公司文件管理制度

歡迎下載內(nèi)容僅供參考公司文件管理制度1目的1目的適用圍適用于公司與各部門文件和外來文件的管理。職責(zé)與監(jiān)視。府相關(guān)外來文件的收錄、發(fā)放、歸檔、廢止的管理。放、歸檔、廢止的管理。文件編制、審批、發(fā)布的權(quán)責(zé)與行政性發(fā)文〔通知、通告〕等文件。財務(wù)部負(fù)責(zé)制定公司財務(wù)管理制度文件?？头控?fù)責(zé)制定公司客服管理制度文件。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)制定公司生產(chǎn)管理制度文件。管理制度、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗規(guī)程、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書等文件。BOM、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)測試〕等文件。BOM件〔由打樣工廠負(fù)責(zé)〕。責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。公司與各部門文件分發(fā)布前，應(yīng)向總經(jīng)辦提交電子/獲得文件號。序》的規(guī)定執(zhí)行。定義是公司各項工作開展和進(jìn)展相關(guān)活動的重要依據(jù)和工具。本的文件，非受控文件：不受更改/文件更改/修訂后不必通知文件持有人。文件。(法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)、客戶要求等〕工作程序文件的分類文件屬性分類〔1〕質(zhì)量體系文件：質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件、質(zhì)量計劃與質(zhì)量體系運行過程中形成的文件?！?〕行政性文件：公司的公告、通知、通報、報告、申請、 等?！?/制度、行政管理制度、產(chǎn)品設(shè)計開發(fā)流程等?！?〕技術(shù)性文件：產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計圖樣、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)程等?！?//設(shè)備文檔等。文件階層分類（1)一階文件：公司章程、公司經(jīng)營規(guī)劃/計劃、質(zhì)量手冊。（2)二階文件：公司經(jīng)營管理活動開展所有過程控制的程序文件。（3)三階文件：管理制度、規(guī)/規(guī)定、設(shè)計文件、技術(shù)規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、外來文件等。（4)四階文件：各記錄表單、報表等。文件密級分類理圖、總圖、源代碼與關(guān)鍵技術(shù)資料；公司財務(wù)總體狀況資料。文件：a/配置。b、各階段的營銷政策與商務(wù)、服務(wù)策略。c、公司部掌握的合同書、協(xié)議書、意向書、招標(biāo)文件與可行性報告、重要會議記錄。d、公司財務(wù)預(yù)、決算報告與部經(jīng)營指標(biāo)、各類經(jīng)營情況分析。e、研發(fā)輸出的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、產(chǎn)品零部件圖紙、編譯后程序、技術(shù)論文、產(chǎn)品本錢核算資料。f、公司計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資料與所涉與公司經(jīng)營管理的重要資料。秘密文件a、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公布的各類信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)。b、公司員工人事檔案、人員統(tǒng)計資料與統(tǒng)計報表、薪資標(biāo)準(zhǔn)、調(diào)薪計劃、工資/勞務(wù)收入等有關(guān)資料。c任用、調(diào)動、獎懲信息。d、供給商檔案、采購合同/價格協(xié)議、商務(wù)談判記錄等。e、客戶檔案、銷售合同/價格協(xié)議、商品需求與報價信息、商務(wù)談判記錄。f、產(chǎn)品材料明細(xì)表、技術(shù)規(guī)、經(jīng)驗規(guī)程、各類工藝文件。g、各類印章〔含印?！澈椭匾C件。無密級文件：公司公開發(fā)布的管理制度、工作流程、產(chǎn)品說明書、通知通告、一般性決定和決議等。文件可以呈任何媒體形式，如文本、照片、硬盤貝和電子媒體等。文件標(biāo)識與編號文件標(biāo)識件專用印章〔正本原稿除外〕，并標(biāo)明分發(fā)號。正式發(fā)布的行政性文件，應(yīng)加蓋紅色公司或部門印章。A、B、C0、1、2、3技術(shù)類文件的受控標(biāo)識與版本/相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。標(biāo)識。予以沒收并按作廢文件的規(guī)定進(jìn)展處置。記，并在文件上加蓋紅色“作廢〞印章和藍(lán)色“參考〞印章。文件編號規(guī)那么質(zhì)量手冊FP/QM-xxxx發(fā)布年代號公司代號“FP〞程序文件FP/CPxx-xx(3)FP/WIxx-xx

程序文件流水號質(zhì)量管理體系程序文件公司代號文件流水號質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)章節(jié)號指導(dǎo)性文件代號公司代號（4）管理性文件FP/GLxx-xxxx〔xx)文件流水號管理性文件公司代號(5)行政性文件編號規(guī)那么為：FPYYYYMMDDxx管理和發(fā)放?！?〕對外信函、的編號各部門對外發(fā)送的信函、的編號由部門自行制定編號規(guī)那么。BOM的編號，由設(shè)計部制定相應(yīng)的技術(shù)文件管理制度進(jìn)展規(guī)定。外來文件由接口部門自行制定編號規(guī)那么。公司采購、銷售合同編號依《合同管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。文件/記錄編號的管理〔1)各部門應(yīng)指定專人管理文件和記錄，并對部門歸口的文件/(2〕文件/記錄編制完成后，文件/記錄編制部門應(yīng)向該文件歸口部門管理人員申請文件/記錄編號?！?〕文件/記錄管理人員應(yīng)建立“文件/記錄控制清單〞，清單應(yīng)能控制文件/記錄編號、歸檔號、版本、修訂狀態(tài)、歸口部門、歸檔部門等信息。文件編制、審核、批準(zhǔn)和發(fā)布體系文件的編寫和審批質(zhì)量體系的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，由管理者代表組織編制，各部門提出方總經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量手冊由管理者代表負(fù)責(zé)編寫，由總經(jīng)理批準(zhǔn)。批準(zhǔn)。行政文件與管理性文件的編制與審批術(shù)、生產(chǎn)、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。各部門行政性文件：各部門因部門管理與工作開展所需求發(fā)布的通知/通公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術(shù)文件管理制度，由各部門3.4必要時管理文件由總經(jīng)辦組織相關(guān)部門進(jìn)展評審。文件審批/評審時，文件編制部門應(yīng)到總經(jīng)辦填寫“文件評審表〞，文件后方可發(fā)布。定執(zhí)行。文件歸檔、發(fā)放、保管文件歸檔經(jīng)審批后的文件，由文件歸口部門文件管理人員負(fù)責(zé)填寫“文件/錄〞，并且將電子檔和紙文件同時歸檔。各部門收到的文件由部門負(fù)責(zé)人或指定人員保管，并按文件分類建立本部///作廢/收回/替換的文件要做出標(biāo)識。各部門的“文件/記錄目錄〞應(yīng)定期予以更新，并將復(fù)印件交總經(jīng)辦編制更新公司“文件/記錄受控清單〞。文件發(fā)放定文件發(fā)放的圍與相應(yīng)的分發(fā)號，文件歸口部門按分發(fā)控制表執(zhí)行。文件歸口部門編制“文件發(fā)放登記表〞，確定文件發(fā)放圍、份數(shù)，受控文確定自行確定。名。文件接收部門需要對文件進(jìn)展二次發(fā)放時，如發(fā)放到使用現(xiàn)場或發(fā)放給客印件，應(yīng)狹隘復(fù)印件加蓋紅色“受控〞印章。文件保管與借閱部門，文件持有者使用有效版本，并確保文件清晰易于識別。a、質(zhì)量手冊與程序文件正本存放在總經(jīng)辦。b、行政性文件正本存放在總經(jīng)辦。c、公司級管理文件正本存放在總經(jīng)辦，部門級管理文件由部門文件管理人員保管。d、技術(shù)文件正本按文件歸口存放于文件產(chǎn)生的技術(shù)部門。e、外來文件正本依文件分類存放于總經(jīng)辦與相應(yīng)的文件接收部門。人員應(yīng)建立“文件借閱登記表〞，管理文件的借出和歸還。限定查閱與使用圍，由授權(quán)使用的人員進(jìn)展操作。文件的持有者假設(shè)跨部門調(diào)動或離職，應(yīng)辦理文件交接、歸還手續(xù)。文件復(fù)制可復(fù)制，并按照文件發(fā)放程序執(zhí)行。文件貫徹實施訓(xùn)、組織、技術(shù)和資源四個方面準(zhǔn)備。明確文件貫徹實施的管理人員的責(zé)任和義務(wù)，特別是領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。明確文件實施的效力和圍。文件的更改與回收作廢文件更改文件更改必須符合統(tǒng)一性、協(xié)調(diào)性，必要時相關(guān)的文件應(yīng)進(jìn)展同步更改。/人、批準(zhǔn)人審批簽字。改。過三次或更改較大或公司組織結(jié)構(gòu)、管理體系發(fā)生重大變化或管理體系執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化時應(yīng)進(jìn)展換版。歸口部門進(jìn)展檢查，并確認(rèn)更改效果。意見。文件的作廢與銷毀作廢文件應(yīng)加蓋紅色“作廢〞印章，隔離存放。并將原文件加蓋紅色“作廢〞印章和藍(lán)色“參考〞印章，存于原檔案中。填寫“文件/記錄銷毀審批記錄表〞，經(jīng)綜合部門審核，公司總經(jīng)理或分管主管批準(zhǔn)后，由文件保管部門銷毀。各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。文件銷毀方式視文件的密級與所載容，可采用如：燒毀、碎紙機(jī)碎掉、變確認(rèn)的記錄。外來文件管理外來文件接收與歸口制度、規(guī)定；設(shè)備說明書、檔案等外來文件，交由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。一般外來文件，如質(zhì)量體系文件、更加法律、法規(guī)；國家、行業(yè)、地方標(biāo)交總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。（3）外來技術(shù)文件，如供貨圖樣等由接收部門歸口管理。（3）外來技術(shù)文件，如供貨圖樣等由接收部門歸口管理。5.7.2部門傳閱執(zhí)行，履行完畢后，由執(zhí)行部門記錄執(zhí)行情況，交總經(jīng)辦備檔。文件的管理密信息以載體形式歸檔后，交由文件歸口部門負(fù)責(zé)管理。文件的發(fā)放、傳閱、披露應(yīng)遵守以下原那么：文件密級絕密秘密發(fā)放、傳閱圍公司部門負(fù)責(zé)人〔高級經(jīng)理〕以上人員，信息形成部門的相關(guān)人員與公司領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為需要讓其知悉