(xiàn)場審核、審核后續(xù)工作、認(rèn)證決定、認(rèn)證過程、客戶服務(wù)、證后管理、信息通報、審核員管理、體系監(jiān)控、財(cái)務(wù)管理及相關(guān)機(jī)構(gòu)與認(rèn)證有關(guān)的活動等認(rèn)證管理全過程。在風(fēng)險識別的過程中，應(yīng)關(guān)注HLHB計(jì)劃在將來擬開展的業(yè)務(wù)/活動并識別擬開展的業(yè)務(wù)/活動可能對HLHB已開展的認(rèn)證活動的公正性威脅，并根據(jù)3.2.2制定控制措施。同時識別適宜的利益相關(guān)方組成公正性委員會，并就影響公正性（包括公開性和公眾認(rèn)知）的事宜向其征詢意見。3.2.2根據(jù)每個活動過程的風(fēng)險可能帶來的影響，制定專門的控制措施，控制措施應(yīng)涵蓋管理層、最高管理者授權(quán)人、各職能部門、審核員、客戶及利益相關(guān)方等各方面人員，并形成《風(fēng)險控制措施表》。當(dāng)存在對公正性的威脅時，應(yīng)制定措施以消除或最大限度減小此類威脅，并予以證實(shí)，并將殘留風(fēng)險記錄到《風(fēng)險控制措施表中》?？偨?jīng)理應(yīng)審查殘留風(fēng)險并決定其是否處于可接受水平，并批準(zhǔn)《風(fēng)險控制措施表》。3.2.3各相關(guān)部門、崗位、人員及利益方應(yīng)按照《風(fēng)險控制措施表》的要求進(jìn)行控制認(rèn)證過程的風(fēng)險。各業(yè)務(wù)部門及審核組應(yīng)在開展認(rèn)證工作前、認(rèn)證審核過程中及認(rèn)證審核后向客戶傳遞風(fēng)險及控制措施信息，并督促獲證組織配合HLHB控制措施的實(shí)施。3.2.4各相關(guān)部門及崗位在日常工作中對上游部門及崗位的控制措施的實(shí)施情況進(jìn)行檢查；技術(shù)質(zhì)量部通過內(nèi)審、日常監(jiān)督檢查、不定期的抽查等方式對控制措施實(shí)施的情況進(jìn)行監(jiān)控，由專人負(fù)責(zé)抽查并確保每年對所有部門情況抽查一次，填寫《風(fēng)險監(jiān)控記錄表》。3.2.5技術(shù)質(zhì)量部應(yīng)每年組織對《風(fēng)險控制措施表》的內(nèi)容進(jìn)行重新評審，持續(xù)識別、分析、評估、處置與認(rèn)證活動引起的利益沖突相關(guān)的風(fēng)險，確定所需采取的新的應(yīng)對措施，修訂《風(fēng)險控制措施表》并報總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.2.5.1當(dāng)HLHB的所有權(quán)、法人治理結(jié)構(gòu)、組織機(jī)構(gòu)、管理層等發(fā)生變化時、外部監(jiān)管環(huán)境變化時、認(rèn)可規(guī)則更新時、認(rèn)證依據(jù)變更時、認(rèn)證認(rèn)可法律法規(guī)等發(fā)生變化時，均應(yīng)識別變更是否引發(fā)新的風(fēng)險，確定所需采取的新的應(yīng)對措施；3.2.5.2當(dāng)HLHB新增相關(guān)機(jī)構(gòu)或相關(guān)機(jī)構(gòu)發(fā)生變化時，無論是否開展業(yè)務(wù)，均應(yīng)識別潛在的公正性風(fēng)險，并制定消除或減輕相關(guān)機(jī)構(gòu)運(yùn)營所產(chǎn)生的公正性風(fēng)險的相關(guān)控制措施。3.2.5.3當(dāng)發(fā)生不可抗力事件時，如發(fā)生疾病、地震、洪水等事件，應(yīng)分析不可抗力事件對客戶和HLHB造成的威脅和風(fēng)險，并制定相應(yīng)的專項(xiàng)工作方案。3.3風(fēng)險事件的發(fā)生與處置當(dāng)風(fēng)險事件發(fā)生后，應(yīng)按照《申訴/投訴和爭議及社會信息管理規(guī)定》的要求進(jìn)行處置。3.4風(fēng)險儲備費(fèi)用的建立、管理及使用3.4.1為了對認(rèn)證風(fēng)險可能引發(fā)的責(zé)任作出充分的安排，HLHB設(shè)立盈余公積金，將其中一部分作為風(fēng)險準(zhǔn)備金用于風(fēng)險處置。3.4.2技術(shù)質(zhì)量部每年根據(jù)現(xiàn)有認(rèn)證業(yè)務(wù)開展情況、新認(rèn)證業(yè)務(wù)拓展情況和過去一年風(fēng)險準(zhǔn)備金的使用情況評估是否需要增加風(fēng)險準(zhǔn)備金。當(dāng)需要增加時，向股東會提出申請，由股東會決議。3.4.3當(dāng)發(fā)生HLHB應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任的風(fēng)險事件需支取風(fēng)險準(zhǔn)備金以支付相關(guān)風(fēng)險費(fèi)用時，支取前需經(jīng)股東會或?qū)ｍ?xiàng)會議通過后方可執(zhí)行。3.5不定期案審會3.5.1會議時機(jī)在處理外部監(jiān)管信息或申訴、投訴信息或內(nèi)部風(fēng)險監(jiān)控中發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險事件過程中，如果在前期的調(diào)查中發(fā)現(xiàn)重大問題需要協(xié)商時或者技術(shù)質(zhì)量部在擬定初步處理意見時事件當(dāng)事者各方（包括技術(shù)質(zhì)量部風(fēng)險監(jiān)控人員、專業(yè)技術(shù)支持人人員）存在較大分歧時，技術(shù)質(zhì)量部根據(jù)外部事件響應(yīng)時間要求、事件進(jìn)度安排召開案審會。參會部門無法參加現(xiàn)場會議時，也可通過遠(yuǎn)程會議系統(tǒng)實(shí)時參會。3.5.2會議參加部門及人員3.5.2.1參會部門技術(shù)質(zhì)量部、相關(guān)業(yè)務(wù)部，必要時包括綜合管理部門；3.5.2.2參會人員參會人員包括：技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)人及風(fēng)險監(jiān)控人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人及相關(guān)崗位人員、必要時包括綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)崗位人員及總經(jīng)理。3.5.2.3會議內(nèi)容和流程1) 技術(shù)質(zhì)量部通報會議議題、事件背景、調(diào)查結(jié)果，提出初步處理意見；2) 各參會部門針對技術(shù)質(zhì)量部的初步處理意見發(fā)表意見和建議；3) 經(jīng)參會人員研究討論后，技術(shù)質(zhì)量部匯總意見并作出最終決定，形成案審會會議紀(jì)要與決議，由參會人員在案審會會議紀(jì)要與決議上簽字。3.5.3會議紀(jì)要和決議落實(shí)3.5.3.1技術(shù)質(zhì)量部負(fù)責(zé)編制案審